Представить информацию руководству так как мне нужно - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Такая особенность работы персонального ассистента руководителя, как многозадачность, обуславливает необходимость составлять документы, затрагивающие деятельность не только организации, но и интересы самого руководителя. Зачастую помощник может получить задание найти интересующую руководителя информацию по личным вопросам или касательно его увлечений, поездок и т.п. Для исполнения таких поручений большое значение имеет предоставление материала в соответствующей профессиональной и максимально удобной для восприятия форме.

Рейтинг

Рейтинг – одна из форм подачи и предоставления информации по тем вопросам, при рассмотрении которых требуется провести анализ и на основании имеющихся данных произвести отбор.

Рейтинг станет надежным помощником ассистента руководителя в отображении информации:

о спортивных клубах и развлекательных учреждениях;
о лучших отелях в городе, который руководитель планирует посетить с целью делового визита, направляясь на отдых;
о лучших или худших работодателях, поставщиках, производителях;
о средствах массовой информации, газетах, журналах, в которых планируется, например, разместить информацию или рекламу о деятельности компании.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: найти комфортный отель в Вене, 4 или 5 звезд, желательно с фитнес-клубом или бассейном, в центре города.

Ход исполнения задачи помощником руководителя.

На основании имеющихся критериев необходимо сделать запрос на сайте по бронированию отелей, например, www.booking.com. За основу можно взять рейтинг посетителей и систематизировать информацию о расположении, преимуществах и недостатках отеля (см. таблицу).

В некоторых случаях рейтинги посетителей на сайтах не являются достаточными, поскольку у руководителя есть индивидуальные пожелания к расположению отеля и оказываемым услугам. Поэтому ассистенту необходимо на основании полученной в ходе сбора информации доработать рейтинг под запросы директора.

Так, например, с учетом пожелания о том, чтобы персонал говорил на русском языке, рейтинг для руководителя необходимо переработать так:

1 место – отель Best Western Premier Kaiserhof Wien**** (русский язык, рейтинг 9,3);
2 место – Grand Hotel Wien***** (русский язык, рейтинг 9,0);
3 место – Le Méridien Vienna***** (рейтинг 8,2, есть бассейн);
4 место – Hotel de France Wien***** (рейтинг 8,4).

Для наглядности можно использовать творческий подход и дополнительные средства отображения информации, например диаграмму (Пример 1).

Для того чтобы создать такую диаграмму в текстовом документе, достаточно выбрать Вставка — Диаграмма, определиться с наиболее подходящим шаблоном и внести имеющуюся информацию.

На заметку

При подготовке рейтинга и создании диаграмм существенное значение имеют как критерии, по которым структурируется информация, так и запрос максимальных значений и их расшифровка.

Узнать больше

Новость

Ассистент руководителя ежедневно использует предоставление информации руководителю в виде новостей. Новость – это краткое сообщение, недавно полученное известие. По сути, информация о том, кто звонил руководителю и по каким вопросам, кто планирует провести с ним встречу, какие текущие вопросы сотрудников требуют его участия или решения, является новостной.

Новость может быть озвучена помощником руководителя устно или оформлена в письменном виде – бумажном или электронном. Новости, направляемые руководителю по электронной почте или предоставляемые ему ежедневно в начале или в течение рабочего дня в печатном виде, могут существенно облегчить персональному ассистенту донесение руководителю значимой актуальной информации. Это сообщения, которые не требуют от руководителя каких-либо действий и предоставляются исключительно для ознакомления, чтобы он был всегда в курсе событий, происходящих внутри компании и за ее пределами:

В организации-партнере ООО «СтройСнаб» сменился генеральный директор.

С 1 января 2016 г. ожидается повышение налоговых ставок для юридических лиц.

У начальника производства Коровина Л.Б. родился сын.

На этой неделе празднуют дни рождения следующие сотрудники: …

«Вопрос–ответ»

Предоставление сведений в форме «вопрос–ответ» удобно с точки зрения простоты отображения интересующих вопросов или текущих процессов. Такая форма окажется полезной помощнику руководителя:

при подготовке отчетов о собственной работе или работе других сотрудников;
при изучении какого-либо вопроса, которым заинтересован руководитель;
для фиксации текущих рабочих или личных задач руководителя;
для контроля нерешенных вопросов;
при планировании дел и задач.

Для подачи информации в форме «вопрос–ответ» существует множество способов, например: создание таблицы, оформление списком и др.

Задача, поставленная руководителем своему помощнику: собрать общую информацию о компании – потенциальном партнере.

Ход исполнения задачи ассистентом руководителя.

1. Для начала необходимо ознакомиться с сайтом организации, поскольку это самый доступный и наиболее информативный источник. Далее на основании полученных данных следует составить список.

Наименование компании: ООО «СтройПлит»
Год основания компании: 2009
Руководитель: генеральный директор Макаров Петр Валентинович
Сфера деятельности: производство и продажа строительных и отделочных материалов
Производство: собственное производство в Московской области
Продукция: сухие смеси, тротуарная плитка, керамогранитная плитка и др.

2. В случае если руководитель интересуется более подробной информацией об организации, ассистент руководителя может воспользоваться дополнительными источниками для получения информации, например данными сайта www.nalog.ru или другими ресурсами, на которых публикуются данные об учредителях, видах деятельности и руководителях российских компаний.

3. Дополнив имеющийся список вопросов и ответов более подробной информацией (см. п. 2), помощник руководителя может составить информационную справку о компании.

Информационная справка об ООО «СтройПлит»
Компания была зарегистрирована в 2009 г. Ее генеральным директором и учредителем является Макаров Петр Валентинович. За время деятельности организации учредители и руководители не менялись. Уставный капитал составляет 500 000 руб., численность компании – 128 человек. Задолженностей по уплате налогов компания не имеет. Является владельцем производства в Московской области, располагает современной лабораторией. Основной вид деятельности – изготовление и продажа строительных материалов. Офис компании находится в г. Москве, есть представительства в других городах России. Продукцию реализовывают как оптом, так и в розницу.

Список представляет собой универсальную форму подачи информации для перечисления:

документов и вещей, которые необходимо взять в дорогу;
задач и дел, которые необходимо выполнить;
организаций, подобранных в соответствии с определенными критериями (например, список поставщиков воды для офисов);
гостей, заявивших о желании участвовать в церемонии открытия нового завода;
сотрудников, которым необходимо пройти повышение квалификации.

Список может быть оформлен в текстовом или excel-документе, а также с использованием графических элементов (Пример 2).

Инструкция и памятка

Инструкция как форма подачи информации руководителю станет незаменимой для получения ясного, точного понимания прохождения какой-либо процедуры, например: по замене заграничного паспорта, регистрации юридического лица, бронированию билетов или отелей, получения визы, а также в других ситуациях. Она должна быть составлена на основании точных данных, с опорой на системность, логичность и понятность порядка действий.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: составить инструкцию по замене заграничного паспорта.

Инструкцию по процедуре замены заграничного паспорта на новый помощнику руководителя рекомендуется составить на основании официальной информации УФМС. Дополнить инструкцию рекомендуется адресом УФМС по месту жительства руководителя, часами работы и другими значимыми данными.

Инструкция для получения заграничного паспорта нового образца

Заполнить заявление о выдаче заграничного паспорта в двух экземплярах (бланк заявления прилагается).
Заполнить бланк – сведения о трудовой деятельности (бланк и образец прилагаются).
Оплатить госпошлину (квитанция прилагается).
Сделать две фотографии 3,5×4,5 на матовой бумаге в анфас черно-белые или цветные.
Предоставить документы, в т.ч. общегражданский паспорт и действующий заграничный паспорт, в отдел УФМС по месту жительства (адрес и график работы прилагаются) (Пример 3).

Памятка отличается от инструкции тем, что не предполагает разъяснения о правилах прохождения какой-либо процедуры, однако представляет собой «шпаргалку» с наставлениями или краткими сведениями о том, как действовать в той или иной ситуации.

Наглядными примерами для применения памятки могут быть памятка туриста, о подключении/отключении услуг мобильной связи, о действиях в случае получения травмы в поездке и способами связи со страховой компанией и др. (Пример 4).

Памятка может быть дополнена любыми полезными для руководителя данными, например: телефон такси, адрес химчистки, аренда автомобиля и мн.др. в зависимости от потребностей.

Интервью

Одним из способов получения ответа на вопросы является проведение интервью. Результаты беседы могут быть отображены помощником руководителя в четком системном виде «вопрос–ответ», или интегрированы в какой-то текст, или пересказаны в устной форме руководителю.

В случае, если персональный ассистент получил задание от руководства провести очную встречу или телефонные переговоры с целью выяснения конкретной информации, то для отображения результатов встречи или переговоров может быть использовано интервью. Предварительная подготовка и формулирование вопросов к собеседнику облегчат помощнику руководителя задачу проведения встречи или переговоров и последующей обработки результатов.

Пример вариантов отображения результатов проведения телефонных переговоров об условиях поставки продукции.

В виде интервью, прямая речь:

– Когда планируется поставка продукции нашей компании?

– Ориентировочно 4 или 5 ноября, точную дату я смогу Вам сообщить после беседы с отделом доставки во второй половине дня.

В виде пересказа, косвенная речь:

Поставка нашего товара планируется на начало ноября, точную дату нам смогут озвучить во второй половине дня.

«Вопрос–ответ»:

Дата поставки продукции – 3–5 ноября, точная информация ожидается.

Анализ данных и таблица

В работе ассистента руководителя часто возникает необходимость проанализировать ту или иную информацию и предоставить ее в системном виде. Таблица является наиболее удобной и наглядной формой для отображения собранных данных (Пример 5).

На заметку

Анализ данных должен проводиться по единым критериям.

Если приводятся какие-либо цифровые значения или стоимость, то необходимо придерживаться одинаковых величин – килограмм, рубль, штука и т.д.

При необходимости в таблицу могут быть добавлены критерии сравнения, в зависимости от того, какую задачу руководитель поставит перед персональным ассистентом (Пример 6). Такая форма сбора, отображения и анализа информации может быть удобна при выборе поставщиков продукции, для оказания деловых услуг подрядчиками, компаний по осуществлению ремонта помещений и во многих других случаях, например, при выборе ресторана для проведения мероприятия.

К таблице или рисунку может быть прикреплен комментарий ассистента руководителя, содержащий дополнения, пояснения или рассуждения по какому-либо вопросу, например:

комментарий-дополнение:

комментарий-рассуждение:

Календарь и расписание

Составление календаря или расписания является наиболее наглядным способом отображения сведений о предстоящих событиях, культурных и развлекательных мероприятиях, запланированных делах или встречах и другой информации (Пример 7).

При отсутствии технической возможности создания документа в программе Visio расписание или календарь можно оформить в виде обычной таблицы в документе MS Word или Excel.

Резюме, биография, досье

Запрос резюме у соискателя при поиске новых сотрудников, равно как составление его для характеристики личности в качестве специалиста в определенной области, является обязательным. В резюме указываются личные и контактные данные, сведения о трудовой деятельности и опыте работы, полученном образовании, знании иностранных языков и прочая информация, касающаяся характеристики лица с точки зрения его профессионализма.

Биография представляет собой более полный с точки зрения содержания информации о жизни человека документ, в котором указываются также данные о родителях, их профессии, переездах и других значимых событиях.

Досье, как правило, содержит в себе и биографию, и резюме, а также другие документы, которые затрагивают жизнь и деятельность определенного субъекта.

В отличие от резюме и биографии досье может быть не только заведено на человека, но касаться определенного вопроса, темы или дела. Представляет собой совокупность определенных документов.

Чтобы после получения задания найти необходимую информацию и провести ее предварительный анализ, секретарю нужно определиться с формой ее подачи для максимальной ясности, точности и удобства изучения данных директором. В зависимости от вида информации, наличия или отсутствия фото-/видеоматериалов, аналитических данных, цифр или каких-либо показателей могут быть представлены в любой уместной для определенного содержания форме. Творческий подход к работе и знание различных типов документов помогут ассистенту руководителя подавать информацию в удобном, креативном и наиболее эффективном виде.

Ассистент может составить и оформить документ самостоятельно или запросить необходимый документ у соответствующей компании. Готовые документы можно также найти в Интернете. Так, если руководитель интересуется политикой и просит найти рейтинги политических лидеров, то документ можно поискать в СМИ.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2015.

Представление информации руководству
[c.173]

Представление информации руководству 173, 174
[c.407]

Представление информации руководству в графической форме, отражающей существующие тенденции в хаосе реализации проектов, позволяет руководителям проще определить, требуется ли его участие в решении возникающих проблем. При этом руководителей подразделений интересуют не только те проекты, которые ведутся по их инициативе, но
[c.251]

Международные стандарты относят к ограничениям уместности и надежности финансовой информации также своевременность ее данных. Чрезмерная отсрочка представления информации в отчетности может привести к потере ее уместности. Руководство предприятием должно балансировать относительные достоинства своевременности информации и обеспечение ее надежности. Чтобы предоставить информацию своевременно, часто бывает необходимо представить отчетность до того, как будут известны все аспекты операции или события, чем снижается надежность такой информации. С другой стороны, если дождаться того момента, когда все аспекты будут известны и, следовательно, данные будут высоконадежными, то информация может оказаться уже малополезной, так как решение должно было быть принято намного
[c.46]

Аудитору следует оценить важность разъяснений, полученных им от руководства в устной форме и зафиксированных им в рабочих документах. Если в результате анализа данных сведений аудитор пришел к выводу, что ряд разъяснений, полученных им в устной форме, весьма важен для формирования его мнения, такие разъяснения следует обобщить и представить руководству проверяемого экономического субъекта в виде самостоятельного письма, содержащего точку зрения аудитора по рассмотренным вопросам, и получить письменное подтверждение от руководства экономического субъекта о согласии с данной трактовкой. Если разъяснения, полученные аудитором от руководства, противоречат другим аудиторским доказательствам, аудитор должен выяснить причину этих противоречий и в необходимых случаях снизить степень доверия к остальной информации, представленной этим руководством.
[c.191]

На этой стадии проверки аудитор может составить Письмо о представлении информации (написанное от лица руководства предприятия), содержащее перечень ответов руководства на основные вопросы, поставленные в ходе аудита, а также признание ответственности менеджмента за правильное представление информации, включенной в финансовую отчетность.
[c.225]

Целью финансовой отчетности общего назначения провозглашается представление информации о финансовом положении, финансовых результатах коммерческой и финансовой деятельности и движении денежных средств, которая может быть полезной широкому кругу пользователей для принятия решений о платежеспособности и устойчивости данной компании, о прогнозах ее будущего развития, о возможных поступлениях и оттоках денежных средств в будущем, о качестве руководства компании и доверии к его компетентности и честности.
[c.39]

Учетная политика должна обеспечить надежность отчетной информации, представление информации исходя из экономического содержания операций независимо от оформления их в конкретной юридической форме. Сложности при решении вопросов учетной политики возникают в случае отсутствия конкретного Международного стандарта финансовой отчетности, применимого в данной организации. В этом случае руководители организации определяют учетную политику самостоятельно, руководствуясь аналогичными положениями других МСФО, Принципами подготовки финансовой отчетности (см. главу 1) и другими документами, отвечающими по духу и букве МСФО.
[c.41]

Управляющая часть системы, как и материальная, должна содержать избыточность, оперативные резервы, необходимые для компенсации возмущений, воздействующих на нее. Это значит, что мы имеем дело с еще одной группой ресурсов — информационно-технических, обеспечивающих надежное функционирование управляющей. части системы и необходимых для надежного управления системой нефтеснабжения. В эту группу ресурсов входит сама оперативная информация, комплекс технических средств для сбора, передачи, переработки и представления оперативных данных, организационная структура и функциональное обеспечение управляющей части и, естественно, персонал, который осуществляет руководство системой нефтеснабжения посредством анализа и переработки представленной информации и принимает решения [49].
[c.64]

Если разъяснения, полученные аудитором от руководства клиента, противоречат другим аудиторским доказательствам, аудитор должен выяснить причину этих противоречий и понизить свое доверие и в отношении остальной информации, представленной этим руководством.
[c.133]

Предполагаемое действие должно быть представлено на рассмотрение всем лицам, привлекаемым к его реализации, — и менеджерам, которые будут осуществлять руководство, и исполнителям, которые будут непосредственно задействованы в новом производственном процессе. Любое управляющее воздействие приводит к изменениям на рабочем месте. Если вы собираетесь внести изменения в установившуюся процедуру, то лица, находившиеся во время ее разработки в стороне, неизбежно окажут вам сопротивление. Если конкретная проблема давно уже была очевидна и ранее вы уже предлагали предпринять какие-либо действия, но они были отвергнуты и, возможно даже, неоднократно, тогда вам нужно обратиться к данным продаж (или перепродаж). Ваша точка зрения будет воспринята более благосклонно, чем ранее, если вы четко изложите проблему, а представленная информация о доходах и расходах будет в достаточной степени полна и убедительна.
[c.207]

Составляя планы капиталовложений -для включения в бюджет капитальных затрат, руководители отделов должны включать в них достаточно данных для обоснования своих планов.. Обычно директор по вопросам бюджета получает дополнительную информацию либо от руководителей отделов, либо путем самостоятельного изучения вопроса, прежде чем включать эти планы в сводный бюджет, который он представляет ответственному финансовому руководителю. Высшее руководство может потребовать ответа буквально на сотни вопросов, прежде чем оно утвердит планы капиталовложений. Ниже приведена форма, подобная тем, которыми пользуются руководители отделов в некоторых фирмах для представления финансовому руководству полных данных, обосновывающих их предложения по капиталовложениям.
[c.615]

Поскольку связь представляет собой двусторонний процесс, отдел сбыта будет функционировать как центр, получающий информацию, и как центр, предоставляющий информацию. Для руководства высшего звена, других отделов, руководителей в области сбыта, торговых агентов и, что особенно важно, для клиентов отдел сбыта служит информационным центром в его задачи входят сбор, классификация, хранение и представление информации по всем вопросам сбытовой деятельности.
[c.171]

При автоматизации учета производственных затрат информацию об изменениях и отклонениях от текущих норм представляет руководству предприятия в отфильтрованном виде ежесуточно ИВЦ. При традиционных методах планирования и учета такую информацию не выявляют, а при ведении нормативного хозяйства без использования ЭВМ ее обобщают только за месяц или декаду. По мере перехода к машинно-ориентированным формам ведения учета используют репрезентативные (выборочные) формы представления информации об изменениях и отклонениях от норм.
[c.27]

Риск никогда не может быть сведен к нулю, поэтому задача аудитора состоит хотя бы в сокращении вероятности возникновения ошибки по причине небрежности. Оптимальным методом снижения его уровня является использование системного подхода, который подразумевает стандартизацию всех существенных моментов контроля, рассмотрения, тестирования, учета и представления информации. На Западе существует специальный операционный стандарт, описывающий рекомендуемую структуру проведения проверки, которая имеет своей целью формирование верного и объективного мнения. Кроме того, каждая фирма выпускает свое руководство по проведению аудита. Например, некоторые фирмы предлагают проводить проверку «сверху вниз» аудиторские доказательства формируются на основе данных финансовой отчетности и результатов предыдущих аудиторских проверок. Положительный момент данной рекомендации состоит в том, что аудит начинается с изучения состояния системы учета и внутреннего контроля и только затем определяется размер
[c.50]

Аудитор выясняет причины ограничения допуска к протоколам. Он должен объяснить руководству, что согласно договору ему обязаны предоставить протоколы и что аудитор несет уголовную ответственность по ст. 183 УК РФ за разглашение конфиденциальных данных. Если позиция руководства не изменилась, то аудитор оказывается в достаточно сложной ситуации. В соответствии с правилами он должен получить релевантное и надежное доказательство, на основании которого мог бы составить свое мнение. В противном случае он может составить условное заключение, в котором указать причину — ограничение объема представленной информации.
[c.103]

Руководство министерства и все основные функциональные подразделения получают необходимую и достоверную информацию для принятия решений непосредственно с ЭВМ на экране дисплея в запросно-ответном режиме через информационную систему справок. Этот диалог становится все более активным и все менее формализованным. Сотрудники министерства освобождаются от нетворческих операций по сбору, обработке и представлению информации. Все в большей степени их главной функцией становятся анализ и принятие решений.
[c.117]

Задачей внутреннего анализа является оценка технико-экономического состояния и представление аналитической информации руководству предприятия для выполнения хозяйственных договоров и государственных заказов. При этом выделяются два объекта исследования — отдельный договор (заказ, контракт) и общие результаты деятельности предприятия.
[c.5]

Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
[c.55]

Несмотря на прогресс в применении отдельных приемов и методов контроля за использованием материальных и трудовых ресурсов в производстве, обращает на себя внимание относительно низкий удельный вес предприятий, практикующих партионный учет раскроя материалов, маршрутные листы, отпуск покупных полуфабрикатов комплектами. И на предприятиях, внедривших эти способы, в применении их имеются недостатки. Зачастую разница между расходом по нормам и фактическим расходом характеризует лишь свернутую величину удорожания или удешевления себестоимости данные об отклонениях не детализируются и не указываются конкретные причины и виновники или инициаторы этих отклонений. Многие предприятия, даже организовав учет отклонений от норм, выявляют их по окончании месяца (в массовых производствах) или по изготовлении заказа (в индивидуальных производствах). Между тем организация контроля за затратами в процессе производства продукции, а не по прошествии отчетного периода является важнейшей задачей учета издержек производства. Анализируя практику организации учета на американских предприятиях, А. Ш. Маргулис и В. К. Шишов отмечали, что поздние сроки представления информации о затратах руководству равноценны посмертной информации [80, с. 4].
[c.169]

Непосредственно на предприятиях (в объединениях) должен быть установлен порядок представления информации об отклонениях от норм затрат для принятия экономически обоснованных управленческих решений на всех уровнях руководства. Для этого следует разрабатывать соответствующие формы сведений и графики их представления службам и отделам. Как правило, такие сведения составляют бухгалтерия и плановый отдел, включая нормативное бюро (на основании отчетов производственных подразделений), а в условиях механизации и автоматизации учета — вычислительный центр. Важно также определить круг ответственных работников, дающих разрешения на отклонения и осуществляющих предварительный контроль.
[c.216]

Если разъяснения, полученные аудитором от руководства проверяемого экономического субъекта, противоречат другим аудиторским доказательствам, аудитор должен выяснить причину этих противоречий и в необходимых случаях понизить свое доверие и в отношении остальной информации, представленной этим руководством.
[c.165]

Гласность необходима транснациональным корпорациям в их деятельности, так как на основании исходящей от них информации должны принимать решения инвесторы, трудящиеся, национальные правительства и правительства принимающих стран. Необходимые данные содержатся в соответствующей отчетности. Настоящая статья является руководством для составителей и пользователей этой отчетности. Здесь рассматривается форма представления информации результаты дискуссий по этому вопросу, проводившихся в течение почти десятка лет Межправительственной рабочей группой экспертов по международным стандартам учета и отчетности, являющейся органом Организации Объединенных Наций по транснациональным корпорациям.
[c.62]

Содержание, порядок формирования и способы представления информации для внутренних пользователей определяются руководством организации.
[c.22]

В соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО) организации (и банки в том числе) обязаны регулярно публиковать финансовую отчетность. Целью публикации отчетности является представление информации о финансовом положении и финансовых результатах деятельности, полезной для широкого круга пользователей при принятии экономических решений. Финансовая отчетность также позволяет судить об эффективности деятельности руководства банка по управлению имеющимися у него ресурсами. Она должна давать возможность пользователям делать сопоставления с прошлыми периодами и отчетностью других банков, а также составлять прогнозы на будущее. При этом публикуемая отчетность должна обладать определенной полнотой, так как большинство ее пользователей не имеют возможности получить дополнительную информацию о банке.
[c.52]

Необходимо понимать отличия описанных выше трех систем учета, поскольку в зависимости от применения принципа сопоставления могут возникать различные искажения. Использование субъективных суждений, отвечающих скрытым целям руководства в представлении информации финансового учета для внешних пользователей, мы называем «созидательным» бухгалтерским учетом.
[c.523]

Представление о взаимозависимости скидки и премии важно при проведении практических расчетов. Если в их рамках установлен, скажем, тот или иной размер премии за контроль, то скидка за его (контроля) недостаток не может быть установлена изолированно. Ее следует оценить в соответствии с приведенной формулой. Так, согласно представленным в Руководстве по оценке стоимости бизнеса показателям премии за контроль в 41,0 % соответствует скидка за неконтрольный характер пакета, равная 25,8 %, а размеру премии в 38,7 % — скидка в 27,9 % (с. 286 Руководства). Здесь премия за контроль оценивается при приобретении той или иной компании целиком и исчисляется в процентах превышения цены сделки относительно рыночной цены акций продавца за пять рабочих дней перед объявлением о сделке (см. примечание к таблице на с. 286 Руководства). Почему за пять дней Это крайний срок, в течение которого можно рассчитывать на то, что информация о возможной сделке, связанная с приобретением компании целиком, не просочится в средства массовой информации. Как только эта информация становится широко известной, котировки акций таких компаний быстро растут.
[c.56]

В случае неоправданной задержки в представлении информации она может потерять свою уместность. Руководству может быть необходимо сбалансировать относительные достоинства своевременности с представлением надежной информации. Для своевременного представления информации часто бывает необходимо отчитываться до выяснения всех аспектов операции или другого события, тем самым снижая надежность. И наоборот, если отчетность задержана до выяснения всех аспектов, информация может оказаться чрезвычайно надежной, но мало полезной для пользователей, которые должны были принимать решения раньше. В достижении баланса между уместностью и надежностью, превалирующим соображением является наилучшее удовлетворение потребностей пользователей для принятия экономического решения.
[c.6]

Наиболее приемлемый формат представления выбирает руководство организации. Так как если сведения о характере расходов полезны для прогнозирования движения денежных средств, то при использовании классификации расходов по функциональному назначению потребуется дополнительное раскрытие информации.
[c.249]

Деятельность ОУП может быть очень эффективной, если он обеспечит своевременное представление информации при использовании существующих методов и средств управления проектами. Если ОУП способен помочь руководителю проекта как можно раньше выявить существующие проблемы, то для их устранения потребуются корректирующие действия в минимальных дозах. Тем самым, удается понизить напряжение, испытываемое исполнителями проекта и правлением компании. Не следует забывать о том, что проект, план корректировок которого предусматривает кардинальные изменения, скорее всего будет прикрыт руководством. Кроме того, чем чаще это будет происходить, тем больше у правления компании появляется оснований задаваться вопросом, чем занимался ОУП все это время.
[c.60]

Как любая коммерческая организация, аудиторская компания практически постоянно заинтересована в поиске потенциальных клиентов. С этой целью она выходит на рынок аудиторских услуг, либо инициируя заключение договора, либо давая предварительную оценку поступившего ей предложения на проведение аудита или консультационных работ. В любом случае этому этапу, т.е. этапу выхода на рынок аудиторских услуг, должно предшествовать формирование (формализованное или неформализованное) банка данных о потенци шьных клиентах. В ходе формирования этого банка осуществляются простейшие информационно-аналитические процедуры, в частности бор самой общей информации о компаниях и расстановка приоритетов в отношении предпочтительности того или иного потенциального клиента. Аналитические процедуры в данном случае не формализованы, а их роль заключается в формировании представления у руководства аудиторской компании о желательности и целесообразности завоевания того или иного клиента. Аналитическая информация в банке данных, сгруппированная, например, по отраслевой принадлежности, может включать доступные сведения о видах финансово-хозяйственной деятельности предприятия, степени ее диверсификации, форме собственности, основные финансовые индикаторы, данные о текущей рентабельности и финансовой устойчивости, сведения о текущем аудиторе и др.
[c.52]

Приводятся типовые решения по представлению оперативной информации руководству и персоналу территориальных нефтесбытовых управлений и республиканских нефтесбытовых органов, не имеющих деления на территориальные управления. Рассматриваются меры повышения достоверности оперативной информации и оценивается экономическая эффективность автоматизированного оперативного управления нефтеснабжением.
[c.2]

С целью гармонизации категорий и определений статистики науки для представления информации в ЮНЕСКО на двенадцатой сессии ее генеральной конференции в 1978 г. была одобрена Рекомендация по международной стандартизации статистики науки и техники , в развитие которой в 1984 г. опубликовано Руководство ЮНЕСКО по статистике науки и техники. В нем учитывался опыт как ОЭСР, так и бывшего Совета экономической взаимопомощи. На основе Руководства Фраскати Рекомендации ЮНЕСКО были в 1995 г. еще раз уточнены (Париж).
[c.239]

Эффективная подача информации

Нет сомнений в том, что любые сведения надо уметь преподнести. Даже самая блестящая идея не будет оценена Вашим руководством по достоинству, если Вы пробурчите ее себе под нос или завязнете в малозначительных подробностях, ведь, как известно, алмаз становится сверкающим бриллиантом после тщательной огранки. Отсюда вывод: любая информация, которую Вы хотите подать Вашему начальнику (или коллегам), будь то отчет о проделанной работе, презентация или Ваши креативные идеи, должна быть обработанной, а не «сырой», только тогда ее воспримут соответствующим образом. Конечно, бывают ситуации, когда какие-то сведения приходится выдавать спонтанно, однако в большинстве случаев у Вас есть время, пусть и небольшое, чтобы подготовить свое выступление. Что же является залогом успеха при подаче любой информации?

Во-первых, Вы должны владеть своим материалом в совершенстве. Казалось бы, это прописная истина, но почему же тогда многие люди пренебрегают ей? Когда Вы не вполне представляете себе, о чем именно собираетесь говорить, Вы можете сбиться, запутаться, а вряд ли можно придумать что-либо хуже этого. Чтобы подобное с Вами не произошло, всегда пишите текст Вашего предполагаемого выступления. Да, именно выступления, ведь подача информации, по сути, представляет собой, особенно сначала, почти непрерывный монолог. Записывая свои мысли на бумагу, Вы избегаете опасности что-нибудь пропустить. К тому же запись помогает структурировать Ваши идеи. После того, как Вы написали для себя текст выступления, выделите в нем главные и второстепенные моменты. Не забывайте о том, что за каждым тезисом (т. е. ключевой мыслью) должны следовать один или несколько аргументов (т. е. доказательств заявленной Вами идеи). Распределите, в каком порядке Вы будете излагать свои сведения. При этом самую важную информацию я советую отнести к началу выступления. Почему, спросите Вы. Это объясняется так называемым законом прогрессирующего нетерпения слушателей. Суть его состоит в следующем: чем больше человек говорит, тем меньше его слушают. Первые 10 минут выступления воспринимаются слушателями как 10 минут, вторые – как 20 минут, а третьи – вообще как 30 минут! Поэтому оптимальное время для выступления составляет около десяти минут. Если же Ваше выступление рассчитано на большее количество времени, помещайте все важные положения в начале.

Сведения, которые Вы излагаете, должны быть четкими и ясными для слушателей. Избегайте неточностей, расплывчатых формулировок (кстати, когда Вы фиксируете текст выступления на бумаге, эта проблема отпадает сама собой). Не говоря уже о том, что Ваша информация не будет воспринята, Вы просто украдете драгоценное время у себя и своих слушателей. К тому же человек, сам не знающий толком, что он имеет в виду, вызывает сильное раздражение.

Один из принципов эффективной подачи информации – это наглядность (например, презентация вообще основана на нем). Однако у Вас есть возможность воспользоваться этим замечательным принципом и в других случаях, например, когда Вы готовите отчет о проделанной работе. Секрет прост: всегда используйте конкретные цифры и факты. Например, вместо того, чтобы сказать «В последнее время наши экономические показатели улучшились» произнесите «За последний (год, месяц, квартал) наши экономические показатели в таких-то областях выросли на столько-то процентов». Первая фраза, по сути дела, не говорит ничего, тогда как вторая дает исчерпывающие сведения. Понятно, что для этого придется потрудиться, собрать и проанализировать различные цифры и факты, однако и эффект от такого выступления будет несравненно выше, чем от абстрактной «говорильни».

Очень важно использование конкретных аргументов в том случае, если Вы хотите протолкнуть свои идеи, скажем, по поводу усовершенствования методов работы. Ваши выводы должны иметь под собой прочную основу, догадки и предположения, основанные неизвестно на чем, здесь не годятся. Чтобы Ваш руководитель поверил в пользу Ваших идей для организации, покажите ему это пользу в процентах и фактах. Кстати, в этой ситуации также вполне допустимо использование наглядных схем и рисунков.

Итак, Вы тщательно продумали и изложили на бумаге текст Вашего предполагаемого выступления, и это – 30 % успеха. Остальные 70 % – это то, как именно Вы представите информацию в устном виде. Какие моменты здесь нужно учитывать?

Ни для кого не секрет, что нельзя произвести впечатления на слушателей, просто читая по бумажке. Всех нас научили читать еще в первом классе, а вот умению рассказывать надо учиться гораздо дольше. Не бойтесь, ничего сложного тут нет, просто следуйте нескольким советам. Первое: зазубривание текста очень недалеко ушло от элементарного чтения. Вы можете заучить текст наизусть, но представьте себе, что произойдет, если Вам зададут вопрос по ходу выступления. Ответ однозначен: Вы просто собьетесь с мысли. Поэтому написанный текст надо несколько раз пересказать, только тогда Вы будете чувствовать себя уверенно. Кстати, об уверенности при выступлении: Вы должны говорить, не сомневаясь в правоте Ваших слов, иначе Вы никого не сможете ни в чем убедить. Если Вы будете бубнить себе под нос или запинаться, весь эффект пойдет насмарку.

Второе правило: Ваша речь не должна быть монотонной, это нагоняет скуку, а в особо запущенных случаях и вовсе усыпляет. Выступление, таким образом, должно быть эмоциональным. Но не забывайте при этом, что все хорошо в меру. Используйте соответствующую жестикуляцию – о ней пойдет речь в главе «Невербальное общение».

Если у Вас есть такая возможность, выберите наиболее удачное время для своего выступления, ведь восприятие Ваших слов слушателями (а в нашем случае – руководителем) зависит не только от того, насколько удачно будет подана информация, но и от состояния последних. Иными словами, если у Вашего руководителя, например, болит зуб или просто плохое настроение, вряд ли стоит преподносить ему свои мысли именно в данный момент. Выберите другое, более подходящее время. Кстати, выбирая время для изложения своих сведений, подумайте, а достаточно ли этого самого времени, чтобы Вас внимательно выслушать, у Вашего начальника? Информация, преподнесенная на ходу, а то и на бегу, в лучшем случае воспринимается лишь частично, а в основном – не воспринимается совсем.

И несколько практических советов, как именно надо излагать текст выступления. Какие же приемы надо использовать, чтобы преподнести информацию наиболее эффективно?

Во-первых, всегда делайте акцент на важных словах и сочетаниях слов. Вы уже написали текст выступления, поэтому Вам будет легко их найти и выделить. Но даже если Ваше выступление спонтанно, поскольку у Вас не было времени и возможности для предварительной подготовки, Вы легко обнаружите главные слова в каждой фразе. Выделяйте их голосом: изменение тембра заставит человека насторожиться и прислушаться к Вам особенно внимательно, что в конечном итоге это улучшит восприятие Вашего слушателя (или слушателей).

Но изменять надо не только тембр голоса, но и темп речи. Изменение темпа придаст Вашей речи выразительность и спасет ее от монотонности (мы с Вами уже говорили о вреде этого явления). Здесь существует следующая закономерность: те слова, которые Вы считаете наиболее значительными в своем выступлении, надо произносить медленнее по сравнению с остальными. Так Вы опять-таки сделаете на них акцент.

В-третьих, обязательно делайте паузы перед важными мыслями или словами и после них. Таким приемом Вы привлечете к ним внимание слушателей, ведь пауза в речи, сделанная перед изложением мысли, заставляет сосредоточиться. А пауза, сделанная после, дает слушателям возможность тщательнее обдумать то, что они только что услышали. Таким образом, тезисы, обрамленные паузами, гораздо лучше отложатся в их памяти и сознании.

И, наконец, последний и, пожалуй, самый главный совет по этому вопросу. Чтобы Ваше выступление было успешным, а подача содержащейся в нем информации, соответственно, эффективной, надо вложить свою душу в то, что Вы говорите. Эта мысль сама по себе не новая, наверняка Вы много раз слышали о ней и до прочтения этих строк. А теперь задайте себе вопрос: всегда ли Вы следуете этому поистине золотому принципу? А что значит вкладывать душу, спросите Вы. Да, на первый взгляд эта рекомендация кажется абстрактной и, может быть, даже бесполезной. А на самом деле, помимо использования практических приемов, надо излагать любую информацию с энтузиазмом, с верой с то, о чем Вы говорите, говорить с чувством, а не на автомате. Это сделать несложно, поскольку содержание любого выступления составляют, прежде всего, Ваши мысли, Ваши выводы, даже если Вы излагаете точку зрения другого человека или общеизвестные, на первый взгляд, факты. Говорите с душой, и эффект от преподнесенной Вами информации будет равен ста процентам!

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.

В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Содержание статьи:

1 Общие правила деловой переписки
- 1.1 Адресность
- 1.2 Следование типовым требованиям оформления документации
- 1.3 Краткость
- 1.4 Точность
2 Универсальные фразы и выражения
- 2.1 Объяснение причины
- 2.2 Когда необходимо на что-то сослаться
- 2.3 Как обозначить цель письма
- 2.4 Извещение
- 2.5 Объяснение мотива
- 2.6 Просьба
- 2.7 Благодарность
- 2.8 Извинение, сожаление
- 2.9 Выражение надежды
- 2.10 Выражение удовлетворения
- 2.11 Выражение неудовлетворения
- 2.12 Подтверждение и предложение
- 2.13 Отказ от предложения
- 2.14 Вопросы и уточнения
- 2.15 Предложение, обещание
- 2.16 Приглашение
- 2.17 Напоминание
- 2.18 Гарантии
- 2.19 Выражение своей позиции
- 2.20 Заключительная фраза
3 Фразы для электронного письма
- 3.1 Обращение
- 3.2 Основная часть
- 3.3 Подпись
4 Синонимы
5 Фразы для переписки в мессенджерах и чатах
- 5.1 Предпринимателям
- 5.2 Клише, которых лучше избегать
6 Полезные фразы и выражения на английском
- 6.1 Приветствие
- 6.2 Вступление
- 6.3 Основная часть
- 6.4 Переход к прощанию
- 6.5 Прощание
7 Заключение

Общие правила деловой переписки

Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.

В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?

Адресность

К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.

Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.

Точность

Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.

Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.

Универсальные фразы и выражения

Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.

Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.

Объяснение причины

По причине отсутствия нужных документов…
Ввиду задержки оплаты…
Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
Вследствие изменения объема заказов…
Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
В продолжение нашего диалога…
На основании устной договоренности…
Согласно внутренним нормативам компании…
В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

И для скорейшего решения вопроса…
В целях избежания ошибок в документации…
Для ускорения расследования…
Чтобы составить план дальнейших действий…
Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

Доводим до Вашего сведения…
Пишу, чтобы подтвердить наличие…
Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
Сообщаем, что задержка ответа связана с…
Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

В соответствии с выбранной моделью поведения…
В целях увеличения объема продаж…
В порядке оказания информационных услуг…
В подтверждения устной договоренности…
В связи с полученными данными…

Просьба

Прошу сообщить нам…
Просим Вас принять к сведению…
В дополнение ко всему прочему прошу…
Прошу принять меры в отношении…
Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
Спасибо за оперативный ответ!
Благодарим Вас за сообщение о…
Мы признательны Вам за…
Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
Прошу прощения за задержку ответа.
Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

Мы надеемся, Вы понимаете…
Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
Я искренне надеюсь, Вы сможете…
Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
Мы уверены, Вы сделаете все возможное…

Выражение удовлетворения

Мы рады направить Вам…
С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
Мы рады сообщить, что можем…
Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

Это может потянуть за собой расторжение договора.
К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
Это может вызвать определенные трудности.
К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

Настоящим письмом подтверждаем…
Мы можем Вам рекомендовать…
Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
Мы можем предложить Вам следующие условия…
В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

Правильно ли я понял, что…
Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
Вы очень выручите меня, если направите…
Можно ли как-то решить этот вопрос?
Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
Мы рады предложить Вам…
Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
Можете быть уверены, наша компания…
Высылаем Вам образец…

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
Просим Вас принять участие…

Напоминание

Хотелось бы Вам напомнить…
Напоминаем, что в соответствии с договором…
Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

Своевременную оплату счетов гарантируем.
С нашей стороны мы обязуемся…
Отсутствие задолженности гарантируем.
Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

Нарушение сроков может привести к…
Возражений против вашей позиции не имеем.
Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями…
Благодарим за уделенное время!
Будем признательны за оперативный ответ!
С уважением…

Фразы для электронного письма

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

темы письма;
тела письма.

Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.

Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.

В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.

Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

Здравствуйте, коллеги!
Уважаемый Имя Отчество!
Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».

Примеры фраз:

Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
Довожу до Вашего сведения, что…
Хочу (хотим) сообщить Вам…
Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Информирую Вас о…
Рады сообщить, что…
Требуется согласование касательно…
В связи с…
Вынуждены сообщить… (при проблеме)
Настоящим извещаем о…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Считаю необходимым сообщить Вам…
Просим Вас направить к нам…
Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
Предлагаем Вам уникальную возможность…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Хочу обсудить с Вами условия…
Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
Резюмируя наш диалог…
Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!

Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.

Например:

Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
Прошу отправить скан-копии следующих документов…
В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
Просим Вас принять решение…
Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
Прошу Вас оказать содействие…
В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.

Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Искренне Ваша,

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Благодарю за уделенное время!

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

E-mail _________________________

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

Сайт ______________________

Мы в соцсетях ______________

Синонимы

В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.

Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.

Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.

Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).

Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.

Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:

Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
Могли бы Вы уточнить…
Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.

Предпринимателям

Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.

Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.

Приведу пример:

Добрый день!

Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.

По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.

С уважением,

Бальева Марина,

менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».

E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».

Думаю, тебе они знакомы.

Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.

К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

Приветствие.
Вступление.
Основная часть.
Заключение.
Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.

Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

Good morning — доброе утро.
Good afternoon — добрый день.
Good evening — добрый вечер.

Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

Dear all — дорогие коллеги;
Dear colleagues — дорогие коллеги;
Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».

Вступление

Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

Заключение

Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «‎5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!

Успехов в карьере и труде 😉

Комментарии (1)

Выбор однокоренных слов-паронимов «представить» и «предоставить» основывается на точном знании лексического значения каждого из них, сочетаемости с другими словами в определенном контексте.

Узнаем, в каких случаях следует правильно использовать слово «представить», а когда — «предоставить».

У слов «предоставить» и «представить» ударным является один и тот же слог, звучат они почти одинаково, тем не менее различаются лексическим значением. Эти однокоренные слова одной и той же части речи являются паронимами в русском языке.

У каждого из этих глаголов существует свой круг слов, с которыми они могут правильно сочетаться. Если нарушить эту сочетаемость, то возникает искажение смысла высказывания, то есть появляется лексическая ошибка — смешение паронимов. Чтобы избежать ошибок в речи, правильно выбрать первое или второе слово и применить его, следует точно знать лексическое значение каждого из них, их сочетаемость с другими словами в русском языке.

Значение слова «представить»

Глагол «представить» многозначный. В зависимости от цели высказывания, от смысла контекста рассматриваемое слово имеет следующие значения:

предъявить, подать что-либо куда-либо, вручить с целью ознакомления;
приводить доводы, излагать, сообщать;
ходатайствовать о награждении или о повышении по службе;
знакомить кого-то с кем-то, вводить в определенный круг людей;
быть представителем, замещать кого-то, действовать по чьему-то поручению;
мысленно воспроизводить образы, картины; воображать;
понимать, осознавать;
показывать, изображать в речи, в художественном произведении, картине;
воспроизводить на сцене что-либо, создавать сценический образ.

Исходя из многоплановости значения глагола «представить» (видовая пара «представлять»), обозначим круг сочетаемости с другими словами.

Сочетаемость слова «представить»

представить документы;
представить справку;
представить отчет;
представить заключение;
представить доклад;
представить схему;
представить чертеж;
представить гостя;
представить родственника;
представить свидетеля;
представить оппонента;
представить кандидата;
представить фирму, партию в парламенте;
представить к награде, к премии, к новой должности;
представить картину;
представить сцену из спектакля,
представить Ивана Грозного на сцене.

Значение слова «предоставить»

Этот однокоренной глагол обладает следующим лексическим значением:

отдать в чье-либо распоряжение, пользование;
дать возможность чем-либо распорядиться.

Как видим, его лексическое значение более узкое, чем у однокоренного паронима.

Сочетаемость глагола «предоставить»

предоставить сведения;
предоставить информацию;
предоставить факты;
предоставить отпуск;
предоставить кредит;
предоставить помещение;
предоставить жильё;
предоставить политическое убежище;
предоставить место;
предоставить выбор;
предоставить покровительство;
предоставить свободу

Вывод

В значении «предъявить, вручить для ознакомления, подать на рассмотрение, на подпись начальнику отдела, директору и т.п.» используем словосочетания:

представить документы, отчет, справку, заявление и пр.

В значении «отдать в распоряжение», то есть поделиться своими знаниями, фактами, правильно скажем:

предоставить информацию, сведения, факты.

Дополнительный материал

Узнаем, в каких случаях употребляются глаголы-паронимы «одеть» — «надеть».

Средняя оценка: 4.9.
Проголосовало: 82

Источник

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Содержание статьи:

1 Общие правила деловой переписки
- 1.1 Адресность
- 1.2 Следование типовым требованиям оформления документации
- 1.3 Краткость
- 1.4 Точность
2 Универсальные фразы и выражения
- 2.1 Объяснение причины
- 2.2 Когда необходимо на что-то сослаться
- 2.3 Как обозначить цель письма
- 2.4 Извещение
- 2.5 Объяснение мотива
- 2.6 Просьба
- 2.7 Благодарность
- 2.8 Извинение, сожаление
- 2.9 Выражение надежды
- 2.10 Выражение удовлетворения
- 2.11 Выражение неудовлетворения
- 2.12 Подтверждение и предложение
- 2.13 Отказ от предложения
- 2.14 Вопросы и уточнения
- 2.15 Предложение, обещание
- 2.16 Приглашение
- 2.17 Напоминание
- 2.18 Гарантии
- 2.19 Выражение своей позиции
- 2.20 Заключительная фраза
3 Фразы для электронного письма
- 3.1 Обращение
- 3.2 Основная часть
- 3.3 Подпись
4 Синонимы
5 Фразы для переписки в мессенджерах и чатах
- 5.1 Предпринимателям
- 5.2 Клише, которых лучше избегать
6 Полезные фразы и выражения на английском
- 6.1 Приветствие
- 6.2 Вступление
- 6.3 Основная часть
- 6.4 Переход к прощанию
- 6.5 Прощание
7 Заключение

Общие правила деловой переписки

Адресность

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Точность

Универсальные фразы и выражения

Объяснение причины

По причине отсутствия нужных документов…
Ввиду задержки оплаты…
Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
Вследствие изменения объема заказов…
Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
В продолжение нашего диалога…
На основании устной договоренности…
Согласно внутренним нормативам компании…
В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

И для скорейшего решения вопроса…
В целях избежания ошибок в документации…
Для ускорения расследования…
Чтобы составить план дальнейших действий…
Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

Доводим до Вашего сведения…
Пишу, чтобы подтвердить наличие…
Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
Сообщаем, что задержка ответа связана с…
Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

В соответствии с выбранной моделью поведения…
В целях увеличения объема продаж…
В порядке оказания информационных услуг…
В подтверждения устной договоренности…
В связи с полученными данными…

Просьба

Прошу сообщить нам…
Просим Вас принять к сведению…
В дополнение ко всему прочему прошу…
Прошу принять меры в отношении…
Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
Спасибо за оперативный ответ!
Благодарим Вас за сообщение о…
Мы признательны Вам за…
Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
Прошу прощения за задержку ответа.
Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

Мы надеемся, Вы понимаете…
Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
Я искренне надеюсь, Вы сможете…
Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
Мы уверены, Вы сделаете все возможное…

Выражение удовлетворения

Мы рады направить Вам…
С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
Мы рады сообщить, что можем…
Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

Это может потянуть за собой расторжение договора.
К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
Это может вызвать определенные трудности.
К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

Настоящим письмом подтверждаем…
Мы можем Вам рекомендовать…
Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
Мы можем предложить Вам следующие условия…
В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

Правильно ли я понял, что…
Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
Вы очень выручите меня, если направите…
Можно ли как-то решить этот вопрос?
Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
Мы рады предложить Вам…
Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
Можете быть уверены, наша компания…
Высылаем Вам образец…

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
Просим Вас принять участие…

Напоминание

Хотелось бы Вам напомнить…
Напоминаем, что в соответствии с договором…
Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

Своевременную оплату счетов гарантируем.
С нашей стороны мы обязуемся…
Отсутствие задолженности гарантируем.
Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

Нарушение сроков может привести к…
Возражений против вашей позиции не имеем.
Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями…
Благодарим за уделенное время!
Будем признательны за оперативный ответ!
С уважением…

Фразы для электронного письма

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

темы письма;
тела письма.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

Здравствуйте, коллеги!
Уважаемый Имя Отчество!
Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

Примеры фраз:

Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
Довожу до Вашего сведения, что…
Хочу (хотим) сообщить Вам…
Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Информирую Вас о…
Рады сообщить, что…
Требуется согласование касательно…
В связи с…
Вынуждены сообщить… (при проблеме)
Настоящим извещаем о…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Считаю необходимым сообщить Вам…
Просим Вас направить к нам…
Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
Предлагаем Вам уникальную возможность…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Хочу обсудить с Вами условия…
Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
Резюмируя наш диалог…
Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!

Например:

Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
Прошу отправить скан-копии следующих документов…
В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
Просим Вас принять решение…
Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
Прошу Вас оказать содействие…
В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Искренне Ваша,

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Благодарю за уделенное время!

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

E-mail _________________________

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

Сайт ______________________

Мы в соцсетях ______________

Синонимы

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
Могли бы Вы уточнить…
Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

Предпринимателям

Приведу пример:

Добрый день!

Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.

По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.

С уважением,

Бальева Марина,

менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».

E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

Думаю, тебе они знакомы.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

Приветствие.
Вступление.
Основная часть.
Заключение.
Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

Good morning — доброе утро.
Good afternoon — добрый день.
Good evening — добрый вечер.

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

Dear all — дорогие коллеги;
Dear colleagues — дорогие коллеги;
Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

Вступление

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

Заключение

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

Успехов в карьере и труде 😉

Комментарии (2)

Источник

Рейтинг

Рейтинг станет надежным помощником ассистента руководителя в отображении информации:

о спортивных клубах и развлекательных учреждениях;
о лучших отелях в городе, который руководитель планирует посетить с целью делового визита, направляясь на отдых;
о лучших или худших работодателях, поставщиках, производителях;
о средствах массовой информации, газетах, журналах, в которых планируется, например, разместить информацию или рекламу о деятельности компании.

Ход исполнения задачи помощником руководителя.

На заметку

Узнать больше

Новость

В организации-партнере ООО «СтройСнаб» сменился генеральный директор.

С 1 января 2016 г. ожидается повышение налоговых ставок для юридических лиц.

У начальника производства Коровина Л.Б. родился сын.

На этой неделе празднуют дни рождения следующие сотрудники: …

«Вопрос–ответ»

при подготовке отчетов о собственной работе или работе других сотрудников;
при изучении какого-либо вопроса, которым заинтересован руководитель;
для фиксации текущих рабочих или личных задач руководителя;
для контроля нерешенных вопросов;
при планировании дел и задач.

Ход исполнения задачи ассистентом руководителя.

Список представляет собой универсальную форму подачи информации для перечисления:

документов и вещей, которые необходимо взять в дорогу;
задач и дел, которые необходимо выполнить;
организаций, подобранных в соответствии с определенными критериями (например, список поставщиков воды для офисов);
гостей, заявивших о желании участвовать в церемонии открытия нового завода;
сотрудников, которым необходимо пройти повышение квалификации.

Инструкция и памятка

Инструкция для получения заграничного паспорта нового образца

Заполнить заявление о выдаче заграничного паспорта в двух экземплярах (бланк заявления прилагается).
Заполнить бланк – сведения о трудовой деятельности (бланк и образец прилагаются).
Оплатить госпошлину (квитанция прилагается).
Сделать две фотографии 3,5×4,5 на матовой бумаге в анфас черно-белые или цветные.
Предоставить документы, в т.ч. общегражданский паспорт и действующий заграничный паспорт, в отдел УФМС по месту жительства (адрес и график работы прилагаются) (Пример 3).

Интервью

В виде интервью, прямая речь:

– Когда планируется поставка продукции нашей компании?

В виде пересказа, косвенная речь:

«Вопрос–ответ»:

Дата поставки продукции – 3–5 ноября, точная информация ожидается.

Анализ данных и таблица

На заметку

Анализ данных должен проводиться по единым критериям.

комментарий-дополнение:

комментарий-рассуждение:

Календарь и расписание

Резюме, биография, досье

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2015.

Источник

Представление информации руководству [c.173]

Представление информации руководству 173, 174 [c.407]

Источник

Многое зависит от того, как вы сможете представить себя. Для этого я дам вам 20 профессиональных советов. И ответ на вопрос: «Как представиться успешно?» больше не вызовет у вас ни малейшей трудности. Итак, читайте и постарайтесь запомнить все то, что я расскажу и порекомендую.

Как найти агента
С такими людьми вы обязательно должны быть знакомы, если хотите сделать или уже делаете карьеру. Если же вы уже занимаете какой-либо ответственный пост у себя на службе, то тем более следует познакомиться с таким человеком хотя бы для того, чтобы иметь возможность подобрать нового и талантливого сотрудника в свой отдел.

Такой человек обычно называет себя сотрудником отдела консалтинга, советником на предприятии, посредником, экспертом по поиску руководящих кадров. Вы редко сможете найти его адрес на «Золотых страницах», но часто их адреса публикуются в профессиональных журналах и газетах. К тому же ни в одном из объявлений обычно не указывается имя этого человека. Скорее всего объявление будет выглядеть так: «По предложению большого текстильного предприятия мы ищем инженера для…». Вы можете встретить агента на отраслевых выставках, конференциях, конгрессах, главное, чтобы эта встреча состоялась. Подойдите, разговоритесь, представьтесь, ждите и смотрите!

Вас вербуют
Если вам удалось познакомиться с агентом, который занимается подбором персонала, то у него скорее все-таки найдется для вас какое-нибудь предложение. Если это так, то первым признаком может являться приглашение на предварительную беседу. Не надо думать, что вы – единственный кандидат, для которого он может найти работу! Но, с другой стороны, вы должны вести беседу совершенно раскованно и дружелюбно – это всего лишь предварительная беседа. Он с пристрастием расспросит вас об уровне вашей квалификации, о том, сколько и где вы работали и где хотите работать. Не забудет спросить и о ваших претензиях и намерениях. И только если вы ему понравитесь, то предложит несколько мест.

Если это серьезно…
…то перед тем, как идти на собеседование уже с начальником отдела кадров того предприятия или фирмы, адрес которой вы получили от «охотника за головами», вы должны составить для себя своего рода шпаргалку и прежде всего ответить на вопрос: кто принимает окончательное решение о вашем приеме на работу на новой фирме? Чью биографию, друзей и врагов надо знать, прежде чем отправиться на собеседование? Неправильно названный титул вашего собеседника в разговоре с ним может превратить мечту получить эту работу в невыполнимую. А вот специальные знания о новых тенденциях в той области, где вы собираетесь работать, могут произвести на вашего нового собеседника неизгладимое впечатление.

Идя на собеседование, вы должны знать и кое-какие подробности личной жизни некоторых сотрудников, чтобы ненароком не сказать что-нибудь неуместное, например, что вы не любите животных, в то время как ваш новый начальник уже много лет является членом клуба защиты животных.

Важные детали
Перед тем, как отправляться на собеседование, вы должны продумать, какая информация есть у вас не только относительно руководящего состава этой фирмы или этого предприятия, но также и о стиле работы, целях, которые ставит себе фирма, внутренней иерархии и организации.

Об этом можно узнать как в самом отделе кадров, так и в соответствующих организациях, занимающихся сбором подобной информации, газетах и журналах, которые выпускаются в вашем регионе. И все это для того, чтобы разговаривающий с вами начальник отдела кадров заметил, что вы «представляете собой интересного и подающего надежды кандидата». Это было бы неплохое начало…

Проверка
Предприятие нуждается именно в таком человеке, как вы. Вы произвели положительное впечатление, но сами при этом еще не пришли к окончательному решению. Так как ни один предприниматель, владелец концерна или предприятия не имеет ни желания, ни возможностей каждый месяц искать нового кандидата, то многие, чтобы проверить вас, тут же задают вопрос, который может сразу же испугать: «Я просмотрел ваши бумаги, по ним можно составить полное впечатление о том, что вы из себя представляете. Но мне кажется, что все надо проверять на практике. Могли бы вы сейчас показать свое умение?» Ни в коем случае не сдавайтесь, оставайтесь спокойным, вас хотят проверить и вы должны показать, что не зря пришли на это предприятие. Не показывайте слабости и не принимайте сразу же решения бежать как можно быстрее. Еще ничего страшного не произошло.

Продажа
Каждый товар надо показать лицом. Но сделать это надо так аккуратно и осторожно, чтобы не спугнуть вашего будущего работодателя. Фразы типа «Я лучший специалист в этой области», «Какая конкуренция, о чем вы говорите? Я всегда и везде вне конкуренции», «Да я за один год удвою доходы вашей фирмы» моментально дискредитируют вас в глазах потенциального шефа.

Товар надо продавать умело: будьте скромнее, но покажите, что уверены в своих знаниях и возможностях. Лучше поразить собеседника знаниями, чем похвальбой. Не забивайтесь в угол, но и не держитесь слишком заносчиво. Умейте задавать правильные вопросы вовремя. Это всегда производит нужное впечатление. И не только задавать, но и отвечать. Ваш интеллект должен быть налицо.

И еще. У лжи короткие ноги – все, что вы скажете, будет потом перепроверено. Говорите правду, вспомните, что у вас есть особые контакты, экзотические хобби, особые достижения. И не давайте никому скучать.

Тренинг
Перед решающим разговором вы должны отбросить в сторону все сомнения и тревоги и понять, что то, как вы себя преподнесете, может сыграть в дальнейшем очень большую роль. Прежде всего научитесь собираться и концентрироваться. Кстати, эту способность можно натренировать, заучивая большое количество новых знаков или слов и потом вспоминая их. Исследования показали, что наш мозг может напрягаться так же, как и мускулы во время занятий боди-билдингом. Чего же вы еще ждете?

Умный партнер
Многое из того, что мы делаем не в первый раз, удается нам гораздо лучше, чем это было тогда, когда мы действительно в первый раз столкнулись с этим. Так же как иногда надо тренировать собственный мозг, чтобы уметь сконцентрироваться на каких-то вещах, можно отрепетировать и поведение перед ответственным разговором.

Для этой цели вам потребуется умный собеседник – партнер. Разыграйте с ним пару сценок на тему «Первая встреча с боссом». Расскажите «начальству» о том, когда и где вы работали, сами задавайте вопросы о своей будущей работе и о ежемесячном окладе, о правилах поведения на новой фирме. Кстати, это не обязательно должен быть кто-то из ваших хороших знакомых, так как первая встреча с «охотником за головами» – это тоже тренинг. У такого человека есть очень много преимуществ: он знает, каким образом можно понравиться вашему будущему начальству. К тому же вы можете поговорить с ним и буквально «проиграть» сценки приема на работу. Он может быть очень хорошим тренером.

Если вы хотите соблюсти полную тайну, можно использовать не только партнера по разговору, но и видеокамеру. Установите ее как можно выше и представьте себе, что вы пришли на собеседование и оно уже началось. Потом просмотрите запись, но будьте при этом как можно объективнее в оценке своего поведения.

Весело посмейтесь над первым результатом ваших тренировок. А потом опять и опять тренируйтесь вплоть до того времени, когда у вас должна состояться встреча. Именно на ней вам может пригодиться тот опыт, который вы получили во время игры. Будьте уверены и спокойны. Больше требований к самому себе – и вам все удастся!

Стресс
Со стенокардией, аритмией и постоянным «шумом в ушах» вы действительно будете не в состоянии произвести на вашего собеседника должное впечатление. Итак, самое главное – выспаться. Хотя, с другой стороны, может случиться и так, что ваш замученный вид произведет на новое начальство хорошее впечатление. Но только в том случае, если начальник сам принадлежит к партии трудоголиков, а это вы должны обязательно знать, когда отправляетесь с ним на собеседование. Если это так, то во время разговора как бы вскользь намекните, что совсем недавно вы так увлеклись анализом новых данных с биржи, что не заметили как прошла ночь. И никогда не забывайте, что у всех сейчас только одна цель – найти хорошую работу. Если не вы, то кто-то другой займет это место. Стоит ли его отдавать?

Ваши документы
Если в первую очередь у вас потребовали письменно представить вашу анкету, а у вас плохой почерк еще со школы, то все равно напишите. Вы должны это сделать так, чтобы из всего написанного следовало, что вы – человек решительный, умный, творческий. Не бойтесь за почерк, тем более что ни в одной фирме нет графолога и вряд ли там станут определять по почерку шарлатан вы или нужный для фирмы человек.

Итак, вы начали писать. При написании своего резюме не стоит страдать излишней совестливостью и скромностью, но не стоит и фальшивить. Если у вас есть достижения, так об этом и напишите, если нет, постарайтесь намекнуть, что у вас просто не было возможности сделать что-то стоящее. Не забудьте точно указать все даты вашей жизни. От того, насколько четко, правильно и честно (а это потом перепроверят не один раз) вы напишете собственную анкету, зависит потом получите ли вы это место или нет. Имейте в виду, что все документы, которые вы посылаете на новую фирму, должны быть подписаны. Причем подпись должна быть идентичной.

Внешний вид
Ваша встреча с будущим шефом назначена. Постарайтесь не забыть, когда будете собираться на прием, что ваша внешность не должна напоминать Роберта Редфорда или королевы бизнеса а-ля Джейн Фонда. Не стоит шокировать ваших потенциальных работодателей.

Если же у вас просто потребовали приложить или прислать фото, а на фотографии «кто-то», не очень похожий на вас, не огорчайтесь и постарайтесь не разочаровать ваших работодателей. Сообщите, что принесете фотографию прямо на собеседование.

Главное – выдержка
Если вы с замирающим от страха сердцем трепещете перед шефом, который должен сейчас решить вашу судьбу, и если вы заметили, что понравились ему, что вы – именно то, что он ищет, не стоит напрашиваться и начинать вести себя слишком нагло. На свете существует много начальников, для которых самое главное при собеседовании, даже если человек им понравился, – показать свою власть, поиграть немного на нервах. Будьте совершенно спокойны, подписывая договор. У вас нет времени на обдумывание, и если вы попросите дать его вам, то можете проиграть, так как ваш, потенциальный шеф предполагает, что, идя на собеседование, вы шли с уже принятым решением.

Но во время беседы с шефом могут «всплыть» новые детали, о которых вы раньше не знали, и бывает так, что именно они требуют дополнительного обсуждения с вашими коллегами, адвокатом, доверенным лицом, другом, советчиком. Тогда попросите разрешения сообщить о вашем решении через два-три дня. Это произведет впечатление, так как срок небольшой, но он даст вам возможность решить принять ли это предложение после обсуждения с тем, с кем вы хотите посоветоваться.

Любимые деньги
«Деньги дают возможность обойти мир», – эта мысль сидит у нас в голове еще со времен «Кабаре». Конечно, прежде всего новое место должно привести к улучшению вашего благосостояния. Если вам кажется, что предложенная заработная плата не подходит и не слишком привлекательна, но вам все равно хотелось бы получить это место, то постарайтесь еще раз обговорить предложенную вам сумму, но не показывая вашему собеседнику своего мнения о ней.

Вы можете договориться о том, что этот оклад будете получать только в течение испытательного срока, а если ваш проект будет удачным, то зарплата будет повышена или за каждый успешно выполненный проект будете получать премию. Такие предложения обычно импонируют начальству. Это прежде всего показывает, что вы в состоянии пойти на компромисс. Только не забудьте, что все договоренности должны быть письменно закреплены.

Рабочее место
Итак, вы в первый день входите в кабинет и сразу же падаете в обморок, потому что кресло, на котором вам предстоит сидеть, разваливается, письменный стол качается, незнакомая уборщица с таким усердием моет пол, что бумаги сыпятся со стола. Поэтому, чтобы с вами не случилось такой неприятности, перед тем, как подписать договор, постарайтесь посмотреть свое будущее рабочее место собственными глазами или, если это невозможно, навести о нем справки. У вас будут знания и информация, которые помогут вам при первом контакте с вашими будущими коллегами.

И напоследок
В самом начале книги я рассказал немного о Гельмуте Коле. В одном из своих интервью он как-то сказал: «Единственный помощник – это вера в самого себя». Всегда, что бы ни случилось, помогает сознание того, что: «Я люблю жизнь, мою профессию и команду». Успех приходит автоматически, если вы все время говорите про себя: «Я знаю, чего я хочу». Успех приходит, только если вы уверены, что «я могу». И никогда не видать успеха тем, кто сомневается в себе. Бейтесь об заклад, что у вас все получится!

Источник

Рейтинг

Новость

«Вопрос–ответ»

Инструкция и памятка

Интервью

Анализ данных и таблица

Календарь и расписание

Резюме, биография, досье

Эффективная подача информации

Читайте также

Подача сигналов. Дилемма заключенного и теория игр

7.1.1. Подача документов

Подача заявки

Эффективная реклама

Эффективная командировка

Эффективная встреча

Стиль изложения и подача материала

ЭФФЕКТИВНАЯ СИСТЕМА

2.4.1. Совместная подача заявки

Подача информации в логике, понятной адресату

Эффективная переписка

Эффективная частота

Подача новостей

Глава 36 Ручная подача – эскизы акварелью, карандашом, маркерами

Глава 39 Ручная подача против дигитальной – кто же победит?

Подача

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Общие правила деловой переписки

Адресность

Следование типовым требованиям оформления документации

Краткость

Точность

Универсальные фразы и выражения

Объяснение причины

Когда необходимо на что-то сослаться

Как обозначить цель письма

Извещение

Объяснение мотива

Просьба

Благодарность

Извинение, сожаление

Выражение надежды

Выражение удовлетворения

Выражение неудовлетворения

Подтверждение и предложение

Отказ от предложения

Вопросы и уточнения

Предложение, обещание

Приглашение

Напоминание

Гарантии

Выражение своей позиции

Заключительная фраза

Фразы для электронного письма

Обращение

Основная часть

Подпись

Синонимы

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Предпринимателям

Клише, которых лучше избегать

Полезные фразы и выражения на английском

Приветствие

Вступление

Основная часть

Переход к прощанию

Прощание

Заключение

Комментарии (1)

Значение слова «представить»

Сочетаемость слова «представить»

Значение слова «предоставить»

Сочетаемость глагола «предоставить»

Вывод

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Общие правила деловой переписки

Адресность

Следование типовым требованиям оформления документации

Краткость

Точность