Бухгалтерия — тонкая наука, от слаженной работы коллектива зависит не только эффективность работы самой бухгалтерии, но и всей компании. Поэтому на плечах главбуха не только сведение дебета с кредитом, но и ответственность за координацию работы всех своих сотрудников. В этом ему могут помочь как современные технологии, так и классическая психология. При чем тут психология? Давайте разбираться.
Бухгалтерия — тонкая наука, от слаженной работы коллектива зависит не только эффективность работы самой бухгалтерии, но и всей компании. Поэтому на плечах главбуха не только сведение дебета с кредитом, но и ответственность за координацию работы всех своих сотрудников. В этом ему могут помочь как современные технологии, так и классическая психология. При чем тут психология? Давайте разбираться.
Стиль управления от главбуха
В психологии управления существует 3 типа лидерства — авторитарный, либеральный и демократический. В зависимости от того, какой стиль выбирает главный бухгалтер в компании может складываться все дальнейшее взаимодействие в коллективе.
Авторитарный стиль
Жесткий директивный стиль взаимодействия с сотрудниками, когда указания раздаются как в армии, все должно быть строго и четко. Возможно, при таком варианте все будет четко и без сбоев, но зато с возможными нервными срывами у коллег, потому что не все могут выдержать жесткий стиль руководства, отсутствие эмпатии и прочих важных элементов для нормальной работы.
Демократический стиль
Данный стиль предполагает, что построение работы в команде между лидером, т.е. главным бухгалтером и его подчиненными будет построено на взаимовыгодном сотрудничестве. Именно при таком стиле взаимодействия все сотрудники понимают, что даже от мелких действий каждого из них зависит общий успех всей компании и стараются не подводить руководителя в разных ситуациях.
Либеральный стиль
В либеральном стиле руководитель старается не оказывать давления на сотрудников и позволяет им реализовывать различные задачи без контроля и напоминаний с их стороны. Сотрудники чувствуют себя максимально расслабленными, но в то же время понимая, что их действия необходимы для достижения результатов всей организации.
Что же выбрать главбуху, чтобы максимально эффективно отладить систему взаимодействия в коллективе? Комбинацию либерального и демократического стиля управления, сотрудники должны чувствовать, что не просто выполняют задачи по указке начальства, но при этом имеют возможность предложить свое решение, попросить помощи, развиваться и не ограничиваться рутинными делами.
Чтобы механизм либерально-демократического главбуха заработал бесперебойно, ему нужны разные системы помощи, которые увеличат производительность и скорость взаимодействия между сотрудниками. Давайте поговорим о таких чудо-помощниках.
CRM системы в бухгалтерии
Незаменимым помощником для главного бухгалтера в вопросе налаживания связей станут CRM-системы. Удобный автоматизированный процесс исключает множество ошибок из-за человеческого фактора, а также позволяет оперативно наблюдать за происходящей ситуацией в компании.
1. Все процессы собираются в единый поток, менеджеры и бухгалтеры теперь могут работать в одной системе. Представьте, сколько денег теряет компания из-за нерасторопности бухгалтера или забывчивого менеджера. Не надо увольнять этих сотрудников, они могут быть классными специалистами, просто с определенными особенностями, с которыми справится CRM-система. Теперь менеджеру не придется записывать все задачи на бумаге, постоянно напоминать бухгалтеру о первичных документах, все это можно сделать в одной единой системе.
Почитайте о том, как компания перестала терять по 800 тысяч рублей из-за нерасторопных сотрудников после внедрения CRM.
2. Подготовка отчетности вечная проблема для бухгалтера, нужно собрать и свести воедино большой массив данных, уточнить откуда появилась та или иная цифра и в итоге, отчетный период затягивается почти на месяц, а все остальные процессы в этом месяце замирают. Чтобы не тормозить работу компании можно просто сформировать задачи в системе для каждого сотрудника и потом очень быстро свести все цифры.
Познакомьтесь с возможностями CRM от S2 по отчетности и аналитике.
3. CRM систему можно легко интегрировать с 1С и синхронизировать данные по компаниям, сделкам, контрактам и т.д. И все изменения, внесенные в 1С автоматически будут отражаться в CRM и наоборот.
S2 предлагает комплексное решение по интеграции CRM и 1С.
Чтобы бухгалтерия заработала без сбоев не всегда поможет только автоматизация процессов, ведь, когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет. Чтобы не быть лебедем, раком и щукой, важно сначала выстроить психологическое доверие в коллективе, а уж потом автоматизировать процессы, которые будут только помогать, но не заменять полностью человека.
Попробуйте бесплатно CRM систему от S2.
Содержание страницы
- Что собой представляет ведение бухучета
- От чего зависит сложность бухгалтерской работы
- Варианты первичной организации бухучета
- Роль руководителя в организации бухучета
- Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерский учет необходим любой организации. Вести его начинать нужно сразу, как только получены регистрационные документы. За организацию и правильность бухучета отвечает директор фирмы, ИП в этом плане легче — для них бухучет не обязателен. Нарушение правил ведения бухучета чревато серьезными штрафами, которые в 2018 году выросли еще больше.
Как организовать работу бухгалтерии интернет-провайдера?
Рассмотрим, какие варианты есть у руководителя, только налаживающего работу ООО, в организации бухгалтерской работы, какие компоненты должны в нее входить в обязательном порядке, как избежать типичных ошибок и недостатков.
Что собой представляет ведение бухучета
На обыденном уровне каждый знает обязанности бухгалтера: правильно считать приход и расход денег организации. Требования к бухгалтерии предъявляются на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.
Каковы обязанности заместителя главного бухгалтера?
Бухгалтерская служба в организации заключается в постоянном мониторинге информации, касающейся имущества и денежных средств организации, а также регулярном отражении этих данных в специализированных формах документов. В ведении бухгалтера находятся:
- регистры счетов;
- учетные книги;
- финансовые и налоговые отчеты;
- «первичка»;
- кадровые документы;
- договоры;
- бумаги, касающиеся денежной динамики (по кассе, банку);
- другие документы, необходимые для ведения в ООО, предусмотренные законодательством.
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ
От чего зависит сложность бухгалтерской работы
В некоторых фирмах организовать и вести бухгалтерию может оказаться значительно сложнее, чем в других. Факторы, от которых зависит этот процесс, касаются особенностей деятельности фирмы:
- Действующий налоговый режим. Общая система налогообложения предусматривает самую усложненную форму бухучета, чуть легче предпринимателям, пользующимися упрощенной системой «Доходы минус расходы», самым легким для бухгалтера считается налоговый режим УСН «Доходы».
- Наличие наемных служащих. Персонал во много раз увеличивает бухгалтерскую нагрузку. Мало того, что нужно постоянно рассчитывать заработную плату и взносы в социальные фонды, еще регулярно подлежат учету больничные, отпускные, премиальные, декретные и т.п. Если работников в компании нет, по этим показателям нужно сдавать нулевую отчетность. Отсутствие сотрудников не освобождает от обязанности ежегодного информирования о своей среднесписочной численности.
- Направления деятельности. Если фирма занимается однотипными хозяйственными операциями, бухучет вести значительно легче, чем в организации, ведущей работу по разным векторам. Ведь каждая отрасль имеет свою специфику бухучета.
- Активность фирмы. Поскольку в бухучете фиксируется каждая финансовая операция, в фирмах, где проводки денег (закупки, продажи, другие операции) происходят чаще, придется уделять их оформлению больше времени.
- Особенности контрагентов. Учет требует специального подхода, если фирма сотрудничает с представителями других налоговых режимов, с иностранными партнерами, с государственными структурами.
ВНИМАНИЕ! Даже самый упрощенный вариант бухгалтерского учета требует специальных знаний, навыков и постоянного внимания к обновлению законодательной базы.
Варианты первичной организации бухучета
Поскольку ответственность за организацию бухучета и корректность его ведения лежит на руководителе, ему и выбирать форму реализации бухгалтерской службы. Возможны различные способы решения этого вопроса:
- Директор и бухгалтер в одном лице. Этот способ подходит начинающим бизнесменам, которые производят сравнительно небольшое количество хозяйственных операций, имеет смысл пользоваться им на УСН. Закон разрешает руководителю выполнять обязанности главбуха.
Плюсы:
- приобретение важного опыта;
- освоение нюансов бухгалтерского учета;
- экономия на зарплате еще одной штатной должности или оплате услуг аутсорсера.
Минусы:
- неизбежность ошибок, особенно на первых порах;
- каждая ошибка – это штраф, а налоговое нарушение – еще и заморозка расчетного счета;
- освоение бухгалтерии требует времени, которое можно потратить более производительно.
ВАЖНО! Если фирма прогрессивно развивается, настает момент, когда этот вариант перестает себя оправдывать, и необходимо принимать решение о его пересмотре.
- Аутсорсинг. Если цена ошибок стала слишком дорогой, а учет набрал объем, его можно поручить специалисту на стороне. Специализированная фирма за плату возьмет на себя бухгалтерское сопровождение вашей деятельности. Это особенно удобно для организаций с однотипными операциями, более сложный учет стоит дороже.
Плюсы:
- освобождение драгоценного времени для руководителя;
- стоит дешевле, чем завести постоянного бухгалтера;
- не нужно заботиться о подборе и замене сотрудника, постоянное внимание к операциям гарантировано.
Минусы:
- замедленные темпы обмена информацией;
- дополнительные расходы за более сложные проводки;
- доплата за работу в нестандартное время.
- Бухгалтер в штате. Эта форма организации бухучета рано или поздно станет обязательной, если фирма выросла, начала выполнять большое количество сложных операций, нуждается в оптимизации налоговых платежей. Для руководителя это самый удобный вариант, единственный «минус» которого – в расходах на трудовое вознаграждение штатного специалиста. Зато в должностных обязанностях бухгалтера инструкция позволяет прописать и заботу о договорах, архиве, первичной документации, что снимет с плеч руководителя значительную ношу.
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
- линейная;
- функциональная;
- «в разрезе» подразделений.
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какая бы структура ни функционировала в фирме, необходимо решить вопрос о ее централизации, то есть сосредоточении контроля и сведения данных в единую систему в главной бухгалтерии. Эта форма эффективнее децентрализованного учета, когда балансы составляются в каждом подразделении по отдельности.
Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации. Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии, как она влияет на эффективность работы.
Способы ведения учета
Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.
Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:
- Вести бухгалтерию самостоятельно. Напомним, по закону возложить на себя обязанности по ведению бухучета могут только руководители предприятий малого или среднего бизнеса и компании, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
- Заключить гражданско-правовой договор со сторонним специалистом.
- Отдать учет на аутсорсинг, передав бухгалтерские функции консалтинговой фирме.
Численность сотрудников
Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.
Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».
Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)
А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2-3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100-150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20-30 рабочих по сложным сдельным тарифам.
Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.
Специалисты Минтруда рекомендуют применять для оценки необходимой численности бухгалтерии следующую формулу:
Ч=(Т/1910) х Кн, где
Т — общая трудоемкость всех функций, выполняемых бухгалтерами в год;
Кн — коэффициент невыходов:
Кн=1+(Пн/(100), где
Пн — предполагаемый процент невыходов (отпуска, больничные и т.п.).
1910 — среднее число рабочих часов в год, которое рекомендуют использовать разработчики инструкции.
Трудоемкость всех основных учетных функций приведена в таблицах (часть 3 нормативов).
Пример
Предположим, что общая плановая трудоемкость всех работ, выполняемых бухгалтерами за год, получилась равной 4000 часам. Коэффициент невыходов — 1,15.
Ч=(4000/1910) х 1,15=2,40
По правилам арифметики расчетное количество специалистов нужно округлить до 2. Но здесь следует учесть и другие факторы. Упомянутое постановление № 56 было принято в 1995 году. На тот момент уровень автоматизации учетных процессов был существенно ниже, чем сейчас.
Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.
Структура бухгалтерии на предприятии
В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.
Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.
Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.
В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.
При подобной системе могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:
- Расчетный: начисление заработной платы, прочих выплат сотрудникам и страховых взносов.
- Финансовый: учет движения по расчетным счетам и кассе.
- Производственный: калькулирование себестоимости.
- Реализации: выписка документов покупателям.
- Материальный: оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
- Налоговый: начисление обязательных платежей.
Схема аппарата бухгалтерии в данном случае может выглядеть следующим образом:
Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.
Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т.п.
Альтернативный вариант ведения учета
Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.
Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета
Подобных проблем можно избежать, если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания.
Преимущества работы с профессиональной командой наиболее ярко проявляются в форс-мажорных ситуациях: «уход» базы, необходимость срочного восстановления учета, внезапные проверки налоговых и правоохранительных органов.
Даже если ваши бухгалтеры добросовестно исполняют свои текущие обязанности, это еще не гарантирует отсутствие «сюрпризов» при неожиданном визите проверяющих. Работники далеко не всегда знают свои права и обязанности при общении с инспекторами или полицейскими, поэтому нередко исполняют их незаконные требования, что может повредить организации в дальнейшем.
Если учет ведет наша команда — вы готовы к проверке в любой момент. Все необходимые документы оформлены и подшиты, база данных актуализирована и соответствует бумажной информации.
Вывод
Организационная структура отдела бухгалтерии зависит от масштабов бизнеса и других особенностей компании.
Численность бухгалтеров зависит в первую очередь от количества обрабатываемых документов. Но необходимо принимать во внимание и другие факторы, например, уровень автоматизации.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Может ли главный бухгалтер организовать работу службы учета так, чтобы она работала на все 120%? Или главбуху всегда придется тащить на себе весь отдел, бесконечно исправляя как ошибки подчиненных, так и просчеты руководства? Ответить на эти риторические вопросы можно, лишь опираясь на свой личный опыт.
Самообразование никогда не мешает работе главбуха. Речь не только о доскональном знании Налогового кодекса и поддержании себя в информационной форме, но и о работе учетного отдела организации, чтобы трудиться в нем было спокойно, чтобы каждый занимался своим делом и не было бессонных ночей и регулярных переработок. Такой опыт, пожалуй, можно получить только на практике. О нем я и расскажу.
Итак. Как-то я работал в одной компании. В моем подчинении были: специалист учета по заработной плате, кассир и бухгалтер на банк-клиент и первичную приходно-расходную документацию. Наш отдел не оформлял товарные накладные – весь учет продукции вело соответствующее подразделение, которое также производило списание, проводило инвентаризации, выявляло пересортицу. Бухгалтерия и без этого была загружена на максимум, но мы никогда не делали бесполезной работы труда. Со временем я определил основные принципы взаимодействия с подчиненными, которыми и хочу поделиться с вами.
Делу – время
Каждый сотрудник должен знать свои обязанности. Главному бухгалтеру не нужно каждый день давать установку на работу – он может дать указание, например, бухгалтеру на клиент-банке: кому и сколько уплатить, приложив счета на оплату, если они есть. Проверка реквизитов, курсов валюты, если размер оплаты зафиксирован в условных единицах, сверка реквизитов уплаты налогов, КБК – это работа подчиненного.
В идеале присутствие руководителя службы на работе не должно быть обязательным при четкой постановке задачи. В моей практике каждый работник знал, что ему делать уже через час после начала рабочего дня. До этого времени специалисты выполняли текущие обязанности вроде проверки наличности или проведения накладных.
Основная ошибка
Результат – это качественная, бесперебойная работа отдела. В первую очередь имеется в виду отсутствие нареканий со стороны пользователей, например сотрудников, которым неправильно посчитали зарплату. Многие главбухи добиваются этого, перепроверяя все данные за своими подчиненными – в этом и ошибка.
Делать этого не нужно. Ищите способы минимального контроля. Например, как можно проверить работу бухгалтера по заработной плате? По-хорошему, нужно взять составленные графики учета рабочего времени и проверить ФОТ: плановый и фактический. Если есть расхождения между планом и фактом, проверить, правильно ли разнесена недостача между работниками и даже проверить формулы в таблицах.
Полная взаимозаменяемость
Блочность – это такое состояние дел, при котором можно легко заменить одного сотрудника другим за два часа без монотонной передачи дел, выяснения, что осталось не сделанным, поиском недостающей «первички» и так далее.
У сотрудника не должно быть кипы неразобранных кассовых лент, которые громоздятся, похоронив под собой клавиатуру. Если такое происходит, значит, нагрузка не соответствует возможностям работника, или наоборот. А значит, не надо доводить ситуацию до крайности – искать решение проблемы следует гораздо раньше.
Главный бухгалтер обязан знать все участки ведения учета досконально. Это нужно прежде всего для того, чтобы грамотно поставить задачу и уметь проверить результаты работы. Плюс он должен уметь объяснить любому новому специалисту отдела его объем занятости. Никакой передачи дела от кассира к кассиру быть не должно, иначе ошибок не избежать.
Не забывайте и о взаимозаменяемости. На период отпусков специалисты должны уметь заменять друг друга в своих основных функциях. Не главный бухгалтер должен работать за ушедшего на заслуженный отдых работника. Как этого добиться? Во-первых, механическую работу отсутствующего может выполнять человек, которого легко поставить и также легко снять с участка, когда придет основной специалист. Замещать кассира главбухом, если выполнение его обязанностей занимает более двух часов рабочего времени в день, равноценно забиванию гвоздей микроскопом.
Во-вторых, главный бухгалтер обязан знать все участки ведения учета досконально. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы грамотно поставить задачу и уметь проверить результаты работы. Плюс он должен уметь объяснить любому новому специалисту отдела его объем занятости. Никакой передачи дела от кассира к кассиру быть не должно, иначе ошибок не избежать.
Вот небольшая история из жизни. Так сложилось, что в какой-то момент я полностью выполнял работу бухгалтера по заработной плате, заменял кассира и второго бухгалтера, когда те отдыхали по одному летнему месяцу. Особенно тяжело пришлось с обязанностями кассира – они отнимали у меня 4 часа в день. Как результат: я работал месяц по графику с 10 до 23 часов.
Один за всех
Теперь поговорим о бухучете. К сожалению, не все генеральные директора понимают, что на составление качественной бухгалтерской отчетности нужно потратить немало времени. Переводя свой бизнес на УСН, они искренне считают, что облегчают работу своему главбуху и у него остается много времени на выполнение текущих обязанностей.
Это совсем не так, и далеко не каждый специалист может с первого раза правильно заполнить годовую декларацию по УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы». Ведь кроме этого, учетчику придется разбирать хвосты по отчетности предшественников. На это нужно время, которого, как обычно, нет.
Перед тем как устраиваться на новое место работы, изучите папку с налоговой отчетностью за последние три года. При этом стоит обратить внимание, кто подписывал документы. Ваша задача – узнать, как часто меняется главбух на предприятии.
Таким образом, на предприятии, где есть постоянный большой объем текущей работы с документами и людьми, один и тот же главбух физически не сможет правильно сформировать бухгалтерскую отчетность.
Для составления и предоставления официальной итоговой документации, также для сверок с налоговой должен быть отдельный человек в штате компании. Особенно это важно, когда на фирме действует несколько юридических лиц и ИП с разными системами налогообложения. Можно назвать эту должность, например, главный бухгалтер по отчетности. Этот сотрудник может работать за небольшую заработную плату или неполный день, но такой человек обязательно должен быть.
Неудобные вопросы
Еще один полезный совет. Не стоит гнаться за громким именем компании. Ведь там работал кто-то до вас? Но почему-то ни оклад, ни имя фирмы не устроили этого человека и он ушел. Попробуйте разобраться. Внимательно ознакомьтесь с хронологией работы своих предшественников. Частая смена главбухов говорит совсем не о том, что все они не справлялись со своими обязанностями. Дело может быть в неоправданно высоком объеме обязанностей, которые квалифицированный главный бухгалтер просто не может брать на себя, понимая, что хорошо он эту работу не сделает. Не стесняйтесь задавать неудобные вопросы и предшественнику, и работодателю – ваша застенчивость может дорого обойтись в дальнейшем и вам, и бизнесу.
Что еще можно сделать? Например, изучить папку с налоговой отчетностью за последние три года. При этом стоит обратить внимание, кто подписывал документы.
Возьмите несколько дней, чтобы посмотреть, как работает бухгалтерия со старым главбухом. Если охота к перемене мест овладела не только им, то готовьтесь освоить быстро сразу несколько теоретически знакомых вам участков вроде ведения учета ТМЦ или работы кассира. Правда, возможно, что в такой ситуации речь идет не о «подводных камнях», а о слаженной работе команды.
Дмитрий Васильев, главный бухгалтер, для журнала «Московский бухгалтер»
Работа всех участков бухгалтерии
В универсальной энциклопедии «Практическая бухгалтерия» собрана полная и достоверная информация о правилах учета и налогообложения. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.
Узнайте больше >>
В России 15% организаций и предпринимателей передают бухгалтерию на аутсорсинг. Эксперты считают, что спрос на удаленное обслуживание будет расти. Поэтому самое время автоматизировать рабочие процессы, чтобы быстрее расти. Рассказываем, зачем нужна CRM-система в бухгалтерском бизнесе и как ее внедрить.
Для чего бухгалтеру CRM-система
Представьте себе бухгалтерскую фирму, которая ведет учет клиентов вручную в Excel или Google-таблицах. В файлах с совместным доступом менеджеры по продажам и бухгалтеры отмечают каждое взаимодействие с заказчиком: этап сделки, срок окончания договора, дату следующего контакта и выбранный продукт.
На первый взгляд кажется, что система отлажена и удобна, но это до тех пор, пока с ней не начинают работать. Сотрудники не всегда вовремя вносят данные в таблицу, поэтому информация в ней бывает неактуальна или ее недостаточно. Из-за этого руководству сложно отследить работу менеджеров и узнать, на каком этапе находятся сделки. Фирма то и дело теряет клиентов, но непонятно, в какой момент и по какой причине — нет аналитики. К тому же любой работник может скопировать базу данных, чтобы передать конкурентам или открыть свое дело.
Все эти проблемы решает CRM-система для бухгалтерской компании. Взаимодействие с клиентами происходит автоматически, сотрудникам больше не нужно заниматься рутинными делами. Система сама напомнит заказчику, что пора оплатить продление тарифа, отправит уведомление о выгодной акции или скорой сдаче налоговой отчетности. Данные в CRM-системе надежно защищены от копирования.
Возможности CRM для бухгалтерии
CRM-система для бухгалтерской компании упрощает следующие бизнес-процессы.
- Ведение клиентской базы. Можно создать профиль клиента, где будут храниться все сведения о нем — контакты, ИНН, ОГРН, юридический адрес, банковские реквизиты, история заказов, переписка. 58% представителей бизнеса говорят, что им сложно разбираться в клиентских данных, если они поступают из разных источников. CRM-система собирает все данные в одном месте и держит их в порядке.
- Сегментация клиентов. Например, в CRM для бухгалтеров заказчиков можно группировать по виду предоставляемых услуг: бухгалтерский и налоговый учет, консалтинг, аудит, расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. Или по размеру компании — малый, средний, крупный бизнес, по сфере деятельности, численности персонала, режиму налогообложения. Для каждого сегмента можно подобрать подходящий канал общения, сделать отдельную рассылку или рекламный креатив.
- Хранение документов. К карточке можно привязать отчеты, счета-фактуры, налоговые декларации и платежные поручения, которые оформляли для клиента. Менеджер или бухгалтер в любой момент может получить к ним доступ.
- Оплата счетов. CRM для бухгалтерской фирмы автоматически выставляет счета после подписания договора и направляет их заказчикам. Когда придет время платить, напоминает клиентам об этом. Фиксирует поступление денег и обновляет статус заказа после оплаты. Если клиент не оплатил счет, система формирует задолженность и сообщает о проблеме менеджеру.
- Общение с клиентской базой. В CRM-системе сотрудникам удобно работать с обращениями клиентов, а в базе хранится вся история переписки. Заказчикам автоматически приходят уведомления о статусе их договора, оплате счета, скидках и новых услугах. По заданным настройкам программа сама запустит персонализированную email-рассылку.
- Взаимодействие внутри команды и с другими отделами. Информация находится в единой базе, поэтому больше нет путаницы между подразделениями. Специалисты одного отдела отмечают прогресс в задаче, а сотрудники другого сразу видят эту информацию. CRM-система сама оповещает менеджеров о поступившем заказе, распределяет задания, устанавливает сроки и контролирует выполнение.
- Корпоративный портал. В CRM для бухгалтерской фирмы можно задать шаблоны повторяющихся задач для сотрудников, поручить задание, учитывать рабочее время, отпуска и отгулы, начислять выплаты за работу. Также в Живой ленте Битрикс24 удобно обсудить детали и ход проекта, без личных встреч и перехода в мессенджеры.
- Аналитика. Доступна подготовка отчетности по ключевым показателям. Например, средний чек, количество заказов, повторных сделок и отказов, конверсия на разных этапах воронки продаж, стоимость и время привлечения клиента, объем и динамика продаж.
Преимущества CRM-системы для бухгалтерской компании
Вот несколько причин, почему отраслевая CRM-система — разумный выбор для фирмы бухгалтерского аутсорсинга.
- Автоматизирует документооборот. Договора и счета хранятся в CRM — в любой момент можно узнать, кто их добавил в систему, и отследить движение документа. Можно загрузить шаблоны, которые на нужном этапе автоматически заполняются под конкретного клиента — с ними риск допустить ошибку значительно ниже. Сделка не сорвется из-за того, что сотрудник забыл напечатать договор или отложил это на потом. Можно задавать разные уровни доступа к документам — например, стажеры не могут открывать и править договоры, эта опция доступна только менеджерам.
- Общение с клиентами более качественное. В CRM для бухгалтерской компании можно настроить автоматические ответы на часто задаваемые вопросы — так обращения обрабатываются быстрее, чем если бы сотрудники вручную отвечали на них. CRM направит вопрос менеджеру, если в базе нет подходящего ответа или клиент сам просит об этом. Такое решение способствует росту продаж — по данным ATG Global Consumer Trend, 38% пользователей совершают покупку благодаря чату на сайте.
- Нет привязки к офису и рабочему месту. Сотрудники имеют удаленный доступ к CRM для бухгалтерии — например, когда работают из дома, в офисе заказчика или даже на бегу. Руководитель, находясь в командировке, может зайти в систему и увидеть новые сделки, сформировать отчет. По статистике, 81% пользователей заходят в CRM с разных устройств — компьютеров, ноутбуков, планшетов, смартфонов. Нужно лишь настроить доступ.
- Освобождает менеджеров от рутинных задач. Сотрудникам больше не нужно отслеживать заказы, отправлять письма и уведомления клиентам, напоминать об оплате счетов — эту работу возьмет на себя CRM для бухгалтерии.
CRM-система помогает повысить продажи, в том числе за счет повторных сделок и быстрой обработки обращений. Так, по данным агентства Out of Cloud, среднему бизнесу CRM приносит от 6 до 15% оборота, стартапам и крупному бизнесу — 31% оборота. О том, как эффективно управлять продажами с помощью CRM, читайте здесь.
CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи в вашем
бизнесе.
Cоздать бесплатно
Как выбрать правильную CRM для бухгалтерии
Существуют различные CRM для бухгалтерского аутсорсинга. Выбирайте систему, отталкиваясь в первую очередь от своих задач. Подумайте, какие именно опции вам потребуются в работе — обработка входящих обращений, формирование счетов и договоров, контроль сотрудников, постановка задач, анализ продаж?
Также учитывайте следующие критерии:
- Возможность интеграции. Выясните, возможно ли объединить CRM для бухгалтерии и платформы, которые вы уже используете. Например, сервисы онлайн-оплаты, 1С, телефонию, мессенджеры и соцсети.
- Способы управления проектом. Например, в CRM для бухгалтерской компании Битрикс24 можно отслеживать прогресс по задачам на канбан-доске и в диаграмме Ганта.
- Возможность применять шаблоны документов. CRM для бухгалтерской компании освободит сотрудников от ручного заполнения и отправки бумаг клиентам. Это время они потратят на что-то более полезно. А в Битрикс24, например, есть встроенный онлайн-редактор, где можно совместно редактировать документы и делиться ими с коллегами.
- Служба поддержки клиентов. Через нее должна быть возможность связаться с разработчиком, если потребуется помощь. Ответственный сотрудник техподдержки постарается решить вопрос сам или направит другому специалисту. Поддержка может быть и в формате портала HelpDesk, где можно собрать полезные статьи и задать шаблоны частых вопросов пользователей и ответы на них.
- Понятный интерфейс и простое внедрение. Если CRM для бухгалтерии проста в использовании, потребуется меньше времени на ее интеграцию и обучение пользователей. В интуитивно понятной программе сотрудники будут допускать меньше ошибок.
Как внедрить CRM в бухгалтерии
Выберите CRM под свой бизнес, руководствуясь критериями, о которых мы рассказали выше. Установку и настройку системы лучше доверить интегратору — сертифицированной компании, которая занимается этим профессионально.
Если решите сами внедрить CRM для бухгалтерии, следуйте алгоритму:
- Если у вас есть клиентская база, перенесите ее в CRM-систему. Проверьте правильность данных, устраните ошибки и дубли. Если базы нет, создайте в CRM поля, которые будете использовать для хранения сведений о клиентах — например, название, контакты, реквизиты, интересующие продукты.
- Задайте этапы воронки продаж, соответствующие поля в карточке сделки и действия менеджера. Например, воронка выглядит так: первичный контакт, заключение договора и выполнение работ. На старте сотрудник получает сообщение, что потенциальный клиент заполнил форму обратной связи, и звонит по указанному номеру — заявка в статусе «Первичный контакт». Затем менеджер отправляет заказчику коммерческое предложение, обсуждает детали и заключает договор на обслуживание. Заявка переходит в статус «Договор подписан».
- Настройте уведомления для руководителей о действиях сотрудников. Определите, о чем именно будет оповещать система и при каком условии. Например, начальник отдела хочет оперативно получать информацию о заключенных сделках. Как только менеджер переведет договор в статус «Договор подписан», руководителю придет об этом сообщение.
- Подключите email компании к CRM для бухгалтерии и настройте рассылку писем клиентам на разных этапах воронки. Например, после подписания договора на почту приходит электронный вариант документа и персональная скидка на дополнительную услугу. Аналогичным образом можно создать цепочки писем для разных категорий заказчиков — предпринимателей и владельцев ООО, заключивших договор на бухгалтерское и кадровое сопровождение.
- Подключите к CRM электронную почту менеджеров, чтобы в системе сохранялась их переписка с клиентами. Вы сможете посмотреть, чем еще интересовался заказчик, какие вопросы задавал и насколько корректно вел себя ваш сотрудник.
- Настройте шаблоны СМС-уведомлений заказчикам при переходе на новый этап воронки. Например, «Благодарим за выбор нашей компании. Ваш заказ успешно принят» или «Нам не удалось дозвониться до вас, чтобы подтвердить заказ. Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону или ответьте на это сообщение, чтобы мы могли уточнить детали».
- Подключите сотрудников к CRM-системе. Создайте для каждого из них учетную запись и назначьте права доступа. К примеру, у администраторов неограниченные права, у менеджеров — доступ к модулю управления продажами и изменению карточек клиентов, у остальных сотрудников — просмотр информации.
- Настройте аналитику для разных отделов и бизнес-процессов. Определите ключевые показатели, по которым будете оценивать эффективность работы — допустим, объем продаж, прибыль, количество сделок и отказов. Задайте периодичность формирования отчетов и основные параметры, укажите получателей.
- Автоматизируйте бизнес-процессы в CRM. Например, формирование и отправку счетов, создание договоров, контроль оплаты, уведомление об акциях и новинках.
- Научите работников пользоваться CRM. Подготовьте обучающие материалы и назначьте ответственного сотрудника, который покажет остальным, как пользоваться системой. Желательно проводить инструктаж, используя реальные примеры из практики.
Пример использования
В екатеринбургском «Центре Бизнес услуг» работают более 20 сотрудников. Он предоставляет бухгалтерские и юридические услуги организациям. После рекламного мероприятия представитель фирмы обратился к интегратору для внедрения CRM Битрикс24.
Специалисты провели аудит бизнес-процессов «Центра Бизнес услуг», по результатам которого поставили следующие задачи:
- внедрить и вести клиентскую базу, настроить быстрый доступ к ней;
- упростить переход заказчика от отдела продаж к бухгалтерскому и юридическому отделу.
Поставленные задачи реализовали в четыре этапа:
- Настроили CRM. Разделили сделки по видам услуг и для каждого вида продумали свою автоматизацию. После завершения продажи система сразу же переводит клиента в бухгалтерский или юридический отдел.
- Провели интеграцию телефонии с Битрикс24. Теперь все записи разговоров хранятся в карточке клиента, а звонить ему можно прямо из CRM-системы.
- Подключили открытые линии на сайте. Теперь заказчики могли незамедлительно связаться с компанией и получить консультацию.
- Написали регламент работы в CRM-системе. Специально для «Центра Бизнес услуг» и провели мастер-класс для сотрудников.
В результате задачи удалось решить — настроили клиентскую базу в CRM и упростили переход заказчика на следующий этап воронки. Бизнес-задачи стали выполняться более оперативно, внутренние согласования проходят быстрее. Также сотрудники активно пользуются корпоративными инструментами системы — например, общаются в Живой ленте.
Что в итоге
Отраслевая CRM-система в бухгалтерском бизнесе нужна, чтобы:
- упростить и автоматизировать работу;
- централизованно вести клиентскую базу;
- быстро обрабатывать заявки;
- сегментировать целевую аудиторию и лучше работать с ней;
- хранить документы и историю взаимодействия;
- контролировать оплату;
- упорядочить взаимодействие между отделами;
- анализировать бизнес-процессы.
Выбирайте CRM для бухгалтерского бизнеса по функциям, доступным интеграциям, простоте внедрения и использования. Систему можно настроить самому по инструкции или обратиться к специалистам.