Руководство по airtable

Airtable — это облачное приложение, которое сочетает в себе лучшее из электронных таблиц и баз данных в одной среде для совместной работы.

Независимо от списка задач или проекта, вы можете управлять практически всем с помощью Airtable. Если вам нужен способ организации ваших задач или вы хотите иметь возможность работать над проектом с другими без необходимости в программном обеспечении для совместной работы, Airtable может стать вашим незаменимым организационным инструментом.

В то время как такие приложения, как Notion, используют свободный подход к управлению информацией, в основе Airtable лежит структура. Но не позволяйте этому обмануть вас — набор функций Airtable, гибкие типы данных и автоматизация невероятно эффективны.

Чтобы увидеть расширенное использование Airtable в действии, узнайте, как создавать интерактивные диаграммы Ганта с Airtable как CMS, Gatsby и React.

В этом руководстве по Airtable вы узнаете обо всем, что может предложить этот инструмент, и объясните, как он может облегчить вашу жизнь. Во-первых, давайте пройдемся по основным организационным структурам и лексике, связанной с Airtable.

Освойте основы Airtable

1. Установите базы в рабочей области вашей команды

Думайте об офисе вашей команды как о рабочем пространстве. Внутри этого офиса, скорее всего, есть несколько отделов или даже команд с различными текущими проектами. Каждый проект в реальной жизни — это отдельная база в Airtable.

Почему проекты в Airtable называются «базами»? Сокращенно от баз данных, каждый проект предназначен для хранения наборов информации. Airtable поставляется с предварительно разработанными шаблонами и дает вам доступ к вселенной Airtable других разработанных шаблонов. Вы всегда можете загрузить электронную таблицу для простой базы или даже создать свою собственную базу с нуля.

Командные базы Airtable

В зависимости от того, насколько велика или мала ваша команда или сколько проектов у вас в работе, вы можете выбрать несколько разных рабочих мест в своем бизнесе. Это совершенно нормально и на самом деле говорит о другой особенности Airtable: он полностью настраиваемый, способный встраиваться в вашу структуру и рабочий процесс. Airtable изгибается в соответствии с вашими потребностями.

2. Затем настройте таблицы и записи в базе

Внутри баз Airtable вы найдете таблицы или списки вещей определенного типа. У вас может быть таблица задач или таблица контактов. Каждая запись в таблице называется записью, и к каждой записи прилагается набор атрибутов, известных как поля. Каждый уровень организации, который мы только что перечислили, — таблица, запись и поле — полностью настраивается. Вы можете выбрать каждый аспект того, что хранится в Airtable.

3. Выберите свое представление или переключитесь между тем, что работает лучше всего

Airtable позволяет вам просматривать свои записи бесчисленными способами, включая сетки, галереи, доски Канбан, календари и многое другое.

Гибкость точки зрения на информацию, которую вы храните в Airtable, может помочь вам увидеть вещи в новом свете, вдохновить на новые идеи или проследить тенденции. Несмотря на это, доступ к этим различным представлениям еще раз подтверждает, что Airtable позволяет настраивать все в соответствии с вашим рабочим процессом.

Эти представления также могут помочь вам построить логику, которая поможет вам связать записи в вашей базе.

4. Перейдите на приложения Airtable

Планы Airtable уровня Pro и Enterprise получают доступ к приложениям, которые обеспечивают более продвинутую визуализацию (например, автоматизацию сводных таблиц, карты и даже видео), а также интеграцию с другими приложениями, такими как Google Cloud, и сторонними плагинами.

Вам может понадобиться ключ API от этих других сервисов, но с каждым днем ​​это становится все проще, поскольку большинство основных бизнес-платформ и инструментов открываются для разработчиков.

5. Добавьте соавторов

Вы можете пригласить других людей присоединиться к вашей базе или рабочему пространству в качестве соавторов. Существуют различные уровни доступа, которые вы можете предоставить каждому соавтору, начиная от доступа только для просмотра и заканчивая возможностью создавать новые собственные базы.

Оцените самые популярные функции Airtable

На данный момент в этом руководстве по Airtable мы познакомили вас с основными структурами и терминами, связанными с Airtable. Теперь, когда мы рассмотрели основы, давайте рассмотрим некоторые из самых крутых функций, которые он предлагает.

Создавайте электронные таблицы на разных носителях.

Поместите изображения в свою электронную таблицу и сделайте их доступными для всех листов! Airtable берет электронные таблицы и полностью их раздувает, чтобы они больше не были скучными рядами строго буквенно-цифровых символов. Многим людям, которые ненавидят обычные электронные таблицы, не нравятся все эти буквы и цифры, брошенные им на пути.

Используйте инструменты импорта для стандартизации ваших данных

Сбор информации из нескольких источников еще никогда не был таким простым, как с Airtable. Инструменты автоматического импорта позволяют извлекать данные с полным контролем над тем, какие поля они заполняют и как они форматируются. Даже если у вас есть много данных, разбросанных по разным местам и задокументированных различными способами, вы можете использовать функцию импорта Airtable, чтобы объединить их в единый магазин для вашей команды.

Цветовое кодирование и другая организация для лучшего соответствия

Лучшие организационные методы и правила — это те, которые работают, но привлечение групп людей к институциональным системам может быть затруднено, если они кажутся громоздкими. К счастью, интерфейс Airtable удобен для пользователя, а имеющиеся у вас параметры настройки могут упростить использование Airtable по сравнению с другими инструментами, такими как электронные таблицы.

Создание отношений между объектами в разных таблицах

Это стоит повторить, потому что это такая мощная функциональность Airtable. Это не только экономит время и обеспечивает согласованность записей для пользователей, баз и рабочих пространств, но также более соответствует реальной логике.

Предметы и люди в реальном мире существуют в одном центральном месте, хотя их присутствие важно как часть разных команд и других групп, в которых они существуют. Нет отдельной вашей копии, которая действует в вашей семье, а не в вашем офисе; это то же самое, что и вы, просто доступ в разных средах. Почему то же самое не должно быть верно для ваших данных? Что ж, с Airtable это так.

Перестаньте думать о своих данных с точки зрения линейных отношений; это старая школа. В настоящее время все дело в информационных сетях и простой навигации по отношениям, существующим между отдельными фрагментами данных.

Полностью настройте свои уведомления

На самом деле вы можете использовать сторонние интеграции, такие как Zapier, для создания рабочих процессов в Airtable. Определенные действия или записи могут вызывать другие события. Возможно, у вас настроена база календаря, и вы хотите знать, когда кто-то добавляет предстоящее событие; вы можете настроить уведомление, которое может сообщать об этой записи как можно больше или меньше, в зависимости от того, какой носитель вы предпочитаете.

Автоматизируйте резервное копирование ваших данных

Сэкономьте время и защитите свою информацию на будущее, создав рабочие процессы, которые автоматически запускают резервное копирование данных. Вы можете хранить эти резервные копии где угодно. Устранив человеческий фактор, стоящий за этим резервным шагом, вы уменьшите потенциальное влияние любой человеческой ошибки и повысите вероятность положительных долгосрочных результатов.

Не существует «универсального решения для всех».

Обладание столь широкими возможностями для настройки абсолютно каждого аспекта хранения и организации данных может показаться ошеломляющим. Но эта ответственность дает возможность максимизировать вашу эффективность и полностью оптимизировать рабочий процесс вашей команды.

Воспользуйтесь поддержкой сообщества Airtable

Все знают, что для начала работы с Airtable нужно научиться, но даже самые опытные пользователи могут застрять в том, как что-то сделать. И даже если вы нашли способ сделать что-то, вы можете узнать, есть ли лучший способ.

К счастью, дух сотрудничества и ориентированный на рост продукт Airtable распространяется на все сообщество пользователей. Это как если бы у вас была огромная база данных (посмотрите, что мы там сделали?) разработчиков Airtable в вашем распоряжении. Вы можете просматривать существующие обсуждения или публиковать свои вопросы, чтобы получить информацию, которую вы жаждете. Airtable модерирует, и поэтому вы увидите, как они вступают со своей «официальной» точкой зрения.

Конечно, команды разработчиков Airtable усердно работают над тем, чтобы продукт постоянно улучшался. По мере использования Airtable вы обнаружите всевозможные новые функции, выходящие за рамки этой статьи, и, возможно, даже только что запущенные.

Вы также придумаете новые способы организации себя и необходимых данных. Наконец, вы можете легко интегрировать мастерство управления данными и совместную работу в операции вашего бизнеса.

Регистрация в Airtable

Функция создания учетной записи в Airtable доступна на главной странице. Для этого просто введите адрес почты в серое поле и нажмите «Get started»:

Далее вас попросят ввести имя и фамилию, а также пароль. Подтверждать регистрацию по почте не нужно. После этого вы оказываетесь на главной странице сервиса, где нужно заполнить небольшой опросник, в котором вы укажете:

• насколько вы ориентируетесь в таблицах;
• кто вместе с вами будет работать над проектом;
• планируете ли вы создавать новые таблицы или хотите импортировать имеющуюся базу данных.

Для создания первой базы данных вам предложат выбрать область, которой вы интересуетесь. Выбрать есть из чего: в Airtable свободно создаются таблицы для стартапов, проектов, маркетинговых акций, событий и многого другого. Если вы ещё не знаете, чем хотели бы заняться на платформе, выберите функцию «I don’t know yet» или «Other». Позже сервис предложит вам множество шаблонов, из которых можно выбрать подходящий.

Основные компоненты

Сразу после регистрации вы оказываетесь на главной странице сервиса. Основное рабочее поле находится посередине, слева – меню с доступом на ваши рабочие доски. Один воркспейс – один проект, для которого можно сделать несколько разных таблиц. Количество проектов в бесплатной версии не ограничено.

Ниже меню с воркспейсами находится меню с обучающими материалами. Здесь можно посмотреть видео, в которых подробно рассматривается функционал Airtable с самыми продвинутыми функциями.

Предположим, что нам нужна база данных для стартапа. В таком случае воркспейс можно переименовать на «Стартап» с помощью кнопки рядом с названием.

Создание таблиц

Нажмите на плюс («Add a base»), чтобы добавить таблицу. Можно выбрать из шаблонов, загрузить свою или начать с нуля. Попробуйте выбрать шаблон: просто посмотрите, насколько широкий выбор предлагает Airtable.

Наверху расположены наиболее ходовые таблицы. Если пролистать ниже, то шаблоны можно выбрать по категориям. Слева доступно небольшое меню с категориями.

Поскольку мы делаем стартап, выбираем таблицу «Project Tracking». На самом деле любую таблицу можно переделать под свои нужды, просто с шаблонами новичку работать удобнее. При выборе таблички Airtable показывает небольшое превью, состоящее из описания и примера таблицы чуть ниже. Добавьте шаблон себе в рабочее пространство с помощью кнопки «Use template».

Теперь в воркспейсе появилась новая синяя иконка. Можно добавить ещё несколько, но давайте поскорее приступим к редактированию.

Редактирование элементов внутри таблицы

После нажатия на иконку таблицы вы попадаете в новое рабочее пространство. Так выглядит ваша таблиц. Элементы свободно редактируются, добавляются и удаляются.

Слева находится меню с вкладками по таблице. В каждом шаблоне они свои. Поскольку этот шаблон предназначен для контроля за проектами, здесь доступны такие категории:

• все проекты;
• незаконченные проекты (сортировка по ответственному за проект человеку);
• законченные проекты;
• календарь проекта;
• вкладка с дедлайнами.

Предпоследняя вкладка будет полезна для отслеживания состояния всего проекта. Благодаря вкладке с незаконченными проектами ясно, к кому можно обратиться по поводу незавершенного задания. Такой шаблон будет полезен большим командам: теперь не нужно создавать множество отдельных таблиц, если есть одна большая.

Вкладки наверху напоминают привычные вкладки в Excel и Google Spreadsheet, которые там расположены внизу. По каждой колонке можно искать нужные данные: это помогает, когда строчек становится слишком много. При необходимости колонки скрываются.

Чтобы очистить все данные в колонке, нажмите на её название, чтобы выделились все клетки, и сотрите данные, подтвердив действие в окошке.

В Airtable есть возможность выбирать виды клеток. Одна из функций – «Категории»: благодаря ней внутри каждого листа работает систематизация. Например, мы создали категорию «Соцсети». Изначально во всех шаблонах надписи на английском, так что их нужно либо переименовать, либо привыкнуть работать так.

Чекбоксы – отличная функция не только для того, чтобы отмечать статус каждого проекта, но и чтобы контролировать список дел. В премиум-версии внешний вид привычных «коробочек» меняется на сердечки и другие символы.

В соседней вкладке «Изображения проекта» добавляются медиа. При этом они отображаются полноценными иконками.

Во вкладке «Project lead» добавляется руководитель конкретного проекта (задания), по которому потом будет идти сортировка в категории незавершенных заданий. Поскольку к таблице сейчас прикреплен только один аккаунт, лишь он и выбирается. Чем больше пользователей добавлено, тем больше выбор. Аналогично работает и вкладка «Project team», но там ограничений по количеству людей нет – в команде может быть и три человека, и пять, а вот тимлидер – только один.

Аналогично заполняются ячейки с датами. Ячейка для заметок работает удобнее, чем в Google Spreadsheet: пользователя не переводят на нижнее поле при нажатии на Enter, а содержимое не расползается по всей таблице.

Вот так незавершенные проекты отображаются в соответствующей категории:

Завершенные проекты выглядят лаконичнее. Детали опускаются – их можно прочитать, нажав на соответствующую ячейку.

Категория показа заданий с сортировкой по дедлайнам – очень удобная вещь как для масштабных проектов, так и для организации своего рабочего дня. Можно контролировать отображение: проекты показываются на месяц, две недели, неделю, три дня и 24 часа.

Настройка связи таблиц

В Airtable есть интересная функция связи таблиц. Например, если вы прикрепляете имя клиента к одной из ячеек, но на этом листе у вас нет места для того, чтобы добавлять про него важную информацию. Или же связывать таблицы можно для того, чтобы отслеживать квитанции и транзакции, если вы создали таблицу по финансовым вопросам организации.

В нашей базе данных уже есть поле для клиентов, с которыми мы работаем касательно каждого проекта. Для этого нужно всего лишь нажать на поле и выбрать нужную иконку:

Это поле связано с отдельным листом – «Клиенты». Когда мы заходим на него, то видим, что в одной из ячеек появилось название проекта, в который мы вписали клиента. Это удобно, потому что на главном листе нет места для расширенной информации о клиенте. А вот на этом листе уже можно заполнить все личные данные:

Связать таблички можно с помощью функции «Add lookup fields». Для этого нажмите на стрелочку вниз рядом с названием необходимого поля, выберите категорию и содержимое, которое хотите связать друг с другом.

Создание формы внесения данных

Airtable сделал аналог Google Forms, позволив создавать формы внесения данных сразу в табличках. Благодаря этому информация туда вносится мгновенно после заполнения, а вам не нужно собирать данные по разным документам, которые создает Google с каждой новой формой.

Для этого создаем новую вкладку и заполняем её так, как нам нужно. Указываем поля, которые будет заполнять пользователь:

Будьте внимательны и сразу выбирайте те поля, которые будут в итоговой форме, чтобы пользователь мог правильно её заполнить. После добавления нужных ячеек получается такая табличка, как на скриншоте сверху. Предположим, что это анкета для отзывов на какой-то онлайн-курс.

Теперь нажмите на кнопку «Form» в левом нижнем меню. Табличка экспортируется в форму, с которой теперь удобно работать: можно и редактировать, и рассылать тем, кому нужно, благодаря вкладке в правом верхнем углу экрана. Также настраивается время, в течение которого форма будет доступна для заполнения.

Внизу страницы доступны подробные настройки. Так, например, Airtable реализовал то, что в Google Forms можно добавить либо в расширенных настройках, либо только с помощью кода:

• кнопка «Отправить ещё одну форму»;
• появление пустой аналогичной формы через 5 секунд;
• редирект на выбранную веб-страницу после заполнения формы;
• оповещение на почтовый адрес создателя таблицы в случае заполнения формы.

Также можно отредактировать сообщение, которое появится после нажатия кнопки «Отправить».

Настройка представления

Интересная фишка Airtable – возможность контролировать внешний вид таблиц. Так, программа предлагает превратить содержимое в канбан-доску (систему, по которой работает Trello), и тогда это будет выглядеть так:

Другие доступные варианты – форма (о которой говорилось выше), отображение в календаре, галереей и сеткой. Для каждого варианта создается отдельная вкладка в меню слева, так что вы не потеряете данные, переключаясь между способами отображения. Удобно!

С помощью Airtable можно организовать эффективную CRM-систему. Для её настройки хватит базовых функций сервиса – не придется подключать премиум. Подробнее об этом читайте в нашей следующей статье.

Время на прочтение
2 мин

Количество просмотров 46K

Введение

Сегодня я хочу рассказать вам о Airtable — популярном zero-code инструменте, который используют самые разные специалисты — от фотографов до менеджеров. У сервиса есть множество фишек, из-за которых с ним полезно ознакомиться каждому программисту.

Airtable — это сервис, позволяющий создавать базы данных на все случаи жизни. Простой и приятный интерфейс делает его интуитивно понятным для любого пользователя.

Как выглядит Airtable

В ячейках можно хранить различные типы данных. Условно их можно разделить на две категории:

Основные поля:

• Поля выбора из нескольких вариантов
• Дата
• Файл
• Число
• Строка
• Связанные записи

Формулы:

• Обычная формула
• Специальные функции

С полным списком полей, доступных в Airtable, можете ознакомиться здесь

Как организована работа в Airtable?

В личном кабинете располагаются доступные вам workspace’ы, в которых находятся базы данных. Каждая база данных — это набор таблиц. Важно отметить, что при работе с таблицами можно указывать ссылки на поля, находящиеся только в той же базе данных, что и ваша рабочая таблица.

Табличная форма — не единственно возможный способ представления данных. Точно так же просматривать и редактировать данные можно в режимах канбана, календаря и галереи.

Режим канбана в Airtable

Можно создать свою форму, чтобы данные после её заполнения оказались сразу в вашей таблице Airtable. По сути, это полноценный аналог Google Forms.

Последнее, о чём хочется рассказать в рамках ознакомительной экскурсии — фильтры, группировки и сортировки. Когда вы создаете представление (View) в Airtable, оно сохраняет все настройки отображения.

Приведу пример: можно сгруппировать записи сначала по email, а потом и по приемам пищи. Так сразу видно, в какую часть дня мы съели больше всего. А чтобы посмотреть такую статистику на определенный день, нужно просто включить фильтр по дате.

Зачем это разработчику?

Наконец мы подбираемся к главной, на мой взгляд, фишке Airtable. Для вашей базы данных генерируется RESTful API. Чтобы получить к нему доступ перейдите в Help > API Documentation. На официальном github Airtable можно найти Javascript и Ruby библиотеки для более удобной работы с API.

И еще три полезные фишки:

• Airtable поддерживает импорт данных из CSV, таблиц Excel и не только
• Можно визуализировать данные в графиках на манер PowerBI
• Можно писать собственные скрипты на Javascript для манипуляций с данными внутри таблиц

Итоги

Такой инструмент может пригодиться для разработчиков, которые подготавливают демоверсии своих приложений или участвуют в хакатонах. Для студентов, которые выполняют учебные проекты или тренируются в работе с REST API такой инструмент тоже может быть полезен.

А как вы относитесь к low-code инструментам? Интересно узнать ваше мнение в комментариях.

If you’re looking for easier, more comprehensive, or more convenient ways to organize your information, keep track of your projects, and be more productive overall, you’re far from alone. There are a wide variety of tools out there, each looking to accelerate your productivity and help you get more done.

Airtable is a unique tool for this task, but you may not have heard of it before, or you might not know what it can do for you. Could it be a valuable addition to your workflow?

What Is Airtable?

Airtable is a productivity tool that offers a variety of ways to organize, display, and utilize your data. It’s formatted as a cross between a spreadsheet and a database tool.

Your information begins in the spreadsheet-like «Grid» view, and from there, you can add additional details and attributes to make it easier to keep track of everything you need to know.

You can also connect your information to other data points to track complex processes, and expand into different views—a calendar view to plan dates, a gallery view for a visual glance at your ideas, or even a «kanban» board view, which you may be familiar with if you’ve gotten creative with Trello in the past.

All your information updates and syncs in real time, and Airtable can integrate with other office apps, including Google Calendar and Slack.

Airtable is available through the web at airtable.com, and they also have apps for Windows, macOS, iOS, and Android. You can get started with the free plan, which offers most of the functionality and views available. Paid plans are also offered, with the Pro tier unlocking additional features.

Download: Airtable for iOS | Android | macOS | Windows (Free, in-app purchases available)

What Are the Main Features of Airtable?

Airtable starts with «records», or data entries, which are stored in tables, located in «bases». In addition to adding details to your records with fields, you can also add comments and track revision history. The information in each record carries over across views.

There can be multiple tables within a base, and each table can contain its own records and carry its own set of views, for limitless versatility in displaying, organizing, and working with your data.

Views in Airtable

Views in Airtable offer a variety of ways to display and organize your data. The default view is the Grid view, which, on the surface, appears similar to Microsoft Excel or many alternative spreadsheet tools.

In this view, you can look at all your data, or sort, filter, group, or hide portions of your data to hone in on exactly what you want. While you can enter or import new data in any view, it may be the most straightforward for new users to work in this view first.

Additional views include:

• The Form view, for creating forms you can send to others to create new records.
• The Calendar view, to schedule records across dates.
• The Gallery view, to focus on images and attachments within your records.
• The Kanban board view, where you can work with your records as cards.
• A List view to have your records displayed simply in a multi-layered list format.

The Pro plan also adds a Timeline view, to track plans and roadmaps, and a Gantt chart view to map interconnections between records, in addition to being able to split your views into sections for improved readability.

Expand Your Data With Fields

Fields in Airtable help add valuable information to your data. A variety of text entry formats, selection boxes, and other types are available. You can even upload images and files, create and perform spreadsheet formulas, and link records to each other across different tables.

Even More Potential With Extensions, Automations, and Integrations

If you need to do even more with your data, have a complex use case, or already use other productivity tools or office apps, Airtable can easily be incorporated into your workflow.

Extensions help add extra functionality to the data in your base. There are extensions for invaluable tools, such as pivot tables, charts, interactive scripts, and search, as well as third-party extensions that connect to other apps or add more specialized functionality.

Automations allow you to accelerate common tasks, like updating other records, sending emails, or exporting data, based on the actions which happen in your base.

If you’re wondering how Airtable can connect with what you already use, Airtable offers integrations with over 30 different apps, including Google Drive, Google Calendar, Dropbox, Asana, Slack, Trello, Salesforce, and Jira, to make sure your data gets where it needs to be without a fuss.

What Can You Use Airtable For?

Airtable is best for planning and organizing your life and hobbies, and tracking things that need to get done. If there’s a lot of information involved, chances are this tool can help.

The possibilities are numerous, but if you’re struggling to set up your first base, Airtable offers a variety of templates on its website, both first- and third-party, to spur inspiration or kickstart your workflow. Here are just a few ideas:

Creating Content Calendars

If you write a blog, film YouTube videos, or create social media posts, it’s important to know what you’re doing and when. You can use Airtable to keep track of ideas, schedule posts, and track your progress as you create.

Job Searches, House Hunting or Comparison Shopping

If you’re looking to land a new gig or find a new place, Airtable can easily serve as an app to track your applications and what best meets your criteria. If you’re shopping online, you can also keep track of prices at different retailers and compare product features in a uniform, organized way.

Planning and To-Do Lists

While Airtable may be a little overbuilt for the occasional list of chores, if you’re more invested in planning projects for home or work, or need an app to tackle frequent task lists, stay on track, and avoid getting overwhelmed, Airtable is perfect for managing every detail.

Airtable is a unique, powerful, and practical productivity tool that helps you manage all the information you need, then make it organizable, viewable, and actionable in the ways you want. And you can add it to other tools to build a personal productivity workflow that works perfectly for you.

Give Airtable a try, but if you feel it’s not for you, and still need to organize a lot of information, there are other tools and apps available to help keep you productive.