Каким источником информации руководство

В качестве источников информации используются первичный и статистический учет оперативный учет по центрам ответственности и затрат учет изменений норм и отклонений от них, если реально внедрен нормативный метод учета затрат и калькулирования материалы непосредственных наблюдений за деятельностью беседы с руководителями подразделений и исполнителями оценки специалистов-экспертов и др.
 [c.16]

Информированность. Чтобы быть в курсе всех событий, менеджер типа 5.5 часто использует неформальные источники информации (это могут быть сплетни и слухи). Делает это он для того, чтобы держать руку на «пульсе» жизни организации. Влиятельные члены неформальной информационной структуры считают такого руководителя «своим парнем». Руководитель типа 5.5 считает, что надо пользоваться шестым чувством, «встроенным радаром», чтобы знать, что происходит вокруг.
 [c.265]

Метод критических ситуаций в качестве источника информации использует работника, занимающего данную должность, реже руководителя. Информация от них собирается методом собеседования или дневника критических ситуаций. Особенно полезен данный метод для разработки систем подготовки работника, оценки деятельности и целей отбора. Опрашиваемых часто просят назвать (вспомнить) шаги (критические ситуации) в процессе успешного выполнения задания или исполнения должности, ситуации и действия (модели поведения), приведшие к провалу. .  [c.70]

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм (открытые акционерные общества публикуют их ежегодно в обязательном порядке), справки банков и специализированных информационных фирм.
 [c.145]

Следует добавить к этому списку пропагандистских моделей и использование слухов. Модель слухового источника информация используется при отсутствии указания на источник. Сергей Филатов, руководитель администрации Президента России, в своем интервью газете «Московские новости» так охарактеризовал один из возможных вариантов использования этой модели  [c.571]

Руководители должны быть в состоянии, используя информацию Администратора, контролировать проекты и принимать по ним обоснованные решения. Что касается менеджеров проектов, то если им нравится пользоваться услугами Администратора проекта (не использовать собственные источники информации), значит, он на месте .
 [c.107]

Например, на уровне клерка в качестве следующего по значению источника информации выступают слухи, а вот сведения научного характера его, как правило, мало интересуют. Зато научные методы и отчасти сведения из средств массовой информации — это то, что необходимо в работе руководителя отдела (группы, звена и т.п.). От него требуется принимать количественно обоснованные решения по увеличению прибыли, он заинтересован в том, чтобы использовать современные методы оценки эффективности рискованной деятельности. Кроме того, он должен обладать достаточным кругозором, чтобы методически правильно ставить задачи и организовывать работу подчиненных, своевременно внедрять новое в работу подчиненного ему отдела. Руководитель отдела — это основная организующая сила на любом предприятии. Руководитель бизнес-единицы во многом похож в своих предпочтениях относительно источников информации на руководителя отдела. Однако в силу большей оторванности от конкретных людей и задач и более высокого личного статуса руководитель бизнес-единицы меньше верит тому, что вещают масс-медиа, а больше обращает внимание на кулуарные слухи.
 [c.216]

Важно обратить внимание на то, что существующий в организации информационный порядок является вполне самостоятельным объектом. Действительно, можно сменить руководителей или членов организации, набрать новых сотрудников и заново сформировать коллектив, а организация, благодаря накопленному заделу и опыту, будет продолжать работать, используя имеющиеся источники информации. Однако следует избегать излишнего преувеличения роли информационного порядка. Его возможности могут быть реализованы только при наличии соответствующего материально-технического обеспечения в сочетании с высоким профессионализмом персонала организации.
 [c.143]

Так, из анализа диаграммы на рис. 3.2 следует, что на уровне «Исполнителя» в качестве основных источников информации рассматриваются слухи и сведения, полученные из средств массовой информации. А вот на уровне «Высшего руководства» предпочитают больше доверять объективным научным данным, а также личным наблюдениям и опыту. «Администратору» в силу особенностей его деятельности почти не приходится оперировать точными научными данными. Он действует, используя в основном текущую информацию, слухи, опираясь на интуицию и личный опыт. Что касается «Руководителя звена», то львиную долю необходимой для руководства информации такое ЛПР получает от своего ближайшего окружения, на уровне слухов. Однако статус такого руководителя требует от него постоянно прибегать к информации из официальных источников, справочников, из приказов вышестоящего руководства и должностных инструкций, а также из средств массовой информации. Это, в определенной степени, делает его заложником навязываемых извне мнений, сковывает личную инициативу для принятия решений о типе «механизма ситуации». Следовательно, все
 [c.213]

Компании все чаще внедряют программы многоканальной обратной связи с трудовым коллективом, рассматривая их как весьма эффективный инструмент оценки труда каждого работника. В отличие от традиционных методов оценки, проводимой прежде всего руководителем, многоканальная обратная связь позволяет получить информацию о деятельности работника из нескольких источников, в том числе от его коллег, из его текущих отчетов, от смежников или потребителей. Чаще всего эта информация используется для разработки программы повышения квалификации или обучения работника, но в последнее время она все чаще привлекается и для расчета премиальных или других видов вознаграждения. Как правило, программы материального поощрения с использованием информации из диверсифицированных источников более сложны с точки зрения администрирования и интерпретации
 [c.80]

В настоящее время в литературе по маркетинговым исследованиям можно встретить понятие маркетинговая информационная система (МАИС) или (МИС), которая строится на основе увязки всех систем маркетинговой информации и их составляющих. Поэтому МИС включает в себя системы внутренней, внешней информации, результатов маркетинговых исследований и анализа информации (рис. 8). Система внутренней информации содержит сведения, отражающие различные стороны деятельности предприятия и его состояние. К таким сведениям могут относиться данные заявок, заказов, договоров, отчетов и т. д. Внутренняя информация облегчает руководителям и специалистам выработку и принятие маркетинговых решений, но обычно не используется в отрыве от других видов информации, поскольку не содержит многих необходимых сведений. Система внешней информации ориентирована на источники и методические приемы, с помощью которых можно получить сведения о событиях и ситуациях, складывающихся во внешней среде. Маркетинговые исследования формируют многочисленные данные, необходимые в МИС для принятия решений по различным аспектам маркетинговой деятельности. Они касаются таких направлений, как исследование рынка, потребительских свойств товаров и др. Система анализа маркетинговой информации включает анализ общеэкономических показателей, а также кратко- и долгосрочное прогнозирование, основанное на анализе тенденций.
 [c.42]

Применяемый в настоящее время баланс предприятия (табл. 1.1) приближен по своему содержанию к условиям рыночной экономики и международным стандартам, так как активы предприятия отражены в нем как стоимость имущества и долговых прав, которыми располагает предприятие на отчетную дату, а пассивы — как источники финансовых ресурсов и обязательства предприятия по займам и кредиторской задолженности. Информация, содержащаяся в балансе, представлена в удобном для проведения анализа виде и может использоваться различными пользователями руководителями предприятий, экономическими службами, инвесторами, кредиторами, налоговой службой, банками и др.
 [c.12]

Власть информации базируется на возможности доступа к нужной и важной информации и умении использовать ее для влияния на подчиненных. Получаемая информация позволяет ее обладателю принимать оптимальные решения и осуществлять тем самым власть. Координация информационных потоков и контроль за коммуникационной сетью делают человека властным. Информация играет важную роль в формировании власти руководителя. Особое значение это приобретает в век всеобщей компьютеризации. Власть информации следует отличать от экспертной власти, которая связана с пониманием или способностью использовать данные. Так, например, помощники и секретари нередко обладают значительным количеством информации, но это вовсе не означает наличие у них экспертной власти, особенно в специальных областях. Они могут помочь подготовить информацию для решения, но не принять решение. Организационную основу власти составляют следующие источники власти принятие решения, вознаграждение, принуждение, власть над ресурсами, власть связей.
 [c.406]

Прогноз положения фирмы на рынке. Информация о внешней среде дополняется сведениями о потенциальных возможностях, предоставляемых рынком для осуществления определенных видов деятельности. Эти сведения сопоставляются с данными об имеющихся материальных, технических, кадровых и финансовых ресурсах фирмы. Далее задача заключается в том, чтобы не только оценить целесообразность и существующие возможности реализации того или иного вида деятельности, но и использовать потенциальные возможности на 3, 5 или 10 лет вперед (срок устанавливается в зависимости от размеров и содержания бизнеса). Для разработки этого этапа привлекается бухгалтерская и оперативная отчетность фирмы. Очень эффективным источником информации являются различного рода опросы руководителей всех уровней и рядового персонала.
 [c.144]

Маркетинговая информационная система включает четыре компонента (1) внутреннюю систему учета, объединяющую информацию, проходящую по всему циклу от размещения заказа до его оплаты, и систему торговой отчетности (2) систему маркетингового наблюдения — ряд процедур и источников, используемых для получения ежедневной информации об изменениях во внешней рыночной среде (3) систему маркетинговых исследований, предназначенную для сбора, систематизации и анализа данных, применительно к конкретной маркетинговой ситуации и доведения их до сведения руководства (4) компьютеризированную систему поддержки принятия маркетинговых решений, которая помогает руководителям интерпретировать соответствующие данные и информацию и использовать их в качестве отправной точки для осуществления маркетинговых мероприятий.
 [c.200]

Выше (глава 5) мы определили власть как реальную возможность влиять на поведение других (подчиненных) людей и распоряжаться ограниченными ресурсами организации для достижения ее целей. В целом власть характеризует способность руководителя влиять на конкретные рабочие действия и принимаемые решения. Эта способность взаимосвязана с источниками власти. Применительно к рассматриваемой проблеме можно выделить следующие типы или формы власти руководителя законная власть и полномочия, которой обладает руководитель в соответствии с занимаемой им должностью в организации, принуждение, вознаграждение, традиции, опыт и личный пример. Руководитель также может влиять на подчиненных через разумную веру, вовлечение в принятие решений и убеждение. Эффективные руководители используют для оказания влияния, как правило, различные формы власти. Одновременно и подчиненные имеют определенную власть над руководителем. Эта власть проявляется в зависимости руководителя от подчиненных в таких вопросах, как необходимая информация при принятии решений, неформальные контакты с людьми, чье содействие требуется для руководителя, влияние, которое могут оказывать подчиненные на своих коллег, способность подчиненных выполнять задания. Принимая решение об использовании власти, руководитель должен учитывать, что одностороннее использование им своей власти в полном объеме может вызвать ответную реакцию, когда подчиненные захотят продемонстрировать свою власть. Такие взаимоотношения могут снизить уровень достижения целей организации и привести к напрасной трате усилий руководителя. Все факторы, связанные с использованием власти и других методов влияния руководителя на поведение подчиненных для достижения целей организации в конечном итоге определяют конкретный стиль руководства.
 [c.144]

Некоторые руководители недооценивают значение таких встреч с подчиненными, проводят их от случая к случаю. Тем самым они лишают себя хорошего источника получения информации и не используют их как средство воспитания подчиненных.
 [c.106]

В контроллинге особое значение приобретает информация. Для обеспечения задач менеджмента контроллер должен предоставлять руководителям предприятия и его подразделений информацию для принятия решений и контроля. Контроллер обязан передавать нужным сотрудникам и подразделениям компании точную информацию в нужный момент и в удобном для использования виде. Контроллер использует внутренние и внешние источники информации, обрабатывает ее и направляет внутренним или внешним адресатам. Сотрудники всех подразделений, в свою очередь, также должны предоставить ему необходимую информацию.
 [c.153]

Для различных целей используют счета обобщенные и более подробные или детальные. Для обобщенной характеристики учетных объектов, т. е. средств, источников, фактов хозяйственной жизни используют синтетические счета или счета синтетического учета. Для более детальной характеристики применяют счета аналитические. Например, чтобы ответить на вопрос, хватит ли денег в кассе для выплаты заработной платы, руководителю предприятия и главному бухгалтеру надо иметь информацию об общей задолженности перед коллективом по оплате труда, т. е. знать величину кредитового сальдо по пассивному счету Расчеты по оплате труда .
 [c.23]

В виде источников информации для оценки руководителей могут использоваться операционный и балансовый отчеты анализ экспертами положения дел в организации и причин отклонений от поставленных целей протоколы заседаний комитетов и комиссий результаты опроса работников, потребителей и клиентов отзывы в средствах массовой информации.
 [c.213]

Эта модель является развитием модели репозитория и отражает намерения предприятия распространять среди своих функциональных служб и подразделений методологию управления проектами, причем ОУП отводится роль координирующего центра коммуникаций между ними. Он отвечает за документальное оформление передового опыта и активный мониторинг хода выполнения и характеристик проектов. Результаты этой работы используются для повышения эффективности предприятия и обучения неэффективных или вновь назначаемых руководителей проектов. В этой модели ОУП действует преимущественно как тренер, консультант или наставник. Он служит также источником информации о проектах, участвует в формировании технических заданий на проекты и анализе достигнутых результатов после их завершения.
 [c.75]

Второй этап предусматривает проведение совещаний менеджеров, в чьем непосредственном подчинении находятся руководители проектов, и которые сами подотчетны спонсорам проектов. Этим менеджерам будет намного проще работать, если они сумеют сообщать хорошие новости о проектах тем, кто финансирует работы. За отчетный цикл следует предусмотреть насколько таких совещаний с периодичностью 3-5 недель с тем, чтобы менеджеры могли изучить и откорректировать некоторые детали, относящиеся к портфелю проектов, и приучились использовать этот, новый для них источник информации.
 [c.312]

ОУП, достигшему этого уровня, уже известны потенциальные возможности, имеющиеся в организации для ускорения процессов выполнения проектов. Ситуация на этом этапе существования ОУП обычно характеризуется более четким установлением требований к функциональным подразделениям, которые могут быть проще переведены на тот язык, которым пользуются разработчики. Выявлены и включены в планы все составляющие работ, как касающиеся содержания проектов, так и напрямую с ним не связанные. Ведется учет всех задержек проектов, связанных с переделками и доработками. Руководители проектов используют ОУП как источник информации для изучения и выработки собственной стратегии, направленной на ускоренное завершение проектов и парирования факторов, угрожающих задержками при их выполнении. Интенсивность использования ресурсных пулов планируется, что позволяет 80% исполнителей знать свою загрузку на месяц вперед. Выявлены стратегические ресурсы предприятия.
 [c.504]

Во многих организациях торговый персонал недостаточно используется в качестве источника рыночной информации главным образом из-за неумелого руководства этим процессом. Торговые агенты не получают ни признания, ни вознаграждения за предоставляемые данные, которые либо не используются, либо не приносят ощутимых результатов виновником такого положения часто является служба маркетинга. Руководители сбыта должны совместно с ней разработать цели получения информации и управление этим процессом, по-
 [c.243]

Все большие рекламные агентства, и даже некоторые относительно небольшие, содержат специализированные библиотеки (часто называемые информационными центрами), в которых имеются справочные издания словари, энциклопедии, атласы, поваренные книги, сборники цитат, отраслевые и массовые газеты и журналы. Авторы, художественные руководители и производители используют эти источники, когда они нуждаются в информации о пользователе, продукте или торговой марке в творческих целях. Информационный центр — одна из наиболее важных струтур отдела исследований рекламного агентства. Даже агентства без отдела исследований обычно имеют какой-либо информационный центр.
 [c.221]

Индивидуальная управленческая концепция руководителя (ИУК) — это способ понимания и трактовк Она соотносится с жизненной позицией руководителя, служит своеобразным источником принята сумма решений. Через призму ИУК руководитель оценивает поступающую информацию, сообр предшествующим опытом. ИУК объясняется факт выбора разных целей разными руководителями сложившихся условиях. Так, нерадивого работника одни стремятся уволить, другие проводят воспита могут рекомендовать на более высокую должность в другой коллектив, чтобы от него избавиться. Друг случае используются административные методы, во втором — воспитательные, в третьем — с недостойный руководителя.
 [c.10]

Важным источником информации о компетенциях, которыми должен обладать преемник, является работающий в должности руководитель. Его мнение должно быть внимательно выслушено и использовано при создании портрета, как в части профессиональных навыков, так и общечеловеческих качеств.
 [c.177]

Одной из причин деконструктивных всплесков (забастовки, прекращение сдачи продукции и т.п.) в кризисных коллективах становятся слухи, возникающие на почве низкой информированности персонала. Это выдвигает проблему систематического информирования членов коллектива кризисной организации в разряд наиболее актуальных. Практика показывает, что линейные руководители, как правило, доводят до рабочих и специалистов полученную сверху информацию в неполном объеме, а нередко — в искаженном виде. Это становится источником неверного восприятия рядовыми работниками стратегических установок руководства, которые в кризисных ситуациях на первый взгляд кажутся не всегда логичными и оптимальными (зачастую ввиду их отклонения от стандартных решений для сбалансированных производственных подсистем). В этом ракурсе одним из центральных вопросов антикризисного управления является создание внутрифирменной структуры по систематической пропаганде политики высшего руководства среди работников. Наиболее удобна организация такого подразделения в составе центра или отдела маркетинга. Применяемые маркетологами PR-технологии в отношении внешней среды могут быть успешно использованы и для работы с персоналом организации.
 [c.368]

«Кадровик. Кадровый менеджмент», 2011, N 8

ИНФОРМИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛА: ЗАДАЧИ, ПОДВОДНЫЕ КАМНИ, РЕШЕНИЯ

Коммуникацию нельзя считать средством организации,

это способ существования организации.

Питер Ф. Друкер

В статье раскрываются роль информационной политики в отношении персонала, требования к системе информирования, а также рассматриваются возможности использования различных инструментов внутреннего PR для информирования персонала.

Эффективная система информирования

Словарь управления персоналом. Система внутреннего PR — целенаправленное и структурированное информационное воздействие на персонал организации.

Внутренняя информационная политика является важнейшим инструментом влияния на поведение персонала. Если люди, работающие в организации, плохо информированы по вопросам, имеющим для них первостепенное значение, это резко снижает их настрой на работу с высокой отдачей. Потребность в том, чтобы быть информированным, преодолеть состояние неопределенности, неясности в отношении наиболее значимых для себя вопросов, является одной из базовых потребностей человека. Информирование работников затрагивает не только технические, но и эмоциональные аспекты работы.

Основными требованиями к внутренней информационной политике организации являются следующие:

— сотрудники должны обладать самой свежей детальной и общей информацией по основным ключевым областям, в которых они работают (вся информация должна быть под рукой, «на расстоянии одного нажатия клавиши мышки»);

— к информации должны иметь доступ не только высшее руководство, но и менеджеры среднего звена, а также рядовые сотрудники компании (работники организации не должны ждать, когда им предоставят информацию, правда, при этом должна быть определена черта, разграничивающая доступ и защиту информации);

— информационные системы должны предоставлять персоналу динамичную, достоверную и полную информацию, а не статичные данные;

— информационные системы должны иметь удобный и логичный «интерфейс пользователя» (каждый сотрудник компании должен чувствовать, что система ориентирована именно на его потребности и не требует от него дополнительных усилий);

— сотрудники должны иметь возможность легко отслеживать все ключевые показатели, от которых зависит их эффективность и информированность.

Для построения эффективной системы информирования необходимы:

1) правильное определение содержания и объемов информации, которую надо доводить до персонала и получать от него;

2) правильное определение конкретных получателей информации;

3) время, сроки получения информации, периодичность;

4) адекватные методы донесения информации до конкретных исполнителей;

5) формы предоставления информации от сотрудников руководству, т. к. ошибки в их определении могут привести к потере и искажению информации.

Эффективно работающая система коммуникаций позволяет установить прозрачность во взаимоотношениях между менеджментом компании, транслируемыми целями организации и специалистами, в т. ч. работающими с клиентами. Как следствие — высокая управляемость компании, чуткое реагирование на изменение ситуации на рынке, более высокое качество обслуживания клиентов, повышение мотивации персонала, вовлеченность в управление организацией. С построением системы внутренних коммуникаций создаются единая система ценностей, единый язык и стандарты работы, что наиболее важно для крупных компаний, особенно для тех, кто имеет развитую филиальную сеть.

В первую очередь персонал необходимо информировать о следующем:

— о стратегии и перспективах развития организации, ее миссии, долгосрочных и краткосрочных целях;

— о корпоративных ценностях;

— об имидже, который организация стремится создать себе на рынке;

— о всех значимых событиях в жизни организации (победы в конкурсах, присуждение премий, оценки влиятельных лиц);

— о достижениях компании (достижение определенных объемов продаж, количества клиентов, завоевание определенной доли рынка, выход на другие рынки, выпуск новых продуктов, развитие сети и т. д.);

— о кадровых перемещениях (основные назначения и увольнения);

— о персонале (возможность обучения и его итоги, внутренние конкурсы на замещение вакантных мест, критерии и итоги аттестаций, показатели и критерии стимулирования и т. д.);

— о социальных гарантиях персонала и возможностях их получения;

— о внутренней распорядительной документации;

— о нововведениях и их предварительном обсуждении (возможность вносить предложения до принятия окончательного решения);

— о маркетинговой информации (характеристики клиентов, конкурентов, ситуация на рынке);

— о регламентирующих документах (документально и неформально закрепленные правила и процедуры, нормативные документы, должностные инструкции, полномочия и т. д.);

— и другая информация в зависимости от специфики организации.

Эффективная система информирования предполагает построение оптимальных каналов распространения информации, создание правил работы с информацией, контроль соблюдения этих правил, а также разработку и осуществление мероприятий по соблюдению правил работы с информацией. Если система обеспечивает своевременное и без искажения получение информации персоналом, информация не теряется, то это можно считать дополнительным конкурентным преимуществом компании на рынке.

Сотрудники должны верить тому, что информация, которую они получают, точная и отражает самый высокий уровень знания и мышления и их компании. Это особенно важно в отношении информации, распространяемой в организации по иерархии снизу вверх.

Эффективная система информирования предполагает двустороннюю связь. С одной стороны, руководство информирует персонал, а с другой — получает информацию от сотрудников. В процессе работы обмен информацией осуществляется еще и непосредственно между сотрудниками компании и ее подразделениями. Для того чтобы люди могли обмениваться друг с другом информацией, особенно информацией негативного характера, нужна культура общения с высоким уровнем доверия. Недоверие препятствует обмену информацией из-за опасения возможных последствий.

Руководителю следует получать от сотрудников следующую информацию:

О текущем состоянии дел. Когда руководителем не ведется учет раздаваемых поручений, есть большая вероятность что-то забыть, не проконтролировать. Регулярные отчеты сотрудников о проделанной работе помогают руководителю вести контроль.

Мнения по изменению установленного порядка деятельности. Интересуясь мнениями сотрудников, с одной стороны, руководитель получает ценную информацию, а с другой стороны, привлекает персонал к управлению компанией, усиливает вовлеченность, формирует чувство причастности к организации.

Отношения к нововведениям. Анализ предложений и ожиданий сотрудников от нововведений, учтенные в программах их внедрения, помогают уменьшить неизбежное сопротивление.

Экспертное мнение по разным вопросам. Эта информация помогает руководителю принимать решения и привлекать сотрудников к управлению компанией. Например, руководитель, чтобы принять решение о прохождении новым сотрудником испытательного срока, может попросить некоторых своих подчиненных оценить новичка, написать плюсы и минусы его работы. Проблемы здесь могут возникнуть, если руководитель перекладывает ответственность за принятие решения на специалистов, с которыми он советуется.

Информация для размышления. Политика открытых дверей

Многие фирмы разработали различные средства для того, чтобы сотрудники имели достаточные контакты друг с другом. Широко известна, например, практика Hewlett-Packard, в которой делается упор на управление по принципу «обхода сотрудников», ни, кроме того, в этой компании существует и множество менее известных способов поддержания постоянных контактов между людьми. В Hewlett-Packard действует положение, согласно которому руководители работают в открытых кабинетах, расположенных рядом с их сотрудниками; политика «открытых дверей» облегчает контакт между работниками различных уровней; часто проводимые общественные мероприятия в группах и компании, ежеквартальные совместные собрания различных отделов и регулярные совещания в центрах между главным руководством и сотрудниками отделов также способствуют коммуникации.

А если новости плохие…

Стоит ли сообщать персоналу плохие новости? Во многом ответ на этот вопрос зависит от того, какие причины вызвали «плохие новости».

Все разнообразие таких причин можно свести к трем вариантам, а именно:

1) внутренние проблемы, возникшие по вине сотрудника или группы сотрудников компании;

2) неблагоприятная внешняя обстановка, негативно влияющая на положение организации (изменились цены на сырье, произошел обвал котировок на фондовой бирже и т. п.);

3) принятие целесообразного, но непопулярного решения.

Если «плохие новости» возникли по вине сотрудников, то для начала нужно разобраться, как обстоят в организации дела с распределением ответственности между сотрудниками (не только с официальными обязанностями, но и с тем, что существует в реальности, в сознании людей). Если работник сделал что-либо не так и боится об этом сообщить, то это связано главным образом с двумя проблемами: а) он не готов отвечать за свои действия; б) он не может предсказать реакцию своего непосредственного руководителя. Если устранить эти проблемы, то вопрос о донесении «плохих новостей» отпадет автоматически.

Когда ошибочные действия совершила группа сотрудников и это может негативно повлиять или уже влияет на всю организацию, стоит провести собрание, на котором руководитель команды (группы) сообщит о произошедшем.

При появлении внешних факторов, негативно влияющих на положение организации, сначала необходимо ответить на следующие вопросы: в чем именно заключается плохая новость, что уже знают сотрудники, как они на это реагируют? В подобных ситуациях нередко обнаруживается, что персоналу вся информация уже известна и сообщать ничего не нужно. Делать «официальное заявление» в этом случае не стоит, иначе сообщение может выглядеть просто смешным.

Если же информация по-разному интерпретируется различными группами сотрудников, распространяются слухи, прогрессируют «панические настроения», руководству следует дать четкие разъяснения по сложившейся ситуации, предполагаемых действиях руководства, в том числе в части персонала.

В случае принятия целесообразного, но непопулярного решения разъяснения со стороны руководства — «официальная версия» необходимости принятия решения и его последствий — также необходимы. Неправильные действия руководства — и запаздывание с информированием персонала, и согласование «всего со всеми» (что воспринимается как попытка переложить ответственность на персонал) — могут вызвать дополнительные проблемы.

Информация для размышления. В известной книге Роберта Шо «Ключи к доверию в организации» приводится следующий пример. Менеджер среднего уровня, работающий в крупной корпорации, входящей в список Fortune-500, рассказывает: «В этой организации очень трудно сообщать плохие новости. Если вы это сделаете, то вам скажут о том, что вы «не в команде». Плохие новости типа «данный проект не будет работать» или «данный товар не пойдет» расстраивают ваше начальство. Я рад работать здесь, и мне приходится мириться с тем, с чем мириться не хотелось бы. Я поступаю так, потому что хорошее на этой работе перевешивает плохое. Однако мне не раз говорили о том, что я «не в команде».

Пример. На одном из тренингов по менеджменту (тема «Эффективное совещание») участник (назовем его Олег) попросил поработать с его кейсом. Он вышел к группе, поприветствовал сотрудников, озвучил регламент и сообщил, что совещание посвящено решению острой проблемы — руководство компании повысило план по производству на следующий квартал. Олег предложил коллегам совместно найти выход из создавшейся ситуации. Сотрудники (начальники цехов) активно включились в обсуждение и начали предлагать различные варианты решения проблемы. Некоторые из них были очень интересны и перспективны. Олег их записывал, комментировал, задавал уточняющие вопросы, но в какой-то момент стало заметно, что он явно не удовлетворен ходом дискуссии. В конце обсуждения (время было строго ограничено) он предложил свой вариант — увеличить рабочую смену с 8 до 12 часов на три месяца. Естественно, все участники негативно отреагировали на его предложение, объясняя это тем, что данный способ решения проблемы не «вызовет энтузиазма» у подчиненных, а работа по 12 часов в сутки приведет к резкому увеличению количества бракованных изделий.

После окончания деловой игры Олег рассказал, что на самом деле решение об увеличении рабочей смены уже принято высшим руководством. Сложно описать возмущение его коллег. Они заявили, что если бы «это» проделали с ними в реальности, то они отреагировали бы самым негативным образом, вплоть до увольнения. На недоуменный вопрос группы — зачем же проводилось совещание? — Олег ответил, что в его компании все решения принято согласовывать с подчиненными.

hrm. ru

Если плохая новость уже обсуждается персоналом или непопулярное решение все-таки принято, не стоит делать вид, что «все еще можно изменить», и предлагать сотрудникам «вместе подумать, на сколько процентов снизить каждому из них зарплату».

Поручать озвучивать плохие известия следует тому, кто вызывает у персонала доверие, чувство уверенности и безопасности. Кто именно из руководства должен донести до сотрудников плохие новости, зависит от содержания сообщения. Если речь идет о планирующемся в ближайшее время значительном сокращении персонала, то сообщить об этом стоит директору по персоналу. Если на рынок в скором времени придет сильный конкурент, то предупредить работников об этом может директор по маркетингу. А если плохая новость состоит в том, что компания в надвигающейся перспективе подвергнется поглощению, то будет логично, если об этом расскажет генеральный директор. Основная функция HR-специалиста в подобных ситуациях — отслеживание реакции сотрудников на новость, понимание того состояния, в котором они находятся.

Информация для размышления. Обнаружил ошибку — доложил…

Стремясь свести количество ошибок к минимуму, руководство некоторых иностранных компаний решается на весьма экстравагантные меры. За обнаружение ошибки и информирование о ней руководства информатору выплачивают премию. Одни эксперты считают такую меру вполне оправданной, ведь, если руководитель конструктивно реагирует на ошибки подчиненных, оптимальной будет атмосфера, в которой сотрудники спокойно говорят о совершенных ошибках сами и предлагают пути исправления ситуации. Однако на российских предприятиях такой метод персонал воспринимает как стукачество. И поэтому для других специалистов этот метод неприемлем.

Эксперты полагают, что лучше, если руководитель не просто выслушает признание об ошибке, но и поинтересуется мнением подчиненного о ее причине. Часто оказывается, что допущена она не из-за низкой компетентности, а из-за плохо налаженных бизнес-процессов. Осознав это, руководитель может предотвратить львиную долю ошибок. А в награду получит повышение производительности. Основных причин ошибок две. Первая — это плохая подготовка и обучение персонала. Вторая причина — ошибки руководства в организации бизнес-процесса. Важно наладить правильное взаимодействие между сотрудниками и службами. Также специалисты полагают, что одной из причин ошибок исполнителя является неважное взаимопонимание (речь о передаче информации от руководителя к исполнителю).

Эксперты уверены: проблема взаимопонимания в обычной компании приводит к ошибкам десятки раз в день. И считанные разы в год в компании единомышленников.

dp. ru

Для того чтобы «плохая информация» не искажалась, не обрастала слухами, необходимо соблюдать следующие правила.

Сообщение нужно подготовить заранее, а его текст должен быть тщательно проверен.

Необходимо сделать так, чтобы каждый сотрудник прочитал (услышал) известие в том виде, в котором оно подготовлено. Самые простые способы — текст сообщения высылается на e-mail работника или проводится публичное оповещение. Вариант передачи информации по e-mail более предпочтителен, так как к письму всегда можно вернуться и перечитать. Из устного выступления сотрудники запомнят не более 30% услышанного.

Контролируйте, как информация распространяется в организации. Если необходимо, стоит уточнить сообщение. Повторный «выброс» информации лучше сделать в другой форме: если сначала было выступление, то потом стоит выбрать e-mail или объявление в Интранете.

При составлении сообщения, следует обратить внимание на то, чтобы в нем было не более семи смысловых блоков. Большее количество просто не запомнится.

В выступлениях следует избегать любых эмоциональных высказываний, поскольку они негативно влияют на запоминание информации. Сообщение должно состоять только из фактов, быть максимально понятным для всего персонала, без недоговоренностей и поданным в предельно четких и простых формулировках. Если руководство о чем-то пока не готово заявить определенно, лучше не говорить этого совсем или же четко обозначить, что данный вопрос пока не решен («находится на стадии обсуждения»), а точные или прогнозируемые цифры будут названы такого-то числа такого-то месяца.

Система внутреннего PR

Важную роль в эффективном информировании персонала играет система внутреннего PR.

Инструменты внутреннего PR условно можно разделить на четыре группы:

— информационные (средства массовой информации, сайты, стенды, листовки, сообщения);

— аналитические (почтовые ящики, анкетирование фокус-групп, мониторинг персонала);

— коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования и т. д.);

— организационные (собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов и т. п.).

Мнения экспертов. Требования к информированию персонала в период кризиса

Яков Миневич, генеральный директор агентства R. I.M. Porter Novelli:

— Экономический кризис, для которого характерны проблемы организаций с подрядчиками и партнерами, перебои в платежах, срывы контрактов и сокращения штатов, напрямую влияет на настроения персонала. Изменяются типовые реакции сотрудников на нарушения бизнес-процессов, первые лица воспринимаются только как источник «плохих новостей», а дефицит информации об истинном положении дел в компании, как правило, приводит к усилению циркуляции слухов и росту доверия к неофициальным источникам информации. Проблема в том, что кризис внутрикорпоративных коммуникаций зачастую бывает спровоцирован именно руководством: топ-менеджмент «замыкается в себе», отгораживаясь от подчиненных барьерами приемных и персональных ассистентов, или перекладывает всю ответственность за общение с работниками на департамент по персоналу.

Чтобы в кризисной ситуации повысить мотивацию и сплотить сотрудников, топ-менеджмент должен стать «ближе к коллективу». Руководство — это главный источник информации о планах и стратегиях по выходу компании из кризиса. Полезными инструментами в таком случае становятся регулярные встречи топ-менеджеров с руководителями и сотрудниками, общие собрания по вопросам дальнейшего развития компании, внутренние форумы по обсуждению антикризисной стратегии с участием ключевых менеджеров. Актуальны и электронные формы коммуникаций, например общие e-mail-рассылки, внутрикорпоративные ленты новостей, специальные «антикризисные» форумы в Интранете. Наконец, хорошие результаты (в первую очередь в части купирования каналов распространения негативных слухов) может принести индивидуальная разъяснительная работа с корпоративными opinion leaders — руководителями профсоюза, начальниками ключевых структурных подразделений, лучшими специалистами, старейшими сотрудниками компании и пр.

Павел Цыпин, HR-директор агентства Fleishman-Hillard Vanguard:

— Кризисные ситуации всегда уничтожают почти все наносное в корпоративной жизни и заставляют отказываться от привычных штампов, шапкозакидательства и лжи. В общих чертах «политика гласности» состоит:

1) в проведении собраний трудового коллектива с участием высшего руководства, на которых руководители освещают такие вопросы, как: когда и кого планируют уволить; как будет жить и выживать компания в кризис; что может сделать каждый сотрудник для улучшения ситуации в целом (и, соответственно, своего положения) и т. п.;

2) в информационных рассылках о ситуации на рынке, где расположен бизнес компании (что позволит персоналу четче представлять важнейшие задачи организации на ближайшую перспективу);

3) в распространении информации о ситуации у конкурентов (это очень важно для удержания наиболее ценных специалистов, которым целесообразно продемонстрировать, что от кризиса страдают все, в том числе и ближайшие конкуренты);

4) в более гласных (чем до кризиса) аттестациях и анализе их результатов, открытом обсуждении увольнений (это необходимо для предотвращения массовой паники и демотивации сотрудников). Гласность в вопросах причин сокращений позволит сориентироваться работникам, понять, в чем новые критерии оценки успешности, как нужно работать во время кризиса, чтобы минимизировать риск своего увольнения. Эту гласность призваны обеспечить линейные руководители и представители службы персонала.

Самые большие стрессы в период кризиса — от неизвестности и недостатка информации. Каждый сотрудник имеет право знать свои ближайшие перспективы, чтобы заблаговременно принять меры для сохранения своих доходов на том или ином месте работы.

Рассмотрим более подробно возможности и ограничения, связанные с использованием некоторых из перечисленных инструментов внутреннего PR.

Корпоративные издания (печатные) — как правило, красочно иллюстрированные журналы или газеты, посвященные корпоративной тематике. В мировой практике корпоративные издания давно уже стали одним из важнейших каналов адресных коммуникаций компании с персоналом, бизнес-партнерами и клиентами. Например, в Европе их суммарный разовый тираж превышает тираж обычных СМИ. Требование большей информационной открытости вызвано не только введением новых стандартов финансовой и нефинансовой отчетности, но и заметным изменением отношения собственников и топ-менеджеров к социальной ответственности бизнеса. Корпоративное издание по праву становится «визитной карточкой» компании.

Наличие «своего» журнала или газеты укрепляет впечатление о надежности компании. С помощью внутренних журналов и газет руководство разъясняет сотрудникам свое видение дальнейшего развития компании, информирует их, мотивирует и вдохновляет. В корпоративных изданиях может быть размещен достаточно большой объем информации с иллюстрациями на самые различные темы корпоративной жизни. Это источник информации, доступный различным категориям персонала.

Ограничения при использовании корпоративных изданий. Корпоративные издания требуют регулярного выделения значительного бюджета. В России выпуск одного экземпляра ежемесячного корпоративного журнала обходится крупному предприятию в 1 — 2 долл. При тираже 10 тыс. экз. годовой бюджет такого проекта составляет 120 — 240 тыс. долл. Общий объем всех затрат российских компаний на издание корпоративных СМИ оценивается в 250 млн долл.

Журналы, как правило, выходят 4 — 6 раз в год и имеют цикл подготовки материалов 2 — 3 месяца, а за это время информация успевает устареть и играет роль иллюстраций из «прошлой жизни». Если же это издания, которые выходят раз в месяц, то возникает проблема их содержательности. Кроме того, подразделения компании весьма пристрастно относятся к тому, как освещается их деятельность на страницах издания. Как правило, сотрудники имеют возможность влиять на содержание корпоративных изданий, но не очень активно ею пользуются.

Работу над проектом корпоративными изданиями имеет смысл начинать только тогда, когда необходимость управления элементами корпоративной культуры и выстраивания системы корпоративных коммуникаций в компании четко осознана руководством.

Информация для размышления. Корпоративные СМИ сегодня: результаты опроса

Редакция журнала «Советник» и портала Sovetnik. ru совместно с Гильдией корпоративных СМИ при участии Ассоциации менеджеров России и Российского отделения IABC провели опрос с целью проанализировать нынешнее состояние рынка корпоративных СМИ, а также обозначить возможные перспективы его развития. В опросе приняли участие представители 93 корпоративных СМИ.

Кто издает. Основная часть частных компаний, где имеются корпоративные СМИ, специализируется в таких отраслях, как промышленное производство (37,1%), ТЭК и нефтяной бизнес (16,9%), СМИ (7,9%), финансы (6,7%), транспорт (4,5%), PR (4,5%), образование (3,4%), торговля (2,2%), а также в других сферах (реклама, информационное обеспечение, страхование и т. д. — менее чем по 1%).

Технические параметры. Почти половина корпоративных газет и журналов имеют тираж не более 1000 экз. (44%), четверть — от 2001 до 5000 (22%), от 1001 до 2000 — 9,9%, от 5001 до 10 000 — 11% и более 10 000 — 13,1% (где 5,5% приходится на тираж более 20 000). Подавляющее большинство выпускаются в формате А3 (53,3%) и А4 (39%). Большая часть печатных изданий имеют объем не более 10 полос (61,1%), причем половина из них — еще меньше, не более 4 полос.

Распространение. Более половины распределяются в свободной форме внутри предприятий (56,4%), около трети — рассылаются по почте (29%). Периодичность 48,9% корпоративных СМИ — раз в месяц, 16,7% — раз в квартал. Ежедневно издаются только 5,6% СМИ, 12,2% — еженедельно, 14,4% — несколько раз в месяц.

Бюджет. Стоимость тиража одного номера печатного издания составляет для половины организаций до 2000 долл. США (55%), а для второй половины — выше этой суммы, причем часть (5%) тратит более 10 000 долл. США. Годовой бюджет у половины компаний составляет до 10 000 долл. США (52,9%), остальные вкладывают еще больше (17,7% — от 10 001 до 30 000 долл. США, 29,4% — более 30 000). Более всего расходов (свыше 50%) приходится на производство, гонорарный фонд, верстка и дизайн «съедают» от 11 до 50% средств, на последнем месте затраты на распространение (менее 10%). На вопрос о структуре затрат ответили лишь половина респондентов. Подавляющее большинство корпоративных СМИ распространяется бесплатно (88,8%). Продается — 11,2%, причем большая часть (62,5%) — по цене не более 10 руб. (у 37,5% изданий цена выше).

Основные агенты по выпуску СМИ. Большинство опрошенных указали, что за выпуск корпоративного СМИ в их компаниях и организациях отвечает PR-департамент (69,7%). Из ответов остальных следует, что выпуском занимаются: редакция как отдельное юридическое лицо — 5,6%, внешний контрагент (на основе аутсорсинга) — 10,1% и другие субъекты — 14,6% (дирекция по продажам, маркетинговый отдел, отдел рекламы и т. д.). Подавляющее большинство материалов для корпоративного издания готовят собственные специалисты организации (90%), и лишь одну десятую (10%) — внешние авторы.

sovetnik. ru

Электронные корпоративные издания. С развитием компьютерных технологий, удешевлением компьютеров, улучшением доступа к Интернету как к источнику новостей все больше компаний отдают предпочтение электронным корпоративным изданиям. В таком случае материалы могут передаваться целевой аудитории в виде новостийной рассылки, электронного бюллетеня, электронной газеты. Регулярная (обязательно санкционированная получателем) электронная рассылка решает главные задачи: эмоционально привязывает клиента к компании, позволяет оперативно обеспечить информацией целевую аудиторию.

Главным и неоспоримым преимуществом электронного корпоративного издания является его низкая стоимость. Благодаря новым разработкам в сфере программного обеспечения сокращается технологический цикл дизайна и верстки. Кроме того, отпадает необходимость в подготовке фотоматериалов высокого качества. Упрощается и обратная связь с целевой аудиторией, будь то анкетирование или запрос дополнительной информации.

Ограничения при использовании. Для доступа к электронным корпоративным изданиям требуется оснащение рабочего места персональным компьютером, поэтому такое издание станет инструментом управления персоналом лишь в компании, где компьютеризировано большинство рабочих мест. Кроме того, электронное корпоративное издание не несет такой «осязаемой» имиджевой составляющей, как традиционное. Если сотрудник захочет показать журнал клиентам или друзьям, то в распечатанном виде он будет выглядеть довольно непрезентабельно… Электронный формат больше подходит для оперативных рассылок «горячих новостей», которые предполагают беглое просматривание.

В идеале компания должна задействовать максимальное количество каналов коммуникации, разумно используя достоинства каждого формата. К примеру, можно один раз в два-три месяца выпускать печатное издание, а дважды в месяц — электронное. При этом важно для каждой группы целевой аудитории готовить новости «по интересам».

Какая информация обычно представляется

в корпоративных изданиях

Корпоративные новости: реорганизации и изменения, общекорпоративные приказы и распоряжения, изменения законодательной базы, предстоящие и проведенные корпоративные мероприятия, визиты гостей и партнеров, отмечаемые в компании праздники, достижения сотрудников, подразделений и компании в целом.

Роль компании на рынке: развитие компании, сравнительный анализ результатов ее работы, участие в выставках, конференциях, семинарах, публикации о компании в СМИ, спонсорство и шефская помощь.

Достижения компании: выполнение поставленных планов, привлечение новых клиентов и партнеров, отзывы клиентов, информация о победах в соревнованиях, занятых в рейтингах местах, улучшения в инфраструктуре (повышение качества связи, новые офисы, транспорт и др.), фоторепортажи с корпоративных вечеринок, мероприятий (стенгазеты).

Лучшая практика: передовой опыт, новые методики, технологии, процессы.

Новости отдела по работе с персоналом: прием новых сотрудников (стажировка, испытательный срок, оформление на постоянную работу), кадровые перемещения (назначения, переводы, увольнения), результаты аттестации, обучение и тестирование, поздравления сотрудников (дни рождения, свадьбы, рождение детей, повышение по службе и т. п.), победители соревнований, результаты проведенных опросов (обратная связь), новинки корпоративной библиотеки.

Видеожурналы — своего рода видеоприложение к корпоративным изданиям, отражающее значимые события из жизни компании с соответствующими комментариями. Обычная продолжительность видеожурнала — 15 — 20 мин. Это наглядное, удобное и доступное средство, способное выполнять информационную и сплачивающую функцию, порождает интерес, гордость, эмоциональную вовлеченность. Одинаково доступно и привлекательно для разных групп персонала.

Ограничения при использовании. Видеожурналы могут отразить только ограниченный объем информации, предполагают долгий период подготовки и часто сообщают уже известные сведения. Требует специального бюджета и привлечения специалистов-профессионалов для съемки, монтажа и комментирования сюжетов. Больше подходит для тех, кто предпочитает визуальный тип информации.

Доски объявлений — стенды с бумажными объявлениями на различные темы, а также с фотографиями и т. п. Располагаются в местах, где бывают все сотрудники. Обычно делятся на общекорпоративные доски объявлений и доски, относящиеся к различным подразделениям. Недорогое средство, доступное всем сотрудникам. Может оперативно оповещать о предстоящих событиях.

Ограничения при использовании. Нередко информация на доске объявлений долго не обновляется, поэтому внимание персонала к ней снижается. Учитывая, что в среднем у доски сотрудник проводит 5 мин., и в силу ограниченности места на ней не могут располагаться материалы большого объема и сложного содержания. Сотрудники практически не имеют возможности высказать свои мнения и оценки. Как правило, это средство одинаково доступно всем группам, но офисные специалисты испытывают к информации на доске объявлений значительно меньший интерес, поскольку большую ее часть могут найти в Интранете на рабочем месте.

Адресно-информационные издания — полиграфические издания, в которых даны Ф. И.О., фотография, контактные данные и краткое описание круга задач каждого сотрудника компании. Обычно обновляется раз в год. Активно работает на реализацию потребностей сотрудников: каждый чувствует себя частью большого коллектива и с гордостью показывает издание родным и друзьям. Поскольку средство носит персональный и представительский характер, оно одинаково привлекательно для всех сотрудников.

Ограничения при использовании. Адресно-информационные издания должны быть выполнены в хорошем полиграфическом качестве, поэтому требуют достаточно больших затрат. По сути, не являются средством коммуникации. С учетом долгого цикла подготовки, при высокой текучести сотрудников информация быстро устаревает.

Корпоративное телевидение — собственный корпоративный телеканал. Как правило, такое средство развивают крупные многонациональные корпорации. Является мощным инструментом, подкрепляющим корпоративный престиж. Удобно для одновременного информирования персонала в разных городах и странах.

Ограничения при использовании. Очень дорогостоящее средство, требующее использования новейших технологий. Малоинформативно, поскольку персонал не может быть долгое время зрителем корпоративного ТВ. Многими сотрудниками воспринимается как ненужная роскошь, престижная «игрушка» для руководителя.

Корпоративное радио — радиотрансляция новостной корпоративной информации, музыкального сопровождения. Позволяет оперативно информировать большие группы персонала. Относительно недорогое средство, может быть использована ретрансляция для массового оповещения. Удобно для сотрудников, проводящих много времени за рулем, если автомобиль оборудован средствами приема корпоративного радио.

Ограничения при использовании. Информационно ограниченное средство. Многими работниками воспринимается исключительно как средство оповещения о чрезвычайных ситуациях. Может стать навязчивым фоном, нередко используется для передачи малозначимых сведений. Не подходит для офисных сотрудников и условий шумного производства.

Интранет — внутрикорпоративная компьютерная сеть, где, как правило, имеются сайты различных подразделений компании. Потенциально огромный информационный ресурс, интерактивное двустороннее оперативное средство коммуникации, работающее в режиме реального времени. Соединяет в себе массовость и персонализацию в коммуникации. Используемый принцип гипертекста позволяет обеспечить доступ к неограниченному количеству информации, иллюстраций, ссылок на другие ресурсы.

Ограничения при использовании. Довольно часто у Интранета нет четкой и организованной структуры и на поиск нужных сведений может уходить много времени. Сайты различных подразделений делаются самостоятельно, и поэтому сильно разнятся по стилю оформления и контенту. Для работы необходим специальный информационно-поисковый ресурс. Существует проблема конфиденциальности и авторизации доступа сотрудников к различным ресурсам. Требует большого бюджета. Средство доступно только тем сотрудникам, которые имеют компьютеризированное рабочее место, т. е. в основном работникам офиса.

Информационные терминалы, содержащие корпоративную информацию, предназначенную для сотрудников, не имеющих компьютера и Интранета. Содержат большой объем информации, которую можно актуализировать и прочитать на экране, как правило, нажатием пальца на монитор. Доступно широким слоям сотрудников.

Ограничения при использовании. Низовому уровню сотрудников мешают пользоваться терминалом «технофобия» (боязнь техники и компьютеров) и опасение, что начальство не поощряет «непроизводственной» активности. Не является интерактивным средством. Не является общедоступным средством: офисным работникам такие терминалы не нужны, а для низового персонала они недоступны ввиду ограниченного количества и слабой используемости.

«Ящики вопросов и предложений» — настольный или настенный ящик, куда сотрудники могут опускать свои вопросы к руководству. Используется либо как средство связи рядового сотрудника с высшим руководством, либо как средство сбора вопросов перед запланированными информационными мероприятиями. Если данное средство используется для сбора вопросов к корпоративным собраниям, оно довольно удобно и эффективно. Если же ящик предназначен для сбора анонимных вопросов и жалоб, то он скорее выполняет символическую роль — возможность обратиться к руководству.

Ограничения при использовании. Узкоспециализированное средство односторонней направленности с сильно отсроченной обратной связью. Больше подходит для низового, производственно-обслуживающего персонала (офисные сотрудники предпочитают использовать технологические средства коммуникаций).

Общие собрания персонала — массовое мероприятие, обычно проводимое раз в году. На собрание по возможности приглашаются все сотрудники. Сопровождается выступлением руководства и праздничной программой. Пафосная, торжественная атмосфера, можно увидеть своими глазами руководство и почти всех сотрудников компании. Отчет руководства перед сотрудниками, рассказ о перспективах заряжают энтузиазмом, повышают лояльность. Собрание обладает высокой эмоциональной значимостью для участников. Значимо для всех групп персонала.

Ограничения при использовании. Очень дорогостоящее массовое мероприятие. Возникают типичные проблемы с хорошей организацией массового времяпрепровождения, поддержанием порядка (после фуршетов). Значимо для всех групп персонала.

Из опыта компании. Как в РУСАЛе создавалась система информирования персонала

«Принцип, который стал для нас основополагающим, — не прятать голову в песок, — рассказывает директор по связям с общественностью РУСАЛа Вера Курочкина. — Независимо от того, насколько сложной и кризисной является ситуация, нужно идти и разговаривать. Нам важно было донести до каждого рабочего жизненную важность жестких решений, включая временные остановки производства на отдельных заводах и перевод персонала на общественные работы».

Именно поэтому в РУСАЛе диалог поддерживают постоянно, стараясь при этом разнообразить формат. Одна из форм — вариация на тему старого доброго собрания коллектива. Только в такой крупной и географически разбросанной компании это собрания по группам, бригадам с аудиторией в 20 — 30 человек. Такие дни информирования проводятся не по торжественным датам, а регулярно. И касаются животрепещущих тем, будь то «социалка» или производство, охрана труда или качество питания. На таких собраниях люди не отмалчиваются. Здесь даже сформировалась прослойка активных и открытых для общения сотрудников (так называемый передовой отряд), которые служат и «датчиками» настроений, и «проводниками» идей сверху вниз и снизу вверх.

Понятно, что одними только днями информирования всех коммуникационных задач не решить. Важна система, состоящая из дополняющих друг друга элементов, «заточенных» под особенности многонационального коллектива. Первым делом в РУСАЛе взялись за корпоративную газету. «Нам очень важно было поменять формат газеты, превратить ее из чисто корпоративной в общественно-экономически-корпоративную, потому что мы — глобальная компания, мы являемся частью мировой экономики и сотрудникам важно понимать значимость того или иного корпоративного события с учетом более широкого контекста», — рассказывает Вера Курочкина.

На первый план вышел вопрос оперативности информации. Решили развивать полноценный информационный корпоративный портал, где есть все — от погоды, котировок акций, стоимости алюминия до откровенных взглядов управляющих директоров на самые актуальные вопросы, экономического ликбеза, практических советов по самому широкому кругу вопросов. Обновление данных происходит в режиме реального времени. Аналогичная версия сейчас готовится на английском и французском языках — для сотрудников зарубежных заводов. Они не должны чувствовать себя в отрыве.

В РУСАЛе используют и интерактивные возможности Интернета, позволяющие установить регулярную обратную связь. Для этого на портале открыты специальные рубрики, в которых менеджеры и рабочие могут высказать свое мнение и поговорить о самом наболевшем. Генеральные директора заводов использовали этот канал для популяризации идей по повышению эффективности производства. Где нет компьютеров (а их нет, скажем, в цехах, у электролизеров), повесили информационные доски, да и компьютеры (по 10 — 15 шт.) установили в созданных на заводах информационных центрах. Недавно запустили новый проект «РУСАЛ ТВ», который также доступен через портал. Все не зря: на сегодняшний день ресурс ежедневно посещают на постоянной основе более 30 000 человек.

Показателем эффективности комплекса предпринятых мер можно считать то, что на российских предприятиях РУСАЛа не было не то что забастовок, но и каких-либо иных социальных потрясений, хотя компания прошла через очень трудные и насыщенные внешним и внутренним негативом времена.

«Внутренние коммуникации во многом стали тем самым спасательным кругом, с помощью которого мы смогли обеспечить поддержку и лояльность людей. Именно сотрудники компании помогли РУСАЛу выжить, подставив свое крепкое плечо, — резюмирует Вера Курочкина. — Они поддержали все антикризисные программы, хотя было очень нелегко, и это заслуживает огромного уважения и благодарности».

infosystems. ru

День компании, национальные праздники и пр. Праздничное торжественное мероприятие, на которое могут быть приглашены члены семей. Обеспечивает высокую эмоциональную вовлеченность, поднимает командный дух, повышает лояльность и усиливает дружеские чувства. Привлекательно и значимо для всех групп персонала.

Ограничения при использовании «дня компании». Информационная значимость близка к нулю.

В последние годы появились и новые инструменты информирования/взаимодействия сотрудников.

Корпоративный портал для совместной работы — портал, предоставляющий информацию и доступ к приложениям, обеспечивающий совместную работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом. Это незаменимый инструмент удаленного взаимодействия сотрудников, которые могут работать из дома, из офиса клиентов/партнеров, из любого кафе с доступом в Интернет и т. д. Для работы на корпоративном портале не нужно никакого клиентского программного обеспечения, кроме браузера. При этом сотрудники работают не индивидуально, а в коллективе, обеспечиваются все бизнес-процессы коллективной работы, координация работ, документирование хода работ.

Преимущества работы с корпоративным порталом совместной работы следующие: информация не теряется (ни исходная, ни промежуточная) и хранится сколь угодно долго; весь процесс документируется (кто, когда, что…); в любой момент можно в реальном времени получить актуальное состояние работ; отсутствуют какие-либо территориальные рамки; для работы используются любой компьютер и даже мобильный телефон; автоматически выдается итоговая отчетность за заданный период времени; не требуются диспетчеры, координаторы и т. д.

Корпоративный блог, который отличается от обычного онлайн-дневника лишь тем, что записи в нем размещаются не от лица конкретного человека, а от лица компании или сотрудников компании. Главные требования, предъявляемые к блогу, как и к любому интернет-ресурсу, — это полезность информации для конечного пользователя. Очень многие фирмы, решившие открыть свое представительство в блогосфере, слабо понимают разницу между копированием новостей с официального сайта и ведением блога, в результате чего он превращается в сухую новостную ленту о делах компании, которая совершенно не интересна обычным людям. Корпоративный блог используется как альтернатива корпоративным газетам и информационным доскам (в случае с корпоративным блогом все гораздо проще — ведение блога можно поручить одному сотруднику; записи в блоге открыты и доступны всем желающим). Блог может быть также использован как средство получения обратной связи от персонала и потребителей.

При организации каналов для обеспечения внутренних информационных потоков и эффективной коммуникации следует обращать внимание на такие моменты:

Тщательно отбирать сообщаемую сотрудникам информацию.

Точно определять целевую аудиторию сообщений (все работники, сотрудники некоторых подразделений или конкретного отдела).

Выбирать наиболее эффективные формы и методы информирования (личные письма, общие приказы, статьи в корпоративной газете, сообщения на внутреннем сайте и т. п.).

В РУСАЛе используют и интерактив.

Библиографический список

1. Асаул А. Н., Асаул М. А., Ерофеев П. Ю., Ерофеев М. П. Культура организации. Проблемы формирования и управления. М.: Гуманистика, 2006.

2. Коновалова В. Г. Использование инструментов внутреннего PR в управлении организационной культурой // Вестник университета, ГУУ. N 16.

3. Коновалова В. Г. Преодолевая сопротивление персонала // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2009. N 3.

4. Минаева Л. Внутрикорпоративные связи с общественностью. М.: Аспект Пресс, 2010.

5. Шо Б. Р. Ключи к доверию в организации. М.: Дело, 2000.

6. Bhagat R. S., Steers R. M. Cambridge handbook of culture, organizations, and work. Cambridge, Cambridge University Press, 2009.

7. Communicating for Managerial Effectiveness: Problems, Strategies, Solutions. 4th ed. New York, SAGE Publications, Inc, 2010.

8. Driskill G. W., Brenton A. L. Organizational Culture in Action: A Cultural Analysis Workbook. SAGE Publications, Inc, 2005.

9. Keyton J. Communication and Organizational Culture: A Key to Understanding Work Experiences. SAGE Publications, Inc, 2005.

10. Sherwyn P. Morreale, Brian H. Spitzberg, J. Kevin Barge. Human Communication: Motivation, Knowledge, Skills. London, Wadsworth Publishing, 2006.

11. Материалы сайтов: hr-portal. ru, planetahr. ru, hrbrand. ru, advertme. ru, gd. ru, kdelo. ru, cipd. co. uk, hr-land. com, axima-consult. ru, icfi. com, prostopr. com, inside-pr. ru.

В. Коновалова

К. э. н.,

доцент,

зам. заведующего

кафедрой управления персоналом

Государственного

университета управления

Подписано в печать

08.07.2011

Основные корпоративные источники информации о деятельности предприятия (пресс-релизы, сайты, отчеты эмитента, проспекты эмиссии, финансовая и нефинансовая отчетность и др.)

Для подготовки обзоров, оценки тенденций развития и анализа деятельности отраслей и отдельных предприятий, расчета обобщенных показателей финансовой деятельности журналисты деловых СМИ используют корпоративные источники информации. Такими источниками служат корпоративные сайты, пресс-релизы, проспекты эмиссии, отчеты эмитента, финансовая и нефинансовая отчетность. Финансовая отчетность состоит из типовых форм, ее данные не являются коммерческой тайной, а потому открыты для внешних пользователей. Корпоративные источники информации позволяют оценить имущественное положение предприятия, его финансовые результаты и финансовую устойчивость, платежеспособность, обязательства, прибыли и убытки, изменения в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами.

Для того чтобы составить объективную картину о деятельности того или иного хозяйствующего субъекта, необходимо уметь самостоятельно читать его финансовые документы.

Понятие о бухгалтерском учете и финансовом анализе

Финансовый анализ позволяет оценить текущее и перспективное финансовое состояние и основные результаты финансовой деятельности предприятия на основе его бухгалтерской отчетности.

Предметом бухгалтерского учета являются все факты хозяйственной деятельности, а также средства организации, совершающие кругооборот по трем основным этапам: снабжение, производство, реализация. «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об активах, обязательствах, доходах и расходах организации и их изменениях в стоимостном выражении. Эта система формируется путем сплошного, непрерывного, документального отражения всех хозяйственных операций».¹

Для журналистов представляют интерес стандартные формы бухгалтерской отчетности: баланс и отчет о финансовых результатах и их использовании.

Финансовый анализ позволяет:

• оценить текущее и перспективное финансовое состояние предприятия;
• оценить возможные темпы развития предприятия;
• выявить доступные источники средств и оценить возможность и целесообразность их мобилизации;
• спрогнозировать положение предприятия на рынке капиталов.

«Анализ финансовых результатов и деловой активности должен дать оценку привлекательности бизнеса для собственников, а также оценить эффективность менеджмента. При этом анализируется качество прибыли, источники ее формирования и направления использования; посредством коэффициентов рентабельности оценивается уровень прибыльности. Важным элементом анализа является оценка притоков и оттоков денежных средств в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности».²

Финансовый анализ содержит исследование факторов внутренней и внешней среды, которые могут повлиять (или уже повлияли) на результаты деятельности организации. Внешними данными могут быть:

• состояние экономики;
• состояние финансового сектора;
• политическая обстановка;
• курсы валют;
• курсы ценных бумаг;
• доходность по ценным бумагам;
• альтернативные доходности;
• показатели финансового состояния других компаний.

«Конечная цель финансового анализа состоит в получении определенного числа основных (наиболее представительных) параметров, дающих объективную и обоснованную характеристику финансового состояния предприятия и прогноз на будущее. Это относится, прежде всего, к изменениям в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами, в составе прибылей и убытков».³

В основе финансового анализа лежит расчет специальных показателей, чаще всего в виде коэффициентов, характеризующих тот или иной аспект финансово-хозяйственной деятельности организации. Наиболее важными из них являются коэффициенты ликвидности (текущей, краткосрочной, долгосрочной), свидетельствующие об отношении активов к обязательствам, а также показатели рентабельности собственного капитала (отношение чистой прибыли к собственному капиталу предприятия), рентабельности продаж (отношение прибыли от продаж (валовой прибыли) к выручке предприятия) и рентабельности по чистой прибыли (отношение чистой прибыли к выручке).

Виды учета (бухгалтерский, управленческий и налоговый). Организация учета на предприятии

Основными видами учета на предприятии являются бухгалтерский, управленческий и налоговый.

Бухгалтерский учет по российскому законодательству представляет собой систему документального учета всех ресурсов и результатов финансовых и хозяйственных операций предприятия в денежной форме. Первичные данные бухгалтерского учета используются как база при формировании других видов учета, в том числе управленческий и налоговый. «Управленческий учет – подсистема бухгалтерского учета, которая в рамках одной организации обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, собственно управления и контроля за деятельностью организации. Этот процесс включает выявление, измерение, сбор, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации, необходимой управленческому аппарату для выполнения его функций».⁴

Основными объектами управленческого учета являются доходы и расходы предприятия и их сопоставление. Единых стандартов или законодательных норм в отношении управленческого учета не существует, каждое предприятие самостоятельно определяет порядок его ведения. При этом данные управленческого учета являются коммерческой тайной и предназначены строго для определенного круга лиц (руководства предприятия), поскольку целью данного учета является помощь управленцам в принятии эффективных стратегических и оперативных решений.

«Зарубежный опыт показывает, что данные управленческого учета являются тем фундаментом, на основании которого принимаются обоснованные управленческие решения, как в текущей деятельности, так и на перспективу. Изучение опыта западных компаний в области управленческого учета и применение его методов на практике с учетом национальных особенностей позволяют повысить эффективность управления в организациях, а значит, и их функционирование в целом».⁵

Налоговый учет служит для обобщения первичной информации о фактах хозяйственной деятельности «для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.

Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому.

Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета».⁶

Основные принципы бухгалтерского учета. Основные формы отчетности

Бухгалтерский учет представляет собой систему сбора, регистрации и анализа информации о финансовом состоянии предприятия. Основные принципы бухгалтерского учета:

• Принцип автономности – любая организация существует как самостоятельное юридическое лицо. В бухгалтерском учете отражается только то имущество, которое признано собственностью данной конкретной организации или предприятия.
• Принцип действующей организации – организация функционирует и планирует сохранять свои позиции на экономическом рынке в будущем, в указанные сроки и в установленном порядке погашая обязательства перед своими партнерами.
• Принцип двойной записи – все хозяйственные операции отражаются одновременно по дебету одного бухгалтерского счета и кредиту другого счета.
• Принцип объективности – все произведенные хозяйственные операции должны быть зарегистрированы на всех этапах учета и иметь документальное подтверждение.
• Принцип начислений – все хозяйственные операции должны записываться по мере их осуществления и относиться к отчетному периоду, в который были совершены.
• Принцип периодичности – бухгалтерские баланс и отчетности составляются регулярно, каждый месяц, квартал, полугодие и год. Этот позволяет сопоставлять отчетные данные.
• Принцип конфиденциальности – внутренняя учетная информация является коммерческой тайной организации, за разглашение которой предусмотрена ответственность в законодательном порядке.
• Принцип денежного измерения – единицей количественного денежного измерения фактов хозяйственной деятельности выступает валюта страны.

«Методы бухгалтерского учета представляют собой систему способов и определенных приемов, осуществляемых посредством документации, инвентаризации, бухгалтерского баланса, системы синтетических и аналитических счетов с применением метода двойной записи, оценки имущества и обязательств, других статей баланса, калькуляции и отчетности организации».⁷

Российская система регулирования бухгалтерского учета делится на четыре уровня:

• законодательные акты,
• федеральные стандарты (Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) – издаются Министерством финансов РФ с рекомендациями, обобщающими практику применения),
• отраслевые стандарты (методические указания с учетом специфики каждой отрасли – издаются отраслевыми министерствами и ведомствами),
• внутренние документы организации.

«Документы первого уровня закрепляют обязательность единообразного ведения учета всеми хозяйствующими субъектами, основные требования по его организации, правила и процедуры ведения учета. К этому уровню нормативного регулирования относятся следующие законодательные акты: федеральные законы, утвержденные ими кодексы (Гражданский, Налоговый, Трудовой и др.), указы Президента РФ, постановления Правительства РФ. Основным законодательным актом, регулирующим бухгалтерский учет, является принятый 21 ноября 1996 г. Федеральный закон «О бухгалтерском учете».

…К этой же группе документов относятся федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» и др., в которых законодательно закреплены отдельные особенности ведения бухгалтерского учета в зависимости от организационно-правовых форм юридического лица».⁸

Каждое предприятие в России обязано предоставлять налоговой службе бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерская отчетность составляется на основе данных бухгалтерского учета и оформляется путем заполнения установленных законодательством форм. Если организация имеет обособленные структурные подразделения (филиалы, представительства и т. д.), то в бухгалтерскую отчетность включается отчетность и по этим подразделениям.

Основные формы бухгалтерской отчетности по РСБУ

• Бухгалтерский баланс (форма № 1) – главный документ отчетности, в котором отражены активы и обязательства предприятия, а также их соотношение.
• Отчет о прибылях и убытках (форма № 2) – содержит экономические показатели, полученные в ходе определенных хозяйственных операций, формирующие прибыль, а также определяющие убытки предприятия.
• Отчет об изменении капитала (форма № 3) – отражает движения капитала за отчетный период, а также изменения его величины.
• Отчет о движении денежных средств (форма № 4) – содержит информацию о составе определенных активов предприятия, а также его обязательств, их структуры и источников финансирования.
• Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).
• Пояснительная записка.
• Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности (если она подлежит обязательному аудиту).

«В пояснительной записке к бухгалтерской отчетности приводят дополнительную информацию: об изменениях учетной политики предприятия, основных средствах, материально-производственных запасах, о доходах и расходах, о событиях после отчетной даты, об условных фактах хозяйственной деятельности и др.».⁹

Различия международных и отечественных форм финансовой отчетности

В России используются Российские стандарты бухгалтерского учета (РСБУ), которые регламентируются Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В России организации любых форм собственности обязаны отчитываться по РСБУ. В условиях глобализации финансовых рынков, создания транснациональных корпораций актуальными становятся проблемы гармонизации национальных систем бухгалтерского учета, особенно бухгалтерской отчетности, с системами отчетности других стран. Для этого были разработаны Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО).

МСФО необходимо тем российским компаниям, которые ведут деятельность в других странах и на международных рынках, осуществляют внешние заимствования (получают займы и кредиты, размещение облигаций за рубежом), а также для размещения своих акций на иностранных биржах.

МСФО от РСБУ отличается тем, что международные стандарты базируются на принципах рекомендательного типа, а не на четко прописанных обязательных правилах. Разрабатывает стандарты МСФО негосударственная некоммерческая организация – Совет по Международным стандартам финансовой отчетности (International Accounting Standards Board) Фонда международных стандартов финансовой отчетности (МСФО). Совет ведет свою деятельность открыто: публикует проекты стандартов для обсуждения и комментирования всеми заинтересованными лицами.

В состав РСБУ входят обязательные для применения План счетов бухгалтерского учета, Положение по ведению бухучета и отчетности, а также Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), регулирующие различные особенности учета.

Четыре основных формы финансовой отчетности по РСБУ:

• бухгалтерский баланс (группирует активы и пассивы компании в денежном выражении);
• отчет о финансовых результатах (содержит данные о доходах, расходах и финансовых результатах в сумме нарастающим итогом с начала года до отчетной даты);
• отчет об изменениях капитала (раскрывает информацию о движении уставного капитала, резервного капитала, дополнительного капитала, а также информацию об изменениях величины нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) организации);
• отчет о движении денежных средств (показывает разницу между притоком и оттоком денежных средств за определенный отчетный период).

МСФО никак не регламентирует планы счетов компаний. План счетов большинства западных компаний, как правило, включает пять основных элементов учета: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы и два основных финансовых отчета, раскрывающих эти элементы, – балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках.

Полный комплект документов МСФО включает:

• отчет о финансовом положении;
• отчет о совокупной прибыли;
• отчет об изменениях собственного капитала;
• отчет о движении денежных средств;
• дополнения и примечания к финансовой отчетности предприятия (например, описание учетной политики).

РСБУ и МСФО отличаются друг от друга подходом к составлению отчетности: РСБУ основаны на документировании всех операций, а МСФО отталкивается от экономической сущности операций.

РСБУ традиционно ориентируются на запросы регулирующих органов, в первую очередь, налоговых, в то время как МСФО ориентированы главным образом на пользователей, имеющих действительный или потенциальный финансовый интерес в субъекте отчетности: акционеров, инвесторов и контрагентов.

«Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) – это набор документов (стандартов и интерпретаций), регламентирующих правила составления финансовой отчетности, необходимой внешним пользователям для принятия ими экономических решений в отношении предприятия».¹⁰

В то же время, несмотря на рекомендательный характер, для ряда случаев использование МСФО является обязательным. Например, для первичного размещения акций российских эмитентов на зарубежных площадках – в противном случае эмитент просто не будет допущен на торговую площадку.

Российская отчетность должна быть представлена в рублях. Составляя отчетность по МСФО, можно использовать разную валюту.

В соответствии с российскими документами финансовый год абсолютно для всех предприятий начинается 1 января и заканчивается 31 декабря. В МСФО таких ограничений нет, компания сама определяет даты начала и окончания финансового года.

Главное, чем МСФО отличается от РСБУ, это использование профессионального суждения бухгалтера при оценке показателей деятельности предприятия. С точки зрения МСФО, установить правила для всех случаев, возникающих в бизнес-практике, невозможно. Исходя из объективной необходимости того или иного предприятия и профессионального суждения бухгалтера уже определяются перечень статей финансовой отчетности, уровень существенности, уместность информации для пользователей. Профессиональное суждение бухгалтера является определяющим во многих случаях, например, при определении срока полезного использования, оценке денежных потоков, классификации финансовых инструментов.

Международные стандарты все большее предпочтение отдают оценке по справедливой стоимости. Цель оценки по справедливой стоимости заключается в том, чтобы дать пользователю информацию о финансовом состоянии и результатах деятельности предприятия исходя из реально существующей, а не исторической стоимости. В отчете, составленном по МСФО, балансовая стоимость активов не должна превышать средства, которые компания может получить от продажи или использования таких активов. По международным стандартам долгосрочные активы должны проверяться на обесценивание. В РСБУ этот принцип не используется, поэтому в отчетности по РСБУ балансовая стоимость активов может быть завышена.

Ключевой недостаток РСБУ состоит в том, что она не предусматривает консолидацию отчетности для холдинговых компаний, что существенно затрудняет их анализ, так как в отчете отображена деятельность лишь головной компании и не отображена деятельность ее дочерних предприятий. Кроме того, РСБУ не учитывает изменения покупательной способности рубля, что делает невозможным сопоставить результаты деятельности за несколько лет в условиях высокой инфляции.

«В целях приведения российской национальной системы бухгалтерского учета в соответствие с требованиями рыночной экономики и сближения с международными стандартами финансовой отчетности в нашей стране проводится работа по реформированию бухгалтерского учета и отчетности». 11

Активы и пассивы организации. Основные статьи бухгалтерской отчетности

Бухгалтерский учет предприятия строится на распределении имущества и обязательств организации между активами и пассивами. Основной бухгалтерский отчет, который сдает организация по итогам года – это бухгалтерский баланс, который как раз и дает понятие об активах и пассивах организации.

Структура активов и пассивов в бухгалтерском балансе предельно проста. В активе баланса отражается стоимость имущества. Она состоит из двух разделов, в каждом из них учитываются разные виды имущества: деньги, материальные средства и даже те вещи, увидеть вещественную форму которых нельзя.

В пассивах учитываются источники, которые участвовали в приобретении имущества: складочные (уставные) капиталы фирмы, различные фонды и резервы, прибыль и кредитные обязательства.

Так соблюдается принцип равновесия баланса – стоимость имущества (активов) соответствует суммарному размеру источников (пассивов) для его приобретения. Две части баланса, т. е. активы и пассивы, всегда равны. Невозможно купить имущество на сумму, большую, чем имеется в предприятии.

Основные характеристики активов

Существует несколько групп имущества предприятия:

Текущие активы – это деньги, имеющиеся в кассе или аккумулированные на расчетных, текущих, валютных и других счетах в банке, а также прочие оборотные средства, основное качество которых – возможность быстрейшего обращения в деньги. Например, дебиторская задолженность по контрагентам, способным погасить ее в течение года.

Финансовые вложения не имеют обращения в текущих операциях. Они на долговременных условиях вкладываются в объекты строительства, покупку ценных бумаг, акций всевозможных корпораций, участвуют в инвестиционных проектах и не могут быть обращены в денежную форму на протяжении года.

Долговременные и долгосрочные активы или основные фонды (сооружения, оборудование, станки и другие объекты).

Нематериальные активы (торговые марки, патенты, бренды, лицензии, программные продукты).

Имущество фирмы составляют объекты, находящиеся во владении предприятия. Они используются в деятельности компании, от которой планируется получение прибыли.

Активы делятся на внеоборотные и оборотные.

Внеоборотные активы предприятия – это имущество всех видов со сроком полезного использования больше одного года, участвующее в процессе производства продукции. Любой продукт изготавливается на станках и производственных линиях, находящихся в производственных зданиях. Это основные средства.

Кроме объектов, сооружений и оборудования в процессе изготовления продукции принимают непосредственное участие программные продукты, торговые марки и даже деловая репутация производителя. Подобные неосязаемые объекты также относятся к имуществу и определяются как нематериальные активы.

• Оборотные активы – это все то, что участвует в производственном цикле менее одного года: производственные запасы;
• товары, закупленные с целью перепродажи;
• готовая продукция;
• денежные средства в кассе компании и на счетах в банке;
• дебиторская задолженность, представляющая собой долг покупателей за уже вывезенную, но пока неоплаченную продукцию.

(См. таблицу 1).

Таблица 1. Структура активов предприятия.

Внеоборотные
Нематериальные	Результаты исследований и разработок, права на использование природных ресурсов, имущественные права, обозначения коммерческого характера (товарный знак, марка), авторские права и т. п.
Основные средства	Здания, сооружения, производственные объекты, склады, (в т. ч. незавершенное капитальное строительство), машины, агрегаты, аппаратура, технические принадлежности, инженерные устройства, силовые установки, станки, транспорт, мебель, оргтехника, животные, многолетние растения, торговый инвентарь и т. п.
Долгосрочные финансовые вложения	Инвестиции в дочерние общества, инвестиции в зависимые общества, инвестиции в другие организации, займы, предоставленные организациям на срок более 12 месяцев и т. п.
Капитальные вложения	Долгосрочные инвестиции в основной капитал – затраты на: – капитальное строительство (новое строительство, реконструкция, расширение, техническое перевооружение действующих предприятий и объектов непроизводственной сферы); – проектно-изыскательские работы; – приобретение зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств, инвентаря и других основных средств (их частей); – приобретение земельных участков и объектов природопользования.
Доходные вложения в материальные ценности	Имущество, предназначенное для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода (по договору аренды, лизинга или проката).
Прочие	Затраты организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к учету в качестве объектов нематериальных активов; оборудование, требующее монтажа; расходы будущих периодов; суммы перечисленных авансов и предварительной оплаты работ, услуг, связанных со строительством объектов основных средств и т. д.
Оборотные
Материальные ресурсы	Запасы сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих, деталей, топлива, тары, запчастей и т. п.
Денежные средства	Денежные средства в кассе предприятия и на счетах в банках, денежные эквиваленты (высоколиквидные ценные бумаги).
Дебиторская задолженность	Задолженность покупателей за купленную продукцию, выполненные услуги, выполненную работу, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы.
Краткосрочные финансовые вложения	Приобретение краткосрочных облигаций, сберегательных сертификатов, векселей; помещение средств на депозитный вклад сроком до одного года и т. п.
Отложенные налоговые активы	Величина налога на добавленную стоимость (НДС) по приобретенным ценностям.
Готовая продукция и товары	Продукция, предназначенная для продажи.

Пассивы предприятия – это обязательства и источники средств, состоящие из собственных, заемных и привлеченных средств (см. таблицу 2).

Таблица 2. Структура пассивов предприятия.

Собственные средства	Заемные средства	Привлеченные средства
Уставный капитал (фонд)	Средства, полученные под залог имущества	Дебиторская задолженность предприятия по поставкам продукции или оплате работ и услуг
Паи, доли в хозяйственных товариществах и обществах	Средства от реализации ценных бумаг	Государственные субсидии пли дотации
Выручка от продажи первичного и дополнительных выпусков акций	Средства, полученные в форме кредитов банков и иных кредитов	Задолженность по выплате налогов; задолженности по обязательствам предприятия по трудовым соглашениям
Накопленная нераспределенная прибыль (резервы)	Кредиты предприятий и организаций
Реализованный прирост рыночной стоимости ценных бумаг	Векселя различного типа
Государственные средства, которыми наделено предприятие

Как читать баланс организации и ее отчет о прибылях и убытках?

Бухгалтерский баланс – важнейший источник информации о финансовом положении организации за отчетный период. Он позволяет определить состав и структуру имущества организации, мобильность и оборачиваемость оборотных средств, состояние и динамику дебиторской и кредиторской задолженности, конечный финансовый результат – прибыль или убыток.

«В процессе чтения отчетности важно рассмотреть параметры разных отчетных форм в их взаимосвязи и взаимообусловленности. Так, изменения в активах целесообразно увязывать с объемом продаж. Следует помнить, что разные формы неадекватно отражают информацию о субъекте анализа. Бухгалтерский баланс показывает имущественное состояние предприятия на конец отчетного периода, а отчет о прибылях и убытках выражает финансовый результат за отчетный период (квартал, полугодие, год) нарастающим итогом. Поэтому по балансу могут быть установлены одни тенденции (например, снижение показателей), а по отчету о прибылях и убытках – другие (например, рост объема продаж и прибыли)».¹²

При чтении баланса организации, прежде всего, необходимо иметь в виду, что разделы и статьи актива баланса выстроены по принципу ликвидности – как быстро соответствующий актив может быть конвертирован в деньги.

Таким образом, вверху баланса располагаются наименее ликвидные активы (нематериальные активы и основные средства, которые сложно быстро реализовать), затем следуют более ликвидные (материальные ресурсы, дебиторская задолженность), вплоть до максимально ликвидной категории активов – денежных средств.

Статьи пассива баланса группируются по степени срочности возврата и располагаются по возрастающей срочности.

Существуют два основных подхода к анализу баланса организации: горизонтальный и вертикальный, по результатам которых уже можно делать определенные выводы о финансовой устойчивости организации.

Горизонтальный анализ предполагает изучение абсолютных показателей статей отчетности организации за определенный период, расчет темпов их изменения и оценку. При горизонтальном анализе просчитывается изменения абсолютных показателей в сумме и в процентах. Это позволяет оценить темпы роста или снижения по каждой группе средств организации и их источников за рассматриваемый период.

Назначение вертикального анализа заключается в возможности проанализировать целое через отдельные элементы, составляющие это целое. Вертикальный анализ позволяет увидеть удельный вес каждой статьи в общем итоге, определить структуру средств и их источников, а также произошедшие в них изменения. Вертикальный анализ позволяет получить результаты финансово-хозяйственной деятельности на основе относительных показателей, сглаживающих влияние субъективных внешних факторов, которое имеет место при работе с абсолютными показателями и затрудняет их сопоставление в динамике.

На практике чаще всего данные анализа вертикального и горизонтального бухгалтерского баланса дополняют друг друга.

Баланс дает основную характеристику предприятия с точки зрения устойчивости его положения путем отражения его финансового состояния на определенную дату (месяц, квартал, год). Для получения более полной картины имеет смысл проанализировать также отчет о финансовых результатах (до 2012 года – отчет о прибылях и убытках), который отражает результаты операционной деятельности предприятия нарастающим итогом за определенный период. Кроме того, если бухгалтерский баланс показывает, каким имуществом владеет предприятие и каковы источники его финансирования, то отчет о финансовых результатах показывает эффективность его деятельности: прибыль или убыток.

«В процессе интерпретации полученных результатов необходимо учитывать следующее:

• динамика рентабельности продаж (маржи) косвенно отражает динамику конкурентоспособности продукции: рост рентабельности продукции при наличии роста объема реализации свидетельствует о росте конкурентоспособности продукции, причем за счет таких факторов, как качество и сервис в обслуживании покупателей, а не ценового фактора;
• уровень рентабельности активов отражает степень кредитоспособности организации: организация кредитоспособна, если рентабельность ее активов превышает процент по привлекаемым финансовым ресурсам;
• уровень рентабельности собственного капитала отражает инвестиционную привлекательность организации: рентабельность собственного капитала должна превышать отдачу от альтернативных вложений с сопоставимым уровнем риска».¹³

При изучении баланса предприятия следует учитывать разницу в хозяйственной деятельности организаций. Так, например, для предприятий оптовой или розничной торговли нормальной может считаться ситуация, когда часть запасов (особенно по статье «Готовая продукция и товары для перепродажи») финансируется за счет кредиторской задолженности либо краткосрочных кредитов.

В то же время аналогичная ситуация на предприятиях длительного производственного цикла, например, в машиностроении, свидетельствует о проблемах со сбытом продукции и угрозах платежеспособности.

---

Разбор материалов СМИ по теме лекции:

¹ Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин Бухгалтерский учет: учебник для студентов вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – с. 16.

² Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин Бухгалтерский учет: учебник для студентов вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – с. 474.

³ Бочаров В. В Финансовый анализ: краткий курс., 2-е изд. – СПб.: Питер, 2009. – 240 с. 9.

⁴ Шеремет А. Д., Шишкова Т. В., Николаева О. Е. Управленческий учет: учебное пособие. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2000. – с. 3.

⁵ Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин Бухгалтерский учет: учебник для студентов вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – с. 21.

⁶ Ст. 313 Налогового кодекса РФ. // Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ, с посл. изм. и доп. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 32. – ст. 3340.

⁷ Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин Бухгалтерский учет: учебник для студентов вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – с. 30.

⁸ Ю. А. Бабаев. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов / Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин; Под ред. проф. ЮА Бабаева, проф. И. П. Комиссаровой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – с. 100.

⁹ Бочаров В. В. Финансовый анализ: краткий курс, 2-е изд. – СПб.: Питер, 2009. – 240 с. 36.

¹⁰ Башкатова Ю. И., Гусев А. С. Сравнительный анализ международных и российских стандартов финансовой отчетности // Молодой ученый. – 2014. – № 6.2. – с. 1.

¹¹ Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин Бухгалтерский учет: учебник для студентов вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – с. 105.

¹² Бочаров В. В. Финансовый анализ: краткий курс, 2-е изд. – СПб.: Питер, 2009. – 240 с. 19.

¹³ Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, В. А. Бородин Бухгалтерский учет: учебник для студентов вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – с. 487.

---

Литература:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» с посл. изм. и доп. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – № 31. – ст. 3448.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2011. – № 50. – ст. 7344.
3. Постановление Правительства РФ от 06.03.1998 № 283 «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности». // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1998. – № 11. – ст. 1290.
4. Постановление Правительства РФ от 30.06.2004 № 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации», с последующими редакциями. // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 31. – 3258.
5. Словарь финансово-экономических терминов / А. В. Шаркова, А. А. Килячков, Е. В. Маркина и др. – М.: ИТК «Дашков и К°», 2015. – 1168 с.
6. Кокин А. С., Ясенев В. Н. Финансовый менеджмент: учебное пособие. – М.: Юнити-Дана, 2012. – 512 с.
7. Шеремет А. Д., Шишкова Т. В., Николаева О. Е. Управленческий учет: учебное пособие. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2000. – 512 с.
8. Бабаев Ю. А., И. П. Комиссарова, В. А. Бородин Бухгалтерский учет: учебник для студентов вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 527 с.
9. Бочаров В. В. Финансовый анализ: краткий курс, 2-е изд. – СПб.: Питер, 2009. – 240 с.
10. Шеремет А. Д., Шишкова Т. В., Николаева О. Е. Управленческий учет: учебное пособие. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2000. – 512 с.

---

Контрольные вопросы лекции:

1. Каким образом проводится финансовый анализ предприятия, что он позволяет выяснить?
2. Для чего используется бухгалтерский, управленческий, налоговый учет?
3. Какие основные принципы используются для бухгалтерского учета?
4. Какие основные элементы содержит бухгалтерский учет?
5. На какие четыре уровня делится система регулирования бухгалтерского учета в России?
6. Как оформляется бухгалтерская отчетность?
7. Чем различаются принципы составления РСБУ и МФО?
8. Основные различия между РСБУ и МФО?
9. Из чего состоят активы и пассивы организации?
10. Чем отличаются оборотные активы от внеоборотных?

Информационное обеспечение деятельности руководителя

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1.
ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РУКОВОДИТЕЛЯ

.1 Основы управления и
содержание деятельности руководителя

.2 Определение, сущность и
значение информации

.3 Информационное обеспечение
деятельности руководителя

Глава 2. АНАЛИЗ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

.1 Общая характеристика
объекта анализа

.2 Анализ системы
информационного обеспечения деятельности руководителя

.3 Анализ
материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

.1 Рекомендации и предложения
по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя

.2 Оценка эффективности
предложенных мероприятий

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И
ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Логика развития экономических процессов в России, ограниченность
финансовых средств, отсутствие инвестиций ставят труднейшие задачи перед
предприятиями. Резкие колебания конъюнктуры спроса на рынке при жесткой
конкуренции напрямую влияют на принятие управленческих решений.

Для уменьшения степени риска при принятии решений необходимо иметь
оперативную информацию о состоянии материальных, денежных и людских ресурсов на
текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. В условиях
многономенклатурного и наукоемкого производства все эти проблемы невозможно
решить без эффективной организации сбора и обработки информации.

Актуальность темы. Для принятия эффективных управленческих решений в
условиях проводимых реформ требуется целесообразная система информационного
обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.
Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как
хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и развития
местного самоуправления, но и порой средство выживания в условиях экономической
нестабильности.

Информационное обеспечение деятельности руководителя — это связь
информации с системами управления организацией и управленческим процессом в
целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции
управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например
прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить
специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального
управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет
направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение,
которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия
обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и
деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен
информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации
осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других
технических средств связи.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий,
общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на
интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и
осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.
Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение,
которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.
Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от
состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов,
которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться
многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он
постоянно увеличивается и обогащается.

В свою очередь, высокоэффективное управление на основе достоверной
информации должно привести к улучшению ряда основных социально-экономических
показателей деятельности органов местного самоуправления:

·  
к повышению
качества принимаемых решений администрацией, что напрямую связано с качеством
жизни в муниципальном образовании;

·  
к снижению
объемов и оптимизации расходов;

·  
к увеличению
качества и количества оказываемых услуг;

·  
к сокращению
временных издержек со стороны местного сообщества на обращение к власти.

С середины 80-х годов огромное внимание уделяется возможностям получения
стратегических и конкурентных преимуществ путем использования компьютерных
технологий в качестве основного средства обработки, хранения и анализа
информации и поставщика информационного обеспечения.

Работа носит междисциплинарный характер, так как исследование
производилось с учетом того, что необходимой подсистемой в информационном
обеспечении деятельности руководителя в рамках анализа является его
документационное обеспечение, и основной результат его информационной
деятельность есть документ (приказ) — документирование принятого решения.

Документирование — это запись информации на
различных носителях по установленным правилам. Документ — зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать. Документооборот — движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документационное обеспечение руководителя — сфера, охватывающая вопросы
документирования, организации работы с документами в процессе управления,
основная цель -информационное обеспечение управления.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления.

Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный
подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В.
Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н.
Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев,
Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М.
Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова,
А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов). Значительное влияние исследование
оказали: теория и технология проектирования системы управления качеством на
основе использования новых информационных технологий (Д.Ш. Матрос, И.В. Роберт,
Б.Е. Стариченко) и организации мониторинговых исследований (А.С. Белкин, А.И.
Севрук); работы, концепции построения информационных систем (Ю.Ф. Гаврилин,
Н.В. Макарова, А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер), представление о структуре
информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем (Ф.С.
Воройский, Н.В. Макарова).

Как видно из представленного материала на данный момент анализируемая
проблема в изложенном ключе частично рассматривается рядом дисциплин и
теоретических воззрений, но интегрированного, общего подхода в исследуемом
ракурсе нет.

В ходе написания работы были изучены труды специалистов в области
документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента, кандидата исторических
наук Л.В. Санкиной, доцента, кандидат исторических наук Т.А. Быковой, доцента,
кандидата исторических наук Л.М. Вяловой и других авторов.

В книге профессора Т.В. Кузнецовой Делопроизводство (документационное
обеспечение управления) изложены требования к составлению, оформлению
документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и
нормативно-методических аспектов, в том числе ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан РФ» от 02.05.2005 и ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, Типовых регламентов работы
федеральных органов исполнительной власти. В специальную главу выделены
особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к
«Трудовому кодексу, внесенным Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О
персональных данных» от 27.07.2006.

В учебнике Делопроизводство: доцента, кандидат исторических наук Т.А.
Быковой, доцента, кандидата исторических наук Л.М. Вяловой, и доцента,
кандидата исторических наук Л.В. Санкиной, под ред. проф. Т.В. Кузнецовой,
освещаются вопросы регламентации делопроизводства и организации работы с
официальными документами.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие
законодательные акты:

·  Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12
декабря 1993 г. Статья 41 гласит, что каждый имеет право на охрану здоровья и
медицинскую помощь. Медицинская помощь в государственных и муниципальных
учреждениях здравоохранения оказывается гражданам бесплатно за счет средств
соответствующего бюджета, страховых взносов, других поступлений.

·        Гражданский кодекс Российской Федерации определяет понятие
юридического лица, состав учредительных документов юридического лица и порядок
его государственной регистрации, а также органы управления юридического лица.

·        Трудовой кодекс Российской Федерации, в котором законодатель
устанавливает государственные гарантии трудовых прав граждан, создает
благоприятные условия труда, защищает права и интересы работников и
работодателей.

·        Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите
информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании
и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки,
накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю
документированной информации; создании и использовании информационных
технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов,
участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит
определения, касающиеся информации и ее документирования.

·        Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» его целью
является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой
подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая
подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной
подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия
использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

·  Постановление Правительства Российской Федерации 15 июня 2009 г N 477
«Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила, в отличие от Типовой инструкции, утверждены Постановлением
Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный
для исполнения. С внесением Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009
изменений в Типовые регламенты, они приведены в полное соответствие со ст. 11
Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации».

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Данный стандарт устанавливает: состав
реквизитов документов и бланков документов, рекомендации по оформлению
реквизитов документов и бланков документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил,
устанавливающих единые требования к документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами в органах государственного
управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. ГСДОУ включает в
себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные
методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ).

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» содержит краткую характеристику основных терминов
и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле.

Квалификационный справочник должностей служащих предназначен для решения
вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением
эффективной системы управления работниками структурных подразделений
делопроизводства (ДОУ). Справочник содержит квалификационные характеристики
основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей,
организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ)
предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты
соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы периодические
публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Муниципальное
управление».

Границами исследования и совершенствования в работе являются:

·  
объект —
Администрация города Георгиевска;

·  
предмет —
информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя
Администрации.

Цель данной работы — предложение комплекса мероприятий направленных на
повышение эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Для реализации этой цели необходимо решить ряд задач:

— рассмотреть содержание управленческой деятельности;

—        определить сущность и значение информации в управленческих
процессах;

         охарактеризовать информационное обеспечение деятельности
руководителя;

         дать характеристику объекту исследования;

         проанализировать информационное обеспечение деятельности
руководителя;

         разработать ряд мероприятий по совершенствованию информационного
обеспечения деятельности руководителя.

Методологической основой исследования является диалектическая теория
научного познания. При подготовке работы использовались методы логического,
сравнительного и системного анализа. Дипломная работа базируется на
теоретических положениях, разработанных современными теоретическими основами
информации и управления, закономерностях использования информационного
обеспечения и компьютерных технологий в деятельности руководителя, признанных в
мировой практике.

Эмпирическая основа исследования построена на статистической информации и
нормативных актах Российской Федерации. Источниками статистических материалов
служили публикации государственных статистических организаций; нормативные акты
и документы Администрации и органов местной статистики. Значительные массивы данных
получены со страниц названных источников во всемирной компьютерной сети
Интернет.

Практическая значимость исследования определяется тем, что в ходе анализа
рассмотрены основные составляющие информационного обеспечения деятельности
руководителя Администрации малого муниципального образования России, а
результаты дипломного исследования преломлены в конкретные рекомендации,
применимые в российской практике.

Проведенный анализ помогает выделить общие и специфические особенности
организации информационного обеспечения руководителя, присущие малым
муниципальным образованиям. Полученные выводы позволяют более адекватно
оценивать сущность процесса функционирования информации в принятии решений и
управлении организацией, точнее оценить тенденции его развития.

Структура работы: работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении сформулированы цель и основные задачи исследования, а также
методы анализа, рассмотрен подход к проблеме.

В первой главе выявлены теоретико-методологические основы информационного
обеспечения деятельности руководителя, проведена работа по выделению основных
положений анализа.

Во второй главе проанализирована структура информационного обеспечения
деятельности руководителя: информационные потоки, информационные ресурсы,
документооборот и техническая составляющая предмета исследования.

В третьей главе предложены пути повышения эффективности информационного
обеспечения деятельности руководителя.

Заключение содержит практические выводы по данной дипломной работе.

Глава 1.
ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РУКОВОДИТЕЛЯ

 

.1 Основы
управления и содержание деятельности руководителя

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль.
Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие
«организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений.
Поэтому в работе под организацией будут пониматься различные общественные
образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные
учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их
деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте
термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и
для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное
воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое
состояние: управление — это наука, искусство, функция, люди управляющие
организацией и аппарат.

Как субъектом, так и объектом управления может быть
человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также
различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том,
что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен
этому воздействию. Отсюда следует, что руководитель является субъектом,
осуществляющим управление.

Любой процесс управления связан с информационным
обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

·
сбор информации о
текущем состоянии управляемого объекта;

·
анализ полученной
информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

·
 выработка
управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое
состояние;

·
 передача
управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной
связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет установить, насколько
эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение
управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным
организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя
операции:

·
 выявление
функций управления;

·
 установление
рационального количества уровней управления;

·
 распределение
функций, прав и ответственности между различными уровнями;

·
 определение
профессионального и численного состава кадров;

·
 разработка
нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный
и обособленный вид деятельности руководителя. Функции управления имеют
структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции
управления:

·
планирование;

·
календарно-плановое
руководство;

·
оперативное
управление;

·
контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции,
как мотивация, регулирование и др. С точки зрения исследуемого вопроса,
выделенные функции являются наиболее важными.

Планирование представляет собой процесс создания
планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование
включает в себя:

·
 определение
целей и задач;

·
 разработку
стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

·
 определение
необходимых ресурсов;

·
 доведение планов
до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию. Планы должны носить
обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия.
Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов
(долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое
определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их
достижения.

Также следует установить ответственность конкретных
лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены
оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого
ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность
корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать
работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в
конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за
порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением
плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух
направлениях: регулирование и координация.

Регулирование — это процесс устранения отклонений
текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во
времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства
можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

·
 формирование и
поддержание условий для выполнения плановых заданий;

·
 слежение за
ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

·
 анализ и оценка
изменений в условиях и ходе выполнения плана;

·
 выработка
вариантов корректирующих воздействий;

·
 разработка,
документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих
процессов:

— непрерывное распознавание ситуации относительно
элементов системы управления;

сбор и обработка оперативной информации о состоянии
системы и ее элементов, создание банков данных;

·
 анализ и
прогнозирование развития ситуации;

·
 принятие решения
по оперативному вмешательству в функционирование системы;

·
 разработка
предложений по корректировке плановых решенийпо функционированию системы;

— оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является
процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении
других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются
важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации.
Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне
оперативного управления — то есть непосредственного руководства.

Контроль, основной задачей которого является
определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно
разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и
корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля:
предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала
плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями
и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности
подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ
ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает
руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля — наблюдение, проверка,
учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной
связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений,
планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь
стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть
своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности
лежит процесс принятия решений. Управленческое решение представляет собой
целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в
соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной
информации руководителем.

Принятие управленческого решения является адекватной
реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию — проблему. Понятие
«проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо
показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная
ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем
оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

· 
 стандартные, т.
е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

· 
 хорошо структурируемые,
в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

— слабо структурируемые, в которых не прослеживаются
причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама
задача принятия решения;

— неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие
аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулироватьзадачу
принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать
требованиям:

· 
 обоснованность и
конкретность;

· 
 своевременность;

· 
 согласованность
с ранее принятыми решениями;

· 
 оптимальность и
гибкость;

· 
 достаточная
компетентность руководителей, принимающих решение.

В процессе принятия решения часто возникает
необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной,
например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в
затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся
в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу
информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, под деятельностью руководителя можно
понимать принятие управленческих решений при осуществлении планирования,
календарно — планового руководства, оперативного управления, и контроля, с
учетом необходимой информации для выбора из множества альтернатив оптимальной.

 

.2
Определение, сущность и значение информации

Философский словарь определяет термин «информация» как «некоторые
сведения, совокупность каких-либо данных, знаний». Научное понятие информации
во многом отвлекается от содержательной стороны сообщения, беря их
количественный аспект. Так вводится понятие количества информации. Выработка
научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения ко многим
ранее казавшимся совершенно различными процессам: передаче сообщений по
техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе
вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано
с процессами передачи, хранения и переработки информации.

Федеральный закон «об информации, информатизации и защите информации»
дает следующую трактовку: информация — сведения о лицах, предметах, фактах,
событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В понятии информации следует различать два аспекта. Во-первых, информация
представляет собой меру организации системы. Математическое выражение для
информации тождественно выражению для энтропии, взятой с обратным знаком. Как
энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация дает
меру ее организации.

В том числе можно сказать, что информация является средством организации
и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм
закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо
сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Однако с позиции кибернетики, как науки об общих принципах управления,
под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит
неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об
изучаемом или анализируемом объекте (процессе).

И информация является одним из основных элементов социального управления.
«…Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления,
характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая
подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и
характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация,
тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты
от их реализации».

Таким образом, информация как совокупность каких-либо сведений,
характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях,
процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в
пригодную для использования форму, составляет основу управления. По существу
все управленческие процессы — это не что иное, как поиск, фиксация, анализ,
оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той
информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных
форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в
деятельности руководителя в частности происходит взаимодействие не со всей
информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для
формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой
информации.

Управленческая информация — это часть социально — экономической
информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к руководящим
процессам, формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими
«корнями» проникает в социальную — экономическую информацию, однако выбирает
оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели
людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации
и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

Как научная категория информация в деятельности руководителя
характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относится:

— известная самостоятельность данных;

—        возможность их многократного использования, сохранения у
передающего или получающего субъекта;

         пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт
изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;

         доступность математического анализа;

         системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в организациях, разнородна и разнообразна. Она
может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке.
Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих
управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции.
Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов.
Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах,
письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения,
будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для
использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Классификационные признаки управленческой информации.

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное
отражение экономической и социальной действительности (а так же природной в той
мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности),
признано, что ее следует классифицировать, прежде всего, в зависимости от
степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами,
протекающими в ней.

Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и
отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению,
возможным социально — экономическим последствиям, степени доступности, а также
на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и
будущем). В рамках деятельности руководителя она рассматривается с точки зрения
актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего
управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа
управления на первое место ставится информация для руководителя или
руководящего звена (или исходящая от них), на второе — для должностных лиц. При
этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять
параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам,
чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки.

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации,
несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть
полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных
руководящих лиц. Классификацию информации для обеспечения деятельности
руководителя необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт,
признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна
быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это
предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов
социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать
на всестороннее исследование проблем регулирование и управления. Только в этом
случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности
руководящего работника.

Информацию, предназначенную для руководителей можно классифицировать по
следующим основным признакам:

— функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

—        отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным
подразделением;

         типу связи структурного подразделения и внешней среды.
Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами
органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и
внешней средой. Анализируются взаимосвязи между органом управления и СМИ,
органами государственной власти и т.д.;

         отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего
объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая
наиболее полно соответствует его целям и задачам;

         логическому содержанию. Информация структурного подразделения
может подразделяться на три самостоятельных подмножества: о субъектах органа
управления, объектах его управленческого воздействия (муниципальных
предприятиях, организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и
отношениях;

         физической форме представления (устный доклад, сообщение на
бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу,
из информационных систем, на дискетах и т.д.);

         процедуре преобразования (вероятностные, социологические,
моделирующие, вычислительные и т.д.);

         степени преобразования (основная или вновь поступающая,
обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в
информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

Информация и ее потоки в деятельности руководителя могут разбиваться
также в зависимости от источников (население, предприятия и организации,
вышестоящие органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по
содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие
от структурных подразделений), количественных характеристик (целесообразно
выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при
управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Подобная классификация весьма относительна. Все виды информации
взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна
и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и
изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы,
выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут
дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме
того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным
основания и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется,
если в ходе обобщения и классификации будет использоваться
электронно-вычислительная техника.

В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации,
необходимой для эффективной деятельности руководителя любого ранга,
способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования
информационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего
обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о
важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее,
обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

Источники и роль управленческой информации. Информация должна быть
ориентирована, по крайней мере, по следующим направлениям:

во-первых, по месту и роли руководителя в системе управления
предприятием, организацией, частной и общественной жизнедеятельности людей и
соответственно по компетенции конкретных подразделений (объем и содержание
управленческой информации призваны корригировать с компетенцией руководителя);

во-вторых, по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых
актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах;

в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов,
которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия руководителей
различных уровней, а также формируют специфические виды взаимоотношений.

Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую
информацию:

а) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие руководящих
работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих
действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению
законов и иных нормативных актов);

) обращения работающих в организации по реализации своих законных
интересов и субъективных прав;

в) обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие исполнению
нижестоящими и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая
информация);

г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают
состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих
компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах
руководящей деятельности);

д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации,
нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве руководителей
(управленческая информация о кризисных состояниях).

О последних источниках надо сказать подробнее, поскольку они предполагают
выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя
такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и
отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных должностных
лиц.

Проблемная ситуация возникает тогда, когда обнаруживаются серьезные
отклонения от заданных параметров деятельности управляемых объектов или подчиненных
управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения
поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной
деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении
заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой
жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым
и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна
опираться) на первичные, фактологические сведения и данные, ибо каждый уровень
обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего
в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается
иначе, чем есть на самом деле. Отсюда «оттяжки» и некорректности в разрешении
проблем.

Конфликтная ситуация, состоящая в возникновении противоречий,
неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений,
предполагает поиск специальной информации и использование в этих целях
специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный
подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные
заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон,
обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при
разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий,
разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных
взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения
его в будущем.

Все источники управленческой информации имеют важное значение для
эффективной деятельности руководителя любого уровня. В каждой организации и по
каждой должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали
(координирующую), целесообразно связывать в «тугой узел», обеспечивающий
реализацию соответствующих полномочий.

В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она
ни шла и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать
требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и
аутентичности.

Актуальность означает, что собранная информация является, свежей,
отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам
сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность
обусловливает возможности информации.

Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и
отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение
представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы,
требующие привлечения специалистов и использования современных научных
процедур.

Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду
системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый
процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние
детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для
прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью
ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она
закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае
коэффициент ее полезного действия очень низок.

Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации
в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность
информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко
употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации.

 

.3
Информационное обеспечение деятельности руководителя

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении
своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном
обеспечении.

Информационное обеспечение деятельности руководителя —
это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и
полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть
информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме
документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет
важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число
управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на
бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой
отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно
рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего исследования мы
будем рассматривать информационное обеспечение деятельности руководителя в
свете использования современных информационных технологий.

Информационная технология возникла на Земле несколько
миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами,
прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда
обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами.
Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным
индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память
человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий
назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки
информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация
информации на материальных носителях.

В процессе эволюции развивается и проходит ряд
метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х годов прошлого
века существует в основном на базе документационного обеспечения.

Документирование — это запись информации на различных
носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях
является обязательным, предписывается законом и актами государственного
управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации,
информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации
является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».

Современное документирование включает использование всех способов
фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим
способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или
машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные
записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Основной базовой единицей информационного обеспечения
становится документ, который и в настоящее время является неотъемлемой частью в
работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот
— подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его
часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд
важных в теоретическом плане определений.

Документ — зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документами могут
быть — текст, рисунок, графика, фотография, аудио-и видеозапись.

Документооборот — движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение руководителя — сфера,
охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в
процессе управления, основная цель которой информационное обеспечение
управления.

Таким образом, документ и его движение — неотъемлемая
часть информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного обеспечения процесса управления
заключаются в следующем:

·
 удовлетворение
информационных потребностей управляющих органов;

·
 определение и
отбор источников информации;

·
 правильная
интерпретация и систематизация полученных данных;

·
 проверка достоверности,
полноты и непротиворечивости данных;

·
 исключение
дублирования информации;

·
 представление
данных в едином и удобном для восприятия формате;

·
 многократное
использование полученной информации;

·
 постоянное
обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является
неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит
распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное
использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного
обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит
в реализации следующих процедур:

·
 сбор, обработка
и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для
определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

·
 документационное
оформление планов и доведение их до исполнителей;

·
 получение и
анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего
планирования.

Информационное обеспечение функции
календарно-планового руководства заключается в реализации следующих
процедур:

·
 сбор и анализ
информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках
исполнения;

·
 сбор информации
об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

·
 доведение
полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о
необходимости корректировки их действий;

·
 документационное
оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

·
 предоставление
необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим
планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного
управления включает в себя:

— сбор и обработку информации о возникшей при работе
проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

·
 сбор и обработку
информации, необходимой для решения поставленных задач;

·
 сбор и анализ
информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных,
информационных и пр.);

·
 организационное
и документационное оформление выбранного варианта решения;

·
 доведение
информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

·
 сбор информации
о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до
заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в
выполнении следующих процедур:

·
 сбор и анализ
информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными
сотрудниками;

·
 доведение
полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за
деятельностью данного подразделения или сотрудника;

·
 документационное
оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

·
 доведение данных
решений до исполнителей;

·
 предоставление
необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим
планирование и календарно-плановое руководство.

В рамках данной работы необходимо указать основополагающие нормативные и законодательные
акты в сфере информационного обеспечения деятельности руководителя, что
позволит опереться в исследовании на существующую правовую базу.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и
защите информации», от 22.02.1995

3.      Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от
10.01.2002

.        Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном
обмене» от 04.07.1996

.        Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002

6. Постановление Правительства РФ «О развитии единой системы
классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»
№ 1212 от 1 ноября 1999 г.

7.      Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и
применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677

.        ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования
технико-экономической информации. Основные положения.

9. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок
разработки государственных стандартов

10.    ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД.
Требования к оформлению документов

11.   ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой
системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной
информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. — М.,
1995.

. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки
общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. —
М., 1995.

. Единая система классификации и кодирования

14.    Унифицированные системы документации

Отдельно следует выделить Общероссийские классификаторы
технико-экономической и социальной информации (всего их 31 шт):

ОКОК — ОК информации об общероссийских классификаторов

ОКУД — ОК управленческой документации

ОКС — ОК стандартов

ОКПДТР — ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

ОКОГУ — ОК органов государственной власти и управления

ОКВЭД — ОК видов экономической деятельности

ОКВ — ОК валют

Учитывая приведенный материал и приведенное выше теоретическое
исследование, необходимо провести некоторые уточнения. Так как руководитель
все-таки работает с определенным видом представления информации, в основе
которого лежит документ, следует выделить правила подготовки и составления
информационного обеспечения с учетом превалирования документооборота в
организациях. Состав реквизитов информационного обеспечения руководителя по
ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ОК 011-93:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет(ИНН/КПП);

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

-адресат;

— гриф утверждения документа;

-резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

-отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Также необходимо указать требования к составлению бумажного
информационного обеспечения руководителя.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297
мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так
и без него, должен иметь поля не менее:

мм — левое;

мм — правое;

мм — верхнее;

мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены
пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта
бланков — угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит
03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1. центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены
от границ зоны расположения реквизитов);

2.      флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков документов:

1. общий бланк;

2.      бланк письма;

.        бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме
письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 14, I6, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08,. 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон
расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с
государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта
Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом
реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках:русском (слева) и национальном
(справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и
последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего
поля листа.

Политика по информационному обеспечению деятельности руководителей должна
проводиться по многим взаимоувязанным направлениям в организации.

Следует формировать программы информационного обеспечения на основе
выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (руководителей)
информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные,
среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду,
объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой
пользователям (потребителям) информации.

Прежде чем формировать такие программы, любая организация должна иметь
право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах,
услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения,
распространению информации и информационных услуг должно определяться
законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном
Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите
информации».

Обязанности информационного обеспечения деятельности руководителя
целесообразно изложить в виде ряда положений:

— формировать информационные ресурсы в соответствии со сферой
деятельности организации и компетенцией руководителя;

—        выдавать информацию из информационных ресурсов в установленные
сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать информационные
ресурсы;

         сохранять и поддерживать информационные ресурсы в актуальном
состоянии;

         обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной
и личной тайны при формировании и использовании информационных ресурсов.

В этой связи необходимо также закрепить ответственность за следующие
нарушения:

— отсутствие полноты и несвоевременность формирования информационного
обеспечения,

—        несвоевременность предоставления информации руководителю или
отказ от предоставления информации другим законно заинтересованным физическим
лицам;

         предоставление недостоверной и некачественной информации,

         нарушение государственной, коммерческой, служебной и личной
тайны; порча или утрата документов;

         сокрытие, умышленное искажение информации об источниках угроз,

         недостоверность и ложность информации,

         нарушение прав интеллектуальной собственности на информацию,

         неустановление правил предоставления информации, нарушение
правил получения и потребления информации, незаконное получение и использование
информации с ограниченным доступом,

         создание некачественных информационных технологий и средств их
обеспечения,

         нарушение прав и свобод личности, связанных с информацией,
незаконное использование персональных данных, компьютерные преступления,

         нарушение запрета отнесения открытой информации к информации с
ограниченным доступом,

         нарушение правил лицензирования и сертификации в информационной
сфере;

         нарушение в пользовании глобальными информационными сетями и
системами, в том числе сетью Интернет.

Финансирование и экономическое регулирование деятельности в этой области
является актуальным и даже краеугольным камнем для многих руководителей,
работающих по старинке, но тем не менее управленцы должны понимать возможную
выгоду и эффективность от решения поставленных вопросов, а в некоторых случаях
данный аспект является ключевым фактором выживания в рыночном пространстве.

Права собственности и авторства в этом случае регулируются Федеральным
законом «Об информации, информатизации и защите информации».

В процессе управленческой деятельности используются современные
электронные системы и средства. Поэтому и здесь необходимо предусмотреть
следующие нормы:

• информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и
индивидуального информирования с применением ситуационных центров, ситуационных
комнат, средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций,
экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит
обязательному электронному протоколированию и документированию;

• информационное обеспечение оперативной деятельности руководителя с
использованием электронных систем для перевода с одного языка на другой должно
сертифицироваться и лицензироваться в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

Для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи
и представления информации руководителям должны применяются электронная
цифровая подпись, электронное визирование документов.

В современных условиях информационное обеспечение
деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем
управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) — информационная
система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих
процессов.

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен
приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам.
В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет
добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества
функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований. В первую
очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также
с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система должна быть приспособлена к
модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив.

Автоматизированная система управления должна обладать
достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. При этом
степень изменения условий применения системы, как правило, специально
оговаривается заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности
выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида
и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы.

В автоматизированной системе управления должны быть
предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к
аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и
разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства
и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему,
которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две
составляющие — функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения
которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в
соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять
следующие функции:

·
 сбор, обработка
и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии
объекта управления;

·
 выработка
управляющих воздействий (программ, планов ит.д.);

·
 передача
управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и
контроль их передачи;

·
 реализация и
контроль выполнения управляющих воздействий;

— обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.)
с другими связанными с ней автоматизированными системами.

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их
автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими
показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения
повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих
способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие
составные части:

·
 программно-математическое
обеспечение;

·
 информационное
обеспечение;

·
 техническое
обеспечение;

·
 методико-организационное
обеспечение;

·
 лингвистическое
обеспечение;

·
 кадровое
обеспечение.

Опишем наиболее важные составляющие с позиции
разрабатываемой проблемы.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими
свойствами:

·
 функциональная
достаточность (полнота);

·
 надежность (в
том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);

·
 адаптивность к
изменяющимся условиям;

·
 возможность
модификации системы при необходимости;

·
 модульность
построения;

·
 удобство
эксплуатации.

Можно выделить следующие группы технических средств,
обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

·
 средства
вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);

·
 средства
коммуникации,

·
 средства
организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех
стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех
технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь,
для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со
средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией
различные действия (например, представление в различных формах, копирование и
т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач
информационного обеспечения управленческой деятельности.

Технические средства АСУ при взаимодействии с другими
системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими
средствами этих систем и используемых систем связи.

Любое техническое средство АСУ должно допускать замену
его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо
конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ.

Процесс автоматизации управления может осуществляться
различными путями. В одном случае организация может установить и использовать
компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых
рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и
методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является
эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных
информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных
систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя
не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных,
экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое.
Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления
организацией.

Любая автоматизированная информационная система состоит из минимальных
единиц — носителей — комплексов человек+машина. Такой единицей является
автоматизированное рабочее место, что необходимо рассмотреть в сфере данной
проблемы. Под автоматизированным рабочие местом (АРМ) понимается совокупность
методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих
автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих
оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.

Индивидуальные рабочие места характерны для руководителей различных
рангов. Групповые рабочие места характерны для лиц, готовящих информацию с
целью ее дальнейшего использования и принятия управленческих решений
руководителями (рабочие места финансистов, бухгалтеров, делопроизводителей и
др.). На ручном немеханизированном рабочем месте в распоряжении работника
имеется стол, специальная мебель, телефон, линейки, таблицы и другие подсобные
средства. Механизированное рабочее место характеризуется включением в
выполняемый на нем процесс простейших и программируемых калькуляторов.
Компьютеризованное рабочее место предполагает непременное использование
персонального компьютера с развитым обеспечением.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные
операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на
вычислительную технику, а специалист выполняет определенную часть ручных
операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке
управленческих решений.

АРМ обеспечивают следующие преимущества:

— возможность
расширения сферы их применения за счет простоты изменения состава прикладных
программных средств;

— простоту,
удобство и «дружественность» по отношению к пользователю;

— простоту
адаптации к конкретным функциям пользователя;

— компактность
размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

— высокую
надежность и живучесть, сравнительно простую организацию технического обслуживания;

— возможность
поэтапного внедрения и другие.

Требования, предъявляемые к различным видам автоматизированных рабочих
мест, определяются уровнем решений, принимаемых работником данного
автоматизированного рабочего места.

АРМ руководителя может быть распределенным, когда часть рабочего места
(только дисплей) находится у самого руководителя, а основная, функциональная
часть — у его помощника или секретаря. Для локализованного (централизованного)
рабочего места характерна функциональная замкнутость, обеспечивающая автономную
работу руководителя.

Из многообразия выполняемых руководителем функций основными являются две
— оперативное управление и принятие решений, определяющие общие требования к
АРМ руководителя. К таким требованиям относятся:

— наличие достаточно
развитой базы, постоянно пополняемой оперативной и достоверной информацией. К
части этой базы могут иметь доступ ограниченное число лиц, а к отдельным ее
фрагментам — только сам руководитель;

— обеспечение
возможности оперативного поиска информации;

— наглядность
представления информации в удобной форме, при высоком уровне интеграции ее на
экране, в том числе и информации, поступающей от различных источников;

— наличие
диалоговых программных средств обеспечения принятия решений, а также средств,
регулирующих организаторскую и административную деятельность;

— обеспечение
оперативной связи с другими источниками информации.

Техническая база создания автоматизированных рабочих мест

При построении автоматизированного рабочего места возможны различные архитектурно-технологические
решения. В частности, оно может быть организовано:

— на базе больших
универсальных ЭВМ;

— на базе малых
ЭВМ;

— на базе
персональных компьютеров.

При любом решении пользователь должен иметь на своем рабочем месте
устройства, помогающие выполнять его должностные функции. К таким устройствам
относятся алфавитно-цифровые или графические дисплеи, устройства ввода —
вывода, накопители на магнитных носителях, средства связи и другие средства.

Автоматизированное рабочее место, построенное на базе больших
универсальных ЭВМ, обеспечивает возможность работать с большими базами данных
при технической и программной поддержке, осуществляемой силами работников
собственного информационно-вычислительного центра. Однако существует ряд
факторов, которые затрудняют широкое использование больших универсальных ЭВМ в
качестве базы для создания автоматизированных рабочих мест. Такими факторами
является:

— необходимость
специального подразделения по техническому и программному обеспечению
вычислительных средств;

— недостаточная
гибкость используемых программных средств;

— жесткость
требований технических средств по отношению к операционной системе;

— высокая
стоимость машинных ресурсов;

— слабая
ориентация вычислительной системы на пользователя-непрограммиста и др.

Автоматизированные рабочие места, построенные на базе малых ЭВМ,
несколько снижают стоимостные затраты, но сохраняют большинство указанных
недостатков.

Автоматизированные рабочие места, созданные на базе персональных
компьютеров, являются наиболее простым и распространенным вариантом
автоматизированного рабочего места.

информационный
управленческий решение

Глава 2.
АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

.1 Общая
характеристика объекта анализа

В 2011 году администрация города действовала в рамках полномочий,
отведённых Федеральным законом «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации», от формирования и исполнения бюджета
города до создания условий для обеспечения жителей жилищно-коммунальными
услугами, услугами в сфере образования, здравоохранения, торговли, бытового
обслуживания, организации досуга и других. Также исполнялись 26 переданных
государственных полномочий.

В 2011 году объём инвестиций в экономику и социальную сферу города
составил 658 миллионов рублей, что составило 113% к 2010 году. Основная доля
финансовых вложений была направлена на реконструкцию и техническое
перевооружение промышленных предприятий.

По промышленным видам экономической деятельности объём отгруженных
товаров собственного производства, выполненных работ и услуг крупными и
средними предприятиями составил 2,7 миллиардов рублей или 119,9% к уровню 2010
года. Завершено строительство торгового центра «Георгиевск СИТИ». Открыты новые
магазины «Август», «Одежда», «Эльбрус», кулинария от ресторана «Юбилей-220» и
другие.

Для привлечения инвестиций в город в 2011 году проведена работа по
созданию на территории города регионального индустриального парка. На
отведенном участке в промышленной части города площадью 62 га в течение 20 лет
планируется внедрение 10 экономически выгодных инвестиционных проектов, на
которых будет создано более 1200 новых рабочих мест.

,7% крупных и средних предприятий города получили прибыль в сумме 365,7
миллионов рублей (по краю — 72,8%), 14,3% предприятий (по краю — 27,2%)
получили убыток в размере 20,4 миллионов.

Следует отметить, что выправили свое положение после кризисных явлений
акционерные общества «АРЗИЛ», «Специнструмент», «Техсервис», «Масло
Ставрополья», «Винзавод «Георгиевский», «Мукомол», «Хайнц-Георгиевск»,
«Георгиевский птицекомбинат» (Байсад), перевыполнившие план по отгрузке товаров
собственного производства.

На потребительском рынке Георгиевска отмечался устойчивый спрос населения
на товары и услуги. Наблюдался рост объемов продовольственных товаров и
снижение объемов продаж промышленных. Объем розничного товарооборота составил
более 3 млрд. рублей. Темп роста к уровню 2010 года 109,5%.

В течение прошлого года наблюдалась тенденция роста цен на продукты
питания, в том числе и на социально-значимые. Цены на лекарственные средства
оставались стабильными. 57 продовольственных магазинов и 16 павильонов
продолжили обслуживать малоимущих жителей города по социальной карте. В 17
аптеках продавались лекарственные средства малоимущим гражданам со скидкой в
размере 10%. 21 парикмахерская и 10 мастерских по ремонту обуви предоставляли
услуги по социальной карте со скидкой 20%.

муниципальных автобуса, 119 автобусов малой вместимости, принадлежащих
индивидуальным предпринимателям, обслуживали 7 городских маршрутов. 350
легковых автомобилей, 22-х предприятий и индивидуальных предпринимателей,
обеспечивали круглосуточное обслуживание клиентов транспортными услугами.

По объему пассажироперевозок и пассажирообороту автотранспортные
предприятия города заняли по итогам работы за 2010 год второе место в крае
после Ставрополя.

Прочные позиции в структуре экономики города занимал малый бизнес.
Сегодня в городе работают 600 малых предприятий и 2500 предпринимателей без
образования юридического лица, в сфере бизнеса занято 14 тысяч человек.

Малыми предприятиями в 2010 году отгружено товаров собственного
производства, продано товаров, выполнено работ и услуг на сумму более 2
миллиардов рублей или на 114% больше, чем в 2010 году.

В городе реализуется муниципальная целевая программа «Развитие и
поддержка субъектов малого и среднего предпринимательства на 2009-2012 годы», в
рамках которой из бюджета города выделяются средства на погашение 3/4 ставки по
кредитам предприятия. Привлечено кредитных ресурсов более 1 миллиона рублей.

Субъекты малого предпринимательства активно привлекались к участию в
торгах при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание
услуг для муниципальных нужд. Доля таких муниципальных закупок составила более
80 процентов.

Постоянное внимание уделялось вопросам рационального распоряжения и
управления муниципальным имуществом.

Доходы от арендной платы за муниципальные помещения составили 6,9
миллионов рублей. Поступления от аренды и продажи права аренды городских земель
— 11,4 миллионов рублей или 121% к уровню 2010 года.

Стабильно работали и получили хороший финансовый результат муниципальные
предприятия: «Гостиница «Юбилейная», «Аптеки №21» и «№252», «Георгиевский
рынок».

В соответствии с Земельным кодексом Российской Федерации и Федеральными
законами проводилась работа по продаже земельных участков, расположенных на
территории Георгиевска. Поступления от продажи земель составили более 7
миллионов рублей, в том числе в бюджет города поступило 5,7 миллионов рублей,
темп роста к 2010 году составил 104%.

В прошлом году приватизировано 17 объектов недвижимого имущества общей
стоимостью 33,6 миллионов рублей. В доходы бюджета поступило 16 миллионов
рублей. Кроме того, были получены дивиденды по акциям, принадлежащим городу, в
сумме 160 тысяч рублей.

Положительную тенденцию по сравнению с 2010 годом имело исполнение
доходной части городского бюджета. Бюджет города по доходам исполнен на 101,1%.
При плановых назначениях в объёме 1140 миллионов рублей фактическое исполнение
составило 1150 миллионов рублей. Объём доходов городского бюджета в целом вырос
по сравнению с 2010 годом на 290 миллионов рублей. Объем фактических расходов
составил 1060 миллионов рублей или 92% от уточненных плановых назначений, что
на 181 млн. рублей больше уровня 2010 года. 76% бюджета или 834 миллиона рублей
от общего объема расходов городского бюджета направлены на социально-культурную
сферу.

Администрация города вела постоянный мониторинг наличия задолженности по
выплате заработной платы и уплате налогов. Еженедельно анализировалось
состояние занятости населения города. За год уровень регистрируемой безработицы
снизился с 2,2 до 1,6%. По краю он составил на конец 2011 года 1,8%. В рамках
целевой программы по снижению напряженности на рынке труда было создано 185
временных рабочих мест; в целях приобретения опыта стажировку прошли 29
выпускников профессиональных образовательных учреждений города; для организации
собственного дела безработными гражданами создано 58 рабочих мест.

Заработная плата во всех сферах экономики выросла на 11,5% и ее средний
размер составил 12993 рубля. Однако, это ниже среднекраевого уровня, который
составляет 14603 рубля.

В любом городе работа жилищно-коммунального хозяйства является
индикатором стабильности и комфорта жизни населения. В прошедшем году все
предприятия системы ЖКХ работали слаженно, это позволило подавать во все дома
горожан тепло, воду и свет без срывов.

Затраты на подготовку жилищного фонда к эксплуатации в осенне-зимний
период составили около 10 миллионов рублей.

Рисунок 1. Основные показатели уровня жизни

В соответствии с Федеральным законом «О фонде содействия реформированию
жилищно-коммунального хозяйства» проведен капитальный ремонт 19 многоквартирных
домов. Отремонтированы внутридомовые инженерные системы, кровли, подвальные
помещения и фасады. В 10 многоквартирных домах установлены общедомовые приборы
учета потребления ресурсов. Всего освоено 50,4 миллионов рублей.

Также в соответствии с городской целевой программой «Поэтапный переход на
отпуск коммунальных ресурсов потребителям города Георгиевска в соответствии с
показателями коллективных (общедомовых) приборов учёта» в 35 многоквартирных
домах установлены 49 тепловых счётчиков, 13 счётчиков на горячее и 34 счётчика
на холодное водоснабжение. На эти цели израсходовано 5,6 миллионов рублей. В
2011 году в городе установлены 290 новых энергосберегающих светильников,
увеличена кратность вывоза мусора.

На особом контроле находилось состояние внутригородских дорог и
тротуаров, въездов в город, полос отвода дорог, территорий, прилегающих к
железной дороге, а также придорожных территорий, рекреационных зон.

Для улучшения качества работы по благоустройству города для нужд
коммунального хозяйства было закуплено и передано предприятиям ЖКХ необходимое
оборудование. Сумма федеральных субсидий, полученных на закупку техники
составила около 3,2 миллионов рублей, из бюджета города выделено 1,8 миллионов
рублей.

Бюджетные расходы в первую очередь направлялись на ремонт социальных
объектов и реконструкцию инженерной инфраструктуры города.

На территории города в прошлом году введены в эксплуатацию 31
индивидуальный дом площадью около 6 тысяч кв.м. Завершено строительство
блок-секции 213 квартирного жилого дома по улице Мира, 11 квартир переданы под
переселение граждан из аварийного жилищного фонда.

В рамках реализации мероприятий по обеспечению жильем ветеранов Великой
Отечественной войны в городе в 2011 году закончилось строительство 48
квартирного жилого дома по ул. Мира, 3/3. , объект сдан в эксплуатацию.

Несмотря на сокращение расходов на капитальный ремонт учреждений
социально-культурной сферы, благодаря поддержке спонсоров удалось капитально
отремонтировать часть филиала центральной поликлиники, провести текущий ремонт
школ и детсадов, реконструировать тротуар на площади Победы, озеленить
городской парк.

Образовательный комплекс города в прошедшем году продолжал реализацию
мероприятий, направленных на улучшение качества образовательного процесса,
воспитание патриота и гражданина.

В городе успешно развивается многофункциональная сеть дошкольных
образовательных учреждений, вместе с тем, очередность на определение детей в
дошкольные образовательные учреждения за последние годы достигла 2780 человек.
В целях удовлетворения потребностей горожан в предоставлении мест в детских
дошкольных учреждениях в 2011 году в 6 детских садах открыты 6 дополнительных
групп на 120 мест, предоставлены 140 бюджетных мест в негосударственном детском
саду «Светлана».

Система общего образования в полном объеме обеспечивала доступность и
вариативность общеобразовательных услуг. Впервые для 15 детей-инвалидов в
городе организовано получение образования в дистанционной форме.

Внедрение различных форм обучения и использование инновационных
технологий способствовали повышению качества образования. Уровень обученности
по городу составляет 99,5 %, качество знаний — 38 %. По итогам прошедшего
учебного года 23 выпускника 11 классов награждены золотой и 16 серебряной
медалями. Выпускники школ города успешно сдали единый государственный экзамен.
Средний балл по всем предметам выше среднекраевого показателя. Четверо
выпускников набрали максимальный балл по 5 предметам. Система образования
города не только сохраняет основные параметры, но и динамично развивается.

За прошедший год в городе родилось 853 малыша, умерло 996 жителей.
По-прежнему сохраняется тенденция превышения числа умерших над родившимися. В
последние три года активно проводится дополнительная диспансеризация работников
и граждан. В связи с увеличением стрессовых ситуаций заболеваемость с психическими
расстройствами среди взрослого населения увеличилась на 10%, с болезнями
эндокринной системы на 42%, с болезнями нервной системы и органов чувств на
24%. Вызывает тревогу рост заболеваемости туберкулезом, хотя охват
флюорографическим обследованием составил 74%.

В то же время важно отметить, что заболеваемость новообразованиями
снизилась на 23,6%, также уменьшилась и смертность населения от онкологических
заболеваний на 3%. В 2011 году среди жителей города не выявлено
ВИЧ-инфицированных, хотя угроза эта существует. Не регистрировались случаи
полиомиелита, дифтерии, столбняка, коклюша, краснухи. Заболеваемость вирусным
гепатитом «В» оценивается как благополучная.

За счет бюджета города в учреждения здравоохранения приобретено
медицинского оборудования на сумму свыше 2,5 млн. рублей. Продолжалась работа
по обеспечению льготными лекарствами жителей города, нуждающихся в жизненно
важных препаратах.

Для обеспечения контроля за качеством предоставляемой медицинской помощи
ежеквартально проводилось независимое анкетирование, по результатам которого
94% опрошенных удовлетворены качеством оказания медицинской помощи. Однако,
жители города недовольны наличием очередей к участковым терапевтам и узким
специалистам, а также перебоями в обеспечении инсулинами больных с эндокринной
патологией.

На сегодняшний день учреждения здравоохранения испытывают недостаток
врачей анестезиологов-реаниматологов, инфекционистов, рентгенологов,
терапевтов, неврологов.

Положительно можно оценить деятельность администрации города в области
культуры, которая была направлена на сохранение и развитие
художественно-эстетического образования и воспитания подрастающего поколения,
развитие народного творчества и культурно-досуговой деятельности горожан.

В городе в 2011 году проводилась комплексная работа по развитию лидерских
качеств у молодежи, а также навыков студенческого и школьного самоуправления,
патриотического воспитания. Лидирующую роль в объединении и воспитании молодежи
продолжает играть городская общественная организация «Союз молодежи
Ставрополья».

Активно проявляет себя и работающая молодежь города. На базе некоторых
предприятий и учреждений созданы молодежные организации и союзы. На
формирование здорового образа жизни была направлена деятельность комитета по
физкультуре, спорту и молодежной политики и всех физкультурно-оздоровительных
центров города.

В 2011 году свыше 10 тысяч горожан приняли участие в 122 городских,
краевых, Всероссийских и Международных соревнованиях по 42 видам спорта.
Возросло количество систематически занимающихся физической культурой и спортом,
пропагандирующих здоровый образ жизни.

Забота о тех горожанах, кто больше всего нуждается в поддержке
государства, является задачей всей администрации города Георгиевска. Более 30
тысяч человек получают меры социальной поддержки. На реализацию краевых и
федеральных законов по предоставлению мер социальной поддержки затрачено 276
миллионов рублей.

В 2011 году субсидию на оплату жилого помещения и коммунальных услуг
получили 4964 георгиевские семьи, что составляет 24,3% семей города
(среднекраевой показатель — 12,5%).

Свою работу продолжил центр социального обслуживания населения, который
позволил пожилым жителям, не способным самостоятельно ухаживать за собой,
получить востребованные бытовые и социальные услуги.

Для обеспечения социальной защиты детей из малообеспеченных семей из
бюджета города были выделены средства на питание в летних оздоровительных
лагерях, создание строительных бригад из числа старшеклассников, которым на
условиях софинансирования с Центром занятости населения было выплачено более
550 тысяч рублей заработной платы.

В городе серьезное внимание уделяется охране труда, работе по снижению
производственного травматизма, регулированию социально-трудовых отношений,
социально-демографическим вопросам и защите трудовых прав работников.

Подводя итоги деятельности в области социальной политики, следует
отметить, что бюджетная обеспеченность на 1 жителя города в 2011 году составила
15972,22 рублей (в 2009 г. — 12819 руб.), а с учетом оказанных мер социальной
поддержки — 17788 рублей.

По итогам работы Администрации за 2011 год можно сделать выделить
следующие основные направления:

1. Обеспечение выполнения 17 целевых Программ социального и
финансово-экономического развития города в полном объеме.

2.      Усиление инвестиционного имиджа МО

.        Улучшение условий для развития субъектов малого и среднего
предпринимательства.

.        Развитие деятельности по привлечению средств федерального и
краевого бюджетов на реализацию целевых программ в жилищном строительстве,
сфере ЖКХ, по переселению граждан из ветхого и аварийного жилищного фонда,
капитальному ремонту многоквартирных домов, установку приборов учета в
многоквартирные дома.

.        Помощь и содействие в продвижении товаров городских
производителей на внутреннем и внешнем рынке.

.        Развитие и усиление контроля в сфере земельно-имущественных
отношений; мониторинг выплат заработных плат, с перечислением обязательных
платежей в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды.

.        Обеспечение финансирования первоочередных расходов (заработная
плата и социальные выплаты, оплата коммунальных услуг, обслуживание
муниципального долга.

.        Достижение сбалансированности городского бюджета.

.        Активизация кадровой политики города — поступление молодежи в
медицинские ВУЗы с условием обязательного возвращения на работу в Георгиевск;
разработка целевой программы о кадровом обеспечении образования и
здравоохранения города на 2012-2015 годы, в которой предусмотреть средства на
приобретение муниципального жилья для молодых специалистов.

.        Повышение качества образования и воспитания в образовательных
организациях.

2.2 Анализ
системы информационного обеспечения деятельности руководителя

Проведем анализ принятия управленческих решений по следующей градации —
степень ответственности за его принятие:

·  единоличное решение и персональная ответственность за него с правом
подписи — Я;

·        персональная ответственность за решение при коллегиальной
форме принятия решения с правом подписи — V;

·        то же без права подписи — Р;

·        согласование, визирование — С;

·        исполнение — Т.

Таблица 1

Анализ процесса принятия решений руководящими
работниками

Наименование должности	Процесс принятия решений
	Я	V	Р	С	Т
Глава администрации	+	+		+	+
Начальник финансово — экономического отдела			+	+	+
Заместитель главы администрации (Муниципальная собств.)			+	+	+
Заместитель главы администрации (Социальная работа)			+	+	+
Управляющий делами администрации			+	+	+
Главный бухгалтер			+	+	+

Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:

·  высокий уровень централизации власти

·        отсутствие делегирования полномочий

·        предельная загрузка главы администрации и его полная
ответственность по всем вопросам

·        номинальная ответственность руководителей отделов

·        жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно
разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом,
организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации (см.
рис. 2), информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Надо отметить, что информация может быть двух видов — необработанная и
обработанная. Скажем, информация, поступающая от потребителей, является
первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая
информация — чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что
позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна
отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.

Рисунок 2. Основные информационные потоки

Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится
информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а Глава
администрации и руководящие работники — владельцами информационного ресурса. При
этом возникают две большие проблемы: возможность поиска необходимой информации
и возникновение избыточности информации.

Рассмотрим основные информационные потоки и ресурсы.

Информационные потоки.

Перечислим виды, источники и получателей информации, поступающей в
администрацию:

От муниципальных служащих — поступает делопроизводителю и далее по
назначению — руководителю:

— служебные записки;

—        докладные;

         заявления;

         обращения и т.п.

От организаций и предприятий — поступает в профильные подразделения администрации
города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база
для эффективного управления, которая и составляет основу информационного
обеспечения принятия управленческих решений:

— социальная — информация о различных слоях населения (военнослужащих,
пенсионерах, несовершеннолетних);

—        экономическая — информация о ценах, налогах,
финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

         юридическая, правовая — законы, указы, постановления,
распоряжения, письма и циркуляры;

         организационная;

         справочная — реестры, справочники, перечни.

Информационные ресурсы.

Информация, поступая в те или иные отделы, подразделения, накапливается
там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя
информационные ресурсы.

В силу естественных объективных причин ресурсы являются распределенными,
формируясь в различных подразделениях администрации.

Далее следует понимать, что при обработке часть информации остается на
бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной
информации существует в обоих видах.

Такие логически связанные структуры информации мы будем называть базами
данных (БД).

Структуры, хранящие и обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены
обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и
корректировать. Такие структуры мы будем называть источниками информационных
ресурсов.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений — базы данных по финансам и бухгалтерскому учету
(единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по
экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному
маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные
базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации
города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций,
как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и
Георгиевскому району, система «Консультант — Плюс». Информация из указанных
источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с
учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что информационная культура и культура
работы с документами — это часть производственной культуры, а та, в свою
очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка.
Поэтому информационное обеспечение и как его составляющая система
документооборота — такая же часть управленческой инфраструктуры, абсолютно
равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея
понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно
или несвоевременно оформленных документов — то есть неудовлетворительного и
искаженного информационного обеспечения, от неверных управленческих решений или
от невозможности быстро найти нужный документ или информацию.

Все документы, которые обращаются в системе и информационного обеспечения
принятий управленческих решений, в администрации города Георгиевска разделяют
следующим образом:

1. Входящие

2.      Исходящие

.        Приказы (основные документы в непосредственной реализации
управления)

— по основной деятельности

—        по командировкам

         по личному составу

4. Внутренние

— финансовые

—        служебные

Затраты на информационное обеспечение в администрации — это работа с
документами, которая складывается из нескольких моментов. Это время на
составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление
документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых
документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального
компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию
документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения
и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие
затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может
существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов
обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Делопроизводителем организации ведётся регистрация всех документов в
специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений. Проанализируем
поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику информационного
обеспечения по данной подсистеме. Анализ дополнительно проведём по месяцам, для
определения пиковых нагрузок и сезонности.

Функции делопроизводителя:

1)    Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей
корреспонденции.

2)      Приём на подпись проектов писем, приказов по основной
деятельности.

)        Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании
подписанных ректором служебных записок.

)        Проверка правильности составления всех документов, передаваемых
на подпись Главе администрации.

)        Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в
автоматизированной системе делопроизводства.

)        Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам
сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

)        Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

)        Формирование дел и сдача их в архив.

)        Контроль за правильностью ведения делопроизводства в
подразделениях.

Функции секретаря — референта:

1)    Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов
на оплату и передача их в бухгалтерию.

2)      Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с
контроля.

)        Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

)        Извещение сотрудников о проводимых совместно с Главой
администрации совещаниях.

)        Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными
гражданами (телефон, факс и т.д.)

)        Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным
вопросам.

)        Формирование подписки предприятия и контроль поступления
подписных изданий.

)        Составление графика работы сотрудников работающих на штатных
должностях по совместительству.

)        Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

)        Ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из
протоколов.

)        Ежедневное составление совместно с Главой администрации плана
его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Они вдвоём не в состоянии
выполнять все эти функции. Нет чёткого установленного времени на регистрацию
документов. Документ на подписи у руководителя может пролежать неограниченное
время или потеряться. Электронная почта не используется, так как простое
оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. Могут часто
возникать ситуации, когда руководитель на служебной записке разрешает, а затем
при появлении счёта или приказа- запрещает, противореча себе. Главой
администрации явно перегружен информацией и документами для оптимального
принятия решений.

В администрации города Георгиевска есть утверждённая схема
документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота.

Рисунок 3. Схема документооборота

В результате просмотра журнала регистрации и анализа полученной
информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по
каждому виду документа в динамике по годам (2009 -2011). Из таблицы 2 можно
определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по
годам.

Таблица 2

Анализ структуры документооборота

Наименование документа	Количество документов	Темпы роста, %
	2009	2010	2011	в 2010	в 2011
				к 2009	к 2010
Входящие	124	203	268	164	132
Исходящие	384	402	431	105	107
Приказы	870	798	934	92	117
в том числе:
— по основной деятельности	157	116	196	74	169
— по командировкам	215	328	222	153	68
— по личному составу	498	354	516	71	146
Внутренние	3841	3980	4080	104	103
в том числе:
— финансовые	1492	1022	1056	68	103
— управленческая докумментация	2349	2958	3024	126	102
Итого в год:	5219	5383	5713	103	106
В среднем за день	20	21	22	103	106
Доходы бюджета, тыс.руб.	482330	562230	743975	116,6%	132,3%

Из таблицы, видно, что доходы бюджета города возрастали из года в год на
16,6% (в 1,16 раза) и на 32% (в 1,323 раза), а общее количество документов в
организации увеличилось до уровня 103 и 106 процентов от предыдущего года. В
2005 году успешно введено автоматизирование бухгалтерской информации и
установлена в этом подразделении локальная сеть отдела финансового и
бухгалтерского контроля — явно прослеживается снижение объемов данной
информации и документооборота в среднем за два года на 15 % от предшествующего
уровня.

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется
структура документооборота видно, что потоки всех документов возрастали.

Таблица 3

Выявление сезонности в объёме документооборота

Месяцы	Виды документов	Доля
Года	Входящие	Исходящие	Управленческая документация	Внутренние
Январь	23	28	59	3,6%
Февраль	21	42	79	142	8,7%
Март	21	36	70	127	7,8%
Апрель	25	31	65	121	7,4%
Май	32	20	65	117	7,2%
Июнь	12	18	67	97	5,9%
Июль	18	20	72	110	6,7%
Август	20	23	65	108	6,6%
Сентябрь	20	36	88	144	8,8%
Октябрь	32	46	108	186	11,4%
Ноябрь	21	62	121	204	12,5%
Декабрь	38	74	106	218	13,3%
Итого	268	431	934	1633	100

Администрация города Георгиевска — сезонно независимое предприятие.

Из представленной выше таблицы видно, что четвертый квартал период
повышенной активности организации, так как администрация именно в этот период
максимально работает, что связано со спецификой его деятельности. Ниже на
рисунке представлены графики с учетом специфики работы организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки
информации идут через финансово — экономические службы. Также определилась
наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате
внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части
документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в
частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации.

Рисунок 4. Динамика объёма документооборота в течение года

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости
совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и
внедрения современных информационных комплексных систем.

Рисунок 5. Информационное обеспечение деятельности руководителя

2.3 Анализ
материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений

Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины
20 века, стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней.
Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого
поиска информации. В это же время происходит бурное развитие
научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных
наук и технологий.

Это дало возможность принципиально по-новому подойти к проблеме хранения,
обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью
электронно-вычислительных устройств.

В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе,
и при обработке информации, используемой в управлении.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и
накладные расходы, проводить более эффективное планирование, управление и
контроль. Обеспечить Главу администрации как можно быстрее необходимой ему
достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью
новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует
различные технические средства для принятия управленческих решений.

·  Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта,
локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

·        Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

·        Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс,
ризограф)

·        Информационные системы (АИС, телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств Глава администрации города
Георгиевска принимает в короткое время обоснованные и правильные решения.
Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать
их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности
руководителя, способность использовать все возможности современных технических
средств.

В администрации города Георгиевска установлена телефонная мини АТС,
позволяющая параллельно подключить телефоны в практически все подразделения и
выполнять следующие функции:

внутренние телефонные звонки

перевод входных звонков из горда и межгорода на другие внутренние номера

при занятости данной линии устанавливать автоматически очередь на выход в
город и район.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети администрации
города Георгиевска.

Таблица 4

Характеристики работы телефонной сети

Характеристика	2009	2010	2011
Количество местных номеров	18	22	24
Количество внутренних номеров	16	16	20
Количество звонков в день	210	280	420
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	3	6

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности
дозвониться по городским номерам в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12
часов и с 14 часов до 16 часов. Если в администрации выход на сеть будет,
осуществляется автоматически, то гражданам дозвониться в администрацию
практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со
стороны горожан, организаций о перегруженности телефонной линии администрации.
Из-за не решаемости проблемы организации пришлось установить себе в
подразделения дополнительные телефоны, реальная надобность в которых
сомнительна.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работе
администрации. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа
организации, потеря потенциальных клиентов. Приходится пользоваться сотовой
связью, при наличии разветвленной сети и оставлять на визитках, буклетах свои
сотовые и домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, большинство
необязательных документов переводится факсом. Использование факса иногда нельзя
трактовать как недостаток, однако использование факса, при описанной выше
проблеме, часто парализует телефонную систему на 15-45 минут.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в администрации
приходиться на 2001 год и дальнейшее её развитие положительно повлияло на
работу управленческих кадров принимающих решения. Сократились затраты времени и
средств так как локальная сеть позволяла:

Посылать и получать электронную почту

Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.
Сократить временные издержки

Повысить актуальность информации.

Локальной называется компьютерная сеть,
объединяющая компьютеры, расположенные в одном помещении, в одном здании или в
соседних зданиях. В локальной сети используют единый комплект протоколов для
всех пользователей. Сегодня наиболее распространенными сетевыми операционными
системами, обеспечивающими работу пользователей в сети по единому протоколу,
являются NetWare фирмы Novell, Windows NT Server фирмы Microsoft и сетевые ОС семейства UNIX. Все большее распространение
получает система Linux. Важно
отметить, что эта операционная система распространяется свободно, т.е. является
free — ware программным обеспечением.

Топология — это схема соединения каналами связи
компьютеров или узлов сети между собой. Используются следующие виды соединений:
общая шина, звезда, кольцо.

Но в реальности использование глобальной сети затронуло только один
аспект — финансовую и бухгалтерскую составляющую системы подразделений
администрации и единственный специалист в области информационных систем и
программирования — системный администратор находиться в подчинении главного
бухгалтера, что, по меньшей мере, странно.

Но исходя из того, что локальная вычислительная сеть построена на базе
финансово-бухгалтерской службы, можно оправдать такую расточительность в
специалистах по информационному обеспечении принятия управленческих решений.

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети,
когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта
топология имеет большие преимущества:

Надёжность в целом

Устойчивость к повреждениям

Лёгкость обслуживания

Простота изменения

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не
используется в размерах всей администрации кооператива, а осуществляется в
пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое
оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые
ресурсы для всей администрации города Георгиевска.

Рассмотрим состояние парка технических средств информационного
обеспечения принятия управленческих решений. Уровень обеспеченности отделов
персональными компьютерами и их моральный износ.

Таблица 5

Анализ технического оснащения непосредственно направленного на информационное
обеспечение руководителя

Техническое оснащение	Количество (01.01.2011(2007))	Степень износа(%)
Персональный компьютер	42 (26)	40
Модем	8 (3)	20
Выделенная линия для доступа в Интернет	8 (3)	12
Принтер	22 (12)	35
Факсимильный аппарат	8 (3)	56
Копировальный аппарат	21 (12)	23
Сканер для документов	8 (-)	12

Анализируя данную таблицу (представлены данные на 01.01.11), следует
сказать, что в динамике идет явное увеличение технической оснащенности. Степень
износа высока, но при коротком жизненном цикле такой техники и снижением ее
стоимости не является проблемой.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных
компьютеров, в администрации также производились большие затраты на монтаж
локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые
подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры изначально за
свои деньги.

Рисунок 6. Техническая поддержка информационного обеспечения принятия
управленческих решений

Администрация как система не может действовать изолированно. Необходимо
получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии развития
местной власти и федерального оперативного управления, уровня цен на рынке, о
тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить
из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют
информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения как основы
информационного обеспечения принятия управленческих решений явно видно, что в
администрации есть все предпосылки внедрения комплекса мероприятий по
совершенствованию информационного обеспечения принятия управленческих решений,
позволяющего существенно снизить управленческие затраты и повысить
эффективность управления.

Для проведения оценки информационного обеспечения деятельности
руководителя воспользуемся анкетным методом экспертных оценок, что позволит
дополнить проведенный анализ и выявить наиболее существенные недостатки и
достоинства, а также позволит сформировать первичное задание на
совершенствование.

Достоинством этих методов является простота, относительно малая
стоимость, возможность одновременного охвата больших групп экспертов,
возможность получения количественных результатов на основе статистического
анализа экспертных данных. Недостатки этих методов следующие: незнание
отношения опрашиваемого (серьезное или нет, заинтересованность в результатах и
т.п.); неуверенность в том, правильно ли были поняты вопросы, поставленные в
анкете; субъективность интерпретации вопросов; неполнота и возможность
частичных ответов на вопросы.

Наиболее распространенными из анкетных методов являются ранжирование.
Метод ранжирования состоит в том, что эксперту предлагается присвоить числовые
ранги каждому из приведенных в анкете факторов. Ранг, равный единице,
приписывается наиболее важному, по мнению эксперта, фактору, ранг, равный двум,
присваивается следующему по важности фактору и т.д.

При большом числе оцениваемых факторов их «различимость», с точки зрения
эксперта, уменьшается. Поэтому число факторов не должно быть более 20, а
наибольшая надежность процедуры ранжирования обеспечивается при n < 10.

Для повышения степени объективности обычно проводят анкетирование
нескольких экспертов. В случае, если ранжирование производится несколькими
экспертами, то наивысший ранг присваивается фактору, получившему наименьшую
сумму рангов, и наоборот, фактор, собравший наибольшую сумму рангов, получает
самый низкий ранг N. Для формализации этой процедуры удобно воспользоваться
относительными весами факторов, которые можно вычислить путем следующей
обработки анкет.

Результаты опроса m экспертов относительно n факторов сводятся в матрицу
размерности m*n (см. таблицу 11), которая называется матрицей опроса. Здесь Aij
— ранг j-го фактора, данный i-м экспертом.

Таблица 6

Сводная таблица анкетирование экспертов

Эксперт	ФАКТОРЫ
	1	2		j		n
1	A11	A12		A1i		A1n
2	A21	A22		A2j		A2n
i	Ai1	Ai2		Aij		Ain
m	Am1	Am2		Amj		Amn

При обработке матриц опроса переходят к преобразованным рангам по формуле

Sij = Amax — Aij. (1)

При этом матрица опроса преобразуется в матрицу преобразованных рангов
(таблица 6), для каждого столбца которой определяется сумма

 (2)

Таблица 7

Оценочная таблица

Эксперт	ФАКТОРЫ
	1	2		j		n
1	S11	S12		S1i		S1n
2	S21	S22		S2j		S2n
i	Si1	Si2		Sij		Sin
m	Sm1	Sm2		Smj		Smn
Сумма	R1	R2		Rj		Rn

По данным таблицы 6 определяется относительный вес каждого фактора по
всем экспертам:

, (3)

Рассмотрим анализируемую ситуацию: четыре эксперта оценили и
проранжировали по важности функциональную сторону информационного обеспечения
руководителя.

Полученная согласно приведенным выше формулам матрица преобразованных
рангов приведена в таблице 9. Найдем суммарный вес каждого фактора (по всем
экспертам) Rj, после чего вычислим относительный вес факторов и запишем их в
последней строке этой же таблицы.

Таблица 8

Матрица опроса

Эксперт	ФАКТОРЫ
	планирование	календарно-плановое руководство	Оперативное управление	контроль
	1	2	3	4
1	4	2	2	1
2	3	3	3	2
3	4	2	3	1
4	4	3	2	1

Таблица 9

Матрица преобразованных рангов

Эксперт	ФАКТОРЫ
	планирование	календарно-плановое руководство	Оперативное управление	контроль
	1	2	3	4
1	0	1	1	1
2	1	0	0	0
3	0	1	0	1
4	0	0	1	1
Сумма (Rj)	1	2	2	3
Wj	0,125	0,25	0,25	0,375

Таким образом, самый большой относительный вес имеет контроль фактор
(0.375), который и получает наивысший ранг R=1, а наименьший ранг R=6 получит планирование с самым низким
весом (0,125).

При анализе оценок, полученных от экспертов, часто возникает
необходимость выявить конкордацию — согласованность их мнений по нескольким
факторам. Коэффициент конкордации определяется по формуле

V=S/Smax, (4)

где S — сумма квадратов разностей рангов (отклонений от среднего),
определяемая по формуле

 (5)

Smax-максимальное значение S, которое имеет место в случае, когда все
эксперты дают одинаковые оценки.

Можно показать, что суммарное квадратичное отклонение от их среднего
значения для суммарных (по всем экспертам) рангов факторов при наилучшей
согласованности будет определяться значением

 (6)

Величина коэффициента конкордации может меняться в пределах от 0 до 1,
причем его равенство единице означает, что все эксперты дали одинаковые оценки,
а равенство нулю означает, что связи между оценками, полученными от разных
экспертов, не существует. Коэффициент конкордации удобно рассчитывать по
формуле, предложенной Кендаллом:

 (7)

В случае V < 0.2 — 0.4 говорят о слабой согласованности экспертов, а
большие величины V > 0.6 — 0.8 свидетельствуют о сильной согласованности
экспертов.

Найдем сумму квадратов отклонений в соответствии с приведенной выше
формулой:

S = (15-10)² + (10-10)² + (10-10)² +
(5-10)² = 50,

в этой формуле среднее значение определяется как m(n+1)/2 = 10.

Полученная величина коэффициента конкордации V = 0,625 показывает высокую степень согласованности мнений экспертов.

Таким образом, по экспертным оценкам получаем эффективное обеспечение
контроля, удовлетворительное календарно — планового руководства и оперативного
управления и низкий уровень планирования.

Произведем интегральную оценку информационного обеспечения принятия
управленческих решений, используя нижеследующую таблицу и качественный уровень
базовых характеристик.

Таблица 10

Бальная оценка информационного обеспечения

Характеристика	Оценка
Состав и структура ИО	3
Использование программных и технических средств	3
Качество принятых решений	3
Организация	3
Контроль	4 Iо =  (7) Максимальное значение в нашем конкретном случае будет равно 5, то есть информационное обеспечение управления функционирует на высоком уровне. В исследуемом предмете получаем: Iо = 3, 2 Если исходить из оценки 64 % от максимально возможного уровня — это допустимо, но, по мнению ряда экспертов — в подобных системах минимальная оценка должна быть не ниже 70% — то есть — Iо = 3,5.   Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ   .1 Рекомендации и предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя На современном этапе руководство недооценивает информационную функцию сбора информации, внедрения информационных технологий и интегрирования их с систему управления, при разработке более эффективной системы информационного обеспечения принятия управленческих решений с учетом совершенствования. В этой схеме следует учитывать различные информационные базы данных для принятия более оптимальных и своевременных решений. Информационный компонент будет являться тем инструментом, который будет решать вопросы взаимосвязи на уровне единого информационного пространства. Таким образом, создание информационной структуры является первоочередной задачей. Главной целью этой системы является совершенствование процесса получения и использования знаний во всех сферах социально-экономической, политической и общественной жизни жителей города по созданию условий, обеспечивающих достойную жизнь горожан. Основными составляющими этой главной цели являются: ·информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений; ·информационное обеспечение функций подразделений местной власти; ·информационное обслуживание горожан. Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения принятия управленческих решений: ·подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства; ·системный подход к процессам информатизации городского хозяйства; ·установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам; ·ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений; ·обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации; · -правовая защищенность информационных продуктов. Основными компонентами этой модели являются: 1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений. 2.      База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота. .        База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы. .        База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона. .        Система экономического моделирования Economics для прогнозирования. .        Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой. В нашем случае необходим достаточной минимум баз данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска. База данных «Население города» создается на основе информации из отделов социальной защиты, образования, здравоохранения, данных паспортного стола, данных финансово-лицевых счетов, центров занятости и т. д. Рисунок 7. Модель данных «Население города» База данных «Фонды города» создается на основе информации агентств технической инвентаризации и Главного управления архитектуры и градостроительства, комитета по земельным реформам и земельным ресурсам, жилищно-эксплуатационных организаций, горгаза, горсвета, «Тепловых сети», городской телефонной сети, , городского управления культуры. Информация может быть разделена на город в целом, городские районы, микрорайоны, участки ЖЭУ и т. д. Территориальные объекты делятся на точечные, линейные объекты и площадные. К точечным объектам можно отнети здания и сооружения, опоры электропередач, колодцы, люки и т. п. К линейным объектам относятся линии электропередач, коммуникации, телефонные и радиосети, улицы, маршруты общественного транспорта и т. п. К площадным — кварталы, избирательные участки, участки почтовых отделений и т. п. Рисунок 8. Модель данных «Фонды города» Классифицировать объекты можно по основным и относительным показателям. Состав основных показателей, например, точечного объекта: · вид объекта (жилые, нежилые здания, памятники, инженерные сооружения; · собственник объекта; · владелец участка; · вид деятельности; · налоговые показатели; · наименование товаров и услуг; · экологические показатели. В состав относительных показателей входит уровень развития площадных объектов (интегральные оценки, показатель которых характеризовали объект), население, здравоохранение, экология и т. д. База данных «Городская инфраструктура» будет содержать информацию об объектах городской инфраструктуры, при этом необходимо обеспечить единую идентификацию объектов городской инфраструктуры, (то есть стандарт на адрес и наименование по всей территории). Рисунок 9. Модель данных «Городская инфраструктура» База данных «Городской бюджет» будет создаваться на основе информации городского финансового отдела, налоговой инспекции города и района. Рисунок 10. Модель данных «Городской бюджет» Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им. Все сказанное обусловливает приобретение новых свойств в управленческой деятельности: . Оперативность. . Своевременность. . Релевантность (упор на факты). . Качество. Это относится, прежде всего, к управленческим решениям. . Улучшение и оптимизация информационных потоков. Исходя из приведенных данных, получаем принципиально новую схему информационного обеспечения руководителя кооператива. Рисунок 11. Усовершенствованная система информационного обеспечения принятия управленческих решений Все предложенные рекомендации следует закрепить локальным нормативно-правовым актом, для чего следует разработать положение об организации информационного обеспечения. ПОЛОЖЕНИЕ «Об организации информационного обеспечения управления в администрации города Георгиевска» .Общие положения» 1.1.  Настоящее Положение «Об организации информационного обеспечения управления администрации города Георгиевска», разработано в соответствии с Уставом города и Порядком взаимодействия подразделений , руководителей и специалистов (протокол от … 2012 г.). 1.2.   Настоящее Положение ориентировано на организацию и совершенствование в администрации процессов информационного обеспечения управления деятельности руководителя и повышение качества принятия решений. .3.     Настоящее Положение определяет: § основные информационные ресурсы Администрации, необходимые для осуществления управления подразделениями; §  источники информационного обеспечения управления; §  субъекты информационного обеспечения управления ДЗО; §  основные процессы информационного обеспечения муниципального управления и порядок их организации. 2. Основные информационные ресурсы Администрации 2.1 Основные информационные ресурсы администрации при осуществлении управления подразделениями: § информация о структуре собственности муниципалитета; §  информация о структуре и компетенции ОМСУ и, правах по управлению и контролю, закрепленных в учредительных и внутренних документах; §  информация о планируемых и состоявшихся событиях и результатах участия в них представителей администрации (общие собрания, заседания ревизионных комиссий, проверки финансово-хозяйственной деятельности); §  информация о деятельности исполнительных органов МСУ; §  информация о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации; §  базы данных — иинфраструктура, кадры финансы и бухучет, а также вся управленческая информация в соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ОК 011-93. 3. Источники информационного обеспечения муниципального управления 3.1 Источниками информационного обеспечения управления ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ОК 011-93 являются: § учредительные документы; §  внутренние документы, регламентирующие деятельность администрации; §  протоколы органов управления и контроля; §  отчеты администрации; §  отчеты подразделений администрации о своей деятельности; §  бюджетная отчетность; §  публичная отчетность; §  заключения ревизионной комиссии по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности; §  публикации в печатных изданиях, заявления СМИ; §  иные источники, содержащие информацию о деятельности администрации, которая может быть использована при осуществлении управления. 4. Субъекты информационного обеспечения управления 4.1   Субъектами информационного обеспечения муниципального управления являются: § подразделения и должностные лица администрации, участвующие в управлении; §  Представители администрации в различных оргнизациях; §  Муниципальные служащие; §  органы управления и контроля; §  подразделения и должностные лица исполнительного аппарата; 4.2   Подразделения и должностные лица исполнительного аппарата администрации участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии со своей компетенцией. 4.3    Представители администрации в организациях участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии с Порядком взаимодействия. 5 . Процессы информационного обеспечения управления администрации .1 Система информационного обеспечения управления администрации включает в себя следующие процессы, организуемые в администрации: § формирование базы по структуре собственности §  формирование базы данных нормативно-правовых документов и внутренних документов, регламентирующих деятельность ОМСУ; §  учет и анализ социально-экономической составляющей; §  сбор и анализ информации о местном сообществе; §  формирование баз данных. 6. Заключительные положения 6.1 Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения. 6.2 Информационные ресурсы администрации (информация, документы, материалы и др.), составляющие систему информационного обеспечения кооперативного управления, не подлежат раскрытию третьим лицам. Иной режим доступа к информационным ресурсам управления может быть установлен организационно-распорядительными документами администрации. .3 В процессе информационного обеспечения управленческой деятельности руководители подразделений осуществляют электронное взаимодействие по локальной вычислительной сети с целью координации потоков информации, эффективного управления и получения дополнительных информационных ресурсов. Данная разработка предназначена для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений. В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе). Матрицу рангов подвергают процедуре парных сравнений для того, чтобы установить в каждой паре наиболее важный ранг. Для облегчения этой процедуры составляют матрицу парных сравнений, в которой отражается число случаев, когда параметр i определяется как наиболее важный, чем параметр j. Установление степени согласованности мнений экспертов — следующий этап. Мерой согласованности является так называемый коэффициент согласия Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel. Для ускорения вычисления таблицу А преобразовываем в матрицу Б так, чтобы факторы были расположены в порядке убывания сумм по строке. После чего рассчитывается коэффициент согласия. Уровень значимости V коэффициента согласия по Х2 определяют как X2 = V * m * n ( n — 1) Затем определяют степени свободы v = n — 1 По которым из таблиц находят Х2набл для заданного уровня значимости (0,1 или 99%). На основе результатов матрицы А строим матрицу Р, показывающую процентное отношение случаев, когда фактор i оказывался более значимым, нежели фактор j, в общем числе полученных оценок. Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel .После получения обобщенной матрицы Р, элементы которой pij представляют относительное число предпочтений, полученных от всех экспертов, по каждому подходу перед каждым другим подходом, производим их шкалирование. Процедура построения шкальных оценок состоит в том, чтобы обратить наблюдаемые отношения pjj (матрица Р) в ожидаемые zij по уравнению нормированного отклонения, используя таблицу нормированного нормального распределения. Эти zij составляют матрицу основного преобразования Z. Далее проводится проверка на непротиворечивость. Рассчитываются три средних линейных отклонения и сравниваются с наибольшим по абсолютной величине расхождением между наблюдаемой и расчетной величиной ∆ij. Для запуска программы следует открыть файл электронной таблицы Excel «Эксперт». При запуске появится окно с предупреждением о наличии макросов в тексте программы (рис. 12). Рисунок 12. Запуск программы Рисунок 13. Исходная матрица Следует нажать среднюю кнопку «Не отключать макросы», иначе программа, написанная на языке Visual Basic for Applications не сможет работать. Затем появляется лист рабочей книги Excel с названием «Исходная матрица» (рис. 13). Здесь вводят исходную матрицу, количество экспертов и подходов. Далее нажмите кнопку «Матрица А». Рисунок 14. Матрица А На экране появится рассчитанная Матрица А: Число случаев, когда параметр i определяется как более важный, чем параметр j, а также некоторые данные для расчета коэффициента конкордации. (Рис. 14) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Р». На экране появится рассчитанная Матрица Р: доля случаев, когда параметр i определяется как более значимым, чем параметр j, рассчитанная на основе Матрице А. (Рис. 15) После получения обобщенной Матрице Р нажмите кнопку «Матрица Z». Выполняется программа по расчету Матрицы Z. Рисунок 15. Матрица основного преобразования На экране появится рассчитанная Матрица Z: основного преобразования (различий). (Рис. 16) Нажмите кнопку «Рассчитать показатели». Рисунок 16. Расчет показателей На экране появится страница «Последняя» (Рис. 17) с рассчитанными показателями нормированной относительной важности. Для проверки на непротиворечивость нажмите кнопку «Проверка». Рисунок 17. Показатели относительной важности На экране появится таблица «Проверка», среднее линейное отклонение и результаты о данных (Рис.18) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Б». На экране появляется Матрица Б: Преобразование факторов, а также рассчитанные данные для расчета коэффициента согласия и сам коэффициент согласия. (Рис. 19) Для расчета Х2табл нажмите кнопку «Расчет Х2». Выполняется программа по расчету Х2табл (рис. 20). По окончании работы следует закрыть программу без сохранения изменений. Рисунок 18. Результаты о данных Рисунок 19. Матрица Б Рисунок 20. Расчет коэффициентов согласия 3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий Наиболее объективная оценка предложений и рекомендаций достигается при условии всестороннего их рассмотрения с нескольких позиций: экономических и социальных; количественных и качественных; текущих и перспективных. В экономической теории эффективность (Эф) определяется как функция достигнутых результатов (Рд) и затраченных на это ресурсов (З). При этом с точки зрения математики ее можно рассматривать как вектор, который соответствует направлению осуществляемого изменения (положительное значение — улучшение, а отрицательное значение — ухудшение), а его значение — величине (размеру) полученного от него результата (эффекта). Эф = f (Рд, З) (7) Повышению эффективности информационного обеспечения принятия управленческих решений многоаспектно и представляет собой взаимосвязь нескольких эффектов — экономического, социального, организационного. Данные виды эффектов взаимно влияют друг на друга. Базовыми характеристиками является степень совпадения целей организации с целями информационного обеспечения принятия управленческих решений. Но поскольку конечную цель не описать одним показателем, необходима система показателей, отражающая различные стороны данной системы, измерение которых в ходе оценки должно быть осуществлено просто и удобно. Все перечисленное соответствует проведенной во второй главе интегральной оценки. В процессе оценивания до и после совершенствования получаем векторную разницу (Э =In — Iо), — которая и должна показать возможный эффект. Таблица 10 Бальная оценка ИО с учетом совершенствования ХарактеристикаОценка Состав и структура ИО 4 Использование технических и программных средств 4 Качество ИО 4 Организация 4 Контроль 5 In = (4+4+4+4+5)/5 = 4,2 Таким образом, получаем 4,2 балла, что соответствует 84%, явно прослеживается эффект: Э = 4,2 — 3, 2 = 1,0 балла Эффективность составит — 20%, при допущении статичности начальной оценки. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Информационное обеспечение управления — это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом. Независимо от технического оснащения систем управления и технологии управленческого процесса, информационное обеспечение свойственно любому управлению. Для решения тех или иных управленческих задач необходима соответствующая информация; получение ее составляет сущность информационного обеспечения. Правомерно говорить об информационном обеспечении определенных служб управления, объектов и субъектов управления. Информационное обеспечение, таким образом, не только предмет труда — информация, но и, прежде всего, деятельность. В настоящей работе под термином «информационное обеспечение управленческой деятельности» мы представляем, в первую очередь, область профессиональной деятельности, которая включает операции оформления, сбора, аналитико-синтетической переработки, поиска и распространения информации, с целью обеспечения релевантной информацией управляющих различного ранга для принятия управленческих решений. Категория информации получила широкое употребление в разных науках, поэтому её содержание исключительно емкое и неоднозначное. Сетования на то, что до сих пор не выработан единый взгляд на понятие информации, часто бытующие в литературе, спорны. На наш взгляд, такого единства не может быть, однако существенно важно применять аппарат исследования информации, адекватный ее определению. В кибернетике, или, пользуясь современной терминологией, в теории информатики, под информацией, как известно, понимается соотношение между совокупностью данных (сведения о чем или о ком-либо) и получателем (потребителем) этих данных. Здесь явное отличие информации от данных (сведений). Данные — это сообщения, находящиеся в распоряжении лица, которое принимает решения, однако до настоящего момента их важность в конкретной ситуации принятия решения еще не оценена. Информация представляет то, что заключает в себе какое-либо сообщение. Более правильно информацией надо считать только такие данные, на основании которых принимаются решения. Если данные используются для решения сразу, то они становятся информацией. Данные, которые непосредственно не используются в принятии решений, но накапливаются для возможного использования в конкретных ситуациях, которые можно предвидеть, называют потенциальной информацией. Данные, которые не используются, и их применение в дальнейшем не предусмотрено, являются избыточными данными — информационный «шум». Информация должна позволять вести экономический анализ социально — экономической деятельности и служит базой управленческих решений. Для ее получения требуются первичные аналитические данные, формируемые на основе различных исходных данных, аккумулируемых из разных источников. Для формирования первичных аналитических данных необходимы различные по содержанию исходные данные: учетные, плановые, нормативные и т.д. Принципиальная схема показывает путь трансформации исходных данных, собираемых из разных источников, в первичные аналитические данные, а затем — в аналитическую информацию. Потом формируются управленческие решения, содержащие аналитическую информацию, и осуществляется воздействие на производство путем их принятия. Проведенный анализ степень ответственности за принятие решений позволяет сделать следующие выводы: ·  высокий уровень централизации власти ·        отсутствие делегирования полномочий ·        предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам ·        номинальная ответственность руководителей отделов ·        жесткая структура исполнителей. Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние. К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением. Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и т.д. Виды, источники и получатели информации, поступающей в администрацию: От муниципальных служащих — поступает делопроизводителю и далее по назначению — руководителю: — служебные записки; —        докладные;          заявления;          обращения и т.п. От организаций и предприятий — поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений: — социальная — информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних); —        экономическая — информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;          юридическая, правовая — законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;          организационная;          справочная — реестры, справочники, перечни. Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники. В разрезе подразделений — базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д. Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений. Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант — Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации. В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации для принятия решений идут через финансово — экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем. Произведенная интегральная оценка информационного обеспечения принятия управленческих решений показывает низкий уровень данной подсистемы управления в администрации города Георгиевска. Цели совершенствования информационного обеспечения деятельности руководителя Администрации: ·информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений; ·информационное обеспечение функций подразделений местной власти; ·информационное обслуживание горожан. Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения деятельности руководителя: ·подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства; ·системный подход к процессам информатизации городского хозяйства; ·установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам; ·ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений; ·обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации; · правовая защищенность информационных продуктов. Основными компонентами предлагаемой системы: 1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений. 2.      База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота. .        База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы. .        База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона. .        Система экономического моделирования Economics для прогнозирования. Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой. В нашем случае предложены следующие минимально необходимые базы данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска. Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им. Все предложенные рекомендации закреплены локальным нормативно-правовым актом — положением об организации информационного обеспечения управления для администрации. Также разработана информационная система, предназначенная для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений. В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе). В работе проведена оценка эффективности предложенных мероприятий. Таким образом, поставленная цель достигнута. СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ Источники опубликованные 1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) // Российская газета (далее — РГ). 1993. 25 декабря. 2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) с изменениями от 26 января, 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; СЗ РФ. 1996. N 5. Ст. 410; СЗ РФ 2001. N 49. ст. 4552. 3. Федерального закона «О сельскохозяйственной кооперации» № 193-ФЗ от 08.12.1995 г. с изменениями и дополнениями, внесенными федеральными законами от 07.03.1997 г. № 47-ФЗ, от 18.02.1999г. № 34-ФЗ, от 21.03.2002 г. № 31-ФЗ , от 11.06.2003 г. № 73-ФЗ и от 03.11.2006 г. №183-Ф3. 4. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24-Ф3 Неопубликованные 5. Устав «Сельскохозяйственного производственного кооператива сельскохозяйственная артель «Плодовое хозяйство Новозаведенское» от 01.08.1991. Литература 6.  Антопольский А.Б. Информационные ресурсы России: научно-метод. пособие.- М: Либерия, 2004. 7.  Божко В.П. Информационные технологии в статистике: Учебник. — М.: Финстатинформ, 2002. 8.  Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник.- М.: Высш шк, 2005. 9.  Вдовенко Л.А. Автоматизированные системы управления производством /Под ред. Г.А. Титоренко. — М.: Экономическое образование, 1992. 10.Вендров A.M. CASE-технология. Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1998. 11.Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2000. 12.Веснин В.Р. Менеджмент персонала. — М.; Элит-2000,2003. 13.Вудкок Д. Современные информационные технологии совместной работы. — М.: Microsoft Press, 1999. 14.Голенищев Э.П., Клименко И.В. Информационное обеспечение систем управления.- Ростов Н/Д: Феникс,2003. 15.Головко Б.Н. Информационный менеджмент массовой коммуникации: уч.пос.- М.: Академический Проект,2005. 16.Гуров В.В. Интернет для бизнеса. — М.: Электроинформ, 1997. 17.Деловые издания. Информационный менеджмент массовой коммуникации.- СПб: Издательство Михайлова, 2005 18.Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник./ Под ред. Т.Р. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. 19.Избачков Ю.С. Информационные системы:учебник.-СПб:Питер,2005. 20.Информатика, базовый курс/ под ред. С.В. Симоновича.- СПб: Питер, 2004. 21.Информационные технологии управления: Учебник/ под ред. Г.А. Титаренко. — М: ЮНИТИ, 2002. 22.Информационные технологии в маркетинге: Учебник для вузов / Подред. Г.А.Титоренко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 23.Каляное Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства.: — М.: СИНТЕГ, 1997. 24.Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса: — М.: Финансы и статистика, 1997. 25.Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. — М.: Изд. РАГС, 1996. 26.Компьютер для менеджера. /Под ред. В.Б. Комягина. — М.: ТРИУМФ, 1998. 27.Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. — М.: Финансы и статистика, 1998. 28.Короткое Э.М. Исследование систем управления. Учебник для вузов — М.: Изд-во «ДеКа», 2000. 29.Кацев И.Г. История российского телевидения (1907-2000): курс лекций. М: РГГУ, 2004. 30.Коряковцева Н.А. Техники информационно-библиотечной работы: Учебно-практ. пособие.- М.: Либерия, 2004. 31.Костров А.В. Уроки информационного менеджмента: Практикум.- М.: Финансы и статистика, 2005 32.Костров А.В. Основы информационного менеджмента:уч.пос.- .- М.: Финансы и статистика, 2004 33.Кузнецова Т.В. Введение в специальность: учеб. пособие.- М: РГГУ, 2003. 34.Курс предпринимательства. Учебник /Под ред. В.Я. Горфинкеля и В.А. Швандара — М.: Финансы, ЮНИТИ 1997. 35.Крупник А. Как найти информацию и установить контакты в Internet. — М.: МАРТ, 1999. 36.Ларичев О.И., Мошкович Е.М. Качественные методы принятия решений. — М.: Наука, 1996. 37.Леонтьев Б. Все лучшие русскоязычные ресурсы Internet. — М.: ПК ПЛЮС, 1999. 38.Мельников В. Защита информации в компьютерных системах. — М.: Финансы и статистика, Электронинформ, 1997. 39.Менеджмент: Учебник / Под ред. М.М. Максимцова и А.В. Игнатьевой. М: Банки и биржи, ЮНИТИ 1998. 40.Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. М.- Финансы и статистика, 1999. 41.Одинцов Б.Е. Проектирование экономических экспертных систем. М: ЮНИТИ, 1996. 42.Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. — М.: Финансы и статистика, 1997. 43.Острейковский В.А. Информатика. — М.: Высшая школа, 1999. 44.Петров А.В., Тихомиров М.М., Федулов Ю.Г. Применение ситуационных центров в региональном управлении. — М.: Изд-во РАГС, 1999. 45.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пособие. М: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. 46.Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в экономике. — М.: ЮНИТИ, 2000. 47.Романенко А.Г., Самойлюк О.Ф. Информационно-поисковые системы: уч. пособие /РГГУ.-М.: РГГУ,1997. 48.Рысков О.И. Требования к управленческому документу: по зарубежным нормативам // Секретарское дело.-2005.-№10.-с.53-60. 49.Рысков О.И. Вопросы управления документами в законодательстве США// Секретарское дело.-2005.-№6.-с.38-42. 50.Рысков О.И Управление документацией в Австралии // Секретарское дело.-2004.-№10.-с.44-49. 51.Саати Т. Принятие решений. — М.: Радио и связь, 1993. 52.Савина И.А. Библиографическое описание документа: семиотический подход: Учебно-метод. пособие.- М.: Либерия, 2004. 53.Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов/Под ред. И.Т. Трубилина. М.: Финансы и статистика, 1999. 54.Сиголов А. Желтые страницы Internet (русские ресурсы). — Питер, Спб., 1999. 55.Смирнова Т.Н., Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Под ред. Ю.Ф. Тельнова М.: Финансы и статистика, 2001. 56.Степанова Е.Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ: ИНФА: М,2004.с-154. 57.Трахтенгерц Э.А. Компьютерная поддержка принятия решений. — М: СИНТЕГ, 1998. 58.Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.-608с. 59.Экономическая информатика /Под ред. В.П. Косарева, Л.В. Еремина — М.: Финансы и статистика, 2001. 3. Ресурсы www.global-one.com <http://www.global-one.com> 1. www.aavasilev.narod.ru Похожие работы на — Информационное обеспечение деятельности руководителя

Основные
вопросы по теме:

1. Информация и ее
   восприятие

2. Понятие информационной
   системы и технологии

3. Аппаратные средства

1. Информация и ее восприятие

Поведение
человека обусловлено определенной
полученной, усво­енной и обработанной
им информацией. Под
информацией
понимается совокупность сведений и
сигналов о процессах и явлениях,
протекаю­щих
во внешнем окружении и самом организме
человека.

Управленческая
информация — это совокупность сведений
о состоянии
и процессах, протекающих внутри и во
вне организа­ции.

Управленческую
информацию классифицируют по следующим
признакам:

— по
содержанию — кадровая, техническая,
финансово-экономиче­ская,
правовая, общественно-политическая,
природоохранная и др.;

— по
назначению — для руководителей и
исполнителей, для однора­зовых
действий и повседневного руководства,
для внешнего или внут­реннего
пользования;

— по
степени конфиденциальности — для общего
пользования, слу­жебного
пользования, секретная, сверхсекретная
особой важности, подлежащая
разглашению через установленный срок;

— по
степени достоверности — достоверная
и проверенная, подлежа­щая
дополнительной проверке, сомнительная,
базирующаяся на до­мыслах
и слухах;

— по
степени готовности для пользования ею
— первичная несисте­матизированная
и необработанная, промежуточная,
прошедшая пред­варительную обработку,
и конечная, готовая для анализа и принятия
решения
по ней;

—
по объему, источникам, срокам сбора и
доставки, способам получе­ния
и распространения и другим признакам.

Источниками
управленческой информации могут
быть: выше­стоящее
руководство, подчиненные им руководители
и органы управ­ления, средства массовой
информации, информационные системы,
пе­риодическая печать, образцы техники,
техническая документация, справочники,
бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы,
показа­ния
приборов и др.

Значительную часть
времени менеджеры уделяют работе с
такими
источниками
информации, как: бухгалтерские отчеты,
акты о ревизиях и
проверках, итоги аудита, финансовые
документы, сведения о движе­нии
кадров, поставках, объему производства
и сбыту.

Особо
следует остановиться на устной
информации.
Для
получе­ния
оперативной информации руководители
часто применяют практи­ку
устных докладов. Восприятие устной
информации здесь носит двусторонний
характер.

Психологи указывают,
что человек воспринимает не всю
посту­пающую
к нему информацию. Это зависит от
множества причин субъ­ективного
характера: личности передающего
информацию и личности ее
воспринимающего; от физиологических
возможностей органов чувств
обоих; склада и черт их характеров;
способностей улавливать в потоке устной
информации «тонкости»; умения верно
определять зна­чение невербальной
информации; концентрации внимания на
обсуж­даемом
вопросе; степени доверия участников
обмена информацией друг
к другу и ряда других причин.

Слушая
человека, следует внимательно наблюдать
за его поведени­ем
— жестами, мимикой, позой, взглядом, его
одеждой и обувью, ма­нерами
и другими формами внешнего выражения
индивидуальности.

В
процессе восприятия устной информации
(и не только устной) имеет
значение внешнее окружение и ситуация.
Важное значение имеет
место, где встречаются обменивающиеся
информацией, характер самой
информации, кто инициатор встречи или
от чьего имени осуще­ствляется
встреча по обмену информацией, присутствие
других людей, шум,
музыка и все, что может отвлекать внимание
передающего и принимающего информацию.
Восприятие информации зависит и от
времени,
отведенного или имеющегося в распоряжении
участников об­мена
информацией.

Восприятие
человеком информации складывается
из двух взаимо­связанных
процессов — отбора и систематизации
полученных сведений.

В процессе
отбора
информации
происходит
«отсеивание» не тре­бующей
внимания и ненужной информации. Здесь
важным является опыт
человека, знание проблем, по которым
поступила информация, его
психологическое состояние, настроение,
здоровье, отношение к происходящему и
др. По этим причинам может быть и потеря
инфор­мации.

В
процессе систематизации
информации
человек
«обрабатывает» воспринятое. Это
быстротекущая, многогранная и сложная
работа его головного мозга. Человек
логически обрабатывает информацию,
ис­пользуя при этом свои чувства,
убеждения, предпочтения, эмоции
(по­ложительные
и отрицательные). Менеджер должен знать,
что люди быстрее
воспринимают информацию в спокойной
непринужденной об­становке,
а способ передачи и получения информации
им знаком. Вос­приятие устной информации
нельзя отделить от личности человека,
передающего информацию, уважаемый он
или нет, подчиненный или начальник,
пожилой или молодой, мужчина или женщина.
Все это имеет
немалое значение.

Кроме
официальных устных докладов, менеджеры
могут получать и
воспринимать информацию в ходе деловых
бесед: при приеме со­трудника на работу
или его увольнении, в ходе встреч с
партнерами и клиентами,
консультаций или общения с сотрудниками.

В
практической работе менеджеры часто
сталкиваются и с таким явлением,
как слухи и дезинформация.

Слухи
возникают
и распространяются весьма быстро
вследствие не­достатка или
несвоевременности получения официальной
информации. Таким
образом, люди стремятся объяснить себе
и окружающим сло­жившуюся
ситуацию, высказывают догадки и выдвигают
версии. За­тем
они, как снежный ком, обрастают
несуществующими подробно­стями,
сообщаются «по секрету» от одного
человека к другому, а ино­гда возбуждают
целые коллективы, сеют беспорядки и
недовольство. Чтобы пресечь слухи,
руководители должны выступать с
разъяснения­ми,
информировать работников о действительном
состоянии дел, опро­вергать
досужие домыслы.

Вероятность
оправдания слухов зависит от их
содержания, уровня интуиции их
распространителей, а главным образом
от степени осве­домленности людей. В
зависимости от достоверности слухи
могут оп­равдываться с достаточно
высокой вероятностью, иногда достигающей
90
%.

Дезинформация
возникает,
как правило, сознательно и целенаправ­ленно.
Ею пользуются в конкурентной борьбе
для того, чтобы скрыть настоящее положение
дел на предприятии, для приукрашивания
непо­пулярных мер и введения в
заблуждение общественности. Дезинфор­мация
может побудить руководителей к действиям,
выгодным фир­ме-конкуренту и нанести
экономический и моральный урон. Поэтому,
получив
информацию из источников, не вызывающих
доверия, важно ее
проверить.

К
дезинформации прибегают обычно
недобросовестные сотрудни­ки,
которые стремятся к моральному разложению
коллектива, паде­нию
дисциплины и порядка на предприятии.
Бороться с дезинформа­цией можно
только разъяснительной работой и
устранением источни­ка, порождающего
ее. Работники, довольные своей работой
и поло­жением
дел на предприятии, не поддаются на
слухи, домыслы и де­зинформации.