Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами.
На курсе повышения квалификации
«Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера» мы даем самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора, определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.
Супер-акция до 13 августа: обучение с удостоврением ФИС ФРДО за 4990 руб. Успейте записаться со скидкой
Доверенности прочно вошли в деловую жизнь и без них сложно представить деятельность физических и юридических лиц. Даже простым гражданам требуются доверенности, чтобы отстоять свои интересы в суде через квалифицированного юриста или подать документы в госорганы. В деятельности же юрлиц доверенности требуются постоянно. В статье мы расскажем о видах доверенностей и требованиями к ним.
Какие виды доверенностей бывают
Сразу нужно оговориться, что гражданское законодательство никак не разделяет доверенности на виды, лишь устанавливает возможность указать в доверенности спектр полномочий представителя.
Однако юристы выделяют несколько видов доверенности, исходя из практики.
Генеральная доверенность
Она дает представителю максимальный пакет полномочий без привязки к определенному заданию. У поверенного появляется почти полная свобода действий.
Такой документ может подписать только руководитель юридического лица-доверителя, а на бланке документа обязательно ставится печать организации (при наличии). Также такую доверенность может заверить нотариус, однако понятия «генеральная доверенность» в Законе вы не найдете. Ранее термин «генеральная доверенность» можно было найти в Методических рекомендациях по удостоверению доверенностей Нотариальной палаты, но данные рекомендации были упразднены в 2015 г. В современных нормативных актах нотариата гендоверенность не встречается. Что не отменяет распространенность данного вида доверенность на практике.
Гендоверенность обычно содержит текст со следующим содержанием:
«доверяю (поверенному) управлять и распоряжаться всем моим имуществом, в чем бы оно ни заключалось и где бы ни находилось, а также заключать все разрешенные законом сделки по управлению и распоряжению имуществом; принимать наследство или отказываться от него; получать причитающееся мне имущество, деньги (вклады), ценные бумаги, а также документы от всех лиц, учреждений, предприятий, организаций, в том числе из отделений банков Российской Федерации, отделений связи и телеграфа по всем основаниям; распоряжаться счетами в банках Российской Федерации; получать почтовую, телеграфную и другую всякого рода корреспонденцию, в том числе денежную и посылочную; вести от моего имени дела во всех государственных учреждениях, кооперативных и общественных организациях, а также вести мои дела во всех судебных учреждениях».
Как можно заметить, генеральная доверенность дает представителю практически неограниченные правомочия. Такую доверенность нужно составлять только тогда, когда есть неотвратимая необходимость наделить одного человека полномочиями по совершению всех сделок и представлению интересов юрлица во всех госорганах и негосударственных организациях. Существует риск, что представитель будет использовать неограниченную доверенность против интересов доверителя, а сделки совершенные представителем по доверенности могут быть оспорены в суде. Если поверенному не нужно передавать все полномочия, то лучше выписать специальную или разовую доверенность.
Специальная доверенность
Она дает право представителю многократно совершать определенные однотипные действия. Такую доверенность чаще всего выписывают работникам на время выполнения ими своей трудовой функции, которая связана с представлением интересов организации в конкретных аспектах. Например, продавцу, может быть доверено право заключать сделки, а юристу представлять интересы организации во всех судах и контролирующих органов.
Пример формулировки в специальной доверенности для юриста компании:
«Общество с ограниченной ответственностью „Тест“, уполномочивает (данные поверенного) представительствовать от имени ООО „Тест“ во всех судах Российской Федерации, в том числе в арбитражных, федеральных судах общей юрисдикции и у мировых судей, совершать все процессуальные действия, предусмотренные действующим законодательством…; получать любую документацию с правом подписи всех необходимых документов и совершения всех действий, необходимых для осуществления полномочий, предусмотренных настоящей доверенностью».
Специальная доверенность может оформляться как на короткий срок, так и на несколько лет.
Разовая доверенность
Такая доверенность составляется, когда от поверенного требуется совершить всего одно действие в ближайшее время. Сроки действия у таких доверенностей обычно составляют не более месяца, чтобы работник вовремя выполнил поручение и не использовал доверенность не по назначению. Разовая доверенность может потребоваться, если нужно направить сотрудника на разовое, не свойственное ему, поручение.
Например, компания может попросить практиканта забрать с почта письмо, выдав ему разовую доверенность с указанием конкретного почтового отделения и почтового отправления. Когда у практиканта закончится период практики, доверенность уже действовать не будет.
Общая доверенность на представление интересов юридического лица
Если требуется составить общую доверенность на представление интересов юридического лица, то такая доверенность будет генеральной.
Ст. 185 ГК РФ предусматривает, что доверенность от юрлица должна быть подписана лицом, которое действует согласно учредительным документам без доверенности. В ООО это, как правило, генеральный директор. Если в учредительных документах упомянуто несколько лиц, которые совместно наделены полномочиями, то все они должны подписать гендоверенность (п. 5.4 письма ФНП от 22.07.2016 N 2668/03-16-3 «О Методических рекомендациях по удостоверению доверенностей»).
По общей доверенности передается максимально широкий полномочий действий от имени организации:
-
совершение всех сделок и банковских операций;
-
представительство во всех государственных органах и судах;
-
подписание всех документов юрлица;
-
любые другие действия, необходимые для деятельности организации.
Однако не все так просто. Передача всего объема полномочий (как это предполагает генеральная доверенность), исполнение которых в соответствии с законодательством и учредительными документами отнесено к компетенции единоличного (коллегиального) исполнительного органа юридического лица, на основании генеральной доверенности другому лицу не разрешено Законом.
В противном случае исполнять функции единоличного (коллегиального) исполнительного органа будет лицо, не избранное (назначенное) в соответствии с требованиями действующего законодательства и сведения о котором отсутствуют в Едином государственном реестре юридических лиц, то есть на практике произойдет образование еще одного исполнительного органа.
Передача полномочий единоличного исполнительного органа может быть осуществлена только на определенное время в случае временной невозможности исполнения этим лицом своих обязанностей (отпуск, болезнь, командировка). В этом случае издается приказ о временном исполнении обязанностей и выдается доверенность, в которой очерчен круг полномочий исполняющего обязанности лица.
Как оформить доверенность на представление интересов
В большинстве случаев нотариальное оформление доверенности от имени юрлица не требуется. Но доверенность будет считаться действительной только при наличии лишь следующих данных:
-
дата оформления (причем срок действия может быть не указан);
-
реквизиты организации и сведения о руководителе;
-
перечень полномочий представителя (максимально подробно);
-
паспортная информация поверенного;
-
собственноручная подпись руководителя доверителя.
Однако для сделки с долями в ООО и с недвижимостью потребуется нотариальная доверенность (ст. 185.1 ГК РФ).
На какой срок можно выдать доверенность
Если в самой доверенности стороны забыли или не стали указывать срок действия, то она действует в течение 12 месяцев. Но будьте внимательны. Если доверенности не указать дату ее оформления, то она признаются ничтожной согласно ГК (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
ГК предусматривает предельные возможные сроки для доверенностей, выдаваемых в рамках передоверия. По передоверенным полномочия срок не может превышать срок действий первоначальной основной доверенности (п. 4 ст. 187 ГК РФ).
Что касается всех остальных доверенностей, то гражданское законодательство не ограничивает максимальный срок, на который может быть создана доверенность. Это означает, что срок доверенность может быть любым независимо от вида доверенности: генеральная, специальная или разовая. Рекомендуем однако учитывать сложность поручения и уровень доверия к представителю при указании сроков. Слишком длительные полномочия могут быть использованы поверенным во вред компании.
Доверенность на представление интересов организации (от ООО или иной компании): юридические аспекты
Согласно положениям статьи 40 закона «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ директор является единственным лицом, которое вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (доверенностей, договоров поручения и т. д.) на законных основаниях представлять интересы компании (подписывать приказы, договоры и иные документы) в отношениях с третьими лицами.
Однако одно лицо фактически не может охватить все аспекты деятельности организации, в связи с этим ему требуется передать все либо часть своих полномочий другим субъектам. Для компании это либо ее работники, либо другие организации, осуществляющие определенные виды деятельности (адвокатские бюро, риэлтерские компании, участники рынка ценных бумаг и т. д.).
Наиболее распространенным способом передачи правомочий другому субъекту является выдача письменного уполномочия (доверенности) по правилам статьи 185 ГК РФ.
Кому можно выдать доверенность на представление интересов юридических лиц, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Передача полномочий согласно пункту 4 статьи 185 ГК РФ возможна также и на основании совершения двусторонней сделки. Например, в рамках договора поручения. При этом договор поручения будет выступать в роли «доверенности», а следовательно, должен также соответствовать требованиям, которые предъявляются к этому документу.
Отметим, что принципиальное различие между выдачей доверенности и заключением договора состоит в том, что выдача доверенности — это односторонняя сделка, а договор заключается между двумя сторонами.
Удостоверение доверенности
Обязательным требованием, которое предъявляется к доверенности, выдаваемой организацией, является ее удостоверение (подписание) руководителем (именно он, согласно статье 40 ФЗ № 14, уполномочен на ее оформление). При этом виза нотариуса, согласно пункту 4 статьи 185.1 ГК РФ, на такой доверенности не нужна даже в том случае, если передаваемые полномочия в будущем потребуются для совершения нотариальных сделок либо государственной регистрации прав на имущество.
Действие доверенности
В соответствии с требованиями статьи 186 ГК РФ доверенность является легальной в течение того срока, который в ней обозначен. Следует помнить, что в нормах ГК РФ прямо не указан предельно возможный срок, на который данный документ может быть оформлен. Однако нотариальная практика идет по пути его ограничения тремя годами.
При этом указание начального срока (даты выдачи) в документе является обязательным. В противном случае доверенность ничтожна. В свою очередь, организация может не указывать срок действия доверенности и последний день ее легальности. В этой ситуации, согласно пункту 1 статьи 186 ГК РФ, предполагается, что данный документ действителен в течение одного года.
Практикам важно помнить, что действие доверенности может быть прекращено и до окончания срока, указанного в ней. Прекращение доверенности ООО на представление интересов происходит при наступлении обстоятельств, которые перечислены в статье 188 ГК РФ. Применительно к организации это:
- отмена доверенности самой организацией (выполняется в той же форме, что и сама доверенность);
- отказ лица, являющегося представителем, от представления интересов компании;
- ликвидация (реорганизация) или банкротство компании, чьи интересы представляются.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили доверенность от имени юрлица. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Виды доверенностей. Генеральная (общая на все полномочия) и разовая доверенности. Передоверие
В юридической практике доверенности принято делить на три вида:
- генеральные доверенности на представление интересов юридического лица;
- специальные;
- разовые.
Генеральная доверенность — это общая доверенность на представление интересов юридического лица, предполагающая передачу всех имеющихся у организации прав. Соответственно, представляющий интересы по такой доверенности может совершать любые действия в отношениях с третьими лицами, которые вправе совершать сама организация, например: заключать разнообразные сделки, защищать позицию компании на переговорах, в судах, налоговой инспекции и в других государственных и муниципальных органах.
Специальная доверенность, в отличие от общей доверенности от организации на представление интересов, предполагает возложение на представителя лишь отдельных полномочий в течение определенного срока. Например, только на защиту интересов в налоговой инспекции или суде.
Разовая же доверенность дает доверителю право совершить единичное юридически значимое действие. Например, получить для организации конкретную посылку или корреспонденцию.
Особенности специальной доверенности
Нормы ГК РФ содержат лишь указание на общие требования, которым должна соответствовать доверенность. При этом законодательством не утверждены какие-либо унифицированные формы таких документов, например форма генеральной доверенности от ООО на все полномочия. Однако из данного правила могут быть исключения, в частности, доверенность на получение материальных ценностей, которая выдается организацией работникам по форме М-2. Данный бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении…» от 30.10.1997 № 71а. Его применение на сегодняшний день не является обязательным.
Передоверие
Особое внимание следует уделить вопросу о разрешении представителю передать все или часть приобретенных полномочий третьим лицам. Как правило, доверенность, выдаваемая организацией, содержит запрет на подобные действия. Тем не менее представителю (особенно если это юридическое лицо) зачастую может потребоваться передача части полномочий конкретному гражданину (работнику) или соответствующему специалисту. В связи с чем в таких случаях разумно указывать ограничение на передоверие, но не его полный запрет.
Также следует помнить, что выдача доверенности не лишает организацию права осуществлять те действия, которые обозначены в ней. Соответственно, организация вправе выдать несколько доверенностей, в том числе и одинаковых по объему полномочий. В этом случае будет действовать правило статьи 185 ГК РФ о том, что каждый представитель вправе представлять интересы организации самостоятельно.
При необходимости в целях защиты интересов организации в доверенностях нескольким лицам может быть указано, что все полномочия представители вправе совершать только совместно.
Образец доверенности на представление интересов юридического лица
При составлении генеральной доверенности от ООО на все полномочия либо отдельные из них практики руководствуются общепринятыми правилами законодательной техники. Документ выполняется на стандартном листе формата А4 (это может быть как фирменный бланк, так и обычный лист). Особых требований к написанию текста нет, поэтому его обычно выполняют в машинописном варианте.
Что же касается содержания, то в нем необходимо указать:
- Наименование документа, место и дату выдачи доверенности (прописью).
- Реквизиты компании, выдавшей документ (ИНН, ОГРН, наименование, адрес, а также данные руководителя, который уполномочен выдавать доверенности на представление интересов юридического лица).
- Данные представителя (работника или другой компании). Для представителя гражданина указываются инициалы, адрес и данные паспорта. Если представитель — организация, то ее реквизиты (ИНН, ОГРН, наименование, юридический адрес).
- Указание на передачу полномочий представителю, а также их объем. Необходимо отметить, что в нотариальной практике принято при выдаче генеральной доверенности скрупулезно перечислять все значимые полномочия, которыми наделяется представитель.
- Срок действия документа.
- Указание на возможность передоверия (либо его запрет).
- Подпись представителя, заверенную подписью руководителя.
- Подпись и печать директора компании.
В качестве примера можно использовать следующий образец доверенности от компании:
Скачать образец
Итоги
Подводя итог, отметим, что техническое оформление доверенности не должно вызывать проблем ввиду отсутствия четких требований к нему. Тем не менее, определяя конкретного представителя и прописывая его полномочия, компаниям следует быть очень внимательными и аккуратными в данных вопросах.
Не всякая доверенность требует нотариального заверения. Но для финансовых и правовых манипуляций обращаться к юристу придется.
Если нет возможности самому получить посылку, деньги, продать квартиру, забрать машину со штрафстоянки или присутствовать в суде, можно оформить доверенность и передать другому лицу право совершать эти и другие действия. Но доверенность должна быть составлена по определенным правилам, о которых мы расскажем в этой статье.
Что такое доверенность
Доверенность – документ, который подтверждает право одного лица совершать действия от лица другого. Основные понятия и порядок оформления доверенности содержатся в гл. 10 ГК РФ. Важно помнить, что доверенность – это всегда письменное уполномочие, которое выдается непосредственно тем человеком, от лица которого будут совершаться действия или запрашиваться информация. Доверитель и представитель (тот, кто будет доверенностью пользоваться) должны быть совершеннолетними и дееспособными. За несовершеннолетних и недееспособных граждан доверенность может выдать тот, кто отвечает за них и представляет их интересы. Лучше изучить порядок оформления и регистрации доверенностей перед тем, как собственно приступать к ее составлению.
Все ли виды доверенности нужно заверять
Заверять нужно определенные типы доверенностей, и не только у юриста.
- Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть удостоверена нотариально.
- Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.
- Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. По требованию юридического лица доверенность может быть заверена у нотариуса.
К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:
- доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях;
- доверенности военнослужащих;
- доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы;
- доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, проживающих в стационарных организациях социального обслуживания.
Но во всех вышеперечисленных случаях доверенность должна быть подписана руководителем либо лица, выдающего эту доверенность, либо заведения, в котором выдающий доверенность находится.
Некоторые типы доверенностей (обычно для «простых» ситуаций) могут быть написаны в свободной форме от руки или на компьютере и использоваться без заверения нотариуса. Так, например, можно поручить получение справки, документа или подачу заявления о назначении пенсии. Управление автомобилем тоже можно доверить другому человеку без визита к нотариусу. Главное – указать в самой доверенности, на какие именно действия она выдается.
Какого типа доверенности бывают?
Доверенность может давать разные по объему и характеру полномочия. Она бывает:
- Разовая – на совершение одного конкретного действия, которое в этой доверенности указывается (заключение одной сделки, снятие денег со счета, предоставление документов в конкретном случае, и так далее).
- Специальная – дает право на совершение многократных, но однотипных действий (например, получение денежных средств или медицинской информации, допустим, результатов анализов).
- Общая – дает право распоряжаться и управлять имуществом гражданина, совершать от его лица различные юридические, медицинские и иные действия. Позволяет многократно совершать разнородные действия от лица того, кто эту доверенность выдал.
Что касается срока действия доверенности, он либо указывается в ней (и может быть любым), либо по умолчанию устанавливается в один год с даты подписания доверенности.
Как правильно составить доверенность: общие правила
Как мы уже упоминали, доверенность составляется в письменной форме. Существуют правила оформления доверенности, пусть и не очень строгие. В ней должны быть указаны следующие сведения:
- Сведения о доверителе и составителе: ФИО, дата рождения, адрес регистрации, паспортные данные.
- Полномочия, которые даются представителю, то есть указание, перечисление тех действий, которые представитель может совершать от лица, выдавшего доверенность.
- Дата составления и подпись доверителя.
Желательно также указать:
- Срок действия доверенности, если не устраивает «стандартный» в один год.
- Передоверие, если может смениться представитель.
- Образец подписи представителя, чтобы можно было сличить при предъявлении доверенности.
Какие документы нужны для оформления доверенности? Документ, удостоверяющий личность того, кто передает права, и того, кто будет от его лица совершать определенные действия.
Образец написания доверенности можно найти в интернете, также допустимо составлять ее в свободной форме (особенно для простых действий, когда не требуется нотариальное заверение).
Самые распространенные типы доверенностей
Приводим далеко не полный список, так как случаев, когда может потребоваться доверенность, гораздо больше:
- На получение посылки (в общем случае отдают только лично в руки, нотариально заверенная доверенность передает право получения корреспонденции другому лицу).
- На продажу квартиры (обязательно нотариальное заверение).
- В банк (на действия со счетом, открытым на имя того, кто доверенность выдает; может быть заверена нотариусом, администрацией заведения, в котором выдающий доверенность учится или работает, администрацией лечебного заведения).
- На автомобиль (например, для получения транспорта со штрафстоянки; заверять доверенность не нужно, можно написать от руки или распечатать один из стандартных бланков из интернета; не забудьте указать все данные автомобиля).
- Судебная (как правило, заверяется нотариально; иногда суды принимают заверенные руководством организации, где доверяющий учится, работает, также это может сделать ТСЖ, командир воинской части и ряд других лиц).
- Медицинская доверенность (на получение информации о здоровье, сдачу анализов или получение их результатов, может быть подписана самим лицом или главной учреждения, в котором оно находится на лечении).
Перед тем, как оформить доверенность у нотариуса, убедитесь, что это действительно необходимо.
Можно ли проверить доверенность?
Если она нотариально заверена, то можно проверить через специальный нотариальный сервис. При помощи реквизитов можно проверить ее срок действия и подлинность. Это важно в ситуациях, так или иначе касающихся финансовых вопросов.
Право первой подписи: что это такое и как его передать
Чтобы руководитель не тратил время на подписание каждого документа компании, он делегирует свое право подписи. Так можно позволить другим людям заверять финансовые, кадровые и другие документы
Михаил Кратов
Эксперт по праву
Поделиться
Чтобы руководитель не тратил время на подписание каждого документа компании, он делегирует свое право подписи. Так можно позволить другим людям заверять финансовые, кадровые и другие документы
Михаил Кратов
Эксперт по праву
Поделиться
По умолчанию право первой подписи есть только у генерального директора — он выступает от лица компании и заверяет все документы. Когда бумаг становится слишком много, право подписи некоторых документов передают сотрудникам.
Право первой подписи, или подписи директора, — это полномочие удостоверять все документы, которые возникают в процессе работы бизнеса, — кадровые, финансовые, гражданско-правовые, локальные нормативные акты и другие.
Это право появляется у руководителя компании после ее создания: он единственный, кто может подписывать документы от лица компании без специального приказа или доверенности.
В корпорациях — компаниях, где высший орган состоит из собрания участников, — может быть несколько руководителей, если это закреплено в уставе организации. Тогда право первой подписи есть у всех директоров и их подписи имеют одинаковую силу.
Руководители могут делегировать свое право подписи на документах другим работникам или третьим лицам. Это полезно, чтобы работа компании не останавливалась, когда директор не может подписать документ:
- во время болезни, отпуска или командировки;
- из-за круглосуточной или ежедневной работы компании;
- потому что документов стало очень много.
Право подписывать внутренние документы можно передать приказом, а для остальных нужна доверенность. С правом подписи поверенный не получает всех полномочий руководителя. В приказах и доверенностях указывают перечень документов, в которых человек сможет расписываться вместо директора. Например, руководителю отдела кадров можно позволить принимать сотрудников на работу без согласования с гендиректором.
Главному бухгалтеру обычно дают право подписывать платежные поручения, финансовые документы, бухгалтерскую, налоговую отчетность, подавать запросы и пояснения в налоговую без согласования с руководителем, чтобы директор компании не подписывал каждый документ. То есть в этих документах главбух выступает от лица организации, тогда как по умолчанию это может делать только директор.
Передавать право подписи не обязательно. Например, ИП с небольшим бизнесом может самостоятельно подписывать все необходимые документы, даже если у него есть бухгалтер.
Вторая подпись ставится после первой в документах, где это необходимо. В них первой подписью считают подпись директора компании, второй — главного бухгалтера.
Есть установленные формы, которые менять нельзя, например счета-фактуры, платежного поручения, приходного и расходного кассовых ордеров. Формы других документов организация устанавливает сама. Если в установленной форме нужны первая и вторая подпись, то нужно ставить обе. Если организация использует форму с одной — первой подписью, то вторая не нужна. Например, это касается первичных документов — накладных, актов выполненных работ.
Есть исключение: в счетах-фактурах, которые подтверждают сумму НДС, предъявленную продавцом покупателю, должно быть две подписи, это указано в налоговом кодексе. Если директор сам ведет бухучет, то он должен расписаться дважды.
Само понятие «право первой и второй подписи» не упоминается в гражданском, налоговом, бухгалтерском и трудовом законодательстве. Есть только подпись директора, которой можно заверить что угодно. Руководитель может делегировать сотрудникам или сторонним людям и компаниям право подписывать за него некоторые документы.
Передать право подписи можно либо штатному сотруднику, либо стороннему лицу, с которым заключен договор на оказание возмездных услуг или иное соглашение.
В компаниях, чтобы передать сотруднику право подписи, нужно издать приказ. ИП передают право подписи только по доверенности — о ней расскажем в следующем разделе.
Приказ позволяет сотруднику подписывать только внутренние документы и счета-фактуры. Если нужно больше полномочий, тоже нужна доверенность. Утвержденной формы у такого приказа нет, можно написать в произвольной. В документе должны быть:
- реквизиты компании;
- дата, номер приказа и цель издания — например, «для своевременного оформления бухгалтерской документации»;
- Ф. И. О. человека, которому передается право, и его должность;
- перечень передаваемых полномочий — нужно описать, какие виды документов поверенный сможет подписывать без заверения директора. Если хотите передать право второй подписи в его классическом понимании — вторая подпись в документе после отметки директора, — это тоже нужно указать;
- дата и срок делегирования — срок может быть любым: день, год или неограниченный;
- подпись директора или другого лица, уполномоченного действовать от его имени: если руководитель компании до этого передал исполнительному директору полномочия передавать право подписи.
Формально передать право подписи можно любому сотруднику. Однако логичнее давать работнику право подписывать только те документы, которые касаются его служебных обязанностей. Например, если сотрудник не занимается распределением денег, формированием и направлением платежей, незачем давать ему право заверять финансовые документы.
Если руководитель хочет передать право подписи на документах, которые покидают пределы компании, нужно оформлять доверенность. Доверенностью делегируют полномочия сотрудникам, внештатным работникам или родственникам.
ИП всегда передает право подписи документов доверенностью: приказы издают только компании. Кроме того, ИП не может передать право подписи на первичных документах — накладных, актах выполненных работ или оказанных услуг и других.
Можно передать право подписи другой компании, которая, например, ведет бухгалтерию или принимает грузы от имени вашей организации. Тогда доверенность оформляется на руководителя компании-партнера.
Чтобы передать право подписи другой компании, между вами должен быть заключен договор с прописанными обязанностями сторон. Как вариант, это может быть договор об оказании услуг или агентский договор. Если он уже есть, новый заключать не нужно.
В дополнение к договору составляют доверенность на представление интересов. Особой формы такого документа тоже нет, его составляют по нормам гражданского законодательства. В доверенности должны быть:
- номер доверенности по внутреннему документообороту, место и дата подписания;
- реквизиты доверителя. Для ИП: имя предпринимателя, ОГРНИП, адрес регистрации. Для компаний: название, ОГРН, ИНН, КПП, адрес местонахождения;
- информация о доверителе — в компаниях обычно это директор. Нужно записать его должность, документ, на основании которого он может передавать право подписи, — устав, паспортные данные доверителя. ИП могут пропустить этот пункт;
- подробное описание полномочий, которые возлагает доверитель, — полный перечень документов, которые поверенный сможет подписывать;
- срок действия доверенности — если не указать конкретных сроков, доверенность будет действовать один год со дня подписания;
- информация, может ли поверенный передоверять свое право подписи;
- подписи поверенного и директора.
Если человек заверяет документ по доверенности, он должен указывать ее номер. Например, «Главный бухгалтер (по доверенности от 15.06.2021 № 15)». Это значит, что у главного бухгалтера есть право подписать этот документ, поскольку он получил его по доверенности № 15, — так можно проверить, действительно ли у него есть такое право и не закончился ли срок его действия.
Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» не подойдут, поскольку человек получил полноценное право, а не статус временно исполняющего обязанности.
Бухгалтер, который отправляет отчетность в налоговую, обычно работает по доверенности, ведь документы покидают пределы компании. Бумажную копию доверенности можно отнести лично в налоговую или отправить почтой ценным письмом с описью вложения. В электронном виде можно отправить через систему электронного документооборота. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.