Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать
Редактор: Светлана Брылева
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Владельцы бизнеса используют приказы и распоряжения, чтобы ставить задачи сотрудникам и быть уверенными в их выполнении. Не всегда понятно, когда какой документ пригодится. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, в каких ситуациях какой документ издавать и кто имеет право это делать.
В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. В трудовом кодексе эти документы часто равнозначны. Например, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдет любой из документов.
Понять, чем отличается приказ от распоряжения, помогут определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель компании или ее структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель или его заместитель, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга работников или вообще кого-то одного из них.
Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.
Есть также условные различия между приказом и распоряжением. Собрали их в таблице.
В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.
По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.
По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.
По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.
Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:
Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.
Например, если руководитель издает приказ о правилах сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.
А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты
Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.
Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».
Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».
Вариантов последствий неправильного составления приложения или приказа масса. Все их в одной статье рассмотреть невозможно.
Главная проблема — когда в приказе или распоряжении непонятно написано, что и кому делать. В этом случае некого будет наказать за неисполнение. А перед контрагентами, государством или работниками отвечать придется.
Руководитель компании, бухгалтер или предприниматель не застрахованы от ошибок в распорядительных документах, даже если пользуются шаблонами.
Наиболее распространенные ошибки:
- указание неверных сведений, например паспортных данных, наименований должностей и подразделений, реквизитов компании;
- использование размытых и нелогичных формулировок, которые могут трактоваться двояко;
- отсутствие подписей или подпись лица, не наделенного соответствующими полномочиями;
- отсутствие ссылок на другие документы — например, в приказе о переводе сотрудника на другую работу нужно сослаться на заявление и согласие работника на перевод.
Ошибка в приказе или распоряжении приводит к тому, что документ становится недействительным — он как бы перестает существовать. В этом случае может ничего не произойти, а можно, например, получить штраф.
Если ошибки будут, к примеру, в распоряжении о рекламной стратегии, государство работодателя никак не накажет. А если при документарной проверке компании или ИП налоговая инспекция выявит нарушения в приказах или распоряжениях, которые влияют на размер налоговых обязательств, — это может привести к недоимке и, соответственно, штрафу по статье 120 или 122 налогового кодекса.
Если же ошибки будут в документах по кадрам, за это грозят штрафы от трудинспекции.
Есть еще один важный момент, который касается работодателя, неверно составившего приказ или распоряжение — при неправильном составлении документа сотрудник может подать в суд и выиграть его.
Например, если сотрудник отказался подписывать приказ об увольнении по собственному желанию, а его все равно уволили из компании, он может подать в суд на работодателя, получить компенсацию и восстановиться в должности.
Сотрудницу уволили неверно составленным приказом, а она восстановилась в должности и взыскала деньги
Что случилось. Сотрудницу МУП «Экоресурс» приказом уволили с должности администратора.
Какие ошибки. Выяснилось, что работодатель предложил сотруднице подписать заявление на увольнение по собственному желанию, а она отказалась. Приказ об увольнении, где была ссылка на заявление, оказался составлен неверно. Женщина обратилась в суд с просьбой восстановить ее на работе и взыскать с работодателя сумму, соответствующую ее зарплате с момента незаконного увольнения.
Решение суда. Сотрудницу восстановили на работе, а с компании взыскали зарплату за время, пока она вынуждено не работала.
Дело № А65-18482/2021
То же самое относится к неверно составленному распоряжению. Например, если сотрудник не выполнил обязанности, описанные в распоряжении, получил за это дисциплинарное взыскание, но при этом документ был составлен неверно, сотрудник может подать в суд на работодателя и выиграть.
Распорядительные документы используют в различных сферах деятельности компании или ИП. Деление по типам распоряжений условное, поскольку один и тот же документ можно отнести сразу к нескольким видам. Например, распоряжения, предназначенные для бухгалтерии, сочетают в себе признаки финансового и надзорного документа.
Есть восемь видов распорядительных документов, каждый из которых регулирует определенную сферу внутри компании.
Структурные. Сюда относятся приказы и распоряжения, которые касаются создания, расширения, упразднения структурных элементов компании. Например, приказ о сокращении численности сотрудников или их частичном переводе на удаленку.
Организационные. Такие документы решают основные организационные вопросы компании, помогают поставить и достигнуть актуальных целей. Например, если нужно массово провести вакцинацию сотрудников в медучреждении или специальную оценку труда — СОУТ — рабочих мест.
Нормативные. К таким документам относятся приказы и распоряжения, в которых прописаны внутренние правила, принципы и распорядки в компании. Например, утверждение правил внутреннего трудового распорядка или штатного расписания.
Надзорные. В этих документах речь идет о проведении проверок, инвентаризации, аудита, контрольных мероприятий, а также об оформлении и сдаче различных отчетов.
Финансовые. Сюда относится все, что связано с финансовой аналитикой и планированием компании, ее финансовыми решениями. Например, приказ о наделении сотрудников правом подписи финансовых документов.
Отчетные. В отчетных распорядительных документах регламентируют мероприятия, которые проводятся в различных структурных подразделениях компании. Например, сюда относится приказ о проведении инвентаризации или аттестации сотрудников.
Информационные. К таким приказам и распоряжениям относятся документы, в которых начальство информирует сотрудников о деятельности организации. Например, о реорганизации компании или ее планах ближайшего развития.
Обеспечительные. В таких документах описываются правила обеспечения сотрудников ресурсами, которые необходимы для работы. Например, приказ о выдаче денег под отчет на командировку или об использовании бизнес-карты.
- Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
- Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
- Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
- Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.
Разработка руководства по эксплуатации
При выпуске в обращение технически сложной продукции в состав ее сопроводительной документации должно входить руководство по эксплуатации. Документ содержит основные правила использования, хранения и транспортировки изделия, особенности обслуживания и способы применения, позволяющие максимально продлить срок службы. РЭ также включает подробное описание продукта, в том числе, технические характеристики, параметры, конструкцию, принцип действия, инструкцию по сборке и ремонту в случае поломки.
Для чего разрабатывается РЭ?
Основной целью разработки руководства по эксплуатации является обеспечение безопасной долгосрочной работы оборудования и исключение риска причинения вреда здоровью человека. Без РЭ невозможно пройти процедуру оценки соответствия товара и получить разрешительный документ: сертификат или декларацию.
Такие сертификационные документы необходимы для законного производства и импорта оборудования и устройств.
Требования к содержанию документа
Содержание руководства по эксплуатации регламентировано действующими нормативно-правовыми актами и может незначительно отличаться в зависимости от вида и назначения продукции. Однако, несмотря на это, РЭ включает следующие обязательные разделы:
- полное наименование изделия;
- основные технические характеристики, сведения о конструктивных особенностях, основных свойствах устройства;
- составные элементы, формирующие комплектность изделия;
- принцип работы;
- меры предосторожности и обеспечения безопасной эксплуатации;
- этапы сборки и монтажа;
- указания по регулировке и наладке:
- информация о периодическом сервисном обслуживании и ремонте;
- возможные причины возникновения поломок, ошибок и правила их устранения;
- условия гарантии производителя;
- данные о периоде службы и ресурсе;
- сведения о транспортировке и упаковке;
- порядок вывода из эксплуатации и утилизации;
- данные об испытательных мероприятиях продукции;
- информация о вводе в эксплуатацию.
Дополнительные схемы, рисунки, фотографии, чертежи и таблицы способствуют более правильному восприятию пользователем сложной технической информации.
Нормативные документы
Порядок разработки инструкции по эксплуатации отражен в национальных стандартах:
- ГОСТ 2.601-2013 регулирует требования к содержанию руководства пользователя;
- ГОСТ 2.610-2006 содержит основные правила оформления РЭ.
Документом по составлению РЭ, имеющим международный статус, является технический регламент Таможенного союза. ТР ТС 010/2011, включающий в себя стандарты безопасности машин и оборудования, содержит расширенные требования к оформлению руководства по эксплуатации на технически сложные объекты.
Именно данный регламент предполагает создание РЭ как неотъемлемую часть процесса проектирования изделия. Также требования к разработке РЭ содержаться в других узкоспециализированных нормативно-технических документах международного торгово-экономического альянса (ЕАЭС), например: ТР ТС 032/2013, ТР ТС 016/2011
Правила оформления
Вся информация, изложенная в руководстве по эксплуатации, должна соответствовать требованиям действующих нормативно-технических актов. Содержание РЭ должно быть достаточным для использования как специалистом, так и простым пользователем. Документ должен быть изложен понятно и доступно, чтобы у потребителя не возникало трудностей в процессе эксплуатации продукции. Особенно это касается технически сложных объектов, машин и механизмов, подлежащих обязательной сертификации, — анализ РЭ в этом случае является важным этапом процедуры оценки соответствия.
Также в инструкции по эксплуатации должны быть отражены меры предосторожности и указания по оценке технического состояния изделия для определения необходимости текущего и внепланового ремонта. Специалисты сервисного обслуживания довольно часто используют РЭ в работе, поэтому при его составлении необходимо это учитывать, так как документ должен содержать исчерпывающую информацию, необходимую экспертам.
Согласно требованиям ТР ТС 010, руководство по эксплуатации подобно обоснованию безопасности — документу, который разрабатывается при проектировании. Таким образом, многие разделы РЭ идентичны или тесно переплетаются с положениями ОБ.
Необходимая документация
- заявка на разработку РЭ;
- информация о предприятии, инициирующем разработку инструкции по эксплуатации (наименование, реквизиты, учредительные и регистрационные документы);
- документация на изделие, устройство или оборудование.
Заказать разработку РЭ или ознакомиться с дополнительной информацией можно у сотрудников сертификационного центра «ГОСТ Р». Консультации бесплатны!
Отправьте заявку
Понятия «приказ» и «распоряжение» в деловых инструкциях и в обиходе воспринимаются часто как синонимы. Однако такой подход является спорным – между этими документами есть различия. Разберемся, в чем они состоят и почему при наличии сходства приказ и распоряжение взаимозаменяемыми во многих случаях считать нельзя.
Термины и разграничения
Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.
Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.
Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.
Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.
На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.
Как применять документы
Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.
Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:
- Приказ действует до отмены, распоряжение – до фактического исполнения.
- Распоряжения, как правило, переиздаются при необходимости, в приказ можно внести изменения таким же распорядительным документом – приказом. В текст изменяющего приказа включают текст соответствующих изменений.
- При издании приказа в документе всегда указывается заголовок «Приказ», в распоряжении часто заголовок опускается. При составлении распоряжения текст начинается словами «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – «Приказываю».
Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.
Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.
С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.
Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.
Порядок издания приказов и распоряжений
Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:
- инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
- сбор информации, ее анализ;
- формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
- регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- доведение до сведения исполнителей.
Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.
Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.
Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.
Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.
Виды руководящих документов
При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).
Что такое руководство и зачем оно нужно?
Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.
Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.
Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?
Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?
И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.
После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.
Структура руководства для работников подразделения
Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.
Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).
Раздел «Общие положения»
Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:
1. Назначение (цель) документа.
2. Область применения.
3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).
4. Связанные документы, локальные нормативные акты.
5. Глоссарий (термины и сокращения).
6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.
Назначение (цель) документа
В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:
1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.
Также можно использовать такую формулировку:
1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.
Область применения
В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:
1.2. Область применения документа:
– складское хозяйство;
– транспортный отдел.
Нормативные ссылки (или нормативные документы)
Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.
Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:
1.3. Нормативные документы:
1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.