Должностная инструкция секретаря руководителя (профстандарт)
Должностная инструкция
секретаря руководителя по профстандарту
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря руководителя разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №276н от 6 мая 2015 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации.
1.3. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу руководителя, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность секретаря руководителя принимается лицо:
- имеющее высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование;
- с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании не менее двух лет.
1.6. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации.
1.7. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и работодателем. Также, секретарь руководителя руководствуется:
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя учреждения;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
- стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правилами орфографии и пунктуации;
- правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
- правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
1.8. Секретарь руководителя должен знать:
- виды документов, их назначение;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
- грамматические правила русского языка;
- действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- деловой протокол;
- инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
- источники управленческой информации;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
- методику отбора источников информации;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
- основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
- основы документной лингвистики;
- основы написания речей и докладов руководителя организации;
- основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
- основы управления временем;
- основы эргономики офиса и флористики;
- особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
- особенности формирования баз данных в учреждении;
- особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
- порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя организации;
- порядок подготовки и проведения командировок;
- порядок работы с документами, схемы документооборота;
- порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
- правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
- правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- правила делового общения, делового этикета;
- правила документационного обеспечения деятельности организации;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
- правила организации приема посетителей в организации;
- правила подготовки и передачи дел в архив организации;
- правила поддержания и развития межличностных отношений;
- правила подписания и утверждения документов;
- правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
- правила проведения деловых переговоров;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила речевого этикета;
- правила сервировки чайного (кофейного) стола;
- правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
- правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
- правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
- принципы и правила планирования рабочего времени;
- принципы, способы информирования сотрудников;
- руководящий состав организации и ее подразделений;
- системы электронного документооборота;
- современные информационные технологии работы с документами;
- современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
- состав внешних информационных потоков;
- состав внутренних информационных потоков;
- состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
- специфику основной деятельности организации;
- стандарты и рекомендации по оборудованию помещения приемной;
- структуру организации, порядок взаимодействия подразделений и служб, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
- руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
- телефонные контакты руководителя организации;
- требования охраны труда, производственной санитарии, пожарной безопасности;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- формы предоставления управленческой информации;
- функции самоменеджмента;
- функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
- этику делового общения;
- этикет и основы международного протокола.
1.9. Секретарь руководителя должен уметь:
- анализировать причины невыполнения задач;
- вводить новые данные в справочно-информационные системы;
- вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
- вести сроковую картотеку;
- вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
- вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
- выбирать и оформлять планировщик;
- выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений организации и сотрудников о планируемых мероприятиях;
- выбирать оптимальный ритм работы;
- документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
- использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
- использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
- использовать современные технологии сбора и передачи информации;
- использовать справочные правовые системы;
- использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
- использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;
- использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
- использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
- использовать офисный пакет (текстовый редактор, электронные таблицы, презентации).
- контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
- многократно использовать полученную информацию, обновлять данные;
- обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
- обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах транспортного обеспечения;
- обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
- обеспечивать оперативность информационных потоков;
- обеспечивать работу приемной во время отсутствия руководителя;
- обеспечивать сохранность документов организации;
- обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
- оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
- определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
- организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
- организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
- организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
- осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
- осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
- осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
- осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;
- осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
- осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
- осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для руководителя;
- осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
- осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
- оформлять авансовые отчеты руководителя, кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
- оформлять командировочные документы;
- оценивать результаты в рамках поставленных задач;
- передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
- печатать служебные документы;
- подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
- поддерживать имидж организации;
- пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;
- пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
- пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
- пользоваться унифицированными формами документов;
- пользоваться электронной почтой;
- предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
- применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
- применять информационно-коммуникационные технологии;
- применять способы делового общения;
- принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
- производить подготовку дел для передачи в архив;
- производить поиск информации в базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
- работать с персональным компьютером (ноутбуком), каталогами (папками) и файлами, сканером;
- работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
- работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде, в виде сводных документов;
- работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
- разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;
- расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
- редактировать тексты служебных документов;
- сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
- сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
- соблюдать служебный этикет, правила делового этикета и протокола;
- создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
- создавать положительный имидж организации;
- создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
- составлять и оформлять нормативные акты, организационные и методические документы, сводные, отчетные, статистические документы;
- управлять конфликтами;
- устанавливать цели, определять иерархию целей;
- учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
- формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
1.10. Секретарь руководителя должен быть ознакомлен с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.11. Секретарь руководителя должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями секретаря руководителя являются:
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
2.1.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров руководителя.
2.1.4. Организация командировок руководителя.
2.1.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
2.1.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
2.1.7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя.
2.1.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
2.1.9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря.
2.1.10. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.11. Организация работы с документами в приемной руководителя.
2.1.12. Организация хранения документов в приемной руководителя.
2.1.13. Обеспечение руководителя информацией.
2.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации.
3. Должностные обязанности секретаря руководителя
3.1. В рамках трудовой функции оказания помощи руководителю в планировании рабочего времени:
- вносит информацию в планировщик (органайзер);
- выбирает формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя организации;
- информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
- предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий;
- согласовывает с руководителем временные планы;
- согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
- формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций.
3.2. В рамках трудовой функции планирования рабочего дня секретаря руководителя:
- выбирает и оформляет планировщик секретаря;
- ведет дневник (на электронном и /или бумажном носителе);
- согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя организации;
- распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);
- переносит невыполненные запланированные задачи;
- выполняет типичные ежедневные дела.
3.3. В рамках трудовой функции организации телефонных переговоров руководителя:
- ведет базу телефонных контактов руководителя;
- соединяет руководителя организации с конкретными абонентами;
- подготавливает материалы для телефонных переговоров руководителя;
- регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
- перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя, другим сотрудникам;
- получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
- устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
- оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
3.4. В рамках трудовой функции организации командировок руководителя:
- подготавливает проект служебного задания руководителя;
- подготавливает проект приказа о служебной командировке;
- выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
- подготавливает документы на получение визы, заграничного паспорта;
- заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортное обеспечение руководителя;
- оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий.
- подготавливает документы к поездке руководителя;
- уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки;
- прорабатывает маршрут руководителя, увязка его с расписанием транспорта;
- обработка материалов командировки, оформляет отчет о командировке.
3.5. В рамках трудовой функции организации работы с посетителями в приемной руководителя:
- организовывает личный прием посетителей руководителем;
- устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
- ведет журнал предварительной записи на прием;
- регистрирует посетителей;
- содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
- организовывает прием деловых партнеров в офисе;
- организовывает обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;
- сервирует чайный (кофейный) стол в офисе;
- принимает меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
3.6. В рамках трудовой функции организации подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
- подготавливает повестку дня мероприятия;
- оформляет список участников мероприятия;
- информирует участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
- выбирает место и время проведения мероприятия;
- подготавливает предварительную смету расходов;
- рассылает приглашения лицам, подтвердившим участие в мероприятии;
- собирает тексты докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
- рассылает информационные материалы участникам конферентного мероприятия;
- составляет явочные листы и список регистрации участников мероприятия;
- закупает канцелярские товары и продукты для обеспечения кофе-пауз;
- решает вопросы технического оснащения мероприятия;
- помогает в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
- организовывает подготовку президиума и рабочих мест участников;
- организовывает встречу и регистрацию участников мероприятия;
- ведет протокол мероприятия;
- организовывает сервисное обслуживание во время кофе-пауз;
- организовывает культурно-массовые мероприятия, транспортное и гостиничное обеспечение.
3.7. В рамках трудовой функции организации исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
- документально оформляет решения руководителя;
- доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя;
- координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
- ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
- проверяет исполнение поручений руководителя в установленный срок;
- предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
- фиксирует исполнение поручений;
- составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений руководителя.
3.8. В рамках трудовой функции организации и поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
- организовывает приемную офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
- организовывает оформление интерьера приемной руководителя;
- оборудует рабочее место оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
- организовывает оборудование приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечивает канцелярскими товарами;
- обеспечивает хранение и замену расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
- заказывает канцелярские товары, гигиенические товары, продукты питания.
3.9. В рамках трудовой функции разработки локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
- разрабатывает должностную инструкцию секретаря;
- разрабатывает положение о секретариате;
- разрабатывает инструкцию по делопроизводству.
3.10. В рамках трудовой функции составления и оформления управленческой документации:
- составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
- печатает служебные документы и другие материалы;
- размножает служебные документы;
- контролирует прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
3.11. В рамках трудовой функции организации работы с документами в приемной руководителя:
- получает, предварительно рассматривает и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;
- подготавливает документы для рассмотрения руководителем;
- ведет учет документов, поступающих на имя руководителя;
- организовывает доставку документов исполнителям;
- создает и ведет базу данных документов руководителя;
- ведет информационно-справочную работу;
- контролирует исполнение документов и поручений руководителя.
3.12. В рамках трудовой функции организации хранения документов в приемной руководителя:
- разрабатывает разделы номенклатуры дел организации;
- формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;
- подготавливает и передает дела в архив организации.
3.13. В рамках трудовой функции обеспечения руководителя информацией:
- собирает и перерабатывает информацию, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений;
- проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации;
- предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
- выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;
- формирует и использует базу данных в организации.
3.14. В рамках трудовой функции организации информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:
- информирует работников организации о решениях руководителя;
- организовывает обмен информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
- оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
- организовывает встречи трудового коллектива с руководством;
- информирует руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
3.15. Обеспечивает защиту прав и свобод сотрудников организации при обработке персональных данных. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.
3.16. Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками учреждения.
3.17. Информирует руководителя о несчастном случае, принимает меры по оказанию первой помощи пострадавшим.
3.18. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.20. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.
3.21. Секретарю руководителя запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях организации.
3.22. Секретарь руководителя соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, Правила внутреннего трудового распорядка организации, трудовой договор, а также локальные акты организации, приказы руководителя.
3.23. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.24. Повышает свою профессиональную компетенцию.
3.25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от руководства создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей секретаря, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции секретаря.
4.8. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.9. На моральное и материальное поощрение по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.10. Секретарь руководителя имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Ответственность
5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке секретарь руководителя несет ответственность:
- за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
- за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных сотрудников организации;
- за достоверность предоставляемой информации руководителю, ее своевременную подготовку;
- за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от руководителя несчастного случая;
- за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности.
5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкцией секретаря руководителя по профстандарту, Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм секретарь руководителя привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.4. За умышленное причинение организации или сотрудникам материального ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь руководителя несет материальную ответственность в порядке и в пределах, предусмотренных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.5. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Секретарь руководителя выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному руководителем организации.
6.2. Секретарь руководителя самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается и утверждается непосредственно руководителем организации.
6.3. Получает от руководителя информацию нормативно-правового характера, систематически знакомится под расписку с соответствующими документами и приказами.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками организации.
6.5. Вовремя сообщает руководителю об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.6. Сообщает руководителю, а также руководителям подразделений информацию, полученную на совещаниях, семинарах, форумах непосредственно после ее получения.
6.7. Принимает под свою персональную ответственность материальные ценности с непосредственным использованием и хранением их в приемной руководителя организации.
6.8. Информирует руководителя о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.9. Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом руководителя. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя учреждения, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления секретаря руководителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у руководителя организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря .doc
Образец должностной инструкции секретаря
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Закрыть
Выдержка из Закона N 124-ФЗ
Классификация информационной продукции
Глава 2. Классификация информационной продукции
Статья 6. Осуществление классификации информационной продукции
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 1 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
1. Классификация информационной продукции осуществляется ее производителями и (или) распространителями самостоятельно (в том числе с участием эксперта, экспертов и (или) экспертных организаций, отвечающих требованиям статьи 17 настоящего Федерального закона) до начала ее оборота на территории Российской Федерации.
2. При проведении исследований в целях классификации информационной продукции оценке подлежат:
1) ее тематика, жанр, содержание и художественное оформление;
2) особенности восприятия содержащейся в ней информации детьми определенной возрастной категории;
3) вероятность причинения содержащейся в ней информацией вреда здоровью и (или) развитию детей.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 3 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
3. Классификация информационной продукции осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона по следующим категориям информационной продукции:
1) информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет;
2) информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет;
3) информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет;
4) информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет;
5) информационная продукция, запрещенная для детей (информационная продукция, содержащая информацию, предусмотренную частью 2 статьи 5 настоящего Федерального закона).
ГАРАНТ:
Об определениии возрастного ценза основной телевизионной передачи с учетом содержания сообщений «бегущей строки» см.информацию Роскомнадзора от 22 января 2013 г.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 2 июля 2013 г. N 185-ФЗ часть 4 статьи 6 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции, вступающей в силу c 1 сентября 2013 г.
См. текст части в предыдущей редакции
4. Классификация информационной продукции, предназначенной и (или) используемой для обучения и воспитания детей в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации основных общеобразовательных программ, образовательных программ среднего профессионального образования, дополнительных общеобразовательных программ, осуществляется в соответствии с настоящим Федеральным законом и законодательством об образовании.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 5 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
5. Классификация фильмов осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона и законодательства Российской Федерации о государственной поддержке кинематографии.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 6 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения
См. текст части в предыдущей редакции
6. Сведения, полученные в результате классификации информационной продукции, указываются ее производителем или распространителем в сопроводительных документах на информационную продукцию и являются основанием для размещения на ней знака информационной продукции и для ее оборота на территории Российской Федерации.
Статья 7. Информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет
К информационной продукции для детей, не достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, содержащая информацию, не причиняющую вреда здоровью и (или) развитию детей (в том числе информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом эпизодические ненатуралистические изображение или описание физического и (или) психического насилия (за исключением сексуального насилия) при условии торжества добра над злом и выражения сострадания к жертве насилия и (или) осуждения насилия).
Статья 8. Информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет
К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 7 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:
1) кратковременные и ненатуралистические изображение или описание заболеваний человека (за исключением тяжелых заболеваний) и (или) их последствий в форме, не унижающей человеческого достоинства;
2) ненатуралистические изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы либо ненасильственной смерти без демонстрации их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;
3) не побуждающие к совершению антиобщественных действий и (или) преступлений эпизодические изображение или описание этих действий и (или) преступлений при условии, что не обосновывается и не оправдывается их допустимость и выражается отрицательное, осуждающее отношение к лицам, их совершающим.
Статья 9. Информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет
К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста двенадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 8 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:
1) эпизодические изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);
2) изображение или описание, не побуждающие к совершению антиобщественных действий (в том числе к потреблению алкогольной и спиртосодержащей продукции, пива и напитков, изготавливаемых на его основе, участию в азартных играх, занятию бродяжничеством или попрошайничеством), эпизодическое упоминание (без демонстрации) наркотических средств, психотропных и (или) одурманивающих веществ, табачных изделий при условии, что не обосновывается и не оправдывается допустимость антиобщественных действий, выражается отрицательное, осуждающее отношение к ним и содержится указание на опасность потребления указанных продукции, средств, веществ, изделий;
3) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие возбуждающего или оскорбительного характера эпизодические ненатуралистические изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.
Статья 10. Информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет
К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шестнадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 9 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:
1) изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы, заболевания, смерти без натуралистического показа их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;
2) изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);
3) информация о наркотических средствах или о психотропных и (или) об одурманивающих веществах (без их демонстрации), об опасных последствиях их потребления с демонстрацией таких случаев при условии, что выражается отрицательное или осуждающее отношение к потреблению таких средств или веществ и содержится указание на опасность их потребления;
4) отдельные бранные слова и (или) выражения, не относящиеся к нецензурной брани;
5) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие оскорбительного характера изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.