Инструменты руководства это

Существуют определенные рычаги менеджмента, подразумевающие эффективные инструменты руководителя. Они позволяют оптимизировать управленческий процесс и увеличить его продуктивность.

Такой инструментарий включает:  контроль, цель, выговор, похвалу и лидерство.

Пожалуй, самое главное в этом списке — цель. Именно с нее нужно начинать  руководство. Цель нужно ставить не перед собой, а перед сотрудниками, подчиненными.

Все цели должны быть максимально понятными и реально выполнимыми. Ее предназначение — ориентировать персонал в рабочем, трудовом, профессиональном пространстве. Критерии правильных целей:

• прозрачность, то есть результаты движения к цели должны быть наглядны;
• временные рамки;
• указание на требуемые результаты, ожидаемый итог;
• качественные характеристики результата;
• допустимые способы достижения результата;
• содержание приоритетов, задач, требований;
• по возможности, включают стимул, мотивацию.

После того как цели согласованы и определены, инструменты  руководителя тоже можно ранжировать – основным становится контроль. Каждую стадию исполнения стоит периодически отслеживать. Чтобы соотносить успехи с намеченным планом.

Третьим важным пунктом выступает похвала. К сожалению, подавляющее большинство руководителей стараются зацепиться хоть за какое-то упущение работника, чтобы пожурить его. Но нужно идти от обратного.

Выясните, что сотрудник сделал правильно и похвалите его за это. В следующий раз он будет стараться сделать это еще лучше.

Если же вы отругаете работника практически на пустом месте, то у него пропадет последнее желание что-либо делать хорошо.

Базовые правила похвалы:

• необходимо немедленно похвалить сотрудника, если он что-то сделал правильно. Не нужно откладывать похвалу, иначе она потеряет свою ценность. Ложка, как говорится, дорога к обеду;
• поясняйте предельно просто, за что хвалите сотрудника, чтобы он понял, как и что ему нужно выполнять;
• не скрывайте положительных эмоций. Если вам приятен результат работы сотрудника, то так ему об этом и скажите;
•   поощряйте правильное трудовое поведение, исполнительность, продуктивность.

Но работа — это не сплошной позитив, поэтому рано или поздно приходится и высказать персоналу свое недовольство. Как правильно ругать сотрудников:

• выговорить нужно незамедлительно, если работник действительно сделал что-то не так. Чтобы сотрудник уяснил свою ошибку. Исключение можно сделать только для совсем неопытного работника. Но объяснить неверность действий нужно в любом случае.
• нельзя переходить на личности. Претензии должны быть направлены не персонально сотруднику, а его поведению, действиям, выполненной или наоборот невыполненной работе;
• четко объясняйте, в чем заключается неправильность выполнения поручения, задания, трудовой функции;
• не скрывайте незначительных негативных эмоций (обиду, досаду). Если же вы очень вспыльчивы, то лучше попридержать коней;
• не забудьте сказать сотруднику, что все равно верите в него и надеетесь на его исправление, улучшение результатов;
• напомните о материальных взысканиях, которые последуют за выговором, если ситуация не изменится в положительную сторону.

Личный пример — еще один инструмент руководителя. Лидер должен быть эталоном трудового, профессионального поведения, образчиком верных действий.

Поэтому не стоит пренебрегать этим. Лидерство подразумевает абсолютное соблюдение корпоративных, этических, социальных, нравственных и других норм поведения. Если руководитель сам систематически опаздывает на работу, то как он может требовать пунктуальности от своих сотрудников?!

Таким образом, инструменты руководителя — мощное кадровое оружие, но только если оно находится в умелых руках.

Для успешного выполнения любого дела требуются качественные инструменты и навыки. Художнику нужны хорошие краски, кисти и холст, чтобы воплотить свою идею. Чтобы построить крепкий дом строителю понадобятся не только материалы и инструменты, но и знания.

Также и управленец должен обладать не только знаниями в менеджменте, но и применять инструменты, которые помогают команде эффективно работать и развивать бизнес. В этой статье расскажем про 18 инструментов менеджмента.

Структура компании

Структура компании помогает увидеть, чем занимается каждый сотрудник. В результате все члены команды знают к кому из коллег нужно обращаться по любому вопросу, не отвлекая начальника. Это ускоряет выполнение работы, экономит время сотрудников и руководителя.

Чтобы добиться такого результата следует сделать схему, на которой отображаются не только все отделы фирмы, но и каждая должность с конкретными функциями.

О том, как построить структуру компании, рассказали в статье.

Разделение функций

Представьте себе ситуацию, когда в ресторане повар и картошку чистит, и посуду моет, и следит, чтобы соус не подгорел, и заказы у гостей принимает. Получится ли у такого повара хорошее блюдо? Конечно же нет. Потому что для достижения лучшего результата каждый должен заниматься своим делом.

Так и в бизнесе, чтобы улучшить результаты работы сотрудников и компании в целом, важно отследить, кто какие функции выполняет и снять с человека, те, которые не входят в его обязанности. Это называется — разделить функции. В таком случае каждый сотрудник будет заниматься тем делом, в котором он наиболее силён и которое более всего важно для компании.

О том, зачем нужно разделение функций сотрудников и какие результаты это приносит, подготовили обширную статью.

Метрики

Чтобы адекватно оценить, развитие бизнеса руководителю нужны измеряемые показатели. Для этого существуют метрики. Они позволяют измерить эффективность разных сфер бизнеса и отобразить их в цифрах: конверсию продаж, производительность каждого сотрудника, прибыль, издержки.

Благодаря метрикам управленец может вовремя скорректировать работу компании, устанавливать нормативы, ставить цели и контролировать их выполнение.

Регламенты

Регламенты — это документы, которые описывают разный процессы в компании, тем самым, избавляя работу от хаоса. Регламенты помогают быстрее обучать новых работников, налаживать взаимодействие между сотрудниками и отделами компании, сделать все процессы в компании едиными и универсальными.

Регламент может описывать не только дресс-код и порядок встречи гостей офиса, но и порядок предоставления скидок клиентам, правила ведения переговоров, написания текстов, алгоритм предоставления отпусков и премий. Это придает всем процессам в компании прозрачность. Каждый член команды знает, как и что нужно делать.

Про то, как правильно написать инструкции для сотрудников, смотрите в статье. 

Тестирование знаний

Но даже самые лучшие регламенты и любые материалы могут быть прочитаны невнимательно или забыты. Для понимания уровня компетенций сотрудников, необходимо регулярно проводить тестирования. Результат покажет руководителю насколько эффективно организовано обучение в компании, и как хорошо команда усваивает знания из документов.

Здорово, когда в компании процесс тестирования привязан к самим регламентам и после прочтения документа сотрудник может сразу ответить на вопросы теста. Такая механика, например, реализована в инструменте Обучение персонала. 

Финансовый учёт

Руководитель бизнеса должен содержать деньги бизнеса в порядке. Финансовое планирование и учёт позволяет избежать ситуаций, когда в кассе не окажется денег на зарплату, закупку расходников или налоги. Чтобы такого не случилось, нужно знать, сколько денег есть на счетах, какие деньги поступят в ближайшее время, сколько было потрачено за определенный период, какова дебиторская задолженность. Контролировать движение денег без ведения финансового учёта не получится.

Финансовое планирование

Финансовое планирование позволяет избежать лишних и несвоевременных расходов. Сотрудники могут совершать ненужные траты, либо приобретать нужные расходные материалы с опозданием, что может привести к срывам сроков.

Финансовое планирование позволяет рационально распределять ресурсы компании на долгосрочную перспективу и избегать перечисленных выше проблем.

Бюджет

Бюджет — основной элемент финансового планирования. Он позволяет системно управлять расходами и доходами компании на определённом временном отрезке (месяц, год). Бюджет помогает избежать ситуаций, когда каждый отдел перетягивает деньги на свои нужды, поскольку всё заранее расписано.

Планирование

Планирование предполагает не только постановку конечной цели, но и выстраивание шагов для её достижения. Детальное планирование помогает всем сотрудникам правильно расставить приоритеты в работе и не тратить время зря. В результате компания  быстрее достигает нужных результатов.

О том, как выбрать сервис для управления задачами и проектами, рассказали в блоге.

Координации

Быть в курсе дел сотрудников руководителю помогают еженедельные координации. Вот пять шагов, которые помогут провести ее эффективно:

• руководитель спрашивает как у сотрудников дела;
• проверяет метрики с погружением в детали;
• проверяет выполнение планов, поставленных сотрудникам на прошлую неделю;
• сотрудники представляют планы на следующую неделю;
• руководитель задаёт вопросы, чтобы получить всю интересующую его информацию.

Подробно про каждый шаг, читайте в статье как проводить совещание.

Адекватная обратная связь от руководителя

Сотрудник должен понимать, какие функции он выполняет хорошо, а какие нет. Это помогает быстро корректировать свою работу и выходить на новый уровень.

Ни увольнение, ни повышение не становятся для работника неожиданностью, если он имеет адекватную обратную связь от управленца. Хвалить сотрудника лучше публично, а критиковать наедине.

Грейды роста

Чтобы избежать хаоса в назначении зарплат новым сотрудникам и пересмотре окладов уже работающим членам команды, поможет проверенный временем метод грейдинга. Вводятся чёткие критерии для начисления зарплат и руководитель ясно понимает почему он платит каждому сотруднику определённую сумму. О том, как и зачем внедрять грейдинговую систему оплаты труда, узнайте из блога.

Управление имуществом

Чтобы в офисе не пропадали гарнитуры, пачки бумаги и стулья, а вы всегда могли легко найти любую вещь, необходимо организовать управление имуществом компании. Для этого не нужно нанимать завхоза. Гораздо эффективнее справятся специальные автоматизированные сервисы, например инструмент Склад Platrum.

Найм персонала

Уровень бизнеса зависит от уровня команды. Хотите, чтобы компания росла быстро, нанимайте сильных специалистов. А чтобы не было проблем с кадрами при масштабировании бизнеса, планируйте найм за ранее. Поручите рекрутинг очень крутым, а не средним специалистам. Поскольку люди обычно выбирают подобных себе. Также при найме важна скорость. Чтобы не упустить сильного профессионала, приглашайте его выходить на работу уже на следующий день после собеседования.

Перфоманс ревью

Чтобы понимать, как сотруднику работается в компании, проводите перфоманс ревью. 

Это оценка работы сотрудника, задач и планов, которые ему были поставлены. Анализируются сильные и слабые стороны, его успехи, поставленные цели.

Опрашивается не только сам сотрудник, но и его подчиненные, начальник и коллеги. После перфоманс ревью становится ясно в чём сотрудник испытывает трудности, хватает ли ему компетенций и какая поддержка ему нужна. В результате руководитель рассказывает о успехах и недочетах, а также предлагает план дальнейшего развития.

Контроль качества

Чтобы сотрудники не совершали одних и тех же ошибок необходимо контролировать их работу. Сделать это можно при помощи инструмента контроль качества. Это регулярные проверки, которые позволяет поддерживать стандарты работы компании. При этом руководитель понимает, как команда использует, полученные через регламенты знания, а сотрудники выполняют требования.

Как организовать контроль качества, рассказали в статье.

Хронометраж

Почти в каждой компании есть сотрудник, который все время занят и ничего не успевает. Очень часто — это операционный директор, который занимается всем подряд. Разобраться с тем, куда уходит время подчиненного или руководителя помогает техника хронометраж.

Попросите сотрудника расписать задачи, которыми он занимается и время, которое он на них тратит. Например: заполняю ежедневный отчет по метрикам — 30 минут, проводу координацию — 55 минут, отвечаю на вопросы подчиненных 2 часа, и так далее. Собирать данные нужно примерно 2 недели. За это время станет понятно, сколько не своей работы он делает. В таком случае часть его функций можно передать другому сотруднику.

Система мотивации

Только мотивированные сотрудники могут добиться больших результатов. Для вдохновения членов команды используйте материальные и не материальные методы. В комплексе они дадут больший эффект.

Про 7 способов мотивации персонала в условиях кризиса, узнайте из нашей статьи.

Вместо послесловия

Эти простые 18 инструментов менеджмента помогут управленцу сделать работу своей компании системной и управляемой и избавить от хаоса. Это освобождает ценное время руководителя и улучшает показатели фирмы.

Также читайте: Гайд: 6 шагов к системному бизнесу

Стандарт работы руководителя

Перед каждым управляющим – производственного ли предприятия или небольшой торговой фирмы – ежедневно стоит задача организовать стабильную работу всех подразделений. Для этого традиционно используются такие практики, как совещание, обход, персональные беседы с подчиненными. При этом каждый руководитель волен сам выбирать инструмент в зависимости от конкретной ситуации, целей, желаемого результата, опыта. На небольшом предприятии, в условиях согласованности по целям и ценностям и особенно на старте деятельности такая «разноголосица» может не оказывать существенного влияния на эффективность компании. Но если речь идет о деятельности в период роста или крупном холдинге – сложной структуре организаций, коммерческих предприятий, акционерных обществ, более мелких региональных филиалов, то такая вариативность, полная свобода выбора может обернуться рассогласованностью действий. Здесь особое значение приобретает корпоративная культура, для формирования которой необходим единый язык коммуникаций, унифицированный подход к управлению, определенный регламент действий руководителей разных уровней. Эффективным решением становится применение 
практик регулярного менеджмента
, внедрение 
стандартов работы руководителя
, как это было сделано, например, в группе компаний «Газпромнефть» или «Сибур». 

Регулярный менеджмент – это подход к управлению, который упорядочивает все отношения и процессы, будь то деловая коммуникация, нормы поведения, планирование или управление ресурсами, позволяет сделать ежедневную работу руководителя более эффективной. Взаимодействие с коллегами, пути выявления и решения проблем, регламенты проведения планерок и совещаний – все это прописано в простых и понятных алгоритмах.

Применение ПРМ в числе прочего дает руководителю возможность развивать свои лидерские компетенции, повышать свою ценность для компании

Павел Рабунец, руководитель направления по развитию системы непрерывных улучшений ООО «Газпромнефть-Восток», основатель сайта Leaninfo.ru и 
Кайдзен-клуба
, напоминает: работу руководителя можно поделить на стандартную (ежедневную, рутинную) и нестандартную (творческую). Соотношение этих долей меняется в зависимости от того, на каком уровне корпоративной иерархии находится сотрудник: у начальника цеха стандартной работы больше, в то время как генеральному директору предприятия чаще приходится принимать сложные решения, требующие нестандартного подхода.

По мнению эксперта, важна система координат: сами руководители, их подчиненные должны понимать, что такое стандартная работа руководителя, как ее оценивать, как хорошо ее применять. Не менее важен фокус внимания: это люди. А работу с ними нужно начинать с себя: руководитель сам применяет определенные практики и ожидает того же от своих коллег и подчиненных.

Что входит в СРР

Разработка и внедрение практик регулярного менеджмента, стандартов работы руководителя выполняет следующие задачи:

1. Сформировать минимальный комплект требований к поведению руководителей в стандартных ситуациях;

2. Для развития корпоративной культуры создать единый управленческий язык и модель поведения руководителей; 

3. Внедрить лучшие управленческие практики с учетом опыта российских и международных компаний. 

По словам Павла Рабунца, в «Газпромнефти» этот набор постоянно развивается, расширяется и корректируется, чтобы максимально соответствовать меняющимся реалиям и запросам. Сейчас в пакет стандарта работы руководителя включены такие элементы, как:

• проведение совещаний – позволяет быстро принимать правильные решения, повышать эффективность использованного времени, создавать атмосферу продуктивного сотрудничества; 

• обратная связь с сотрудниками – необходима, чтобы своевременно признавать достижения; 

• диалог о развитии – с помощью этого инструмента руководитель помогает сотрудникам качественно выполнять новые задачи; 

• визуальное управление – 
  визуализация
  дает возможность быстро понимать ситуацию в любом подразделении, сокращать потери при передаче информации друг другу, повышает результативность линейных обходов и обсуждения эффективности; 

• 
  обсуждение эффективности
   – помогает улучшать координацию работы сотрудников внутри команд, повышать вклад каждого в решение задач и общих проблем подразделения, развивать сотрудничество и снизить уровень внутренней конкуренции; 

• линейный обход, или выход в гемба, – оптимальный вариант знакомства с ситуацией на местах, помогает реализовывать улучшения 
  «через уровни»
  ; 

• делегирование – повышает объем, скорость и качество решаемых командой задач за счет привлечения знаний и опыта сотрудников, дает возможность увеличить долю времени на решение стратегических вопросов без ущерба для текущих задач, а также развивать компетенции сотрудников через расширение их полномочий; 

• целеполагание – такая практика позволяет сформировать единое понимание ключевых задач команды на ближайший период и обеспечить их выполнение. Предполагается активное участие сотрудников в обсуждении и формулировании целей подразделения. При этом учитываются факторы, которые могут оказать влияние на достижение целей команды. 

Насколько активно управляющий применяет в своей работе ПРМ и СРР, зависит от его компетентности. Условно можно выделить такие уровни, как:

1. Начальный – руководитель знает, что в компании внедряются практики регулярного менеджмента;

2. Базовый – менеджер прошел очное или дистанционное обучение;

3. Развитый – хорошо владеет всеми инструментами и регулярно применяет практику в соответствии с алгоритмом и принципами; 

4. Системный – периодически анализирует свои навыки применения ПРМ, может пояснить, зачем стоит применять данную практику, а также разрабатывает и реализует мероприятия по развитию навыка; 

5. Активный – руководитель не только сам использует ПРМ на системном уровне, но и обучает других, делится своим опытом и вовлекает подчиненных в применение практик. 

Отследить динамику изменений помогает тепловая карта – своего рода табель оценок, которые руководитель ставит себе, анализируя, насколько эффективно применяется СРР по отношению к конкретному человеку или обществу в целом. 

Компетенции и компетентность 

Сергей Метляев, бизнес-тренер, более 20 лет руководил учебным центром «Президент» РАНХиГС при Президенте РФ, считает, что основные факторы успеха в бизнесе – это инновации, стандартизация и качественный человеческий капитал. Как правило, все зависит от руководителя. Для того чтобы достичь мастерства в области управления, подняться на уровень искусства, надо сначала сработать на уровне ремесла – научиться стандартизации. 

Существует модель компетенций, которая включает личностные качества руководителя, опыт, а также умения и навыки. Эти составляющие определяют 
требования к должности
. Также есть такое понятие, как компетентность человека – это то, что он делает на самом деле. 

Моделирование компетентности и компетенций позволяет составить перечень действий, которые должен совершать менеджер. 
Европейская рамка квалификаций
 наглядно показывает, что руководитель делает на определенном уровне: как он растет, какие личные качества развивает, как становится все более самостоятельным в принятии решений и достигает высшего уровня. 

Отдельного внимания, по мнению Сергея Метляева, заслуживает стандартизация процесса делегирования полномочий. Это действие пронизывает всю систему управления. И для того, чтобы задача была выполнена, сотрудники должны не только брать на себя ответственность, но и получать право самостоятельно принимать решения. Получая такое право, они сначала принимают решения и уже потом используют полномочия распоряжения ресурсами для реализации. 

Исторические трансформации

«Каждый руководитель в своей повседневной деятельности РУЛИТ: руководит сотрудниками, управляет процессами, лидирует – побуждает коллектив, в котором работает, двигаться в каком-то направлении, инициирует изменения. И все вместе в организации люди под его руководством творят ту реальность, в которой они живут», – считает Николай Митрофанов, независимый консультант в области повышения эффективности и организационного развития, в прошлом заместитель генерального директора «Красноярскэнерго», «Иркутскэнерго» и ОГК-3.

Параллельно руководитель, как правило, бывает вовлечен в разные процессы – руководство, управление, лидерство, инициацию и творение или создание чего-то нового, но при этом пользуется одними и теми же инструментами. В зависимости от того, на что направлено внимание управляющего, акценты смещаются. 

Такое смещение акцентов прослеживается и в том, как исторически трансформировалась роль руководителя:

• СССР. Предприятия нацелены на производство, рационализацию, изобретательство. Задачи развития решаются на уровне отраслей при лидерстве государства. 

• 1990-е. Предприятия сконцентрированы на производстве в режиме выживания. Отраслевое и государственное управление разрушается. 

• 2000-е. После перераспределения собственности и формирования крупных компаний актуализируются вопросы повышения эффективности и развития. Государство начинает инициировать изменения. 

• 2010-е. Крупные компании централизуют вопросы управления производством и развитием, структурируют работу предприятий снизу, появляются стандарты работы управленцев. Государство начинает формировать приоритетные направления развития и национальные проекты, брать на себя контроль за их реализацией.

Сейчас, в 2020-е, по мнению эксперта, важно переосознать роль каждого уровня и продумать перераспределение ролей руководителей между компаниями, предприятиями, а именно: делегировать решение вопросов управления эффективностью на предприятия, усилить отраслевую кооперацию и обмен лучшими практиками, сформировать функцию лидерства. Какие будут результаты, зависит в том числе от того, как руководитель понимает свою работу на своем уровне. 

Работа руководителя должна соответствовать тому контексту, в котором он находится, и тем управленческим задачам, которые перед ним стоят

Важно, чтобы организационная культура создавала и поддерживала на уровне руководителей ту модель лидерства, которая наиболее эффективна, которая позволяет улучшаться и создавать новые возможности для развития. 
Организационная
 культура – это то пространство, которое позволяет нам существовать, развиваться и дает нам возможности. Очень важно, чтобы инструменты СРР и ПРМ, инструменты лидерства позволяли этой культуре развиваться. И тогда культура будет развивать нас.

Путь любого руководителя – это путь освоения инструментов управления. Молодой руководитель либо ждет, что сейчас ему дадут инструментов свыше, и он начнет управлять. Либо начинает неосознанно рубить с плеча направо и налево, постигая свой рабочий инструментарий через опыт и массу сделанных ошибок. Эффективность руководителя напрямую связана и с количеством инструментов, с помощью которых он управляет, и с качеством их использования. А также с тем, какими именно инструментами он пользуется, каков его личный набор.

Искать новые для себя инструменты – развитие вширь. И совершенствовать уже имеющиеся, доводить до мастерства – развитие вглубь. Для понимания, где руководителю брать инструменты управления, давайте начнем с понимания.

Что есть инструмент?

Инструмент — (лат. instrumentum  орудие) предмет, устройство, механизм, машина или алгоритм, используемые для воздействия на объект: его изменения или измерения в целях достижения полезного эффекта. Так говорит Википедия.

В жизни нас окружает много инструментов. У каждой группы людей свои инструменты. У женщин это могут быть поварешка, нож, миксер, швейная игла, тряпка, скалка и так далее… У мужчин — отвертка, молоток, шуруповёрт, гаечный ключ, фрезеровочный станок, домкрат. У музыкантов свои. У спортсменов свои. Суть одна — инструмент это средство для достижения какой-то цели, доведение действий с помощью инструментов до результата.

У руководителя есть свой набор инструментов. Я бы поделила их на внешние и внутренние. К внешним относится всё, что вам дает структура, в которой вы управляете. Они не ваши, они чужие. Не ваши цели, спущенные сверху. Правила, законы, порядки, регламенты, установленные кем-то. Внутренняя культура компании с ее традициями и ритуалами.  Стимулы и мотиваторы, например, система премирования и депремирования, социальные блага, бонусы. Элементы системы, в которой работает вся организация. Личности вышестоящего руководства. Ценности, миссия, бренд, имидж и иже с ними. Вещи сильные, зачастую реально работающие, есть одно НО. Замени вас завтра, дай новому начальнику эти же инструменты, и он начнет управлять.  Теряется индивидуальность, как ваша, так и ваших сотрудников. Управляя лишь за счет административных ресурсов, вы становитесь простым транслятором, а люди ощущают себя управляемой массой.

Внутренние инструменты управления

– это сам руководитель. Его личные цели как человека, как лидера и как руководителя. Его умение ставить и «продавать» цели, делить их на задачи, планировать каким-то определенным образом.  Особый стиль управления и общения с подчиненными. Неповторимые поведенческие характеристики: ваши жесты, мимический и двигательный багаж, походка, осанка, привычные позы. Ваши личные ценности и установки, привычки, интересы. Ваша идеология управления, постулаты, на которых она основана. Ваши управленческие компетенции и навыки. Все черты вашего характера. Внешность и имидж. Объем  и качество вашей энергии, харизма, букет эмоций и чувств. Слова, которые вы произносите.  И многое, многое другое.

Существуют простые и сложные инструменты, и это достаточно субъективная категория. Зависит от того, чем человек больше увлечен, что у него лучше получается, чему его учили в плане управления. Немалая доля здесь принадлежит и особенностям характера. Согласитесь, руководитель-экстраверт чаще использует коммуникационные инструменты, чем это делает интроверт. А выступить с речью для интроверта целое испытание.

Управленец с гуманитарным складом мышления, скорее всего, лучше владеет  психологическими методами, чем числовыми. Соответственно, числовые для него сложны.  Харизматичные люди с детства управляют за счет своих данных. Руководители, за спиной которых армия, в течение всей жизни используют дисциплину, подчинение, порядок и точность. Я часто вижу, как им буквально физически трудно ориентироваться в хаотичном мире коммерции, где каждый день могут быть новые правила, а люди, оказываются, имеют свое мнение.

С чего начинается взаимодействие руководителя с инструментом управления?

Со знакомства. Возможно, вы видите где-то результаты работы инструмента, и хотите получить такой же результат, задумываетесь о приобретении. Или кто-то из друзей, коллег делится  с вами своими достижениями, а может и самим инструментом.  И вы пробуете его использовать сами. Пытливый ум постоянно ищет вокруг себя все новые и новые инструменты. Для этого мы общаемся, ходим на тренинги, читаем книги, изучаем чужой опыт. Один из вариантов знакомства – заново «открыть» для себя  старые гаджеты.

С чего начинается освоение управленческого инструмента?

Представьте себе, вы приобрели себе новый… ну, к примеру, шуруповёрт. Как скоро начнете им уверенно  управлять? Если до этого вы уже имели в своем арсенале подобный предмет, то, несомненно, быстрее. А если нет? Если это ваш первый персональный шуруповёрт?     Тогда далеко не сразу вы сможете активно действовать.

Приходят ко мне на тренинг по управленческим инструментам руководители. Те, кто помоложе, говорят примерно следующие слова: «Вы только дайте мне инструменты, и я начну эффективно управлять!» К сожалению, процесс этот длительный и включает в себя такие этапы:

1. Знакомство. Мы изучаем инструмент, разбираемся в понятиях, рассматриваем возможные сферы применения. Например, включение драйва в своих сотрудниках. Некоторые думают, что состояние драйва эффективно лишь в творческой работе. Но оказывается, типичные, рутинные и скучные задания становятся привлекательными для персонала именно в драйвовом состоянии.
2. Апробирование. Невозможно пройти этот этап, когда мы делаем первые шаги в общении с инструментом, трогаем его кнопки, издаем первые звуки, ожидаем первой реакции наших сотрудников.
3. Приобретение, присвоение. Очень тонкий момент, когда мы решаем, что инструмент мой, я им буду владеть. Это переход от состояния ученика в состояние хозяина. И в этом состояние человек становится увереннее, он уже не боится что-то сломать или испортить, активнее и увереннее пользуется приобретением.
4. Приспособление. Любой инструмент, любая машина требует приспособления под себя. Ошибка многих руководителей – увидели эффективный инструмент у другого и тут же и так же стали применять. Не выйдет! Все мы индивидуальные, а, значит, и приспособление будет под нашу индивидуальность. Проходит товарищ на мотивационный тренинг, а далее смотрит: это получается, а это надо чуть изменить, а здесь добавить, а здесь отказаться вовсе. Один мой клиент очень хотел писать письма, как у Чичваркина, но ни эпистолярным жанром, ни специфическим юмором не обладал. Потом создал свои «письма», правда, голосовые и очень вдохновляющие. Теперь каждое утро сотрудники слушают его «настроечные» аудиоролики!
5. Система, автоматизм, привычка. Проходит стадия приспособления, и вот уже руководитель начинает осознанно применять данный инструмент, повторять успешные действия с ним. Через несколько повторений появляется система, затем привычка его использовать. Но! При условии регулярности. Если один раз использовать обратную связь подчиненным как инструмент, второй, третий, а потом на время отложить, то мы снова возвращаемся на стадию апробирования.
6. Развитие инструмента. Этот этап может и не наступить, все зависит от руководителя. Я считаю, что у любого инструмента есть зона роста и развития — было бы желание. И лучше набрать не кучу инструментов, которые работают на 5% каждый, а несколько, идеально подходящих, но на 100%.  Для этого этапа необходимо продолжать пробовать, изучать, исследовать, интересоваться, узнавать глубже, смотреть, как работает у других. Я регулярно провожу проект «Лаборатория управления», где руководители любого уровня на равных исследуют и изучают инструменты управления людьми.

Какие выводы можно сделать?

Первый – у каждого руководителя свой путь освоения управленческих инструментов. Главное – не ждать, что кто-то вам их вживит в голову, словно чип, а вы тут же сможете эффективно управлять. Ищите!

Второй — внутренних инструментов гораздо больше, чем внешних. Прав был Филеас Фогг из сказочной байки «80 дней вокруг света» — «Используй все, что под рукой и не ищи себе другое». А еще они во много раз действенней! Осознавайте!

И третий — задача руководителя, желающего быть эффективным — осваивать эти инструменты, улучшать взаимодействие с ними, повышать свое мастерство. Осваивайте!

Ваша Ольга Полещук, бизнес-тренер, консультант по развитию руководителей

While leadership skills are often thought to be innate, they can also be developed and refined over time. Despite having the best intentions, a management leader may lack the abilities and resources necessary to foresee, manage, or overcome obstacles or achieve desired results. You can achieve your objectives if you have the appropriate leadership tools. Business leaders can use many tools and techniques to improve their leadership skills and better support their teams. This article will go through must-use leadership tools for your business.

What are Leadership Tools?

Leadership tools are techniques, strategies, and skills that can be used by business leaders to effectively guide and support their teams toward achieving their goals. These tools can help leaders communicate effectively, build trust and relationships, foster collaboration, and motivate their teams to perform at their best.

Leadership tools aim to determine a person’s potential as a leader in various contexts. They also aid in describing a person’s strongest qualities and how well they suit particular positions within a company. These tools let you know how effective you are at leading. With such knowledge, you may highlight your advantages and address your flaws.

Why are Leadership Tools Important?

Leadership tools are important for team leaders because they help them effectively guide and support their team toward achieving their goals. These tools can help team leaders improve communication, build trust, foster collaboration, and motivate their team to perform at their best.

Some specific ways in which leadership tools can benefit team leaders include −

Improving Communication

Effective communication is crucial for successful leadership. Leadership tools like active listening and clear messaging can help team leaders communicate more effectively with their team and better understand their needs and concerns.

Building Trust

Trust is a crucial component of every successful team. Leadership tools like emotional intelligence and empathy can help team leaders build trust with their team by understanding and valuing their emotions and perspectives.

Fostering Collaboration

Collaboration is key to achieving common goals. Leadership tools like strategic thinking and creativity can encourage open communication and idea-sharing within the team, leading to more effective problem-solving and decision-making.

Motivating the Team

Motivation is an important factor in driving performance. Leadership tools like goal setting and recognition can help team leaders inspire their teams to achieve their best work.

Top 11 Leadership Tools to Use in Your Business

Leadership tools can help team leaders become more effective in their roles and better support their teams. By incorporating these tools into their leadership style, team leaders can build strong and cohesive teams that are better equipped to achieve their goals. Below are the top 11 leadership tools to use in your business ventures −

1. Time Management

Time management is the ability to plan and use your time to achieve your goals effectively. As a leader, it is important to be able to manage your own time effectively, as well as help your team members do the same. Some strategies for effective time management include setting clear goals and deadlines, prioritizing tasks, and using tools like calendars and to-do lists to stay organized.

2. Delegation

Delegation is assigning tasks and responsibilities to team members. It is an important leadership skill because it allows leaders to focus on their responsibilities and helps team members develop new skills and take on more responsibility. When delegating tasks, it is important to set clear expectations, provide support and guidance, and give team members the autonomy to complete tasks in their way.

3. Collaboration

Collaboration is working effectively with others towards a common goal. It involves open communication, sharing ideas and resources, and problem-solving together. It is important to foster a team collaboration culture and encourage open communication and idea-sharing. This can help your team work more efficiently and effectively towards its goals.

4. Feedback

Feedback is information provided to someone about their performance or behavior. It can be positive or negative and help team members understand what they are doing well and areas for improvement. It is important to give regular and constructive feedback to your team and be open to receiving feedback. This can help your team grow and improve and foster trust and transparency within your team.

5. Creativity

Creativity is the ability to generate new and innovative ideas. It is an important leadership tool because it can help your team develop new solutions to challenges and help your business stay competitive. Using creativity as a leadership tool is important to foster a culture of innovation within your team and encourage team members to think outside the box. This can involve providing resources and support for creative endeavors and allowing team members to experiment and take risks.

6. Empathy

Empathy refers to the ability to recognize and share the experiences of another. It entails comprehending another person’s viewpoint and placing oneself in their position. As a leader, empathy can help you build strong relationships with your team and create a positive work environment. It can also help you better understand the needs and motivations of your team members and make more informed decisions that align with their goals.

7. Strategic Planning

Strategic planning determines a company’s strategy and allocates resources to follow that path. It entails establishing long-term objectives, assessing the competitive landscape, and identifying internal and external elements that might impact the firm. Being a business leader, it is mandatory to be able to engage in strategic planning to ensure that your team is aligned with the company’s overall goals and objectives.

8. Goal Setting

Goal setting defines specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound (SMART) objectives for your team. It is an important leadership tool because it helps to focus your team’s efforts, provide motivation, and track progress toward achieving your goals. It is crucial to set your team’s objectives clearly and precisely while giving them the tools and assistance they require to succeed.

9. Coaching

Coaching is a process of helping team members develop their skills and achieve their goals. It involves providing guidance, feedback, and support to help team members grow and improve. To effectively coach your team, a leader must be able to spot areas for development, establish clear objectives, and offer ongoing encouragement and support.

10. Mentorship

Mentorship is a relationship in which an experienced individual (the mentor) helps guide and support a less experienced individual (the mentee) in their professional development. It can be a valuable leadership tool for both the mentor and mentee, as it provides an opportunity for knowledge-sharing and skills development. It’s crucial that you look for mentorship opportunities as a leader and that you support your team members in doing the same.

11. Team Building

Team building is creating a cohesive and effective team. It involves identifying the strengths and weaknesses of your team members and finding ways to optimize their performance. Participating in team-building exercises as a leader will help your team communicate better, create trust, and work together more effectively.

Conclusion

Having all these tools at your fingertips will contribute to your development as a co-creative, interactive leader. You may become a better team leader by adding only one or two of these tools to your arsenal. Look for ways to become more organized, more capable of organizing projects, or more receptive to criticism. Whatever you choose, there are always technologies that can improve communication and productivity in groups.