Руководство при офисной работе

Зачем нужны инструкции по охране труда

Организации и индивидуальные предприниматели, которые нанимают работников, должны обеспечить им безопасные условия труда. Обязанности работодателей в области охраны труда перечислены в ст. 214 ТК РФ. Одной из них является разработка и утверждение правил и инструкций по охране труда.

Важно! Каждый работодатель должен понимать, что жизнь и здоровье работников — это главная ценность, и, помня о своих обязательствах, содержать в порядке документацию по охране труда.

Положение об охране труда — ключевой локальный норматив, обеспечивающий безопасность выполнения работниками трудовых функций.

Наличие правил безопасного поведения на рабочем месте дисциплинирует персонал и одновременно говорит о надежности и ответственности работодателя.

Обязанности по соблюдению правил охраны труда есть и у работодателей, и у работников. Основные обязанности работников перечислены в ст. 215 ТК РФ, согласно которой всем сотрудникам, включая руководителя, необходимо обучаться безопасным способам работы, оказанию первой помощи пострадавшим и периодически проходить проверку знаний по охране труда. Наличие инструкций по охране труда позволяет обеспечить соблюдение трудового законодательства.

О других обязанностях работодателя в области охраны труда читайте в статьях:

• «Периодичность проведения инструктажа на рабочем месте»;
• «Программа первичного инструктажа на рабочем месте».

Система охраны труда сложна и регламентирована большим количеством нормативных актов. Инструкции по охране труда являются частью комплекта документов, который должен быть на каждом предприятии. Эти документы активно проверяются в следующих случаях:

• при проверке трудовой инспекцией, которая может быть как плановой, так и внезапной (в связи с жалобой работников компании на нарушение правил охраны труда);
• если произошел несчастный случай;
• при подготовке комплекта документов для вступления в саморегулируемые организации;
• при участии в различных тендерах.

Важно! Если в первых двух случаях проверка выявит отсутствие инструкций по охране труда, то на предприятие и должностных лиц может быть наложено взыскание в соответствии со ст. 5.27.1 КоАП РФ (редакция от 06.03.2022).

Узнайте больше о порядке применения штрафов на основании указанной статьи КоАП РФ из специального материала, размещенного в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Указанной статьей КоАП РФ предусмотрен штраф для предприятия в размере от 50 000 до 80 000 руб., а для должностных лиц — от 2 000 до 5 000 руб. Если нарушение законодательства в области охраны труда допущено повторно, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет или подвергнуто штрафу от 30 000 до 40 000 руб. Юридическому лицу грозит приостановка деятельности на срок до 90 дней или штраф от 100 000 до 200 000 руб.

Для того чтобы составить качественные инструкции по охране труда, необходимо разобраться в специфике каждого вида работ на предприятии.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о порядке составления инструкций по охране труда. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.

Специфика охраны труда в офисе

Основная задача при составлении инструкции по охране труда — отразить свод правил, позволяющих избежать негативного воздействия возможных опасных и вредных факторов, выявленных в процессе специальной оценки условий труда.

О важных нюансах при проведении специальной оценки условий труда в 2021 году читайте в статье «Нужно ли проводить внеплановую СОУТ, если работники возвращаются в офис с удаленки?».

В первую очередь работа офисного сотрудника связана с персональным компьютером и другой оргтехникой, поэтому достаточно внимания в инструкции по охране труда для офисных работников должно быть уделено электробезопасности.

Кроме того, на офисного сотрудника воздействуют следующие вредные и опасные факторы:

• электромагнитное излучение;
• длительные статические нагрузки;
• эмоциональные нагрузки;
• падение предметов с высоты;
• травмирующая поверхность предметов мебели и оргтехники.

ВАЖНО! С 01.04.2021 действует актуальный перечень вредных и опасных факторов, утв. приказом Минздрава № 1420н от 31.12.2020.

Охрана труда офисного сотрудника заключается не только в предотвращении воздействия на него вредных и опасных факторов, но и в соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных на предприятии.

Согласно ст. 109 ТК РФ работодатель обязан предоставлять сотрудникам отдельно от обеденного перерыва время для отдыха на протяжении рабочего дня. Речь идет о видах работ, специфика и технология которых попросту требует этого. Сюда причисляют и работу на компьютере. Перечень таких работ, а также предоставление специальных перерывов подлежит отображению в правилах внутреннего распорядка.

С 01.03.2021 применяется новый СанПиН 1.2.3685-21, утв. постановлением главного государственного врача РФ № 2 от 28.01.2021. Действующий до этого СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, который определял требования к организации работы на ПЭВМ, утратил силу и в 2023 году, таким образом, не применяется.

С учетом норм по новому СанПиН определяются требования к производственным помещениям. Подробности — в экспертном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Следует отметить, что СанПиН 1.2.3685-21 объединяет предшествующие гигиенические и санитарные нормы и определяет в том числе оптимальные и допустимые уровни физических факторов на рабочих местах.

К примеру, оптимальная температура в офисе, где постоянно находятся люди (не меньше 2 часов), в теплый период года должна составлять 23–25 °C. Предполагается, что при этом среднесуточная температура на улице больше 10 °C. А вот в холодное время года, когда на улице температура в среднем не больше 10 °C, в офисе, где люди заняты умственным трудом, она должна составлять 19–21 °C.

Узнайте больше о допустимых показателях температуры воздуха на рабочем месте.

Понимая специфику деятельности офисных работников, можно приступить к составлению инструкции по охране труда.

Основные разделы инструкции по охране труда

Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда были утверждены Министерством труда и социального развития 13.05.2004. В рекомендациях содержится образец инструкции, в котором предусмотрены следующие разделы:

1. Общие вопросы охраны труда. В этом разделе описываются все вредные и опасные факторы, перечисляются обязанности работника по соблюдению правил охраны труда, содержится информация о средствах защиты.
2. Безопасность труда перед началом работы. В этой части инструкции описана последовательность действий сотрудника по подготовке рабочего пространства для безопасного выполнения работ.
3. Безопасность труда во время работы.
4. Действия в аварийных ситуациях. Особое внимание нужно уделить действиям работника по оповещению руководства и коллег о необходимости эвакуации.
5. Безопасность труда по окончании работы. Раздел содержит последовательность контрольных действий в конце рабочего дня.

Вариант оформления инструкции по охране труда для офисных работников есть в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ и скачайте образец.

Каждый работник должен быть ознакомлен с инструкцией по охране труда под роспись. Инструкции по охране труда должны находиться в любом доступном работникам месте.

С 1 марта 2022 года работников необходимо информировать об условиях и охране труда в организации.

Итоги

Разработка инструкций по охране труда — важная часть мероприятий, проводимых работодателем с целью предотвращения воздействия опасных и вредных факторов на здоровье работников. Однако можно с уверенностью сказать, что охрана труда не только снижает вероятность поражения и заболеваний персонала, но и способствует созданию комфортных условий работы, тем самым повышая производительность труда.

Выбор остается за работодателем: платить штрафы или обеспечить безопасность и высокую работоспособность персонала предприятия, проводя комплекс мероприятий по охране труда.

Охрана труда

ИНСТРУКЦИЯ 

для работников офиса ПРИ РАБОТЕ НА ПЕРСОНАЛЬНОМ КОМПЬЮТЕРЕ

Инструкция по охране труда для работников офиса должна быть разработана исходя из должности или профессии, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы сотрудника. 

Вступление в силу Приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 772н  «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем» отложено до конца 2022 года (!). 

Тем не менее, применяя его положения в действующих инструкциях, можно избежать их правок и корректировок в будущем, ведь требования Приказа № 772н не ухудшают, а дополняют «Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда», утвержденные Минтрудом РФ 13.05.2004 и действующие до вступления в силу Приказа № 772н. Минтруд России в своем письме № 15-0/ООГ-1149 от 15.04.2021 г. сообщил, что данные Рекомендации не отменены и действуют в настоящее время. Пунктом 2 Рекомендаций определено, что разработка инструкций по охране труда для работника должна осуществляться с учетом статьи 212 Трудового кодекса РФ.

Кроме этого, при разработке инструкций по охране труда можно опираться на Профессиональные стандарты профессий, включенных в реестр Минтруда на текущий год. 

Согласно Приказу Минтруда России № 772н от 29.10.2021 «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем», инструкция по охране труда должна содержать пять разделов:

1. Общие требования охраны труда. Это требования: к соблюдению ПВТР; к выполнению режима рабочего времени и времени отдыха; к перечню вредных и (или) опасных производственных факторов и профессиональных рисков и опасностей; к перечню специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (СИЗ); порядок уведомления о случаях травмирования работника и неисправности оборудования, приспособлений и инструмента; к правилам личной гигиены и эпидемиологические нормы, которые должен знать и соблюдать работник при выполнении работы.
    
2. Требования охраны труда перед началом работы. Это требования: к порядку подготовки рабочего места; к порядку проверки исходных материалов, если такие используются в работе сотрудника; к порядку осмотра работником и подготовки к работе СИЗ до использования; к порядку проверки исправности оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения, наличия предупреждающих и предписывающих плакатов и знаков.

3. Требования охраны труда во время работы. Это требования: к способам и приемам безопасного выполнения работ, использования оборудования, транспортных средств, грузоподъемных механизмов, приспособлений и инструментов; к безопасному обращению с исходными материалами, сырью, заготовкам, полуфабрикатам; к безопасному содержанию рабочего места; к действиям по предотвращение аварийных ситуаций; к правильному использованию и применению СИЗ.

4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях. Это требования: к раскрытию перечня основных возможных аварий и аварийных ситуаций и их причин; к порядку извещения руководителя о ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, и о каждом произошедшем несчастном случае; к порядку действий работника при возникновении аварий и аварийных ситуаций; к порядку действий по оказанию первой помощи пострадавшим при травмировании, отравлении и других повреждениях здоровья.

5. Требования охраны труда по окончании работы. Это требования: к порядку приема и передачи смены; к последовательности отключения, остановки, разборки, очистки и смазки оборудования, приспособлений, машин, механизмов и аппаратуры; к действиям при уборке отходов; к соблюдению личной гигиены;  к процессу извещения руководителя о недостатках, обнаруженных во время работы и влияющих на безопасность труда.

Исходя из требований законодательства, Инструкцию по охране труда при работе на персональном компьютере можно изложить с в следующей форме:

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА

К работе на персональном компьютере допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие предварительный (при поступлении на работу) медицинский осмотр, выполняющие требования правил по эксплуатации конкретного персонального компьютера (далее ПК), ознакомленные с настоящей инструкцией по пожарной безопасности.

Работник, допустивший нарушение инструкции по охране труда, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Если нарушение правил охраны труда связано с причинением имущественного ущерба предприятию, работник несет и материальную ответственность в установленном законом порядке.

В помещениях, где проводятся работы на ПК, необходимо создать оптимальные условия зрительной работы. Освещенность рабочего места при смешанном освещении (в горизонтальной плоскости в зоне размещения клавиатуры и рабочих документов) должна быть в пределах от 300 до500 Лк. Основной поток естественного света должен быть слева, солнечные лучи и блики не должны попадать в поле зрения работающего и на экраны видеомониторов.

Монитор ПК должен находиться на расстоянии 50-70 см от глаз оператора и иметь антибликовое покрытие. Покрытие должно также обеспечивать снятие электростатического заряда с поверхности экрана, исключать искрение и накопление пыли.

Нельзя загораживать заднюю стенку системного блока или ставить ПК вплотную к стене, это приводит к нарушению охлаждения системного блока и его перегреву.

Режим работы и отдыха должен зависеть от характера выполняемой работы. При вводе данных, редактировании программ, считывании информации с экрана непрерывная продолжительность работы с ПК не должна превышать 4 часа за рабочий день при 8-ми часовом рабочем дне. Через каждый час работы необходимо делать перерывы на отдых по 5-10 минут или по 15-20 минут каждые два часа работы.

Для снятия общего утомления во время перерывов необходимо проводить физкультпаузы, включающие упражнения общего воздействия, улучшающие функциональное состояние нервной, сердечно-сосудистой, дыхательной систем, а также улучшающих кровообращение, снижающих мышечное утомление.

ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

Подготовить свое рабочее место к работе, убрать посторонние предметы.

Произвести визуальный осмотр ПК, убедиться в исправности электророзеток, штепсельных вилок, питающих электрошнуров.

Включить ПК в сеть 220В, при этом штепсельную вилку держать за корпус.

ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ

Во время работы быть внимательным, не отвлекаться посторонними делами и разговорами.

Рабочее место должно быть оборудовано так, чтобы исключать неудобные позы и длительные статические напряжения тела.

При работе на ПК должна быть исключена возможность одновременного прикосновения к оборудованию и к частям помещения или оборудования, имеющим соединение с землей (радиаторы батарей, металлоконструкции).

Во время работы нельзя класть на монитор бумаги, книги и другие предметы, которые могут закрыть его вентиляционные отверстия.

Запрещается оставлять без присмотра включенное оборудование; вскрывать устройства ПК.

ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

При возникновении неисправности в ПК необходимо отключить ПК от сети. ЗАПРЕЩАЕТСЯ пытаться самостоятельно устранить причину неисправности, об этом необходимо сообщить в соответствующие службы технического обслуживания.

В случае загорания электропровода или ПК немедленно отключить его от сети, сообщить об этом в пожарную часть по телефону 101, 112  и приступить к тушению пожара углекислотным или порошковым огнетушителем. Запрещается применять пенные огнетушители для тушения электропроводок и оборудования под напряжением, так как пена — хороший проводник электрического тока.

В случае поражения работника электрическим током оказать первую помощь пострадавшему, обратиться в медпункт или вызвать врача.

ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТ

Отключить ПК от сети, штепсельную вилку при этом держать за корпус. Запрещается отключать ПК за электропровод. При отключении ПК со съемным шнуром питания сначала необходимо отключить вилку от розетки, а затем отключить питающий шнур от ПК.

Привести в порядок рабочее место.

Чистку ПК от пыли необходимо производить только после отключения ПК от сети.

  КОМПЛЕКТ ГОТОВЫХ ШАБЛОНОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА В ОФИСЕ

На работе человек проводит треть жизни. Уже это достаточная причина, чтобы организация рабочего места в офисе была рациональной, способствовала высокой работоспособности. Рассмотрим общие принципы и практические советы, как правильно организовать рабочее место офисного работника.

Организация рабочего места в офисе: зачем это нужно

Что такое рабочее место? Для любого сотрудника — это пространство, в границах которого он выполняет основные трудовые обязанности.

Для менеджеров, программистов, дизайнеров или служащих — это офис. Рабочее место здесь должно быть соответственно меблировано и обеспечено необходимым техническим оборудованием и канцелярскими принадлежностями.

Значение условий труда для результативности

Работоспособность сотрудников зависит во многом от того, в каких условиях они работают. Они должны быть безопасными для здоровья, предупреждать усталость и вероятность совершения ошибок, в идеале — создавать позитивный психологический настрой.

Оптимальная организация рабочего пространства невозможна без соблюдения таких базовых требований, как:

1. Санитарно-гигиенические. Они предусматривают определенную влажность, температуру в рабочем помещении. Для работы температура в помещении не должна превышать 18–22 °С. Работоспособности способствует свежий воздух, приток которого обеспечивает вентиляция и проветривание.
2. Правильное освещение. Должно быть предусмотрено как общее освещение, так и на каждом рабочем месте.
3. Психофизиологические. При монотонном труде в офисе работники не должны испытывать физический и эстетический дискомфорт. Это достигается соблюдением чистоты и порядка, правильным цветовым оформлением интерьера, озеленением помещений. Коричневая мебель, например, способствует концентрации внимания, активизирует работоспособность.
4. Оптимальная вместительность. Размер рабочих помещений должен соответствовать тому количеству людей, которые в нем работают. Теснота блокирует мыслительную деятельность, а возникающая в тесноте захламленность мешает восприятию новой информации, профессиональному совершенствованию.

Хорошие условия упрощают выполнение обязанностей работниками, делают их более эффективными. В конечном итоге условия повышают работоспособность людей, производительность труда всего коллектива.

Общие принципы организации офисного рабочего места

Организация рабочего места возлагается на каждого работника, здесь нет стандартов. Но эргономикой предусматриваются общие рекомендации:

• Рабочее место должно быть разделено непосредственно на рабочую зону, где выполняются трудовые функции, и вспомогательную, где хранится все необходимое для работы.
• Рабочее пространство должно находиться в пределах досягаемости рук в горизонтальном и вертикальном направлении. Тогда не придется каждый раз вскакивать, чтобы взять что-то необходимое.
• Все предметы в рабочей зоне (на столе, на полках, в ящиках), которыми регулярно пользуются, должны содержаться в продуманном порядке. Чтобы взять их, должно потребоваться минимум движений и усилий. Захламленность мешает ритмичности работы.
• В офисе зонирование пространства может предусматривать отдельные места для работы за компьютером и с бумажными документами.
• Особого внимания требует содержание проводов и удлинителей для офисной техники. Они не должны создавать опасности для людей, то есть не мешать передвигаться и не путаться. Их следует содержать в контейнерах или перевязывать, размещать в недоступных местах.

Соблюдение в целом принципов организации рабочих мест в офисе поможет создать благоприятную трудовую, творческую атмосферу.

Организация рабочего места в офисе: правила

Рабочее место в офисе для каждого работника должно отвечать тем функциям, которые на него возложены:

• общение с посетителями и с заказчиками;
• работа на компьютере;
• коммуникация с сотрудниками.

Это влияет на выбор мебели, ее размещение, на наличие определенной техники и т. д. Однако выработаны общие рекомендации, которые пригодятся при устройстве любого офисного места.

Как обустроить рабочий стол

Офис — визитная карточка любой организации и зеркало каждого работника. Поэтому главное требование — порядок и в помещении, и на каждом рабочем столе. Как это достигается?

За столом служащие проводят большую часть рабочего времени, поэтому он должен быть удобным. Идеально, если стол регулируется под рост работника. Размер его должен быть таким, чтобы умещалось все необходимое для работы и оставалось небольшое свободное место.

Офисная работа чаще всего выполняется с помощью компьютеров. Поэтому оптимальным будет такое расположение предметов на столе:

• Место по центру отводится компьютеру.
• Справа от него располагают предметы, которые чаще всего нужны в работе: лотки для документов, канцелярские принадлежности.
• Слева положите телефон, диктофон, если они часто требуются в работе. Если нет, то отправьте их в ящик стола.
• Слева же от монитора расположите личные вещи, фото, но этих предметов не должно быть больше трех.
• Слева в ящиках стола храните ежедневники, органайзеры, блокноты, справочники и другие источники информации.

Соблюдайте правило: на рабочем столе не должно быть ничего лишнего. Любой предмет отвлекает, поэтому в зоне видимости оставляйте только необходимое, все остальное располагайте сбоку, сзади, в ящиках и т. д.

Если работой предусмотрено одновременное пользование компьютером и документами, стол должен быть побольше, чтобы рядом было свободное место.

Особое внимание для удобной работы за столом уделите лоткам или папкам для документов (достаточно двух органайзеров для входящих и исходящих бумаг). Разбирайте документы по мере поступления, оставляйте на столе только актуальные. Ненужные бумаги отправляйте в корзину под столом. Делайте это регулярно.

Другие предметы на рабочем месте

Для нормальной работы в офисе также требуются:

• Стулья. Эти современные предметы мебели должны иметь регулируемую спинку, удобные подлокотники, возможность корректировки высоты. Они чаще всего на колесиках, что позволяет удобно садиться и вставать, передвигаться рядом со столом.
• Специальная подставка под ноги, если трудно отрегулировать по росту стол и стул. Это уменьшит нагрузку на спину.
• Шкафы или полки для длительного хранения папок с документами.

Комнатные растения на рабочем месте помогают расслабиться, снять напряжение от монотонной работы:

1. Это может быть крупный цветок, который отделит рабочее пространство от слишком большого окна рядом со столом.
2. Расположите яркий цветок на краю стола, если хотите отгородить свое пространство от офиса.

Наряду с этими традиционными правилами среди офисных служащих стали популярны рекомендации фэншуй. Ими пользуются как для оптимального расположения предметов в офисе, так и для оформления рабочего места.

Рассмотренные правила и рекомендации помогут рационально организовать рабочее место, где проходит большая часть дня. Помните, что беспорядок деморализует и снижает мотивацию к труду. Организация рабочих мест — то, с чего начинается успешная работа и карьера.

В современных условиях мы почти постоянно общаемся с коллегами. Мы, не задумываясь, говорим привет, можем мысленно выпить кофе с удалённым собеседником или отправить коллегам картинку с кошкой в пижаме — и это нормально. Но хотя мы и общаемся друг с другом на работе, такое общение отличается от рабочего взаимодействия.

Рабочее взаимодействие подразумевает общение на работе только касательно самой работы. Знание правил эффективного рабочего взаимодействия поможет вам снизить вероятность недопонимания, повысить удовлетворённость коллектива, укрепить доверие и основу для совместной работы. Коллективы, умеющие эффективно взаимодействовать, лучше справляются с возникающими трудностями. Но формирование конструктивного взаимодействия требует времени и сил — вот тут-то мы и приходим на помощь с нашими 12 способами вывести навыки рабочего взаимодействия на новый уровень.

Что подразумевается под рабочим взаимодействием?

Рабочее взаимодействие — это взаимодействие на работе касательно самой этой работы. Сюда относится обмен информацией о персональных поручениях, публикация актуальных данных в обновлениях статуса проектов, а также обратная связь с руководителями и сотрудниками. Знание того, как обеспечить рабочее взаимодействие, является ключом к эффективной совместной работе. Ведь отсутствие чёткого взаимодействия чревато недопониманием, ошибками и даже оскорблением чьих-то чувств.

Рабочее взаимодействие может осуществляться лично, путём переписки, по видеосвязи или в рамках совещаний. Кроме того, такое взаимодействие может происходить в реальном времени или с некоторой задержкой, например, когда вы общаетесь по работе с помощью электронной почты, системы видеосообщений или через платформу типа инструмента управления проектами. Вот несколько примеров рабочего взаимодействия:

• Коллективные совещания

• Личные беседы

• Приём информации

• Обмен информацией о статусе проекта или ходе работ

• Совместная работа над задачами со специалистами из разных подразделений

• Невербальный обмен информацией

Повысить эффективность командной работы с помощью Asana

Элементы эффективного взаимодействия

Ну, вот вы и узнали, что такое рабочее взаимодействие. С чего же теперь начать повышение его эффективности? Существует несколько основных принципов эффективного взаимодействия, которыми можно пользоваться независимо от характера взаимодействия. В частности, эффективное взаимодействие:

• Подразумевает чёткость. Отправляя сообщение в Slack, составляя письмо по электронной почте или отвечая на чей-то запрос, старайтесь чётко доносить то, что хотите сказать.

• Направлено на разрешение конфликтов, а не на их создание. Взаимодействие осуществляется с тем, чтобы решить проблему или способствовать эффективной совместной работе над проектом или задачей. Эффективное рабочее взаимодействие позволяет выявлять препятствующие факторы и обеспечивать обратную связь, но главная цель при этом заключается в том, чтобы добиться улучшение текущей ситуации.

• Является двухсторонним. Любое рабочее взаимодействие представляет собой обмен информацией, даже если она передаётся невербальным способом и только одним человеком.

Преимущества открытого рабочего взаимодействия

Чёткое эффективное рабочее взаимодействие позволяет:

• Повышать вовлечённость и причастность сотрудников

• Стимулировать интерес коллектива

• Повысить продуктивность

• Формировать здоровую рабочую атмосферу и организационную культуру

• Нивелировать конфликтные ситуации

• Повышать лояльность

Читать о том, что такое матричная организация и как она работает

Семь советов об эффективном рабочем взаимодействии

Эффективное рабочее взаимодействие определяется местом, способом и временем его осуществления. Воспользуйтесь следующими семью советами, чтобы повысить качество общения с коллегами.

1. Учитывайте место и предмет взаимодействия

Взаимодействие осуществляется разными способами: путём личного общения, по электронной почте, через месенджеры и платформы управления работой. Для обеспечения максимальной эффективности следует соблюдать некоторые правила относительно места и предмета взаимодействия.

Иногда понимание места взаимодействия — это уже полдела. В вашей компании могут использоваться разные инструменты для обмена информацией, что делает вопрос выбора нужного средства ещё более важным. Какой вариант подходит для вашего вопроса или комментария? Требуется ли вам оперативный обмен информацией, или несрочного сообщения будет достаточно? Если вы не уверены, уточните у коллеги или руководителя, куда вам отправлять те или иные сообщения. Крайне важно, чтобы все следовали одним правилам. Например, в Asana мы используем следующие решения:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

2. Развивайте навыки общения

Общение — это основа эффективной работы в коллективе. Для развития навыков совместной работы в коллективе необходимо уметь общаться открыто и честно. Это не значит, что нужно всего со всем соглашаться. Для эффективного взаимодействия очень важно знать, как правильно выражать несогласие и преодолевать разногласия.

Навыки совместной работы и общения напоминают вопрос, что было первым, курица или яйцо? Эффективное общение позволяет обеспечить конструктивную совместную работу, но при этом понимание того, как вести совместную работу, является ключевым компонентом эффективного общения. Фактически это означает, что со временем придётся отрабатывать навыки как совместной работы, так и общения. По мере повышения эффективности совместной работы вы будете улучшать навык обмена информацией и мнениями в рабочей обстановке, и как следствие, такое открытое взаимодействие позволит выполнять совместную работу ещё более слаженно.

Читать о 10 простых шагах к более эффективной совместной работе

3. По возможности используйте личное общение

Пожалуй, самый надёжный и проверенный способ избежать недопонимания — поговорить с человеком лично. Если ваша команда работает в виртуальном режиме, также подойдёт общение по видеосвязи. Личное общение особенно важно, когда предстоит непростой разговор. Бывает трудно передать правильную интонацию в письменном виде, поэтому в идеале желательно, чтобы собеседник видел вашу мимику и жесты.

При удалённом или распределённом режиме работы видеосвязь можно заменить разговором по телефону. Усталость от видеоконференций — это реальная проблема, которая способна заметно осложнить совместную работу и взаимодействие для коллективов, работающих в удалённом режиме. Общение по телефону снижает визуальную нагрузку и при этом позволяет слышать голос и интонацию собеседника.

4. Контролируйте интонацию и жесты

Общение — это не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите. Не допускайте скрещивания рук и резкого тона. Зачастую жесты могут не иметь никакого отношения к текущей ситуации, например, когда вы устали или испытываете стресс из-за каких-то личных переживаний. Но ваши коллеги, не зная этих обстоятельств, могут неправильно понять вас и предположить, что вы рассержены или чем-то расстроены. Постарайтесь выглядеть и говорить спокойно, чтобы не давать ложных сигналов, особенно когда предстоит сложный разговор.

5. Отдавайте предпочтение двустороннему общению

Слушать собеседника так же важно для рабочего взаимодействия, как и говорить. Для качественной совместной работы в коллективе важно выслушивать чужие идеи, а не только излагать собственные.

Существует два распространённых варианта слушать других: слушать, чтобы ответить, и слушать, чтобы понять. Когда вы слушаете ради того, чтобы ответить, то в первую очередь уделяете внимание собственным высказываниям, а не тому, что говорит собеседник. При таком способе слушать вы рискуете упустить ключевую информацию или даже повторить уже сказанное собеседником.

Лучше стараться слушать, чтобы понять собеседника, то есть слышать, что он говорит, а не думать, что ему ответить. Если вы надумаете что-то сказать, запишите эту мысль, чтобы можно было продолжить слушать собеседника, а не пытаться удержать в голове то, что вы собираетесь сказать дальше.

6. Оперируйте фактами, а не предположениями

Соучредитель Conscious Leadership Group Диана Чапман рекомендует пользоваться так называемой техникой фактов и предположений. В данном случае «факты» — это то, что действительно имело место, и то, с чем никто из присутствующих не станет спорить, а «предположение» — это ваша интерпретация той или иной ситуации.

Например, ваш руководитель озвучивает оценку вашей работы во время совещания. Это факт. Вы не ожидали такой оценки и предполагаете, что руководитель высказался при всех, а не оставил это для беседы с глазу на глаз, потому что он недоволен вашей работой. Это предположение, поскольку вы точно не знаете, правда ли это.

Предположения неизбежны, ведь мы все строим их на основе фактов. Но старайтесь отделять предположения от фактов и не руководствуйтесь ими, если не можете их подтвердить. Например, можно поговорить с руководителем лично и спросить, почему он озвучил свою оценку на коллективном совещании.

7. Разговариваете с нужным человеком

Эффективность рабочего взаимодействия зависит не только от того, что вы говорите, но и от того, с кем вы разговариваете. Неэффективное взаимодействие зачастую возникает, когда вы говорите не с теми людьми или пытаетесь передать информацию в неподходящей обстановке.

Во избежание такой ситуации позаботьтесь о том, чтобы сообщение дошло до нужных людей. Если вы точно не знаете, кто это должен быть, выполните процедуру определения всех важных заинтересованных сторон проекта.

Читать о том, что такое анализ заинтересованных лиц проекта и почему он важен

Пять способов развить навыки взаимодействия у руководителя

Как руководитель вы можете устанавливать процедуры общения в своём коллективе. Эффективное взаимодействие позволяет создать здоровую рабочую атмосферу в компании, обеспечить доверие сотрудников друг к другу и устранить разрозненность в работе различных подразделений. Для этого необходимо соблюдать нижеследующие правила.

1. Контролируйте значительные изменения

Прежде чем приступить к отработке навыков общения в коллективе, позаботьтесь об отсутствии значительных проблем, препятствующих открытому обмену информацией. Все ли чувствуют себя комфортно, разговаривая открыто с коллегами? Нет ли каких-либо факторов, мешающих сотрудникам быть самими собой?

Одним из самых ценных ваших достижений в качестве руководителя может быть создание для сотрудников такой атмосферы, в которой они могут быть на работе самими собой (в той степени, в которой они на это готовы). Будь то обсуждение разногласий, каких-то личных переживаний, не связанных с работой, или вопроса выбора наиболее подходящего варианта взаимодействия, необходимо понимать потребности каждого сотрудника и обеспечить их удовлетворение в рабочей среде коллектива.

Читать о том, как Islamic Relief Canada расширяет своё влияние на 75% с помощью Asana

2. Интересуйтесь мнениями как можно чаще

Если не спрашивать мнения о вашем стиле общения, можно никогда и не узнать, что о нём думают другие. Хотя рабочее взаимодействие влияет на все остальные действия и решения, сотрудники могут не придать должного значения этому фактору. Интересуясь мнением сотрудников о вашем стиле общения, вы сможете продолжить развитие и укрепление стратегий чёткого взаимодействия в своём коллективе.

3. Обеспечьте понимание стилей общения, принятых в коллективе

Ещё один способ обеспечить эффективное взаимодействие с коллективом — спросить у сотрудников, какой стиль общения им ближе. Предпочтительный стиль общения не должен быть секретом или игрой в угадайку. Точно зная, что удобнее вашим коллегам: видеоконференции или телефонные звонки, утренние совещания или дневные собрания, вы сможете создать для них более комфортную рабочую обстановку.

Важно выяснить следующие моменты:

• К какому хронотипу они себя относят: «жаворонки» или «совы»?

• Предпочитают ли они структурно проработанные совещания или коллективное обсуждение вопросов в свободной форме?

• Как им удобнее формулировать мысли: вслух, с места или на бумаге?

• К какому психотипу они себя относят: интроверты, экстраверты или амбиверты?

• Есть ли у сотрудников чувство локтя по отношению друг к другу, или нужно проводить больше мероприятий по сплочению коллектива?

• В какой форме лучше проводить совещания и ставить задачи, чтобы обеспечивался максимальный импульс к действию?

Читать руководство по стилям общения и взаимодействия для руководителей

4. Уделяйте время мероприятиям по сплочению коллектива и преодолению психологических барьеров

Чтобы уметь правильно общаться с коллективом, нужно хорошо его узнать. Особенно важно находить время для знакомства с коллективом в неформальной обстановке. Вопросы для снятия психологических барьеров помогают понять индивидуальные особенности людей и снизить напряжённость на совещании. Поэтому желательно провести непринуждённую беседу с коллегами, прежде чем погружаться в повестку совещания.

Читать о 110+ самых эффективных вопросах для преодоления психологических барьеров и сплочения коллектива

5. Задавайте правильный тон

Помните: то, как вы общаетесь и взаимодействуете с сотрудниками, влияет на всю вашу команду. Именно вы должны задать настрой на открытое рабочее взаимодействие. Как только вы это сделаете, вашему примеру последуют другие.

При этом через каждые несколько месяцев следует проверять, как люди взаимодействуют в коллективе. Не появились ли за последние время какие-либо привычки, которые вы хотели бы искоренить или наоборот развить? Если не просто один раз задать нормы общения и взаимодействия в коллективе и сразу забыть об этом, а регулярно анализировать их, это обеспечит вам более продуманный подход к методам взаимодействия.

Читать о том, как фонд Hope for Haiti повышает уровень жизни большего числа гаитян с помощью Asana

Другие виды рабочего взаимодействия

Рассуждая о рабочем взаимодействии, в большинстве случаев мы исходим из того, что речь идёт о личном общении. Однако существует множество способов взаимодействия в разных местах: от глобальных офисов до удалённых команд. Большинство самых распространённых способов взаимодействия подойдут коллективу любого типа, но есть ещё несколько практических рекомендаций для сплочения команды.

Распределённые коллективы

Распределённые коллективы работают в разных точках земного шара. Они могут жить по разному времени, говорить на разных языках, иметь свои культурные особенности и традиции. Не стоит ожидать, что все они будут взаимодействовать по одной схеме. На самом деле разнообразие мышления, которое вы наблюдаете, работая с коллегами со всего мира, является одним из преимуществ распределённых коллективов.

При работе с распределённым коллективом крайне важно обеспечить полное взаимодействие, с тем чтобы участники коллектива в разных часовых поясах и офисах оставались в курсе событий. Обязательно фиксируйте всё в едином источнике достоверной информации, доступном участникам коллектива в онлайн-режиме, и найдите инструмент, в котором данные оперативно обновляются в реальном времени, чтобы не возникало задержек в работе из-за ожидания информации.

Имейте в виду, что часовые пояса тоже могут влиять на готовность людей к общению. Старайтесь проводить совещания, когда на них могут присутствовать все участники, или предложите делать записи и вести протокол, если кто-то не может принять участие. Также важно перепроверить, чтобы все нужные люди были в курсе происходящего, и чтобы мероприятие не прошло мимо них только из-за того, что они находятся в другом офисе, а не вместе с остальным коллективом.

Читать о сплочении и процветании в распределённом мире вместе с Asana

Совместная работа в онлайн-режиме

При работе с виртуальной командой крайне важно определить, где и как часто вы будете общаться с ней. Если уметь грамотно пользоваться инструментами взаимодействия, участники коллектива будут чувствовать свою вовлечённость, даже находясь на расстоянии.

Читать о том, как Jones Knowles Ritchie разрабатывает надёжные глобальные бренды с помощью Asana

Участники удалённого коллектива могут чувствовать отстранённость в условиях изоляции, поэтому следует продумать вместе с командой предпочтительные варианты взаимодействия. Кому-то удобнее общаться по телефону, а кто-то предпочитает заранее спланированные совещания с чёткой повесткой. Поскольку в таком коллективе меньше возможностей для личного общения, крайне важно выяснить предпочтения коллег, чтобы можно было обеспечить открытые каналы взаимодействия.

И наконец, обязательно проводите для коллег регулярные мероприятия по сплочению коллектива. Независимо от того, используете ли вы какие-то приёмы для снятия напряжённости перед каждым совещанием, или выделяете время для непринуждённой беседы в конце рабочей недели, усилия по сплочению коллектива помогают его участникам свободно общаться независимо от их местонахождения.

Читать о трёх концепциях успешного управления новым коллективом в условиях удалённой работы

Вишенка на торте эффективного рабочего взаимодействия

Последний компонент чёткого взаимодействия — наличие единого источника достоверной информации для всего процесса рабочего взаимодействия. Наличие централизованной системы, такой как инструмент управления работой, позволяет координировать работу на всех уровнях вашей организации. Подробнее о том, как управление работой облегчает координацию и взаимодействие по проекту, рассказано в нашей статье «Общие сведения об управлении работой».

Повысить эффективность командной работы с помощью Asana