Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами. В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к договору .docСкачать образец сопроводительного письма к договору .doc
Для чего пишут сопроводительные письма к договору
Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.
Функции такого письма:
- Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
- Подтверждение факта отправки важных документов.
- Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
- Напоминание о сроках исполнения действий.
Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.
Что важно помнить
Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.
Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.
Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.
Составляем сопроводительное письмо к договору
Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.
Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.
Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.
Что требуется указать в письме:
- Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.
- Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу). Как правило, указывают руководителя компании.
- Исходящий номер. Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.
- Дату отправления сопроводительного письма.
- Наименование документа.
- Текст письма:
- Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
- Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
- После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
- Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
- Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
- Заканчивают письмо подписью руководителя организации. Обязательно указывают его должность и ФИО. Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.
Образец сопроводительного письма к договору
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22
Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу
Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года
Сопроводительное письмо к договору
Уважаемый Семен Семенович!
Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.
Приложение:
- Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
- График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.
Итого: 2 экземпляра на 10 листах.
Генеральный директор ООО «Меркурий»
Львов Иван Иванович Львов
Содержание
- Как правильно направить документы на согласование или подписание внутри организации
- В результате отправки документа или пакета на подписание или согласование
- Словарик для бухгалтера
- Как написать деловое письмо
- Направление на согласование или подписание отдельного документа или пакета документов
- 9 полезных советов по направлению документов на согласование
- Основные принципы подготовки документов для подписания в организации
Направление документов на согласование или подписание внутри организации – важный этап в рабочем процессе. Это позволяет установить единые нормы и правила, необходимые для принятия решений и выполнения задач. От правильного направления документов зависят эффективность и результативность работы коллектива, а также бизнес-процессы в организации.
Для начала необходимо определить, какие документы требуют направления на согласование или подписание. Это могут быть различные договоры, письма, отчеты, заявления, акты и т.д. Все зависит от сферы деятельности организации и ее внутренних правил.
Далее необходимо определить процедуру направления документов. Обычно она состоит из следующих шагов:
- Составление пакета документов или отдельного документа, требующих согласования или подписания.
- Написание письма или заполнение специальной формы направления.
- Направление документов на согласование или подписание непосредственно ответственному лицу или специалисту.
- Отправка документов в отдел согласования или подписания (бухгалтерию, юридический отдел и т.д.).
Важно помнить, что внутренние правила организации могут предусматривать иные процедуры и этапы согласования или подписания документов. Поэтому рекомендуется ознакомиться со словариком организации или обратиться к непосредственному начальнику для получения подробной информации о процедуре направления документов.
Как правильно направить документы на согласование или подписание внутри организации
Для эффективного процесса согласования и подписания документов внутри организации необходимо следовать определенному порядку. В данной статье мы рассмотрим основные шаги, которые помогут вам правильно направить документы на согласование и подписание.
- Определение списка документов: сначала необходимо определить список документов, которые требуется согласовать или подписать. Обычно это могут быть договоры, отчеты, письма и другие.
- Написание документа: после определения списка документов необходимо их написать. Каждый документ должен быть четким, содержать необходимую информацию и быть оформлен в соответствии с деловыми стандартами.
- Подготовка документов для направления: перед направлением документов на согласование или подписание необходимо их подготовить. Возможно, нужно будет собрать пакет документов или написать письмо с просьбой о согласовании/подписании.
- Направление документов: готовые документы необходимо направить соответствующим лицам или отделам. Для этого можно использовать электронную почту, внутреннюю систему обмена сообщениями или другие средства коммуникации.
- Согласование: после направления документов на согласование, соответствующие лица или отделы должны проанализировать документы и выразить свое согласие или несогласие. В этом случае документ может вернуться на доработку.
- Подписание: при положительном результате согласования документа или при отсутствии этапа согласования, документ может быть подписан нужными лицами. В зависимости от организационной структуры, это может быть отдельный бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник.
- Итог: по результатам согласования или подписания документа или документов, внутри организации необходимо провести анализ, получить итоговую информацию и принять соответствующие решения.
Итак, для правильного направления документов на согласование или подписание внутри организации необходимо пройти определенные этапы, описанные выше. Важно помнить, что эффективность данного процесса зависит от соблюдения правил и договоренностей, а также от своевременности ичеткости выполнения всех необходимых шагов.
В результате отправки документа или пакета на подписание или согласование
Подписание или согласование документов является важной частью делового процесса внутри организации. В результате направления документа или пакета на согласование или подписание, возникают разные ситуации и последствия.
В результате отправки документа или пакета на подписание:
- Документ или пакет доставляется непосредственно к подписавшему или передается через курьера в определенное место.
- Подписывающая сторона просматривает содержание документа или пакета, уточняет детали и осуществляет подписание, если все требования соблюдены.
- После подписания документа или пакета, оригинал с внесенными подписями передается в соответствующий отдел или лицо (например, бухгалтера для проведения финансовых операций).
- Если документ или пакет требует подписи нескольких лиц, они должны подписывать в определенном порядке.
В результате отправки документа или пакета на согласование:
- Документ или пакет доставляется непосредственно для ознакомления и вынесения решения по согласованию.
- Согласующая сторона просматривает содержание документа или пакета, анализирует информацию и решает, давать ли свое согласие или нет.
- В случае положительного решения, согласующая сторона вносит свое согласие и подпись на документ или пакет. В случае отрицательного решения, могут потребоваться корректировки или дополнительная информация.
- После получения всех необходимых согласований, документ или пакет передается в соответствующий отдел или лицо для последующего выполнения.
Таким образом, направление документа или пакета на подписание или согласование является одним из важных шагов в деловом процессе. В результате этого направления происходит передача информации, принятие решений и последующее выполнение необходимых действий.
Словарик для бухгалтера
Как бухгалтеру написать словарик для отдельного документа или пакета документов для их подписания или согласования:
1. Направление документа или пакета документов — это процесс направления документов на подписание или согласование.
2. Письмо на направление документа или пакета документов — это письменное уведомление о необходимости подписания или согласования документов.
3. Подписание документа или пакета документов — это процесс осуществления официальной подписи уполномоченным лицом.
4. Согласование документа или пакета документов — это процесс получения согласия соответствующих лиц на содержание документов.
5. Результатом направления документа или пакета документов на подписание или согласование является получение необходимых подписей или согласований.
6. В результате направления документа или пакета документов на подписание или согласование, документы становятся официально утвержденными и действительными.
Как написать деловое письмо
Для: бухгалтера или отдельного лица, ответственного за направление документов на согласование или подписание внутри организации.
При написании делового письма для направления документов на согласование или подписание необходимо учесть несколько важных моментов:
- Определите цель письма. Укажите, что деловое письмо направляется для согласования или подписания конкретного документа.
- Опишите документ, который требует согласования или подписания. Укажите его название, дату создания и важные детали, которые помогут бухгалтеру или ответственному лицу правильно оформить документ.
- Предложите варианты дальнейшего действия в случае согласования или отказа. Например, укажите, что после согласования документ будет направлен на отправку или при отказе будет требоваться доработка.
Пример делового письма для направления документов на согласование:
Уважаемый (имя получателя),
В связи с необходимостью согласования документа, направляю вам на согласование:
- (название документа)
- Дата создания: (дата)
- Описание: (краткое описание документа, включая важные детали)
В случае положительного результата согласования, прошу вас направить документ для дальнейшей отправки. В случае отказа или необходимости доработки, прошу сообщить мне о причинах.
С уважением,
(ваше имя)
С помощью такого пакета документов можно правильно направить нужные документы на согласование или подписание внутри организации. Важно помнить, что сопроводительное деловое письмо облегчит процесс и сделает его более эффективным.
Направление на согласование или подписание отдельного документа или пакета документов
Для согласования или подписания отдельного документа или пакета документов внутри организации необходимо следовать определенной процедуре отправки. Этот процесс гарантирует, что каждый документ или пакет документов будет правильно направлен и получит необходимые согласования или подписи.
- Определите, кому нужно направить документ или пакет документов. Обычно это зависит от содержания документов и их цели. Если документ связан с финансовыми вопросами, такими как отчеты или счета, он должен быть направлен для согласования или подписания бухгалтеру.
- Напишите письмо, указывая цель направления документа или пакета документов. В письме укажите, кем были подготовлены документы, и любые особые инструкции или требования относительно согласования или подписания.
- Соберите все необходимые документы или пакет документов и поместите их в конверт или папку. Убедитесь, что все документы правильно оформлены и подписаны.
- Направьте документы соответствующему лицу или отделу. Если у вас есть словарик контактов, воспользуйтесь им для нахождения правильного адресата. Убедитесь, что документы отправлены в соответствии с полученными инструкциями.
- Отслеживайте статус согласования или подписания документов. В некоторых случаях может потребоваться провести дополнительные переговоры или предоставить дополнительную информацию, чтобы завершить процесс согласования или подписания.
- В результате документ или пакет документов должен быть согласован или подписан соответствующими сторонами. Оповестите заинтересованные лица о достигнутом результате и предоставьте им копии подписанных документов, если это требуется.
Следуя этим шагам, вы сможете правильно направить отдельный документ или пакет документов на согласование или подписание внутри вашей организации.
-
Определите список получателей: перед отправкой документа или пакета документов для согласования или подписания, убедитесь, что вы указали всех необходимых получателей. Не забудьте включить в список всех заинтересованных сторон и подчиненных, которые должны произвести согласование или подписание.
-
Напишите деловое письмо: перед отправкой документа на согласование или подписание, напишите вежливое и четкое деловое письмо, в котором укажите цель отправки документа, сроки и необходимые действия от получателя.
-
Составьте словарик терминов: если документ содержит специфические термины или сокращения, рекомендуется приложить словарик терминов, чтобы упростить понимание документа и избежать недоразумений.
-
Укажите сроки: в письме укажите желаемые сроки завершения согласования или подписания документа. Это поможет организовать работу получателей и соблюсти сроки.
-
Направление документа: выберите наиболее удобный и эффективный способ направления документа. Это может быть электронное письмо, электронная платформа для совместной работы над документами или внутренняя система управления документами в организации.
-
Напишите понятное письмо: при составлении письма обратите внимание на ясность и четкость сформулированных вопросов и просьб. Это поможет получателям быстрее и точнее реагировать на запросы.
-
Организуйте направление документа(ов): если вам необходимо направить пакет документов для согласования или подписания отдельному сотруднику или бухгалтеру, убедитесь, что документы упорядочены и пронумерованы, чтобы облегчить процесс проверки и подписания.
-
Отслеживайте результаты: следите за ходом согласования или подписания документа. Установите напоминания о последующих действиях и необходимых результатах.
-
Обратитесь к специалистам: если у вас возникли сложности или вопросы по отправке документов на согласование или подписание, обратитесь к специалистам по внутренним процедурам и правилам организации для получения необходимой информации и рекомендаций.
Следуя этим простым советам, вы сможете более эффективно направлять документы на согласование или подписание внутри вашей организации.
Основные принципы подготовки документов для подписания в организации
Подготовка документов для подписания или согласования внутри организации является важным и ответственным процессом. Отправка документов в верном формате и с правильным направлением помогает обеспечить эффективное деловое взаимодействие и своевременное принятие решений.
Вот основные принципы подготовки документов для подписания:
- Определите цель документа или пакета документов: перед написанием или направлением документа или пакета документов для согласования или подписания, необходимо четко определить его цель и ожидаемый результат.
- Ознакомьтесь с требованиями организации: каждая организация может иметь свои процедуры и правила оформления и направления документов. Перед подготовкой документа или пакета документов ознакомьтесь с данными требованиями.
- Составьте список получателей: определите, кому необходимо направить документы для согласования или подписания. Учтите, что некоторые документы могут требовать согласования отдельного сотрудника или подписания руководителем.
- Составьте письмо направления: при подготовке пакета документов для согласования или подписания, рекомендуется написать письмо, в котором указать цель отправки и приложить список документов. Это поможет получателям быстро ориентироваться и понять, какие действия им необходимо предпринять.
- Подготовьте документы: оформите документы в соответствии с организационными требованиями. Убедитесь, что все необходимые поля заполнены и документы подписаны соответствующими лицами.
- Составьте словарик для бухгалтера: если в подготовленных документах указаны какие-либо суммы, требующие учета в бухгалтерии, рекомендуется составить словарик для бухгалтера, где будут указаны суммы и статьи, по которым они должны быть учтены.
- Направление документов: после подготовки документов и письма направления, отправьте их получателям согласно указанному в списке получателей.
Следуя указанным принципам, вы сможете эффективно подготовить и направить документы на согласование или подписание внутри организации, обеспечивая своевременное принятие решений и достижение необходимых результатов.
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.