Организационное обеспечение деятельности руководства

Обязанности и ответственность,
сконцентрированные в области общего
руководства, по существу определяют
базовые условия самого существования
предприятия, и их возложение на одного
человека требует такой организации его
деятельности, которая позволит их
полноценно реализовать. Для решения
этой задачи на предприятии формируются
три структурные единицы: Совет предприятия,
группа советников первого руководителя
и аппарат первого руководителя.

Как показывает практика общего руководства
предприятиями, для обеспечения его
эффективности необходим коллегиальный
совещательный орган, выполняющий функции
содержательной подготовки решений,
принимаемых высшим должностным лицом,
и координации деятельности отдельных
структурных единиц. Важной особенностью
этого органа является то, что его члены
– высшие менеджеры предприятия –
одновременно функционируют в рамках
своих основных должностных обязанностей.
На небольших предприятиях деятельность
такого органа носит неформальный
характер и выражается в виде регулярных
или проводимых по требованию высших
менеджеров производственных совещаний.
В условиях крупных предприятий такой
организации работы недостаточно и она
должна быть формализована в рамках
особого подразделения – Совета
предприятия, работающего в соответствии
со специально разработанным положением
и по утвержденному плану.

Главной
целью этого подразделения является
согласование целей всех структурных
единиц предприятия с его общими целями,
прежде всего стратегическими. Деятельность
Совета предприятия – важный фактор
обеспечения его целостности за счет
того, что в нем представлены интересы
всех руководителей, каждый из которых
наделяется правом изложения своей точки
зрения и участия в принятии проектов
решений путем демократических процедур.
Кроме того, члены Совета должны обладать
правом требования созыва его заседаний,
если, по их мнению, интересы конкретной
структурной единицы нарушаются.

Важнейшими условиями эффективной
деятельности Совета предприятия
являются, во-первых, точное определение
его функций, состав которых должен быть
строго определенным, достаточным и
необходимым для решения поставленных
задач, и, во-вторых, стратегическая
ориентация этих функций. Последнее
положение исключительно важно, так как
его реализация позволит рационально
ограничить административные меры,
принимаемые в рамках общего руководства
в основном регулированием стратегических
аспектов деятельности подразделений,
оставив им максимальную тактическую и
оперативную самостоятельность.

Другим
аспектом практического решения задачи
организации общего руководства является
повышение его объективности за счет
привлечения к управлению внешних
ресурсов – лиц, исходно не связанных с
предприятием формальными и неформальными
связями. Эти лица образуют группу
советников
первого руководителя предприятия,
которые представляют собой независимых
экспертов по отдельным направлениям
деятельности предприятия. Состав группы
советников не является постоянным и
изменяется в зависимости от того, какие
конкретные проблемы стоят перед
предприятием в данный момент и от того,
насколько необходимо сформировать
взгляды на их решение, отличающиеся от
тех, которые традиционно существуют у
руководителей структурных подразделений.

В
составе этой группы можно выделить две
составляющие: советников
по техническим и технологическим
вопросам и
советников
по организационным и экономическим
вопросам.

Задачи
научно-технологического характера,
решение которых целесообразно поручить
соответствующим советникам, могут
включать в себя:

• оценку возможности
  применения новой техники и новых
  технологий в производственной
  деятельности предприятия;

• разработку проектов
  внедрения в производственную деятельность
  предприятия технических и технологических
  инноваций;

• непосредственное
  руководство выполнением конкретных
  мероприятий инновационного характера;

• независимый
  анализ и оценку состояния и тенденций
  развития структурных подразделений
  предприятия, занимающихся научно-технической
  подготовкой производства.

В составе
организационных и экономических
вопросов, которые наиболее эффективно
решаются с участием советников, следует
рассматривать:

• разработку
  проектов организационного, экономического
  и финансового развития предприятия;

• курирование и оперативную доработку
  проектов организационного, экономического
  и финансового развития при их внедрении;

• независимый анализ и оценку эффективности
  системы управления и хозяйственной
  деятельности предприятия и его
  структурных единиц;

• независимую разработку вариантов
  решения задач повышения эффективности
  деятельности предприятия;

• независимую разработку вариантов
  комплекса маркетинга предприятия;

• разработку методик решения конкретных
  управленческих и экономических задач.

Аппарат первого руководителя решает
комплекс исключительно важных задач
организации его эффективной работы,
создает условия, фактически определяющие
производительность труда высшего
должностного лица. К основным задачам,
которые призвана решать эта структурная
единица, следует отнести:

• ведение
  делопроизводства, прием и регистрацию
  входящей и исходящей документации,
  ее систематизацию и передачу по
  принадлежности;

• контроль
  исполнения приказав и распоряжений
  первого руководителя;

• подготовку
  заседаний и совещаний, ведение и
  оформление протоколов;

• организацию
  оперативного получения первым
  руководителем текущей информации по
  его запросу;

• организацию
  приема посетителей и гостей предприятия.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Обеспечивать руководителя информацией – обязанность секретаря. Для этого нужно регулировать информационные потоки и взаимодействие руководителя с подразделениями, а также самостоятельно собирать и обрабатывать информацию по запросу руководителя. Часто это едва ли не самые сложные задачи для секретаря, потому что они требуют не только контроля за соблюдением каких-либо требований другими работниками, но и самостоятельной работы над информационным продуктом. Поговорим о работе секретаря с информацией и о том, как не допустить «информационного голода» руководителя. В центре внимания – информационно-справочные документы.

Почему секретарь должен уметь работать с информацией 

В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] (далее – Профстандарт № 447) работа секретаря и помощника руководителя с информацией описана в двух обобщенных трудовых функциях (Таблица).

Чтобы эффективно работать с информацией, секретарю нужно:

1. Знать структуру организации, направления деятельности и порядок взаимодействия руководства и структурных подразделений. Источником знаний могут быть не только организационно-правовые документы, такие как структура и положения о подразделениях. Следует обращать внимание на поручения руководителя, резолюции к входящим документам, пункты протоколов внутренних совещаний.
2. Ответственно подходить к заполнению регистрационных баз. Чаще всего секретарь ищет информацию именно в официальных документах. Чтобы быстро найти то, что нужно, следует аккуратно заносить данные в регистрационные базы, СЭД[2]. Так, опечатка в наименовании организации-партнера (если данные, например, вносят в таблицу Excel) может привести к тому, что секретарь оперативно не найдет нужный документ и предоставит руководителю некорректную информацию о том, что он вовсе не поступал в организацию. Подобное может произойти и когда секретарь вносит в регистрационную карточку документа в СЭД только заголовок к тексту документа, а не краткую характеристику его содержания. При этом важно помнить, что исполнители часто неточно формулируют заголовки (например, это может быть общая фраза «О направлении документа»). В этом случае секретарю потребуется время, чтобы открыть карточку документа и изучить его содержание.
3. Получить доступ к имеющимся информационным ресурсам. Так, например, при составлении справки для руководителя в любой момент может понадобиться текст нормативного акта, а значит доступ к нормативной базе должен быть открыт.

Причины неорганизованной работы с информацией 

Перечислим основные профессиональные недостатки секретаря в работе с информацией, которые становятся причиной недовольства руководителя:

1. Неумение быстро найти, проанализировать, выделить главное и структурировать информацию. Чтобы качественно выполнять соответствующие задания, секретарь должен понимать, где найти необходимую информацию, как отсечь лишнее, проверить факты, интерпретировать полученные данные и изложить их в логической последовательности. Для этого нужны знания и опыт, которые специалисты приобретают как в процессе обучения, так и уже на рабочих местах.

• составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
• представлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
• подготавливать информационно-аналитические материалы;
• оформлять обзоры, доклады, аналитические справки.

3. Безынициативность, отсутствие контроля за действиями работников, в обязанности которых входит обеспечение руководителя информацией. Помимо собственной работы над информационным продуктом секретарь организовывает информационный обмен между руководителем и работниками, консультирует и контролирует персонал в целях своевременного получения необходимой руководителю информации. Во многих организациях поиском и обработкой информации занимаются специалисты профильных подразделений, а обязанность секретаря – знать, в какой информации нуждается руководитель, и наладить систему сбора и обработки этой информации. Иногда специалисты докладывают «напрямую» – на совещаниях, встречах в кабинете руководителя. А как «отчитаться» через приемную?

В этой статье мы рассмотрим документы, которые принято оформлять для передачи управленческой информации руководителю. Все они относятся к группе информационно-справочных – то есть тех, которые хоть и играют служебную роль в системе документации, но помогают руководителю принимать управленческие решения.

Введение

Для 90-х годов XX века характерно появление и развитие частных форм собственности в экономике нашей страны. Новые формы собственности, связанные с получением прибыли, способствовали интенсификации управленческих процессов. В связи с расширением масштабов деятельности государственных, а также вновь созданных коммерческих структур возникла потребность в специалистах: секретарях, офисных работниках, деятельность которых должна была выражаться в высоко профессиональной помощи руководителю.

Работа таких специалистов не должна была ограничиваться выполнением лишь технических, сервисных функций, они должны были стать опорой руководителя и одновременно его помощником, доверенным лицом, владеющим правилами подготовки и оформления документов, организации работы с ними, знанием одного, а лучше нескольких иностранных языков, способностью обеспечить всестороннее обслуживание руководителя, в том числе и бездокументное, то есть всего комплекса знаний и навыков, связанных с организационно-документационным обеспечением деятельности руководителя.

Учебное пособие «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя» написано в соответствии с названием курса для бакалавриата.

В результате изучения курса у учащихся сформируются следующие компетенции (общекультурные и профессиональные):

• способность к коммуникации в устной и письменной форме на русском и иностранном языках для решения задач межличностного и межкультурного взаимодействия (ОК-5);

• способность использовать основы правовых знаний в различных сферах деятельности (ОК-4);

• способность самостоятельно работать с различными источниками информации (ПК-4);

• владение навыками реферирования и аннотирования научной литературы, навыками редакторской работы (ПК-11);

• знание требований к организации секретарского обслуживания (ПК-35).

Структура учебного пособия соответствует двум основным направлениям — функциям сотрудников, обеспечивающих деятельность руководителя в области документационного обеспечения и организационного обслуживания, — документного и бездокументного.

Первая глава носит исторический характер и рассматривает вопросы зарождения секретарской службы, ее развития в дореволюционной России, а также роль секретарей в советских учреждениях и постсоветский период.

Вторая глава «Секретарь в современной структуре управления» посвящена рассмотрению категорий секретарей, требований, предъявляемых к ним, функций и должностных обязанностей секретарей с учетом их категорий.

Третья глава «Организация работы секретаря» рассматривает правовые основы деятельности секретаря, условия его труда, организацию рабочего места, планирование рабочего дня.

В четвертой главе «Требования к составлению и оформлению документов» раскрываются требования к оформлению реквизитов на основе ГОСТ Р 6.30-2003, тексту служебных документов, бланкам, их назначению и применению.

Пятая глава «Документирование управленческой деятельности» характеризует организационные, распорядительные, иформационно-справочные документы, требования к их тексту и формулярам.

Шестая глава «Организация работы с документами» рассматривает организацию документооборота, регистрацию документов, контроль их исполнения, формирование и хранение дел в делопроизводстве, экспертизу ценности документов.

Седьмая глава «Организация приема посетителей и личного приема граждан» изучает вопросы, связанные с правилами приема различных категорий посетителей, особенности их приема, а также организацию приема граждан в соответствии с действующим законодательством.

Восьмая глава посвящена вопросам организации телефонного обслуживания.

Девятая глава раскрывает порядок подготовки и проведения деловых встреч и переговоров.

Десятая глава «Подготовка и проведение совещаний» рассматривает вопросы классификации совещаний, подготовки различных типов совещаний и их проведение (обслуживание), а также документирование работы совещаний.

Одиннадцатая глава «Подготовка командировок руководителя» изучает этапы подготовки командировок, их документальное оформление.

Двенадцатая глава «Организация связей с общественностью» посвящена правилам работы со СМИ, партнерами, клиентами, конкурентами, а также ведению работы по организации связей с общественностью.

Тринадцатая глава «Работа секретаря по информационному обслуживанию руководителя» раскрывает методику работы по информационному обслуживанию, правила ведения информационной работы.

Четырнадцатая глава «Функции секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства» раскрывает понятия «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», излагает способы защиты информации и работу секретаря в этой области.

Глава пятнадцатая «Организация протокольных мероприятий» посвящена следующим вопросам: деловому этикету, имиджу секретаря, использованию этикетных писем, визитных карточек, вручению подарков и т. д.

Каналы поиска работы, методика составления резюме, подготовка к собеседованию, документы, необходимые и образующиеся при трудоустройстве, вопросы адаптации рассмотрены в шестнадцатой главе «Трудоустройство и адаптация на новом месте».

Семнадцатая глава «Психология общения секретаря» посвящена вопросам, связанным со взаимоотношением полов (секретарь и руководитель), общением секретаря с коллегами, а также конфликтным ситуациям.

В данное издание включены новые разделы, которых в предыдущих пособиях для специалистов высшего образования такого типа не было. В частности, уделяется внимание истории секретарской службы; реферативным функциям секретаря (сбор, анализ информации и способы ее представления); функциям секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства; организации протокольных мероприятий; психологии общения секретаря; организации связей с общественностью.

При написании учебного пособия было уделено внимание терминологическому аппарату, понятиям, необходимым в процессе подготовки бакалавров в соответствии с последним новым ГОСТом терминов и определений 2013 года.

Учебное пособие предназначено для студентов бакалавриата по направлению «Документоведение и архивоведение» профиля «Информационно-документационное обеспечение управления», а также слушателям и выпускникам курсов повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки всех уровней.

Кроме того, пособие может быть полезно офисным работникам, то есть тем, кто на практике организует и осуществляет контроль за выполнением намеченных мероприятий, организует и обеспечивает документное и бездокументное обслуживание деятельности руководителя на различных уровнях управления во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Допущено Учебно-методическим объединением вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 46.03.02 Документоведение и архивоведение

Введение

Для 90-х годов XX века характерно появление и развитие частных форм собственности в экономике нашей страны. Новые формы собственности, связанные с получением прибыли, способствовали интенсификации управленческих процессов. В связи с расширением масштабов деятельности государственных, а также вновь созданных коммерческих структур возникла потребность в специалистах: секретарях, офисных работниках, деятельность которых должна была выражаться в высоко профессиональной помощи руководителю.

Работа таких специалистов не должна была ограничиваться выполнением лишь технических, сервисных функций, они должны были стать опорой руководителя и одновременно его помощником, доверенным лицом, владеющим правилами подготовки и оформления документов, организации работы с ними, знанием одного, а лучше нескольких иностранных языков, способностью обеспечить всестороннее обслуживание руководителя, в том числе и бездокументное, то есть всего комплекса знаний и навыков, связанных с организационно-документационным обеспечением деятельности руководителя.

Учебное пособие «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя» написано в соответствии с названием курса для бакалавриата.

В результате изучения курса у учащихся сформируются следующие компетенции (общекультурные и профессиональные):

• способность к коммуникации в устной и письменной форме на русском и иностранном языках для решения задач межличностного и межкультурного взаимодействия (ОК-5);

• способность использовать основы правовых знаний в различных сферах деятельности (ОК-4);

• способность самостоятельно работать с различными источниками информации (ПК-4);

• владение навыками реферирования и аннотирования научной литературы, навыками редакторской работы (ПК-11);

• знание требований к организации секретарского обслуживания (ПК-35).

Структура учебного пособия соответствует двум основным направлениям – функциям сотрудников, обеспечивающих деятельность руководителя в области документационного обеспечения и организационного обслуживания, – документного и бездокументного.

Первая глава носит исторический характер и рассматривает вопросы зарождения секретарской службы, ее развития в дореволюционной России, а также роль секретарей в советских учреждениях и постсоветский период.

Вторая глава «Секретарь в современной структуре управления» посвящена рассмотрению категорий секретарей, требований, предъявляемых к ним, функций и должностных обязанностей секретарей с учетом их категорий.

Третья глава «Организация работы секретаря» рассматривает правовые основы деятельности секретаря, условия его труда, организацию рабочего места, планирование рабочего дня.

В четвертой главе «Требования к составлению и оформлению документов» раскрываются требования к оформлению реквизитов на основе ГОСТ Р 6.30-2003, тексту служебных документов, бланкам, их назначению и применению.

Пятая глава «Документирование управленческой деятельности» характеризует организационные, распорядительные, иформационно-справочные документы, требования к их тексту и формулярам.

Шестая глава «Организация работы с документами» рассматривает организацию документооборота, регистрацию документов, контроль их исполнения, формирование и хранение дел в делопроизводстве, экспертизу ценности документов.

Седьмая глава «Организация приема посетителей и личного приема граждан» изучает вопросы, связанные с правилами приема различных категорий посетителей, особенности их приема, а также организацию приема граждан в соответствии с действующим законодательством.

Восьмая глава посвящена вопросам организации телефонного обслуживания.

Девятая глава раскрывает порядок подготовки и проведения деловых встреч и переговоров.

Десятая глава «Подготовка и проведение совещаний» рассматривает вопросы классификации совещаний, подготовки различных типов совещаний и их проведение (обслуживание), а также документирование работы совещаний.

Читать дальше