Специалист аппарата при руководстве

Обязанности:

Организация и осуществление непосредственного руководства деятельностью следующих подчиненных структурных подразделений:
управлением режима и безопасности,
управлением экономической безопасности,
отделом информационной безопасности,
отделом контроля за исполнением законодательства в сфере оборота лекарственных препаратов,
отделом охраны труда и пожарной безопасности;

— организация доступ-контроля, пропускного и внутриобъектового режимов на Предприятии и осуществление контроля за их соблюдением;
— организация защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, с целью своевременного устранения причин утечки и разглашения информации;
— организация и применение технических средств (СКУД, охранно-пожарная сигнализация, видеонаблюдение), обеспечение текущего контроля их работоспособности;
— контроль за перевозкой грузов;
— организация разработки и принятия мер по предупреждению коррупции;
— согласование проектов договоров, проверка контрагентов, контроль исполнения ими условий договоров, заключенных по результатам тендерных закупок;
— участие в проведении инвентаризаций;
— проведение служебных (в том числе выездных) проверок, внутренних расследований, выявление и пресечение случаев противоправных деяний в ущерб Предприятия;
— организация взаимодействия с подразделением по персоналу Предприятия по управлению HR-процессами (проверка кандидатов, оценка персонала);
— разработка и корректировка регламентирующих документов по вопросам безопасности (положения, инструкции, должностные обязанности, приказы и т. д.), контроль их исполнения;
— обеспечение взаимодействия с органами МВД, ФСБ, Росгвардией, МЧС, проведение совместных мероприятий по организации безопасности работников Предприятия;
— организация работы по расследованию несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, разработка мероприятий по их предотвращению;
— организация работы по обучению охране труда, пожарной безопасности работников Предприятия; изучению условий труда на рабочих местах, проведению специальной оценки рабочих мест по условиям труда; проведению проверок, обследований состояния охраны труда в подразделениях Предприятия;
— организация работы по обеспечению содержания зданий, помещений и территории Предприятия в надлежащем состоянии и в соответствии с требованиями санитарно-гигиенических и противопожарных норм и правил.

Существуют определенные роли, которые профессионалы могут выполнять для поддержки общих деловых операций и руководителей компании. Две из этих профессий, которые вы можете изучить, включают должности руководителя аппарата и исполнительного помощника. Знакомство с этими двумя должностями поможет вам решить, подходит ли вам карьера одного из них.

В этой статье мы обсуждаем основные различия между начальником штаба и исполнительным помощником, чтобы помочь вам решить, какая из этих должностей лучше соответствует вашим карьерным целям.

Что такое начальник штаба?

Начальник штаба — это сотрудник руководящего звена, деятельность которого направлена на содействие эффективному и результативному выполнению обязанностей генеральным директором компании или другим руководителем высшего звена. Они выполняют обязанности, которые помогают согласовывать практику организации с ее миссией, совершенствовать политику, решать проблемы и контролировать крупные организационные изменения.

Должность начальника штаба наиболее распространена в военных и правительственных организациях, но все большее число корпораций находят ценность в этой роли.

Что такое исполнительный помощник?

Исполнительный помощник — это административный специалист, который работает на высшее руководство для выполнения и контроля административных обязанностей.

Помощники руководителя занимают ключевые позиции в компании и выполняют жизненно важные задачи, обеспечивая руководителя, с которым они работают, всеми ресурсами, персоналом и информацией, необходимыми для выполнения его работы. Это часто включает в себя управление данными, координацию календаря и другие административные обязанности.

Начальник штаба против. исполнительный помощник

Хотя должности руководителя аппарата и помощника руководителя взаимосвязаны, они выполняют разные роли в организации. Вот некоторые различия между этими двумя должностями:

Обучение работе и квалификация

Для начала работы административным помощникам обычно требуется диплом о среднем образовании или его эквивалент. Однако получение степени младшего специалиста в аккредитованной программе исполнительного помощника или степени бакалавра в области, связанной с бизнесом, может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице.

Кроме того, исполнительные помощники могут рассмотреть возможность прохождения сертификационных курсов по программам, которые они часто используют, например, по работе с электронными таблицами или программам для создания презентаций.

Работодатели часто ищут помощников руководителей с опытом успешной работы на административных должностях. Лица, имеющие несколько лет опыта работы в качестве секретаря, офис-менеджера или административного помощника, скорее всего, будут рассматриваться на должность исполнительного помощника.

Хотя это не всегда является обязательным условием, многие работодатели предпочитают, чтобы начальники штабов имели как минимум степень бакалавра в области, связанной с их должностью. Например, начальник штаба руководителя бухгалтерской фирмы может иметь степень бакалавра в области бухгалтерского учета, финансов или экономики.

Другие специальности могут включать деловое администрирование или менеджмент. Многие начальники штабов переходят на эту должность после работы в качестве руководителей отделов или директоров. Опыт руководства, управления проектами и разработки стратегии — важные навыки для руководителя отдела кадров.

Навыки

Обе роли могут потребовать схожих навыков, таких как общение и ввод данных, для выполнения своих обязанностей. Однако существуют некоторые дополнительные навыки, которые могут быть уникальными для каждого из них, включая анализ, создание сетей, исследования и ведение календаря для исполнительных помощников и обработку информации, эмоциональный интеллект, подбор персонала, консультации и управление эффективностью работы для руководителей аппарата.

Виды обязанностей

Начальники штабов и помощники руководителей, как правило, выполняют схожую функцию — удерживают внимание руководителей на их основных задачах. Они выполняют периферийные обязанности, оптимизируют процессы и руководят другими сотрудниками, чтобы руководители могли заниматься самыми неотложными и важными делами.

Однако объем их повседневных обязанностей может быть различным. Например, помощники руководителей выполняют ежедневные задачи, которые помогают руководителям эффективно и бесперебойно проводить свой день. Обычные обязанности исполнительного помощника могут включать:

• Отвечать на телефонные звонки и отвечать на электронные письма

• Планирование и подготовка к совещаниям

• Разработка документов и презентационных материалов

• Составление маршрутов, управление транспортом, резервирование питания и жилья для деловых поездок

• наем, обучение и проверка работы административного персонала

• Ведение записей на совещаниях

• Планирование мероприятий

• Заказ подарков для признания заслуг сотрудников на дни рождения, праздники и профессиональные вехи

• Ведение календаря руководителя

• Утверждение или отказ в доступе к руководителю

• Создание и управление хранилищем файлов

Начальники штаба управляют более широким кругозором организации, помогая разрабатывать всеобъемлющую политику и стратегии, которые могут повлиять на всю организацию. Они занимаются долгосрочным планированием и расстановкой приоритетов и могут выступать в роли руководителя, если это необходимо. Другие основные обязанности начальника штаба могут включать:

• Управление проектами в рамках общекорпоративных инициатив

• Выслушивание и консультирование руководителя по вопросам изменения политики

• Разработка более эффективных систем управления временем, сбора и распространения информации и коммуникации

• Помощь в определении приоритетности задач руководителя

• Выполнение функций официального представителя руководителя в организации и перед широкой общественностью

• принятие решений и выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие

• Составление документов и электронных писем для руководителя

• Планирование и составление бюджета финансов

Средняя заработная плата

Как должности руководителя аппарата, так и исполнительного помощника обеспечивают приемлемую заработную плату, но руководители аппарата, как правило, зарабатывают значительно больше. Это может зависеть от местоположения, опыта и компании, в которой вы работаете. Помощники руководителей зарабатывают в среднем 48 321 доллар в год, а начальники штабов — 111 097 долларов в год.

Перспектива работы

The U.S. Бюро статистики труда прогнозирует снижение спроса на помощников руководителей на 19% до 2030 года. Этот спад может быть результатом растущей зависимости от автоматизированных административных задач. По прогнозам BLS, рост числа рабочих мест для руководителей высшего звена, таких как начальники штабов, к 2030 году составит 8%, что соответствует среднему росту для всех рабочих мест.

Сектор занятости

Исполнительные помощники могут работать в самых разных отраслях и организациях. Их административные обязанности не обязательно требуют глубоких знаний в конкретной области, а скорее знания систем, политик, процессов и административных функций. Это позволяет исполнительным помощникам проявлять большую гибкость при поиске работы.

Должности начальников штабов обычно встречаются в военных и правительственных учреждениях. Хотя все больше организаций создают должности начальников штабов, в частном секторе эта должность все еще остается несколько новой.

_________________ __________________
     (наименование организации)
                                          УТВЕРЖДАЮ
       ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ             _________________ _______________
                                               (наименование должности)
00.00.0000                     N 000      _________________ ______________
                                            (подпись)   (инициалы, фамилия)
    Главного специалиста аппарата           00.00.0000
      корпоративного секретаря

1. Общие положения

1.1. Главный специалист аппарата корпоративного секретаря относится к категории руководителей.
1.2. Для работы главным специалистом аппарата корпоративного секретаря принимается лицо:
1) имеющее высшее образование — бакалавриат <1>;
2) имеющее опыт работы не менее трех лет в области корпоративного управления.
1.3. Главный специалист аппарата корпоративного секретаря должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам реализации прав акционеров и регулирования корпоративных отношений;
2) устав, внутренние документы организации, определяющие права акционеров (участников) и порядок их реализации;
3) рекомендации кодекса корпоративного управления по организации взаимодействия с акционерами и совершению корпоративных действий;
4) основы психологии, конфликтологии, медиации;
5) арбитражную практику по спорам между хозяйственным обществом и его акционерами (участниками), профилактике и урегулированию корпоративных конфликтов;
6) опыт хозяйственных обществ по организации взаимодействия со своими акционерами (участниками);
7) устав, внутренние документы организации в части, касающейся регулирования корпоративных отношений;
основы психологии, конфликтологии, медиации;
9) _________________ _______________________ ____________.
1.4. Главный специалист аппарата корпоративного секретаря должен уметь:
1) поддерживать коммуникации, вести переговоры, дискуссии;
2) использовать медиативные технологии;
3) применять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникаций;
4) подготавливать деловые письма и документы;
5) подготавливать документы, осуществлять деловую переписку;
6) координировать работу должностных лиц и сотрудников хозяйственного общества в процессе реализации корпоративных процедур;
7) вести переговоры, поддерживать коммуникации с руководителями, работниками хозяйственного общества, его акционерами (участниками) в процессе реализации корпоративных процедур;
применять правила этики, делового общения и межкультурных коммуникаций;
9) анализировать причины возникновения корпоративных конфликтов;
10) поддерживать коммуникации с членами совета директоров (наблюдательного совета), должностными лицами, акционерами (участниками) хозяйственного общества;
11) вести переговоры, использовать медиативные технологии;

    12) _________________ _______________________ _________________.
                    (другие требования к необходимым умениям)
    1.5.  Главный  специалист  аппарата  корпоративного  секретаря  в своей
деятельности руководствуется:
    1) _________________ _______________________ _________________;
                     (наименование учредительного документа)
    2) Положением о _________________ _______________________ _______;
                          (наименование структурного подразделения)
    3) настоящей должностной инструкцией;
    4) _________________ _______________________ _________________.
       (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
                              функции по должности)
    1.6.  Главный  специалист аппарата корпоративного секретаря подчиняется
непосредственно _________________ _______________________ _________.
                         (наименование должности руководителя)
    1.7. _________________ _______________________ ________________.
                           (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организация защиты прав и интересов акционеров (участников) хозяйственного общества:
2.1.1. Организация рассмотрения обращений акционеров (участников) хозяйственного общества по вопросам защиты их прав и интересов.
2.1.2. Организация выполнения корпоративных процедур, связанных с реализацией прав акционеров (участников) хозяйственных обществ.
2.1.3. Организация работы по предотвращению и разрешению корпоративных конфликтов в хозяйственном обществе.

    2.2. _________________ _______________________ ________________.
                                (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Главный специалист аппарата корпоративного секретаря исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ содержания обращений акционеров (участников) хозяйственного общества для принятия решений по существу обращения;
2) готовит ответы на обращения акционеров (участников) хозяйственного общества в соответствии с установленными требованиями;
3) предоставляет акционерам (участникам) хозяйственного общества консультации по вопросам защиты их прав и интересов;
4) подготавливает и реализует мероприятия по устранению нарушений в деятельности органов и должностных лиц хозяйственного общества, выявленных в результате рассмотрения обращений акционеров (участников) хозяйственного общества;
5) подготавливает для совета директоров (наблюдательного совета) информационно-аналитические материалы по результатам рассмотрения обращений акционеров (участников) хозяйственного общества за определенный период.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) подготавливает проекты решений коллегиального органа управления и коллегиального исполнительного органа хозяйственного общества по вопросам, затрагивающим права его акционеров (участников);
2) контролирует соблюдение требований законодательства Российской Федерации, определяющих права акционеров (участников) хозяйственных обществ при реализации корпоративных процедур, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
3) подготавливает отчеты (заключения) по результатам контроля соблюдения требований корпоративного законодательства, получает от должностных лиц хозяйственного общества письменные объяснения по факту выявленных нарушений, подготавливает требования, направленные на исправление таких нарушений;
4) информирует председателя совета директоров о выявленных нарушениях, выносит вопросы, связанные с нарушениями, на рассмотрение совета директоров.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) выявляет корпоративные конфликты, устанавливает факты, обстоятельств и причины их возникновения;
2) разрабатывает предложения по урегулированию и предотвращению возникновения корпоративных конфликтов;
3) подготавливает для совета директоров (наблюдательного совета) информационно-аналитические материалы о выявленных, урегулированных корпоративных конфликтах с участием акционеров (участников) хозяйственного общества и принятых мерах для их разрешения и предотвращения.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций главный специалист аппарата корпоративного секретаря исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

    3.1.5. _________________ _______________________ ______________.
                             (другие обязанности)
    3.2. _________________ _______________________ ________________.
                 (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

4.1. Главный специалист аппарата корпоративного секретаря имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

    4.2. _________________ _______________________ ________________.
                                 (другие права)

5. Ответственность

5.1. Главный специалист аппарата корпоративного секретаря привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.2. _________________ _______________________ ________________.
                      (другие положения об ответственности)

                        6. Заключительные положения

    6.1.  Настоящая  инструкция  разработана  на  основе  Профессионального
стандарта «Корпоративный секретарь», утвержденного Приказом Минтруда России
от                20.11.2018              N       711н,      с       учетом
_________________ _______________________ _______________________.
            (реквизиты локальных нормативных актов организации)
    6.2.  Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при
приеме на работу (до подписания трудового договора).
    Факт  ознакомления  работника  с  настоящей  инструкцией подтверждается
_________________ _______________________ _______________________.
(подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей
     инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре
           инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
    6.3. _________________ _______________________ ________________.

———————————
Информация для сведения:
<1> Рекомендовано дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности.

Описание вакансии

Обязанности:

• Взаимодействие с иностранными партнерами, осуществление устных и письменных переводов с русского/английского языка на английский/русский язык.
• Перевод технической (тематика «Нефть и газ»), финансовой, корпоративной, юридической документации с русского/английского языка на английский/русский язык.
• Подготовка и участие в корпоративных мероприятиях (собрания акционеров, советы директоров, технические и финансовые комитеты) в очной форме и ВКС.
• Работа с корпоративными документами (уставы, протоколы, решения).

Требования:

• Высшее (лингвистическое) образование.
• Профессиональный уровень владения английским языком в области нефтегазовой промышленности, экономики и права.
• Опыт устных и письменных переводов не менее 2 лет.
• Уверенный пользователь MS Office, СЭД Lotus.
• Умение работать с большими объемами информации, анализировать данные.

Условия:

• г. Красноярск, 5-ти дневная рабочая неделя.