Руководство по паспортному столу

Паспортный стол – это учреждение государственной власти, где граждане могут получить паспорта, внутренние и заграничные. Однако, когда мы обращаемся в паспортный стол, мы взаимодействуем не только с сотрудниками, которые непосредственно выдают нам документы, но и с рядом других должностных лиц, которые осуществляют разнообразные функции, связанные с оформлением и проверкой документов.

Основной персонал паспортного стола состоит из консультантов и операторов. Консультанты проводят приём посетителей, отвечают на вопросы, помогают заполнять необходимые документы. Операторов можно увидеть за компьютерными столами – они занимаются вводом и обработкой данных. Эти сотрудники работают в прямом контакте с посетителями, помогая им справиться с административными процедурами, связанными с оформлением и получением паспортов.

Также в паспортном столе работают юристы, специалисты по охране труда и безопасности, а также руководители и администраторы, которые координируют и контролируют работу всего персонала. Кроме этого, проверка документов и выдача паспортов осуществляются сотрудниками, имеющими право удостоверять документы и подписывать их. Все эти лица составляют коллектив, обеспечивающий работу паспортного стола и исполнение государственных функций, связанных с выдачей паспортов гражданам.

Работа за паспортным столом требует высокой ответственности, грамотности и вежливости. Сотрудники этого учреждения выполняют важную и неразрывную часть государственной службы, обеспечивая выпуск и обработку документов, необходимых для осуществления гражданских прав и свобод.

Работники паспортного стола: кто они?

В состав персонала паспортного стола входят следующие должности:

Все работники паспортного стола должны обладать высоким уровнем ответственности, внимательностью к деталям и хорошими коммуникативными навыками. Они являются ключевыми лицами в процессе выдачи паспортов и оказания государственных услуг гражданам.

Гражданский служащий

Работа гражданского служащего за паспортным столом включает в себя следующие обязанности:

• Прием и проверка документов на оформление паспортов и других удостоверений личности;
• Заполнение анкет и проведение сбора необходимых данных;
• Предоставление информации гражданам о требованиях и процедурах оформления документов;
• Оказание консультаций и помощь гражданам при заполнении документов;
• Организация процесса изготовления и выдачи паспортов;
• Регистрация и ведение документации;
• Участие в процедуре проверки подлинности документов;
• Соблюдение конфиденциальности и обеспечение безопасности информации;
• Работа с информационными системами и программами для обработки данных.

Работа гражданского служащего за паспортным столом требует профессионализма, ответственности и внимательности. Квалифицированный специалист в данной области должен иметь хорошее знание законодательных норм и правил, связанных с выдачей документов.

Кроме того, гражданский служащий должен обладать коммуникативными навыками, уметь работать с людьми и предоставлять высокий уровень сервиса гражданам. Знание информационных систем и умение оперативно работать с компьютером также являются важными навыками для данной профессии.

Сотрудник полиции

Сотрудник полиции имеет широкий функционал, включающий контроль и регистрацию граждан при посещении паспортного стола, проверку наличия документов, необходимых для получения паспортных данных, а также контроль и регистрацию данных граждан в базе данных.

Для успешного выполнения своих обязанностей, сотрудник полиции должен быть внимательным, доброжелательным и обладать навыками общения с людьми. Он должен оперативно реагировать на возникшие проблемы и конфликтные ситуации, а также уметь работать в команде и соблюдать законодательные нормы.

Обязанности сотрудника полиции включают:

• Проверку документов и данных граждан
• Регистрацию информации в базе данных
• Поддержание безопасности и правопорядка
• Помощь гражданам с различными вопросами

Сотрудник полиции является важным звеном в работе паспортного стола, обеспечивая соблюдение правил и процедур при оформлении паспортных данных и поддерживая общественный порядок.

Курьер

Курьер выполняет следующие функции:

1. Забирает документы из других учреждений, таких как роддомы, учебные заведения или отделения полиции.
2. Доставляет документы в паспортные службы и передает их сотрудникам.
3. Передает готовые паспорта и другие документы клиентам, если такие услуги предоставляются паспортным столом.
4. Оформляет необходимую отчетность и подтверждает передачу документов и отчетов с использованием специальных систем и программ.

Для работы в качестве курьера обычно требуется наличие водительского удостоверения категории B и опыт вождения. Кроме того, курьеру необходимо быть добросовестным, ответственным и внимательным, чтобы избежать потери или повреждения документов во время их транспортировки.

Приемщик-регистратор

Обязанности приемщика-регистратора могут включать:

• Прием и проверка документов на соответствие установленным требованиям;
• Регистрация заявлений и документов граждан;
• Заполнение специальных форм и бланков;
• Оформление паспортов, удостоверений личности и других документов;
• Проведение сбора и обработки информации;
• Консультирование граждан по оформлению документов;
• Ведение документации и формирование отчетов.

Для работы на должности приемщика-регистратора требуется знание законодательства в области паспортного и миграционного контроля, умение работать с офисным оборудованием и программами для обработки информации.

На данную должность могут претендовать кандидаты с образованием от начального профессионального до высшего, в зависимости от требований организации и особенностей работы.

Специалист-эксперт

Задачи специалиста-эксперта:

• проверка предоставленных документов на подлинность;
• разбор и анализ сложных случаев, связанных с паспортными вопросами;
• оценка сложности ситуации и принятие решения по дальнейшим действиям;
• консультирование граждан по вопросам оформления и замены паспортов;
• контроль за правильностью оформления документов и соблюдением всех установленных требований.

Специалист-эксперт должен обладать навыками работы с офисными программами, иметь хорошую память и внимательность к деталям. Он должен быть ответственным и готовым принимать решения в сложных ситуациях. Также важными качествами специалиста-эксперта являются доброжелательность, терпеливость и умение работать с людьми.

Образование и требования:

• высшее юридическое или педагогическое образование;
• опыт работы в паспортном деле не менее 3 лет;
• знание законодательства, регламентирующего паспортные процедуры;
• умение анализировать сложные ситуации и принимать решения.

Работа специалиста-эксперта требует высокой концентрации внимания, ответственности и профессионализма. Эта должность является важной в системе паспортного дела, так как от правильности работы специалиста-эксперта зависит выдача гражданам документов, подтверждающих их личность и гражданство.

Начальник паспортного стола

Главные обязанности начальника паспортного стола:

• Организация работы паспортного стола и контроль за выполнением рабочих процессов.
• Разработка и соблюдение рабочих инструкций, правил и процедур, связанных с оформлением документов.
• Организация и проведение обучения и аттестации сотрудников паспортного стола.
• Контроль за обновлением и ведением документации, связанной с деятельностью паспортного стола.
• Участие в разработке и внедрении новых технологий и методик работы для повышения эффективности и качества обслуживания клиентов.
• Решение организационных и кадровых вопросов, включая прием на работу и увольнение сотрудников паспортного стола.
• Взаимодействие с внешними органами власти и организациями (например, судами, миграционной службой и т.д.).
• Анализ и контроль за выполнением плановых показателей организации работы паспортного стола.

Для успешного выполнения своих обязанностей начальник паспортного стола должен обладать хорошим коммуникативными навыками, уметь организовывать и мотивировать коллектив сотрудников, владеть знаниями в сфере государственного учета и оформления документов.

Должностная инструкция паспортиста УК

Должностная инструкция

паспортиста

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.3. Паспортист должен знать:

– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по правилам прописки граждан;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

– правила прописки и выписки граждан;

– порядок подготовки различного вида справок;

– основы организации труда;

– правила пользования компьютерной техникой;

– основы трудового законодательства;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

2. Должностные обязанности

На паспортиста возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Проверка паспортов и документов, предъявляемых для прописки.

2.2. Осуществление прописки и выписки граждан согласно установленному порядку.

2.3. Подготовка справок установленной формы для выдачи их населению.

2.4. Ведение паспортного учета по картотеке с использованием компьютерной техники.

2.5. Обеспечение сохранности и достоверности сведений картотеки паспортного учета, проведение их сверки.

2.6. Осуществление контроля за соблюдением паспортного режима гражданами.

2.7. Выполнение иных обязанностей, связанных с ведением работы по регистрации и документированию граждан.

2.8. Ведение установленной отчетности.

Паспортист имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию своей работы.

3.3. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Повышать свою профессиональную квалификацию.

Паспортист несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Руководитель кадровой службы

С инструкцией ознакомлен:

Дополнительные продукты ЖКХ:

Образец должностной инструкции паспортиста поможет составить локальный акт на основе готового бланка. Документом устанавливаются права, обязанности и ответственность специалиста. Кроме того, им определяются квалификационные требования к соискателю на должность.

Как написать должностную инструкцию (ДИ)?

Закон не определяет, что точно должно быть указано в документе. Следовательно, работодатель может составить его в свободной форме. Как правило, в организациях используют образцы, включающие в себя четыре раздела:

• Общие положения.
• Обязанности (функции) работника.
• Права работника.
• Ответственность работника.

ДИ, составленная таким образом, позволяет определить основной функционал сотрудника, а также указать дополнительные права, не предусмотренные трудовым договором (ТД). По сути, инструкция лишь конкретизирует положения договора, но не заменяет его целиком. Она не может идти в разрез с его содержанием и должна соответствовать закону.

Не все работодатели указывают в ДИ 4 раздела. Так как четких требований для этого документа нет, можно включить в него дополнительные части, например, те, что регулируют:

• Условия, в которых трудится сотрудник.
• Особенности взаимодействия лиц разных должностей.
• Определение показателей KPI.
• Правила для внесения в документ изменений.

Конечно, целесообразность введения в ДИ того или иного раздела определяется работодателем. При этом учитывается, для какой должности составляется документ. Например, вводить «определение показателей KPI» целесообразно, если ДИ составлена для менеджера.

Кроме того, «расширенный» вариант документа используют большие организации. Такие ДИ могут составляться не только для менеджеров, но и для других сотрудников, которые несут большую ответственность.

Разделы должностной инструкции

Для большинства должностей достаточно обычной ДИ, содержащей 4 раздела. Ниже мы рассмотрим каждый из них подробнее.

В нем прописываются следующие пункты:

• кто принимает на должность работника и увольняет с нее;
• кому подчиняется сотрудник;
• кто заменяет работника при его отсутствии, например, во время больничного;
• требования к навыкам и квалификации паспортиста.

Последний пункт очень важен, так как позволяет понять, подходит соискатель на должность или нет. «Требования» нужны, чтобы определить, какими навыками и знаниями должен обладать уже работающий паспортист.

Поясним по данному разделу подробнее.

Гражданин может быть принят на должность паспортиста, если он соответствует следующим требованиям:

• имеет общее среднее образование;
• прошел подготовку по специальной программе.

Соискатель на должность паспортиста должен знать:

• актуальные нормативно-правовые акты;
• должностную инструкцию;
• правила и стандарты делопроизводства по оформлению и выдаче населению документов.

С правилами внутреннего распорядка и охраны труда паспортист знакомится при устройстве на работу, что подтверждает своей подписью.

Как показывает практика, требования к образованию сотрудника паспортного стола в разных организациях отличаются. Они устанавливаются начальником управления в ДИ.

Как правило, требования к наличию специального образования, а также опыта работы, не выдвигаются. Большая часть деятельности паспортиста не требует определенных навыков. Достаточно знать основные правовые нормы, касающиеся трудовой функции, а также основы делопроизводства.

Паспортист принимается на должность и увольняется с нее начальником паспортного стола. Если работник отсутствует на рабочем месте, то чаще всего его заменяет заместитель начальника паспортного отдела.

Важно! В исключительных ситуациях паспортист может привлекаться для выполнения работ, которыми заняты другие сотрудники. Здесь вопрос решается на усмотрение руководства.

В любом случае, возлагая на паспортиста дополнительные обязанности, важно не отвлекать его от основной работы. Кроме того, нужно учитывать положения трудового законодательства и локальных нормативных актов работодателя.

Обязанности (функции) работника

Этот раздел ДИ, по сути, является ключевым. В нем содержатся функции, которые должен выполнять сотрудник по своей работе.

Условно их можно разделить на несколько видов:

• Профильные. Это функции, обязательные для определенной должности. Например, для паспортиста это будет работа по регистрации и учету лиц, проживающих на конкретной территории.
• Дополнительные. Это функции, перечень которых устанавливается каждой организацией. Он определяется размером компании, масштабом ее деятельности, кадровой политикой и другими показателями.
• Базовые. Они входят в инструкции для большинства специальностей: поддержание порядка, соблюдение правил конфиденциальности и другие.

Важно! Если работодатель планирует задействовать сотрудника для выполнения работ, не обусловленных его должностью, то ему надо убедиться, что дополнительная трудовая нагрузка не противоречит содержанию ТД.

Функции паспортиста следующие:

• оформление документов для получения, замены или восстановления паспорта;
• контроль наличия всех документов, поступающих от жильца при его регистрации по адресу или снятия с учета;
• систематизация документов в паспортном столе, обеспечение их сохранности;
• оформление документов для призывников;
• предоставление жильцам справок по запросу;
• ведение учета документов с помощью персонального компьютера.

В целом, права сотрудника оговариваются в ТК РФ. Однако работодатель может установить для паспортиста дополнительные права. Главное, чтобы любые нововведения не ухудшали положение работника относительно законодательства.

Важно! Перечень полномочий, предоставляемых сотруднику, определяется размером его ответственности. Чем она существеннее, тем большими правами наделяется работник. Это нужно для эффективного решения текущих задач.

В ст. 21 ТК РФ уже указываются основные права, гарантированные любому работнику. В ДИ не нужно прописывать положения, дублирующие правовые нормы.

Обычно указывается, что паспортист вправе:

• знакомиться с решениями руководителя и принятыми планами-графиками, затрагивающими его деятельность;
• предлагать методы и идеи совершенствования и автоматизации своей работы;
• требовать от непосредственного начальника предоставить доступ к информации, ресурсам и документам, необходимым для исполнения своих обязанностей;
• проходить повышение квалификации на общих основаниях.

Чтобы наказать сотрудника за нарушение, нужно выполнить определенную процедуру. По этой причине в разделе «Ответственность» не стоит устанавливать определенные санкции. Можно прописать в общих чертах, что нарушения влекут за собой административную, дисциплинарную, материальную, уголовную ответственность.

Как правило, в раздел «Ответственность» ДИ указывается, что работник несет следующие виды ответственности:

• материальную – за порчу имущества работодателя, предоставленного в служебных целях;
• дисциплинирую – за ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей (например, прогул или систематические опоздания);
• административную или уголовную – за правонарушения или преступления в процессе своей работы;
• гражданскую, например, если в результате его действий жильцу был нанесен материальный ущерб.

Важно! Паспортист несет ответственность за предоставление недостоверных сведений жильцам или другим сотрудникам управляющей компании, касающихся сроков изготовления документов и величины государственной пошлины, которая за это взимается.

Готовый документ должны проверить:

Далее ДИ проходит согласование со специалистом, разбирающимся в той области, для которой был составлен локальный акт. Окончательный вариант ДИ визирует руководитель организации. Сам работник подписывает ее во время трудоустройства. Проставление подписи означает, что работник согласен с положениями документа.

• Должностная инструкция паспортиста составляется по общим правилам. Обычно в нее входит 4 раздела, в которых прописываются определенные пункты.
• Права паспортиста устанавливаются ТК РФ (ст. 21). Однако работодатель может указать в ДИ дополнительные права так, чтобы положения ТК РФ не дублировались.
• Паспортист выполняет возложенные на него обязанности. Они расцениваются, как функции.
• Работник несет ответственность за неисполнение законодательства и нарушение установленных правовых норм. В отношении него могут применяться разные виды ответственности, главное, чтобы в ДИ четко не указывалось, какие санкции налагаются. Это объясняется тем, что определить для работника наказание можно только после установленной процедуры.

Насколько полезной оказалась эта статья?

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 – Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 – Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 – По России, звонок бесплатный

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Управляющая компания помимо обеспечения населения на вверенном ей участке коммунальными услугами также обязана регулировать вопросы, связанные с регистрацией жителей, выдачей им документов и справок, принятием на учет и снятием с него. Работник, который занимается оформлением и обработкой различных видов личных документов граждан, называется паспортист.

Рассмотрим в статье, кто может быть принят на такую должность в штат ЖКХ, каковы права и обязанности такого работника и особенности составления должностной инструкции.

Паспортный стол в УК

Паспортный стол — отдел в управляющих компаниях, который ни чем не отличается от традиционных, обслуживающих население, проживающих в домах без УК. Начальник такого отдела лично занимается подбором персонала, в том числе – и на должность паспортиста. Если УК обслуживает достаточно большой участок и, соответственно, объем работы с документами предстоит немалый, начальник отдела нанимает заместителя, который помогает контролировать выполнение работ паспортистом.

Обратите внимание! Главная особенность «паспортного стола» в УК – двойное подчинение: как Главному управлению по вопросам миграции РФ, так и непосредственно Управляющей компании.

Паспортный стол при оформлении и выдаче документов руководствуется ФЗ-5242-1 (ред. от 03.04.17) «О праве граждан РФ на свободу передвижения».

Основные положения

В общих положениях содержится информация о том, какой гражданин может быть принят на должность паспортиста, а именно:

• имеющий общее среднее образование и прошедший подготовку по специальной программе;
• кандидат на должность должен знать соответствующие нормативно-правовые акты, законы, а также должностную инструкцию, и действовать согласно данным документам;
• паспортист должен знать делопроизводство и стандарты, согласно которым производится оформление и выдача документов населению;
• перед приемом на работу паспортиста ознакомляют с внутренними правилами и основами охраны труда на рабочем месте.

Требования к образованию паспортиста и опыту работы в схожих организациях прописываются начальником управления в должностной инструкции. Обычно требования к опыту работы не выдвигаются, как и к наличию специального правового образования. Большая часть работы паспортиста не требует глобальных знаний в сфере делопроизводства, достаточно знания общих положений.

Принятие на работу и увольнение паспортиста выполняется приказом председателя правления УК или непосредственно начальником отдела. Также в общих положениях зафиксирована информация о том, кто должен исполнять обязанности данного работника в период его болезни или отпуска (обычно этим занимается заместитель начальника паспортного отдела).

Справка! По усмотрению руководства и в случае острой необходимости присутствие или участие паспортиста может быть необходимо на работах, которыми заняты другие члены УК.

Кроме того, в общих положениях описано, где находится рабочее место паспортиста и каков график его работы, связанной с приемом населения.

К обязанностям паспортиста относят:

• оформление документов для получения или восстановления паспортов, а также замены в связи с изменением фамилии;
• контроль наличия пакета документов, поступающих от жильца при заселении и снятии с учета;
• систематизация документов в паспортном отделе, обеспечение их сохранности;
• оформление документов для военнообязанных и допризывников;
• предоставление жильцам необходимых справок при условии соблюдения законов РФ и должностной инструкции;
• ведение учета имеющихся документов при помощи компьютерной техники.

Права

Человек, работающий на данной должности, имеет право:

• на ознакомление с решениями руководства и принятыми планами-графиками работ, касающихся деятельности паспортного отдела УК за данный или предстоящий календарный период;
• на выдвижение идей, касающихся методов усовершенствования, автоматизации и повышения производительности труда паспортиста;
• требовать от начальника отдела свободного доступа к информации, документам и ресурсам, которые необходимы для эффективного исполнения служебных обязанностей;
• на социальные гарантии и возможность повышения квалификации на общих основаниях.

Ответственность

Как и все паспортист в управляющей компании несет следующие виды ответственности за совершаемые действия:

• материальную – за порчу предоставленных для исполнения служебных обязанностей материалов, инструментов и механизмов;
• административную – за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей (прогул работы, опоздание) при отсутствии важных причин;
• гражданскую или уголовную – за правонарушения, осуществленные в процессе работы, которые повлекли за собой серьезные последствия или нанесли материальный ущерб жильцу УК.

Важно! Также паспортист понесет ответственность за предоставление недостоверной информации жильцам или другим работникам УК, касающейся срока изготовления документов и размера государственного налога, который за это взимается.

Особенности работы

Работа паспортиста в УК не имеет существенных отличий от аналогичной работы в ГУВМ МВД РФ, помимо того, что зачастую на одного сотрудника приходится повышенная нагрузка из-за большого числа жителей, обслуживаемых УК.

Кроме того, отчет о проделанной работе за определенный период составляется паспортистом в двух экземплярах – непосредственно для ГУВМ и для руководства УК.

Должностная инструкция и порядок ее составления

В должностной инструкции паспортиста содержится информация об основных правах, обязанностях и ответственности, которая возлагается на сотрудника. Все пункты подробно описаны в разделах этой статьи. Составляется должностная инструкция руководителем структурного подразделения (начальником паспортного стола), подписывается в юридическом отделе (свидетельство того, что ни один пункт инструкции не противоречит законам РФ и ТК РФ).

При каждом ее изменении сотрудник подтверждает, что был с изменениями ознакомлен, своей подписью в документе. Таким образом, должность паспортиста в УК практически ничем не отличается от такой же должности в ГУВМ. Строгие требования к кандидатам на данное место не выдвигаются, достаточно знания действующего законодательства и основ делопроизводства.

Опыт работы как обязательное требование может быть внесен в должностную инструкцию начальником отдела «паспортного стола», но обычно в этом нет необходимости. Вся информация о том, чем должен заниматься сотрудник в рамках рабочей деятельности, также содержится в соответствующем разделе должностной инструкции («Должностные обязанности паспортиста»), которой он обязан следовать при исполнении служебных обязанностей.

У жителей многоквартирного дома (МКД) в большом городе часто возникает вопрос как узнать адрес своего паспортного стола, где можно взять справку о регистрации по месту жительства. Действительно, справочно подтвердить место, где гражданин поставлен на регистрационный учет требуется по месту учебы и работы, в поликлинике и в банке, для начисления коммунальных платежей и социальных выплат. Статья станет подсказкой как найти паспортистку, чтобы оформить нужный документ и что обязан знать и выполнять этом специалист, чтобы система учета граждан исправно работала.

Основы регистрационного учета граждан в Российской Федерации

Основным нормативным документом, регулирующим регистрационный учет является Федеральный закон от 25.06.1993 года № 5242-1. Он определяет право жителей России свободно менять место нахождения и адрес проживания.

Статья 3 закона регламентирует необходимость и порядок постановки на учет всех граждан. Это в первую очередь требуется гражданам, так как привязка к территории проживания дает возможность реализации конституционных гарантий и дает право участвовать в региональных и государственных программах. Кроме прав, каждый человек имеет определенные обязанности, что тоже требует учета данных о местонахождении.

Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 года №713 утверждены Правила регистрации и снятия граждан с учета по месту пребывания и по месту жительства, требования к лицам, ведущим прием документов на основании которых осуществляются регистрационные действия.

ФЗ-5242-1 – установил функции Управления Федеральной Миграционной Службы (УФМС), как органа исполнительной власти в системе Министерства внутренних дел (МВД). Структура аккумулирует данные учета в единой справочно-адресной электронной системе.

Задача первичной регистрации и своевременного внесения данных в централизованный ресурс возложена на паспортные столы по месту жительства.

Паспортный стол в структуре ЖКХ

Многолетний опыт работы по учету граждан подтверждает, что отделение паспортного стола в сфере ЖКХ является удобной формой для людей и надежным способом создания корректной общероссийской базы.

Предприятия жилищно-коммунальной сферы функционируют непосредственно в местах жительства и пребывания большей части населения. У ЖКХ, кроме основного назначения стола учета, есть свой интерес: получения данных о количестве и перемещениях собственников обслуживаемых помещений. Тогда как миграционная служба при МВД, осуществляя сбор информации, преследует в первую очередь цель учета и актуализации сведений.

Стоит отметить, что паспортная служба имеет двойное подчинение:

• все задачи и функции исполняются в соответствии с административным регламентом УФМС;
• в части организационных вопросов, установления должностных обязанностей, внутреннего распорядка и дисциплины правила устанавливает администрация УК или председатель ТСЖ.

Это неслучайно, так как ведение паспортного стола предусматривает договорные отношения обслуживающей организации и с миграционной службой.

Организация регистрационного учета в управляющей организации

Управляющие компании (УК) часто принимают на себя функции паспортного стола, по сути становясь посредником между жителями и УФМС. Согласно 5242-1-ФЗ для граждан, услуга является бесплатной. Между тем собственники МКД, понимая важность услуги и удобство нахождения паспортиста по месту жительства, включают это условие в договор обслуживания.

Оплата не отражается в квитанции, но она учитывается в затратах. В крупных УК она минимизирована за счет большого числа потребителей. В мелких УК и в товариществах собственников жилья (ТСЖ), расходы снижены в связи неполной занятостью паспортистки-совместителя.

Обычно в штате паспортного стола УК числится 1 человек, а иногда как сказано выше, даже не на полную ставку. Но в управляющих организациях, где жилой фонд представляет собой десятки МКД в структуре паспортной службы трудится несколько паспортистов под руководством начальника.

Часто встает вопрос: нужен ли паспортист в ТСЖ. По правилам данной формы управления МКД, решение всегда остается за собственником. И как показывает практика, наличие паспортиста имеет много плюсов. Это и возможность быстрого обращения в паспортный стол по месту прописки для получения справки и доступная база данных товарищества.

Предприятие ЖКХ, принимающее в штат работника паспортной службы обязано обустроить рабочее место: помещением, мебелью, сейфом для хранения документов, содержащих персональные данные граждан, оргтехникой и телефонной связью.

Какие вопросы можно решить в паспортном столе по месту жительства 

Собственники квартир и жители, проживающие на законных основаниях при обращении к паспортисту могут беспрепятственно получить:

• получить справку с места жительства по форме в зависимости от места требования и справку о количестве проживающих;
• поставить на постоянный регистрационный учет новых жителей;
• зарегистрировать временно прибывших граждан;
• оформить снятие с учета.

Регистрационные действия осуществляются в соответствии с Приказом № 984, которым установлен регламент ведения учета.

Иногда, собственники квартир считают, что с появлением многофункциональных центров (МФЦ), паспортистка не нужна. Но это только до первого обращения в МФЦ. Практически по каждому вопросу будет запрошена справка с места жительства. Выходит, что в обязанности работника центра не входит запрашивать эту информацию в УФМС.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции паспортистки УК

Даже если работник паспортного стола выполняет обязанности по договору совмещения следует разработать должностную инструкцию. Если непосредственный руководитель паспортиста отсутствует, проект инструкции готовит кадровая служба УК.

Документ согласовывает юрист, утверждает руководитель организации. Следующим важным этапом является ознакомление с инструкцией работника, под роспись, с проставлением даты. Заверенная печатью организации копия должна хранится на рабочем месте паспортистки.

Структура ДИ

В должностной инструкции должны быть следующие разделы:

• Общие положения, с описанием подчиненности и положения в организационной структуре УК.
• Квалификационные требования. В разделе перечисляется, что должен знать и уметь работник паспортного стола.
• Должностные обязанности. Перечень функций и обязательных действий, при исполнении которых будут выполняться поставленные задачи.
• Права. Условия гарантированные Трудовым кодексом РФ и внутренними правилами организации.
• Ответственность. Важное перечисление нарушений, за которые возможно получение взысканий и наказания.

Заключительный раздел обычно содержит описание порядка внесения изменения и дополнения в инструкцию.

Образец стандартной должностной инструкции паспортиста управляющей компании поможет составить документ с учетом всех тонкостей профессиональной деятельности.

Квалификационные требования к паспортистке УК и ТСЖ

Подбор кандидата на должность паспортиста ответственная задача. Кандидат должен обладать рядом особенных компетенций и иметь навыки

• применения нормативных документов, регламентирующих порядок регистрации и учета, в том числе с административного регламента УФМС;
• документооборота с использованием унифицированных форм;
• делопроизводства, в соответствии с установленными отраслевыми стандартами;
• работы с персональными данными;
• обращения с оргтехникой.

Хорошо, когда кандидат имеет опыт работы в данной сфере. В других случаях следует организовать обучение.

Перечень функциональных обязанностей паспортиста 

Работник паспортной службы УК вступая в должность принимает следующие обязанности:

• ведение регистрационного учета по месту жительства и месту проживания;
• прием и проверка комплектности документов на регистрацию и снятие граждан с регистрационного учета;
• передача пакета документов в отделение УФМС;
• возврат и передачу паспортов граждан после внесения отметок;
• ведение карточек и электронного реестра жителей;
• оформление стендов с образцами заполнения бланков;
• составление отчетности для МВД и руководства УК;
• подготовку и выдачу справок о составе проживающих и с места жительства;
• направления ответов по запросам правоохранительных органов;
• проставление отметок о временном пребывании;
• консультирование жителей о правилах и изменениях регистрационного учета.

Нередко, по согласованию с руководством ТСЖ или УК, паспортистка составляет и ведет реестр собственников жилых помещений. Правильным будет включить это и другие согласованные поручения в раздел «Обязанности» должностной инструкции.

Ответственность работника паспортной службы ЖКХ

Ответственность паспортиста за недобросовестное исполнение должностных обязанностей попадает под рамки трудового и административного кодексов РФ. Если нарушение имеет характер преднамеренного искажения данных регистрационного учета и регламента управления ФМС, не исключено уголовное преследование. Каждый работник паспортного стола знает это.

Обращение в паспортный стол по месту жительства, где работает опытный, с большим стажем паспортист дает уверенность, что регистрационный учет ведется по правилам,

ПП РФ от 11 ноября 2010 года № 885 узаконила возможность оформления регистрации через Единый портал посредством использования электронных форм документов. При этом нагрузка на очные службы остается достаточно высокой и востребованность в услугах паспортистки практически не снизилась.