Оперативное руководство проектом

1. Общая модель оперативного управления проектом

Вторая стадия цикла
работ — оперативное управление связано
с ре­шением основных вопросов:

1. сравнение исходного
   плана выполнения работ с рас­четным
   вариантом на основании фактического
   состояния, достигнутого к моменту
   отчетной даты; при этом отчетная дата
   — это момент времени, к которому
   ответствен­ные исполнители представляют
   отчетные сведения о фактическом
   состоянии работ;

2. анализ планов с
   последующей корректировкой (при
   необходимости).

При решении первого
вопроса необходимо произвести расчет
варианта плана на основании фактического
состояния, достигнутого к моменту
отчетной даты. Это производится по
зависимостям временного расчета сетевых
графиков, в которых первоначальная
продолжительность работы заменяется
продолжительностью на момент отчетной
даты
,
которая равна

(4.3)

где
– отчетная дата;

– дата фактического
начала работы;

– остающаяся
продолжительность работы — это время,
необходимое для окончания начавшейся
работы после отчетной даты.

Анализ плана
базируется на оперативных данных о
состоянии работ по всем комплексам, о
наличии и ожидаемом поступлении ресурсов,
на учете непредвиден­ных изменений
в сетевых моделях, по резуль­татам
этого анализа принимается решение о
корректировке плана, которая основы­вается
на решении задачи календарного
планирования.

Оперативное управление
проектами наряду с основными процессами,
протекающими на предприятии, обеспечивает
реализацию плана. Задача оперативного
управления состоит в учете фактического
хода выполнения проекта и в его сравнении
с исходным планом. В процессе такого
сравнения выявляются отклонения от
намеченного плана, принимаются меры по
ликвидации отклонений за счет выявления
и мобилизации внутренних резервов,
организационно-технических мероприятий.

Таким образом, цель
оперативного управления — ликвидировать
зафиксирован­ные на объекте отклонения
фактических показателей от плановых
внутри интервала планирования. В рамках
экономико-математических моделей СПУ
существует объективная возможность и
необходимость совершенствования системы
оперативно-календарного планирования
за счет более эффективного использования
режима оперативного управления,
направленного на сбалансированное
взаимодействие исполнителей в ходе
выполнения плана. Оперативное управление
связано с принятием решений по обеспечению
выполнения плановых заданий с учетом
фактора времени.

К основным функциям
оперативного управления относятся:
оперативный учет, контроль и анализ
отклонений, регулирование и
оперативно-календарное планирова­ние.
Реализацию этих функций осуществляет
замкнутый управленческий цикл.
Опе­ративный учет обеспечивает сбор
информации о состоянии параметров
объекта управ­ления в момент свершения
событий или в порядке последующего
обобщения данных, Функция контроля и
анализа отклонений предусматривает
анализ поведения объекта управления,
определение степени выполнения плана,
оценку отклонений, их харак­тера и
причин. Функция регулирования предназначена
для выработки управляющих воздействий
на объект по устранению отклонений от
плана в пределах выбранного планового
периода. Иными словами, режим оперативного
управления состоит в регу­лярном
повторении с установленной периодичностью
следующей последовательности работ:
получение оперативной информации от
исполнителей работ о фактическом
состоянии проекта и представление ее
в службу СПУ; сравнение фактического
состояния реализованной части комплекса
с планом и выявление отклонений от
плана; обсуждение результатов сравнения
плана с фактом и подготовка исходных
данных для перерасчета плана выполнения
оставшейся части комплекса; пересчет
плана.

Следует отметить,
что сведения о фактическом состоянии
работ должны пред­ставляться на момент
отчетной даты от ответственных
исполнителей работ не только для работ,
полностью выполненных, но и для работ,
не законченных к отчетной дате. Для
работ, полностью выполненных, указываются
фактические даты начала и оконча­ния,
для частично выполненных работ
представляются сведения о фактической
дате начала и проценте выполненной
части работы. Такой подход обеспечивает
возмож­ность объективного контроля
за проектом в любой момент времени
задолго до контрольных сроков выполнения
как всего проекта в целом, так и отдельных
его частей, а следовательно, и принятие
профилактических мер по устранению
обнару­женных отклонений от плана.

Оперативная информация
кроме сведений о фактическом состоянии
проекта может содержать также сведения
об изменении ряда ограничений, таких
как дирек­тивные сроки, располагаемые
уровни ресурсов и пр. Эта информация
также учиты­вается при пересчете
плана. Периодичность отчетности и
пересмотра плана зависит от конкретных
условий функционирования предприятия
или организации и устанавли­вается
руководителем проекта. При этом необходимо
учитывать, что сокращение периода
отчетности приводит к большей централизации
управления, в то время как увеличе­ние
периода отчетности предоставляет больше
инициативы руководителям низших звеньев
управления проектом и исполнителям.

Модели оперативного
управления, пересчета описания плана
практически не отличаются от моделей
исходного планирования.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Многие считают, что операционный менеджмент — это что-то на языке крупных корпораций. Небольшим компаниям, а тем более самозанятым или ИП это не нужно.

На самом деле оперативное управление помогает наладить рутинные процессы, которые есть внутри любого бизнеса: и большого, и маленького. Если уделить этому внимание, можно работать более результативно и получать больше прибыли. 

О том, что такое оперативное управление и чем занимается операционный менеджер рассказываем в этой статье.

Что такое оперативное управление

Оперативное управление — это руководство операционной деятельностью компании, направленное на достижение максимального уровня эффективности при создании продуктов и услуг.

У каждой компании есть два вида функций:

• основные, которые приносят основной доход: это то, что компания делает изо дня в день, и то, что производит её ключевое подразделение
• вспомогательные: управленческий учёт, продажи и маркетинг, снабжение и логистика, управление персоналом, юридическое сопровождение и т.д.

Основной деятельность компании считается та, за которую компания получает деньги от клиентов. Если компания не занимается производством, а оказывает услуги, например, маркетинговое агентство, то вспомогательная деятельность для неё будет основной. Но при этом компания также будет заниматься маркетингом для продвижения своего бренда на рынке.

Чтобы качественно решать задачи оперативного управления, нужно понимать, какая деятельность является основной. Для этого нужно отметить на три вопроса:

• Как устроена операционная модель компании?
• Что компания делает каждый день?
• За что компании платят деньги, как создаётся ценность для клиента?

Процессы операционного менеджмента

Каждый клиент, покупая продукт, хочет получить его быстро, дёшево и качественно. Вот только все знают, что «быстро и качественно» будет дорого, «быстро и дёшево» получится некачественно, а «дёшево и качественно» сделают не быстро. Также дела обстоят и в оперативном управлении. Операционный менеджер руководит несколькими процессами, которые конкурируют друг с другом:

• производительность и скорость;
• разнообразие ассортимента;
• затраты и эффективность;
• качество.

Например, в ресторане есть большое меню и ассортимент блюд очень разнообразен. Но в таком случае поварам требуется хранить на кухне большое количество заготовок и знать большое число технологических карт. Поэтому при негативном сценарии работы команды, у них может падать скорость отдачи блюд или ухудшаться качество.

Основная задача специалиста оперативного управления — найти баланс между этими процессами и одновременно повышая производительность, улучшая качество, расширяя ассортимент, не расти в затратах и издержках.

Операционный менеджер: кто это?

Операционный менеджер управляет ежедневной операционной деятельностью, в том числе людьми и процессами создания ценности, отвечает за весь цикл PDCA (планирование, выполнение, контроль, анализ и разработка корректирующих действий)

По факту, операционный менеджер — это специалист, который берет на себя ответственность за рутинную работу внутренних процессов организации. Он видит, как работают бизнес-процессы в компании и предлагает решения, которые приносили бы компании максимальную прибыль.

Профессия менеджер оперативного управления с каждым днём становится всё более популярной на рынке труда. По данным HeadHunter 4687 компаний ищут операционного менеджера и предлагают среднюю зарплату в 100 000 рублей. Такие сотрудники нужны в IT-сфере, ресторанах и гостиницах, финансовым и производственным и логистическим компаниям.

Подробно о том, кто такой менеджер и чем он занимается, читайте в статье.

Задачи операционного менеджмента

Помимо основной задачи, про которую мы говорили выше, деятельность операционного менеджмента охватывает большое количество процессов. Все их контролирует менеджер. Что он делает?

Внедряет операционный менеджмент

Разрабатывает бизнес-процессы и постоянно улучшает их, анализирует их и улучшает те, которые приносят максимальный доход.

Разрабатывает бизнес-стратегию

Он ставит цели и определяет для них соответствующие метрики. Сможете расставлять приоритеты и планировать краткосрочные цели. Анализирует данные, чтобы контролировать эффективность работы отделов и сотрудников.

Управляет проектами и командой

Менеджер полностью контролирует проект: определяет его цели, просчитывает экономику, ставит сроки и задачи. Он осуществляет всё взаимодействие с командой: управляет их вовлечённостью и мотивацией.

Управляет продажами

Он понимает, что нужно сделать, чтобы прибыль росла быстрее, а отдел продаж работал лучше. Внедряет полноценные системы планирования и контроля.

Строит финансовые модели

Менеджер рассчитывает unit-экономику и определяет прибыльность компании, исходя из финансовых отчётов и ситуации на внешнем рынке. Может анализировать риски и выработать стратегию, которая поможет противодействовать им.

Пример деятельности операционного менеджмента

Представьте пиццерию, которая работает в формате Dark Kitchen. В день повара могут обеспечить 300 заготовок из теста для пиццы, сборщики пиццы могут собрать 250 пицц, а вот производительность пицца-печей составляет всего 180 единиц в сутки. Ресурсы в этих процессах не сбалансированы. Поэтому если компания увеличит мощность или количество пицца-печей, то сможет изготавливать в день больший объем продукта. Но это капитальные затраты, поэтому ресурсов на покупку дополнительных печей может не хватать.

В данном случае операционный менеджер должен проанализировать:

• производительность пицца-печи в час;
• количество мест в печи;
• рабочее время в сутки;
• общее время цикла.

Для того, чтобы сделать выводы о текущих данных, операционный менеджер должен измерить все эти показатели. Специалисты это направления говорят: мы не управляем тем, что не измеряем. Поэтому операционный менеджер должен максимально подробно изучить все производственные процессы, чтобы иметь возможность их улучшить.

Для каждого фактора можно придумать ряд инициатив, для повышения производства.

1. Количество мест в печи: добавить полки, изменить размер пиццы, купить ещё одну печь.
2. Цикл приготовления: сократить вспомогательные операции и время замены пиццы в печи.
3. Чистое время работы: подменный повар на время перерыва, переход на круглосуточный режим работы.

При этом, если работать с несколькими факторами, то будет достигаться мультипликативный эффект.

Фактор 1. Увеличение количества мест в пицца-печи.

• 4 места (вместо двух)
• 15 пицц в сутки
• 6 часов работы

Итого: 360 единиц в сутки (+180 к базовому уровню)

Фактор 2. Увеличение производительности.

• 2 места 
• 20 штук в сутки (вместо 15 пицц в сутки)
• 6 часов работы

Итого: 240 единиц в сутки (+60 к базовому уровню)

Фактор 1+2. Увеличение количество мест и производительности.

• 4 места (вместо двух)
• 20 штук в сутки (вместо 30 пицц в сутки)
• 6 часов работы

Итого: 480 единиц в сутки (+300 к базовому уровню)

Таким образом, изменяя несколько факторов одновременно, можно достичь более высоких показателей, в сравнении с изменением только одного из них.

Что нужно запомнить из этой статьи

Операционный менеджмент — это управление внутренними процессами компании, направленное на повышение эффективности при создании продуктов и услуг, оптимизации бизнеса и увеличение прибыли.

Процессы операционного менеджмента контролирует менеджер. Он руководит:

• производительностью и скоростью осуществление заказов;
• разнообразием продуктовой линейки или спектром оказываемых услуг;
• затратами на производство;
• качеством выполняемой продукции.

Главная задача менеджера — оптимизировать все процессы и одновременно улучшая производительность, качество и ассортимент, не повышать расходы.

Также этот специалист решает следующие задачи операционного менеджмента:

• внедрение оперативного управления;
• создание бизнес-стратегии;
• управление проектами;
• управление командами;
• управление продажами;
• построение финансовых моделей.

Менеджеры оперативного управления говорят: «Мы не управляем тем, что не измеряем». Поэтому чтобы иметь возможность улучшить бизнес-процессы, необходимо досконально изучить каждый их них.

Также читайте: Как выбрать эффективного начальника по Фидлеру