Программа отчетности для руководства

Комплект отчетности «Аналитика: Управленческая отчетность руководителя» так же будет полезен бухгалтерам готовящим отчетность своим руководителям. С помощью комплекта отчетности они смогут быстро подготовить отчеты в удобном и понятном руководству виде.

Подробное описание отчетов приведено в презентации которую можно скачать здесь

Комплект управленческой отчетности «Аналитика: Управленческая отчетность руководителя» поставляется в двух вариантах:

Вариант 1: Поставка в коробочном виде с печатной документацией курьером до вашего офиса

Вариант 2: Поставка в эл. виде по электронной почте

Почему приобретение комплекта отчетности выгодно

1.             Очень привлекательная стоимость. Стоимость приобретения, установки и обучения работе будет значительно меньше, чем покупка других программ для управленческой отчетности.

2.             Поскольку комплект отчетности дополняет программу 1С:Бухгалтерия 8, то отсутствует необходимость переноса, дублирования и консолидации данных из других управленческих систем. Все данные находятся в одной базе данных.

3.             Комплект отчетности поставляется как готовый коробочный продукт, не требующих дополнительных усилий по установке и настройке.

Когда уже не работает интуитивное управление компанией становится очевидна необходимость ведения управленческого учета в компании. Управленческий учет позволяет собственникам получать корректную и актуальную информацию по состоянию дел в компании. Для того, чтобы внедрить управленческий учет и получить управленческие отчеты, можно использовать одну из множества программ. Часто вести управленческий учет начинают в excel с простых формул и ручного ввода, постепенно усложняя методику, переходя к более сложным специализированным решениям.

На рынке сейчас представлено большое количество различных систем от веб-сервисов до комплексных программных продуктов класса ERP. Однако, нередко управленческий учет ведут в самой распространенной системе 1С – «1С Бухгалтерия Предприятия 8». В этой статье мы подробно расскажем о том, каким образом можно выстроить управленческий учет на базе этой учетной системы и получить управленческие отчеты в 1С.

Управленческая отчетность в 1С Бухгалтерия 8.3

Типовая конфигурация 1С Бухгалтерия используется в основном для решения задач бухгалтерского и налогового учета. Однако, существуют несколько способов получить отчетность, полезную для собственников, и из нее:

1. Стандартная бухгалтерская отчетность – баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет по движению денежных средств
2. Встроенная дополнительная отчетность для руководителя – комплекты отчетов по различным областям бизнеса:
   • Общий анализ деятельности (мониторинг показателей, финансовый и налоговый анализ и прочее)
   • Продажи
   • Денежные средства
   • Расчеты с покупателями
   • Расчеты с поставщиками
   • Основные средства и склад
   • Планирование, в т.ч. платежный календарь

Кроме встроенного функционала формирование управленческих отчетов в 1С Бухгалтерии можно реализовать следующим образом:

1. В конфигурацию можно добавить дополнительные специализированные или универсальные отчеты, позволяющие сформировать управленческие данные по заданному формату;
2. Использование сервисов формирования управленческой отчетности, имеющих возможность загрузки данных из 1С Бухгалтерия в своем функционале;
3. Использовать специализированные средства визуализации данных, такие как PowerBI;
4. Добавить в конфигурацию специализированные расширения для ведения управленческого учета.

Использование сторонних систем формирования моделей отчетности, таких как PowerBI, помимо затрат на разработку самой структуры отчетов будет включать работы по настройке подключения 1С как источника данных для этих систем. Использование специализированных модулей для ведения управленческого учета в 1С Бухгалтерии позволяет решить задачу учета в комплексе с учетом дополнительной управленческой аналитики. Но так как управленческий учет не регламентирован, внедрение таких инструментов будет уникально для каждой организации.

Дополнительные сервисы для управленческого учета уже имеют в своей структуре инструменты для настройки загрузки информации из 1С Бухгалтерии, настроенную модель управленческого учета и отчеты, а также позволяют учитывать операции по дополнительным управленческим аналитикам. Чтобы воспользоваться такими сервисами, необходимо будет оплачивать дополнительно подписку за предоставления доступа к сервису.

В текущей статье мы рассмотрим возможность формирования управленческой отчетности исключительно на существующих в базе 1С данных с помощью минимальных трудозатрат. Поэтому остается только 3 варианта:

1. Бухгалтерская отчетность
2. Дополнительные отчеты для руководителя в 1С Бухгалтерия
3. Внешние специализированные и универсальные отчеты для 1С

Бухгалтерская отчетность

«Читать» бухотчетность полезно для каждого руководителя и собственника – в ней содержаться основные показатели деятельности компании:

• Выручка компании
• Прибыль компании (маржинальная, прибыль до налогообложения, чистая прибыль)
• Размер дебиторской и кредиторской задолженности
• Размер оборотных и основных средств
• Остатки денежных средств

Главный минус такой отчетности – сроки составления ее регламентированы – раз в месяц/квартал не раньше 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Соответственная в такие сроки отчетность не может быть использована для оперативного управления, особенно, если ее нужно ждать по три месяца, а ДДС сопоставляется вообще раз в год!

Отчеты для руководителя

Отчеты для руководителя поделены на группы в соответствии с их тематикой.

Рис. 1 Отчет руководителя

Финансовый анализ компании позволяет получить в одном окне всю аналитику по бухгалтерской отчетности за выбранный период по каждой компании:

1. Показатели по продажам, прибыли, чистым активам
2. Анализ показателей ликвидности и рентабельности
3. Комплект бухотчетности
4. Динамика показателей отчетности за несколько предшествующих периодов
5. Оценка рисков банкротства и кредитоспособности

Рис. 2 Финансовый анализ

Стоит отметить, что так в отчете используется информация из бухгалтерской отчетности, то получить данные за предыдущие периоды возможно только в том случае, если эти отчеты уже подготовлены.

Отчет «Монитор налогов и отчетности» выводит информацию по уплате всех налогов и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности на текущую дату в виде индикаторов. Монитор особенно будет полезен для компаний, применяющих УСН или ЕНВД. Для идентификации проблемных участков предусмотрено 4 различных статуса:

Анализ статуса оплаты налогов производится по общим правилам ведения бухгалтерского учета и на основе проводок по счетам бухгалтерского учета.

С помощью остальных отчетов можно выполнить детальный анализ каждого финансового показателя деятельности компании как по каждой организации, так и по всем компаниям в сумме, если они ведутся в одной базе. Например, анализ валовой прибыли позволяет получить информацию по валовой прибыли компании (выручка за вычетом себестоимости товаров) в следующих разрезах:

• Номенклатурные группы
• Номенклатура
• Контрагенты
• Договоры с контрагентами

Например, отчет по валовой прибыли в разрезе номенклатуры будет выглядеть следующим образом:

Рис. 3 Отчет по валовой прибыли

Свод всей информации представлен в специальном отчете – Монитор основных показателей. Этот отчет включается в себя заранее подготовленный комплект отчетов, который можно редактировать и менять порядок их вывода.

Рис. 4 Монитор основных показателей

Но при этом изменить правила их составления или формат вывода нельзя, что серьезно затрудняет процесс их анализа и использования для принятия управленческих решений.

Платежный календарь

Остановимся подробнее на таком инструменте управления финансами, как платежный календарь. Встроенный в 1С Бухгалтерии предприятия платежный календарь позволяет формировать ежедневый план поступлений и расходов денежных средств по следующим разделам:

• Оплата от покупателей;
• Прочие поступления;
• Налоги и взносы;
• Платежи поставщикам;
• Зарплата;
• Периодические платежи

Для полноценной работы платежного календаря необходимо включить функциональность планирования платежей в настройках программы и установить сроки оплаты по умолчанию.

В качестве основания для добавления платежа в календарь могут использоваться различные документы конфигурации. Например, такие как «Счет покупателю», «Реализация (акты, закладные)», «Счет от поставщика» или «Поступление (акты, накладные)» и прочие.

Рис. 5 Платежный календарь

Суммы налогов и взносов рассчитывается в соответствии с заполненными декларациями, введенными начислениями в бухгалтерских проводках. Прочерк в графе суммы означает, что подошел срок уплаты текущего налога, но в базе нет декларации или начисления налога.

Платежный календарь в 1С Бухгалтерия является простым и наглядным управленческим отчетом, с помощью которого можно управлять денежными потоками, предупреждать наступление кассового разрыва и контролировать оплату налогов и других обязательных платежей.

Внешние специализированные и универсальные отчеты для 1С

Внешние отчеты позволяют реализовать необходимый внешний вид и структуру представления данных. Для каждой компании можно разработать уникальные управленческие отчеты, которые будут использовать уже существующую информацию в 1С Бухгалтерии. Внешние отчеты могут быть разработаны практически любым специалистом 1С. А их использование позволит, не внося изменений в прикладное решение, получить в кратчайшие сроки необходимые отчеты в том виде, как это необходимо руководителю компании или собственнику.

Универсальные отчеты работают по другому принципу – на существующем движке формирования формы отчета пользователь 1С Бухгалтерии, например, финансовый директор и бухгалтер, может с помощью специальной настройки интерактивно создать необходимый вид отчета, не прибегая к помощи разработчиков. В основном, эти отчеты формируются на основе бухгалтерских проводок между заданными счетами бухгалтерского учета.

Для каждой строки отчета назначает определенное правило, например:

1. Итог — сумма по подстрокам
2. Остаток по счетам — позволяет выводить сальдо по определенному счету в разрезе субконто. Позволяет формировать отдельно по дебетовому/кредитовому сальдо
3. Обороты по счетам — позволяет выводить данные по конкретным проводкам между счетами
4. Сумма других строк — позволяет производить простые вычисления между строчками

Дополнительно в настройках строки можно указывать необходимость вывода расшифровки по субконтно выбранный счетов.

Пример заполнения такого отчета:

Рис. 6 Отчет

Таким образом, пользователь 1С может создать несколько различных настроек универсального отчета сохранить их и использовать построенную модель управленческого учета во всех базах 1С Бухгалтерия 8.3.

Рассмотренные выше способы формирования управленческой отчетности в 1С Бухгалтерии подразумевают вывод в отчет уже существующей в базе информации. Что же делать если аналитики, используемой в бухгалтерском учете недостаточно? Или трактовка операций в управленческом учете отличается от бухгалтерской?

Решение этих вопросов может вызвать определенные трудности, связанные как техническими особенностями типового решения 1С, так и с организационными, например, разделения доступа. Реализовать сбор дополнительной управленческой аналитики в 1С Бухгалтерии можно с помощью следующих способов:

1. Проработка справочников статей затрат и статей движения денежных средств
2. Добавление субконто на существующие счета учета (на каждом счете можно использовать до 3 субконто)
3. Добавление новых счетов или субсчетов к уже существующим счетам

Такое решение позволит существенно упростить получение управленческих данных и избежать изменения конфигурации. Но при этом заполнение дополнительных аналитик может вызвать увеличение трудозатрат бухгалтерской службы компании.

Помимо добавления самих элементов управленческого учета в 1С Бухгалтерию необходимо описать методику их использования и заполнения, регламентировать сроки подготовки управленческих отчетов и определить ответственных за корректность предоставленных данных.

В заключении можно отметить, что подготовка управленческой отчетности в 1С Бухгалтерия без использования дополнительных инструментов подойдет небольшим и средним компаниям с минимальными расхождениями между методиками управленческого и бухгалтерского учета.

Реализацию более сложных моделей управленческого учета, например, при наличии операций, которые учитываются по-разному в разных системах учета или не учитываются в бухгалтерии вовсе, лучше реализовать с помощью систем, приспособленных для этого.

В качестве альтернативы для решения задач управления финансами собственники малого и среднего бизнеса могут использовать веб-сервис «Управленка», который имеет встроенную интеграцию как с 1С Бухгалтерией, так и с крупнейшими банками РФ. Так же информацию в сервис можно загрузить оп шаблонам из Excel, что существенно упрощает ввод операций, которых нет в бухгалтерии.

Рис. 7 Сервис «Управленка»

Сервис «Управленка» позволяет дополнить движения по расчетному счету и кассам управленческими аналитиками. В качестве управленческих аналитик используются следующие субъекты:

• Статьи движения денежных средств
• Проекты, сегменты или направления бизнеса

С помощью правил в сервисе можно реализовать гибкое заполнение аналитики по загружаемым документам, в зависимости от контрагента, назначения платежа и других реквизитов.

Использование специализированных средств позволяет. не тратя времени на внедрение модулей для 1С в соответствии с принятой методологии управленческого учета, в минимальные сроки получить настроенные отчеты и управленческую аналитику в необходимом разрезе.

Как разработать формы отчетности для руководства в Excel?

Какие расчетные формулы в них следует прописать?

Как заполнить управленческие отчеты в Excel данными о работе компании?

Как визуализировать данные управленческих отчетов с помощью Excel?

Разработчики программных продуктов для учета хозяйственной деятельности предприятия значительно продвинулись в функционале управленческих отчетов для руководства. Однако по-прежнему есть три основные проблемы:

• во-первых, перечень таких отчетов ограничен типовым функционалом программы, набор показателей в них зафиксирован возможностями аналитики данных в этой программе. Соответственно, чтобы расширить перечень отчетов или их показателей, необходимо привлекать к доработке программистов и нести дополнительные расходы;
• во-вторых, большинство отчетов представлены в виде табличных форм. В них есть колонки «План», «Факт» и «Отклонения», но этого недостаточно, чтобы информативно и наглядно продемонстрировать руководству результаты деятельности компании;
• в-третьих, когда речь заходит о формировании комплексной отчетности, то неизбежно сталкиваемся с тем, что в программе легко можно сформировать несколько отчетов с разноплановыми показателями, но сделать один отчет с общими данными нескольких отчетов пользователю программы просто невозможно — для этого нужно создавать как минимум дополнительные обработки, которые опять же ограничены техническими возможностями используемой программы.

В данной ситуации руководителю финансово-экономической службы гораздо проще использовать известный всем функционал табличного редактора Excel, тем более что все современные учетные программы позволяют сохранять сформированные в них отчеты также в виде файла Excel. А это открывает почти неограниченные возможности для консолидации данных разных отчетов, быстрого создания и перенастройки отчетных форм и их показателей, а также визуализации цифровых данных управленческих отчетов.

Разработка форм отчетности для руководства в Excel с расчетными формулами

На первом этапе подготовки управленческой отчетности руководству компании нужно создать собственно сами отчетные формы в файле Excel и прописать в них формулы для консолидации данных отчетного периода.

Для того чтобы отчетность для руководства получилась информативной и наглядной, достаточно сначала сформировать типовые отчеты в программе и сохранить их как файлы формата Excel. Затем данные этих файлов копируем как отдельные листы в новой книге и далее формируем в ней листы с формами управленческой отчетности.

Например, руководителю финансово-экономической службы компании «Альфа» нужно предоставить руководителю и собственнику компании отчеты о результатах работы компании за I полугодие 2019 г. исходя из типовых форм регламентированной отчетности — баланса и формы 2 к нему.

Прямо скажем: те данные, которые содержатся в указанных формах, руководству компании мало что скажут без дополнительной обработки, потому что они предназначены в основном для узкопрофильных специалистов и контролирующих органов.

Чтобы преобразовать это огромное количество цифр в нужный нам формат, создадим дополнительно в книге Excel несколько листов:

• «Структура баланса» — для расчета динамики структуры агрегированных показателей имущества компании и источников его финансирования;
• «Оборотный капитал» — для определения размера чистого оборотного капитала компании;
• «Безубыточность» — для расчета точки безубыточности и запаса финансовой прочности на начало и конец отчетного периода;
• «ФинПоказатели» — для расчета комплекса финансовых показателей и коэффициентов, характеризующих состояние компании;
• «Сводные показатели» — для визуализации обобщенной динамики финансового положения компании по итогам рассматриваемого периода.

Следующий этап построения управленческой отчетности — заполнение созданных на этих листах отчетных форм данными из представленных выше финансовых отчетов — баланса и формы 2 к нему.

Заполнение управленческих отчетов в Excel данными о работе компании

Заполнение шаблонов управленческой отчетности для руководства компании, заключается в наполнении формы данными управленческого учета и проверке корректности полученных в отчетности результатов.

Начнем с первого из отчетов — «Структура баланса»:

• в колонках отчета «01.01.2019» и «01.07.2019» по сумме пропишем ссылки на ячейки с показателями листа «Баланс»;
• в колонках отчета «01.01.2019» и «01.07.2019» по процентам пропишем расчет доли значения каждой из строки актива или пассива в общей их сумме;
• в колонке «Динамика» пропишем разность между значениями колонок «01.07.2019» и «01.01.2019».

Полученный отчет представлен в табл. 3.

На основе данных этого отчета уже можно легко увидеть, что за I полугодие 2019 г. у компании «Альфа» в структуре активов увеличилась доля дебиторской задолженности и уменьшилась доля внеоборотных активов и запасов ТМЦ.

Такую динамику активов можно признать положительной, поскольку в целом доля оборотных активов увеличилась, что положительно сказывается на платежеспособности компании.

А вот анализ структуры пассивов компании показывает, что оборотные активы увеличились за счет роста кредитов и займов, что создает риски снижения финансовой устойчивости.

Далее переходим к отчету «Оборотный капитал»: заполним ячейки по строкам «Внеоборотные активы», «Инвестированный капитал»» «Оборотные активы» и «Краткосрочные пассивы» ссылками на соответствующие разделы листа «Баланс» и пропишем по строке «Чистый оборотный капитал» расчетную формулу «Оборотные активы-Краткосрочные пассивы».

Чтобы планировать и распределять задачи, а также контролировать процесс их выполнения, используются различные программы-органайзеры. Планировщиков на рынке десятки, вот несколько примеров.

Trello — пожалуй, самый известный сервис для организации задач в виде рабочих досок. Базовая часть сервиса бесплатная, оплачиваются только расширения. Есть возможность добавлять чек-листы и выставлять приоритеты. Может синхронизироваться со Slack, GitHub, Salesforce, Evernote, Google Drive. Отлично работает в Kanban-проектах.

MeisterTask — почти полностью повторяет функционал Trello. Отличительная особенность — интеграция с упомянутым выше MindMeister, а заодно — со Slack, GitHub, Zendesk.

Jira — вообще-то это система отслеживания ошибок, которая задумывалась как инструмент для организации взаимодействия с пользователями. Но многие применяют Jira для управления проектами (мы в том числе). Идеально подходит для работы по Scrum. Позволяет планировать спринты и проекты в целом, делегировать задачи и собирать их в бэклог, указывать приоритеты и отслеживать дедлайны.

Bitrix24 — продукт, который позиционируется как сервис автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Есть возможность планировать задачи по нескольким проектам одновременно, назначать исполнителей, измерять затраченное время, обмениваться сообщениями, общаться в live-чате. Включает в себя CRM. Сервис популярен среди нетехнологических компаний.

Slack — удобный корпоративный мессенджер, который не нуждается в представлении. Закрытые и открытые чаты, обмен файлами, удобная мобильная версия. Подходит для общения в рамках практически любой команды.

Skype — традиционный инструмент для аудио- и видеосвязи с коллегами, подрядчиками и клиентами, которые живут за границей. Но с юзабилити у него определенно проблемы. Например, чтобы увидеть сообщение во время звонка, нужно вручную открыть соответствующий раздел.

Google Hangouts — менее популярный аналог Skype, который отлично справляется с теми же функциями и реже падает.

Отслеживать время выполнения задач нужно, во-первых, для более точного планирования. Если вы точно знаете, сколько времени ушло на проект, в следующий раз спланировать работу будет проще. Во-вторых, тайм-трекинг помогает реально оценить стоимость различных продуктов и услуг: цена напрямую зависит от вложенных в проект человеческих ресурсов.

Toggl — кроссплатформенный тайм-трекер. Есть возможность работы в команде и шеринга для клиентов. Можно менять workplaces — чтобы отдельно считать время, затраченное на несколько сайд-проектов. Эта функция также полезна для тех сотрудников, которые работают part-time. Автоматически строит аккуратные и наглядные отчеты.

Timely — помимо трекинга времени есть функции планирования и биллинга. Очень удобный интерфейс: сразу видно, на какое время запланированы задачи и сколько еще свободных часов (или минут) у вас осталось. Один минус — с недавнего времени сервис работает только платно. Версия для команды — от $14 долларов за одного юзера в месяц.

primaERP — сервис, объединяющий возможности Toggle и Timely. Система учета рабочего времени и перерывов, удобный тайм-трекинг и наглядное планирование. Есть возможность создавать и выставлять счета, а также контролировать оплату. Для команды до 3 человек — бесплатно. Больше — платно. На стоимость влияет количество пользователей и подключенные для них услуги.

Список можно дополнить разве что сервисами Google: почтой Gmail, сервисом для совместной работы с документами Google Docs, облачным хранилищем Google Drive, органайзером Google Calendar и другими инструментами. Для бизнес-целей стоит выбирать аккаунт G Suite (от $5 в месяц за одного пользователя).

Важно помнить одно: идеальных решений, который подходили бы всем, не существует. Экспериментируйте, изучайте различные инструменты, взвешивайте плюсы и минусы, которые актуальны именно для вашей команды.

И не забывайте анализировать, оправдывает ли инструмент затраты. Так найдете свой оптимальный набор инструментов.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации.