Руководство закупочной деятельностью

Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.

Управление закупками: понятие и необходимость

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании. 

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Цели и задачи управления

Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к  убыткам. 

Задачи управления закупочной деятельностью

Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:

Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.

Процесс организации закупки 

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Принципы управления закупками

Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах. 

Принцип планомерности

Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.

Принцип оперативности

Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.

Принцип экономичности

Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.

Принцип технологичности и автоматизации

Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.

Принцип периодичности

Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.

Принцип централизации

Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:

Ошибки при управлении закупками

Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления

Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации

Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.

Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами

Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.

Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов

Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат. 

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок

Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии

В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.

Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства

При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.

Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.

Бизнес-процессы отдела закупок

Для каждого сотрудника отдела должны быть абсолютно понятны все основные процессы предприятия:

В этом случае специалисты отдела закупок будут четко знать «своё место», объём своих прав и обязанностей в этих процессах.
БП обязательно должны быть прописаны. Это могут быть подробные регламенты, инструкции и правила, встроенные в общее дерево процессов предприятия. А могут быть простые схемы или тезисные инструкции, предназначенные для внутреннего использования в отделе закупок.
В первом случае деревом БП занимается бизнес-технолог предприятия. Во втором – краткое описание нормативов и ключевых процессов в состоянии сделать руководитель отдела закупок. В обоих случаях все вышеперечисленные документы должны быть утверждены коммерческим директором или высшим руководством.

В качестве конкретных примеров приведу некоторые разделы работы, которые должны быть регламентированы:

• Алгоритм формирования заявки Поставщику
• Правила согласования заявки с Поставщиком
• Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
• График заявок поставщикам
• Принципы выбора поставщиков
• Алгоритм предотвращения дефицита товара
• Алгоритм работы с товарными излишками

и многое другое.

Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.

Система взаимодействия с другими подразделениями предприятия

Сотрудники отдела закупок должны эффективно взаимодействовать как с внешними контрагентами (поставщики, логистические организации, таможенные структуры и т.д.), так и с внутренними контрагентами. К внутренним контрагентам можно отнести:

• • Сотрудников склада
  • Логистов
  • Бухгалтерию
  • Финансово-экономический
  • отдел
  • Юридическую службу
  • Информационно-технический отдел
  • Отдел продаж или магазины предприятия
  • Маркетологов
  • Службу безопасности
  • Руководство предприятия

Именно благодаря конструктивному взаимодействию всех подразделений достигаются общие цели предприятия.
Конструктивное взаимодействие — это грамотные деловые коммуникации и совместное принятие решений по пересекающимся вопросам.
Например, планирование сумм оплаты поставщикам на ближайший месяц совместно специалистом финансово-экономического отдела и руководителем закупки будет более объективным и усилит понимание между этими подразделениями.
Также более эффективным будет график поставок товаров на склады, составленный совместно специалистом отдела закупок и логистом предприятия. И таких примеров можно привести очень много.
В процессе совместного принятия решений последнее слово остаётся всегда за тем, за кем закреплена ответственность за конкретный процесс.
Но участие второй стороны добавляет объективности и позитивного восприятия друг друга.
Руководитель отдела закупок должен поддерживать в своих подчиненных стремление к объективности.
К сожалению, иногда сталкиваешься с тем, что отдел закупок на предприятии полностью обособлен, работает по каким-то своим правилам и «обижается» на другие подразделения при появлении любого критического замечания (то «денег много тратим», то «товара мало привозим»). Так быть не должно!
Руководитель отдела закупок должен управлять закупочной деятельностью в рамках предприятия, а не только в рамках отдела.

Культура постоянного совершенствования в отделе закупок

Данное выражение может показаться высокопарным и исключительно теоретическим. Но на практике это является отличным индикатором здоровья отдела закупок.
Если в отделе витают фразы «так было всегда!», «да зачем мне это надо?!», «кому это нужно?!», то развития нет.
Руководитель отдела закупок должен настроить деятельность своих сотрудников так, чтобы они в системе формировали объективные замечания, умели работать с негативной обратной связью, выдвигали предложения по усовершенствованию внутренних и внешних бизнес-процессов отдела. А также умели определять свои слабые места (я предпочитаю в таких случаях выражение «зоны роста») и предлагать решения.
Руководителю отдела закупок необходимо самому постоянно заниматься саморазвитием: обучаться, следить за тенденциями в сфере управления закупками и доводить в понятной форме эту информацию до сотрудников. Способы доведения информации могут быть:

• Банальные еженедельные планерки в отделе (от 15 минут до 1 часа)
• Мини-лекции с домашним заданием
• Подготовка интересных тестовых заданий

Еще руководитель отдела закупок должен в системе информировать своих сотрудников об изменениях на предприятии, о плановых и фактических показателях деятельности предприятия, обо всех решениях, касающихся отдела закупок, об имеющихся претензиях к отделу закупок и т.п.
Разумеется, речь идет об информации, предназначенной для сотрудников.
Эта информация может также предоставляться в виде почтовой рассылки.
Исходя из моего практического опыта, систематическое очное общение с сотрудниками своего отдела всегда эффективнее чем дистанционное. Поэтому я рекомендую прибегать к почтовым рассылкам исключительно в качестве завершающего аккорда. Т.е. на планерке рассказал, после планерки – по почте выслал протокол планерки.

Ответственность руководителя за управление деятельностью закупок

В заключении хочу сказать, что руководитель отдела закупок несет полную ответственность за управление закупочной деятельностью:

• за ее организацию
• за ее контроль
• за ее совершенствование
• а также, за внутренний рейтинг отдела закупок на предприятии.

Об этом я рассказываю на тренинге «Точные закупки» и «Переговоры в закупках».

• Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
• Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 

  По данным исследования 1% сэкономленный в процессе закупок может повысить доход всей Компании на 2-3%!!!  

  Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов  и создает прочные отношения с поставщиками.  

  Содержание

  Цели и задачи отдела закупок

  Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

  Принципы Управления Закупками (7 R)

  Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово

  Закупочный процесс

  Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

  Процесс Управления Закупками 

  Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

  Планирование закупок 

  Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

  Отчет по закупкам  

  Отчет по закупкам включает в себя:

  Значение управления закупками.

  Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.  

  Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара.  Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и  достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается,  что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании». 

  (Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)

  • Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
  • Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Управление закупками – одна из самых важных сфер деятельности Предприятия. Именно поэтому необходимо тщательное управление закупками как в рознице так и на оптовых предприятиях.
  • Закупки – это основная сфера деятельности в области управления материально-техническим обеспечением  
  • Управление закупками на предприятии осуществляется отделом, отвечающим за закупочную деятельность  
  • Закупки являются самой важной деятельностью в любой организации  
  • Закупки – это первое, что влияет на стоимость продукта  
  • От управления закупками зависит прибыль компании 
  • Управление закупками охватывает также такие области как аутсорсинг и инсорсинг
  • Управление закупками – это управление закупочным процессом  и всех связанных с ним аспектов. В производственных предприятиях закупки составляют около 70% от оборота, а в сервисных компаниях – 40% от оборота. 

1. Цели и задачи отдела закупок
2. Принципы Управления Закупками (7 R)
3. Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
4. Закупочный процесс
5. Процесс Управления Закупками
6. Планирование закупок
7. Отчет по закупкам

• Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
• Снижать расходы отдела закупок
• Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
• Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
• Заниматься обучением и развитием работников отдела
• Вести четкий и актуальный учет всех сделок 
• Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
• Участвовать в усовершенствованиях продукта 
• Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
• Избегать дефицита товара
• Разрабатывать нормы и методики

1. Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
2. В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ 
3. От надлежащего ИСТОЧНИКА
4. По надлежащей ЦЕНЕ
5. Доставленный в нужное МЕСТО
6. В надлежащее ВРЕМЯ
7. Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

• Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
• Отправить запрос продавцам (поставщикам)
• Получить предложения от продавцов
• Сравнить предложения
• Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
• Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
• Контролировать действия Продавца
• Получение и осмотр товара
• Помещение на склад и внесение в базу данных
• Получение счета и оплата
• Исследование рынка
• Определение требований
•  Одобрение
• Сравнение вариантов
• Принятие решения о закупке
• Размещение заказов
• Получение товаров и услуг
• Учет товаров и услуг
•  Получение счетов и их оплата
• Дебет-нота в случае дефекта товара

1. Планирование закупок
2. Отслеживание закупок
3. Составление отчетов по закупкам
4. Переговоры (Обсуждение)

• Составление проекта закупок и разработка обязанностей
• Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
• Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
• Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
• Назначение супервайзеров
• Создание напоминаний
• Контроль и оценка
• Сопоставление текущих и ожидаемых цен 
• Расчет задач для закупки и статистики проекта
• Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
• Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

Автор: Дмитрий Кухтенков

Принцип профессионализма заказчика провозглашен Законом «О контрактной системе», однако актуален для любой крупной организации, проводящей конкурентные закупки. И если сами закупки, при проведении которых используется эффект конкуренции, помогают заказчику экономить деньги, то разделение труда помогает не тратить лишнего времени. А значит, в конечном счете, опять же экономить деньги, не раздувая штат сверх необходимости.

Разделение труда в рамках закупочной деятельности строится на общем подходе, в соответствии с которым каждый сотрудник выполняет свою профильную работу и минимизирует свое участие в процессах, для него несвойственных. Систематизация же должностных обязанностей, осуществляемых в связи с подготовкой и проведением закупок, требует, с одной стороны, обособление трудовых функций различных сторон закупочного процесса, а с другой, выделение обособленных этапов закупочной деятельности, характерных для любой организации. Такая систематизация необходима как для деятельности контрактной службы госзаказчика и ее взаимодействия с другими подразделениями, так и для построения работы аналогичных служб субъектов Закона № 223-ФЗ и даже чисто коммерческих заказчиков.

Участники закупочного процесса

Можно выделить четыре ключевых функции, реализуемых сотрудниками заказчика в рамках закупочного процесса:

1. Инициатор закупки. Его цель – озвучить и обосновать потребность в закупке, а после ее проведения использовать приобретенную продукцию для исполнения коммерческих или административных функций заказчика.
2. Отдел закупок (в том числе контрактная служба). Его цель – обеспечить соблюдение требований законодательства при проведении конкурентной закупки, а главное – эффективность самой закупки.
3. Закупочная комиссия (в том числе конкурсная комиссия, аукционная комиссия и т.п.). Ее цель – сравнить предложения участников закупки на основании прозрачного механизма сопоставления и выбрать победителя закупки.
4. Руководить организации. Его цель – утверждать инициативы и решения каждого из перечисленных выше субъектов и быть при необходимости арбитром между ними.

Последняя из названных функций применительно к закупочному процессу реализуется, как правило, не одним лицом, а одним из топ-менеджеров при помощи группы уполномоченных им специалистов (например, юристов, экономистов, финансовых работников), которым поручено согласование отдельных документов на разных стадиях закупочной работы (например, плана закупок, закупочной документации, подписываемого контракта и т.п.).

Закупочная комиссия также может не иметь постоянного состава или, напротив, несколько разных составов для единой комиссии, для конкурсной комиссии, для аукционной комиссии, для котировочной комиссии и для комиссии по оценке заявок участников запроса предложений. Главное, чтобы состав комиссии, выбирающий победителя конкретной закупки, был утвержден до начала этой закупки. При этом даже законодательство о контрактной системе не запрещает конкретному сотруднику заказчика совмещать обязанности члена закупочной комиссии и работника отдела закупок – правда, лишь при условии, что соблюдаются установленные тем же законом требования к уровню профильного закупочного образования.

Наконец, инициатором закупки может быть любое структурное подразделение заказчика или несколько таких подразделений совместно.

Главное, чтобы каждый из названных субъектов выполнял собственную, свойственную именно ему функцию с четко очерченными полномочиями и ответственностью. Большинство стадий закупочного цикла реализуется совместно двумя или даже тремя из перечисленных выше субъектов, но даже такая совместная реализация не должна приводить к смешению их полномочий и обязанностей.

Закупочный цикл

Совокупность этапов закупочной работы принято именовать закупочным циклом в связи с тем, что каждый такой этап в норме должен логически следовать из предыдущего, а финальный этап предыдущего закупочного года с анализом результатов закупочной деятельности должен приниматься во внимание при формировании плана закупок на будущий год. Укрупненно можно выделить следующие этапы закупочного цикла:

1. Прогнозирование закупок.
2. Планирование закупок.
3. Подготовка закупочной документации.
4. Объявление закупки.
5. Сбор заявок участников закупки.
6. Оценка и сопоставление заявок.
7. Выбор победителя.
8. Подписание договора.
9. Исполнение договора и приемка его результатов.
10. Отчетность по итогам закупки и договорной работы.
11. Анализ эффективности закупки.

Каждый из этих этапов можно разбивать на подэтапы. Так, обособлены могут быть стадия оценки заявок и стадия сопоставления заявок. Подготовка документации включает формирование требований к продукции как основы будущего ТЗ, требований к участнику закупки, порядка сопоставления заявок и проекта контракта. Договорная работа, в зависимости от сложности поставки, может подразделяться на несколько этапов. Но для профессиональной организации деятельности заказчика важно понять, по крайней мере, ключевые обязанности каждого из перечисленных выше четырех субъектов на каждом из укрупненных этапов.

Распределение обязанностей

На стадии прогнозирования закупки ключевая роль принадлежит инициатору закупки. Именно он доносит до руководства потребность в той или иной продукции и обосновывает необходимость ее закупки, в том числе начальную (максимальную) цену. При необходимости публичного обоснования – например, в рамках контрактной системы – соответствующие сведения публикуются контрактной службой в составе плана и плана-графика закупок, но само обоснование логично поручить тому, кому нужны результаты этой закупки. Даже если публичное обоснование не требуется, помочь в формировании плана закупок может система стандартизированных заявок с обязательными для заполнения разделами, посредством которых инициатор и доводит до руководства свои потребности в закупках.

Утвержденные руководителем заявки на стадии планирования «спускаются» отделу закупок (или обособленному в его составе отделу планирования закупок) с целью систематизации в виде плана закупок (в контрактной системе этот документ именуется планом-графиком). Отдел закупок не изменяет утвержденных заявок, а лишь выстраивает их хронологию в соответствии с указаниями руководства и планами развития заказчика, а также избирает для каждой закупаемой позиции способ закупки, предусмотренный законодательством либо корпоративным положением о закупке. В случае публичного планирования утвержденный руководством план (план-график) размещается отделом закупок в Единой информационной системе.

Отдел закупок контролирует соблюдение плановых сроков закупок – ко дню, указанному в плане закупок в качестве даты объявления закупки, должна быть подготовлена закупочная документация либо должны быть внесены изменения в план. Ключевые параметры для документации задает инициатор закупки на основании плановых данных, утвержденных руководством заказчика. Заданные инициатором параметры отдел закупок оформляет в виде закупочной документации, а резюме этой документации оформляет в качестве извещения о закупке.

Соблюдение порядка и срока объявления согласованной и подготовленной закупки логично возложить на отдел закупок. Он обеспечивает надлежащую публикацию извещения и документации, он же контролирует соблюдение требований законодательства и корпоративного положения о закупках к порядку реализации избранного способа закупки, в т.ч. к приему заявок от участников, к разъяснению закупочной документации, к порядку допуска до стадии сопоставления предложений и т.п. Проекты протоколов, публикуемых в ходе закупки и по ее результатам, также составляются отделом закупок.

А вот подписываются такие протоколы уже членами закупочной комиссии. Единственным отрезком закупочного цикла, на котором мнение комиссии является решающим, являются стадии оценки и сопоставления заявки и выбора победителя. Вот почему важно привлечь к работе комиссии не только профессиональных закупщиков из отдела закупок, но и представителей руководства заказчика и инициатора закупки. В конце концов, именно протокол выбора победителя является ключевым документом в рамках отдельно взятой закупки.

После объявления победителя инициатор, отдел закупок и руководство компании взаимодействуют по сложной схеме. Так, инициатор согласует с победителем условия договора – но только в пределах, предусмотренных законодательством и закупочной документацией. Согласованные условия утверждаются руководством и уполномоченными им отделами. Отдел же закупок координирует всю эту работу с точки зрения соблюдения сроков подписания договора, и он же в предусмотренных законодательством случаях публикует текст подписанного договора.

Договорную работу и приемку продукции можно, разумеется, поручить и отделу закупок. Вот только чем больше масштабы закупочной деятельности заказчика, тем выше при таком подходе риск включения в состав отдела закупки излишних штатных единиц, специализирующихся не столько на закупочном законодательстве, сколько на качестве отдельных видов продукции. В связи с этим наиболее рациональным представляется поручить взаимодействие с поставщиком на стадии исполнения договора самому инициатору закупки, который будет делать это лично либо через специальный хозяйственный отдел. Отделу закупок при этом остается роль обособленной «службы одного окна» для ускоренного приема претензий от поставщика в том случае, если ему не удалось решить свои вопросы с инициатором закупки. Приемка результатов в любом случае утверждается руководством компании, тем более что в той же контрактной системе предусмотрен специальный механизм такой приемки.

Все формы отчетности по проведенной закупке систематизируются и публикуются отделом закупки. А вот порядок внутреннего анализа этих отчетов для подготовки к формированию плана будущего периода зависит исключительно от традиций компании – этим руководитель может заняться лично, с помощью отдела закупок или вовсе поручить такой анализ специализированному подразделению.

Документарное оформление

Предложенная выше схема не является константой и может быть скорректирована в зависимости от масштабов и сферы деятельности заказчика. Но в любом случае зафиксировать распределение обязанностей в рамках проведения закупок необходимо в локальном нормативном акте. Субъекты Закона № 223-ФЗ могут сделать это в положении о закупках, от госзаказчиков требуется регламент работы контрактной службы, но оптимальным представляется срединный подход – включить в положение или заменяющий его корпоративный документ те нормы, которые регулируют взаимодействие поставщика с тем или иным подразделением заказчика, а остальные моменты детально описать в документе для служебного пользования. Его можно назвать регламентом взаимодействия структурных подразделений при осуществлении закупочной деятельности.