В современном бизнесе на каждом предприятии существует определенный порядок действий, который помогает упорядочить работу и снизить вероятность ошибок. Данный порядок может проявляться в виде регламента или инструкции. Часто встречаемые и похожие по своей природе понятия, они имеют свои различия и рекомендуется использовать каждый вовремя и в верном контексте.
Регламент – это описание процедур и правил, которые регулируют работу организации, отдела или конкретного работника. Регламент содержит детализированные инструкции для каждого вида работы, определяет конкретные шаги и последовательность действий, ответственность, сроки и другие важные аспекты. Основная задача регламента – упорядочить работу и создать единый стандарт, по которому будут действовать все сотрудники.
Инструкция – это набор правил, рекомендаций, советов или указаний, которые содержатся в документе и предназначены для конкретной ситуации. Она содержит описания действий и шагов, которые должен выполнить работник для достижения определенной цели. Инструкции устанавливают порядок действия, определяют способы решения проблем и помогают снизить вероятность ошибок, которые могут возникнуть при выполнении работы.
Таким образом, регламент и инструкция – это два разных документа, каждый со своей спецификой и задачами. Регламент устанавливает основные правила работы в организации и его цель – обеспечить единый стандарт в работе всех сотрудников. Инструкция же является индивидуальной руководством и направлена на достижение конкретных результатов. Грамотно составленные регламент и инструкции являются одними из важнейших инструментов управления бизнесом и позволяют повысить эффективность работы предприятия.
Содержание
- Что такое регламент
- Виды регламента
- Преимущества регламента
- Зачем нужна инструкция
- Определение инструкции
- Зачем нужна инструкция
- Как должна быть составлена инструкция
- Отличия регламента и инструкции
- Регламент
- Инструкция
- Как выбрать между регламентом и инструкцией
- Регламент vs инструкция
- Выбор между регламентом и инструкцией
- Заключение
- Вопрос-ответ:
- В чем заключается основная разница между регламентом и инструкцией?
- Какие основные элементы должны быть присутствуют в регламенте?
- Какая функция у инструкции?
- Что такое процедурный регламент?
- Почему важен регламент для организации?
- В каких сферах применяются регламенты?
- Может ли один регламент охватывать несколько процессов?
- Как довести до сотрудников информацию о регламенте?
- Можно ли использовать устаревший регламент?
- Какая ответственность несет руководитель организации за несоблюдение регламента?
- Какую информацию следует указывать в инструкции?
- Какие преимущества дает использование регламентов и инструкций?
- Что следует делать, если требуется внести изменения в регламент или инструкцию?
- Может ли регламент быть изменен без согласования с сотрудниками организации?
- Как оценить эффективность использования регламентов и инструкций?
Что такое регламент
Регламент – это правила, порядок и ограничения, определяющие ход исполнительных процессов и деятельности организации. Регламент составляется с учетом целей и задач, организационной структуры и управленческих принципов компании.
Виды регламента
Существуют различные виды регламента, которые устанавливаются в организации для совершенствования ее работы. К ним относятся:
- Внутренний регламент – устанавливает порядок деятельности компании и детально описывает правила работы с персоналом;
- Управленческий регламент – определяет процедуры управления проектами, взаимодействие между отделами и др.
- Технологический регламент – определяет порядок технологического процесса и детально описывает процедуры работ со станками, оборудованием и т.д;
- Бухгалтерский регламент – устанавливает порядок проведения бухгалтерских операций и правила ведения учета.
Преимущества регламента
Регламент имеет множество преимуществ:
- Повышает эффективность работы за счет установления порядка и правил деятельности;
- Позволяет быстро организовать работу новым сотрудникам и быстро адаптироваться в новых условиях;
- Снижает ошибки и риски, связанные с производственными процессами, бухгалтерскими операциями и др.;
- Дает возможность контролировать процессы и сроки выполнения задач;
- Облегчает работу персонала и позволяет быстрее реагировать на изменения внутри компании и внешней среды.
Зачем нужна инструкция
Определение инструкции
Инструкция – это сложенный документ, созданный для того чтобы помочь пользователям понять, как должен быть использован конкретный продукт или устройство. Инструкция включает в себя информацию по установке, использованию и уходу за продуктом, а также предупреждения о возможных опасностях.
Зачем нужна инструкция
Инструкция помогает пользователям быстро освоиться с новым продуктом и научиться использовать его правильно. Она дает необходимые рекомендации и предотвращает возникновение проблем, связанных с неправильным использованием устройства.
Инструкция также является неотъемлемой частью процесса управления качеством и безопасностью продукта. Она определяет инструкции и процедуры по обработке, хранению, транспортировке и переработке продукта, что уменьшает количество отказов в эксплуатации и повышает безопасность.
Как должна быть составлена инструкция
Инструкция должна быть понятной и доступной для всех пользователей. Она должна содержать четкие и конкретные инструкции по использованию продукта, которые будут полезны как для опытных пользователей, так и для новичков.
Инструкция должна предоставлять информацию по безопасности, предостережения и инструкции по обращению с продуктом. Это поможет избежать неправильного использования и повысит безопасность пользователя.
Отличия регламента и инструкции
Регламент
Регламент – это документ, который определяет последовательность и правила выполнения определенных действий в рамках выполнения работы или процесса. Он может содержать информацию о сроках, исполнителях, обязанностях и контроле, а также может включать в себя ряд ограничений, которых необходимо соблюдать при выполнении работы. Регламент может быть как внутренним документом организации, так и документом государственных структур.
- Определяет последовательность и правила выполнения определенных действий
- Содержит информацию о сроках, исполнителях, обязанностях и контроле
- Может включать в себя ряд ограничений
- Может быть внутренним документом или документом государственных структур
Инструкция
Инструкция – это документ, который содержит пошаговые указания по выполнению конкретной работы, операции или процедуры. Она может включать в себя информацию о том, какие материалы и инструменты нужны, на каких этапах необходимо контролировать качество выполнения работы, и какие меры нужно принять в случае несоответствия результата требованиям.
- Содержит пошаговые указания
- Может включать в себя информацию о необходимых материалах и инструментах
- Содержит информацию о контроле качества выполнения работы
- Может содержать информацию о мерах, необходимых в случае несоответствия результатов требованиям
Таким образом, основное отличие регламента от инструкции заключается в том, что регламент определяет порядок выполнения работы, а инструкция – пошаговые указания по ее выполнению. Оба документа могут быть необходимы при проведении работы или процедуры и помогают организовать ее выполнение с максимальной эффективностью.
Как выбрать между регламентом и инструкцией
Регламент vs инструкция
Регламент и инструкция – это два разных документа, которые выполняют разные задачи. Регламент описывает процедуры и правила, которые должны быть соблюдены при выполнении конкретной деятельности. Инструкция, с другой стороны, обычно содержит шаг за шагом инструкции о том, как выполнить конкретную задачу.
Выбор между регламентом и инструкцией
Как выбрать между регламентом и инструкцией? Во-первых, определите, какую задачу вы хотите выполнить. Если вам нужно описать процедуры и правила, которые должны быть соблюдены, то вам нужен регламент. Если же вы хотите, чтобы человек мог выполнить конкретную задачу на основе определенных инструкций, то вам нужна инструкция.
Кроме того, вы можете рассмотреть способ представления информации. Регламенты обычно написаны с использованием пунктов, тогда как инструкции часто описываются в виде шагов. Некоторые задачи лучше всего выполнять с помощью пунктов, а другие – с помощью шагов.
Наконец, убедитесь, что вы определили аудиторию своего документа. Регламенты, как правило, предназначены для широкой аудитории, в то время как инструкции могут быть специализированными или ориентированными на конкретные профессии.
Заключение
При выборе между регламентом и инструкцией важно определить свою цель и аудиторию, а также рассмотреть способ представления информации. Независимо от того, какой документ вы выберете, обеспечьте его ясность и понятность.
Вопрос-ответ:
В чем заключается основная разница между регламентом и инструкцией?
Регламент – это нормативный документ, устанавливающий правила и порядок выполнения определенных действий, процессов или процедур. Инструкция – это документ, содержащий конкретные указания (инструкции) о том, как выполнить определенные действия или процессы.
Какие основные элементы должны быть присутствуют в регламенте?
Основными элементами регламента должны быть: цель и задачи, область применения, основные понятия и определения, порядок выполнения действий, ответственность за неисполнение, контроль и ревизия.
Какая функция у инструкции?
Основной функцией инструкции является предоставление информации и конкретных рекомендаций по выполнению какого-либо процесса или действия.
Что такое процедурный регламент?
Процедурный регламент – это стандарт или нормативный документ, регулирующий процедуру решения определенных вопросов, например, процедуру подачи жалобы или обращения в орган власти.
Почему важен регламент для организации?
Регламент важен для организации, так как он обеспечивает единый порядок выполнения процессов и действий, уменьшение риска ошибок и несанкционированного доступа, повышение эффективности и предсказуемости трудовой деятельности сотрудников.
В каких сферах применяются регламенты?
Регламенты применяются во многих сферах, в том числе в медицине, образовании, научных исследованиях, производстве, государственной службе.
Может ли один регламент охватывать несколько процессов?
Да, один регламент может охватывать несколько процессов, но каждый процесс должен иметь свою отдельную процедуру и инструкцию.
Как довести до сотрудников информацию о регламенте?
Для доведения информации о регламенте до сотрудников применяются различные методы, например, шпаргалки, инструктажи, тренинги, документация.
Можно ли использовать устаревший регламент?
Нельзя использовать устаревший регламент, так как он может содержать ошибки и не соответствовать действительности, что повлечет за собой нарушение процессов и процедур.
Какая ответственность несет руководитель организации за несоблюдение регламента?
Руководитель организации несет ответственность за несоблюдение регламента, так как он обязан обеспечить правильное выполнение действий и процессов сотрудниками организации.
Какую информацию следует указывать в инструкции?
В инструкции следует указывать все необходимые детали по выполнению конкретного процесса или действия, а именно, шаги, необходимое оборудование, контрольные точки, инструкции по использованию, конкретные рекомендации и т.д.
Какие преимущества дает использование регламентов и инструкций?
Использование регламентов и инструкций обеспечивает более эффективное и эффективное выполнение процессов и действий, минимизирует ошибки и риски, предоставляет более ясную и понятную информацию, улучшает качество выполняемой работы, повышает уровень безопасности и т.д.
Что следует делать, если требуется внести изменения в регламент или инструкцию?
Если требуется внести изменения в регламент или инструкцию, необходимо произвести соответствующую запись в журнале изменений и уведомить всех заинтересованных лиц о внесенных изменениях.
Может ли регламент быть изменен без согласования с сотрудниками организации?
Не рекомендуется вносить изменения в регламент без согласования с сотрудниками организации, так как это может привести к несоблюдению регламента и нарушению процедур выполнения действий.
Как оценить эффективность использования регламентов и инструкций?
Оценить эффективность использования регламентов и инструкций можно по результатам выполнения процессов и действий, уровню ошибок, степени соблюдения процедур и правил, анализу отзывов от сотрудников и клиентов, статистическим данным и т.д.
«Никогда не пробьется наверх тот, кто не делает того, что ему говорят, и тот, кто делает не больше того, что ему говорят»
кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Регламенты и стандарты принимают с радостью, когда люди устали от бесконечных дрязг, перетягивания одеяла и токсичной атмосферы в коллективе
Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего
Собственникам — понять, как внедрение системы регламентов поможет в упорядочивании рабочего процесса и профессиональном росте сотрудников.
Топ-менеджерам — научиться «продавать» технологию регламентов сотрудникам и оценить её преимущества для решения типовых рабочих задач.
Руководителям — понять, как с помощью системы регламентов обеспечить себе и сотрудникам возможность профессионального и карьерного роста.
Оглавление статьи
- Как с помощью регламентов понять кто добросовестный сотрудник, а кто бездельник и саботажник?
- Реформа или революция?
- 1. Власть
- 2. Условия работы
- 3. Отношение
- Выгоды внедрения регламентов для сотрудников
- 1. Регламент говорит, как сделать правильно
- 2. Регламент даёт чёткое понимание, что нужно сделать, чтобы получить хорошую оценку от руководителя и повышение
- 3. Без регламентов у сотрудников отсутствует или замедляется рост профессиональной квалификации
- 4. Регламенты решают проблему отсутствия творческих задач и «новизны» в работе
- 5. В отсутствии регламентов задачи ставятся без учёта опыта и квалификации
- 6. Регламент обеспечивает получение ожидаемого результата
- 7. Регламенты развивают культуру соблюдения договорённостей
- 8. Система регламентов даёт возможность более лёгкого перехода на вышестоящую должность
- 9. Регламенты мотивируют работать
- Подведём итоги
- Минутка мудрости
- Тренировка управленческой мышцы
Два варианта «полной жопы» в компании и причём здесь выгода для сотрудников от регламентов и стандартов?
Есть два варианты «полной жопы» от бардака в бизнесе, которые принципиально различаются между собой. Первый — когда боль от бардака существует только у собственника и топов.
В этом случае не стоит ждать радостных возгласов и оваций, когда сотрудники узнают о внедрении системы регламентов. Стандарты придётся внедрять «добрым словом», мечом и огнём. Начинать следует с доброго слова — выгод для добросовестных сотрудников от системы регламентов. Об этом и пойдёт речь в статье.
Напомню, что каждый руководитель среднего звена или отдела играет одновременно две роли: руководителя по отношению к подчинённым и подчинённого по отношению к вышестоящему руководству.
Поэтому выгоды для добросовестных сотрудников от регламентов, руководители отделов должны знать как «отче наш». Это им позволит не только «снять личные возражения», но «продавать» регламенты своим подчинённым. Для тех, кто не поймёт «доброе слово» останутся меч и огонь.
«А как же второй вариант?» — спросите вы, — «Это тот, где сотрудники также испытывают боль от отсутствия договорённостей и регламентов! Не фантастика ли это?!».
Коллеги, это не волшебство и не влажные фантазии. Регламенты и стандарты принимают с радостью, когда люди устали от бесконечных дрязг, перетягивания одеяла и токсичной атмосферы в коллективе, невозможности нормально работать со смежными подразделениями. В этом случае люди будут рады созданию правил! Особенно, если вы добавите к этому перечисленные в статье преимущества.
И о третьем варианте. Если же в компании не полная жопа, а всё нормально и внедрение системы регламентов проходит в плановом порядке — узнать список выгод для тех, кто работает по регламентам, будет тем более актуально.
Итак, поехали! Пристегните ремни! Узнаем наконец в чём выгода от регламентов и правил добросовестному сотруднику!
Как с помощью регламентов понять кто добросовестный сотрудник, а кто бездельник и саботажник?
В этом тоже поможет система регламентов. Когда правило или стандарт зафиксированы в письменном виде — можно легко соизмерить, что человек декларирует с его реальными действиями. Иногда между словами и делами лежит пропасть. Но если «болтунов» ещё есть шанс перевоспитать, то саботажники, которые изначально не соглашаются с правилами, становятся первыми кандидатами на увольнение.
Хорошо, если в компании работают преимущественно добросовестные сотрудники, которые готовы не только работать, но и меняться на благо компании. Хуже, когда вы имеете дело с закоренелыми консерваторами, лентяями или саботажниками. Эти будут сопротивляться регламентом до последнего.
«Хорошими» я называю сотрудников, которые стремятся соблюдать договорённости и соблюдают их. Это значит, что по отношению к регламентам они будут вести себя также. Напомню, что регламенты — это письменные договорённости. Они же являются правилами работы в компании.
Система регламентов позволяет соизмерить то, что человек декларирует с его реальными действиями.
В идеальном мире добросовестные сотрудники не только выполняют регламенты, но и проявляют инициативу по доработке и развитию стандартов. Но таких сотрудников обычно нужно обучать и выращивать, рассказывать и тренировать.
Конечно, руководителю не стоит «рубить с плеча». Важно воспользоваться всеми имеющимися методами управленческого воздействия: начать с мотивации и поддержки, а уже потом переходить к принуждению и при «невозможности исправления» — увольнению.
Забронируйте доступ к Телеграм-курсу «Системное управление за 90 минут»!
Узнайте как получать результаты и выполнять задачи руками подчинённых — обращение автора курса Евгения Севастьянова:
По результатам прохождения курса
- Освоите на практике управленческие приёмы, которые координально изменят вашу жизнь как руководителя и улучшат результаты работы ваших сотрудников
- Решите своими руками несколько злободневных проблем в работе своих подчинённых
- Выведете на новый уровень результаты вашего подразделения
Доступ к телеграм-курсу за 4900 руб. (сейчас БЕСПЛАТНО!)
Реформа или революция?
Внедрение системы регламентов влечёт за собой изменения, иногда болезненные для сотрудников. Это нужно учитывать и следить за настроениями в коллективе.
Хорошо, если регламенты будут описывать уже существующие и относительно налаженные процессы. В этом случае с появлением регламента-инструкции для сотрудников ничего существенно не изменится.
Но иногда руководителю в голову приходит новая инициатива, которая тут же закрепляется регламентом. Сотрудники «ставятся перед фактом». Это не всегда хорошо. Этап внедрения может оказаться трудным.
Изменения могут как принести пользу, так и навредить. Вы не можете быть уверены, что у вас в руках «лекарство», а не «яд». К тому же даже «лекарства» иногда влияют на не вполне очевидные вещи и превращаются в «яд». Поэтому любое предполагаемое изменение я предлагаю оценить по трём критериям.
1. Власть
Мы оцениваем, как изменение повлияет на конфигурацию власти сотрудников в компании. Например, до внедрения системы регламентов какой-то сотрудник был незаменимым, т.е. обладал определённой властью над руководителем. После внедрения регламентов эта зависимость исчезнет или значительно ослабеет.
Важно, чтобы руководители придерживались политики единых правил для всех
Наверняка сотрудник будет против утраты власти и окажет сопротивление. Важно, чтобы руководители придерживались политики единых правил для всех. В конце концов сотрудник, который перестал быть незаменимым, либо примет новые правила игры, либо уволится.
2. Условия работы
Если изменения ухудшают условия работы сотрудников по сравнению с рынком, нужно подумать о компенсации. Необязательно денежной. Можно дать сотрудникам дополнительные властные полномочия, это тоже хороший мотиватор. Главное, чтобы работал принцип: «Если где-то убрали — надо где-то добавить».
Если изменения ухудшают условия работы сотрудников по сравнению с рынком, нужно подумать о компенсации.
3. Отношение
Некоторые инновации могут повлиять не только на рабочие процессы, но и на отношения сотрудников в коллективе. Например, вы знаете, что ваши сотрудники любят поболтать за чаем в рабочее время. Чтобы это пресечь, вы пишете в регламенте, что перерывы свыше 10 минут не учитываются в рабочее время.
Это новшество повлияет как на условия работы, так и на отношения в коллективе. Людям придётся либо отказаться от лишних разговоров, либо продлевать себе рабочий день.Оба варианта вряд ли будут встречены с воодушевлением.
По общему правилу для внедрения инноваций лучше выбирать узкий участок и постепенно его расширять
Изменения лучше вводить поэтапно. Упрощает дело и минимизирует риски. Можно начать с одного отдела и посмотреть, будут ли новшества эффективными. Если вдруг что-то кардинально пойдёт не так и кто-то уволятся, у вас будет время спокойно найти замену. Если же внедрять сильно непопулярное нововведение сразу во всех подразделениях можете получить ситуации, когда решила уволиться половина компании. Фактически вы сами создадите себе форс-мажор.
По общему правилу для внедрения инноваций лучше выбирать узкий участок и постепенно его расширять.
Выгоды внедрения регламентов для сотрудников
Регламенты нужны не только для руководителей, но и для сотрудников. Важно, чтобы руководители смогли правильно донести эту мысль до коллектива. Правильно выстроенная система регламентов помогает решать типовые задачи, быстрее адаптироваться в коллективе и профессионально расти.
Я составил перечень преимуществ, которые получают сотрудники от внедрения регламентов, и «болей», которые регламенты перекрывают. Озвучивайте сотрудникам, беседуйте и обсуждайте. Поясняйте как применяется конкретно к их работе, поможет решить существующие у них проблемы.
1. Регламент говорит, как сделать правильно
Не во всех задачах нужно проявлять изобретательность. Если задача типовая, то лучше дать работнику готовый регламент её выполнения. Так вы затратите меньше ресурсов и получите ожидаемый результат.
Если задача типовая, то лучше дать работнику готовый регламент её выполнения.
Добросовестный сотрудник хочет узнать, как сделать работу правильно. Не нужно заставлять его «изобретать велосипед». Пусть лучше он подумает над улучшением эффективности имеющейся схемы.
2. Регламент даёт чёткое понимание, что нужно сделать, чтобы получить хорошую оценку от руководителя и повышение
Должны быть единые правила для всех сотрудников, выполняя которые человек автоматически оказывается «на хорошем счету» у руководителя. Если они понятны, сотруднику не нужно искать способы коммуникации с руководителем вне работы или пытаться выслужиться, выполняя личные поручения.
«Кулуарные связи» формируют неправильную систему ценностей в компании
«Кулуарные связи» формируют неправильную систему ценностей в компании. Сотрудники начинают концентрироваться не на работе, а на том, как получить «доступ к телу» руководителя.
3. Без регламентов у сотрудников отсутствует или замедляется рост профессиональной квалификации
Добросовестным сотрудникам важны рост и развитие. Это может быть рост в материальном плане или получение новых знаний и навыков. Если долгое время ничего не меняется, это демотивирует. Система регламентов позволяет организовать постоянный обмен опытом между сотрудниками и даёт им возможность развиваться.
Личностный и профессиональный рост обеспечивает рост «стоимости» сотрудника на рынке труда. Я как руководитель на собеседовании обращаю внимание на способность кандидатов осваивать новое. Это один из критериев оценки. Быстро проверить способность осваивать новое можно одним из следующих способов:
- спросить, следит ли человек за экспертами направления;
- дать задачу, которую он раньше не делал, и она не из его прямой предметной области;
- расспросить кандидата о ситуациях, когда на прошлом месте работы внедрялись новые технологии, и как он их осваивал.
4. Регламенты решают проблему отсутствия творческих задач и «новизны» в работе
Когда есть система регламентов и развития процессов, всегда есть возможность для творчества. Можно проанализировать текущий процесс, текущее решение и предложить улучшения, пусть небольшие. Это применимо для любой профессии.
Когда есть система регламентов и развития процессов, всегда есть возможность для творчества
Например, работа продавщицы слоек состоит в том, чтобы утром открыть магазин, разложить товар, отработать смену на кассе, вечером сдать непроданный товар и закрыть магазин. Классическая рутинная работа. Но даже здесь можно предложить варианты развития и проявления инициативы.
Как вариант, сотрудница может изучить рынок, найти печь, которая будет печь слойки в полтора раза быстрее, просчитать окупаемость и предложить приобрести её взамен старой. Из простой продавщицы она фактически превратилась в аналитика и маркетолога, пусть и в своей узкой нише.
5. В отсутствии регламентов задачи ставятся без учёта опыта и квалификации
Это частая проблема компаний, в которых отсутствует системное управление. Когда в компании есть система регламентов, работает одна из двух схем:
- Либо руководитель видит в сотруднике «владельца процесса» и просит его разработать технологию и описать там выполнение этой задачи.
- Либо технология уже есть, и сотруднику дают её в виде регламента или наработок, которые не позволят совершить фатальные ошибки.
Наличие регламентов позволяет избежать типовых ошибок и связанных с ними проблем. Это не значит, что проблемы не могут возникнуть совсем, но это будут нетривиальные ситуации, которые не были предусмотрены в регламенте.
Наличие регламентов позволяет избежать типовых ошибок и связанных с ними проблем.
На практике компании без системы регламентов вынуждены тратить время сотрудников на решение одних и тех же мелких проблем, которые давно можно было регламентировать. От этой «возни в песочнице» страдает и квалификация сотрудников, она не растёт. Поэтому сотрудники тоже заинтересованы в том, чтобы в компании были регламенты для решения типовых задач.
Это особенно актуально для задач с большим количеством составляющих. Чем больше деталей нужно держать в голове, тем выше риск что-то забыть. Все эти детали вместе со схемой процесса должны быть закреплены в регламенте, куда сотрудники всегда могут подсмотреть как в шпаргалку.
Не пытайтесь сразу создать большой и сложный регламент, начните с базы и постепенно расширяйте, описывайте детали и особенности. Если вы никогда раньше не писали регламенты, рекомендую пройти мой мини-курс «Мастер регламентов».
6. Регламент обеспечивает получение ожидаемого результата
Конечная цель выполнения регламента — получение нужного результата, а не сам процесс. Если сотрудник, руководствуясь регламентом, не смог получить результат, то проблема либо в регламенте, либо в сотруднике. Чаще встречается второй вариант.
Конечная цель выполнения регламента — получение нужного результата, а не сам процесс
Некоторые сотрудники любят рассказывать, как они старались достичь результата, но при этом не показывают его. Таких сотрудников нужно постепенно отучать от лишних демагогий и давать объективную оценку их результативности. Старание не равно результату, особенно если задача лежит в области ближайшего развития сотрудника.
7. Регламенты развивают культуру соблюдения договорённостей
Регламент — это вариант письменной договорённости. В компании должна присутствовать культура соблюдения договорённостей. Она строится на двух правилах:
- Все договорённости должны быть соблюдены на 100%.
- Если договорённость не может быть соблюдена, об этом нужно сообщить всем заинтересованным лицам.
8. Система регламентов даёт возможность более лёгкого перехода на вышестоящую должность
Во многих компаниях у сотрудников нет понимания, как перейти на вышестоящую должность. Регламент даёт прозрачность. Регламентация — одна из ключевых компетенций руководителя.
Если человек работает в системе регламентов, умеет с ними работать и дополнять их, он прокачивает эту компетенцию. Регламент даёт чёткие критерии для измерения результативности. Это позволяет быстрее двигаться по карьерной лестнице. Конечно, если в компании не процветает «кумовство» и «своячество».
В компании с выстроенной системой регламентов сотрудникам комфортнее работать. Они могут быть уверены в том, что их возьмут на руководящую должность, если они покажут нужные результаты и будут соответствовать прописанным критериям.
9. Регламенты мотивируют работать
У рядовых сотрудников есть руководители, которые мотивируют их, используют различные методы управленческого воздействия, в том числе принуждение. Собственники же должны мотивировать себя сами. Желательно, до того момента, когда будет поздно, и компания окажется в кризисе.
Наличие регламентов позволяет избежать типовых ошибок и связанных с ними проблем.
Регламенты обеспечивают нужный «вектор принуждения». Человек, который работает в компании с выстроенной системой регламентов, не может позволить себе расслабиться. Он развивается сам и развивает систему регламентов: предлагает варианты оптимизации и новшества.
Люди, которые держат себя в таком «тонусе», обычно более успешны. Люди, которые хотят найти работу, где можно меньше делать и больше получать, выигрывают в тактическом плане, но проигрывают в стратегическом.
Подведём итоги
Мы рассмотрели преимущества, проблемы и задачи, которые решает система регламентов для сотрудников и для руководителей. Какие выводы можно сделать:
- В компаниях, где внедрена система регламентов и работают добросовестные сотрудники, много повторных продаж. Клиенты возвращаются, благодаря высоким стандартам обслуживания. Система регламентов обеспечивает предсказуемое качество. Это может быть конкурентным преимуществом компании.
- Происходит экономия времени и других ресурсов за счёт эффективных способов выполнения работы. Мотивировать сотрудников можно по-разному. Можно организовать бесплатное питание, оплачивать абонементы в фитнес-клубы, делать медицинскую страховку и т.д., а можно создать условия для профессионального развития. Я предпочитаю второй вариант.
- Система регламентов облегчает масштабируемость бизнеса.
- Благодаря системе регламентов, происходит ликвидация незаменимости сотрудников.
Минутка мудрости
Напоследок хочу напомнить бизнес-притчу о таксисте. Таксист подвозит известного в городе миллионера. При выходе тот расплачивается строго по счётчику. Таксист говорит: «Вчера я вашего сына подвозил, он мне 100 долларов чаевых дал». На это миллионер отвечает: «Так у моего сына папа миллионер, а я сирота».
Мы гораздо более серьёзно относимся к тем деньгам, которые заработали сами.
Мы гораздо более серьёзно относимся к тем деньгам, которые заработали сами, поэтому если вы хотите внедрить систему регламентов и изменить вашу компанию, но сотрудники к этому не готовы, я рекомендую менять состав команды.
Некоторые люди к чужим деньгам относятся проще, чем к своим и считают, что проблемы компании их не касаются. Если затягивать с увольнением, отношения будут только ухудшаться. Когда напряжение достигнет критической массы, вы сорвётесь, и расстанетесь с сотрудником «на ножах». Рекомендую до такого не доводить.
Тренировка управленческой мышцы
Я рассказал, какие преимущества от внедрения системы регламентов получают сотрудники и какие проблемы можно решить при помощи написания регламентов. Давайте закрепим материал, ответив на несколько вопросов:
- Каких сотрудников вы считаете добросовестными? Назовите несколько критериев оценки.
- Как в вашей компании происходит карьерный рост? Что должен сделать сотрудник, чтобы получить повышение?
- Вспомните, как часто вам или вашим сотрудникам приходится решать проблемы при выполнении типовых задач? Наличие регламентов помогло бы их избежать?
- При проведении собеседований вы или ваши HR-менеджеры оценивают способность кандидата к освоению нового?
- Часто ли ваши сотрудники не достигают ожидаемого результата при решении задач? Как можно с этим бороться?
В регламенте содержатся основные положения, в соответствии с которыми осуществляется деятельность органа власти. Инструкция — это документ, который устанавливает последовательность действий (операций) по осуществлению определенного вида работ.
Для чего нужен регламент?
Заключение — Регламент разрабатывают, чтобы, а также установить зоны ответственности в компании. Нормативная документация описывает производственные процессы, дисциплинирует сотрудников, предугадывает ошибки и помогает их избежать. Чтобы регламент был понятным и доступным для каждого работника, руководству следует разрабатывать документ вместе с подчиненными.
Кто составляет регламент?
Для чего нужен регламент организации — Регламент в коммерческой фирме является организационно-распорядительным документом. В нем поэтапно и детально расписывается процесс создания компанией продукта или услуги, предназначенной для потребителя. Процесс описывается с момента его старта и до логического завершения.
- То есть новый работник предприятия после прочтения данного документа должен составить для себя четкую картину того, в каком направлении движется фирма, какие задачи решает, в чем заключается его непосредственная работа, и оперативно включиться в бизнес-процесс.
- Как правило, чтобы составить регламент компании нанимаются сотрудники консалтингового агентства.
Однако создание основополагающего для организации документа не обходится без помощи непосредственных участников, вовлеченных в бизнес-процесс – сотрудников предприятия, для которого он и разрабатывается. Часто возникают ситуации, когда в создании одного продукта принимают участие сразу несколько отделов организации.
Для координации действий и исключения ситуаций, в которых сотруднику одного отдела приходится подчиняться руководителю другого без распоряжения непосредственного начальника, а руководителям отделов приходится вступать в длительную переписку, выясняя конкретные детали задания и рамки полномочий. Всего этого можно избежать, если своевременно разработать и создать регламент компании, в котором будут учтены подобные взаимоотношения.
Рядовому исполнителю при этом не придется ждать распоряжений начальства, и он сможет включиться в процесс разработки продукта без лишней волокиты. Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что правила, разработанные для каждой подобной ситуации, будут приносить организации только пользу.
- Регламентирование требует серьезных денежных вложений. Наем специалистов высокого класса, занимающихся разработкой регламента, обходится недешево, да и затраченное время собственных работников тоже стоит денег.
- Любой процесс постоянно развивается, Условия, в которых создается корпоративный продукт, постоянно меняются, на место старых сотрудников приходят новые, и их методы работы могут отличаться от принятых в компании. Соответственно, изменяются ранее установленные схемы осуществления бизнес-процессов. Такие перемены также необходимо отслеживать и реагировать на них усовершенствованием регламента организации, что, в свою очередь, ведет к новым денежным тратам.
- Подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», гасит инициативность специалистов предприятия, что негативно сказывается на эффективности их работы. Ведь оптимизация процессов на 90 % зависит от тех, кто непосредственно над ними работает.
- Внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, независимо от того, вовлечены ли данные специалисты непосредственно в процесс выполнения регламентированных работ или это «сочувствующие» коллеги. Чтобы преодолеть подобное неприятие регламента, необходимы временные и денежные затраты.
Исходя из вышеперечисленного, задача по разработке этого нормативного документа компании должна в первую очередь касаться типовых процессов. Способ их выполнения в организации не будет меняться с изменением внешних условий. Перечень осуществляемых работ, нацеленных на создание корпоративного продукта или услуг, для которых необходимо составить регламент, индивидуален.
- Он всегда разрабатывается под конкретную фирму с учетом различных влияющих факторов.
- Как дирижер руководит слаженным исполнением мелодии оркестром, так и инструкция по выполнению рабочих процессов помогает сотрудникам организации четко и слаженно выполнять задачи предприятия как коллективным методом, так и при индивидуальном подходе.
Слаженность работы означает следующее:
- Любой работник предприятия стремится к выполнению поставленных задач, что вкупе помогает достигнуть общего результата;
- Сотрудники предприятия действуют синхронизировано;
- Выполнение процесса не прерывается даже в случае смены руководства компании или увольнения одного или нескольких работников организации.
В итоге деятельность коллектива получается слаженной благодаря созданному единому кругу понятий, общим требованиям, касающимся начального и конечного этапов создания корпоративного продукта или услуги, доступной информации о происходящих в компании процессах и синхронным действиям работников.
Что такое регламент для чего и как он устанавливается?
Регла́мент (от фр. règlement, regle — правило) :
Документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов). Свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата, Правила принимаются палатами в соответствии с принципами и иными предписаниями, содержащимися в конституциях, конституционных и органических законах, поэтому они могут быть отменены только органами конституционного надзора. В палатах обычно создаются специальные комитеты, контролирующие соблюдение регламента. В разговорной речи «регламент» может употребляться также для обозначения некоего свода правил и предписаний, регулирующих деятельность любого рода, любой организации или индивида Совокупность правил, определяющих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций (например, Генеральный регламент государственных коллегий 1720 года, Регламенты Петра I ). Порядок ведения заседаний, собраний, конференций, сессий и съездов представительных органов (например, Регламент совместных и раздельных заседаний палат Верховного Совета СССР, Регламент Государственной думы ). Для стандартизации процедур и для помощи организациям в проведении собраний в ряде стран выпущены типовые регламентные сборники, содержащие замкнутый перечень ситуаций в ходе ведения собрания и правил их разрешения. Наиболее популярным регламентным сборником в настоящее время является книга « Правила распорядка Роберта », впервые изданная в США в 1876 году. Название некоторых актов международных конгрессов и конференций (например, Венский регламент 1815 года). Регламент технический — документ (нормативно-правовой акт), устанавливающий обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации). Один из типов нормативных актов Европейского союза (ранее — Европейских сообществ). Более корректное название — « постановление », Отличается от директивы наличием прямого действия. Одно из разговорных значений слова «регламент» — ограничение времени выступления или обсуждения на конференциях, трибунах, заседаниях, собраниях, коллоквиумах, а также при выступлении на защите работ (дипломных, диссертаций, курсовых и т.п.). Например, «регламент для выступления = 15 минут, для обсуждения — 10 минут»
Что значит работать по регламенту?
Регламент, с одной стороны, понимается как правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций.
- Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией.
- С другой стороны, так называются некоторые акты международных конгрессов и конференций.
- В Большом Энциклопедическом словаре эти два определения выглядят следующим образом: 1) регламент – это совокупность правил, определяющих Порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации.2) это Порядок ведения заседаний, конференций, съездов.
Термин на английском языке: ‘ regulations, time limit’
В чем разница между регламентом и положением?
В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов? Вопрос На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.
организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);справочно-информационные документы;документы по личному составу;договорная документация.
Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика,
На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми. В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении.
Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
« положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;« инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».
Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):
« регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;« правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».
В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.
Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации).
При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления.
Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа. Пример В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).
Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты, Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.
Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой, Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.
Читать подробнее: В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?
Что такое регламент отдела?
Что такое регламент — Регламент – это документ, в котором прописан порядок действий участников коллектива. В отделе продаж в регламенте прописываются этапы работы, бизнес-процессы и сроки для выполнения каждого шага. По сути, регламент представляет собой правила для регулировки работы отдела. Он необходим всем компаниям, однако больше всего показан тем отделам, где есть такие проблемы:
- работники систематически не выполняют обязанности;
- есть сложности во взаимодействии между отделами, например, между отделом продаж и маркетологами, логистами;
- не получается выполнить план по продажам;
- сотрудники не знают, что входит в их обязанности;
- от клиентов регулярно поступают жалобы на низкое качество обслуживания;
- между продавцами случаются конфликты.
Какой документ содержит регламент рабочего времени?
Правила внутреннего трудового распорядка Локальный нормативный акт – Правила внутреннего трудового распорядка Внутренний трудовой распорядок организации представляет собой порядок поведения работников в процессе их трудовой деятельности, который определяется локальными документами работодателя и регулируется нормами трудового права (статья 189 Трудового кодекса РФ далее ТК РФ).
- Структура содержания ПВТР состоит из следующих разделов:
- — основные права и обязанности работника и работодателя (ст.21 и 22 ТК РФ);
- — режим рабочего времени (ст.100 ТК РФ);
- — ненормированный рабочий день (ст.101 ТК РФ);
- — порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст.104 ТК РФ);
- — время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст.108 ТК РФ);
- — предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст.111 ТК РФ);
- — предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст.119 ТК РФ);
- — порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст.136 ТК РФ);
— виды поощрений (ст.191 ТК РФ). В Правила внутреннего трудового распорядка следует включать и обязанности работодателя: — ознакомление работников с основными локальными актами, предусмотренными ч.3 ст.68 ТК РФ; — объявление работнику приказа о приеме на работу под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч.2 ст.68 ТК РФ); — выдача по требованию работника надлежаще заверенной копии приказа о приеме на работу и других документов, связанных с работой у данного работодателя (ст.62 ТК РФ); — информирование работника об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся ему компенсациях и средствах индивидуальной защиты (абз.13 ч.2 ст.212 ТК РФ); — обязательное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз.19 ч.2 ст.212 ТК РФ); — ознакомление работника с требованиями охраны труда (абз.21 ч.2 ст.212 ТК РФ).
- Рассмотрим конкретно отдельные разделы, которые должны входит в структуру ПВТР.
- а) Режим труда и отдыха
- Данный раздел содержит следующие составные элементы:
- — вид и продолжительность рабочей недели;
- — продолжительность ежедневного рабочего времени;
- — график рабочего дня;
- — работа в ночное время;
- — работа в выходные и праздничные дни;
- — работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
- Нужно учитывать, что ПВТР могут содержать и приложения. В качестве отдельных приложений могут включаться:
- — перечень должностей, по которым установлен ненормированный рабочий день;
- — правила доставки работников на работу и домой транспортом работодателя и др.
- б) Производственная дисциплина: поощрения и взыскания
- Материальные и моральные стимулы к труду призваны способствовать установлению трудовым законодательством системы мер поощрения за успехи в труде, которые конкретизируются в ПВТР организации.
Порядок применения дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст.193 ТК РФ не может быть изменен работодателем в ПВТР или коллективном договоре.
- В ПВТР следует включать регламент, определяющий применение мер дисциплинарной ответственности. В него должны входить следующие этапы:
- — выявление работодателем, руководителем организации (или другим уполномоченным должностным лицом) дисциплинарного проступка;
- — вынесение руководителем решения о необходимости привлечения работника к дисциплинарной ответственности и определение принимаемой меры ответственности;
- — предварительное согласование избранной руководителем меры ответственности с тем или иным компетентным органом, если это предусмотрено законодательством;
- — издание приказа (распоряжения) о привлечении работника к дисциплинарной ответственности.
- На практике конкретизация такая необходима, поскольку несоблюдение процедуры применения дисциплинарного взыскания влечет за собой признание такого взыскания в судебном порядке незаконным.
- в) Мнение представительного органа
ПВТР организации должны приниматься с учетом мнения представительного органа работников, а не согласовываться с ним. При этом ПВТР организации принимаются с учетом мнения именно представительного органа работников, а не выборного органа первичной профсоюзной организации.
Чтобы выборный орган профсоюза стал представительным органом работников, на общем собрании коллектива ему должны быть делегированы такие полномочия. Создание представительного органа работников осуществляется добровольно, поэтому инициативу в этом случае должны проявлять сами работники. Если к моменту принятия ПВТР организации представительный орган работников не создан, то работодатель принимает локальный акт самостоятельно.
ПВТР регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха персонала организации. г) Составление и утверждение Правил Ст.190 ТК РФ предусмотрено утверждение ПВТР с учетом мнения представительного органа работников организации. Правила должны быть рассмотрены представительным органом работников организации (профсоюзным комитетом, советом трудового коллектива, общим собранием работников организации или др.) С этой целью перед утверждением проект документа направляется для рассмотрения действующему в организации представительному органу.
Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта ПВТР представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту в письменной форме. В случае если стороны не достигли соглашения о каких-либо положениях проекта ПВТР, оформляется протокол разногласий, в котором приводятся варианты пунктов правил, оспариваемых сторонами.
Независимо от того, будут ли урегулированы все разногласия сторон трудовых отношений или нет, работодатель имеет право утвердить документ. В свою очередь, представительный орган работников вправе обжаловать текст утвержденных работодателем Правил в соответствующую государственную инспекцию труда или в судебные органы.
- Отдел организации и охраны труда
- Управление экономики
- Администрации Пуровского района
Читать подробнее: Правила внутреннего трудового распорядка
Кто пишет регламент в компании?
Регламент компании Регламент компании – это документ, определяющий взаимодействие, как между структурными подразделениями, так и между отдельными должностными единицами организации. Здесь важно понимать разницу между такими понятиями, как должностной регламент, бизнес-процесс, должностная инструкция.
Должностная инструкция определяет действия сотрудника на занимаемой должности, Составляется отдельно для каждой должности. Прежде чем составлять должностную инструкцию необходимо провести разделение труда. Разобраться, кто из работников, чем занимается, где заканчивается зона ответственности одного сотрудника, где начинается зона ответственности другого.
Регламент компании определяет взаимодействие сотрудников и отделов. Составляется, как правило, после разделения труда, после разработки должностных инструкций. В фокусе внимания люди, создание условий, при которых повышается производительность труда сотрудников.
- Понятно, кто пишет регламенты в компании, это участники бизнес-процессов.
- Регламент организации разрабатывается под руководством руководителя или,
- Люди получают возможность договориться между собой, что способствует формированию команды, выстраиванию конструктивных рабочих взаимоотношений.
- Регламент работы компании – это описание процессов организации словами.
Бизнес-процесс – это последовательность операций, очередность передачи информации. Блок-схемы делают, которые понимают, как будет работать программное обеспечение. Они, конечно же, собирают информацию от сотрудников, но выстраивают бизнес-процессы так, как подсказывает их собственная логика, и логика программного обеспечения.
- Разделение труда, разработка должностных инструкций.
- Разработка внутренних регламентов организации (словесное описание).
- Прорисовка бизнес-процессов (блок-схемы).
- Автоматизация бизнес-процессов.
У вас есть возможность задать вопросы и получить ответы на вопросы, связанные с разработкой и внедрением регламентов в вашей организации. Просто заполните форму и нажмите Отправить.
Что входит в административный регламент?
Административный регламент — официальный документ, регламентирующий предоставление государственными органами услуг гражданам и организациям, Административный регламент исполнения государственных функций — обязательный для исполнения порядок действий (решений) органа исполнительной власти, его структурных подразделений и должностных лиц, направленный на осуществление их полномочий в процессе исполнения государственных функций.
Административные регламенты должны четко определять круг обязанностей и прав органа власти, сферу его юрисдикции, раскрыть возможные формы внутренних взаимодействий различных органов власти между собой на всех этапах прохождения документов в процессе принятия решений. Введение административных регламентов даёт как предприятиям, так и отдельным гражданам возможность осуществления контроля за процедурами рассмотрения их документов и обращений.
Таким образом создается реальная база для прозрачности ведомства. В административном регламенте указываются:
перечень услуг ; должностные обязанности, права, ответственность государственных служащих; должностной регламент государственного служащего.
Целью использования административных регламентов является решение определенных общих задач:
детальная регламентация деятельности государственных служащих; обеспечение открытости деятельности органов исполнительной власти; противодействие коррупции, снижение коррупциогенных факторов; оптимизация деятельности органов исполнительной власти, повышение её эффективности.
В чем разница между стандартом и техническим регламентом?
Технический регламент и стандарт: общее и различия — Стандарт и технический регламент отличаются строгостью соблюдения. Соответствие стандартам добровольное дело, технический регламент документ обязательный. У них разное назначение для международной торговли.
- Когда импортируемые товары не имеют соответствия требованиям, указанным в техническом регламенте, его нельзя продать.
- В случае стандартов, несоответствующие товары для импорта будут допущены на рынок.
- Однако тогда их часть в пределах рынка может быть затронута, если потребители предпочтут товары, которые соответствуют местным стандартам, таким как стандарты качества или цвета для текстиля и одежды.
В этом случае продавцу требуется получить добровольный сертификат, который доказывает соблюдение требований стандартов. Соглашения между странами предусматривают, что технические регламенты не должны создавать ненужных препятствий для международной торговли. По отношению к техническому регламенту,импортируемому товару. должен быть предоставлен не менее благоприятный режим, чем к аналогичным товарам с национальным происхождением и аналогичными товарами из разных иных стран. Международные стандарты должны использоваться в качестве основы для подготовки технических регламентов.
Исключаются случаи, когда они не соответствуют законным интересам, например, из-за фундаментальных климатических или географических факторов или фундаментальных технологических проблем. Следует отметить, что соблюдение требований технических регламентов доказывает декларация таможенного союза, Для правительства избегание ненужных препятствий для торговли означает, что когда оно готовит технический регламент для достижения определенной цели, будь то защита здоровья людей, безопасность, окружающая среда этот регламент не должен ограничивать торговлю, но и регламентировать нормы безопасности.
Напоминаем, что если вам необходимо оформить сертификат деловой репутации или получить сертификат РПО (ГОСТ РПО 2016:2018) звоните по номеру 8 800 505 62 07, звонок по России бесплатный.
Что делает инструкция?
Материал из Википедии — свободной энциклопедии Перейти к навигации Перейти к поиску Инстру́кция ( лат. instructio — наставление) :
| В Викисловаре есть статья « инструкция » |
ul>
- Инструкция по эксплуатации — описание изделия и правил пользования им.
- Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
- Инструкция по применению лекарственного препарата — официальный документ, содержащий информацию о лекарственном препарате, необходимую и достаточную для его эффективного и безопасного медицинского применения.
Что такое регламент как документ?
2.3 Регламент Регламент – это документ, определяющий распределение ролей в рабочем процессе, последовательность действий, правила их выполнения, устанавливающий продолжительность и сроки процесса и/или его отдельных этапов.
Что такое регламент проведения?
Регламент проведения публичного мероприятия «.8) регламент проведения публичного мероприятия — документ, содержащий повременное расписание (почасовой план ) основных этапов проведения публичного мероприятия с указанием лиц, ответственных за проведение каждого этапа, а в случае, если публичное мероприятие будет проводиться с использованием транспортных средств, информацию об использовании транспортных средств;.» Источник: Федеральный закон от 19.06.2004 N 54-ФЗ (ред.
В чем разница между положением и регламентом?
В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов? Вопрос На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.
организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);справочно-информационные документы;документы по личному составу;договорная документация.
Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика,
На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми. В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении.
Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
« положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;« инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».
Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):
« регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;« правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».
В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.
Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации).
При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления.
- Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.
- Пример В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).
Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты, Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.
- Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой,
- Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.
Читать подробнее: В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?
Что такое регламент отдела?
Что такое регламент — Регламент – это документ, в котором прописан порядок действий участников коллектива. В отделе продаж в регламенте прописываются этапы работы, бизнес-процессы и сроки для выполнения каждого шага. По сути, регламент представляет собой правила для регулировки работы отдела. Он необходим всем компаниям, однако больше всего показан тем отделам, где есть такие проблемы:
- работники систематически не выполняют обязанности;
- есть сложности во взаимодействии между отделами, например, между отделом продаж и маркетологами, логистами;
- не получается выполнить план по продажам;
- сотрудники не знают, что входит в их обязанности;
- от клиентов регулярно поступают жалобы на низкое качество обслуживания;
- между продавцами случаются конфликты.
Что такое регламентирующие документы?
Регламентирующие документы (РД) – официальные внутренние документы организации многократного применения, регулирующие ее деятельность в различных сферах.
Что относится к регламентирующим документам?
Документы, регламентирующие работу компании, — основные документы организации. К ним относится устав, положение о предприятии, положение о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции и договоры.
Опубликовано: 16 сентября 2020
Немногие знают, что правильно разработанный регламент способен значительно сэкономить время и нервы как самого владельца бизнеса, так и его подчиненных. Именно поэтому очень важно составлять такие документы. Разберем, с чего начать и как это делать.
Для начала определим, что означает это понятие:
- Регламент процесса определяет порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса.
- Регламент перечисляет и описывает этапы, которые должен предпринимать участник (группа участников) для выполнения бизнес-процесса. Часто в документе указываются и сроки выполнения этапов.
Поговорим о регламенте в его втором значении и разберем основные принципы самостоятельного составления этого документа.
Зачем разрабатывать регламент
Регламент разрабатывается под какую-то конкретную должность – «регламент продавца», «регламент риэлтора», «регламент менеджера по закупкам» и т.д.
Проект по разработке регламента и его внедрению требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Работа занимает довольно много времени, требует пристального внимания к деталям и терпения. Однако, как показывает практика, это окупается сторицей.
Очень многие компании поначалу сомневаются в необходимости такого описания и считают, что контроль процессов – это неважные вещи. Некоторые планируют заказать несколько крутых (и недешевых) регламентов в консалтинговом агентстве исключительно потому что это модно и престижно, или потому что, по слухам, регламенты есть в компаниях-конкурентах. Создавать регламенты из этих соображений точно не стоит.
Кому нужен регламент
Определенно нужно задуматься о составлении регламента, если к вам постоянно подходят сотрудники и задают одни и те же вопросы по процессам. Вы, в свою очередь, вынуждены долго и подробно объяснять каждый процесс.
Другая ситуация: вы видите, что персонал периодически ошибается, а то и откровенно саботирует свою работу. В итоге, вы понимаете, что это напрямую влияет на прибыль, но контролировать никак не можете.
Описанные выше примеры говорят о том, что в вашей компании много постоянных однотипных задач и процессов, которые съедают много времени, не позволяя перейти к стратегии и развитию. Для того, чтобы разобраться в ситуации и более эффективно наладить работу, и нужны регламенты.
Комментарий эксперта:
Владимир Маринович, бизнес-философ, бизнес-ангел, акционер Gett
Регламенты освобождают собственника бизнеса от ежедневной «рулежки» процессами и позволяют заниматься истинными задачами владельца бизнеса – развитием компании. Если собственник имеет амбиции к развитию и масштабированию, то без процессов не обойтись. При этом необходимость использования регламентов зависит не от отрасли, а только от планов собственника компании по росту и масштабированию бизнеса.
Расчетный счет с бонусами портала «Ближе к делу»: специальные условия при открытии счета, курс по маркетингу и доступ к клубу предпринимателей.
Плюсы регламента
Я перечислю лишь некоторые явные выгоды. Итак, регламент:
- сделает операции сотрудников прозрачнее и понятнее для руководства и клиентов, а это уже заявка на отличный клиентский сервис;
- позволит легче анализировать ошибки в работе сотрудников и быстрее находить решения – «человеческий фактор» никто не отменял;
- в разы упростит обучение и адаптацию новичков, в результате чего вы получите экономию времени, денег и нервов;
- сохранит накопленный опыт компании и снизит зависимость от «звездных» сотрудников. У вас будет ответ на наиболее распространенные вопросы работников. Также снимется часть актуальных задач и проблем, в числе которых делегирование и текучка кадров.
С чего начинать?
Для начала нужно определить, какую должность вы начнете регламентировать в первую очередь.
По моему опыту, логичнее начать с той, которая критически важна, с точки зрения прибыли, т.е. с «продающей» должности. Или с той, в которой вы обнаружили наибольшее количество критических ошибок и недочетов.
Важно: разрабатывать регламент всегда нужно на примере сотрудника с наивысшими показателями!
Если ваш сотрудник может достигать высоких результатов, то имеет смысл разобраться, как он это делает, и транслировать получившуюся «секретную технологию» на остальных.
Последующие шаги достаточно просты и рутинны:
- необходимо пошагово зафиксировать все ключевые задачи выбранной должности;
- детально разобрать и описать фактически выполняемые бизнес-процессы, необходимые для эффективной реализации этих ключевых задач;
- обязательно прописать требуемые результаты.
Результат должен быть прописан так, чтобы его можно было оцифровать. Например, за месяц необходимо сделать 150 выполненных звонков, заключить 40 контрактов, отремонтировать 22 ноутбука и т.д.
На этом первый этап завершен. У вас получился «тестовый образец», который нужно обкатать на нескольких сотрудниках и посмотреть, все ли понятно и применимо на практике. Упрощенно модель регламента выглядит так: «Разработка – Моделирование – Оценка ошибок и нестыковок — Докрутка до идеала».
Обязательно будут появляться погрешности и неточности. Главное — не унывать и не опускать руки!
Александр Высоцкий, эксперт по стратегическому планированию и разработке организующих схем, основатель консалтинговой компании «Visotsky Consulting» — об ошибках и незаменимых инструментах менеджмента.
Что, если в компании есть регламенты, но сотрудники их игнорируют? Мало того, ответственные подразделения их своевременно не актуализируют. Как быть? Согласитесь, в бизнесе такие ситуации нередки. В этом материале расскажу, как внедрять инструкции и регламенты так, чтобы они работали.
Чаще всего инициатором подготовки регламента или инструкции становится владелец бизнеса. К нему либо приходит идея, либо его настолько достает хаос в компании, что другого выхода, кроме написания пошагового руководства, он не видит. Но владельцу не стоит радостно сидеть в кресле и медитировать, думая, что благодаря новому документу компания начнет сразу же жить счастливо!
Моя ошибка
Лет 20 назад я был таким же руководителем. Помню одну из своих первых инструкций для отдела продаж. Я написал ее и терпеливо ждал, когда все изменится. Но счастливая жизнь не наступила мгновенно, как я того хотел.
«Нужно, чтобы подчиненные прочитали инструкцию, поняли и начали применять, только тогда будут видны результаты», — справедливо рассудил я. Ждал долго. И через какое-то время обнаружил, что мою инструкцию почти никто не прочитал. Некоторые прочитали и не поняли. А некоторые сотрудники подумали, что эти правила не обязательно выполнять.
Правила работы с регламентами
Если в вашей компании нет службы или сотрудника, который контролирует соблюдение регламентов, они не будут выполняться. Я это гарантирую. Возможно, вы сумеете вдохновить их в самом начале, они будут действовать по инструкции, но после перестанут выполнять ваши распоряжения.
Правило № 1. Должностные папки
Регламент — это инструмент менеджмента. Что нужно сделать, чтобы он работал? Для начала убедитесь, что регламент появился в должностных папках сотрудников, к которым он относится. Эти папки могут быть как физическими, так и электронными.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
В «Visotsky Consulting» за эту область отвечает служба персонала. Также они занимаются коммуникациями, персоналом, бизнес-процессом, наймом и геймификацией. Условно его можно назвать департамент HR. Когда появляется новый регламент, служба персонала обязательно оповещает сотрудника. Они ответственны за то, чтобы регламенты были под рукой у сотрудников.
Правило № 2. Проверка знаний
Возможно, мои слова покажутся кому-то неприятными, но сотрудники никогда не будут читать и разбираться в ваших регламентах, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба персонала проведет тестирование понимания регламента. Хороший вариант, который не займет много времени, — несколько контрольных вопросов в Google-форме. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной. Но как добиться того, чтобы сотрудники выполняли регламент?
Правило № 3. Контроль выполнения
Служба персонала должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов, не стоит ежеминутно проверять каждый регламент. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.
Например, в «Visotsky Consulting» есть регламент по проведению общих собраний. Выполнить проверку его выполнения можно прямо во время собрания. Далее следует обратиться к руководителю, отвечающему за эту область. Если были какие-то отступления от регламента, то служба персонала должна непременно сообщить об этом.
Инициатива сотрудников
Сделайте так, чтобы каждый, кто сомневается в правильности регламента, мог написать просьбу о его отмене. Человек должен объяснить, с чем конкретно он не согласен, ведь иногда наши инструкции нуждаются в доработке. И это нормально! Сотрудник сообщит свою идею непосредственному руководителю, и если его начальник заинтересован в повышении эффективности, то обязательно рассмотрит возможность изменения регламента. Ведь все мы находимся в одной лодке, мы команда.
Запомнить
Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила.
-
Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.
-
Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний.
-
Соблюдение регламента контролируется.
Это то, что обеспечивает его выполнение. Нет никакой магии! Обратите внимание, что чем меньше люди воодушевлены работой в компании, тем больше усилий вам необходимо к этому прикладывать. Если сотрудники осознанные, креативные и воодушевленные, то внедрять регламенты будет легко. Но от соблюдения этих трех правил вы все равно никуда не денетесь. Я убежден, что без них все превращается в цирк.
Следите за нашими обновлениями:
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.
Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний. Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.
Виды руководящих документов
При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).
Что такое руководство и зачем оно нужно?
Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.
Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.
Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?
Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?
И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.
После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.
Структура руководства для работников подразделения
Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.
Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).
Раздел «Общие положения»
Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:
1. Назначение (цель) документа.
2. Область применения.
3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).
4. Связанные документы, локальные нормативные акты.
5. Глоссарий (термины и сокращения).
6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.
Назначение (цель) документа
В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:
1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.
Также можно использовать такую формулировку:
1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.
Область применения
В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:
1.2. Область применения документа:
– складское хозяйство;
– транспортный отдел.
Нормативные ссылки (или нормативные документы)
Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.
Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:
1.3. Нормативные документы:
1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.
На чтение 5 мин Просмотров 10к. Опубликовано
Обновлено
Для слаженной работы команды в компании необходим регламент. Это документ, в котором прописывается вся внутренняя работа в коллективе. Это поможет повысить скорость работы и ускорить рост прибыли. Давайте рассмотрим, как его правильно написать.
Содержание
- Что такое регламент в бизнесе
- Зачем прописывать регламент
- Преимущества внедрения регламента в бизнес
- Как написать рабочий регламент
- Классификация регламентов
- Административный регламент
- Технический регламент
- Регламент управления
- Структура регламента
Что такое регламент в бизнесе
Это документ, в котором прописаны все бизнес-процессы компании. Какие действия и в каких случаях нужно делать и кто за них отвечает. Для каждой должности прописываются четкие правила: кому подчиняются и кем руководят, по какому графику работают, по каким метрикам они должны отчитываться. То есть это подробное описание, что конкретно должен делать сотрудник и к какому результату стремиться.
Зачем прописывать регламент
Регламент — один из главных инструментов управления для руководителя. Его прописывают:
Для конкретного отдела. Нужен для четкого понимания, какую информацию и каким образом передают отделы между собой. В этом случае команде не нужно приходить к руководителю на указаниями, все понимают свою зону ответственности. Каждый отдел выполняет только свои задачи.
Для каждой позиции в команде. Каждый сотрудник понимает, что от него ожидают и как максимально эффективно организовать работу по своим задачам.
Регламент помогает структурировать работу компании, прописывает конкретную технологию создания продукта или оказания услуги. Иначе, сотрудники будут отвлекать начальство постоянными вопросами. И руководитель будет тратить время на бесконечные объяснения одних и тех же вопросов, вместо того, чтобы развивать бизнес.
Больше полезных методик и инструментов для развития бизнеса в телеграм-канале для руководителей.
Преимущества внедрения регламента в бизнес
- быстрое обучение новичков на рабочем месте;
- понимание рабочих процессов между командой и руководителем;
- легкий анализ возможных ошибок;
- ответы на самые распространенные вопросы о работе компании.
Как написать рабочий регламент
Чтобы создать грамотный регламент, объедините знания руководителей и сотрудников.
- Понять, для чего прописывается регламент. Например, вы видите, что у новых сотрудников появляется много вопросов и они медленно вливаются в рабочий процесс. Значит, нужно прописать все распространенные проблемы и то, как их быстро решать.
- Собрать сотрудников. Объяснить участникам команды, которых касается регламент, его важность и преимущества.
- Прописать регламент. Описать все рабочие задачи, их процессы, ответственных, сроки, результаты.
- Обсудить. Убедиться, что все участники прочитали регламент. Дать возможность каждому высказать мнение и откорректировать при желании.
- Утвердить. Все сотрудники обязуются выполнять регламент и переходят на новый стандарт.
Можно провести тестирование сотрудников на знание регламента, чтобы убедиться, что все понимают, что от них требуется в будущем.
Классификация регламентов
Обычно на практике встречается 3 типа регламента: административный, технический, управленческий. Рассмотрим каждую из этих категорий по отдельности.
Административный регламент
Широко применяется государственными органами для регулирования их деятельности, выстраивания взаимодействия с гражданами, предотвращения коррупции. Данный регламент:
- Отражает права и обязанности органов власти.
- Указывает сферы их влияния.
- Определяет способы взаимодействия различных органов власти между собой.
- Определяет перечень услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам.
Технический регламент
Регламентирует порядок осуществления производственного процесса. Утверждает процесс производства продукции, определяет критерии ее безопасности и разрабатывается только для тех товаров и процессов, которые могут повлиять на жизнь и здоровье людей.
В соответствии с действующим законодательством, требования технического регламента должны обеспечить безопасность от излучений, пожара, взрыва, механических, химических и прочих повреждений. При этом данный документ:
- Не должен препятствовать осуществлению предпринимательской деятельности, если это не вредит жизни и безопасности людей.
- Содержит перечень объектов техрегулирования и требования к ним.
- Включает требования к характеристикам продукции и процессу ее производства.
- Относится к любой продукции независимо от места ее выпуска.
- Основан на международных и национальных стандартах качества.
- Принимается региональными органами власти или постановлением Правительства РФ.
Регламент управления
Применяется при запуске и развитии бизнес-процессов. Представляет собой нормы и правила, которые упорядочивают хозяйственную деятельность и устанавливают обязанности сотрудников.
Управленческий регламент может касаться организации в целом, отдельного подразделения, сотрудников, процесса управления.
Например, регламент открытия нового бизнеса может включать следующие пункты:
- Определение цели, философии, миссии компании.
- Оформление Устава.
- Подписание договора между учредителями.
- Регистрация компании.
- Формирование штата, найм сотрудников.
Управленческие регламенты могут называться инструкциями, методическими рекомендациями, положениями, главная задача каждого из этих документов – определение порядка работы предприятия.
Структура регламента
Регламент должен содержать следующие блоки:
- Общие положения. Прописана суть документа, его назначение. В основе лежат нормативные акты компании.
- Определения. В алфавитном порядке указываются все термины, сокращения, применяемые в регламенте.
- Развернутое описание процессов в компании. Указываются сроки, результаты, этапы, назначаются ответственные лица.
- Ответственность и контроль. Указываются наказания за несоблюдение правил регламента.
- Приложения. Собраны таблицы, схемы, диаграммы, расчеты, книги, материалы, которые могут помочь лучше понять регламент.
Готовому регламенту нужно присвоить название, номер, указать дату. Документ оформляется по утвержденной форме. Подписывается должностным лицом компании.
Регламент нужен, чтобы навести порядок в процессах компании. Это дисциплинирует сотрудников. Все теперь четко понимают свою зону ответственности. Чтобы документ был действительно полезным, важно создать его вместе со всеми сотрудниками.
4.2.1. Положение принимается в том случае, если устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ФАС России.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.
В регламенте и инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения законодательных и иных нормативных актов.
4.2.2. Текст печатается на листах формата A4.
Констатирующей частью положения (правил, регламента, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм.
4.2.3. Положение, правила, регламент и инструкция должны обязательно иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».
Заголовок выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
4.2.4. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Названия глав могут выделяться полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
4.2.5. Положения, правила, регламенты и инструкции разрабатываются соответствующими структурными подразделениями ФАС России, визируются руководителями данных структурных подразделений и утверждаются руководителем ФАС России (или заместителем руководителя ФАС России временно исполняющим обязанности руководителя).
Визирование данных документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 2.2.15. Инструкции.
Согласование положений, правил инструкций осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в пп. 2.2.14. Инструкции.
Утверждение оформляется грифом утверждения на подлиннике (см. пп. 2.2.17. Инструкции) или, если введение данных документов в действие требует дополнительных мероприятий, приказом по основной деятельности ФАС России (оформление см. п. 4.1. Инструкции).