Инструменты руководства компании

Для успешного выполнения любого дела требуются качественные инструменты и навыки. Художнику нужны хорошие краски, кисти и холст, чтобы воплотить свою идею. Чтобы построить крепкий дом строителю понадобятся не только материалы и инструменты, но и знания.

Также и управленец должен обладать не только знаниями в менеджменте, но и применять инструменты, которые помогают команде эффективно работать и развивать бизнес. В этой статье расскажем про 18 инструментов менеджмента.

Структура компании

Структура компании помогает увидеть, чем занимается каждый сотрудник. В результате все члены команды знают к кому из коллег нужно обращаться по любому вопросу, не отвлекая начальника. Это ускоряет выполнение работы, экономит время сотрудников и руководителя.

Чтобы добиться такого результата следует сделать схему, на которой отображаются не только все отделы фирмы, но и каждая должность с конкретными функциями.

О том, как построить структуру компании, рассказали в статье.

Разделение функций

Представьте себе ситуацию, когда в ресторане повар и картошку чистит, и посуду моет, и следит, чтобы соус не подгорел, и заказы у гостей принимает. Получится ли у такого повара хорошее блюдо? Конечно же нет. Потому что для достижения лучшего результата каждый должен заниматься своим делом.

Так и в бизнесе, чтобы улучшить результаты работы сотрудников и компании в целом, важно отследить, кто какие функции выполняет и снять с человека, те, которые не входят в его обязанности. Это называется — разделить функции. В таком случае каждый сотрудник будет заниматься тем делом, в котором он наиболее силён и которое более всего важно для компании.

О том, зачем нужно разделение функций сотрудников и какие результаты это приносит, подготовили обширную статью.

Метрики

Чтобы адекватно оценить, развитие бизнеса руководителю нужны измеряемые показатели. Для этого существуют метрики. Они позволяют измерить эффективность разных сфер бизнеса и отобразить их в цифрах: конверсию продаж, производительность каждого сотрудника, прибыль, издержки.

Благодаря метрикам управленец может вовремя скорректировать работу компании, устанавливать нормативы, ставить цели и контролировать их выполнение.

Регламенты

Регламенты — это документы, которые описывают разный процессы в компании, тем самым, избавляя работу от хаоса. Регламенты помогают быстрее обучать новых работников, налаживать взаимодействие между сотрудниками и отделами компании, сделать все процессы в компании едиными и универсальными.

Регламент может описывать не только дресс-код и порядок встречи гостей офиса, но и порядок предоставления скидок клиентам, правила ведения переговоров, написания текстов, алгоритм предоставления отпусков и премий. Это придает всем процессам в компании прозрачность. Каждый член команды знает, как и что нужно делать.

Про то, как правильно написать инструкции для сотрудников, смотрите в статье. 

Тестирование знаний

Но даже самые лучшие регламенты и любые материалы могут быть прочитаны невнимательно или забыты. Для понимания уровня компетенций сотрудников, необходимо регулярно проводить тестирования. Результат покажет руководителю насколько эффективно организовано обучение в компании, и как хорошо команда усваивает знания из документов.

Здорово, когда в компании процесс тестирования привязан к самим регламентам и после прочтения документа сотрудник может сразу ответить на вопросы теста. Такая механика, например, реализована в инструменте Обучение персонала. 

Финансовый учёт

Руководитель бизнеса должен содержать деньги бизнеса в порядке. Финансовое планирование и учёт позволяет избежать ситуаций, когда в кассе не окажется денег на зарплату, закупку расходников или налоги. Чтобы такого не случилось, нужно знать, сколько денег есть на счетах, какие деньги поступят в ближайшее время, сколько было потрачено за определенный период, какова дебиторская задолженность. Контролировать движение денег без ведения финансового учёта не получится.

Финансовое планирование

Финансовое планирование позволяет избежать лишних и несвоевременных расходов. Сотрудники могут совершать ненужные траты, либо приобретать нужные расходные материалы с опозданием, что может привести к срывам сроков.

Финансовое планирование позволяет рационально распределять ресурсы компании на долгосрочную перспективу и избегать перечисленных выше проблем.

Бюджет

Бюджет — основной элемент финансового планирования. Он позволяет системно управлять расходами и доходами компании на определённом временном отрезке (месяц, год). Бюджет помогает избежать ситуаций, когда каждый отдел перетягивает деньги на свои нужды, поскольку всё заранее расписано.

Планирование

Планирование предполагает не только постановку конечной цели, но и выстраивание шагов для её достижения. Детальное планирование помогает всем сотрудникам правильно расставить приоритеты в работе и не тратить время зря. В результате компания  быстрее достигает нужных результатов.

О том, как выбрать сервис для управления задачами и проектами, рассказали в блоге.

Координации

Быть в курсе дел сотрудников руководителю помогают еженедельные координации. Вот пять шагов, которые помогут провести ее эффективно:

• руководитель спрашивает как у сотрудников дела;
• проверяет метрики с погружением в детали;
• проверяет выполнение планов, поставленных сотрудникам на прошлую неделю;
• сотрудники представляют планы на следующую неделю;
• руководитель задаёт вопросы, чтобы получить всю интересующую его информацию.

Подробно про каждый шаг, читайте в статье как проводить совещание.

Адекватная обратная связь от руководителя

Сотрудник должен понимать, какие функции он выполняет хорошо, а какие нет. Это помогает быстро корректировать свою работу и выходить на новый уровень.

Ни увольнение, ни повышение не становятся для работника неожиданностью, если он имеет адекватную обратную связь от управленца. Хвалить сотрудника лучше публично, а критиковать наедине.

Грейды роста

Чтобы избежать хаоса в назначении зарплат новым сотрудникам и пересмотре окладов уже работающим членам команды, поможет проверенный временем метод грейдинга. Вводятся чёткие критерии для начисления зарплат и руководитель ясно понимает почему он платит каждому сотруднику определённую сумму. О том, как и зачем внедрять грейдинговую систему оплаты труда, узнайте из блога.

Управление имуществом

Чтобы в офисе не пропадали гарнитуры, пачки бумаги и стулья, а вы всегда могли легко найти любую вещь, необходимо организовать управление имуществом компании. Для этого не нужно нанимать завхоза. Гораздо эффективнее справятся специальные автоматизированные сервисы, например инструмент Склад Platrum.

Найм персонала

Уровень бизнеса зависит от уровня команды. Хотите, чтобы компания росла быстро, нанимайте сильных специалистов. А чтобы не было проблем с кадрами при масштабировании бизнеса, планируйте найм за ранее. Поручите рекрутинг очень крутым, а не средним специалистам. Поскольку люди обычно выбирают подобных себе. Также при найме важна скорость. Чтобы не упустить сильного профессионала, приглашайте его выходить на работу уже на следующий день после собеседования.

Перфоманс ревью

Чтобы понимать, как сотруднику работается в компании, проводите перфоманс ревью. 

Это оценка работы сотрудника, задач и планов, которые ему были поставлены. Анализируются сильные и слабые стороны, его успехи, поставленные цели.

Опрашивается не только сам сотрудник, но и его подчиненные, начальник и коллеги. После перфоманс ревью становится ясно в чём сотрудник испытывает трудности, хватает ли ему компетенций и какая поддержка ему нужна. В результате руководитель рассказывает о успехах и недочетах, а также предлагает план дальнейшего развития.

Контроль качества

Чтобы сотрудники не совершали одних и тех же ошибок необходимо контролировать их работу. Сделать это можно при помощи инструмента контроль качества. Это регулярные проверки, которые позволяет поддерживать стандарты работы компании. При этом руководитель понимает, как команда использует, полученные через регламенты знания, а сотрудники выполняют требования.

Как организовать контроль качества, рассказали в статье.

Хронометраж

Почти в каждой компании есть сотрудник, который все время занят и ничего не успевает. Очень часто — это операционный директор, который занимается всем подряд. Разобраться с тем, куда уходит время подчиненного или руководителя помогает техника хронометраж.

Попросите сотрудника расписать задачи, которыми он занимается и время, которое он на них тратит. Например: заполняю ежедневный отчет по метрикам — 30 минут, проводу координацию — 55 минут, отвечаю на вопросы подчиненных 2 часа, и так далее. Собирать данные нужно примерно 2 недели. За это время станет понятно, сколько не своей работы он делает. В таком случае часть его функций можно передать другому сотруднику.

Система мотивации

Только мотивированные сотрудники могут добиться больших результатов. Для вдохновения членов команды используйте материальные и не материальные методы. В комплексе они дадут больший эффект.

Про 7 способов мотивации персонала в условиях кризиса, узнайте из нашей статьи.

Вместо послесловия

Эти простые 18 инструментов менеджмента помогут управленцу сделать работу своей компании системной и управляемой и избавить от хаоса. Это освобождает ценное время руководителя и улучшает показатели фирмы.

Также читайте: Гайд: 6 шагов к системному бизнесу

     Современный мир развивается довольно стремительно. Те инструменты управления, которые работали в прошлом веке, сейчас уже становятся не актуальными. Такие, например, как авторитарный режим управления, излишняя бюрократия, плановая экономика — не позволяют своевременно реагировать на изменения внешнего рынка и стабильно получать прибыль.

     На каждом этапе развития организации от стартапа до корпорации подходит свой набор инструментов управления. В этой статье мы расскажем о тех инструментах управления организацией, которые применяем на практике. Вы сможете скачать себе несколько образцов и шаблонов чтобы уже сегодня попробовать применить некоторые инструменты.

     Всего мы выделяем 11 основных инструментов управления, которые позволяют компаниям системно расти и увеличивать прибыль:

1. Стратегическое планирование,
2. Прибыльная финансовая модель,
3. Организующая схема компании,
4. Система быстрого найма и ввода в должность,
5. Должностные инструкции,
6. Регламенты бизнес-процессов,
7. Финансовое планирование,
8. Дашборд руководителя (система статистик),
9. Планирование, координация,
10. Система мотивации на финансовый результат,
11. Автоматизация процессов.

      Нужно понимать, что внедрение вышеприведённых инструментов не гарантирует сиюминутный успех. Систему управления необходимо поддерживать в актуальном состоянии и постоянно улучшать процессы, обучать сотрудников, проверять знания. В этой статье мы даем в качестве образцов некоторые инструменты управления. Читайте статью до конца и узнайте, как получить полный набор инструментов управления, которые нужны именно в Вашей ситуации.

Почему важно внедрять инструменты управления?

       Большинство предпринимателей хотят, чтобы их компании были успешными и приносили прибыль.

       Добиться такого можно только построив систему управления в бизнесе. Бизнес – это «без нас». 

      Только поэтапное внедрение инструментов управления, построение системы позволит добиться слаженной работы команды на результат.

    В конкурентной борьбе силы команды необходимо направить на три составляющие: стоимость продукции (услуг), качество и сроки её изготовления (поставки). Именно по этим параметрам клиент выбирает компанию-поставщика.

    Внедрение вышеперечисленных инструментов управления позволит быть на шаг впереди своих конкурентов по трём основным параметрам (стоимость, качество, сроки).

Как выбрать инструменты управления?

      Большинство инструментов управления нужно начинать использовать уже на стадии «ручного управления». Без них компания не сможет расти, а владелец останется очень перегруженным.  Для перехода в «системную компанию» потребуется внедрить организующую схему, составить финансовую модель и внедрить финансовое планирование, должностные инструкции и регламенты, систему статистик, систему найма и ввода в должность, базу знаний, планирование и координацию. Но не стоит хвататься за все сразу. Опыт показывает, что только поэтапное внедрение приносит результат.

    Давайте подробнее рассмотрим каждый инструмент управления организацией отдельно.

1. Стратегическое планирование.

   Это самый мощный инструмент управления, потому что он дает основу для дальнейшего развития. Без стратегии путь компании хаотичен, решения чаще принимаются на основе только текущей ситуации.  Наличие написанной стратегии позволяет мыслить глобально и принимать решения не только на основе сиюминутной ситуации, но и с учетом долгосрочных планов.

     Сразу поясним – под стратегией развития мы понимаем глобальные цели по развитию компании и план по их достижению.

Например:  цель компании на год —  увеличить рентабельность с 12 до 18 процентов.  Одновременно с этим увеличить объемы продаж на 50%. Благодаря этому увеличить прибыль в 2 раза за год. Для достижения этой цели нужно составить план действий – кто и что конкретно должен сделать.  И вот тут нам потребуется работать над маркетингом, оптимизацией затрат, увеличением конверсии отдела продаж и так далее.

    Но если изначально мы не будем иметь оцифрованных целей, то составить реальный план действий не получится.

    Как показывает опыт, лучшим стратегом в бизнесе является сам основатель. Но большинство технических действий по сбору информации для анализа можно поручить помощникам – маркетологу, бухгалтеру.

   Необходимо внимательно проанализировать данные по спросу на рынке, конкурентам, клиентам, каналам привлечения, объему производства, внутренним ресурсам компании. Потребуется честно оценить существующую систему управления – позволяет ли она достичь целей? Или уже пора задуматься о наведении порядка!?  

    Результатом применения этого инструмента управления будет продуманная и написанная на бумаге стратегия развития. 

Скачать образец стратегии  Вы можете здесь.

Для тех, кому нужна помощь в разработке плана развития мы предлагаем пройти стратегическую сессию  — подробно разобрать текущую ситуацию в компании и наметить шаги по развитию. Результат — полный набор необходимых инструментов управления и пошаговый план их внедрения.

2. Прибыльная финансовая модель.

     Управлять организацией  не понимая финансовых целей невозможно. Это всё равно, что плыть на корабле, не имея чёткого курса. Прибыльная финансовая модель позволяет рассчитать доход, который требуется для покрытия операционных расходов и формирования целевых фондов с прибыли. О том, как составить финансовую модель читайте в нашей статье по ссылке.

   Вот несколько примеров целевых фондов:

— учредительский фонд – предназначен для получения своевременного денежного вознаграждения собственником бизнеса. Собственник не должен получать свою ЗП по остаточному принципу: есть прибыль – есть дивиденды, нет прибыли – нет дивидендов. Необходимо рассчитать оптимальный процент от выручки и системно его перечислять в учредительский фонд.

— резервный фонд – деньги на случай экономической нестабильности. Минимальный его размер определяется так: сколько нужно денег компании, чтобы в течение 3-6 месяцев она могла осуществлять деятельность, не имея при этом дохода. Накопления осуществляются в этот фонд ежемесячно на протяжении 1-2 лет.

— фонд развития – для приобретения нового оборудования, зданий, площадей, инструмента и т.д. Благодаря этим расходам компания сможет расти и развиваться, зарабатывать больше прибыли.

— фонд увеличения оборотных средств – предназначен для роста оборотного капитала.

— мотивационный фонд – это переменная часть заработной платы сотрудников, которая зависит от финансового результата компании.

      Могут быть и другие фонды, например фонд погашения долгов, или инвестиционный фонд.

    Назначение фондов состоит в том, чтобы правильно управлять денежными потоками и не допускать перерасхода.

   Финансовая модель и составленный на ее основе бюджет являются ключевыми инструментами управления организацией. Они в первую очередь помогают реализовать стратегию и достичь поставленных целей!

Посмотрите короткое видео о том, как составить финансовую модель компании:

3. Организующая схема компании

     Построить систему управления организацией без ее схемы и структуры не получится. Организующая схема в компании нужна для того, чтобы:

• распределить все функции в компании на сотрудников;
• правильно сформулировать ЦКП функций
• увидеть упущенные функции и понять – кого нужно нанимать чтобы компания работала системно и развивалась.

     После внедрения оргсхемы все сотрудники чётко знают свои функции, понимают ценный результат своих действий, понимают зону ответственности своих коллег. И главное – персонал начинает работать на результат, а не на процесс.

     Оргсхема – это очень сильный инструмент управления организацией. Вместе с финансовой моделью и стратегией развития она помогает понять,  какие подразделения нужно усилить прямо сейчас, как распределить обязанности и кого принять на работу. Причем сделать это так, чтобы прибыль на 1 сотрудника росла!

Посмотрите видео о том, как разработать оргсхему для своей компании:

Пример оргсхемы в pdf можно бесплатно получить на нашем сайте в статье «Как разработать оргсхему, 3 способа». Для того чтобы именно сделать оргсхему для своей компании рекомендуем воспользоваться нашим интерактивным конструктором — подробнее о нем можно узнать здесь. 

4. Система быстрого найма и ввода в должность.

    Чтобы организация развивалась требуются сотрудники. Их нужно находить, обучать, вводить в должность.  Сейчас предприниматели не готовы ждать 3 месяца пока сотрудник адаптируется.  Никто не хочет платить за часы в офисе.  Каждый принятый сотрудник должен давать результат уже после первого месяца работы. 

    Чтобы это было именно так необходимо использовать соответствующие инструменты управления персоналом.

    Одним из них и является система быстрого найма, обучения и ввода в должность. По сути, это регламент, который подробно описывает все этапы процесса найма и ввода в должность. В регламенте есть приложения:

• Шаблон заявки на подбор сотрудников,
• Пример  продающего объявления,
• Скрипт звонка соискателю,
• План очного интервью на продуктивность,
• Программа обучения с тестовыми заданиями на испытательном сроке.

  Чтобы обучение сотрудника не доставляла много хлопот руководителям, необходимо заранее подготовить обучающие материалы (текст, видео) и разместить их на сетевом ресурсе компании.

    Во время обучения новый сотрудник посмотрит видео, прочитает нужные ему инструкции и регламенты.

    После обучения новый сотрудник должен ответить на вопросы теста и выполнить пробное задание.

    Применение этого инструмента управления позволяет быстро находить и обучать новых сотрудников.

   При подготовке такой системы Вы создадите базу знаний компании. В нее постепенно войдет информация об успешных действиях, которая сейчас есть только в головах владельца и ключевых сотрудников. Эта база будет постоянно пополняться и избавит Вас от необходимости держаться за звездных сотрудников.

Для тех, кто хочет создать в своей компании систему найма и адаптации у нас есть комплект инструментов для внедрения:

Чтобы получить комплект для создания системы найма, переходите по ссылке.

5. Должностные инструкции.

   Для построения системы управления потребуется описать должностные обязанности сотрудников.  Чтобы должностные инструкции работали, их нужно делать простыми и понятными. Следует прописать в них:

• Цель должности,
• Ценный конечный продукт (ЦКП),
• Порядок подчинения (на схеме отметить место сотрудника),
• Обязательные знания,
• Обязанности с конкретными успешными действиями,
• Ответственность,
• Статистики должности,
• Примеры типовых ошибок.

О том, как составить должностную инструкцию у нас есть отдельная статья.

6. Регламенты бизнес-процессов.

   Некоторые считают регламенты устаревшим инструментом управления. Но это не так. Регламент – это правила игры. Он должен быть простым и понятным для всех сотрудников.  Не важно, каким бизнесом занимается компания – правила должен установить основатель. Если правил нет, то их придумают сотрудники так, как им удобно.

    Поэтому все важные требования к процессам и результатам, а так же конкретные успешные действия нужно прописать. Вот фрагмент регламента технического отделения в компании, занимающейся проектированием:

   Образцы и шаблоны, указанные в графе «Инструменты», являются приложениями к регламенту и должны быть доступны по ссылкам. Новые сотрудники изучают регламент и сразу получают образцы документов для работы. Готовые регламенты и инструкции нужно загрузить в базу знаний и назначить ответственного за ее ведение. 

Мы собрали комплект регламентов и должностных инструкций для отдела продаж в качестве примера. По этому же принципу делаются регламенты и инструкции для всех отделов и должностей.  

7. Финансовое планирование.

   Для того, чтобы достичь целей, поставленных в финансовой модели и стратегии развития, необходимо составить бюджет доходов и расходов.  Процедура финансового планирования так же должна быть прописана в соответствующем регламенте.

    В нем указываются центры финансовой ответственности и конкретные действия по планированию и выполнению бюджета. Мы вместе с заказчиками прописываем процедуру планирования и  одобрения расходов так, чтобы распределить ответственность за результат на всех руководителей.

    Пожалуй, из всех инструментов управления организацией именно финансовая модель и финансовое планирование обычно вызывают самый живой отклик у наших заказчиков. Потому что правильное обращение с деньгами помогает увеличить прибыль на  сотни тысяч, а иногда и на миллионы рублей.

Полный комплект для создания системы финансового планирования можно получить по этой ссылке.

8. Система статистик и дашборд руководителя.

     В организующей схеме и в должностных инструкциях мы прописали результаты сотрудников. Но теперь их нужно регулярно контролировать. Именно по статистикам руководитель может судить об эффективности работы подразделений и конкретных сотрудников. И соответственно принимать управленческие решения.

    Мы реализовали этот  инструмент управления организацией в гугл-таблицах.

     Вот пример того, как может выглядеть панель управления на гугл-диске:

   А вот так выглядят графики, которые система автоматически строит на основании внесенных данных.

  Этот инструмент управления позволяет быстро оценить большое количество параметров и принять управленческие решения. Подробнее о показателях эффективности бизнеса читайте в отдельной статье.

9. Планирование и координация.

    Для функционирования системы управления необходимо своевременно и четко ставить задачи сотрудникам, планировать выполнение и регулярно координировать действия подразделений.

    В отношении того, как проводить планирование и координации, следует так же установить понятные правила:  в какой день недели, кто и где собирается, чтобы становить ключевые планы на неделю? Что эти руководители должны иметь при себе, чтобы планирование прошло быстро и успешно?

Например:  в понедельник в переговорной комнате, в 14-00 собираются исполнительный директор, зам по производству, финансовый директор и руководитель отдела продаж. Они должны иметь при себе результаты работы за истекшую неделю, план на месяц и стратегические задачи на квартал (или на год).

За 30 минут они должны рассмотреть результаты прошлой недели. С учетом планов на месяц и стратегических задач они спланируют работу на новую неделю так, чтобы гарантировано выполнить планы по месяцу.

Ежедневно утром в 09-00 руководители отделов проводят координацию  со своими сотрудниками и смежными подразделениями (например отдел продаж с производством). Координируют свои действия на день и приступают к выполнению планов.

Вроде бы простые вещи, но если совершенно четко не описать этот инструмент управления, то 99% что делаться это не будет. В результате мы слышим отговорки: «Мне не сказали», «Я забыл, не понял, не успел» и т.д.

Читайте нашу статью о том, как быстро и эффективно проводить совещания.

Вот пример плана специалиста на неделю. Можете скопировать и отредактировать под себя:

ПЛАН НА НЕДЕЛЮ _(должность)_

ДАТА: _________________________________________

ФИО: ___________________________________________

СТАТИСТИКИ:

ЗАДАЧИ НА НЕДЕЛЮ:

Итого время ___________

10. Система мотивации на финансовый результат.

   Мы ее называем «вишенка на торте». Внедрять систему мотивации нужно, когда уже есть понимание структуры компании, описаны обязанности и успешные действия сотрудников в должностных инструкциях и регламентах, рассчитана финансовая модель.  Без внедрения этих инструментов управления создать эффективную финансовую мотивацию на результат не получится.

  Очень часто к нам обращаются с просьбой помочь во внедрении финансовой мотивации, потому что большинство предпринимателей давно поняли неэффективность окладной системы.

   Конечно, можно сделать временную мотивацию для нового руководителя на испытательном сроке. Но настоящую хорошо сбалансированную систему мотивации всех сотрудников можно создать только на основе финансовой модели и четко распределенных обязанностей. У нас есть подробная статья о построении системы мотивации на финансовый результат — читайте статью по этой ссылке.

11. Автоматизация процессов.

   Этот инструмент управления мы поставили последним. Потому что нельзя приступать к автоматизации процессов, пока не будет отлажена их логика в практике, в действиях, пусть даже с использованием эл. почты или мессенджеров.  Опишите процессы, протестируйте, внесите корректировки. А уже потом автоматизируйте. Если пытаться автоматизировать бардак и хаос, то Вы получите еще больше хаоса, потому что автоматизация просто ускоряет процессы, но не меняет их логику.

Для автоматизации подойдет CRM (например Битрикс24), 1С и другие системы.

Внедрение инструментов управления.   

   Итак, в статье мы рассказали Вам об инструментах управления, которые на практике могут применяться для систематизации бизнеса. Мы так же можем помочь Вам в разработке и внедрении нужных именно Вам инструментов.

    Если Вы планируете сделать свой бизнес более системным, увеличить прибыль, распределить обязанности и начать заниматься развитием, а не рутиной, то можете записаться на бесплатную консультацию.  Мы вместе разберем ситуацию в Вашей организации и составим план по внедрению инструментов, которые нужны именно сейчас. Вы получите план систематизации в pdf и примите решение — самостоятельно реализовать этот план или вместе с нами. 

Чтобы записаться на бесплатную консультацию заполняйте заявку по ссылке.

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».

Методы и инструменты эффективного управления

Основные инструменты и методы эффективного управления предприятием. Подбор инструментов для реализации стратегии управления и менеджмента в организации.

Эффективное управление — это правильная координация сотрудников и процессов для решения бизнес-задач. Объединяет цели, методы и инструменты воздействия на персонал. Правильная работа системы управления обеспечивает устойчивое развитие компании. 

Постановка целей

Цель управления персоналом — обеспечить предприятие эффективной командой. Грамотная HR-политика формирует и расширяет кадровый потенциал. Компетентность и мотивация специалистов много значат для успеха бизнеса. Ведь заинтересованные и вовлеченные люди способны вывести компанию на новую ступень развития. Даже если на рынке сложилась неблагоприятная ситуация или ресурсы ограничены.

Система управления должна отвечать общим целям компании и при этом не противоречить потребностям сотрудников. Необходим баланс комфортных условий труда и коммерческих интересов организации. 

Поясним на примере. Компания запускает новый проект. С коммерческой точки зрения выгодно распределить задачи между действующими работниками, чтобы сэкономить зарплатный фонд. Но эффективность труда в этом случае снизится, поэтому оптимальным решением будет нанять дополнительный персонал. 

Цели системы управления нужно четко структурировать и формулировать. Они могут зависеть от сферы деятельности, масштабов и стратегических задач компании. 

Какие бывают цели управления персоналом: 

• Экономические — достижение плановых финансовых показателей;

• Производственные — обеспечение выпуска продукции в нужном объеме;

• Научно-технические — разработка и внедрение новых технологий;

• Социальные — формирование возможностей карьерного роста для участников команды. 

Экономические цели ориентируется на увеличение выручки и прибыли, экономию ресурсов. Характерны для стартапов. Главные задачи начинающих компаний: заявить о себе, удержаться на плаву и закрепиться на рынке. Поэтому они больше внимания уделяют найму продавцов и закупщиков. Прочие функции, например, ведение бухгалтерского и кадрового учета, часто совмещает руководитель.

Когда компания завоевала долю рынка, система управления должна обеспечивать непрерывный процесс выпуска продукции или обслуживания клиентов. Тогда специалисты HR-отдела ставят производственные цели: отслеживают укомплектованность штата, вовремя нанимают или меняют сотрудников. 

Флагманы отраслей не только производят стандартную продукцию, но и внедряют инновации. Поэтому для их систем управления характерны научно-технические цели. Например, рекрутинг специфического персонала: разработчиков, программистов, инженеров, конструкторов. 

Социальные цели ставят крупные организации, которые не хотят зависеть от рынка специалистов и растят собственный кадровый резерв. HR-менеджмент создает перспективы роста, внедряет социальные гарантии и нематериальные способы мотивации.

Компании редко определяют для системы управления только один тип целей. Обычно их сочетают, интегрируют и адаптируют под текущие нужды бизнеса. 

С развитием организации меняются и требования к персоналу. Поэтому HR-отдел и руководство должны периодически проводить ревью: закрывать реализованные и ставить новые управленческие цели. 

Использование кадровых ресурсов

Когда определились с целями, переходят к формированию необходимых кадровых ресурсов. Чтобы реализовать стратегию и выполнить намеченные задачи, компания должна грамотно использовать материальные и нематериальные активы. Управление персоналом — это специфическая область менеджмента, которая требует особого подхода. Ведь здесь в центре внимания находится человек.

Этапы эффективного управления персоналом: 

1. Анализ и учет — определение численности и квалификации необходимого персонала. Помогает понять, сколько и каких специалистов нужно нанимать. На первом этапе строят организационную структуру компании, а затем определяют функции департаментов и отдельных должностей. Четкая схема покажет, какой персонал необходим для каждого бизнес-процесса.
2. Подбор и наем — рекрутинг сотрудников, соответствующих требованиям компании. HR-отдел проводит собеседования, оценивает, отбирает и нанимает персонал. В крупных организациях этот процесс идет непрерывно. 
3. Обучение — онбординг новичков и включение в проекты. Новые специалисты адаптируются к условиям и требованиям компании, опытные коллеги делятся навыками и знаниями. Обучение персонала можно ускорить и автоматизировать с помощью базы знаний. Например, TEAMLY помогает создавать обучающие курсы и проводить тестирования. Уроки формируются из материалов БЗ, а в конце можно добавить модуль с вопросами по пройденному. Так начинающие специалисты быстрее освоят нужную информацию. А опытным работникам не придется тратить время на длительный онбординг новичков. 
4. Оценка работы — разработка KPI отделов и сотрудников. Для каждого департамента и должности создают систему ключевых показателей эффективности. Важно, чтобы они были понятными, измеримыми и достижимыми. Правильно рассчитанные KPI — важный элемент системы управления. Эффективность персонала напрямую влияет на общий успех бизнеса и достижение целевых финансовых показателей. 
5. Развитие — формирование внутреннего кадрового резерва, повышение квалификации работников. HR-менеджмент помогает раскрыть личный потенциал и определить перспективы карьерного роста.

Анализ методов управления персоналом

Выбор методов зависит от вида деятельности и специфики компании. Очевидно, что в ИТ-стартапе и государственной организации нельзя применять одинаковые способы воздействия на персонал. В этом разделе расскажем о популярных управленческих методиках: в чем суть и где используются. 

Методы управления: 

• Административный — традиционный подход, основанный на строгой иерархии, вертикальном подчинении и разделении зон ответственности. Рабочие процессы бюрократизированы: существуют инструкции, регламенты и приказы, которые нужно обязательно выполнять. Метод применяют в государственных структурах и коммерческих компаниях с государственным участием. Например, на предприятиях военно-промышленного комплекса и в сфере авиастроения.

• Экономический — базируется на материальной мотивации персонала, когда доход зависит от результатов работы. Включает денежные выплаты и дополнительные бонусы: ДМС, оплату мобильной связи, корпоративные скидки. Таким методом пользуются коммерческие компании. 

• Социально-психологический — ставит в приоритет здоровый психологический климат в коллективе, возможности личностного и профессионального роста. Работники напрямую общаются с ТОП-менеджментом и даже могут быть инвесторами компании. Метод часто применяют digital-стартапы и молодые предприниматели. 

На практике организации комбинируют методы — система работает эффективно, если грамотно сочетать способы воздействия на сотрудников. Например, руководитель может требовать ежедневных отчетов о проделанной работе, и материально поощрять за перевыполнение плана продаж.

Основные метрики

Как топ-менеджменту компании понять, что методы выбраны правильно и система работает? Нужно внедрить метрики результатов для HR-отдела. 

Метрики системы управления персоналом: 

• Текучесть кадров — процент увольнений за определенный период. Нормальным считается показатель от 5 до 10% в год. Более высокие значения могут говорить о неэффективной системе мотивации, отсутствии карьерных перспектив или неблагоприятных условиях труда. 

• Средний стаж работы — усредненная продолжительность работы в компании. Показывает, насколько хорошо сотрудники адаптируются в коллективе. Чем выше показатель, тем лучше работает система управления. 

• Срок и стоимость закрытия вакансии — сколько времени и денег нужно HR-службе, чтобы найти подходящего кандидата. Показатель зависит от замещаемой должности. Например, найти менеджера по продажам проще и дешевле, чем главного инженера производства. 

• Доля прошедших испытательный срок — соотношение нанятых и уволенных после испытательного срока кандидатов. Говорит о качестве первичного отбора персонала и общей эффективности системы управления. 

• Источники найма — где находят кандидатов на вакантные должности. Показатель говорит, насколько обширный в компании внутренний резерв. Растит ли организация собственные кадры или привлекает со стороны. 

Улучшить метрики системы управления помогут инновационные HR-инструменты и автоматизация бизнес-процессов. О них поговорим в следующих разделах. 

Инновационные HR-инструменты

Современные бизнес-концепции увязывают коммерческие показатели с кадровой политикой компании. Развитие технологий заставляет руководителей организаций бороться за компетентных специалистов. Поэтому предприятия создают системы мотивации и стремятся сформировать в коллективе осознанное отношение к труду.

Инновационные инструменты управления: 

• Индивидуальный карьерный план — персональный путь вертикального или горизонтального развития внутри компании.

• Повышение квалификации за счет работодателя — обучающие курсы, профессиональная литература, стажировки.

• Выбор форм занятости — возможность работать в офисе или на удаленке, выбрать full-time или part-time занятость.

• Системы материальной и нематериальной мотивации — денежные премии и оплата дополнительных бонусов, публичное признание заслуг, корпоративные награды. 

• Перформанс-ревью — общение руководителя и сотрудника, в ходе которого обмениваются мнениями, анализируют результаты работы и намечают следующие цели. 

Конечно, инструменты управления не универсальны — выбор зависит от масштабов и возможностей компании. Главное, чтобы окупались затраты на внедрение и росла продуктивность коллектива.

Повысить эффективность управления персоналом

Сделать систему эффективнее помогут специальные ИТ-решения — многие процессы можно перевести в онлайн и автоматизировать. 

Базы знаний также повышают эффективность управления персоналом. Опыт компании — это ценный ресурс, который нужно задокументировать и систематизировать. В TEAMLY сотрудники HR-отдела смогут создать индивидуальное рабочее пространство и вместе вести проекты. Это позволит сэкономить время при принятии кадровых решений. Например, можно написать инструкции, как проводить собеседование. Или создать материалы о важных качествах кандидатов. 

Чек-лист: как построить эффективную систему управления персоналом

1. Поставьте цель. Определите, какие задачи в приоритете для вашей команды: экономические, производственные, научно-технические или социальные. От этого будут зависеть требования к специализации и квалификации работников. 
2. Сформируйте систему управления кадровыми ресурсами. Продумайте, кто и как будет осуществлять учет, наем, обучение и оценку специалистов. 
3. Выберите методы. Подберите методику контроля, мотивации, поощрения и штрафов, которая подойдет для вашей сферы деятельности. 
4. Используйте инновационные инструменты управления. Выберите материальные и нематериальные варианты, ориентируйтесь на возможности и особенности бизнеса. 
5. Автоматизируйте процессы. Внедрите подходящие ИТ-решения. 
6. Создайте базу знаний компании. Собирайте и систематизируйте управленческий опыт, создавайте курсы для онбординга новых сотрудников.
7. Разработайте метрики. Создайте систему показателей, которые помогут оценить эффективность управления в цифрах.

Время на прочтение
2 мин

Количество просмотров 10K

Друзья, не так давно мы начали на Хабре публикацию статей про управленческие инструменты:

• Управленческие инструменты: Как объяснить, когда чувствуешь одним местом?
• Советы практикующего андрагога: как мы учимся
• Управленческие инструменты: Как играть в нелинейные шахматы
• Управленческие инструменты: Почему заказчики требуют дурацкие отчеты?

По факту писать статьи получается долго. То, что вживую ты рассказываешь за 5 минут, на бумагу излагается 2 часа. И потом люди мучительно это читают, пытаясь угадать интонацию, с которой ты все это хотел сказать.

Не далее, как вчера, я сел писать очередную статью, но после двух страниц убежал на какие-то митинги с клиентами, подготовку семинаров и пр., и пр.

Чтобы не тянуть со всеми этими концептами мы решили провести отдельный вебинар про все инструменты, которые накопились за прошедшие 25 лет активной управленческой и тренерской практики. За 2 часа вы сможете узнать про все 16 инструментов:

30 ноября (суббота) 18:00 МСК
Вебинар “Управленческие инструменты: 16 концептов на каждый день”

регистрация на вебинар >>

Какие инструменты мы разберем на вебинаре:

1. 4 вопроса на прояснение цели
2. 4 причины, почему люди чего-то не делают
3. 4 вопроса на прояснение критики
4. 4 принципа конструктивного общения
5. 4-фазный алгоритм решения проблем
6. Матрица “Интерес/Компетентность”
7. Матрица “Доверие-прозрачность”
8. Матрица лидерства Адизеса
9. Матрица “Как мы оцениваем себя и других”
10. Матрица Эйзенхауэра
11. Матрица “Осознанность/Компетентность”
12. Цикл Дэвида Колба
13. Матрица ситуационного лидерства
14. Матрица “Конструктивность/Конфронтация”
15. Матрица “Заинтересованность/Власть”
16. Матрица “Результат/Заметность”

Используя эти инструменты вы абсолютно точно:

• Научитесь гораздо лучше понимать причины поведения сотрудников. начальников, заказчиков и коллег
• Сможете быстро и системно анализировать непростые рабочие ситуации
• Получите простые пошаговые инструкция разрешения проблем с людьми

Приходите! И приглашайте друзей, чтобы:

• Обсудить все инструменты
• Потом разговаривать на одном языке матриц два на два

Мы постараемся выбрать платформу для трансляции, которая вместит всех желающих.

30 ноября (суббота) 18:00 МСК
Вебинар “Управленческие инструменты: 16 концептов на каждый день”

регистрация на вебинар >>

P.S. Публикацию статей про управленческие инструменты мы, конечно, продолжим.