Анализ существующей системы руководство

Основной целью
анализа действующей системы управления
предприятием является определение, в
какой мере она соответствует требованиям,
предъявляемым к производственной
системе, т.е. насколько она рациональна
с точки зрения установленных оценочных
критериев. К оценочным критериям обычно
относят принципы управления: соотношение
между централизацией и децентрализацией,
объём контрольных функций, установленный
для каждого уровня управления, анализ
и оценка аппарата управления (количество
сотрудников, наличие элементов
дублирования, распределение полномочий
и ответственности), оценка хозяйственной
деятельности (изменение технологии,
углубление межфирменного сотрудничества,
внедрение инновации) и т.п.

При анализе действующей системы
управления следует провести:

а) анализ и прогноз динамики внешней
ситуации;

б) оценку объекта управления;

в) анализ функциональной и организационной
структуры системы управления;

г) изучение системы
информационного обеспечения управления;

д) анализ технологии управления;

е) кадровый анализ
и анализ организации труда управленческих
работников;

ж) анализ средств
механизации и автоматизации управления.

Анализ и прогноз
динамики внешней ситуации
необходим для определения основных
целей деятельности предприятия на
соответствующем рынке товаров и услуг,
которые затем декомпозируются в
организационные цели и задачи системы
управления в целом и подсистем. При этом
проводится анализ социально-экономической
и политической ситуации в регионе
(стране), изучаются и прогнозируются
тенденции динамики социально-экономической
и политической ситуации, проводится
анализ и прогнозирование ситуации на
различных видах рынков (потребительском,
материально-сырьевом, фондовом,
инвестиционном, трудовом, финансовом,
техники и технологии, информационно-техническом),
изучается номенклатура и ассортимент,
товары-заменители, качество и
конкурентоспособность продукции,
ценовая политика, конкуренты, поставщики,
сбытовая сеть, транспортные схемы и др.

Для разработки
оргпроекта системы управления предприятием
в целом и проектирования подсистем
управления подразделениями и видами
деятельности необходимо дать характеристику
(оценку) предприятия
и его подсистем как
объекта проектирования.
При этом целесообразно отразить:

а) профиль, виды и
масштабы деятельности предприятия,
специализацию предприятия и выпускаемой
им продукции, номенклатуру и ассортимент,
объёмы выпуска за предыдущие годы и на
ближайшую перспективу, производственную
мощность;

б) производственную
структуру предприятия, состав и структуру
производственных подразделений (цехов,
участков, отделений) основного,
вспомогательного и подготовительного
производства;

в) техническую
характеристику основных и вспомогательных
производственных процессов по стадиям
«жизненных циклов» основных элементов
производства (материально-сырьевых и
энергетических ресурсов, технических
средств, условий производства):
транспортных, погрузочно-разгрузочных,
складских, технического оборудования
и ремонта, утилизации отходов и т.п.;

г) годовые объемы
потребляемых сырьевых и материально-технических
ресурсов (сырье, материалы, покупные
изделия и полуфабрикаты, комплектующие
изделия, конструкции и т.п.) по номенклатуре
качества (технико-технологическим
параметрам), ассортименту, размеры
производственных запасов
материально-технических ресурсов;

д) состав, объемы и
номенклатуру потребленных энергоресурсов
(технической и питьевой воды, электроэнергии,
топлива, ГСМ, сжатого воздуха, газов,
канализационных отходов, хладагента и
т.п.);

е) состав, структуру
и численность ИТР, заработную плату
основных категорий основных и
вспомогательных рабочих, обслуживающего
персонала организации по
профессионально-квалификационным
характеристикам (профессия, специальность,
разряд);

ж) состав, структуру
и количественные характеристики
основного капитала (уставный капитал,
структура акционерного капитала, объем
и структура необходимых оборотных
средств, структура собственных и заёмных
средств и т.п.);

з) состав, структуру,
номенклатуру и технико-экономические
параметры технических средств основного
и вспомогательного производств
(технологического и грузоподъемного
оборудования, машин, механизмов,
транспортных средств, средств малой
механизации, контрольно-измерительных
приборов (КИП), запасных частей и т.п.);

и) основные
технико-экономические показатели за
предыдущие годы и на ближайшую перспективу
и др.

Общее обследование
системы управления начинается с уточнения
и анализа
организационной структуры и основных
функций управления.
Необходимо определить фактическую
структуру подразделений и состав
выполняемых функций управления. Для
сбора данных в каждом обследуемом
подразделении составляются специальные
аналитические карты. При этом
устанавливается перечень фактически
выполненных работниками подразделений
функциональных операций, их периодичность,
время, затрачиваемое на их выполнение,
даются характеристика целесообразности
выполнения тех или иных функций и
предложения по их перераспределению.

Для функционального
анализа выполнения функций управления,
анализа распределения операций управления
по исполнителям и отделам, изучения их
загрузки составляются функциональные
таблицы. В
левой части функциональной таблицы
перечисляются все операции, выполняемые
служащими, специалистами, руководителями.
В верхней правой части указываются
должностные лица отдела. На поле таблицы
на пересечении горизонтальных и
вертикальных колонок показываются с
помощью условных знаков различные
действия работников аппарата (сбор
информации, подготовка документов,
визирование, принятие решения,
консультации, исполнение, контроль,
инструктаж, выдача исходных данных).
Такие таблицы, составляемые при
обследовании управляющей системы,
называются исполнительными.

Они отражают
фактическое распределение операций в
рамках конкретных функций управления
на предприятии или в отделе. Проектными
функциональными таблицами называются
документы, отражающие предлагаемый
порядок выполнения операций.

Анализ функциональных
таблиц по горизонтали позволяет
проследить включение тех или иных
исполнителей в процессе управления, по
вертикали — загруженности исполнителей,
масштабы и характер их работы. Для
обозначения характера выполнения тех
или иных операций рекомендуется применять
условные обозначения (например: Д-
подготовка
документов; ± -вычислительные и расчетные
операции; Р- принятие решения; К-
контроль
исполнения и т.д.).

Для изучения
распределения полномочий принимать
решения между руководителями разных
уровней и последующей разработки
предложений по перераспределению этих
полномочий применяются таблицы решений.
Так же как и функциональные таблицы,
они могут быть исполнительными,
т.е. отражать фактическое положение, и
проектными,
содержащими предложения по рационализации
процессов выработки и принятия
управленческих решений.

В левой части такой
таблицы перечисляются все решения,
принимаемые руководителями предприятия
по различным вопросам. В правой части
таблицы указывается конкретное
должностное лицо, которое имеет право
и обязано принять решение по данному
конкретному вопросу.

Функциональный
анализ проводится в разрезе основных
функций управления (планирование,
организация, координация, регулирование,
контроль, учёт и анализ) применительно
к объекту и предмету деятельности,
например, производство, финансы, кадры,
техника, подготовка производства,
снабжение, сбыт и т.п.

Изучение системы
информационного обеспечения управления
предполагает изучение и анализ
документированных и недокументированных
сообщений. При обслуживании системы
информации должны быть зафиксированы
все документы в управляющей системе,
отделах и подразделениях, в том числе:
а) создаваемые в подразделении; б)
проходящие через подразделения; в)
оседающие в подразделении. По каждому
подразделению составляется перечень
документов по приведённым трём группам
с указанием: наименования документов,
количества проходящих через подразделение
документов, количества экземпляров,
маршрута документов и периодичности
их составления. В целом по предприятию
составляется картотека документов и
комплектуется набор форм документов.
Одновременно составляются перечень
недокументированных сообщений по
подразделениям и перечень задач, решаемых
с помощью ЭВМ. При анализе системы
информации выявляют дублирование
информации, отсутствие необходимой
информации в документах, рациональность
маршрута прохождения документов.

Документационные
связи обследуемого подразделения со
смежными подразделениями (подсистемами)
фиксируются в схеме
документооборота.
Обследованное подразделение изображают
в центре, а взаимосвязанные с ним
подразделения – по краям схемы. Над
стрелками указываются наименования
передаваемых документов. При общесистемной
обработке материалов обследования
документооборота формируется сводный
перечень документов, составляется
картотека всех имеющихся документов
(сводный каталог) с указанием материалов
и количества единиц документов конкретного
наименования, производится группировка
и шифровка всех документов.

Параллельно с
обследованием документооборота
анализируют рациональность технологии
управления.
Функции определённого управленческого
работника реализуются путем выполнения
ряда управленческих операций, объединяемых
в управленческие процедуры. При
обследовании подразделений составляют
перечень управленческих процедур. На
все управленческие процедуры составляют
карты
управленческих процедур
в виде координатных оперограмм, а по
предприятию составляется картотека
процедур. Трудоемкость операций
определяется методом наблюдения или
методом экспертных оценок. На основании
картотеки выявляются взаимосвязанные
процедуры, отнесённые к разным подсистемам.
При совместном рассмотрении этих
процедур принимаются решения о
целесообразности объединения нескольких
процедур в укрупненные или об их
разукрупнении. Системная обработка
материалов обследования технологии
управления завершается построением
организационно-информационной модели
управляющей подсистемы предприятия.
Блоками этой модели являются схемы
взаимосвязи процедур отдельных подсистем.
На предприятии необходимо сформировать
альбом управленческих процедур.

Изучение труда
управленческих
работников производится параллельно
с обследованием технологии управления.
Организация труда каждого исполнителя
отражается в карте организации труда
управленческого работника. Форма карты
организации труда управленческого
работника, как и форма карты управленческой
процедуры, являются одинаковыми как
для обследования, так и непосредственно
для организационного проектирования.
Карты организации труда управленческих
работников включают разделы:

  1. перечень операций,
    выполняемых на рабочем месте, составляется
    на основе разработанных карт управленческих
    процедур, при этом определяется
    количество операций и их трудоемкость.
    Помимо
    управленческих
    операций (до 80 % общего фонда рабочего
    времени), в перечень закрепленных
    операций за рабочим местом включают
    затраты на обслуживание рабочего места,
    изучение научно-технической информации,
    а также затраты на «ожидание в приемных
    руководителя», поиск работников, которые
    являются потерями рабочего времени;

  2. распорядок работы;

  3. квалификационные требования к работнику;

  4. перечень мебели и
    оргоснастки содержит спецификацию
    основных элементов рабочего места;

  5. перечень постоянной
    информации, находящейся на рабочем
    месте.

В оргпроекте должен
быть разработан альбом карт организации
труда управленческих работников. При
составлении данных карт используют
фотографию рабочего дня, анкетирование
управленческих работников и др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
Источник

Разработка систем — это систематический процесс, который включает в себя такие фазы, как планирование, анализ, проектирование, развертывание и обслуживание. Здесь, в этом уроке, мы в первую очередь сосредоточимся на —

  • Системный анализ
  • Системный дизайн

Системный анализ

Это процесс сбора и интерпретации фактов, выявления проблем и разложения системы на ее компоненты.

Системный анализ проводится с целью изучения системы или ее частей с целью определения ее целей. Это метод решения проблем, который улучшает систему и гарантирует, что все компоненты системы работают эффективно для достижения своей цели.

Анализ указывает what the system should do.

Системный дизайн

Это процесс планирования новой бизнес-системы или замены существующей системы путем определения ее компонентов или модулей для удовлетворения конкретных требований. Перед планированием вам необходимо тщательно разобраться в старой системе и определить, как компьютеры могут лучше всего использоваться для эффективной работы.

Системный дизайн фокусируется на how to accomplish the objective of the system.

Системный анализ и проектирование (SAD) в основном фокусируется на —

  • Systems
  • Processes
  • Technology

Что такое система?

Слово «система» происходит от греческого слова «система», которое означает организованные отношения между любым набором компонентов для достижения некоторой общей причины или цели.

Система — это «упорядоченная группа взаимозависимых компонентов, связанных вместе в соответствии с планом достижения определенной цели».

Ограничения системы

Система должна иметь три основных ограничения:

  • Система должна иметь structure and behavior который предназначен для достижения заранее определенной цели.

  • Interconnectivity и interdependence должен существовать среди компонентов системы.

  • В objectives of the organization есть higher priority чем цели его подсистем.

Например, система управления дорожным движением, система расчета заработной платы, автоматическая библиотечная система, информационная система по персоналу.

Свойства системы

Система имеет следующие свойства —

Организация

Организация подразумевает структуру и порядок. Именно расположение компонентов помогает достичь заранее поставленных целей.

Взаимодействие

Это определяется тем, как компоненты взаимодействуют друг с другом.

Например, в организации отдел закупок должен взаимодействовать с производственным отделом, а расчет заработной платы — с отделом кадров.

Взаимозависимость

Взаимозависимость означает, как компоненты системы зависят друг от друга. Для правильного функционирования компоненты скоординированы и связаны друг с другом в соответствии с заданным планом. Выход одной подсистемы требуется другой подсистеме в качестве входа.

Интеграция

Интеграция связана с тем, как компоненты системы связаны друг с другом. Это означает, что части системы работают вместе внутри системы, даже если каждая часть выполняет уникальную функцию.

Центральная цель

Цель системы должна быть центральной. Это может быть реальным или заявленным. Организации нередко ставят одну цель и действуют для ее достижения.

Пользователи должны знать основную цель компьютерного приложения на раннем этапе анализа для успешного проектирования и преобразования.

Элементы системы

На следующей схеме показаны элементы системы —

Выходы и входы

  • Основная цель системы — получить результат, полезный для пользователя.

  • Входы — это информация, которая поступает в систему для обработки.

  • Выход — это результат обработки.

Процессор (ы)

  • Процессор — это элемент системы, который включает фактическое преобразование ввода в вывод.

  • Это оперативный компонент системы. Процессоры могут изменять ввод полностью или частично, в зависимости от спецификации вывода.

  • По мере изменения выходных характеристик изменяется и обработка. В некоторых случаях ввод также изменяется, чтобы позволить процессору обрабатывать преобразование.

Контроль

  • Элемент управления направляет систему.

  • Это подсистема принятия решений, которая контролирует последовательность действий, управляющих вводом, обработкой и выводом.

  • Поведение компьютерной системы контролируется операционной системой и программным обеспечением. Для того, чтобы поддерживать систему в равновесии, какие и сколько входных данных необходимы, определяется Спецификациями выходных данных.

Обратная связь

  • Обратная связь обеспечивает управление в динамической системе.

  • Положительная обратная связь по своей природе является рутинной и способствует повышению производительности системы.

  • Отрицательная обратная связь носит информационный характер, предоставляя контроллеру информацию для действий.

Окружающая обстановка

  • Среда — это «надсистема», в которой работает организация.

  • Это источник внешних элементов, которые наносят удар по системе.

  • Он определяет, как система должна функционировать. Например, поставщики и конкуренты среды организации могут вводить ограничения, которые влияют на фактическую производительность бизнеса.

Границы и интерфейс

  • Система должна определяться своими границами. Границы — это пределы, которые определяют его компоненты, процессы и взаимосвязь при взаимодействии с другой системой.

  • Каждая система имеет границы, определяющие сферу ее влияния и контроля.

  • Знание границ данной системы имеет решающее значение для определения характера ее взаимодействия с другими системами для успешного проектирования.

Типы систем

Системы можно разделить на следующие типы —

Физические или абстрактные системы

  • Физические системы — это материальные сущности. Мы можем их потрогать и почувствовать.

  • Физическая система может быть статической или динамической по своей природе. Например, столы и стулья являются статичными физическими частями компьютерного центра. Программируемый компьютер — это динамическая система, в которой программы, данные и приложения могут изменяться в соответствии с потребностями пользователя.

  • Абстрактные системы — это нефизические сущности или концептуальные объекты, которые могут быть формулами, представлением или моделью реальной системы.

Открытые или закрытые системы

  • Открытая система должна взаимодействовать со своим окружением. Он получает входные данные и доставляет выходы за пределы системы. Например, информационная система, которая должна адаптироваться к меняющимся условиям окружающей среды.

  • Закрытая система не взаимодействует со своим окружением. Он изолирован от воздействия окружающей среды. Полностью закрытая система в реальности встречается редко.

Адаптивная и неадаптивная система

  • Адаптивная система реагирует на изменения в окружающей среде таким образом, чтобы повысить свою производительность и выжить. Например, люди, животные.

  • Неадаптивная система — это система, которая не реагирует на окружающую среду. Например, машины.

Постоянная или временная система

  • Постоянная система сохраняется долгое время. Например, бизнес-политика.

  • Временные системы изготавливаются на указанное время, после чего их сносят. Например, DJ-система настраивается для программы, и она разбирается после программы.

Натуральная и искусственная система

  • Природные системы созданы самой природой. Например, Солнечная система, сезонная система.

  • Производственная система — это система, созданная руками человека. Например, ракеты, дамбы, поезда.

Детерминированная или вероятностная система

  • Детерминированная система работает предсказуемо, и взаимодействие между компонентами системы известно с уверенностью. Например, две молекулы водорода и одна молекула кислорода образуют воду.

  • Вероятностная система демонстрирует неопределенное поведение. Точный результат неизвестен. Например, прогноз погоды, доставка почты.

Социальная, человеко-машинная, машинная система

  • Социальная система состоит из людей. Например, социальные клубы, общества.

  • В системе человек-машина и человек, и машины задействованы для выполнения определенной задачи. Например, компьютерное программирование.

  • В Машинной системе пренебрегают вмешательством человека. Все задачи выполняет машина. Например, автономный робот.

Искусственные информационные системы

  • Это взаимосвязанный набор информационных ресурсов для управления данными конкретной организации в рамках прямого управленческого контроля (DMC).

  • Эта система включает в себя оборудование, программное обеспечение, средства связи, данные и приложения для производства информации в соответствии с потребностями организации.

    Искусственные информационные системы делятся на три типа —

  • Formal Information System — Он основан на потоке информации в виде памяток, инструкций и т. Д. От верхнего уровня к нижнему уровню управления.

  • Informal Information System — Это система, ориентированная на сотрудников, которая решает повседневные рабочие проблемы.

  • Computer Based System— Эта система напрямую зависит от компьютера для управления бизнес-приложениями. Например, автоматическая библиотечная система, система бронирования железнодорожных билетов, банковская система и т. Д.

Системные модели

Схематические модели

  • Схематическая модель — это двухмерная диаграмма, на которой показаны элементы системы и их связи.

  • Различные стрелки используются для отображения информационного потока, материального потока и обратной связи.

Модели систем потока

  • Модель потоковой системы показывает упорядоченный поток материала, энергии и информации, которые удерживают систему вместе.

  • Например, метод оценки и анализа программ (PERT) используется для абстрагирования реальной системы в виде модели.

Статические модели системы

  • Они представляют собой одну пару отношений, таких как действие – время или стоимость – количество .

  • Например, диаграмма Ганта дает статичную картину зависимости активности от времени.

Модели динамических систем

  • Бизнес-организации — это динамические системы. Динамическая модель приблизительно соответствует типу организации или приложения, с которым имеют дело аналитики.

  • Он показывает текущий, постоянно меняющийся статус системы. Он состоит из —

    • Входы, которые входят в систему

    • Процессор, через который происходит преобразование

    • Программа (ы), необходимая для обработки

    • Выходные данные, полученные в результате обработки.

Категории информации

Есть три категории информации, относящиеся к уровням управления и решениям, принимаемым менеджерами.

Стратегическая информация

  • Эта информация требуется высшему руководству для разработки политики долгосрочного планирования на следующие несколько лет. Например, тенденции доходов, финансовых вложений, людских ресурсов и роста населения.

  • Этот тип информации достигается с помощью системы поддержки принятия решений (DSS).

Управленческая информация

  • Этот тип информации требуется руководству среднего звена для краткосрочного и среднесрочного планирования, которое исчисляется месяцами. Например, анализ продаж, прогноз движения денежных средств и годовая финансовая отчетность.

  • Это достигается с помощью информационных систем управления (MIS).

Оперативная информация

  • Этот тип информации требуется низкому руководству для ежедневного и краткосрочного планирования, чтобы обеспечить выполнение повседневной операционной деятельности. Например, ведение учета посещаемости сотрудников, просроченных заказов на покупку и текущих запасов.

  • Это достигается с помощью систем обработки данных (DPS).

Эффективный жизненный цикл разработки системы (SDLC) должен приводить к созданию высококачественной системы, которая соответствует ожиданиям клиентов, завершается в рамках оценки времени и затрат и эффективно и действенно работает в текущей и запланированной инфраструктуре информационных технологий.

Жизненный цикл разработки системы (SDLC) — это концептуальная модель, которая включает политики и процедуры для разработки или изменения систем на протяжении их жизненных циклов.

SDLC используется аналитиками для разработки информационной системы. SDLC включает в себя следующие действия —

  • requirements
  • design
  • implementation
  • testing
  • deployment
  • operations
  • maintenance

Фазы SDLC

Жизненный цикл разработки систем — это систематический подход, который четко разбивает работу на этапы, необходимые для внедрения новой или измененной информационной системы.

Технико-экономическое обоснование или планирование

  • Определите проблему и масштаб существующей системы.

  • Обзор новой системы и определение ее целей.

  • Подтвердите осуществимость проекта и составьте график проекта.

  • На этом этапе также рассматриваются угрозы, ограничения, интеграция и безопасность системы.

  • В конце этого этапа создается технико-экономический отчет для всего проекта.

Анализ и спецификация

  • Соберите, проанализируйте и подтвердите информацию.

  • Определите требования и прототипы для новой системы.

  • Оцените альтернативы и определите приоритеты требований.

  • Изучите информационные потребности конечного пользователя и улучшите цель системы.

  • В конце этого этапа подготавливается документ со спецификацией требований к программному обеспечению (SRS), в котором указываются требования к программному обеспечению, оборудованию, функциям и сети.

Системный дизайн

  • Включает дизайн приложений, сети, баз данных, пользовательских интерфейсов и системных интерфейсов.

  • Преобразуйте документ SRS в логическую структуру, которая содержит подробный и полный набор спецификаций, которые могут быть реализованы на языке программирования.

  • Составьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств, обучения, обслуживания и эксплуатации.

  • Просмотрите предложенный дизайн. Убедитесь, что окончательный проект должен соответствовать требованиям, изложенным в документе SRS.

  • Наконец, подготовьте проектный документ, который будет использоваться на следующих этапах.

Реализация

  • Внедрите дизайн в исходный код посредством кодирования.

  • Объедините все модули вместе в обучающую среду, которая выявляет ошибки и дефекты.

  • Отчет о тестировании, содержащий ошибки, подготавливается с помощью плана тестирования, который включает задачи, связанные с тестированием, такие как создание тестового набора, критерии тестирования и выделение ресурсов для тестирования.

  • Интегрируйте информационную систему в ее среду и установите новую систему.

Обслуживание / Поддержка

  • Включите все действия, такие как поддержка по телефону или физическая поддержка на месте для пользователей, которые необходимы после установки системы.

  • Реализуйте изменения, которые программное обеспечение может претерпеть в течение определенного периода времени, или внедрите новые требования после того, как программное обеспечение будет развернуто у клиента.

  • Это также включает обработку остаточных ошибок и решение любых проблем, которые могут существовать в системе даже после фазы тестирования.

  • Обслуживание и поддержка могут потребоваться в течение длительного времени для больших систем и в течение короткого времени для небольших систем.

Жизненный цикл системного анализа и проектирования

На следующей диаграмме показан полный жизненный цикл системы на этапе анализа и проектирования.

Роль системного аналитика

Системный аналитик — это человек, который досконально осведомлен о системе и руководит проектом разработки системы, давая правильные указания. Он является экспертом, обладающим техническими навыками и навыками межличностного общения для выполнения задач развития, необходимых на каждом этапе.

Он стремится согласовать цели информационной системы с целью организации.

Основные роли

  • Определение и понимание требований пользователя с помощью различных методов поиска фактов.

  • Приоритезация требований путем получения согласия пользователей.

  • Сбор фактов или информации и получение мнений пользователей.

  • Поддерживает анализ и оценку, чтобы прийти к соответствующей системе, более удобной для пользователя.

  • Предлагает множество гибких альтернативных решений, выбирает лучшее решение и дает количественную оценку затрат и выгод.

  • Составьте определенные спецификации, понятные пользователям и программистам, в точной и подробной форме.

  • Реализован логический дизайн системы, которая должна быть модульной.

  • Планируйте периодичность оценки после того, как она использовалась в течение некоторого времени, и при необходимости измените систему.

Атрибуты системного аналитика

На следующем рисунке показаны атрибуты, которыми должен обладать системный аналитик.

Навыки межличностного общения

  • Интерфейс с пользователями и программистом.
  • Содействуйте группам и возглавляйте небольшие команды.
  • Управление ожиданиями.
  • Хорошее понимание, коммуникабельность, навыки продаж и обучения.
  • Мотиватор, уверенный в решении запросов.

Аналитические навыки

  • Системное изучение и организационные знания
  • Выявление проблем, анализ проблем и решение проблем
  • Здравый смысл
  • Возможность доступа к компромиссу
  • Любопытство узнать о новой организации

Навыки управления

  • Изучите жаргон и практику пользователей.
  • Управление ресурсами и проектами.
  • Управление изменениями и рисками.
  • Тщательно разбирайтесь в функциях управления.

Технические навыки

  • Знание компьютеров и программного обеспечения.
  • Будьте в курсе современных разработок.
  • Знать инструменты проектирования систем.
  • Глубокие знания о новых технологиях.

Что такое определение требований?

Требование является жизненно важной особенностью новой системы, которая может включать в себя обработку или сбор данных, контроль деятельности бизнеса, производство информации и поддержку управления.

Определение требований включает изучение существующей системы и сбор деталей, чтобы выяснить, каковы требования, как она работает и где следует внести улучшения.

Основные мероприятия по определению требований

Требования Предвидение

  • Он прогнозирует характеристики системы на основе предыдущего опыта, который включает определенные проблемы или функции и требования для новой системы.

  • Это может привести к анализу областей, которые иначе остались бы незамеченными неопытным аналитиком. Но если будут взяты ярлыки и введен предвзятость при проведении расследования, то требование «Предвкушение» может оказаться недооцененным.

Исследование требований

  • Он изучает текущую систему и документирует ее особенности для дальнейшего анализа.

  • Он лежит в основе системного анализа, когда аналитик документирует и описывает функции системы с помощью методов установления фактов, создания прототипов и компьютерных инструментов.

Требования Технические характеристики

  • Он включает анализ данных, которые определяют спецификацию требований, описание функций для новой системы и определение требований к информации, которые будут предоставлены.

  • Он включает анализ фактических данных, определение основных требований и выбор стратегий выполнения требований.

Методы сбора информации

Основная цель методов установления фактов — определить информационные требования организации, используемые аналитиками для подготовки точной SRS, понятной пользователю.

Идеальный документ SRS должен —

  • быть полным, однозначным и свободным от жаргона.
  • определить требования к оперативной, тактической и стратегической информации.
  • разрешить возможные споры между пользователями и аналитиком.
  • использовать графические средства, упрощающие понимание и дизайн.

Существуют различные методы сбора информации —

Интервью

Системный аналитик собирает информацию от отдельных лиц или групп путем интервью. Аналитик может быть формальным, сторонником закона, играть в политику или быть неформальным; поскольку успех интервью зависит от навыков аналитика как интервьюера.

Это можно сделать двумя способами —

  • Unstructured Interview — Системный аналитик проводит сессию вопросов и ответов, чтобы получить основную информацию о системе.

  • Structured Interview — В нем есть стандартные вопросы, на которые пользователь должен ответить в закрытом (объективном) или открытом (описательном) формате.

Advantages of Interviewing

  • Этот метод часто является лучшим источником сбора качественной информации.

  • Это полезно для тех, кто не может эффективно общаться в письменной форме или у которых может не быть времени на заполнение анкеты.

  • Информацию можно легко проверить и сразу же перепроверить.

  • Он может справиться со сложными предметами.

  • Узнать ключевую проблему легко, изучив мнения.

  • Он заполняет пробелы в недоразумениях и сводит к минимуму проблемы в будущем.

Анкеты

Этот метод используется аналитиком для сбора информации о различных проблемах системы от большого количества людей.

Есть два типа анкет —

  • Open-ended Questionnaires— Он состоит из вопросов, которые можно легко и правильно интерпретировать. Они могут изучить проблему и найти конкретное направление ответа.

  • Closed-ended Questionnaires — Он состоит из вопросов, которые используются, когда системный аналитик эффективно перечисляет все возможные ответы, которые являются взаимоисключающими.

Advantages of questionnaires

  • Он очень эффективен для изучения интересов, взглядов, чувств и убеждений пользователей, которые не находятся в одном месте.

  • В ситуации полезно знать, какая часть данной группы одобряет или не одобряет определенную особенность предлагаемой системы.

  • Прежде чем давать какое-либо конкретное направление системному проекту, полезно определить общее мнение.

  • Он более надежен и обеспечивает высокую конфиденциальность честных ответов.

  • Это подходит для выбора фактической информации и для сбора статистических данных, которые могут быть отправлены по электронной почте или по почте.

Обзор записей, процедур и форм

Обзор существующих записей, процедур и форм помогает получить представление о системе, которая описывает текущие возможности системы, ее операции или действия.

Advantages

  • Это помогает пользователю получить некоторые знания об организации или операциях самостоятельно, прежде чем они будут навязываться другим.

  • Это помогает документировать текущие операции за короткий промежуток времени, так как инструкции и формы по процедурам описывают формат и функции существующей системы.

  • Это может обеспечить четкое понимание транзакций, которые обрабатываются в организации, определение входных данных для обработки и оценку производительности.

  • Это может помочь аналитику понять систему с точки зрения операций, которые необходимо поддерживать.

  • В нем описывается проблема, ее затронутые части и предлагаемое решение.

Наблюдение

Это метод сбора информации путем наблюдения и наблюдения за людьми, событиями и объектами. Аналитик посещает организацию, чтобы понаблюдать за работой текущей системы и понять требования системы.

Advantages

  • Это прямой метод сбора информации.

  • Это полезно в ситуации, когда подлинность собранных данных находится под вопросом или когда сложность определенных аспектов системы не позволяет конечным пользователям дать четкое объяснение.

  • It produces more accurate and reliable data.

  • It produces all the aspect of documentation that are incomplete and outdated.

Joint Application Development (JAD)

It is a new technique developed by IBM which brings owners, users, analysts, designers, and builders to define and design the system using organized and intensive workshops. JAD trained analyst act as facilitator for workshop who has some specialized skills.

Advantages of JAD

  • It saves time and cost by replacing months of traditional interviews and follow-up meetings.

  • It is useful in organizational culture which supports joint problem solving.

  • Fosters formal relationships among multiple levels of employees.

  • It can lead to development of design creatively.

  • It Allows rapid development and improves ownership of information system.

Secondary Research or Background Reading

This method is widely used for information gathering by accessing the gleaned information. It includes any previously gathered information used by the marketer from any internal or external source.

Advantages

  • It is more openly accessed with the availability of internet.

  • It provides valuable information with low cost and time.

  • It act as forerunner to primary research and aligns the focus of primary research.

  • It is used by the researcher to conclude if the research is worth it as it is available with procedures used and issues in collecting them.

Feasibility Study

Feasibility Study can be considered as preliminary investigation that helps the management to take decision about whether study of system should be feasible for development or not.

  • It identifies the possibility of improving an existing system, developing a new system, and produce refined estimates for further development of system.

  • It is used to obtain the outline of the problem and decide whether feasible or appropriate solution exists or not.

  • The main objective of a feasibility study is to acquire problem scope instead of solving the problem.

  • The output of a feasibility study is a formal system proposal act as decision document which includes the complete nature and scope of the proposed system.

Steps Involved in Feasibility Analysis

The following steps are to be followed while performing feasibility analysis −

  • Form a project team and appoint a project leader.

  • Develop system flowcharts.

  • Identify the deficiencies of current system and set goals.

  • Enumerate the alternative solution or potential candidate system to meet goals.

  • Determine the feasibility of each alternative such as technical feasibility, operational feasibility, etc.

  • Weight the performance and cost effectiveness of each candidate system.

  • Rank the other alternatives and select the best candidate system.

  • Prepare a system proposal of final project directive to management for approval.

Types of Feasibilities

Economic Feasibility

  • It is evaluating the effectiveness of candidate system by using cost/benefit analysis method.

  • It demonstrates the net benefit from the candidate system in terms of benefits and costs to the organization.

  • The main aim of Economic Feasibility Analysis (EFS) is to estimate the economic requirements of candidate system before investments funds are committed to proposal.

  • It prefers the alternative which will maximize the net worth of organization by earliest and highest return of funds along with lowest level of risk involved in developing the candidate system.

Technical Feasibility

  • It investigates the technical feasibility of each implementation alternative.

  • It analyzes and determines whether the solution can be supported by existing technology or not.

  • The analyst determines whether current technical resources be upgraded or added it that fulfill the new requirements.

  • It ensures that the candidate system provides appropriate responses to what extent it can support the technical enhancement.

Operational Feasibility

  • It determines whether the system is operating effectively once it is developed and implemented.

  • It ensures that the management should support the proposed system and its working feasible in the current organizational environment.

  • It analyzes whether the users will be affected and they accept the modified or new business methods that affect the possible system benefits.

  • It also ensures that the computer resources and network architecture of candidate system are workable.

Behavioral Feasibility

  • It evaluates and estimates the user attitude or behavior towards the development of new system.

  • It helps in determining if the system requires special effort to educate, retrain, transfer, and changes in employee’s job status on new ways of conducting business.

Schedule Feasibility

  • It ensures that the project should be completed within given time constraint or schedule.

  • It also verifies and validates whether the deadlines of project are reasonable or not.

Analysts use various tools to understand and describe the information system. One of the ways is using structured analysis.

What is Structured Analysis?

Structured Analysis is a development method that allows the analyst to understand the system and its activities in a logical way.

It is a systematic approach, which uses graphical tools that analyze and refine the objectives of an existing system and develop a new system specification which can be easily understandable by user.

It has following attributes −

  • It is graphic which specifies the presentation of application.

  • It divides the processes so that it gives a clear picture of system flow.

  • It is logical rather than physical i.e., the elements of system do not depend on vendor or hardware.

  • It is an approach that works from high-level overviews to lower-level details.

Structured Analysis Tools

During Structured Analysis, various tools and techniques are used for system development. They are −

  • Data Flow Diagrams
  • Data Dictionary
  • Decision Trees
  • Decision Tables
  • Structured English
  • Pseudocode

Data Flow Diagrams (DFD) or Bubble Chart

It is a technique developed by Larry Constantine to express the requirements of system in a graphical form.

  • It shows the flow of data between various functions of system and specifies how the current system is implemented.

  • It is an initial stage of design phase that functionally divides the requirement specifications down to the lowest level of detail.

  • Its graphical nature makes it a good communication tool between user and analyst or analyst and system designer.

  • It gives an overview of what data a system processes, what transformations are performed, what data are stored, what results are produced and where they flow.

Basic Elements of DFD

DFD is easy to understand and quite effective when the required design is not clear and the user wants a notational language for communication. However, it requires a large number of iterations for obtaining the most accurate and complete solution.

The following table shows the symbols used in designing a DFD and their significance −

Symbol Name Symbol Meaning
Square Source or Destination of Data
Arrow Data flow
Circle Process transforming data flow
Open Rectangle Data Store

Types of DFD

DFDs are of two types: Physical DFD and Logical DFD. The following table lists the points that differentiate a physical DFD from a logical DFD.

Physical DFD Logical DFD
It is implementation dependent. It shows which functions are performed. It is implementation independent. It focuses only on the flow of data between processes.
It provides low level details of hardware, software, files, and people. It explains events of systems and data required by each event.
It depicts how the current system operates and how a system will be implemented. It shows how business operates; not how the system can be implemented.

Context Diagram

A context diagram helps in understanding the entire system by one DFD which gives the overview of a system. It starts with mentioning major processes with little details and then goes onto giving more details of the processes with the top-down approach.

The context diagram of mess management is shown below.

Data Dictionary

A data dictionary is a structured repository of data elements in the system. It stores the descriptions of all DFD data elements that is, details and definitions of data flows, data stores, data stored in data stores, and the processes.

A data dictionary improves the communication between the analyst and the user. It plays an important role in building a database. Most DBMSs have a data dictionary as a standard feature. For example, refer the following table −

Sr.No. Data Name Description No. of Characters
1 ISBN ISBN Number 10
2 TITLE title 60
3 SUB Book Subjects 80
4 ANAME Author Name 15

Decision Trees

Decision trees are a method for defining complex relationships by describing decisions and avoiding the problems in communication. A decision tree is a diagram that shows alternative actions and conditions within horizontal tree framework. Thus, it depicts which conditions to consider first, second, and so on.

Decision trees depict the relationship of each condition and their permissible actions. A square node indicates an action and a circle indicates a condition. It forces analysts to consider the sequence of decisions and identifies the actual decision that must be made.

The major limitation of a decision tree is that it lacks information in its format to describe what other combinations of conditions you can take for testing. It is a single representation of the relationships between conditions and actions.

For example, refer the following decision tree −

Decision Tables

Decision tables are a method of describing the complex logical relationship in a precise manner which is easily understandable.

  • It is useful in situations where the resulting actions depend on the occurrence of one or several combinations of independent conditions.

  • It is a matrix containing row or columns for defining a problem and the actions.

Components of a Decision Table

  • Condition Stub − It is in the upper left quadrant which lists all the condition to be checked.

  • Action Stub − It is in the lower left quadrant which outlines all the action to be carried out to meet such condition.

  • Condition Entry − It is in upper right quadrant which provides answers to questions asked in condition stub quadrant.

  • Action Entry − It is in lower right quadrant which indicates the appropriate action resulting from the answers to the conditions in the condition entry quadrant.

The entries in decision table are given by Decision Rules which define the relationships between combinations of conditions and courses of action. In rules section,

  • Y shows the existence of a condition.
  • N represents the condition, which is not satisfied.
  • A blank — against action states it is to be ignored.
  • X (or a check mark will do) against action states it is to be carried out.

For example, refer the following table −

CONDITIONS Rule 1 Rule 2 Rule 3 Rule 4
Advance payment made Y N N N
Purchase amount = Rs 10,000/- — Y Y N
Regular Customer — Y N —
ACTIONS
Give 5% discount X X — —
Give no discount — — X X

Structured English

Structure English is derived from structured programming language which gives more understandable and precise description of process. It is based on procedural logic that uses construction and imperative sentences designed to perform operation for action.

  • It is best used when sequences and loops in a program must be considered and the problem needs sequences of actions with decisions.

  • It does not have strict syntax rule. It expresses all logic in terms of sequential decision structures and iterations.

For example, see the following sequence of actions −

if customer pays advance 
   then 
      Give 5% Discount 
   else 
      if purchase amount >=10,000 
         then 
            if  the customer is a regular customer 
               then Give 5% Discount 
            else  No Discount
         end if 
      else No Discount  
   end if 
end if

Pseudocode

A pseudocode does not conform to any programming language and expresses logic in plain English.

  • It may specify the physical programming logic without actual coding during and after the physical design.

  • It is used in conjunction with structured programming.

  • It replaces the flowcharts of a program.

Guidelines for Selecting Appropriate Tools

Use the following guidelines for selecting the most appropriate tool that would suit your requirements −

  • Use DFD at high or low level analysis for providing good system documentations.

  • Use data dictionary to simplify the structure for meeting the data requirement of the system.

  • Use structured English if there are many loops and actions are complex.

  • Use decision tables when there are a large number of conditions to check and logic is complex.

  • Use decision trees when sequencing of conditions is important and if there are few conditions to be tested.

System design is the phase that bridges the gap between problem domain and the existing system in a manageable way. This phase focuses on the solution domain, i.e. “how to implement?”

It is the phase where the SRS document is converted into a format that can be implemented and decides how the system will operate.

In this phase, the complex activity of system development is divided into several smaller sub-activities, which coordinate with each other to achieve the main objective of system development.

Inputs to System Design

System design takes the following inputs −

  • Statement of work

  • Requirement determination plan

  • Current situation analysis

  • Proposed system requirements including a conceptual data model, modified DFDs, and Metadata (data about data).

Outputs for System Design

System design gives the following outputs −

  • Infrastructure and organizational changes for the proposed system.

  • A data schema, often a relational schema.

  • Metadata to define the tables/files and columns/data-items.

  • A function hierarchy diagram or web page map that graphically describes the program structure.

  • Actual or pseudocode for each module in the program.

  • A prototype for the proposed system.

Types of System Design

Logical Design

Logical design pertains to an abstract representation of the data flow, inputs, and outputs of the system. It describes the inputs (sources), outputs (destinations), databases (data stores), procedures (data flows) all in a format that meets the user requirements.

While preparing the logical design of a system, the system analyst specifies the user needs at level of detail that virtually determines the information flow into and out of the system and the required data sources. Data flow diagram, E-R diagram modeling are used.

Physical Design

Physical design relates to the actual input and output processes of the system. It focuses on how data is entered into a system, verified, processed, and displayed as output.

It produces the working system by defining the design specification that specifies exactly what the candidate system does. It is concerned with user interface design, process design, and data design.

It consists of the following steps −

  • Specifying the input/output media, designing the database, and specifying backup procedures.

  • Planning system implementation.

  • Devising a test and implementation plan, and specifying any new hardware and software.

  • Updating costs, benefits, conversion dates, and system constraints.

Architectural Design

It is also known as high level design that focuses on the design of system architecture. It describes the structure and behavior of the system. It defines the structure and relationship between various modules of system development process.

Detailed Design

It follows Architectural design and focuses on development of each module.

Conceptual Data Modeling

It is representation of organizational data which includes all the major entities and relationship. System analysts develop a conceptual data model for the current system that supports the scope and requirement for the proposed system.

The main aim of conceptual data modeling is to capture as much meaning of data as possible. Most organization today use conceptual data modeling using E-R model which uses special notation to represent as much meaning about data as possible.

Entity Relationship Model

It is a technique used in database design that helps describe the relationship between various entities of an organization.

Terms used in E-R model

  • ENTITY − It specifies distinct real world items in an application. For example: vendor, item, student, course, teachers, etc.

  • RELATIONSHIP − They are the meaningful dependencies between entities. For example, vendor supplies items, teacher teaches courses, then supplies and course are relationship.

  • ATTRIBUTES − It specifies the properties of relationships. For example, vendor code, student name. Symbols used in E-R model and their respective meanings −

The following table shows the symbols used in E-R model and their significance −

Symbol Meaning
Entity
Weak Entity
Relationship
Identity Relationship
Attributes
Key Attributes
Multivalued
Composite Attribute
Derived Attributes
Total Participation of E2 in R
Cardinality Ratio 1:N for E1:E2 in R

Three types of relationships can exist between two sets of data: one-to-one, one-to-many, and many-to-many.

File Organization

It describes how records are stored within a file.

There are four file organization methods −

  • Serial − Records are stored in chronological order (in order as they are input or occur). Examples − Recording of telephone charges, ATM transactions, Telephone queues.

  • Sequential − Records are stored in order based on a key field which contains a value that uniquely identifies a record. Examples − Phone directories.

  • Direct (relative) − Each record is stored based on a physical address or location on the device. Address is calculated from the value stored in the record’s key field. Randomizing routine or hashing algorithm does the conversion.

  • Indexed − Records can be processed both sequentially and non-sequentially using indexes.

Comparision

File Access

One can access a file using either Sequential Access or Random Access. File Access methods allow computer programs read or write records in a file.

Sequential Access

Every record on the file is processed starting with the first record until End of File (EOF) is reached. It is efficient when a large number of the records on the file need to be accessed at any given time. Data stored on a tape (sequential access) can be accessed only sequentially.

Direct (Random) Access

Records are located by knowing their physical locations or addresses on the device rather than their positions relative to other records. Data stored on a CD device (direct-access) can be accessed either sequentially or randomly.

Типы файлов, используемых в системе организации

Ниже приведены типы файлов, используемых в системе организации.

  • Master file— Он содержит текущую информацию о системе. Например, файл клиента, файл студента, телефонный справочник.

  • Table file— Это тип мастер-файла, который редко изменяется и хранится в табличном формате. Например, сохранение почтового индекса.

  • Transaction file— Он содержит повседневную информацию, полученную в результате деловой активности. Он используется для обновления или обработки главного файла. Например, Адреса сотрудников.

  • Temporary file — Он создается и используется системой, когда это необходимо.

  • Mirror file— Они являются точными копиями других файлов. Помогите минимизировать риск простоя в случаях, когда оригинал приходит в негодность. Их необходимо изменять каждый раз, когда изменяется исходный файл.

  • Log files— Они содержат копии основных записей и записей транзакций для регистрации любых изменений, внесенных в основной файл. Это облегчает аудит и обеспечивает механизм восстановления в случае сбоя системы.

  • Archive files — Файлы резервных копий, содержащие исторические версии других файлов.

Контроль документации

Документация — это процесс записи информации для справочных или рабочих целей. Он помогает пользователям, менеджерам и ИТ-специалистам, которым это необходимо. Важно, чтобы подготовленный документ регулярно обновлялся, чтобы легко отслеживать ход работы системы.

После внедрения системы, если система работает неправильно, тогда документация помогает администратору понять поток данных в системе, чтобы исправить недостатки и заставить систему работать.

Программисты или системные аналитики обычно создают программную и системную документацию. Системные аналитики обычно несут ответственность за подготовку документации, чтобы помочь пользователям изучить систему. В крупных компаниях группа технической поддержки, в которую входят технические писатели, может помочь в подготовке пользовательской документации и учебных материалов.

Преимущества

  • Это может сократить время простоя системы, сократить расходы и ускорить выполнение задач обслуживания.

  • Он обеспечивает четкое описание формального потока существующей системы и помогает понять тип входных данных и то, как могут быть получены выходные данные.

  • Он обеспечивает эффективный и действенный способ общения между техническими и нетехническими пользователями о системе.

  • Это облегчает обучение нового пользователя, так что он может легко понять поток системы.

  • Это помогает пользователю решать такие проблемы, как устранение неисправностей, и помогает менеджеру принимать более обоснованные окончательные решения в системе организации.

  • Он обеспечивает лучший контроль внутренней или внешней работы системы.

Типы документации

Когда дело доходит до системного дизайна, есть следующие четыре основных документа:

  • Программная документация
  • Системная документация
  • Операционная документация
  • Пользовательская документация

Программная документация

  • Он описывает входы, выходы и логику обработки для всех программных модулей.

  • Процесс документирования программы начинается на этапе анализа системы и продолжается во время реализации.

  • Эта документация служит руководством для программистов, которые создают модули, которые хорошо поддерживаются внутренними и внешними комментариями и описаниями, которые можно легко понять и поддерживать.

Операционная документация

Операционная документация содержит всю информацию, необходимую для обработки и распространения онлайн и печатной продукции. Операционная документация должна быть четкой, краткой и по возможности доступной в Интернете.

Он включает в себя следующую информацию —

  • Программа, системный аналитик, программист и системная идентификация.

  • Информация о расписании для вывода на печать, например отчет, частота выполнения и сроки.

  • Входные файлы, их источники, выходные файлы и места назначения.

  • Списки рассылки электронной почты и отчетов.

  • Требуются специальные формы, включая онлайн-формы.

  • Сообщения об ошибках и информационные сообщения для операторов и процедуры перезапуска.

  • Особые инструкции, например, требования безопасности.

Пользовательская документация

Он включает инструкции и информацию для пользователей, которые будут взаимодействовать с системой. Например, руководства пользователя, справочные руководства и учебные пособия. Пользовательская документация полезна для обучения пользователей и для справочных целей. Он должен быть ясным, понятным и легко доступным для пользователей на всех уровнях.

Пользователи, владельцы систем, аналитики и программисты прилагают совместные усилия для разработки руководства пользователя.

Пользовательская документация должна включать —

  • Обзор системы, в котором четко описаны все основные функции, возможности и ограничения системы.

  • Описание содержания, подготовки, обработки и образцов исходного документа.

  • Обзор опций меню и экрана ввода данных, содержания и инструкций по обработке.

  • Примеры отчетов, которые составляются регулярно или доступны по запросу пользователя, включая образцы.

  • Информация о безопасности и контрольном журнале.

  • Объяснение ответственности за конкретные требования к вводу, выводу или обработке.

  • Процедуры запроса изменений и сообщения о проблемах.

  • Примеры исключений и ошибочных ситуаций.

  • Часто задаваемые вопросы (FAQ).

  • Объяснение того, как получить помощь, и процедуры обновления руководства пользователя.

Системная документация

Системная документация служит техническими спецификациями для ИБ и способов достижения целей ИБ. Пользователи, менеджеры и владельцы информационных систем никогда не нуждаются в справочной документации по системе. Системная документация обеспечивает основу для понимания технических аспектов ИБ при внесении изменений.

  • Он описывает каждую программу в рамках ИС и всю ИС в целом.

  • В нем описываются функции системы, способ их реализации, цель каждой программы в рамках всей ИБ в отношении порядка выполнения, информации, передаваемой в программы и из программ, и общего потока системы.

  • Он включает в себя записи словаря данных, диаграммы потоков данных, объектные модели, макеты экранов, исходные документы и системные запросы, инициирующие проект.

  • Большая часть системной документации готовится на этапах системного анализа и проектирования системы.

  • Во время внедрения системы аналитик должен изучить системную документацию, чтобы убедиться, что она полная, точная и актуальная, а также включает любые изменения, внесенные в процессе внедрения.

Стратегия сверху вниз

Стратегия «сверху вниз» использует модульный подход для разработки дизайна системы. Он называется так потому, что начинается с модуля верхнего или самого высокого уровня и движется к модулям самого низкого уровня.

В этом методе определяется модуль самого высокого уровня или основной модуль для разработки программного обеспечения. Главный модуль разделен на несколько более мелких и простых подмодулей или сегментов в зависимости от задачи, выполняемой каждым модулем. Затем каждый подмодуль подразделяется на несколько подмодулей следующего более низкого уровня. Этот процесс разделения каждого модуля на несколько подмодулей продолжается до тех пор, пока не будут идентифицированы модули самого низкого уровня, которые не могут быть далее подразделены.

Стратегия снизу вверх

Стратегия «снизу-вверх» следует модульному подходу к разработке системы. Он называется так, потому что начинается с модулей самого нижнего или самого базового уровня и движется к модулям самого высокого уровня.

В этой технике

  • Идентифицируются модули на самом базовом или самом низком уровне.

  • Эти модули затем группируются вместе на основе функции, выполняемой каждым модулем, для формирования следующих модулей более высокого уровня.

  • Затем эти модули объединяются в следующие модули более высокого уровня.

  • Этот процесс группирования нескольких более простых модулей для формирования модулей более высокого уровня продолжается до тех пор, пока не будет достигнут основной модуль процесса разработки системы.

Структурированный дизайн

Структурированный дизайн — это методология, основанная на потоках данных, которая помогает идентифицировать входные и выходные данные разрабатываемой системы. Основная цель структурированного дизайна — минимизировать сложность и повысить модульность программы. Структурированный дизайн также помогает описать функциональные аспекты системы.

При структурированном проектировании системные спецификации выступают в качестве основы для графического представления потока данных и последовательности процессов, участвующих в разработке программного обеспечения с помощью DFD. После разработки DFD для системы программного обеспечения следующим шагом является разработка структурной схемы.

Модуляризация

Структурированный дизайн разбивает программу на небольшие независимые модули. Они организованы сверху вниз, а детали показаны внизу.

Таким образом, в структурированном дизайне используется подход, называемый модуляризацией или декомпозицией, для минимизации сложности и решения проблемы путем разделения ее на более мелкие сегменты.

Advantages

  • В первую очередь тестируются критически важные интерфейсы.
  • Это обеспечивает абстракцию.
  • Это позволяет нескольким программистам работать одновременно.
  • Это позволяет повторно использовать код.
  • Это обеспечивает контроль и повышает моральный дух.
  • Это упрощает идентификацию структуры.

Структурированные диаграммы

Структурированные диаграммы — это рекомендуемый инструмент для проектирования модульных систем сверху вниз, которые определяют различные модули разработки системы и отношения между каждым модулем. Он показывает системный модуль и их отношения между ними.

Он состоит из диаграммы, состоящей из прямоугольных блоков, которые представляют модули, соединяющих стрелок или линий.

  • Control Module — Это модуль более высокого уровня, который управляет модулями более низкого уровня, называемыми subordinate modules.

  • Library Module — Это многоразовый модуль, который можно вызывать более чем из одной точки на графике.

У нас есть два разных подхода к созданию структурированной диаграммы:

  • Transform-Centered Structured Charts — Они используются, когда все транзакции проходят по одному и тому же пути.

  • Transaction–Centered Structured Charts — Они используются, когда все транзакции не проходят по одному и тому же пути.

Цели использования структурных блок-схем

  • Поощрять нисходящий дизайн.

  • Поддерживать концепцию модулей и определять соответствующие модули.

  • Чтобы показать размер и сложность системы.

  • Чтобы определить количество легко идентифицируемых функций и модулей в каждой функции.

  • Чтобы показать, является ли каждая идентифицируемая функция управляемым объектом или должна быть разбита на более мелкие компоненты.

Факторы, влияющие на сложность системы

Для разработки системного программного обеспечения хорошего качества необходимо разработать хороший дизайн. Поэтому при разработке дизайна системы основное внимание уделяется качеству разработки программного обеспечения. Качественный дизайн программного обеспечения — это такой дизайн, который сводит к минимуму сложность и затраты на разработку программного обеспечения.

Двумя важными концепциями, связанными с разработкой системы, которые помогают определить сложность системы, являются: coupling и cohesion.

Связь

Связь — это мера независимости компонентов. Он определяет степень зависимости каждого модуля разработки системы от другого. На практике это означает, что чем сильнее связь между модулями в системе, тем сложнее внедрить и поддерживать систему.

Каждый модуль должен иметь простой и понятный интерфейс с другими модулями, а минимальное количество элементов данных должно совместно использоваться модулями.

Высокое сцепление

Системы такого типа имеют взаимосвязи с программными модулями, зависящими друг от друга. Изменения в одной подсистеме сильно влияют на другую подсистему.

Низкое сцепление

Системы этого типа состоят из независимых или почти независимых компонентов. Изменение одной подсистемы не влияет на другие подсистемы.

Меры сцепления

  • Content Coupling — Когда один компонент фактически изменяет другой, то измененный компонент полностью зависит от изменения одного.

  • Common Coupling — Когда степень связи несколько снижается за счет организации системного дизайна так, чтобы данные были доступны из общего хранилища данных.

  • Control Coupling — Когда один компонент передает параметры для управления активностью другого компонента.

  • Stamp Coupling — Когда структуры данных используются для передачи информации от одного компонента к другому.

  • Data Coupling — Когда передаются только данные, компоненты соединяются этой связью.

Сплоченность

Сплоченность — это мера близости отношений между ее составляющими. Он определяет степень зависимости компонентов модуля друг от друга. На практике это означает, что разработчик системы должен гарантировать, что:

  • Они не разделяют важные процессы на фрагментированные модули.

  • Они не собирают вместе несвязанные процессы, представленные как процессы на DFD, в бессмысленные модули.

Лучшие модули — это те, которые функционально связаны. Худшие модули — это те, которые по совпадению связаны.

Худшая степень сплоченности

Случайное сцепление обнаруживается в компоненте, части которого не связаны друг с другом.

  • Logical Cohesion — Здесь несколько логически связанных функций или элементов данных помещаются в один и тот же компонент.

  • Temporal Cohesion — Это когда компонент, который используется для инициализации системы или установки переменных, выполняет несколько функций последовательно, но функции связаны по времени.

  • Procedurally Cohesion — Это когда функции группируются в компонент, чтобы обеспечить этот порядок.

  • Sequential Cohesion — Это когда выход одной части компонента является входом для следующей его части.

Дизайн ввода

В информационной системе ввод — это необработанные данные, которые обрабатываются для получения вывода. При проектировании ввода разработчики должны учитывать устройства ввода, такие как ПК, MICR, OMR и т. Д.

Следовательно, качество ввода системы определяет качество вывода системы. Хорошо продуманные формы ввода и экраны имеют следующие свойства:

  • Он должен эффективно служить конкретной цели, такой как хранение, запись и получение информации.

  • Это обеспечивает правильное завершение с точностью.

  • Он должен быть простым и простым для заполнения.

  • Он должен фокусироваться на внимании пользователя, последовательности и простоте.

  • Все эти цели достигаются с использованием знания основных принципов проектирования, касающихся:

    • Какие входы необходимы для системы?

    • Как конечные пользователи реагируют на различные элементы форм и экранов.

Цели для дизайна ввода

Цели входного дизайна:

  • Для разработки процедур ввода и ввода данных

  • Чтобы уменьшить входную громкость

  • Для разработки исходных документов для сбора данных или разработки других методов сбора данных

  • Для разработки записей входных данных, экранов ввода данных, экранов пользовательского интерфейса и т. Д.

  • Использовать проверки достоверности и разрабатывать эффективные средства управления вводом.

Методы ввода данных

Важно разработать соответствующие методы ввода данных, чтобы предотвратить ошибки при вводе данных. Эти методы зависят от того, вводятся ли данные в формы вручную клиентами, а затем вводятся операторами ввода данных, или данные вводятся непосредственно пользователями на ПК.

Система должна предотвращать ошибки пользователя:

  • Четкий дизайн формы, оставляя достаточно места для разборчивого письма.
  • Четкие инструкции по заполнению формы.
  • Четкий дизайн формы.
  • Уменьшение количества нажатий клавиш.
  • Немедленная обратная связь об ошибке.

Некоторые из популярных методов ввода данных:

  • Пакетный метод ввода (автономный метод ввода данных)
  • Метод ввода данных онлайн
  • Машиночитаемые формы
  • Интерактивный ввод данных

Контроль целостности ввода

Контроль целостности ввода включает в себя ряд методов для устранения типичных ошибок ввода конечными пользователями. Они также включают проверки значений отдельных полей; как для формата, так и для полноты всех входных данных.

Журналы аудита для ввода данных и других системных операций создаются с использованием журналов транзакций, в которых регистрируются все изменения, внесенные в базу данных, для обеспечения безопасности и средств восстановления в случае любого сбоя.

Дизайн вывода

Дизайн вывода — важнейшая задача любой системы. Во время проектирования выходных данных разработчики определяют тип необходимых выходных данных и рассматривают необходимые элементы управления выходными данными и макеты прототипов отчетов.

Цели дизайна вывода

Цели входного дизайна:

  • Разработать дизайн вывода, который служит намеченной цели и исключает производство нежелательной продукции.

  • Разработать выходной дизайн, отвечающий требованиям конечных пользователей.

  • Доставить необходимое количество продукции.

  • Сформировать вывод в соответствующем формате и направить его нужному человеку.

  • Своевременно предоставлять продукцию для принятия правильных решений.

Давайте теперь рассмотрим различные типы выходов —

Внешние выходы

Производители создают и проектируют внешние выходы для принтеров. Внешние выходы позволяют системе оставлять триггерные действия со стороны их получателей или подтверждать действия их получателям.

Некоторые из внешних выходов спроектированы как оборотные выходы, которые реализованы в виде формы и повторно входят в систему как вход.

Внутренние выходы

Внутренние выходы присутствуют внутри системы и используются конечными пользователями и менеджерами. Они поддерживают руководство в принятии решений и отчетности.

Есть три типа отчетов, производимых с помощью управленческой информации:

  • Detailed Reports — Они содержат текущую информацию, которая почти не фильтруется или не ограничивается, чтобы облегчить планирование и контроль управления.

  • Summary Reports — Они содержат тенденции и потенциальные проблемы, которые классифицируются и резюмируются для менеджеров, которым не нужны подробности.

  • Exception Reports — Они содержат исключения, отфильтрованные данные по какому-либо условию или стандарту перед их представлением менеджеру в качестве информации.

Контроль целостности вывода

Контроль целостности выходных данных включает коды маршрутизации для идентификации принимающей системы и сообщения проверки для подтверждения успешного получения сообщений, которые обрабатываются сетевым протоколом.

Отчеты в печатном или экранном формате должны включать дату / время для печати отчета и данные. Многостраничные отчеты содержат заголовок или описание отчета, а также нумерацию страниц. Предварительно распечатанные формы обычно включают номер версии и дату вступления в силу.

Формы Дизайн

И формы, и отчеты являются продуктом дизайна ввода и вывода и представляют собой бизнес-документ, состоящий из определенных данных. Основное отличие состоит в том, что формы предоставляют поля для ввода данных, а отчеты используются исключительно для чтения. Например, формы заказов, заявки на трудоустройство и кредит и т. Д.

  • При разработке формы дизайнеры должны знать:

    • кто будет их использовать

    • куда бы они были доставлены

    • цель формы или отчета

  • Во время проектирования форм инструменты автоматического проектирования расширяют возможности разработчика по созданию прототипов форм и отчетов и их представления конечным пользователям для оценки.

Цели хорошего дизайна формы

Хороший дизайн формы необходим, чтобы обеспечить следующее:

  • Чтобы экран был простым, давая правильную последовательность, информацию и четкие подписи.

  • Для достижения поставленной цели с помощью соответствующих форм.

  • Для обеспечения точности заполнения формы.

  • Чтобы форма оставалась привлекательной, используйте значки, инвертированное видео, мигающие курсоры и т. Д.

  • Для облегчения навигации.

Типы форм

Flat Forms

  • Это бланк в единственном экземпляре, подготовленный вручную или на машине и напечатанный на бумаге. Для дополнительных копий оригинала между копиями вставляется копировальная бумага.

  • Это самая простая и недорогая форма для дизайна, печати и воспроизведения, которая требует меньшего объема.

Unit Set/Snap out Forms

  • Это бумаги с одноразовыми углеродными чередованиями, разделенными на наборы для рукописного или машинного использования.

  • Угольки могут быть как синими, так и черными, стандартного сорта средней интенсивности. Как правило, синие угли лучше всего подходят для рукописных форм, а черные — для машинного использования.

Continuous strip/Fanfold Forms

  • Это несколько отдельных форм, соединенных в непрерывную полосу с перфорацией между каждой парой форм.

  • Это менее затратный метод для использования в больших объемах.

No Carbon Required (NCR) Paper

  • Они используют безуглеродистую бумагу, которая имеет два химических покрытия (капсулы), одно на лицевой стороне, а другое на обратной стороне листа бумаги.

  • Когда прикладывается давление, две капсулы взаимодействуют и создают образ.

Систему программного обеспечения необходимо проверять на предмет ее предполагаемого поведения и направления прогресса на каждом этапе разработки, чтобы избежать дублирования усилий, перерасхода времени и средств и обеспечить завершение системы в установленные сроки. предполагаемое поведение и направление прогресса на каждом этапе разработки, чтобы избежать дублирования усилий, перерасхода времени и средств и обеспечить завершение системы в установленные сроки.

Системное тестирование и обеспечение качества помогают при проверке системы. Он включает —

  • Качество продукта на уровне (тестирование)
  • Качество на уровне процесса.

Разберем их вкратце —

Тестирование

Тестирование — это процесс или действие, которое проверяет функциональность и правильность программного обеспечения в соответствии с указанными требованиями пользователя с целью повышения качества и надежности системы. Это дорогостоящий, трудоемкий и важный подход к разработке системы, требующий надлежащего планирования всего процесса тестирования.

Успешный тест — это тот, который обнаруживает ошибки. Он выполняет программу с явным намерением найти ошибку, т. Е. Вывести программу из строя. Это процесс оценки системы с целью создания сильной системы, который в основном фокусируется на слабых местах системы или программного обеспечения.

Характеристики системного тестирования

Системное тестирование начинается на уровне модуля и продолжается в направлении интеграции всей программной системы. При тестировании системы в разное время используются разные методы тестирования. Его проводит разработчик для небольших проектов и независимые группы тестирования для крупных проектов.

Этапы тестирования системы

В тестировании участвуют следующие этапы —

Test Strategy

Это заявление, которое предоставляет информацию о различных уровнях, методах, инструментах и ​​техниках, используемых для тестирования системы. Он должен удовлетворять все потребности организации.

Test Plan

Он предоставляет план тестирования системы и подтверждает, что тестируемая система соответствует всем проектным и функциональным спецификациям. План тестирования предоставляет следующую информацию —

  • Цели каждого этапа тестирования
  • Подходы и инструменты, используемые для тестирования
  • Обязанности и время, необходимое для каждого действия по тестированию
  • Доступность инструментов, средств и тестовых библиотек
  • Процедуры и стандарты, необходимые для планирования и проведения испытаний
  • Факторы, ответственные за успешное завершение процесса тестирования

Test Case Design

  • Для каждого модуля тестируемой системы определен ряд тестовых примеров.

  • В каждом тестовом примере будет указываться, как должна быть протестирована реализация конкретного требования или проектного решения, а также критерии успеха теста.

  • Тестовые примеры вместе с планом тестирования документируются как часть документа спецификации системы или в отдельном документе под названием test specification или же test description.

Test Procedures

Он состоит из шагов, которые необходимо выполнить для выполнения каждого из тестовых примеров. Эти процедуры указаны в отдельном документе, который называется спецификацией процедуры тестирования. В этом документе также указываются особые требования и форматы отчета о результатах тестирования.

Test Result Documentation

Файл результатов тестирования содержит краткую информацию об общем количестве выполненных тестовых случаев, количестве ошибок и характере ошибок. Затем эти результаты оцениваются по критериям в спецификации теста, чтобы определить общий результат теста.

Типы тестирования

Тестирование может быть разных типов, и разные типы тестов проводятся в зависимости от типа ошибок, которые вы пытаетесь обнаружить —

Модульное тестирование

Также известное как тестирование программ, это тип тестирования, при котором аналитик тестирует или фокусируется на каждой программе или модуле независимо. Это выполняется с целью выполнения каждого оператора модуля хотя бы один раз.

  • При модульном тестировании нельзя гарантировать точность программы, и сложно провести детальное тестирование различных комбинаций входных данных.

  • Он определяет максимальное количество ошибок в программе по сравнению с другими методами тестирования.

Интеграционное тестирование

В Integration Testing аналитик тестирует несколько модулей, работающих вместе. Он используется для поиска расхождений между системой и ее первоначальной целью, текущими спецификациями и системной документацией.

  • Здесь аналитики пытаются найти области, в которых были разработаны модули с различными спецификациями для длины, типа и имени элемента данных.

  • Он проверяет, соответствуют ли размеры файлов и правильно ли построены индексы.

Функциональное тестирование

Функциональное тестирование определяет, правильно ли работает система в соответствии с ее спецификациями и соответствующей стандартной документацией. Функциональное тестирование обычно начинается с внедрения системы, что очень важно для успеха системы.

Функциональное тестирование делится на две категории —

  • Positive Functional Testing — Это включает в себя тестирование системы с действительными входными данными для проверки правильности полученных выходных данных.

  • Negative Functional Testing — Это включает в себя тестирование программного обеспечения с недопустимыми входными данными и нежелательными условиями работы.

Правила тестирования системы

Для успешного проведения тестирования системы вам необходимо следовать данным правилам —

  • Тестирование должно основываться на требованиях пользователя.

  • Прежде чем писать сценарии тестирования, необходимо тщательно понять бизнес-логику.

  • План тестирования должен быть выполнен как можно скорее.

  • Тестирование должно проводиться третьей стороной.

  • Это должно выполняться на статическом ПО.

  • Тестирование должно проводиться на допустимые и недопустимые входные условия.

  • Тестирование должно быть пересмотрено и изучено, чтобы снизить затраты.

  • Программное обеспечение должно подвергаться как статическому, так и динамическому тестированию.

  • Должна быть сделана документация тестовых примеров и результатов тестирования.

Гарантия качества

Это обзор системы или программных продуктов и их документации для подтверждения того, что система соответствует требованиям и спецификациям.

  • Цель QA — обеспечить доверие клиентов путем постоянной поставки продукта в соответствии со спецификацией.

  • Обеспечение качества программного обеспечения (SQA) — это методика, которая включает процедуры и инструменты, применяемые профессионалами в области программного обеспечения для обеспечения соответствия программного обеспечения установленным стандартам для предполагаемого использования и производительности.

  • Основная цель SQA — обеспечить надлежащую и точную видимость проекта программного обеспечения и разрабатываемого продукта для администрации.

  • Он проверяет и проверяет программный продукт и его действия на протяжении всего жизненного цикла разработки системы.

Цели обеспечения качества

Цели обеспечения качества заключаются в следующем:

  • Для мониторинга процесса разработки программного обеспечения и окончательного разрабатываемого программного обеспечения.

  • Чтобы убедиться, что программный проект реализует стандарты и процедуры, установленные руководством.

  • Для уведомления групп и отдельных лиц о деятельности SQA и результатах этой деятельности.

  • Гарантировать, что проблемы, которые не решаются в программном обеспечении, решаются высшим руководством.

  • Выявить недостатки в продукте, процессе или стандартах и ​​исправить их.

Уровни гарантии качества

Существует несколько уровней контроля качества и тестирования, которые необходимо выполнить для сертификации программного продукта.

Level 1 − Code Walk-through

На этом уровне автономное программное обеспечение исследуется или проверяется на предмет нарушений официальных правил кодирования. В общем, упор делается на изучение документации и уровень комментариев в коде.

Level 2 − Compilation and Linking

На этом уровне проверяется, может ли программа компилировать и связывать все официальные платформы и операционные системы.

Level 3 − Routine Running

На этом уровне проверяется, может ли программное обеспечение работать должным образом в различных условиях, таких как определенное количество событий, небольшие и большие события и т. Д.

Level 4 − Performance test

На этом заключительном уровне проверяется, соответствует ли производительность программного обеспечения ранее указанному уровню производительности.

Внедрение — это процесс обеспечения работоспособности информационной системы. Это включает в себя —

  • Создание новой системы с нуля
  • Построение новой системы из существующей.

Реализация позволяет пользователям взять на себя его работу для использования и оценки. Он включает в себя обучение пользователей работе с системой и планирование плавного преобразования.

Тренировка

Персонал в системе должен подробно знать, каковы будут его роли, как они могут использовать систему и что система будет или не будет делать. Успех или неудача хорошо спроектированных и технически элегантных систем может зависеть от того, как они эксплуатируются и используются.

Операторы систем обучения

Операторы систем должны быть должным образом обучены, чтобы они могли выполнять все возможные операции, как рутинные, так и чрезвычайные. Операторы должны быть обучены тому, какие типичные неисправности могут возникать, как их распознавать и какие действия следует предпринять, когда они возникнут.

Обучение включает создание списков устранения неполадок для выявления возможных проблем и способов их устранения, а также имена и номера телефонов лиц, с которыми можно связаться при возникновении неожиданных или необычных проблем.

Обучение также включает ознакомление с процедурами выполнения, что включает проработку последовательности действий, необходимых для использования новой системы.

Обучение пользователей

  • Обучение конечных пользователей является важной частью разработки компьютерной информационной системы, которая должна предоставляться сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно решать проблемы.

  • Обучение пользователей включает в себя работу с оборудованием, устранение неполадок в системе, определение того, вызвана ли возникшая проблема оборудованием или программным обеспечением.

  • Большая часть обучения пользователей связана с работой самой системы. Учебные курсы должны быть разработаны таким образом, чтобы помочь пользователю в быстрой мобилизации для организации.

Рекомендации по обучению

  • Установление измеримых целей
  • Используя соответствующие методы обучения
  • Выбор подходящих сайтов для обучения
  • Использование понятных учебных материалов

Методы обучения

Обучение под руководством инструктора

В нем участвуют как инструкторы, так и стажеры, которые должны встречаться в одно и то же время, но не обязательно в одном месте. Тренинг может быть индивидуальным или совместным. Он бывает двух типов —

Virtual Classroom

На этом тренинге инструкторы должны встречаться со слушателями в одно и то же время, но не обязаны находиться в одном месте. Основные используемые здесь инструменты: видеоконференцсвязь, текстовые инструменты интернет-чата, пакеты виртуальной реальности и т. Д.

Normal Classroom

Тренеры должны встречаться со слушателями в одно и то же время и в одном месте. Основными используемыми здесь инструментами являются школьная доска, диапроекторы, ЖК-проекторы и т. Д.

Самостоятельное обучение

В нем участвуют как инструкторы, так и стажеры, которым не нужно встречаться в одном месте или в одно время. Стажеры осваивают навыки самостоятельно, посещая курсы в удобное для них время. Он бывает двух типов —

Multimedia Training

В этом тренинге курсы представлены в мультимедийном формате и сохранены на CD-ROM. Это сводит к минимуму затраты на разработку внутреннего курса обучения без помощи внешних программистов.

Web-based Training

В этом тренинге курсы часто представлены в гипермедийном формате и разработаны для поддержки Интернета и внутренней сети. Он обеспечивает своевременное обучение конечных пользователей и позволяет организации адаптировать требования к обучению.

Преобразование

Это процесс перехода от старой системы к новой. Он обеспечивает понятный и структурированный подход для улучшения взаимодействия между руководством и командой проекта.

План конверсии

Он содержит описание всех действий, которые должны произойти во время внедрения новой системы и ввода ее в действие. Он предвидит возможные проблемы и способы их решения.

Он включает в себя следующие мероприятия —

  • Назовите все файлы для преобразований.
  • Определение требований к данным для разработки новых файлов во время преобразования.
  • Список всех необходимых новых документов и процедур.
  • Определение элементов управления, которые будут использоваться в каждом действии.
  • Выявление ответственности человека за каждый вид деятельности.
  • Проверка графиков конверсии.

Методы преобразования

Четыре метода преобразования:

  • Параллельное преобразование
  • Прямое преобразование с переключением
  • Пилотный подход
  • Метод фазового ввода
Метод Описание Преимущества Недостатки

Параллельное преобразование

 Старые и новые системы используются одновременно.

Обеспечивает откат при выходе из строя новой системы.

Предлагает максимальную безопасность и, в конечном итоге, тестирование новой системы.

Вызывает перерасход средств.

Новая система может не получить должного внимания.

Прямое преобразование с переключением

Внедрена новая система, а старая полностью заменена.

Заставляет пользователей заставить новую систему работать

Мгновенная выгода от новых методов и контроля.

Не отступать, если возникнут проблемы с новой системой

Требуется самое тщательное планирование

Пилотный подход

Поддерживает поэтапный подход, который постепенно внедряет систему для всех пользователей

Позволяет обучение и установку без излишнего использования ресурсов.

Избегайте крупных непредвиденных обстоятельств из-за управления рисками.

Длительное поэтапное внедрение вызывает проблему, идет ли конверсия успешно или нет.

Метод фазового ввода

Рабочая версия системы, реализованная в одной части организации на основе обратной связи, устанавливается по всей организации самостоятельно или поэтапно.

Предоставляет опыт и тестирование линии перед внедрением

Когда предпочтение отдается новой системе, включающей новые технологии или радикальные изменения в характеристиках.

Создается впечатление, что старая система ошибочна и ненадежна.

Преобразование файлов

Это процесс преобразования одного формата файла в другой. Например, файл в формате WordPerfect можно преобразовать в Microsoft Word.

Для успешного преобразования требуется план преобразования, который включает:

  • Знание целевой системы и понимание существующей системы
  • Teamwork
  • Автоматизированные методы, тестирование и параллельные операции
  • Постоянная поддержка для исправления проблем
  • Обновление системной / пользовательской документации и т. Д.

Многие популярные приложения поддерживают открытие и сохранение в файлы других форматов того же типа. Например, Microsoft Word может открывать и сохранять файлы во многих других форматах обработки текста.

Обзор оценки после внедрения (PIER)

PIER — это инструмент или стандартный подход для оценки результатов проекта и определения того, приносит ли проект ожидаемые выгоды для процессов, продуктов или услуг. Это позволяет пользователю убедиться, что проект или система достигли желаемого результата в течение указанного периода времени и запланированных затрат.

PIER гарантирует, что проект достиг своих целей, оценивая процессы разработки и управления проектом.

Цели PIER

Цели наличия PIER заключаются в следующем:

  • Чтобы определить успех проекта относительно прогнозируемых затрат, выгод и сроков.

  • Выявить возможности добавить проекту дополнительную ценность.

  • Определить сильные и слабые стороны проекта для дальнейшего использования и принятия соответствующих мер.

  • Дать рекомендации относительно будущего проекта путем уточнения методик оценки затрат.

Следующие сотрудники должны быть включены в процесс проверки:

  • Команда и руководство проекта
  • Персонал пользователя
  • Персонал стратегического управления
  • Внешние пользователи

Сопровождение / улучшение системы

Техническое обслуживание означает восстановление чего-либо в исходное состояние. Улучшение означает добавление, изменение кода для поддержки изменений в пользовательской спецификации. Обслуживание системы приводит систему в соответствие с ее первоначальными требованиями, а усовершенствования расширяют возможности системы за счет включения новых требований.

Таким образом, техническое обслуживание изменяет существующую систему, расширение добавляет функции к существующей системе, а разработка заменяет существующую систему. Это важная часть разработки системы, которая включает действия по исправлению ошибок при проектировании и реализации системы, обновлению документов и тестированию данных.

Типы обслуживания

Системное обслуживание можно разделить на три типа:

  • Corrective Maintenance — Позволяет пользователю выполнять ремонт и исправление оставшихся проблем.

  • Adaptive Maintenance — Позволяет пользователю заменять функции программ.

  • Perfective Maintenance — Позволяет пользователю изменять или улучшать программы в соответствии с требованиями пользователей и меняющимися потребностями.

Системный аудит

Это расследование для проверки производительности операционной системы. Цели проведения системного аудита следующие:

  • Сравнить фактическую и планируемую производительность.

  • Проверить, что заявленные цели системы по-прежнему актуальны в текущей среде.

  • Оценить достижение поставленных целей.

  • Для обеспечения надежности компьютерной финансовой и другой информации.

  • Чтобы обеспечить включение всех записей в обработку.

  • Для защиты от мошенничества.

Аудит использования компьютерных систем

Аудиторы обработки данных проверяют использование компьютерной системы, чтобы контролировать ее. Аудитору нужны контрольные данные, которые получает сама компьютерная система.

Системный аудитор

Роль аудитора начинается на начальном этапе разработки системы, чтобы полученная система была безопасной. Он описывает идею использования системы, которая может быть записана, что помогает в планировании нагрузки и выборе технических характеристик аппаратного и программного обеспечения. Это указывает на разумное использование компьютерной системы и возможное неправильное использование системы.

Аудиторское испытание

Аудиторское испытание или журнал аудита — это запись безопасности, которая включает информацию о том, кто имел доступ к компьютерной системе и какие операции выполнялись в течение определенного периода времени. Контрольные испытания используются для подробного отслеживания изменений данных в системе.

Он предоставляет документальное подтверждение различных методов контроля, которым подвергается транзакция во время ее обработки. Аудиторские испытания не существуют отдельно. Они выполняются в рамках учета восстановления потерянных транзакций.

Методы аудита

Аудит можно проводить двумя разными способами:

Аудит вокруг компьютера

  • Возьмите образцы входных данных и вручную примените правила обработки.
  • Сравните выходные данные с компьютерными.

Аудит через компьютер

  • Организовать аудиторскую проверку, которая позволит изучить выбранные промежуточные результаты.
  • Контрольные суммы обеспечивают промежуточные проверки.

Рекомендации по аудиту

При проведении аудита результаты анализа исследуются с использованием описательной части и моделей для выявления проблем, вызванных неправильным размещением функций, разделенными процессами или функциями, нарушенными потоками данных, отсутствием данных, избыточной или неполной обработкой и неадресуемыми возможностями автоматизации.

Действия на этом этапе следующие:

  • Выявление текущих проблем окружающей среды
  • Выявление причин проблемы
  • Выявление альтернативных решений
  • Оценка и технико-экономический анализ каждого решения
  • Выбор и рекомендация наиболее практичного и подходящего решения
  • Оценка стоимости проекта и анализ рентабельности

Безопасность

Безопасность системы означает защиту системы от кражи, несанкционированного доступа и модификаций, а также случайного или непреднамеренного повреждения. В компьютеризированных системах безопасность включает в себя защиту всех частей компьютерной системы, включая данные, программное обеспечение и оборудование. Безопасность системы включает в себя конфиденциальность и целостность системы.

  • System privacy занимается защитой отдельных систем от доступа и использования без разрешения / ведома заинтересованных лиц.

  • System integrity касается качества и надежности необработанных и обработанных данных в системе.

Меры контроля

Существует множество мер контроля, которые можно в общих чертах классифицировать следующим образом:

Резервное копирование

  • Регулярное резервное копирование баз данных ежедневно / еженедельно в зависимости от критичности времени и размера.

  • Инкрементное резервное копирование с более короткими интервалами.

  • Резервные копии, хранящиеся в безопасном удаленном месте, особенно необходимы для аварийного восстановления.

  • Работают дублирующие системы, и все транзакции зеркалируются, если это очень важная система и не допускает сбоев перед сохранением на диске.

Физический контроль доступа к объектам

  • Физические замки и биометрическая аутентификация. Например, отпечаток пальца
  • Удостоверения личности или пропуски проверяются сотрудниками службы безопасности.
  • Идентификация всех лиц, читающих или изменяющих данные, и запись их в файл.

Использование логического или программного управления

  • Система паролей.
  • Шифрование конфиденциальных данных / программ.
  • Обучение сотрудников работе с данными и безопасности.
  • Антивирусное программное обеспечение и защита брандмауэра при подключении к Интернету.

Анализ риска

Риск — это возможность потерять что-то ценное. Анализ рисков начинается с планирования безопасной системы путем определения уязвимости системы и ее воздействия. Затем составляется план управления риском и преодоления бедствия. Это делается для оценки вероятности возможных катастроф и их стоимости.

Анализ рисков — это совместная работа экспертов с различным опытом, например, с химическими веществами, человеческими ошибками и технологическим оборудованием.

При проведении анализа рисков необходимо соблюдать следующие шаги:

  • Идентификация всех компонентов компьютерной системы.

  • Выявление всех угроз и опасностей, с которыми сталкивается каждый из компонентов.

  • Количественная оценка рисков, т.е. оценка потерь в случае, если угрозы станут реальностью.

Анализ рисков — основные шаги

Поскольку риски или угрозы меняются, а также потенциальные убытки, управление рисками должно осуществляться на периодической основе высшим руководством.

Управление рисками — это непрерывный процесс, который включает в себя следующие шаги:

  • Определение мер безопасности.

  • Расчет стоимости внедрения мер безопасности.

  • Сравнение стоимости мер безопасности с убытком и вероятностью угроз.

  • Подбор и реализация мер безопасности.

  • Обзор выполнения мер безопасности.

В объектно-ориентированном подходе основное внимание уделяется фиксации структуры и поведения информационных систем в небольших модулях, которые объединяют как данные, так и процессы. Основная цель объектно-ориентированного проектирования (ООД) — повысить качество и продуктивность системного анализа и проектирования, сделав их более удобными.

На этапе анализа объектно-ориентированные модели используются, чтобы заполнить пробел между проблемой и решением. Он хорошо работает в ситуации, когда системы постоянно проектируются, адаптируются и обслуживаются. Он идентифицирует объекты в проблемной области, классифицируя их с точки зрения данных и поведения.

ОО-модель выгодна следующими способами:

  • Это облегчает внесение изменений в систему при невысокой стоимости.

  • Это способствует повторному использованию компонентов.

  • Это упрощает задачу интеграции компонентов для настройки большой системы.

  • Это упрощает проектирование распределенных систем.

Элементы объектно-ориентированной системы

Давайте пройдемся по характеристикам OO System —

  • Objects— Объект — это то, что существует в проблемной области и может быть идентифицировано данными (атрибутом) или поведением. Все материальные объекты (студент, пациент) и некоторые нематериальные объекты (банковский счет) моделируются как объект.

  • Attributes — Они описывают информацию об объекте.

  • Behavior— Он указывает, что объект может делать. Он определяет операцию, выполняемую над объектами.

  • Class— Класс инкапсулирует данные и их поведение. Объекты со схожим значением и назначением, сгруппированные в класс.

  • Methods— Методы определяют поведение класса. Это не что иное, как действие, которое может выполнить объект.

  • Message— Сообщение — это вызов функции или процедуры от одного объекта к другому. Это информация, отправляемая объектам для запуска методов. По сути, сообщение — это вызов функции или процедуры от одного объекта к другому.

Особенности объектно-ориентированной системы

Объектно-ориентированная система имеет несколько замечательных функций, которые обсуждаются ниже.

Инкапсуляция

Инкапсуляция — это процесс сокрытия информации. Это просто объединение процесса и данных в единое целое. Данные объекта скрыты от остальной системы и доступны только через службы класса. Он позволяет улучшать или модифицировать методы, используемые объектами, не затрагивая другие части системы.

Абстракция

Это процесс выбора или выбора необходимого метода и атрибутов для указания объекта. Он фокусируется на основных характеристиках объекта с точки зрения пользователя.

Отношения

Все классы в системе связаны друг с другом. Объекты не существуют изолированно, они существуют во взаимосвязи с другими объектами.

Есть три типа объектных отношений —

  • Aggregation — Он указывает на отношения между целым и его частями.

  • Association — В этом случае два класса связаны или связаны каким-либо образом, например, один класс работает с другим для выполнения задачи или один класс действует на другой класс.

  • Generalization— Дочерний класс основан на родительском классе. Это означает, что два класса похожи, но имеют некоторые различия.

Наследование

Наследование — отличная функция, которая позволяет создавать подклассы из существующего класса путем наследования атрибутов и / или операций существующих классов.

Полиморфизм и динамическое связывание

Полиморфизм — это способность принимать множество различных форм. Это относится как к объектам, так и к операциям. Полиморфный объект — это объект, истинный тип которого скрывается в суперклассе или родительском классе.

В полиморфной операции операция может выполняться по-разному для разных классов объектов. Это позволяет нам манипулировать объектами разных классов, зная только их общие свойства.

Структурированный подход против Объектно-ориентированный подход

В следующей таблице объясняется, чем объектно-ориентированный подход отличается от традиционного структурного подхода.

Структурированный подход Объектно-ориентированный подход
Он работает с подходом сверху вниз. Он работает с подходом снизу вверх.
Программа разделена на ряд подмодулей или функций. Программа организована по количеству классов и объектов.
Используется вызов функции. Используется передача сообщений.
Повторное использование программного обеспечения невозможно. Возможно повторное использование.
Программирование структурированного дизайна обычно длится до конца. Программирование объектно-ориентированного дизайна выполняется одновременно с другими этапами.
Структурированный дизайн больше подходит для офшоринга. Подходит для собственной разработки.
Он показывает четкий переход от дизайна к реализации. Не очень понятный переход от дизайна к реализации.
Он подходит для систем реального времени, встроенных систем и проектов, где объекты не являются наиболее полезным уровнем абстракции. Он подходит для большинства бизнес-приложений и проектов разработки игр, которые предполагается настраивать или расширять.
Диаграмма DFD и ER моделирует данные. Диаграмма классов, диаграмма последовательности, диаграмма диаграммы состояний и варианты использования — все это вносит свой вклад.
В этом случае проектами можно легко управлять благодаря четко обозначенным этапам. При таком подходе проектами может быть сложно управлять из-за неопределенных переходов между фазами.

Единый язык моделирования (UML)

UML — это визуальный язык, который позволяет моделировать процессы, программное обеспечение и системы для выражения дизайна системной архитектуры. Это стандартный язык для проектирования и документирования системы объектно-ориентированным образом, который позволяет техническим архитекторам общаться с разработчиком.

Он определяется как набор спецификаций, созданных и распространяемых Object Management Group. UML является расширяемым и масштабируемым.

Цель UML — предоставить общий словарь объектно-ориентированных терминов и методов построения диаграмм, достаточно богатый для моделирования любого проекта разработки систем от анализа до реализации.

UML состоит из —

  • Diagrams — Это графические изображения процесса, системы или какой-то ее части.

  • Notations — Он состоит из элементов, которые работают вместе в диаграмме, таких как соединители, символы, примечания и т. Д.

Пример обозначения UML для класса

Схема экземпляров-нотация UML

Операции, выполняемые над объектами

С объектами выполняются следующие операции —

  • Constructor/Destructor— Создание новых экземпляров класса и удаление существующих экземпляров класса. Например, добавление нового сотрудника.

  • Query— Доступ к состоянию без изменения значения, не имеет побочных эффектов. Например, поиск адреса конкретного сотрудника.

  • Update — Изменяет значение одного или нескольких атрибутов и влияет на состояние объекта. Например, изменение адреса сотрудника.

Использование UML

UML весьма полезен для следующих целей —

  • Моделирование бизнес-процесса
  • Описание архитектуры системы
  • Отображение структуры приложения
  • Регистрация поведения системы
  • Моделирование структуры данных
  • Создание подробных спецификаций системы
  • Наброски идей
  • Генерация программного кода

Статические модели

Статические модели показывают структурные характеристики системы, описывают ее системную структуру и делают акцент на частях, составляющих систему.

  • Они используются для определения имен классов, атрибутов, методов, сигнатур и пакетов.

  • Диаграммы UML, представляющие статическую модель, включают диаграмму классов, диаграмму объектов и диаграмму вариантов использования.

Динамические модели

Динамические модели показывают поведенческие характеристики системы, т. Е. То, как система ведет себя в ответ на внешние события.

  • Динамические модели определяют необходимый объект и то, как они работают вместе, с помощью методов и сообщений.

  • Они используются для разработки логики и поведения системы.

  • Диаграммы UML представляют динамическую модель, включая диаграмму последовательности, диаграмму связи, диаграмму состояний, диаграмму активности.

Жизненный цикл разработки объектно-ориентированной системы

Он состоит из трех макросов —

  • Объектно-ориентированный анализ (OOA)
  • Объектно-ориентированный дизайн (ООД)
  • Объектно-ориентированная реализация (OOI)

Деятельность по разработке объектно-ориентированных систем

Разработка объектно-ориентированных систем включает следующие этапы:

  • Объектно-ориентированный анализ
  • Объектно-ориентированный дизайн
  • Prototyping
  • Implementation
  • Пошаговое тестирование

Объектно-ориентированный анализ

Этот этап касается определения системных требований и понимания системных требований для создания use-case model. Вариант использования — это сценарий для описания взаимодействия между пользователем и компьютерной системой. Эта модель представляет потребности пользователя или представление пользователя о системе.

Он также включает в себя определение классов и их отношений с другими классами в проблемной области, составляющими приложение.

Объектно-ориентированный дизайн

Целью этого этапа является разработка и уточнение классов, атрибутов, методов и структур, которые определяются на этапе анализа, пользовательского интерфейса и доступа к данным. На этом этапе также определяются и определяются дополнительные классы или объекты, которые поддерживают реализацию требования.

Прототипирование

Прототипирование позволяет полностью понять, насколько легко или сложно будет реализовать некоторые функции системы.

Это также может дать пользователям возможность прокомментировать удобство использования и полезность дизайна. Он может дополнительно определить вариант использования и значительно упростить моделирование вариантов использования.

Реализация

Он использует либо компонентную разработку (CBD), либо быструю разработку приложений (RAD).

Компонентная разработка (CBD)

CODD — это индустриальный подход к процессу разработки программного обеспечения с использованием различных технологий, таких как инструменты CASE. Разработка приложений переходит от индивидуальной разработки к сборке предварительно созданных, предварительно протестированных и повторно используемых программных компонентов, которые взаимодействуют друг с другом. Разработчик CBD может собрать компоненты для построения полной программной системы.

Быстрая разработка приложений (RAD)

RAD — это набор инструментов и методов, которые можно использовать для создания приложения быстрее, чем это обычно возможно с помощью традиционных методов. Он не заменяет SDLC, а дополняет его, поскольку он больше ориентирован на описание процесса и может идеально сочетаться с объектно-ориентированным подходом.

Его задача — быстро построить приложение и постепенно реализовать дизайн требований пользователя с помощью таких инструментов, как Visual Basic, Power Builder и т. Д.

Инкрементальное тестирование

Разработка программного обеспечения и вся его деятельность, включая тестирование, — это итеративный процесс. Следовательно, если мы откладываем тестирование продукта только после его полной разработки, это может оказаться дорогостоящим делом. Здесь появляется инкрементное тестирование, когда продукт тестируется на различных этапах его разработки.

Источник

Время на прочтение
14 мин

Количество просмотров 35K

Системный анализ обеспечивает строгий подход к технике принятия решений. Он используется для исследования альтернатив и включает моделирование и имитацию, анализ затрат, анализ технических рисков и анализ эффективности.

В отличие от SWEBoK , SEBoK распространен в России намного меньше. По крайней мере при подготовке учебного курса для магистратуры, найти хоть каких-то переводов его статей мне не удалось. А тем не менее, книга структурирует очень полезные и пока что разрозненные знания в области разработки больших систем и, в том числе, системного анализа.

Так как мой курс касался именно системного анализа, под катом будет перевод этой главы SEBoK… Но это всего несколько глав одного из 7 разделов книги.

P.S. Буду благодарен за комментарии и Ваше мнение об этой статье (качестве, необходимости) и об интересе к системному анализу и системной инженерии.

Основные принципы системного анализа

Одна из основных задач системной инженерии является оценка результатов, полученных в результате ее процессов. Сравнение, проведение оценки – это центральный объект системного анализа, обеспечивающего необходимые техники и средства для:

  • Определения критериев сравнения на основе системных требований;
  • Оценки предполагаемых свойств каждого альтернативного решений в сравнении с выбранными критериями;
  • Сводной оценки каждого варианта и ее объяснения;
  • Выбора наиболее подходящего решения.

Процесс анализа и выбора между альтернативными решениями выявленной проблемы/возможности описывается во 2 разделе SEBoK (глава Системный подход в проектировании систем). Определим основные принципы системного анализа:

  • Системный анализ – итеративный процесс, состоящий из оценки альтернативных решений, полученных в процессе синтеза системы.
  • Системный анализ основывается на критериях оценки, основанных на описании проблемы или возможности системы;
    • Критерии основываются на базе идеального описания системы;
    • Критерии должны учитывать требуемое поведение и свойства системы в итоговом решении, во всех возможных более широких контекстах;
    • Критерии должны включать нефункциональные вопросы, например: безопасность и защищенность системы и т.д. (подробнее описывается в главе «Системная инженерия и специальное проектирование»).
    • «Идеальная» система может поддерживать «нестрогое» описание, из которого могут быть определены «нечеткие» критерии. Например, стейкхолдеры выступают за или против некоторых видов решений, соответствующие социальные, политические или культурные условности должны также учитываться и т.д.
  • Критерии сравнения должны включать, как минимум, ограничения по расходам и времени, приемлемые для стейхолдеров.
  • Системный анализ предоставляет отдельный механизм исследования компромиссов для анализа альтернативных решений
    • Исследование компромиссов – междисциплинарный подход для поиска наиболее сбалансированного решения среди множества предполагаемых жизнеспособных вариантов.
    • При исследовании рассматривается весь набор критериев оценки, с учетом их ограничений и взаимосвязей. Создается «система критериев оценки».
    • При сравнении альтернатив придется иметь дело одновременно с объективными и субъективными критериями. Необходимо особо внимательно относиться к определению влияния каждого критерия на общую оценку (чувствительность общей оценки).

Примечание: «Мягкое»/«нестрогое» и «строгое» описание системы отличается возможностью четко определить цели, задачи и миссию системы (для «мягких» систем это зачастую сделать крайне сложно).

Исследование компромиссов

Примечание: В нашей литературе чаще встречается термин «Анализ альтернатив» или «Оценка альтернатив»
В контексте описания системы, исследование компромиссов состоит из сравнения характеристик каждого элемента системы и каждого варианта архитектуры систем для определения решения, в целом наиболее подходящего по оцениваемым критериям. Анализ различных характеристик выполняется в процессах анализа затрат, анализа рисков, и анализа эффективности. С точки зрения системной инженерии эти три процесса будут рассматриваться более подробно.

Все методы анализа должны использовать общие правила:

  • Критерии оценки используются для классификации различных вариантов решения. Они могут быть относительные или абсолютные. Например, максимальная цена на единицу продукции – в рублях, снижение затрата — %, повышение эффекивности — %, снижение риска так же в %.
  • Определяются допустимые границы критериев оценки, которые применяется во время анализа (например, вид издержек, которые необходимо принять во внимание; приемлемые технические риски и т.д.);
  • Для сравнения количественных характеристик используются шкалы оценки. Их описание должно включать максимальный и минимальный предел, а также порядок изменения характеристики в этих пределах (линейная, логарифмическая и т.д.).
  • Оценочный балл присваивается каждому варианту решения по всем критериям. Цель исследования компромиссов – обеспечить количественное сравнение по трем направлениям (и их декомпозиции на отдельные критерии) для каждого варианта решения: затраты, риск и эффективность. Эта операция как правило сложна и требует создания моделей.
  • Оптимизация характеристик или свойств улучшает оценку наиболее интересных решений.

Процесс принятия решений – это не точная наука, поэтому исследование альтернатив имеет свои ограничения. Необходимо принимать во внимание следующие проблемы:

  • Субъективные критерии оценки – персональное мнение аналитика. Например, если компонент должен быть красивым, то что собой представляет критерий «красивый»?
  • Неопределенные данные. Например, инфляция должна быть учтена при расчете затрат на обслуживание для полного жизненного цикла системы. Как системный инженер может прогнозировать развитие инфляции в следующие пять лет?
  • Анализ чувствительности. Общая оценка, выставляемая каждому альтернативному решению, не абсолютна; поэтому рекомендуется проводить анализ чувствительности, который учитывает небольшие изменения «весов» каждого критерия оценки. Оценка считается надежной, если изменение «весов» не изменяет существенно саму оценку.

Тщательно проведенное исследование компромиссов определяет допустимые значения результатов.

Анализ эффективности

Анализ эффективности отталкивается от контекста использования системы или проблемы.

Эффективность решения определяется исходя из выполнения основных и дополнительных функций системы, которые выявляются исходя удовлетворения требований стейкхолдеров. Для продуктов, это будет набор общих нефункциональных качеств, например: безопасность, защищенность, надежность, ремонтопригодность, удобство использования и т.д. Эти критерии часто точно описаны в смежных технических дисциплинах и сферах. Для услуг или организаций, критерии могут быть больше связаны с определением потребностей пользователей или целей организации. Типичные характеристики таких систем включают устойчивость, гибкость, возможность развития и т.д.

В дополнение к оценке абсолютной эффективности решения, необходимо также учитывать ограничения по затратам и времени реализации. В целом, роль системного анализа сводится к выявлению решений, которые могут обеспечить эффективность в какой-то мере с учетом затрат и времени выделенных для каждой заданной итерации.

Если ни одно из решений не может предоставить уровень эффективности, оправдывающий предполагаемые инвестиции, тогда необходимо вернуться к первоначальному состоянию проблемы. Если хотя бы один из вариантов показывает достаточную эффективность, тогда может выполняться выбор.

Эффективность решения включает несколько существенных характеристик (но не ограничивается): производительность, удобство использования, надежность, производство, обслуживание и поддержку, и т.д. Анализ в каждом из этих направлений выделяет предложенные решения с точки зрения различных аспектов.

Важно установить классификацию важности аспектов для анализа эффективности, т.н. ключевые показатели производительности. Основная сложность анализа эффективности – правильно отсортировать и выбрать набор аспектов, в точки зрения которых оценивается эффективность. Например, если продукт выпускается для одноразового использования, ремонтопригодность не будет подходящим критерием.

Анализ затрат

Анализ затрат рассматривает затраты полного жизненного цикла. Базовый набор типовых расходов может изменяться для конкретного проекта и системы. В структуру затрат могут входить как трудовые затраты (на оплату труда), так и не трудовые.

Тип Описание и пример
Разработка Проектирование, разработка инструментов (оборудование и программное обеспечение), управление проектом, тестирование, макетирование и прототипирование, обучение и т.д.
Производство продукта или оказание услуги Сырье и поставки, запасные части и складской запас, необходимые для работы ресурсы (вода, электричество и т.д.), риски, эвакуация, переработка и хранение отходов или брака, административные расходы (на налоги, администрацию, документооборот, контроль качества, уборку, контроль и т.д.), упаковка и хранение, необходимая документация.
Продажи и постпродажное обслуживание Расходы на сеть продаж (филиалы, магазины, сервисные центры, дистрибьюторов, получение информации и т.д.), работу с жалобами и обеспечение гарантии и т.д.
Использование у клиентов Налоги, установка (у заказчика), необходимые для работы ресурсы (вода, топливо и т.д.), финансовые риски и т.д.
Поставки Транспортировка и доставка
Обслуживание Сервисные центры и выезды, профилактика, контроль, запасный части, затраты на гарантийное обслуживание и т.д.
Удаление Сворачивание, демонтаж, транспорт, уничтожение отходов и т.д.

Методы определения стоимости затрат описываются в разделе «Планирование» (раздел 3).

Анализ технических рисков

Риск – потенциальная неспособность к достижению целей в рамках определенных затрат, графика и технических ограничений. Состоит из двух частей:

  1. Вероятность реализации (вероятность того, что риск оправдается, и цели не будут достигнуты);
  2. Степень влияния или последствия реализации.

Каждый риск имеет вероятность больше 0 и меньше 1, степень влияния больше 0 и сроки в будущем. В случае, если вероятность равна 0 – риска нет, если равна 1 – это уже факт, а не риск; если степень влияния равна 0 — риска нет, т.к. нет никаких последствий его возникновения (можно игнорировать); если сроки не в будущем – значит это уже свершившийся факт.

Анализ рисков в любой сфере основан на трех факторах:

  1. Анализ наличия потенциальных угроз или нежелательных событий и вероятности их возникновения.
  2. Анализ последствий выявленных угроз и их классификация по шкале тяжести.
  3. Снижение вероятности угроз или уровня их воздействия до приемлемых значений.

Технические риски реализуются, когда система перестает удовлетворять требованиям к ней. Причины этого находятся либо в требованиях, либо в самом решении. Они выражаются в виде недостаточной эффективности и могут иметь несколько причин:

  • Неправильная оценка технологических возможностей;
  • Переоценка технической готовности элемента системы;
  • Аварии из-за износа или устаревания оборудования, комплектующих или ПО,
  • Зависимость от поставщика (несовместимые детали, задержка поставки и т.д.);
  • Человеческий фактор (недостаточное обучение, неправильные настройки, недостаточная обработка ошибок, выполнение несоответствующих процедур, злой умысел) и т.д.

Технические риски не должны смешиваться с проектными рисками, хотя и методы управления ими совпадают. Не смотря на то, что технические риски могут приводить к проектным рискам, они ориентированы на саму систему, а не на процесс ее разработки (подробнее описано в главе «Управление рисками» раздела 3).

Процессный подход

Цель и принципы подхода

Процесс системного анализа используется для:

  1. Обеспечения строгого подхода к принятию решений, разрешения конфликта требований, и оценке альтернативных физических решений (отдельных элементов и всей архитектуры);
  2. Определения уровня удовлетворения требований;
  3. Поддержки управления рисками;
  4. Подтверждения, что решения принимаются только после расчета затрат, сроков, производительности и влияния рисков на проектирование или перепроектирование системы.

Этот процесс был также назван процессом анализа решений (NASA, 2007) и использовался для оценки технических задач, альтернативных решений и их неопределенности для принятия решений. Подробнее в главе «Управление решениями» (раздел 3).
Системный анализ поддерживает другие процессы описания системы:

  • Процессы описания требований стейкхолдеров и описания требований системы используют системный анализ для решения конфликтов между требованиями; в частности связанными с затратами, техническими рисками и эффективностью. Системные требования, подверженные высоким рискам или требующие существенных изменений архитектуры – дополнительно обсуждаются.
  • Процессы разработки логической и физической архитектуры используют системный анализ для оценки характеристик или разработки свойств вариантов архитектуры, получения обоснования для выбора наиболее эффективного варианта с точки зрения затрат, технических рисков и эффективности.

Как и любой процесс описания системы, системный анализ – повторяющийся. Каждая операция выполняется несколько раз, каждый шаг улучшает точность анализа.

Задачи в рамках процесса

Основные виды деятельности и задачи в рамках этого процесса включают:

  • Планирование изучения альтернатив:
    • Определение количества альтернативных вариантов для анализа, используемых методов и процедур, ожидаемых результатов (примеры объектов для выбора: поведенческий сценарий, физическая архитектура, элемент системы и т.д.), и обоснование.
    • Создание графика анализа согласно наличию моделей, технических данных (системные требования, описание свойств системы), квалификации персонала и выбранных процедур.

  • Определение критериев выбора модели:
    • Выбор критериев оценки из нефункциональных требований (производительность, условия эксплуатации, ограничения и т.д.) и/или описания свойств.
    • Сортировка и упорядочивание критериев;
    • Определение шкалы сравнения для каждого оценочного критерия, и определение веса каждого критерия в соответствии с его уровнем важности относительно других критериев.
  • Определение вариантов решений, связанных с ними моделей и данных.
  • Оценка вариантов с использованием ранее определенных методов и процедур:
    • Выполнение анализа затрат, анализа технических рисков и анализа эффективности, размещая все альтернативные варианты на шкале для каждого критерия оценки.
    • Оценить все альтернативные варианты по общей шкале оценок.
  • Предоставление результатов инициировавшему процессу: критериев оценки, выбор оценок, шкалы сравнения, результаты оценки для всех вариантов, и возможные рекомендации с обоснованием.

Артефакты и терминология процесса

В рамках процесса создаются такие артефакты, как:

  • Модель критериев выбора (список, шкалы оценки, веса);
  • Отчеты по анализу затрат, рисков, эффективности;
  • Отчет с обоснованием выбора.

В процессе используются термины, перечисленные в таблице ниже.

Термин Описание
Критерий оценки В контексте системного анализа, критерий оценки – характеристика, используемая для сравнения элементов системы, физической архитектуры, функциональных сценариев и других элементов, которые могут сравниваться.
Включает: идентификатор, название, описание, вес.
Оценочный выбор Управление элементами системы, на основе оценочного балла, который объясняет выбор элементов системы, физической архитектуры или сценария использования.
Оценочный балл (оценка) Оценочный балл получают элементы системы, физической архитектуры, функциональных сценариев используя набор критериев оценки.
Включает: идентификатор, название, описание, значение.
Затраты Значение в выбранной валюте, связанное со значением элемента системы и т.д.
Включает: идентификатор, название, описание, сумма, тип затрат (разработка, производство, использование, обслуживание, утилизация), метод оценки, период действия.
Риск Событие, которое может произойти и повлиять на цели системы или ее отдельные характеристики (технические риски).
Включает: идентификатор, название, описание, статус.

Проверка правильности системного анализа

Для получения проверенных результатов, необходимо обеспечить выполнение следующих пунктов:

  • Соответствие моделей и данных в контексте использования системы;
  • Соответствие критериев оценки относительно контекста использования системы;
  • Воспроизводимость результатов моделирования и расчетов;
  • Достаточный уровень точности шкал сравнения;
  • Доверие к оценкам;
  • Достаточный уровень чувствительности полученных баллов относительно весов критериев оценки.

Принципы использования моделей

  • Использование общих моделей. Различные типы моделей могут быть использованы в контексте системного анализа.
    • Физические модели – масштабные модели, позволяющие экспериментировать с физическими явлениями. Специфичны для каждой дисциплины; например: макеты, испытательные стенды, прототипы, вибростолы, декомпрессионные камеры, воздушные тоннели и т.д.
    • Модели представлений в основном используются для моделирования поведения системы. Например, диаграммы состояний и т.д.
    • Аналитические модели используются для установления значения оценок. Используют уравнения или диаграммы для описания реальной работы системы. Они могут быть как очень простые (сложение элементов), так и невероятно сложные (вероятностное распределение с несколькими переменными).

  • Использование необходимых моделей. На каждом этапе проекта должны использоваться соответствующие модели:
    • В начале проекта используются простые инструменты, позволяющие получить грубые приближения без особых затрат и усилий. Такого приближения бывает достаточно, чтобы сразу определить нереальные варианты решений.
    • По мере продвижения проекта необходимо повышать точность данных для сравнения еще конкурирующих вариантов. Работа будет сложнее при высоком уровне инноваций в проекте.
    • Системный инженер сам по себе не может моделировать сложную систему, для этого ему помогает эксперты из соответствующих предметных областей.

  • Экспертиза предметными экспертами: когда значение критерия оценки не может быть установлено объективно и точно. Экспертиза проводится в 4 этапа:
    1. Выбор респондентов для получения квалифицированных мнений по рассматриваемому вопросу.
    2. Создание проекта анкеты. Анкеты с точными вопросами проще оценивать, но если она слишком закрыта – есть риск упустить существенные пункты.
    3. Проведение интервью со специалистами по анкете, включая проведение углубленного обсуждения проблемы для получения более точного мнения.
    4. Анализ полученных результатов с несколькими разными людьми, сравнивая их отзывы до тех пор, пока соглашение классификации критериев оценки или вариантов решения не будет достигнуто.

    Наиболее часто используемые аналитические модели в рамках системного анализа приведены в таблице.

    Тип модели Описание
    Детерминированные (определенные) модели Детерминированной называется модель, которая не зависит от теории вероятности.

    • К этой категории относятся модели, основанные на статистике. Принцип состоит в создании модели на основании значительного количества данных и результатов прежних проектов. Могут применяться только к тем компонентам системы, технология которых уже известна.
    • Модели «по аналогии» также используют предыдущие проекты. Изучаемый элемент сравнивается с уже существующим элементом, с известными характеристиками. Затем эти характеристики уточняются на основе опыта специалистов.
    • Кривые обучения позволяют предвидеть изменение характеристики или технологии. Один из примеров: «Каждый раз, когда число произведенных модулей удваивается, стоимость этого модуля уменьшается на определенную, постоянную, долю».
    Стохастические (вероятностные) модели Если в модели среди величин имеются случайные, т.е. определяемые лишь некоторыми вероятностными характеристиками, то модель называется стохастической (вероятностной, случайной). В этом случае и все результаты, полученные при рассмотрении модели, имеют стохастический характер и должны быть соответственно интерпретированы.
    Теория вероятности позволяет классифицировать возможные решения как следствие множества событий. Эти модели применимы для ограниченного числа событий с простыми комбинациями возможных вариантов.
    Многокритериальные модели Если критериев больше 10, рекомендуется использовать многокритериальные модели. Они получаются в результате следующих действий:

    • Построить иерархию критериев;
    • Связать с каждым критерием каждой ветви дерева с его «весом» относительно критериев того же уровня.
    • Вычисляется вес для каждого «листа» критериев для каждой ветви умножением на все веса ветки.
    • Оценить каждый альтернативный вариант решения по листьям критериев, суммировать оценки и сравнить между собой.
    • С использованием компьютера можно провести анализ чувствительности для получения точного результата.

    Практические рекомендации

    Основные «подводные камни» и успешные практики системного анализа описаны в двух разделах ниже.

    Подводные камни

    Подводный камень Описание
    Аналитическое моделирование – не инструмент принятия решений Аналитическая модель предоставляет аналитический результат из анализированных данных. Ее следует рассматривать как помощь, но не как инструмент принятия решений.
    Модели и уровни декомпозиции системы Модель может быть хорошо адаптирована для энного уровня декомпозиции системы и несовместима с моделью более высокого уровня, которая использует данные дочерних уровней. Важно, чтобы системный инженер обеспечивал согласованность моделей на различных уровнях.
    Оптимизация – это не сумма оптимизированных элементов Общая оптимизация исследуемой системы – это не сумма оптимизации каждой ее части.

    Проверенные методики

    Методика Описание
    Оставаться в оперативном поле Модели никогда не смогут показать все поведение и реакцию системы: они работают в ограниченном пространстве с узким набором переменных. Используя модель, всегда необходимо убедиться, что входные данные и параметры являются частью операционного поля. Иначе есть высокий риск неправильных результатов.
    Развивайте модели Модели должны развиваться на протяжении проекта: путем изменения настроек параметров, вводя новые данные (изменение критериев оценки, выполняемых функций, требований и т.д.), и путем использования новых инструментов, когда предыдущие достигают предела своих возможностей.
    Используйте несколько типов моделей Рекомендуется одновременно использовать несколько различных типов моделей для сравнения результатов и учета других аспектов системы.
    Поддерживайте согласованность элементов контекста Результаты моделирования всегда получаются в рамках контекста моделирования: используемых инструментов, допущений, введенных параметров и данных, и разброса выходных значений.
Источник

Исследование и совершенствование стиля и методов руководства в организации на примере ИП Ахмедов Н.Б.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Исследование и совершенствование
стиля и методов руководства в организации на примере ИП Ахмедов Н.Б.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ СТИЛЕЙ И МЕТОДОВ
УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.1 Сущность и особенности стилей руководства и методов
управления в организации

.2 Классификация стилей и методов руководства организацией

.3 Влияние стилей руководства на эффективность деятельности
организации

. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ РУКОВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИЕЙ ИП
АХМЕДОВ Н.Б

2.1
Организационно-экономическая характеристика организации

.2
Анализ стилей руководства и методов управления в организации ИП Ахмедов Н.Б

.3
Оценка факторов, определяющих эффективность стиля руководства и методов
управления в организации

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СТИЛЯ И МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ в
ОРГАНИЗАЦИИ ИП Ахмедов Н.Б.

3.1
Разработка рекомендаций, направленных на совершенствование стиля руководства и
методов управления организацией ИП Ахмедов Н.Б

.2
Оценка эффективности рекомендаций по совершенствованию стиля руководства и
методов управления в организации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованных источников и
литературы

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Важным аспектом организационной психологии и управления персоналом
является проблема определения, выявления и формирования управленческих умений
руководителя. Большинством исследователей под понятием «управленческие умения
руководителя» понимается комплекс личностных показателей, знаний и навыков,
обеспечивающих эффективное выполнение управленческих функций. Изучению
управленческих умений уделяли внимание Л.И. Уманский, А.А. Реан, Н.К.
Бакланова, И. Лампшер, Е.А. Милерян, А.П. Науменко, Т.И. Тюрина, Ю.А. Самарин.
Несмотря на большую разработанность проблем стиля руководства, его рассмотрению
совместно с управленческими умениями уделено в литературе недостаточно
внимания. Важность данной темы определяется значимостью как стиля руководства,
так и управленческих умений с точки зрения повышения эффективности деятельности
коллективов, рабочих групп и организации в целом. Управленческое умение представляет
собой совокупность действий на основе специальных междисциплинарных знаний,
обусловливающих успешное выполнение управленческой деятельности. Кроме того,
важной задачей психологии является изучение взаимозависимости стилей
руководства и присущих ему управленческих умений.

Одной из причин кризиса в реальном секторе экономики является низкая
эффективность управления. Очень медленно происходит смена стереотипов мышления,
сложившихся в течение многих десятилетий. Экономическая устойчивость предприятий
и их поступательное движение к цивилизованному рынку зависит от многих
факторов, среди которых важнейшее место занимают такие инструменты влияния, как
стиль и методы управления руководителя. Постоянное изменение и адаптация
внутренних составляющих предприятия к стремительно меняющимся внешним условиям
требует новых стилей лидерства, методов и форм организации эффективной работы.

Сегодня каждый руководитель в процессе управленческой деятельности
выполняет свои обязанности в свойственном только ему стиле.

Стиль руководства выражается в том, какими приемами руководитель
побуждает коллектив к инициативному и творческому подходу к выполнению
возложенных на него обязанностей, как контролирует результаты деятельности
подчиненных. Принятый стиль руководства может служить характеристикой качества
деятельности руководителя, его способности обеспечивать эффективную
управленческую деятельность, а так же создавать в коллективе особую атмосферу,
способствующую развитию благоприятных взаимоотношений и поведения. Степень, до
которой управляющий делегирует свои полномочия, типы власти, используемые им, и
его забота, прежде всего о человеческих отношениях или, прежде всего, о
выполнении задачи —
все отражает стиль руководства данного руководителя. [29, c. 43].

Правильно выработанный стиль руководства, соответствующий сложившийся
ситуации, способен преодолеть непреодолимые препятствия. И он приведет систему
к неожиданно высоким конечным результатам. Стиль управления во многом
определяется индивидуальными качествами руководящего лица, но при всей их
значимости, особенности личности не исключают и другие компоненты, формирующие
его.

Стиль руководства представляет собой интегральную характеристику,
включающую в себя особенности как руководителя, так и объекта. Стиль
руководства — это целостная, относительно устойчивая система методов, способов,
приемов воздействия руководителя на коллектив для эффективной реализации
управленческих функций.

Чаще всего исследователи выделяют три вида стиля руководства:
авторитарный, демократический и либеральный. Каждый из них имеет свои
преимущества и недостатки, ситуации, более или менее подходящие для его
применения.

Основной целью управленческой деятельности является оптимизация
функционирования системы (организации) в целом, получения возможно большего
полезного эффекта при наименьших усилиях и затратах, то есть создание
производительной организации, представляющей нечто большее, чем сумма вложенных
в нее ресурсов.

Как установлено психологами и социологами, эффективность работы на
предприятии в значительной степени зависит от стиля руководства.

Средства влияния руководителя на результаты деятельности организации
могут изменяться. Менеджер, в данном случае руководитель, может принять тот или
иной стиль руководства, потому что именно он для него характерен. Работа
руководителя приобретает, в конечном итоге, определенные устоявшиеся формы и
содержание — стиль руководства.

Под стилем руководства понимается совокупность наиболее часто применяемых
менеджером-руководителем принципов и методов управления. Это привычная манера
поведения руководителя по отношению к подчиненным, которая выражается в том,
какими способами руководитель, выполняя свои функции, побуждает коллектив к
инициативному и творческому выполнению возложенных на него задач; как
контролирует руководитель деятельность подчиненных.

Актуальность выбранной темы обусловлена существующей необходимостью
выбора такого стиля управления, который сможет осуществить, влияние не только
на эффективность деятельности организации в целом, но и на социально-психологический
климат в коллективе.

Цель данного исследования: анализ стиля руководства и методов управления
в организации ИП Ахмедов Н.Б., а так же разработка механизмов их
совершенствования.

Для достижения цели данного исследования необходимо решить следующие
задачи:

1.   Рассмотреть сущность стилей руководства и методов управления в
организации;

2.       Провести анализ существующей системы руководства и управления в
организации (ИП Ахмедов Н.Б.);

.        Выявить возможности совершенствования системы стилей руководства
и методов управления в организации;

.        Разработать рекомендации по совершенствованию стилей руководства
и методов управления в организации;

.        Проверить эффективность реализации рекомендаций по
совершенствованию стилей руководства и методов управления в организации ИП
Ахмедов Н.Б.

Предмет
исследования: стили и методы руководства организацией ИП Ахмедов Н.Б..

Объект
исследования: деятельность ИП Ахмедова Н.Б. по руководству организацией.

Информационная
база для выполнения дипломной работы: монографии и публикации в периодических
изданиях, научная и учебная литература по вопросам руководства организацией;
законодательство Российской Федерации; управленческая и налоговая отчетность ИП
Ахмедова Н.Б..

Анализ стилей
и методов руководства, а так же показателей, характеризующих их эффективность,
в организации ИП Ахмедов Н.Б.осуществлялся за период с 2010 года по 2012 год.

Для проведения анализа использовались следующие методы комплексного
экономического анализа: метод массового наблюдения, метод систематизации и сравнения,
метод группировок, табличный метод.

В ходе подготовки работы были изучены работы таких авторов как Л.И.
Уманский, А.А. Реан, Н.К. Бакланова, И. Лампшер, Е.А. Милерян, А.П. Науменко,
Т.И. Тюрина, Ю.А. Самарин.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка
использованных источников и литературы.

В первой главе рассмотрены сущность и особенности стилей руководства и
методов управления в организации, охарактеризовано их влияние на эффективность
деятельности организации.

Вторая глава посвящена анализу эффективности системы руководства и
методов управления в организации ИП Ахмедов Н.Б..

В третьей главе представлены направления совершенствования стилей
руководства и методов управления в организации и даны результаты проверки в
организации ИП Ахмедов Н.Б. эффективности разработанных рекомендаций.

Научная новизна исследования заключается в определении основных
направлений совершенствования стилей руководства и методов управления в
организации.

Практическая значимость работы. В дипломной работе разработаны
рекомендации, внедряемые в организации ИП Ахмедов Н.Б. и не требующие
специального инвестирования. Данные рекомендации в настоящее время дали
ощутимый результат, повысив производительность труда.

менеджмент управление руководство

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
ИЗУЧЕНИЯ СТИЛЕЙ И МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

.1 Сущность и особенности методов
управления в организации

Проблема поиска эффективного управления хозяйствующим субъектом тесно
связана с личностью руководителя, с присущими ему чертами и характером
отношений, а также с системой теоретических воззрений в сочетании с навыками и
умениями управленческой деятельности, проявляющихся в его поведении. Значение
рассматриваемого аспекта для функционирования хозяйственной системы столь
велико, что он является предметом изучения различных научных и практических
дисциплин: социологии, психологии, социальной психологии, социальной философии,
теории управления, теории организации, менеджмента и др. При этом, каждая из
них, характеризуя личность руководителя и его роль в развитии организации,
применяет такие категории как «метод управления», «стиль поведения», «стиль
управления», «стиль руководства», «стиль лидерства», считая их тождественными.
Различие в толковании этих понятий зависит от темы и аспекта исследования того
или иного автора.

Реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения
различных методов. Обобщив мнения исследователей о сущности исследуемого
понятия, мы полагаем, что метод управления — это способ целенаправленного
воздействия на сотрудников организации для обеспечения координации их
деятельности в процессе достижения поставленных целей; они определяют
конкретные пути, способы и приемы достижения этих целей.

Слово «метод» — греческого происхождения (в переводе означает способ
достижения какой либо цели). Через методы управления реализуется основное
содержание управленческой деятельности.

В настоящее время известны четыре основных подхода, которые применяются в
теории и практике управления:

. Подход с выделением различных школ в управлении включает три основных
направления: школа научного управления (направленность на повышение
эффективности производства с помощью функциональной организации труда), школа
административного управления (выявление общих характеристик и закономерностей
функционирования организации и создание универсальных принципов управления) и
школа человеческих отношений (изучение направленности на человека как главного
объекта внимания на производстве).

. Процессный подход, в рамках которого управление рассматривается как
процесс реализации основных четырех управленческих функций: планирования,
организации, мотивации и контроля.

. С точки зрения системного подхода организация рассматривается как
открытая система взаимозависимых элементов — структура, персонал, технология,
задачи — с ориентацией на достижение различных целей в постоянно меняющейся
среде.

. Ситуационный подход предполагает, что возможность применения и
эффективность различных методов управления определяется в первую очередь
ситуацией. [29, c. 74].

В отечественной науке решение вопроса о выделении основных управленческих
функций и об определении содержания управленческой деятельности предлагалось
обсуждать в рамках так называемого кибернетического подхода. В этом случае к
основным управленческим функциям относят планирование, организацию, контроль и
регулирование.

Профессиональная деятельность управленческого персонала — это реализация
вышеназванных основных функций. Содержание деятельности и объем этих функций
зависят от уровня должностной позиции. Классификация должностных позиций
выстраивается на основе двух основных векторов: горизонтального (главы
отдельных подразделений) и вертикального (первое, среднее и высшее звено).

Одной из приоритетных задач при решении вопроса повышения эффективности
управления является овладение управленческими умениями. С точки зрения
большинства исследователей, специфика управленческой деятельности раскрывается
во взаимосвязанных и взаимосогласованных выполняемых функциях, а именно:
анализа, контроля, планирования, диагностики, корригирования, программирования,
прогнозирования. Согласно мнению большинства исследователей под управленческим
умением понимается совокупность действий, которые осуществляются на основе
специальных знаний, имеющих междисциплинарный характер и обусловливающих
успешное выполнение управленческой деятельности. Вместе с тем проявление
управленческих умений зависит от личностных особенностей конкретного человека.

Общепризнано, что управление характеризуется содержанием и целью, которая
должна быть достигнута в итоге управленческих действий. Поэтому к числу
управленческих умений мы относим умение целеполагания. Достижение поставленной
цели требует планирования деятельности на основе анализа информации.
Соответственно, в число управленческих умений следует включать умение
своевременно получать, накапливать и систематизировать информацию, осуществлять
контроль, самоконтроль, прогностические и проективные умения. Все названные
виды умений входят в группу интеллектуальных умений.

Управленческая деятельность предполагает наличие организационных умений.
Организаторская деятельность — это деятельность человека, осуществляющего
мобилизацию, координацию и взаимодействие людей. Коммуникативные умения многие
ученые относят к практическим умениям. Таким образом, сущность управленческих
умений раскрывается в выполнении совокупности определенных действий, которые
осуществляются на основе специальных знаний по теории управления,
обеспечивающих успешное решение управленческих задач. В состав управленческих
умений входят интеллектуальные, организационные и практические.

Изложенное выше позволяет сделать вывод о том, что в состав
управленческих умений входят аналитические, прогностические, проективные,
коммуникативные, организационные, рефлексивные умения, а также умение
контролировать выполнение указаний.

В практике управления, как правило, одновременно применяют различные
методы и их сочетания. Так или иначе, но все методы управления органически
дополняют друг друга и находятся в постоянном динамическом равновесии.

Направленность методов управления всегда одна и та же — они направлены на
людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности — на персонал
организаций (предприятий, компаний, фирм).

В системе методов управления выделяют:

–  административные
методы;

–       экономические методы;

–       социально-психологические методы.

Рассмотрим более подробно каждый метод в отдельности.

Административные методы являются способом осуществления управленческих
воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях.

Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как
осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека
трудиться в определённой организации и т.п. Эти методы воздействия отличает
прямой характер воздействия: любой регламентирующий или административный акт
подлежит обязательному исполнению.

Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам,
действующим на определённом уровне управления, а также актам и распоряжениям
вышестоящих органов управления. [33, c. 68].

Различают пять основных способов административного воздействия:
организационные воздействия, распорядительные воздействия, материальная
ответственность и взыскания, дисциплинарная ответственность и взыскания,
административная ответственность. Организационные воздействия основаны на
подготовке и утверждении внутренних нормативных документов, регламентирующих
деятельность персонала конкретного предприятия. К ним относятся устав
предприятия или организации, коллективный договор между администрацией и
трудовым коллективом, правила внутреннего трудового распорядка, организационная
структура управления, штатное расписание предприятия, положения о структурных
подразделениях, должностные инструкции сотрудников и организация рабочих мест.
Эти документы (кроме устава) могут оформляться в виде стандартов предприятия и
обязательно вводятся в действие приказом руководителя предприятия. Эти
документы обязательны для всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой
применение дисциплинарных взысканий.

Административные методы управления являются мощным рычагом достижения
поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить коллектив и направить его
на решение конкретных задач управления. Идеальным условием их эффективности
является высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда
управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими
звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах
управления, к которым относятся крупные предприятия.

Экономические методы носят косвенный характер управленческого
воздействия. Такими методами осуществляют материальное стимулирование
коллективов и отдельных работников; они основаны на использовании
экономического механизма.

Для достижения поставленных целей необходимо чётко определить критерии
эффективности и конечные результаты производства в виде совокупности
показателей, установленных в плане экономического развития. Таким образом, роль
экономических методов заключается в увязке перечисленных выше категорий и
мобилизации трудового коллектива на достижение конечных результатов.

Социально-психологические методы — это способы осуществления
управленческих воздействий на персонал, базирующиеся на использовании
закономерностей социологии и психологии. Объектом воздействия этих методов
являются группы людей и отдельные личности. По масштабу и способам воздействия
эти методы можно разделить на две основные группы: социологические методы,
которые направлены на группы людей и их взаимодействия в процессе производства
(внешний мир человека); психологические методы, которые направленно
воздействуют на личность конкретного человека (внутренний мир человека).

Такое разделение достаточно условно, т.к. в современном общественном
производстве человек всегда действует не в изолированном мире, а в группе
разных по психологии людей. Однако эффективное управление человеческими
ресурсами, состоящими из совокупности высокоразвитых личностей, предполагает
знание как социологических, так и психологических методов.

Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они
позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить
лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными
результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение
конфликтов в коллективе.

Социологические методы исследования составляют научный инструментарий в
работе с персоналом, они предоставляют необходимые данные для подбора, оценки,
расстановки и обучения персонала и позволяют обоснованно принимать кадровые
решения. Анкетирование позволяет собирать необходимую информацию путем
массового опроса людей с помощью специальных анкет. Интервьюирование
предполагает подготовку до беседы, затем, в ходе диалога с собеседником, —
получение необходимой информации. Интервью — идеальный вариант беседы с
руководителем, политическим или государственным деятелем, требует высокой
квалификации интервьюера и значительного времени. Социометрический метод
незаменим при анализе деловых и дружеских взаимосвязей в коллективе, когда на
основе анкетирования сотрудников строится матрица предпочтительных контактов
между людьми, которая также показывает и неформальных лидеров в коллективе.
Метод наблюдения позволяет выявить качества сотрудников, которые подчас обнаруживаются
лишь в неформальной обстановке или крайних жизненных ситуациях (авария, драка,
стихийное бедствие). Собеседование является распространенным методом при
деловых переговорах, приеме на работу, воспитательных мероприятиях, когда в
неформальной беседе решаются небольшие кадровые задачи. [31, c. 41].

Психологические методы играют очень важную роль в работе с людьми, т. к.
направлены на конкретную личность рабочего или служащего и, как правило, строго
персонифицированы и индивидуальны. Главной их особенностью является обращение к
внутреннему миру человека, его личности, интеллекту, чувствам, образам и
поведению с тем, чтобы направить внутренний потенциал человека на решение
конкретных задач предприятия. Психологическое планирование составляет новое
направление в работе с персоналом по формированию эффективного психологического
состояния коллектива предприятия. Оно исходит из необходимости концепции
всестороннего развития личности человека, устранения негативных тенденций
деградации отсталой части трудового коллектива. Психологическое планирование
предполагает постановку целей развития, и критериев эффективности, разработку
психологических нормативов, методов планирования психологического климата и
достижения конечных результатов.

К наиболее важным результатам психологического планирования мы относим:

–  формирование
подразделений на основе психологического соответствия сотрудников;

–       комфортный психологический климат в коллективе;

–       формирование личной мотивации людей исходя из философии предприятия;

–       минимизацию психологических конфликтов (скандалов, обид, стрессов,
раздражений);

–       разработку служебной карьеры на основе психологической ориентации
работников;

–       рост интеллектуальных способностей членов коллектива и уровня их
образования

–       формирование корпоративной культуры на основе норм поведения и образов
идеальных сотрудников.

Целесообразно, чтобы психологическое планирование и регулирование
выполняла профессиональная психологическая служба предприятия, состоящая из
социальных психологов.

Формирование эффективной системы управления предприятием на основе
технологического подхода и попытки превратить управленческий процесс в единую
систему «цель — человек — техника — результат» вызвало необходимость уточнения
значения термина «управленческие технологии».

Как категория процессуальная технология часто определяется системой
методов и последовательностью выполнения операций информационного, решающего,
организационного и контрольного блоков технологического цикла. Однако сама по
себе система методов управления не гарантирует достижение результата. Сущность
данной категории составляет самоуправление как особым образом организованный
процесс.

Таким образом, технология управления, по нашему мнению, представляет
собой модель целенаправленной деятельности руководителя, которая определяется
методами и последовательностью выполнения функций проектирования, организации и
контроля производственного цикла с безусловным обеспечением комфортных условий
для выполнения заданий.

Теоретическая основа средств управления требует глубокой и тщательной
проработки, поскольку наиболее активный, наиболее действенный и острый
инструмент управления способен при неправильном его использовании привести к
весьма отрицательным последствиям. Это тем более усугубляется деформациями или
просто неверным построением самих методов управления.

В практике управления все методы взаимосвязаны между собой, они находятся
в жестком взаимодействии и образуют единую систему. Организации и отдельные
сотрудники могут испытывать на себе воздействие различных методов, они,
соответствующим образом воздействуя на людей, побуждают их к выполнению
требований объективных экономических и социально-экономических законов развития
общества. Гармоничное сочетание всех этих методов является важнейшим
требованием эффективного управления.

Реализация каждого из существующих методов организационного управления
основана на определенной совокупности процедур оценки текущей обстановки и
принятия обоснованных решений, направленных на ее изменение в заданном
направлении.

Итак, методы управления используют и формируют экономические интересы и
их правовые отношения. В управлении недопустимо ставить вопрос о приоритете тех
или иных методов управления. В различных обстоятельствах, при решении различных
задач на передний план могут выдвигаться как те, так и иные методы и занимать
преобладающее значение. Удельный вес методов находится в постоянной динамике.
Руководитель должен безупречно владеть всеми методами управления в их единстве,
в системе. Это означает, что он должен обладать высокой экономической
культурой, профессионализмом в области правовых отношений и быть
высококомпетентным психологом и воспитателем.

1.2
Классификация стилей и методов руководства организацией

Стиль руководства есть «выбор приемов, правил и приемлемого способа
действий руководителя в решении проблемы внутренней интеграции работников и
внешней адаптации предприятия». Однако отечественной и зарубежной наукой
определены и описаны факторы внешней и внутренней среды, влияющие на
функционирование предприятия в целом, и практически не выявлены те из них,
которые определяют стиль и технологию управления (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Факторы, влияющие на стили и методы управления предприятиями

Трансформация стилей и методов управления — не спонтанный, а осознанно
регулируемый непрерывный процесс эволюционного перехода от директивного к
соучастному стилю и наоборот, в зависимости от уровня развитости (зрелости)
коллектива и складывающейся социально-экономической ситуации на основе применения
современных управленческих технологий.

Каждая организация представляет собой уникальную комбинацию целей задач и
индивидов. Каждый руководитель — это уникальная личность, обладающая рядом способностей. Поэтому стили
руководства не всегда можно отнести к какой-то конкретной категории. В
зависимости от уровня отношений между руководителем и коллективом различают три
классических стиля:

1) автократический (авторитарный), характеризующийся минимальной
контактностью с коллективом, жестокостью в выработке и реализации решений,
осознанием руководителем исключительной важности своей персоны и признанием
абсолюта личностных и профессиональных качеств.

Сейчас, при возрастающей роли субъективного фактора и возросшем уровне
интеллекта работников, жестко автократический стиль руководства становится все
более неприемлемым. В 21 веке автократия — это признак скорее слабости, нежели
силы.

2) либеральный — противоположен автократическому стилю, руководитель по
каждому поводу согласует свое решение с коллективом, идет на бесконечные
уступки формальным и неформальным лидерам, группам, по существу коллектив
управляет руководителем.

Нередко руководитель-либерал не может отстоять свою позицию в сложных и
тем более экстремальных ситуациях, что подрывает не только его авторитет, но и
негативно отражается на самой деятельности организации.

3) демократический — принимая решение и реализуя его, руководитель
выслушивает соображения и выясняет с коллективом вопросы стратегии и тактики,
ориентируется на большинство коллектива и формирует его; добивается реализации
принятых решений и, если необходимо по ходу решения, может вносить
конструктивные соображения. [29, c. 105].

Демократический стиль отнюдь не затрудняет осуществление единоначалия и
не ослабляет власть руководителя. Скорее наоборот, его реальная власть и
авторитет возрастают, поскольку он управляет людьми без грубого нажима,
опираясь на их способности и считаясь с их достоинством.

Стиль руководства является понятием системным и динамическим. Он
характеризует общую и профессиональную культуру личности, совокупность ее
психологических и профессиональных качеств, позволяющих наиболее рационально
взаимодействовать с коллективом. В реальных условиях в каждом руководителе
неизбежно уживаются все три стиля, по-разному проявляясь в различных условиях
при решении различных задач. Так, в условиях необходимости соблюдения жестоких
требований трудовой дисциплины необходим авторитаризм руководителя, жесткий
императив власти.

И, наоборот, в условиях творчества высокопрофессионально коллектива стиль
явно тяготеет к либеральному. Границы между каждым из стилей условны и
чрезвычайно индивидуальны. Конечно, у каждого руководителя имеется
предрасположенность к тому или иному стилю в силу его личностных качеств, но
талант, интеллектуальные качества руководителя именно в том и заключаются, что
профессиональные возможности своего индивидуального стиля руководитель умеет
максимально подчинить требованиям любой возникшей ситуации, решению тактических
и стратегических задач.

Для авторитарного (автократического) стиля руководства характерна
централизация власти в руках одного руководителя, требующего, чтобы о всех
делах докладывали только ему. Данному стилю присущи ставка на администрирование
и ограниченные контакты с подчиненными. Такой менеджер единолично принимает
(или отменяет) решения, не давая возможности проявить инициативу подчиненным,
категоричен, часто резок с людьми. Всегда что-нибудь приказывает,
распоряжается, наставляет, но никогда не просит. Иными словами, основное
содержание его управленческой деятельности состоит из приказов и команд [16, с.
132].

Для автократа характерны догматизм и стереотипность мышления. Все новое
воспринимается им с осторожностью или вообще не воспринимается, так как в
управленческой работе он практически пользуется одними и теми же методами
управления. Таким образом, вся власть сосредоточена в руках
руководителя-автократа. Даже размещение людей в процессе проведения совещаний
подчинено его идеологии. Это создает напряженную обстановку, так как
подчиненные в этом случае желали бы избежать тесного контакта с таким
менеджером.

Руководитель становится автократом тогда, когда он по своим качествам
стоит ниже людей, которыми руководит, или если его подчиненные имеют слишком
низкую общую и профессиональную культуру.

Данный стиль руководства не стимулирует инициативу подчиненных, она,
наоборот, часто наказуема автократом, что делает невозможным повышение
эффективности работы организации. Под началом автократа неприятно работать, ибо
увольнение «неугодных» является целью его управленческой
деятельности. В споре он часто произносит сакраментальную фразу: «Мы с
тобой не сработаемся». В таких условиях естественно отсутствует
удовлетворенность трудом, так как подчиненные автократу сотрудники считают, что
их творческие силы не находят должного применения.

Менеджер, использующий преимущественно демократический стиль управления,
стремится, как можно больше вопросов решать коллегиально, систематически
информировать подчиненных о положении дел в коллективе, правильно реагирует на
критику. В общении с подчиненными предельно вежлив и доброжелателен, находится
в постоянном контакте, часть управленческих функций делегирует другим
специалистам, доверяет людям. Требователен, но справедлив. В подготовке к
реализации управленческих решений принимают участие все члены коллектива.

Таким образом, авторитарное руководство характеризуется чрезмерной
централизацией власти руководителя, самовластным решением всех вопросов,
касающихся деятельности организации, ограничением контактов с подчиненными.
Этот стиль свойственен решительным, властным, волевым людям, жестким по
отношению к окружающим. Автократ «все знает сам» и не терпит возражений. Никому
не доверяет, не ставит в известность о своих намерениях; отдает деловые,
краткие распоряжения; запреты часто сопровождаются угрозами. Похвала и
порицание работников крайне субъективны. Эмоции подчиненных и коллег в расчет
не принимаются. Дела в коллективе планируются заранее во всем их объеме,
определяются лишь непосредственные цели для каждого работника. Голос руководителя
является решающим, а его позиция находится вне группы [14, с. 105].

Демократический стиль формируется у людей, которые не любят брать
ответственность на себя, ответственность не концентрируется, а распределяется в
соответствии с переданными полномочиями. Руководство характеризуется высокой
степенью децентрализации полномочий, активным участием сотрудников в принятии
решений. Создается атмосфера, при которой выполнение служебных обязанностей
становится делом привлекательным, а достижение при этом успеха служит
вознаграждением. Следует отметить, что данный стиль может эффективно
использоваться при решении задач творческого содержания; он предполагает
близость образовательного уровня начальника и подчиненных, а также
преимущественно нематериальную мотивационную структуру сотрудников.

Демократический стиль руководства имеет такие характерные черты, как:
взаимовлияние руководителя и сотрудников, которое предполагает отказ
руководителя от исполнения части своих прав и обязанностей по принятию решений
и передачу их членам группы, а также не только активное участие членов группы в
принятии решений, но и их широкое повседневное сотрудничество; функциональная
дифференциация ролей с учетом компетентности членов группы; многосторонние
информационные и коммуникационные отношения; урегулирование конфликтов с
помощью переговоров, торга и компромиссов; ориентация на группу; доверие как
основа сотрудничества; удовлетворение потребностей сотрудников и руководителей;
ориентация на цели и результаты; ориентация на развитие персонала и всей
организации.

В настоящее время организации, в которых доминирует демократический стиль
руководства, характеризуются высокой степенью децентрализации полномочий,
активным участием работающих в принятии решений, созданием таких условий, при
которых выполнение служебных обязанностей оказывается для них привлекательным,
и вознаграждением для персонала является чувство причастности к достижению
успеха.

Выделяют такие разновидности демократического стиля руководства, как:
«консультативный» стиль руководства и партисипативный» стиль руководства. При
этом «консультативный» стиль подразумевает, что руководитель в значительной
мере доверяет подчиненным, консультируется с ними, стремится использовать все
лучшее из того, что они предлагают. «Партисипативный» стиль подразумевает, что
руководитель полностью доверяет своим подчиненным во всех вопросах, всегда их
выслушивают и используют все конструктивные предложения, организуют широкий
обмен всесторонней информацией, привлекают подчиненных к постановке целей и
контролю за их исполнением.

Также важно заметить, что при демократическом стиле сотрудники
рассматриваются не иначе как партнеры, которые могут решать текущие, дневные
задания в основном самостоятельно[17, с. 183].

Либеральный стиль руководства формируется у людей, которые не любят брать
ответственность на себя.

Либеральный стиль управления предпочтителен там, где речь идет о
необходимости стимулирования творческого подхода исполнителей к решению
поставленных задач. Суть данного стиля управления состоит в том, что
руководитель ставит перед исполнителями проблему, создает необходимые
организационные условия для их работы, определяет ее правила, задает границы
решения, а сам отходит на второй план, оставляя за собой функции консультанта,
арбитра, эксперта, оценивающего полученные результаты. Группа же имеет полную
свободу принимать решения и контролировать собственную работу.

Подчиненные избавлены от назойливого контроля, самостоятельно принимают
решения на основе обсуждения и ищут в рамках предоставленных полномочий пути их
реализации. Такая работа позволяет им выразить себя, приносит удовлетворение и
формирует благоприятный морально-психологический климат в коллективе, порождает
доверие между людьми, способствует добровольному принятию на себя полномочий и ответственности.
Руководитель же обеспечивает сотрудников информацией, осуществляет оценку их
деятельности, поощрение, обучение, а также сохраняет за собой право
окончательного решения.

Применение этого стиля находит все большее распространение в связи с растущими
масштабами научных исследований и опытно-конструкторских разработок,
осуществляемых силами высококлассных специалистов, не приемлющих давления,
мелочной опеки и прочего. Его эффективность обусловлена реальным стремлением
подчиненных к самостоятельности, четкой формулировкой руководителем задач и
условий их деятельности, его справедливостью в отношении оценки результатов и
вознаграждения [17, с.95].

В передовых фирмах принуждение уступает место убеждению, строгий контроль
— доверию, подчинение — сотрудничеству, кооперации. Между
тем тактика минимального вмешательства (интервенции) в дела коллектива требует
от руководителя такта, высокой эрудиции и управленческого мастерства, нужно
уметь ничего якобы не делать самому, но знать обо всем и ничего не упускать из
своего поля зрения. Руководитель-либерал должен мастерски владеть принципом
делегирования полномочий, поддерживать добрые отношения с неформальными
лидерами, уметь корректно ставить задачи и определять основные направления
работы, координировать взаимодействие сотрудников для достижения общих целей.

1.3 Влияние стилей руководства на
эффективность деятельности организации

На характер и результаты функционирования предприятия в целом
определяющее влияние оказывает руководитель, наделенный властными полномочиями,
через которые он воздействует на производственный коллектив. Исследования
показывают, что именно труд руководителей, а не форма собственности определяет
результаты деятельности предприятий.

Профессионализм руководителя любого уровня проявляется в умении
организовать свою работу. Эффективное использование времени — одна из самых
острых проблем не только самоменеджмента, но и организации труда всего
коллектива. Соотношение затрат рабочего времени при выполнении управленческих
операций отражает характер и стиль управленческой деятельности.

Критерием эффективности влияния стиля деятельности руководителя на
коллектив считаются: степень авторитета руководителя; степень влияния на
постоянное повышение результативности организации; проявление инициативы,
развитие творчества и предприимчивости персонала; создание благоприятного
социально-психологического климата в коллективе; влияние должно оказываться
таким способом, который не просто ведет к принятию идеи, а к действию —
фактическому труду, необходимому для достижения целей организации.

Стиль руководителя — типичная для руководителя система приемов
деятельности, используемая в работе с людьми. Американский ученый К. Левин в
1930-е гг. выдвинул авторитарно-демократическую концепцию стиля руководителя,
она предполагает разделение руководителей на три типа: демократы, автократы и
«лейсезферы» (попустительский стиль).

Стили управления могут подразделяться по одному или нескольким критериям:
по участию в управлении, по управленческим функциям, по ориентации на личность
и на задачи. Эмпирическое исследование поведения менеджеров (Колумбус, штат
Огайо, США, 1950 — 1954 гг.) показали, что стили управления могут быть описаны
по двум признакам: ориентация на задание и ориентация на сотрудников. В этом
случае можно выделить 5 типичных выражений стиля:

. Слабое управление — слабая ориентация на задачи и на отношения.

. Управление по задачам — низкая ориентация на сотрудников и высокая
ориентация на задачи.

. Клубное управление — высокая ориентация на отношения и низкая — на
задачи.

. Управление по среднему пути — средняя ориентация на сотрудников и на
задачи.

. Сильное управление — этот идеальный стиль, высокая ориентация на
сотрудников и на задачи.

Многие исследователи отмечают, что ни один из описанных выше стилей не
является универсальным. Поэтому эффективный руководитель должен владеть разными
стилями управления. При выборе стиля должны учитываться по меньшей мере три
фактора: ситуация, задача, группа.

Одной из самых действенных, практико-ориентированных и современных
концепций стилей менеджмента является концепция Ицхака Адизеса. Явной
положительной чертой данной концепции является ее действенность, способность
объяснить психологические реалии психологии управления простым языком, понятным
любому менеджеру. Автором декларируется, что любая управленческая задача может
(и должна) быть описана посредством ответов на 4 вопроса: что должно быть
сделано, как должно быть сделано, когда должно быть сделано и кто должен это
сделать. Отсутствие ответа хотя бы на один из поставленных таким образом
вопросов влечет неуспех в деятельности. Автор называет это PAEI-функции:

функция P — производитель, может быть описана как ориентация на
результат, результат любой ценой, трудоголизм, получение удовлетворения от
самого процесса деятельности, умение планировать свою деятельность, хорошая
временная перспектива;

функция A — администрирование, бюрократизм, структурирование, четкость,
шаблонность, аккуратность, педантизм;

функция E — ориентация на развитие, видение целей собственной деятельности
в согласовании с целями компании;

функция I — ориентация на персонал, интеграцию сотрудников,
командообразование, чутье в распределении обязанностей, видение особенностей,
достоинств и перспектив развития каждого сотрудника.

Автор концепции утверждает, что личностная обусловленность менеджеров,
способных ответить на каждый из этих вопросов, различна. Мы можем найти
менеджера, способного, отвечать на один тип вопросов, но достаточно сложно
найти и обучить менеджера, способного, в силу личностных, внутренних причин
отвечать на все из них. Таким образом, в управлении мы могли бы выделить
несколько тенденций менеджмента, диагностировать их и поручать им зону
ответственности, связанную с выявленным у него стилем менеджмента.

Менеджер — это член организации, осуществляющий управленческую
деятельность и решающий управленческие задачи. Управленец первичного звена
(линейный менеджер) преимущественно реализует функции тактического управления,
а именно: контроль, управление отдельными группами — частями одной организации.
При этом он часто выполняет чисто исполнительские функции, решает конкретные
профессиональные задачи и ведет отчетность.

Профессиональную деятельность руководителей первичного звена, или
линейных менеджеров, называют уровнем операционного руководства. Деятельность
линейного менеджера связана в основном с тактическим управлением организацией,
включающим контроль и руководство отдельными группами, которые представляют
собой части одной организации. При этом линейный менеджер зачастую одновременно
является исполнителем конкретных профессиональных задач, а также ведет
отчетность. [31, c. 86].

Эффективность управленческой деятельности во многом зависит от
руководителя, от его способностей. Эффективность управления — в широком смысле
— соотношение результатов деятельности организаций, предприятий и затрат на
управление или полных затрат организаций, предприятий; в узком смысле —
соотношение результатов деятельности органов, подразделений, работников
управления (количества принятых решений, расчетов и т.п.) и затрат на их
достижение [23].

Существует три вида эффективности:

1. Экономическая
— соотношение экономических результатов деятельности организаций, предприятии
затрат на их достижение.

2.       Социальная — соотношение социальных результатов деятельности организаций,
предприятий и затрат на их достижение.

3.       Социально-экономическая — соотношение экономических и социальных
результатов деятельности организации, предприятий и затрат на их достижение.

Основным показателем эффективности труда руководителя как организатора и
воспитателя является результаты труда коллектива в целом и каждого члена в
отдельности. Они измеряются различными производственно- экономическими
показателями, на которые сказывают влияние технические, экономические и
организационные решения. При характеристике эффективности работы руководителя
нельзя ограничиваться только производственно- экономическими показателями
труда. Нужно учитывать и тот комплекс показателей жизнедеятельности коллектива,
на который оказывает влияние руководитель. Эти показатели выражаются через
социально- психологические факторы. Таким образом, результатом эффективности
работы руководителя являются производственно- экономические и социально-
психологические показатели [16].

К социально-психологическим показателям, характеризующим деятельность
руководителя, можно отнести такие, как: совпадение формального и неформального
лидера, сплоченность (психологическая совместимость) коллектива,
психологический климат.

Эффективность управленческой деятельности зависит от способностей
руководителя. По определению психолога А.Н. Леонтьева, способности — это такие
свойства индивида, совокупность которых обуславливает успешность выполнения
некоторой деятельности.

Умение обеспечить положительную самоорганизацию управленческой системы.
Руководителю предоставлено право решать вопросы подбора и расстановки кадров в
своем подразделении. Эффективность этих решений находится в прямой зависимости
от управленческих способностей руководителя. Сильный руководитель подбирает
сильных подчинённых, слабый руководитель слабых. В первом случае можно говорить
о положительной, а во втором — об отрицательной самоорганизации управленческой
системы. Получается, что вред от слабого руководителя двойной: прямой — от
малой эффективности его управленческой деятельности и косвенный, связанный с
отрицательной самоорганизацией. Каждого руководителя и специалиста можно
оценить по его деловым, профессиональным качествам только руководитель и
специалист более высокой квалификации.

Умение улучшать функциональную расстановку кадров. Сильный руководитель
умеет правильно оценить эффективность деятельности подчинённых. Он старается не
привлекать слабых подчинённых к решению сложных или важных вопросов, помогает
им разобраться в «нестандартных» ситуациях, опираясь на автократические методы
руководства.

Поскольку люди являются наиболее важным организационным ресурсом,
руководитель организации должен уделять основную часть своего времени именно
управлению людьми. К сожалению, так происходит далеко не во всех современных
организациях. Это заметно снижает эффективность управления в организации в
целом, поскольку руководители являются важнейшим инструментом претворения в
жизнь методов управления, и недостаточное внимание с их стороны к этим вопросам
трансформируются в низкое качество управления персоналом.

Для стимулирования и мотивирования трансформации стилей и методов
управления коллективом целесообразно использование возможностей по совмещению
должностей. В экономическом плане оно обеспечивает значительный рост
производительности труда. Социальные последствия совмещения заключается в
повышении удовлетворенности работника своим трудом. К мероприятиям, необходимым
для внедрения совмещения должностей, относятся: организация повышения
квалификации работников; разработка четких должностных инструкций;
совершенствование базы нормирования; внедрение типовых проектов организации
рабочих мест; введение оплаты за совмещение должностей.

Эффективность мотивационных систем значительно снижается вследствие
отсутствия принципов оценки количества и качества затраченного труда, так как
любая система оценки должна ориентировать управленческих работников на
достижение высоких конечных результатов. Неотъемлемой частью этого процесса
является развитие и изменение непосредственно руководителями своих стилей и
методов управления трудовыми коллективами.

2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ
РУКОВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИЕЙ ИП АХМЕДОВ Н.Б.

.1 Организационно-экономическая
характеристика организации

ИП Ахмедов зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.
Физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность в качестве
индивидуального предпринимателя, выступает под своим именем (ст. 19 ГК РФ). Оно
не нуждается в образовании юридического лица и является самостоятельным
субъектом гражданского и предпринимательского права наряду с любой коммерческой
организацией.

В данном случае, с одной стороны, речь идет о самостоятельном труде
индивидуального предпринимателя: индивидуальный предприниматель одновременно
выступает в качестве владельца средств и орудий труда и рабочей силы (то есть
обладает способностью к труду), самостоятельно организует свой труд и
распоряжается его результатами, являясь самостоятельным работником.

С другой стороны, индивидуальный предприниматель является сам себе
менеджером: он самостоятельно определяет направления, виды и конкретные формы
предпринимательской деятельности, заключает от своего имени договоры с другими
участниками предпринимательского процесса, организует свою работу и необходимое
взаимодействие. Индивидуальный предприниматель может стать работодателем,
вступая в трудовые отношения с другими физическими лицами — работниками по
найму.

При этом индивидуальный предприниматель несет ответственность за свою
предпринимательскую деятельность всем своим имуществом, включая имущество,
которым он владеет как физическое лицо. Индивидуальный предприниматель может
открыть расчетный счет в банке и иметь свою печать, хотя эти атрибуты для него
не обязательны. Отсутствует у индивидуального предпринимателя и необходимость в
формировании собственного уставного капитала.

Оперативной деятельностью руководит непосредственно индивидуальный
предприниматель Ахмедов Н.Б. Он выдает доверенности на право представительства
от своего имени, издает приказы о назначении на должности работников, об их переводе
и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания,
принимает решения и издает приказы по оперативным вопросам деятельности
организации, обязательные для исполнения работниками, обеспечивает необходимые
условия труда работникам, отвечающие требованиям безопасности и гигиены в
соответствии с кодексом законов о труде Российской Федерации.

Организационная структура организации ИП Ахмедов Н.Б. представлена на
рисунке 2.1.

В организации применяется линейная организационная структура. Данная
структура управления характерна для мелких и средних предприятий, которые
осуществляют производство товаров и услуг, не характеризующееся особой
сложностью.

Рис.2.1. Организационная структура организации ИП Ахмедов Н.Б.

При линейной структуре каждое подразделение имеет
только одного руководителя, на которого возлагаются полномочия принятия всех
управленческих решений; этот руководитель подчиняется лишь вышестоящему
руководителю и т. д. Другими словами, в рамках линейной организационной
структуры подчиненные зависят только от своего руководителя: вышестоящий орган
управления не имеет права отдавать распоряжения без согласования с
непосредственным руководителем.

Основные преимущества линейных организационных
структур:

четкая система взаимных связей;

быстрота реакции в ответ на прямые приказания;

согласованность действий исполнителей;

оперативность в принятии решений;

ясно выраженная личная ответственность руководителя за
принятые решения.

Типы связей: прямые единичные между подчиненными;
перекрестные между подчиненными; прямые между руководителем и любой комбинацией
подчиненных.

Директор по производству руководит производственным
процессом и управляет производственным персоналом, коммерческий директор
отвечает за организацию поставок сырья и за сбыт готовой продукции и управляет
отделом реализации. Главный бухгалтер возглавляет бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет
регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы.
Отдела кадров в организации нет, учет кадров ведет бухгалтерия, работу с
кадрами осуществляет непосредственно руководитель подразделения.

ИП Ахмедов Н.Б. специализируется на производстве и
реализации копченой рыбы. На рынке Красноярска в данном сегменте существует
несколько организаций и индивидуальных предпринимателей, производящих продукцию
копчёных рыбопродуктов. Сравнительная характеристика ИП Ахмедов Н.Б. и основных
конкурентов представлена в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Сравнительная характеристика предприятия и конкурентов

Конкурентный фактор

ИП Ахмедов Н.Б.

7 морей

Грималюк

Слабухина

ИП Батень

Репутация, известность,
лояльность потребителей

4 года на рынке

Более 10 лет на рынке.

7 лет на рынке.

8 лет на рынке.

9 лет на рынке.

Ценовая политика  (щука)

230 руб. с доставкой

390 руб. с доставкой

238 руб. без доставки

300 руб. с доставкой

310 руб. с доставкой

Качество продукции

Высокое качество

Среднее качество

Высокое качество

Среднее качество

Среднее качество

Объемы рекламных и
маркетинговых мероприятий

Реклама на местах продаж.

Отсутствие

Отсутствие

Отсутствие

Отсутствие

Планы, перспективы,
тенденции развития (спада)

Поставки по городу в
магазины, супермаркеты, близлежащие города

Предприятие стабильно
работает на наработанных контактах, дальнейшее развитие не планирует

Предприятие работает на
достигнутых результатах

Предпри-ятие работает на
ранее достигнутых результатах

Предприятие активно ищет
новые рынки сбыта

Анализ наиболее явных конкурентов показал, что
предприятие ИП Ахмедов Н.Б., непосредственно являясь производителем и
одновременно реализатором собственной продукции, имеет возможность предлагать
покупателям более низкие цены, за счет снижения внутренних издержек, нежели
цены конкурентов.

Конкурентная ситуация на рынке Красноярска достаточно
стабильна. Борьбы за сбыт как таковой не наблюдается, каждый из игроков занял
свою определённую нишу. Тем не менее, каждый из них имеет свои слабые и сильные
стороны. Из ныне присутствующих на рынке Красноярска конкурентов получили
наибольшие доли рынка следующие игроки: ООО «Семь морей», ООО «Енисей», ИП
Грималюк, ИП Батень, ИП Слабухина, ИП Надейкин, ещё ряд некрупных организаций и
индивидуальных предпринимателей.

Так, например, 1 кг. копчёной щуки от ИП Ахмедов Н.Б.
предлагается покупателям по цене 230 руб. с учетом доставки, стоимость у
конкурентов подобной продукции значительно выше. Продукция, которую выпускает
ИП Ахмедов Н.Б., не уступает по качеству, а по органолептическим, медико —
биологическим свойствам выше продукции конкурентов, обладая при этом более
низкой ценой. По сравнению с продукцией других красноярских производителя
продукт, выпускаемый на оборудовании по инновационным технологиям, при более
низких отпускных ценах имеет лучшие вкусовые качества.

Изучение конкурентов показывают, что высокая отпускная
стоимость их продукции слагается не только за счёт большой арендной платы
арендуемых производственных площадей, но и за счёт большого штатного расписания
работников, а так же несовершенных, устаревших технологий.

Покупателями продукции ИП Ахмедов Н.Б. являются такие
торговые сети, как «Тайм-аут», «Напильник», «Пинта», специализированные
магазины и супермаркеты.

Основные технико-экономические показатели предприятия приведены в таблице
2.2.

Таблица 2.2

Основные финансово-экономические показатели ИП АХМЕДОВ Н.Б.

Показатели

Ед. изм.

2010

2011

2012

Отклонение 2012-2010 (+,-)

Темп изменения, 2012/2010,
%

 Выручка от продажи без НДС

тыс.руб.

99557

98185

93693

-5864

94,11

Среднесписочная
численность, всего

чел.

60

62

63

3

105,00

Производительность труда

тыс.руб.

1659

1584

1487

-172

89,63

Себестоимость

тыс.руб.

97881

97113

92860

-5021

94,87

Прибыль от продаж

тыс.руб.

1676

1072

833

-843

49,70

Прочие доходы

тыс.руб.

1661

781

819

-842

49,31

Прочие расходы

тыс.руб.

2096

986

877

-1219

41,84

Фонд заработной платы

тыс.руб.

14688

18376,8

19882,8

5195

135,37

Уровень фонда заработной
платы в выручке

%

14,75

18,72

21,22

6,47

Х

Среднемесячная заработная
плата одного работника

тыс.руб.

20,4

24,7

26,3

5,90

128,92

Рентабельность продаж

%

1,68

1,09

0,89

-0,79

Х

Чистая прибыль

тыс.руб.

993

694

620

-373

62,45

Рентабельность деятельности
по чистой прибыли

%

1,00

0,71

0,66

-0,34

Х

Основным показателем хозяйственной деятельности предприятия является
выручка от продажи продукции. Данный показатель ежегодно снижался и в 2012 году
по отношению к базовому периоду 2010 года снизился на 5,89%, что в абсолютных
величинах составило 5864 тыс.руб. Среднегодовая численность персонала в 2011
году выросла на 2 человека, а в 2012 году еще на 3 человека. Снижение выручки
на фоне роста численности работников приводит к отрицательной динамике
производительности труда.

Среднемесячная заработная плата ежегодно увеличивается, что приводит к
росту затрат на оплату труда, на фоне снижения выручки данный фактор является
экономически неоправданным и приводит к минимизации прибыли от продаж. Так, в
2012 году прибыль от продаж была получена в размере 833 тыс.руб., что на 50,3%
ниже базового показателя.

Рентабельность продаж и конечной деятельности снижаются в динамике,
обусловлено это более значительным темпом снижения выручки от продаж по
сравнению с темпом снижения затрат.

2.2 Анализ стилей руководства и
методов управления в организации ИП Ахмедов Н.Б.

Изучая организационную структуру организации ИП Ахмедов Н.Б., требуется
отметить, что каждый из сотрудников имеет свой, определенный круг обязанностей
и, следовательно, степень ответственности работников тоже различается.

Следует заметить, что на любом предприятии время от времени возникают
форс-мажорные обстоятельства, как-то: болезнь кого-либо из служащих, увольнение
и пр. В таком случае, до прихода нового сотрудника должностные обязанности
распределяются на одного либо нескольких работников.

В отношении остальных сотрудников руководитель организации использует
стиль «продавать», т.к. они обладают средним уровнем зрелости, но при этом
обладают энтузиазмом и желанием выполнять задачу под свою ответственность.

Негативные последствия некачественного управления:

–    некачественный
труд и частый брак;

–       безынициативность сотрудников;

–       неудовлетворительный морально психологический климат в коллективе;

–       чрезмерно высокая текучесть кадров;

–       низкий уровень исполнительской дисциплины;

–       высокая конфликтность между сотрудниками;

–       негативное и халатное отношение к труду;

–       организационная неразбериха;

–       нежелание сотрудников повышать свою квалификацию и совершенствовать свой
труд;

–       деятельность руководства негативно оценивается персоналом;

–       неудовлетворенность работой сотрудников.

Для определения, является ли предприниматель лидером, или он имеет это
звание только формально, было проведено тестирование «Администратор или лидер?»
(Приложение 1). В тесте представлено 20 высказываний. ИП Ахмедову Н.Б. было
предложено тщательно их продумать и выразить степень согласия с каждым из них
по одиннадцати балльной шкале. (0,1,2,3,4,5,6.7,8,9,0). 10 здесь означает
полное согласие с высказыванием, 0 — полное несогласие, 5 — согласие
наполовину. Остальные степени согласия располагаются по восходящей.

Результаты теста следующие. По шкале лидерства ИП Ахмедов Н.Б набрал 73
балла, по шкале администратора — 42 балла. Это значит, что примерно на 63,5% он
лидер и на 36,5% администратор. Налицо преобладание лидерских качеств директора
перед административными.

По способности контролировать ситуацию, распоряжаться временем и
управлять собственным стрессом различают 2 типа руководителей:

тип: Человек-иголка

Характерным для этого руководителя является то, что его мысли и поступки
определяются частными мероприятиями и мелкими задачами (иголками), которые
сыплются на него. Планы, совещания, поездки часто меняются из-за того, что
внезапно возникают другие срочные дела. Компетенция и эффективность сотрудников
оцениваются сиюминутно, исходя из того, решены ли данным руководителем мелкие
задачи в тот момент, когда о них спрашивают. Вклад сотрудников большей частью
используется для того, чтобы участвовать в решении «горящих» задач начальника.

тип: Человек-ветвь

Этот тип руководителя выделят время для решения важных задач,
направленных на достижение главных целей. Мелкие дела выполняются в «окне»
между большими делами. Совещания и поездки меняются редко. Руководитель четко
представляет ключевые области своей деятельности. Руководитель и подчиненные
одинаково оценивают степень важности задач и дел.

В данном случае по результатам собеседования с сотрудниками отдела и
самим руководителем, можно сделать вывод о том, что он относится к типу
«Человек-иголка». Конечно, это в большой степени обусловлено недостатками
планирования на более высоком уровне иерархии, но, тем не менее, необходимо
дать несколько рекомендаций.

Руководитель должен стремиться к тому, чтобы внешние обстоятельства и
внезапно возникшие дела не управляли им, он должен понимать, какое значение его
собственное планирование имеет для возможностей сотрудников в реализации их
планов.

Так же, был проведено тестирование для определения уровня лидерских
способностей руководителей по методике «Лидер» (приложение 2) . В тесте было
предложено 50 вопросов, к каждому из которых было дано два варианта ответа.
Тестируемый должен выбрать одни из вариантов и пометит его на бланке ключа.

При ответе на вопрос тестируемый получает балл только за вариант («а» или
«б») в левой колонке.

Степень выраженности лидерства:

до 25 баллов — лидерство выражено слабо.

-35 баллов — средняя выраженность лидерства.

-40 баллов — лидерство выражено в сильной степени.

Директор набрал 32 балла, что говорит о средней выраженности его
лидерских способностей.

Нельзя забывать о том, что для стабильного успеха ему
нужно постоянно совершенствовать методы руководства и деятельности подчиненных,
развивать собственную компетентность, самоконтроль и самокритичность; поощрять
творческую атмосферу и командный дух в организации.

Для более успешной работы предприятия и сплочения
коллектива директору необходимо развивать лидерство. Развитие лидерства —
целенаправленное формирование и углубление соответствующих качеств и навыков.
Данный аспект проблемы управления лидерством в организации учитывает
возможности в большей или меньшей степени формировать и развивать лидерские способности
путем обучения и самообучения, мотивирования, тренингов и практического опыта.
Для развития лидерства используется ряд процедур, теоретическим
обоснованием которых в той или иной мере являются рассмотренные ранее теории
лидерства. Их использование помогает «стать лидером», обрести признание группы,
коллектива. Эти процедуры таковы.

выработка личной мотивированности, устойчивого желания
быть лидером, уверенности в себе, готовности принимать решения и брать на себя
ответственность, последовательности и упорства в реализации общих целей,
сознания собственной силы, веры в достижение цели, энтузиазма и т.п.;

развитие индивидуальных интеллектуальных и
нравственных лидерских качеств;

обеспечение социальной компетентности лидера и его
доброжелательности в отношениях с членами группы полагает культуру общения,
умение ясно и четко выражать мысли, корректно выслушивать сотрудников, делать
замечания, давать советы, внимательность, уважение достоинства других людей,
умение понимать их, проникаться их заботами и проблемами, оказывать им
поддержку и т.п.;

приобретения умения и навыков быстро и правильно
оценивать ситуацию, знать и учитывать особенности, интересы, запросы и ожидания
всех членов группы. Не менее важна для лидерства и правильная оценка ситуации,
своих сил и возможностей группы. Без этого успех групповой деятельности не
достижим. Повторяющиеся неудачи обычно ведут к утрате веры в лидера.

Чем выше выраженность лидерских качеств, тем больше менеджер склоняется к
авторитарному стилю управления.

Положительная сторона такого стиля руководства — это большая
производительность труда, дисциплинированность, системность и четкость
исполнения поставленных задач. Однако этому противостоят такие минусы как,
отсутствие инициативы, напряженная обстановка в группах, страх перед
наказанием, препятствие осуществлению каких-либо творческих идей.

Однако подчиненные всегда желают видеть в руководителе
не только начальника или лишенного эмоций и переживаний сухого технократа, но и
человека, обладающего лучшими нравственными качествами, заботящегося не только
об эффективности организации и о себе лично, но и о сотрудниках

Каждый тип подчиненного требует от лидера специфического подхода для
максимально эффективного использования индивидуального потенциала любого
сотрудника. Следует смотреть на эту проблему ситуационно, так как в небольших
организациях к каждому работнику должен быть индивидуальный подход, с
отдельными работниками нужно вести себя в духе автократа, а с некоторыми лучше
быть демократичным, или даже либеральным.

Нужно отметить, что руководители, которые хотят работать как можно более
эффективно, получить всё, что можно от подчинённых, не должны применять
какой-то один стиль руководства на протяжении всей своей карьеры. Скорее
руководителю следует научиться пользоваться всеми стилями, методами и типами
влияния, наиболее подходящими для конкретной ситуации.

Для определения стиля руководства по управленческой решетке
Блейка-Моутон, был проведен тест, в результате которого можно проследить, какой
стиль управления наиболее присущ данной организации (таб.2.3)

Таблица 2.3

Тестирование по управленческой решетке Блейка-Моутон

Ситуация

Вариант ответа

Обработка результатов

*Я действую как
представитель своего коллектива (1)

В Ч И Р Н

1

Я предоставляю членам
коллектива свободу в выполнении работы (2)

В Ч И Р Н

Я поощряю применение
унифицированных приёмов в работе (3)

В Ч И Р Н

1

Я разрешаю подчинённым
решать задачи по их усмотрению (4)

В Ч И Р Н

Я побуждаю членов
коллектива к большему напряжению в работе (5)

В Ч И Р Н

1

Я предоставляю подчинённым
возможность делать работу так, как они считают целесообразным (6)

В Ч И Р Н

Я поддерживаю высокий темп
работы (7)

В Ч И Р Н

1

Я направляю помыслы людей
на выполнение производственных заданий (8)

В Ч И Р Н

Я лично разрешаю конфликты
в коллективе (9)

В Ч И Р Н

Я неохотно предоставляю
подчинённым свободу действий (10)

В Ч И Р Н

1

* Я решаю сам, что и как
должно быть сделано (11)

В Ч И Р Н

Я уделяю внимание
производственным показателям (12)

В Ч И Р Н

1

Я распределяю поручения
исходя только из производственной целесообразности (13)   

В Ч И Р Н

Я способствую нововведениям
в коллективе (14)

В Ч И Р Н

1

*Я тщательно планирую
работу коллектива (15)

В Ч И Р Н

1

* Я не объясняю подчинённым
свои решения (16)

В Ч И Р Н

* Я стараюсь убедить
подчинённых в полезности моих действий (17)

В Ч И Р Н

1

Я предоставляю подчинённым
возможность устанавливать свой режим работы (18)

В Ч И Р Н

Порядок работы с тестом:

1.       Исходя из собственных предпочтений, руководитель высказывает
свое мнение о том, как поступил бы в каждой из описанных ситуаций (табл.2.3):

всегда — В

часто — Ч

иногда — И

редко — Р

никогда — Н

2. В
графе «Обработка результатов» в строках, соответствующих ситуациям,
отмеченным знаком (*), были проставлены единицы (1) там, где есть ответы Р или
Н.

3.       В графе «Обработка результатов» в строках, соответствующих
ситуациям, не отмеченным знаком (*), проставлены единицы, где есть ответы В или
Ч.

4.       Если ситуации 2,4,5,6,8,10,14,16,18 отмечены единицами, эти единицы
обведены кружками, просуммированы, сумма проставлена в позицию «Внимание к
людям».

5.       Просуммированы остальные «единицы, сумма поставлена в позицию
«Внимание к производству».

6.       Полученную при пересечении точку поставили на графике (рис.2.2)

7.       Сравниваем полученное значение с классической решеткой Блейка и Моутон
(рис.2.2).

Ниже расположен результат обработки теста. По результатам проведенного
теста и построенному графику видно, что стиль руководства в организации ИП
Ахмедов Н.Б. — направлен на средние трудовые достижения и среднюю
удовлетворенность сотрудников. Консервативный стиль достижения, трудовые
результаты средние. Организация во всем старается достичь компромисса, ярко
выражено стремление работать надежно, получать стабильный средний результат.
Но, как правило, именно это желание спокойно работать не дает возможность
использовать целиком имеющиеся в распоряжении ресурсы. «Решетка
менеджмента» позволяет оценить результаты такого управления: половина
возможного при половинной же заинтересованности в труде.

Рис.2.2. Действующий стиль руководства по модели Блейка-Моутон

Руководители, чей стиль управления соответствует координате 5.5 на
«решетке менеджмента», характеризуются тем, что стараются занять
позицию «золотой середины» между методами управления
«жестких» и «мягких» управленцев.

Также проведен анализ и построен график действующего стиля управления по
модели жизненного цикла Херси-Бланшара (рис.2.3.) из которого мы видим, что наш
руководитель использует авторитарный стиль управления, направленный на высокую
степень ориентированности на задачу.

Рис.2.3. Действующий стиль руководства в организации ИП Ахмедов Н.Б. по
модели Херси-Бланшара

Точка «Р» на рисунке определяет настоящее положение руководителя в
системе управления. Мы видим, что в своем управлении руководитель указывает
проблему, и что в какие сроки должно быть сделано, но не интересуется мнением
подчиненных.

Точка «И» определяет положение исполнителей, из этого видно, что
исполнителям не хватает поддержки руководителя, он не решает проблемы создания
благоприятного микроклимата в коллективе, исполнители квалифицированы, они
заинтересованы в участии руководителя в их проблемах.

Чтобы достичь наиболее эффективного стиля руководства, руководителю
следует сотрудничать с подчиненными, участвовать с ними в формировании задачи.
Задача руководителя — постоянно поддерживать инициативу и заинтересованность
подчиненных, наравне участвовать с ними в работе и не проявлять к ним жесткого
контроля.

В результате принятых указаний, точка «Р» должна подняться в поле «S2», и сойтись с точкой «И». В итоге
авторитарный стиль сменится или разбавится демократическим, что будет
способствовать благоприятной обстановке, высокой степени ориентированности на
задачу и высокой степени ориентированности на человеческие отношения.

Для того чтобы определить присущий организации стиль руководства, можно
воспользоваться предлагаемым ниже тестом, оценив содержащиеся в нем утверждения
по пятибалльной шкале. Этот тест был предложен моему непосредственному
руководителю.

Ответы были таковы:

. Я всегда указываю подчиненным, что нужно делать. (4).

. Я выслушиваю мнения подчиненных. (5).

. Я даю возможность подчиненным участвовать в принятии решений.(2).

. Я даю возможность подчиненным действовать самостоятельно. (1).

. Я постоянно объясняю подчиненным, как и что надо делать.(4).

. Я обучаю людей умению работать. (3).

. Я совещаюсь с подчиненными. (5).

. Я не мешаю работать подчиненным. (2).

. Я указываю подчиненным, когда нужно выполнять ту или иную работу.(5).

. Я слежу за успехами подчиненных. (4).

. Я поддерживаю инициативы подчиненных. (2).

. Я не вмешиваюсь в процесс определения подчиненными целей работы. (2).

. Я показываю подчиненным, как надо работать. (1).

. Я даю возможность подчиненным участвовать в обсуждении проблемы. (2).

. Я внимательно выслушиваю мнения подчиненных. (1).

. Я вмешиваюсь в дела подчиненных только при крайней необходимости. (5).

. Я не интересуюсь мнением подчиненных.(5).

. Я принимаю peшeниe сам, если подчиненные не могут прийти к согласию.
(5).

. Я всегда помогаю подчиненным улаживать разногласия. (3).

. Я считаю, что каждый должен применять свои способности, как хочет. (2).

Утверждения 1; 5; 9; 13; 17 характеризуют авторитарный стиль руководства;
3; 7; 11; 15; 19 — либеральный; 4; 8; 12; 16; 20 — попустительский; 2; 6; 10;
14; 18 -демократический.

Если по той или иной группе набрано более 20 баллов, степень выраженности
стиля — высокая; при 15-20 баллах — средняя; менее 15 — низкая. Общая сумма
баллов менее 40 характеризует пассивность субъекта и непригодность его к
руководящей деятельности.

Итог: сумма баллов по стилям: авторитарный — 19 баллов; либеральный— 13
баллов; демократический — 19 баллов; попустительский — 12 баллов.

Следовательно, количество баллов указывает на то, что в нашей организации
преобладает смешанный стиль управления, но доминирующими являются авторитарный
и демократический стиль, следовательно, он направлен на средние трудовые
достижения и среднюю удовлетворенность сотрудников

Немало важным фактором организационной культуры является
социально-психологический климат в компании.

Исследование социально-психологического климата в организации ИП Ахмедов
Н.Б. было проведено на основе социометрического метода. Термин «социометрия»
означает измерение межличностных взаимоотношений в группе. Совокупность
межличностных отношений в группе составляет, по Дж. Морено, ту первичную
социально-психологическую структуру, характеристики которой определяют не
только целостные характеристики группы, но и душевное состояние человека, что
также является характеристикой организационной культуры.

Наиболее общей задачей социометрии является изучение неофициального
структурного аспекта социальной группы и царящей в ней психологической
атмосферы. Социометрическая процедура проводится с целью:

–    измерение степени сплоченности-разобщенности в группе;

–       выявление «социометрических позиций», т.е. соотносительного
авторитета членов группы по признакам симпатии-антипатии, где на крайних
полюсах оказываются «лидер» группы и «отвергнутый»;

–       обнаружение внутригрупповых подсистем, сплоченных образований, во
главе которых могут быть свои неформальные лидеры.

Проанализировав социометрическое исследование, можно сделать вывод о довольно
напряженном социально-психологическом климате в коллективе компании, поскольку:

–    27 человек из 63 поддерживают друг с другом какие-либо отношения, и
составляют формальную группу, с явно выраженными лидерами;

–       9 человек являются «белыми воронами»;

–       19 человек составляют группу «отверженных»;

–       6 человек определяются как «лидеры»;

–       «изолированными» являются всего 2 человека.

В процентном соотношении:

–    31%- «отверженные»;

–       14%- «белые вороны»;

–       3 %- «изолированные»;

–       9 %- «лидеры»;

–       43%- «принятые».

Наглядно видно, коллектив организации ИП Ахмедов Н.Б. как бы разделен на
два лагеря. Только половину от общего числа опрошенных работников можно назвать
командой, в которой поддерживаются не только деловые, но и межличностные
отношения, и которая имеет своих неформальных лидеров.

«Отверженными» в данном случае считаются работники, с которыми общение
сведено к минимуму, исключительно в рамках производственных отношений. Между
собой «отверженные» тоже общаются только на формальном уровне.

«Белые вороны» — это сотрудники, которые в силу разных причин, довольно
резко выделяются своим поведением от общего окружения и не всегда следуют
общепринятым правилам организации ИП Ахмедов Н.Б.. Также необходимо отметить,
что между ними и остальными работниками Концерна часто вспыхивают конфликты,
что приводит к дополнительной напряженной психологической обстановке в
коллективе.

Изолированный человек выявился только один, у которого явно выражена
тенденция к обособленности в своем поведении, и которого просто недолюбливают
остальные работники, поэтому с ним практически никто не общается даже на
работе.

Таким образом, проведенный анализ показал, что коллектив нельзя назвать
очень сплоченным, а социально-психологический климат — «здоровым», т.е.
комфортным.

2.3 Оценка факторов, определяющих
эффективность стиля руководства и методов управления в организации

Данные, характеризующие трудовые ресурсы предприятия, представлены в
таблице 2.3.

Таблица 2.3

Исходные данные для анализа трудовых ресурсов предприятия

Показатели

2010 г

2011 г

2012 г

Отклонение, чел.

Темп роста, %

чел.

чел.

чел.

2011-2010

2012-2011

2011/ 2010

2012/ 2011

Численность персонала,
чел., в том числе:

60

62

63

2

1

103,33

101,61

Промышленно-производственный
персонал

34

37

35

3

-2

108,82

94,59

Непромышленный персонал

26

25

28

-1

3

96,15

112,00

Наблюдается рост среднегодовой численности персонала на протяжении всех
трех лет, это говорит о стабильности организации в данном вопросе — нет резкого
оттока работников.

Анализ движения трудовых ресурсов проводится по данным таблицы 2.4.

Таблица 2.4

Исходные данные для анализа движения трудовых ресурсов предприятия

Показатели

2010 год

2011 год

2012 год

Отклонение

2011-2010

2012-2011

1. Наличие
промышленно-производственного персонала на начало периода, чел.

33

38

36

5

-2

поступило за период

58

61

52

3

-9

выбыло за период

53

63

54

10

-9

в том числе:

0

0

— в связи с сокращением
численности

0

0

2

0

2

— по собственному желанию

39

46

37

7

-9

— уволено за прогул и др.
нарушения трудовой дисциплины

14

17

15

3

-2

2. Наличие
промышленно-производственного персонала на конец периода, чел.

38

36

34

-2

-2

3. Среднесписочная
численность персонала, чел.

34

37

35

3

-2

4. Коэффициенты:

0

0

оборота по приему

1,71

1,65

1,49

-0,06

-0,16

оборота по выбытию

1,56

1,70

1,54

0,14

-0,16

текучести кадров

1,56

1,70

1,49

0,14

-0,22

На основании данных таблицы 2.4 наблюдается следующее: во-первых,
коэффициент оборота по выбытию на протяжении 2011-2012 выше коэффициента
оборота по приему. Это означает, что для предприятия характерен в большей
степени отток трудовых ресурсов.

Кроме этого, коэффициент текучести кадров приближен к коэффициенту
оборота по выбытию. Данные значения говорят о том, что большая часть выбывших
сотрудников — это те, кто уволился по собственному желанию. Причинами
увольнения по собственному желанию является: недостаточная заработная плата,
вредные и опасные условия труда, отношения в коллективе и т.п.

Таблица 2.5

Исходные данные для анализа фонда заработной платы персонала, тыс. руб.

Показатели

2010 год

2011 год

2012 год

Отклонение

2011-2010

2012-2011

Фонд заработной платы
персонала, всего

14688

18377

19883

3689

1506

в том числе зарплата
промышленно-производственного персонала:

5997

6627

6494

630

-133

Фонд заработной платы персонала на протяжении всех трех лет увеличивается
и к 2012 году составляет 29883 тыс.руб.. Это является хорошим показателем, так
как у предприятия достаточно средств для увеличения заработной платы, и
основным стимулом для сохранения высококвалифицированных кадров и привлечения
новых работников в организации ИП Ахмедов Н.Б.

За период 2010-2012 гг. выросла среднегодовая численность персонала на 3
чел, в том числе на 1 чел — рабочие.

Таблица 2.6

Исходные данные для анализа производительности труда на предприятии

Показатели

2010 год

2011 год

2012 год

Отклонение

2011-2010

2012-2011

Объем производства
продукции, тыс. руб.

99557

98185

93693

-1372

-4492

Среднегодовая численность
персонала, чел.

60

62

63

2

1

в том числе рабочих

34

37

35

3

-2

Удельный вес рабочих в
общей численности персонала, %

56,67

59,68

55,56

3,01

-4,12

Среднее число дней,
отработанных одним рабочим за год

247

249

246

2

-3

Средняя продолжительность
рабочего дня, час.

8

8

8

0

0

Среднее число часов,
отработанных одним рабочим за год

1976

1992

1968

16

Число отработанных всеми
рабочими дней

8398

9213

8610

815

-603

Число отработанных всеми
рабочими часов за год

67184

73704

68880

6520

-4824

Среднегодовая выработка
одного работника промышленно-производственного персонала, тыс. руб.

1659,28

1583,63

1487,19

-75,65

-96,44

Выработка одного рабочего:

Среднегодовая, тыс. руб.

2928,15

2653,65

2676,94

-274,50

23,29

Среднедневная, руб.

1185,48

1065,72

1088,19

-119,76

22,47

Среднечасовая, руб.

148,19

133,22

136,02

-14,97

2,81

Выработка одного рабочего снижалась в 2011 году, но после сокращения
численности работников в 2012 году выработка намного возросла.

Это подтверждает экономическую целесообразность сокращения численности
рабочих в 2012 году.

Рост численности персонала и рабочих в совокупности со снижением объема
производства привело к снижению производительности труда: за период 2010-2012
гг. среднегодовая выработка одного работника снизилась на 10,37%, среднегодовая
выработка одного рабочего — на 8,58%.

Таблица 2.7

Анализ темпов роста производительности труда и средней заработной платы

Показатели

2010 год

2011 год

2012 год

Отклонение

Темпы роста, %

2011-2010

2012-2011

2011/ 2010

2012/ 2011

Объем производства
продукции, тыс. руб.

99557

98185

93693

-1372

-4492

98,62

95,42

Среднегодовая численность
персонала, чел.

60

62

63

2

1

103,33

101,61

в том числе рабочих

34

37

35

3

-2

108,82

94,59

Фонд заработной платы
персонала, тыс. руб.

14688

18377

19883

3689

1506

125,11

108,20

в том числе рабочих

5997

6627

6494

630

-133

110,51

97,99

Среднегодовая выработка
одного работника, тыс. руб.

1659

1584

1487

-76

-96

95,44

93,91

Среднегодовая выработка
одного рабочего, тыс. руб.

2928

2654

2677

-274

23

90,63

100,88

Средняя заработная плата
одного работника, руб.

20400

24700

26300

4300

1600

121,08

106,48

Средняя заработная плата
одного рабочего, руб.

14699

14926

15462

227

536

101,55

103,59

Средства фонда зарплаты на
1 рубль выручки от реализации, коп.

15

19

21

4

3

126,86

113,38

Коэффициент опережения
производительности труда над заработной платой одного работника

Х

х

х

Х

х

0,79

0,88

Коэффициент опережения
производительности труда над заработной платой одного рабочего
промышленно-производственного персонала

Х

х

х

Х

х

0,89

0,97

Средства фонда заработной платы на 1 рубль выручки от реализации в
динамике за три года увеличиваются, составляя 15, 19 и 21 копеек
соответственно. Это говорит о росте затрат на оплату труда на 1 рубль
реализованной продукции.

Коэффициент опережения производительности труда над заработной платой
одного работника в 2011 и 2012 гг. соответственно равен 0,79 и 0,88.
Коэффициент опережения производительности труда над заработной платой одного
рабочего в 2012 году составляет 0,97. Это означает, что на предприятии в
2011-2012 годах наблюдается перерасход фонда оплаты труда работникам.

Для анализа финансового состояния организации были приняты данные из
управленческого учета (в организации ИП Ахмедов Н.Б. в целях сохранности
имущества, используемого в предпринимательской деятельности, и анализа
источников этого имущества составляются внутренние балансы).

Показатели структуры, динамики и структурной динамики имущества
предприятия анализируются на основе таблицы 2.8.

Таблица 2.8

Анализ активов предприятия

Актив

Абсолютные величины, тыс.р.

Удельные веса, %

Изменения в абсолютных
показателях, тыс.р.

Изменения в относительных
показателях,%

2010г

2011г

2012г

2010г

2011г

2012г

2011-2010 (гр.2-гр.1)

2012-2011 (гр.3- гр.2)

2010/2009 (гр.7/гр.1* 100)

2011/2010 (гр.8/гр.2* 100)

А

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1. Имущество, всего

4685

4298

4887

100,00

100,00

100,00

-387

589

-8,26

13,70

1.1. Внеоборотные активы

1103

1192

1094

23,54

27,73

22,39

89

-98

8,07

-8,22

1.2. Оборотные активы

3582

3106

3793

76,46

72,27

77,61

-476

687

-13,29

22,12

1.2.1. Запасы и затраты

2044

1876

2598

43,63

43,65

53,16

-168

722

-8,22

38,49

1.2.2. Дебиторская
задолженность

1191

826

914

25,42

19,22

18,70

-365

88

-30,65

10,65

1.2.3. Денежные средства и
ценные бумаги

347

404

281

7,41

9,40

5,75

57

-123

16,43

-30,45

1.2.4. Прочие оборотные
активы

0

0

0

0,00

0,00

0,00

0

0

0

0

Таблица 2.9

Анализ источников формирования имущества предприятия

Пассив

Абсолютные величины, тыс.р.

Удельные веса, %

Изменения в абсолютных
показателях, тыс.р.

Изменения в относительных
показателях,%

2010г

2011г

2012г

2010г

2011г

2012г

2011-2010 (гр.2-гр.1)

2012-2011 (гр.3- гр.2)

2010/2009 (гр.7/гр.1* 100)

2011/2010 (гр.8/гр.2* 100)

1. Источники имущества,
всего

4685

4298

4887

100,00

100,00

100,00

-387

589

-8,26

13,70

1.1. Собственный капитал

1003

704

630

21,41

16,38

12,89

-299

-74

-29,81

-10,51

1.2. Заемный капитал

3682

3594

4257

78,59

83,62

87,11

-88

663

-2,39

18,45

1.2.1. Долгосрочные
обязательства

0

0

0

0,00

0,00

0,00

0

0

1.2.2.Краткосрочные
кредиты, займы

442

523

775

9,43

12,17

15,86

81

252

18,33

48,18

1.2.3. Кредиторская
задолженность

3240

3071

3482

69,16

71,45

71,25

-169

411

-5,22

13,38

Стоимость имущества организации и источников его формирования снизилась в
2011 году в абсолютных величинах на 387 тыс.руб., в 2012 году, напротив,
увеличилась на 589 тыс.руб.

В относительных величинах имущество уменьшилось в 2011 году на 8,26%, в
2012 году выросло на 13,7%. При этом в 2011 году снижение обусловлено только
уменьшением оборотных активов, в 2012 году к росту имущества привело увеличение
запасов и дебиторской задолженности (внеоборотные активы в отчетном году
снизились).

Источники имущества на конец анализируемого периода характеризуются
высокой долей заемного капитала, что снижает независимость предприятия от
привлеченных источников.

Пассивы предприятия в 2011 году снизились как за счет собственного, так и
за счет заемного капитала. В 2012 году собственный капитал предприятия
снизился, а заемный увеличился на 18,45%, что является негативным фактором и
ухудшает структуру пассива баланса.

Доля собственного капитала в структуре источников имеет отрицательную
динамику: в 2010 году она составляла 21,41% всех пассивов, в 2011 году —
16,38%, в 2012г — 12,89%. Собственный капитал должен составлять не менее 50%
всех источников, недостаточность и значительное снижение его доли к концу 2012
года неоптимистично характеризует устойчивость предприятия.

В целом анализ имущественного положения показывает, что баланс
организации неоптимистичен, имущество сформировано в основном за счет заемных
источников величина собственного капитала не покрывает даже стоимость
внеоборотных активов, что свидетельствует об отсутствии собственных оборотных
средств.

Расчет абсолютных показателей финансовой устойчивости предприятия
проводится в таблице 2.10.

Таблица 2.10

Расчет абсолютных показателей финансовой устойчивости предприятия, тыс.
руб.

Показатели

2010г

2011г

2012г

А

1

2

3

Исходные данные

1. Источники собственных
средств

1003

704

630

2. Долгосрочные
обязательства

0

0

0

3. Внеоборотные активы

1103

1192

1094

4. Наличие собственных
источников формирования запасов и затрат

-100

-488

-464

5. Наличие собственных и
долгосрочных заемных средств

-100

-488

-464

6. Краткосрочные кредиты и
займы

442

523

775

7. Общая величина
источников формирования запасов

342

35

311

8. Общая сумма запасов

2044

1876

2598

Расчетные показатели

Излишек (1) или недостаток
(0) собственных источников (стр.4 -стр.8)

-2144

-2364

-3062

Излишек (1) или недостаток
(0) собственных и долгосрочных заемных источников (стр.5 — стр.8)

-2144

-2364

-3062

Излишек (1) или недостаток
(0) общей величины основных источников формирования запасов и затрат (стр.-7
— стр.8)

-1702

-1841

-2287

Тип финансовой ситуации:

кризисное

кризисное

кризисное

Характер финансового состояния предприятия определен как кризисное за
счет недостатка общей величины источников покрытия запасов.

Таблица 2.11

Расчет относительных показателей финансовой устойчивости предприятия

Показатели

2010г

2011г

2012г

Нормативное значение

Исходные данные, тыс.р.

1. Источники собственных
средств

1003

704

630

2. Долгосрочные
обязательства

0

0

0

3.Краткосрочные кредиты и
займы, кредиторская задолженность и прочие краткосрочные обязательства

3682

3594

4257

4.Внеоборотные активы

1103

1192

1094

5.Общая сумма текущих
активов

3582

3106

3793

6. Валюта баланса

4685

4298

4887

7. Наличие собственных
оборотных средств

-100

-488

-464

Коэффициенты

финансовой независимости
(стр.1:стр.6)

0,214

0,164

0,129

> 0,6

финансовой зависимости
((стр.2+стр.3):стр.6)

0,786

0,836

0,871

< 0,4

финансового риска
((стр.2+стр.3): стр.1)

4,771

6,798

8,494

< 0,67

финансовой устойчивости
((стр.1+стр.2):стр.6)

0,214

0,164

0,129

> 0,75

обеспеченности собственными
оборотными средствами (стр.7:стр.5)

-0,028

-0,157

-0,122

> 0,1

маневренности (стр.7:стр.1)

-0,100

-0,693

-0,737

0,2-0,5

Коэффициенты, характеризующие степень независимости предприятия от
заемных источников, не соответствовали нормальным значениям ни в одном году. В
отчетном 2012 году доля собственного капитала составила всего 12,9%, что очень
неоптимистично характеризует устойчивость предприятия.

Коэффициент финансового риска на протяжении всего периода очень высок и
растет в динамике. Коэффициент финансовой устойчивости, напротив, довольно
низок и не достигает рекомендованного уровня.

Крайне отрицательным фактором можно назвать отсутствие собственных
оборотных средств на предприятии, отрицательная динамика этого показателя
относительно базового периода говорит о неоптимистичных тенденциях в
формировании имущества (все больше внеоборотных средств формируется за счет
заемных источников).

В целом наилучшие показатели финансовой устойчивости наблюдались в 2010
году, однако в этом году показатели были далеки от нормативных значений.

Проведем анализ ликвидности и платежеспособности предприятия.

Абсолютно ликвидным баланс признается в том случае, когда соблюдаются
следующие 4 пропорции:

1.   Быстрореализуемые активы должны покрывать наиболее срочные
обязательства и превышать их.

2.       Активы средней реализуемости должны покрывать краткосрочные
обязательства или превышать их.

.        Медленнореализуемые активы должны покрывать долгосрочные
обязательства или превышать их.

.        Труднореализуемые активы должны покрываться собственными
средствами и не превышать их.

Анализ ликвидности баланса проводится на основе данных, представленных в
таблице 2.12.

Баланс на протяжении всего периода не является абсолютно ликвидным в
связи с недостатками наиболее ликвидных активов и постоянных пассивов.

Таблица 2.12

Анализ ликвидности баланса, тыс.руб.

Актив

2010

2011

2012

Платежный излишек (+) или недостаток
(-)

2010

2011

2012

А

1

2

3

4

5

6

А1

Наиболее ликвидные активы

347

404

281

-2893

-2667

-3201

П1

Наиболее срочные
обязательства

3240

3071

3482

А2

Быстро реализуемые активы

1191

826

914

749

303

139

П2

Краткосрочные пассивы

442

523

775

А3

Медленно реализуемые активы

2044

1876

2598

2044

1876

2598

П3

Долгосрочные пассивы

0

0

0

А4

Трудно реализуемые активы

1103

1192

1094

-100

-488

-464

П4

Постоянные пассивы

1003

704

630

Платежеспособность организации — это его способность своевременно и в
полном объеме погашать свои финансовые обязательства. Ликвидность — способность
отдельных видов имущественных ценностей обращаться в денежную форму без потерь
своей балансовой стоимости.

Коэффициенты платежеспособности и ликвидности отражают способность
организации погасить свои краткосрочные обязательства легкореализуемыми
средствами.

Определим платежеспособность предприятия на дату составления баланса, на
период, равный продолжительности одного оборота краткосрочной дебиторской
задолженности и всех оборотных средств (таб.2.13).

Таблица 2.13

Оценка платежеспособности

Показатели

2009г

2010г

2011г

Нормативное значение

А

1

2

3

4

Исходные данные, тыс.р.

1. Общая сумма текущих
активов

3582

3106

3793

2. Быстрореализуемые активы

1191

826

914

3. Наиболее ликвидные
активы

347

404

281

4. Наиболее срочные
обязательства

3240

3071

3482

5. Краткосрочные пассивы

442

523

775

Расчетные показатели

Коэффициент текущей
ликвидности (стр.1:(стр.4+стр.5))

0,973

0,864

0,891

≥2

Коэффициент критической
оценки ((стр.2+стр.3):(стр.4+стр.5))

0,418

0,342

0,281

≥1

Коэффициент абсолютной
ликвидности (стр.3:(стр.4+стр.5))

0,094

0,112

0,066

≥0,2

В течение всего периода организация не является абсолютно ликвидным
(коэффициент абсолютной ликвидности меньше 0,2) и не платежеспособна на период,
равный продолжительности одного оборота краткосрочной дебиторской задолженности
(коэффициент критической оценки < 1). Текущей ликвидностью
предприятие также не обладает.

Наилучшие показатели ликвидности предприятие показывало в 2010 году. В
целом показатели ликвидности неоптимистичны.

Об эффективности использования предприятием своих средств судят по
различным показателям деловой активности. Данную группу показателей еще
называют показателями оценки оборачиваемости активов, коэффициентами
использования активов или коэффициентами управления активами, а также
показателями оценки результатов хозяйственной деятельности, объединив с
показателями рентабельности. По названию показателей этой группы можно судить о
назначении их в целях финансового анализа.

Показатели деловой активности позволяют оценить финансовое положение
предприятия с точки зрения платежеспособности: как быстро средства могут
превращаться в наличность, каков производственный потенциал предприятия,
эффективно ли используется собственный капитал и трудовые ресурсы, как
использует предприятие свои активы для получения доходов и прибыли. Например,
как быстро дебиторская задолженность превращается в наличность, каков возраст
запасов и т.д.

Проанализируем показатели деловой активности организации ИП Ахмедов Н.Б.
на основе данных, систематизированных в таблице 2.14.

Таблица 2.14

Показатели деловой активности

Показатели

Рекомендуемые значения,
тенденции

2010г

2011г

2012г

1. Оборачиваемость активов
(раз)

Должна быть тенденция к
ускорению оборачиваемости

21,2502

22,8443

19,1719

—

хорошо

внимание

2. Оборачиваемость запасов
(раз)

то же

47,8870

51,7660

35,7429

—

хорошо

внимание

3. Фондоотдача

90,2602

82,3700

85,6426

—

внимание

хорошо

4.Оборачиваемость
дебиторской задолженности (раз)

Должна быть тенденция к
ускорению оборачиваемости

83,59

118,87

102,51

—

хорошо

внимание

5.Время обращения
дебиторской задолженности

Положительная тенденция-
сокращение времени обращения

4,366

3,071

3,561

—

хорошо

внимание

6.Средний возраст запасов

7,622

7,051

10,212

—

хорошо

внимание

7.Операционный цикл

Положительная тенденция-
сокращение операционного цикла

11,989

10,122

13,772

—

хорошо

внимание

8. Оборачиваемость
оборотного капитала

Ускорение оборачиваемости —
положительная тенденция

27,7937

24,7016

—

хорошо

внимание

9.Оборачиваемость
собственного капитала

то же

99,2592

139,4673

148,7190

—

хорошо

хорошо

Коэффициент оборачиваемости активов на начало анализируемого периода
составил 21,25, в 2011 году наблюдается рост оборачиваемости до 22,84, в
отчетном периоде показатель снижется до 19,17. Таким образом, на 01.01.2011 г.
каждый рубль активов предприятия оборачивался более 21 раза за год, в 2012 году
активы оборачиваются всего 17 раз. При отрицательной динамике предприятию
необходимо повышать объем реализации своих услуг, проанализировать состав
активов и избавиться от ненужных активов, а также искать другие способы
повышения оборачиваемости активов.

Оборачиваемость запасов имеет аналогичную тенденцию, снижение
оборачиваемости увеличило средний возраст запасов.

Фондоотдача имеет нестабильную динамику: в сравнении с началом
анализируемого периода за 2011 г. фондоотдача снизилась, однако в 2012 году
фондоотдача предприятия растет.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в отчетном периоде снижается.
Наилучшее значение показателя оборачиваемости дебиторской задолженности
наблюдается в 2011 г., время ее обращения составляло 3 дня. То есть средний
промежуток времени, который требуется для того, чтобы предприятие, реализовав
услуги, получило деньги, равен 3 дням. В 2012 г. наблюдается снижение
оборачиваемости до значения 102,51, период инкассации дебиторской задолженности
составляет 3,6 дней. Значение показателя позволяет сделать вывод о том, что
организация не имеет проблем с дебиторской задолженностью.

Операционный цикл предприятия в отчетном периоде имеет негативную
тенденцию к увеличению. В 2012 году предприятию необходимо почти 14 день для
превращения запасов и дебиторской задолженности в денежные средства. (Рисунок
2.4).

Рис.2.4. Операционный цикл и его составляющие в динамике

Оборачиваемость оборотного капитала в 2012 году имеет отрицательную
динамику. Наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных
средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и снижает темпы
воспроизводства, ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов.

Оборачиваемость собственного капитала имеет положительную динамику.

Анализ деловой активности показал, что за анализируемый период наиболее
активным был 2011 г. по сравнению с остальными периодами, т.к. большинство
показателей деловой активности в этот год принимают свои наилучшие значения
(скорость оборачиваемости активов, запасов и дебиторской задолженности наиболее
высокая, средний возраст запасов наиболее оптимальный, операционный цикл
наименее длительный, скорость оборачиваемости оборотного капитала принимает
наивысшее значение). Таким образом, налицо ухудшение всех показателей
деятельности организации.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СТИЛЯ И МЕТОДОВ
УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ ИП АХМЕДОВ Н.Б.

 

.1 Разработка рекомендаций, направленных на
совершенствование стиля руководства и методов управления в организации ИП
Ахмедов Н.Б.

В таблице 3.1 систематизированы выявленные проблемы, приводящие к
снижению эффективности финансово-хозяйственной деятельности в организации, и
предложены рекомендации по устранению данных проблем.

Таблица 3.1

Рекомендации по улучшению управления организацией

Проблема

Пути решения

На производство
устраиваются люди, рассматривающие данную работу как временную

Усовершенствовать процедуру
отбора персонала. Выявлять при отборе мотивацию, цели. Предоставлять
возможность карьерного роста — продвигать на вышестоящие должности
собственных сотрудников. Мотивировать материально на длительный срок работы в
компании — вводить надбавки за стаж и опыт, предоставлять беспроцентные займы
постоянным сотрудникам

Отсутствие моральной
мотивации

Разработать корпоративную
культуру, поддерживать корпоративный дух, укреплять внутренние связи
сотрудников организации.

Строгая вертикаль власти

Сделать доступной
возможность работнику низшего звена обратиться напрямую к работнику высшего
звена (например, создать электронную почту, по которой любой сотрудник может
обратиться к директору компании). Данная функция усилит ощущение своей
значимости для Компании у персонала.

Обучение проводится только
внутри Компании, слабый уровень обучения

Ввести процедуру
наставничества. Проводить обучение персонала на тренингах, осуществлять
аттестацию персонала.

Слабая материальная
мотивация

Усилить материальную
мотивацию сотрудников — учитывать при начислении заработной платы
коэффициенты трудового участия.

Для улучшения качества работ и увеличения объемов продаж необходимо
мотивировать торгово-операционный и производственный персонал. Мотивация — это
тактический инструмент. А стратегический инструмент зависит от определенности:
сотруднику должно быть понятно, что он делает на своем месте, за какие его
действия ему платится оклад, за какие действия ему платится процент, почему ему
платятся дополнительные бонусы.

При построении мотивации важно отталкиваться от двух главных вещей:

1.       Главный ресурс любого бизнеса — люди. «Все
хозяйственные операции можно в конечном счете свести к обозначению тремя
словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет
надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать», — говорит
Ли Якокка, а этот человек поднял из руин «Крайслер».

2.       Последовательность. Дисциплина и
настойчивость в реализации. Многие руководители скептически относятся к теории
мотивации и к приемам, описанным в книгах, потому что им не хватило
настойчивости привить понравившуюся им систему.

Предлагается в рамках разработки мотивационной системы дать возможность
сотрудникам получения высоких заработков — то есть мотивировать их на высокую
отдачу, на стремление к высоким продажам и к хорошим показателям качества
работы.

На сегодняшний момент в организации для производственного персонала
установлены только оклады, для торгово-операционных работников существует
следующая система оплаты труда: работникам устанавливается оклад, средний
размер оклада — 7000 рублей, остальная часть заработной платы является
переменной и составляет 6% от выручки. За выполнение плана премиальных частей
заработной платы не предусмотрено.

Предлагается ежемесячно формировать премиальный фонд в размере 2% от
выручки при выполнении плана и перевыполнении его на величину до 5%, от 5% за
каждый процент перевыполнения добавляется процент к величине премиального
фонда. Для того, чтобы при распределении премии учесть все показатели работы
сотрудника, предлагается ввести систему определения коэффициента трудового
участия, и с помощью расчета данного коэффициента распределять премиальный фонд.

Морально мотивировать сотрудника на долговременную работу тоже крайне
важно, поскольку когда работник чувствует себя нужным компании, у него не
возникает желания уйти в другую организацию. Морально мотивировать работников
можно с помощью не только материальных, но и моральных поощрений, а именно:
награждений почетными грамотами, вынесениями благодарностей, вывешиванием
фотографии на доске почета. Хорошо укрепляют корпоративный дух совместные
выезды на природу, корпоративные вечеринки.

Большинство известных работающих приемов мотивации сотрудников сводится к
7 соображениям:

1.   Ловите людей на хорошем. Хвалите их, как только
заметите мало-мальский успех в деле. Вы показываете, что вы на стороне человека
в этом деле.

2.       Установите четкие и понятные правила работы с
вами и придерживайтесь их. Люди очень ценят стабильность и предсказуемость
руководителя. На фоне этого выговоры и замечания работают еще сильнее.

.        Стимулируйте сотрудников планировать свою
работу заранее и принимать самостоятельные решения в рамках своей
компетентности.

.        Давайте сотрудникам видение следующего этапа
своей карьеры.

.        Если вы допустили ошибку — признайте это. Это
не только не уронит вас в глазах подчиненного, наоборот, поднимет. Только
сильные люди умеют признавать свои ошибки.

Для моральной мотивации работников организации ИП
Ахмедов Н.Б. предлагается:

По итогам месяца выявлять работников, максимально
качественно выполнявших обязанности. По итогам месяца выявляются лучшие
работники (учитываются личные продажи для ТОП, выработка для производственных
работников).

Установить в организации стенды, на которых будут
вывешиваться фотографии лучших работников, благодарственные письма.

По итогам полугодия и года предлагается награждать
работников, показавших наиболее высокие показатели, абонементом в бассейн,
тренажерный зал или путевкой на выходные дни на базу отдыха (желательно учесть
пожелания отличившегося работника).

Мероприятия, нацеленные на мотивацию персонала, будут способствовать
снижению текучести кадров, улучшению качества обслуживания, что по оценкам
экспертов дает прирост выручки продаж.

Вследствие высокой текучести кадров и слабой подготовки работников
ощутимо страдает качество и снижается выработка. Так же недостаточен уровень
коммуникативных способностей продавцов, зачастую им не хватает умения тактично
и ненавязчиво предложить покупателям дополнительные ассортиментные позиции
помимо тех, за которыми он пришел.

Необходимо для торговых менеджеров периодически проводить обучение
персонала на тренингах, включающих в свою программу определения стратегии
продаж на каждом из этапов, которые проходит покупатель в процессе принятия
решения о покупке. Помимо этого тренинг должен давать механизмы предотвращения
возражений, работы с трудным клиентом.

В результате таких тренингов продавцы:

освоят профессиональные приемы и техники эффективного воздействия на
клиента, практические умения владения ситуацией, методы и способы влияния на
партнера, и законы коммуникации;

получат представления о специфике продаж, ориентированных на клиента и на
товар;

будут более грамотно подходить к работе с возражениями, и минимизировать
возможность возникновения возражений со стороны клиентов;

отработают техники взаимодействия с трудными клиентами.

На таких тренингах отрабатываются общая последовательность действий
в продаже, этапы, переходы, закономерности процесса продажи. Происходит
развитие навыков умения гибко перестраивать свою деятельность в зависимости от
изменений ситуаций.

Необходимо, чтобы работники владели хорошей техникой презентации товара.
Следовательно, в процессе обучения необходимы:

Создание и отработка речевых формулировок и поведения во время
презентации товара (с учетом специфики товара).

Развитие умения презентовать товар в той или иной форме, способности
увидеть и понять реакцию клиента, быстро перестроится по необходимости.

Презентация на основе особенностей и конкурентных преимуществ.

Позиционирование компании в презентации и коммерческом предложении.

Ключевые навыки позиционирования себя и компании.

Тренинги по техникам продаж предлагают на сегодняшний день многие центры,
поэтому у руководства есть выбор. Для выбора тренинга необходимо ознакомиться с
программой, посмотреть рекомендации центра и тренера, проводящего тренинг,
изучить отзывы клиентов.

Обучение персонала на тренингах будет способствовать профессионализму
работников торгово-операционного персонала, что положительно отразится на
выручках компании, поскольку от качественно обслуживающего продавца,
проявляющего заботу, внимание, грамотно и полно консультирующего по различным сортам
чая и кофе, их особенностям, производителям продукции — трудно уйти без
покупки.

Данные нововведения помогут повысить производительность труда (за счет
увеличения объемов продаж), уровень трудовой дисциплины, культуры управления,
и, наконец, объема и качества продаж. Качество обслуживания возрастет, за счет
чего конкурентоспособность предприятия повысится.

Проведенные исследования позволили сделать следующие основные выводы.

В организации ИП Ахмедов Н.Б. необходимо обратить на микроклимат в
коллективе, его поддержка в благоприятном состоянии будет способствовать
доброжелательному отношению работников друг к другу, дружной работе,
взаимовыручке и т. д.

Большое значение, безусловно, имеет эффективная оплата труда. Система
оплаты труда должна быть, во-первых, справедливой для работников и, во-вторых,
эффективной для организации ИП Ахмедов Н.Б., т.е. имеющей определенную
стоимость, затраты на свою эксплуатацию, достаточно прозрачной и понятной.

В настоящее время, особенно в условиях экономического кризиса, многие
предприятия почувствовали необходимость вернуться к хорошо знакомым, но
подзабытым методам морального стимулирования, понимая, что, с одной стороны, не
все измеряется деньгами, а с другой — не имея достаточных финансовых
возможностей для поддержания высокого уровня трудовой мотивации персонала лишь
на основе денежных стимулов.

Демографическая политика компании должна быть направлена на «омоложение»
коллектива и, особенно, кадрового состава руководителей и специалистов. Молодые
специалисты быстрее адаптируются к нововведениям, более работоспособны и
инициативны.

Сотрудникам организации ИП Ахмедов Н.Б. должно быть ясно, что они делают,
почему они это делают, и насколько хорошо они выполняет свою работу. Работники
придают огромное значение определенности и структурированности труда, понятным
критериям оценки работы. Можно определять цели для сотрудника на полгода или на
год, затем руководители будут проводить с подчиненными оценочное собеседование.
В его ходе они выяснят, была ли достигнута поставленная цель и насколько
сотрудник следовал принципам поведения при ее достижении.

Одним из способов совершенствования стиля руководства в организации ИП
Ахмедов Н.Б. является совершенствования системы мотивации персонала:

–    стабильное
и своевременное материальное стимулирование и планомерное повышение зарплаты в
соответствии с результатами работы и уровнем квалификации работников;

–       регулярная (не слишком частая) смена ориентиров, приоритетов и целей (от
меньшей к большей) коллектива;

–       поощрение совершенствования мастерства, квалификации работников;

–       учёт индивидуальных особенностей мотивации сотрудников; воссоздание
условий рабочего места, благоприятствующих росту мотивации; предоставление
возможности саморазвития и повышения профессионализма; предоставление
инициативы в новаторстве и усовершенствовании способов решения сложных
индивидуальных и коллективных задач; самостоятельность и автономность служащих
(в разумных пределах, разумеется);

–       уважение личности сотрудников; стимулирование сотрудников к поиску новых,
перспективных идей по совершенствованию деятельности организации и материальное
(моральное) поощрение креативности на рабочем месте.

–       обеспечение на работе климата взаимного уважения и доверия;

–       постановление четких целей и задач;

–       предоставление возможности для роста сотрудников и раскрытия их
потенциала.

Для наиболее эффективной мотивации и стимулирования труда необходимо
ввести программу, призванную реконструировать сам процесс труда. Она должна
обогатить содержание труда, создать творческий климат в коллективе. По мнению
японских специалистов по менеджменту, НТР требует максимального использования
человеческих способностей, знаний, энтузиазма. Они считают, что надо создать
условия, которые побуждали бы человека быть высокопроизводительным. Необходимо,
чтобы именно условия заставляли рабочих эффективно трудиться.

Рассматривая социально-психологические методы можно предложить следующее:

–    внедрить
в практику оценки труда персонала комплексную оценку.

Комплексная оценка персонала и условий его мотивации (в дальнейшем
комплексная оценка) проводится с целью:

–    выявления
общего уровня профессиональной и управленческой компетентности, потенциальных
возможностей персонала;

–       формирования базы данных по персоналу для принятия управленческих
решений;

–       формирования резерва персонала для выдвижения на руководящую должность;

–       изучения условий мотивации труда персонала;

–       разработки мероприятий по развитию персонала.

Для правового обеспечения проведения работ по комплексной оценке издается
распоряжение, в котором формулируются цели работы, утверждается план ее
проведения. Для организационного обеспечения и проведения комплексной оценки
персонала создается координационная группа, в состав которой входят заместитель
директора предприятия, курирующий структурное подразделение, начальник
подразделения, в котором проводится комплексная оценка, начальник отдела по
работе с персоналом, психолог, специалисты группы экспертов профессиональных и
управленческих качеств.

Также на наш взгляд, руководству имело бы смысл больше прибегать к
использованию метода убеждения сотрудников в выполнении тех или иных задач, а
не только следовать авторитарному стилю руководства, который имеет место в
организации.

Главной причиной ухода для большинства работников является высокая требовательность
руководителя, невозможность выполнения всех установленных правил, низкое
материальное стимулирование. Таким образом, очевидно, что ИП Ахмедову Н.Б.
можно было бы прибегнуть к более либеральным формам руководства, например,
предложить подчиненным большую свободу действий с учетом порученной им работы,
снизить уровень требований. Это в свою очередь не допустило бы текучести
кадров, способствовало бы повышению слаженности сотрудников, улучшению
эмоционального климата, и в результате привело бы к повышению эффективности
работы организации.

Имеет смысл также иногда прибегать к стилю поддержки, т.к. у сотрудников
организации ИП Ахмедов Н.Б. наблюдается большая потребность в самоуважении и
групповой принадлежности, тем более, что задачи в уже структурированы. Также с
подчиненными, которые верят в свое влияние на внешнюю среду, специалисты могли
бы прибегать к стилю, поощряющему участие сотрудников (в принятии решений).

Таким образом, очевидно, что руководителям высшего звена организации ИП
Ахмедов Н.Б. следует сдвинуть свой стиль управления в сторону демократического,
а не авторитарного. Одновременно руководству организации ИП Ахмедов Н.Б.
необходимо и в дальнейшем совершенствовать стиль принятия управленческих
решений. Так, в организации существует низкий уровень автоматизации;
руководствуясь благосклонно-авторитарным стилем управления, директор не
использует помощь экспертов в принятии управленческих решений, в
технологическом процессе принятия управленческих решений отсутствует этап
детальной разработки плана осуществления решений и др.

На основании анализа модели руководства, характерной для организации ИП
Ахмедов Н.Б., можно предложить рекомендации, направленные на улучшение системы
управления.

Подчиненным необходимо аргументировано объяснить свою позицию и доказать,
что их уровень зрелости уже позволяет принимать решения самостоятельно. Затем
перед каждым из сотрудников можно поставить определенную задачу, по итогам
выполнения которой они смогут фактически подтвердить, что несут ответственность
за свое поведение и достигают поставленных целей. Использовать делегирование
полномочий, техники мотивации, развивать коммуникации, а также проводить
тренинги или семинары, посвященные системе управления на предприятии.

ИП Ахмедов Н.Б., в свою очередь, может предложить своим подчиненным
посетить какие-либо тренинги или семинары, посвященные системе управления на
предприятии.

Учитывая предложенные рекомендации, ИП Ахмедов Н.Б. может обеспечить
эффективный и высокопроизводительный рабочий процесс на своем предприятии, а
каждый сотрудник будет ощущать свою незаменимость и причастность к общему делу.

.3 Оценка эффективности рекомендаций по совершенствованию стиля
руководства и методов управления в организации

Любое управленческое решение, любой бизнес-процесс в качестве целевой
установки имеет определенный конечный результат (эффект). Совокупность этих
результатов в рамках функционирования одного хозяйствующего субъекта образуют
систему иерархически соподчиненных целей, самый высокий уровень этой иерархии
составляют цели, непосредственно касающиеся максимизации конечного финансового
результата предприятия — прибыли — в краткосрочной, среднесрочной и
долгосрочной перспективах. При этом максимизация прибыли в краткосрочном
периоде может вступать в противоречие с аналогичной целью в долгосрочном
периоде, достигаемой путем реализации стратегии роста. Следовательно, в
конкретной ситуации цели предприятия будут представлять собой некоторый синтез
желаемого роста и желаемой прибыли предприятия.

В целях повышения эффективности руководства предложены следующие
рекомендации:

при отборе и найме персонала отдавать предпочтения работникам, нацеленным
на долгосрочную работу на одном предприятии;

ввести наставничество, в целях мотивации сотрудников;

поставить зависимость величины премиального фонда от выполнения или
перевыполнения продаж;

распределять премиальный фонд с применение КТУ;

при расчете КТУ учесть стаж работы на предприятии;

морально стимулировать сотрудников (вручать грамоты, премии, объявлять
благодарности);

проводить обучение торгово-операционного персонала;

разрабатывать корпоративную культуру (каждый член коллектива должен
чувствовать свою нужность);

уменьшить вертикаль власти.

Расходы на предлагаемые мероприятия представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Расходы на мероприятия, направленные на повышение эффективности
управления организацией

Рекомендация

Необходимые затраты на
осуществление рекомендации

Расчет

Сумма затрат, тыс.руб.

Материальная  мотивация
персонала

В настоящее время
переменная часть заработной платы составляет 6% независимо от выполнения
плана. Предлагается ввести следующую дополнительно премиальную часть
заработной платы: при выполнении плана и перевыполнении его на величину до 5%
премиальный фонд составляет 2% от выручки, при перевыполнении плана более чем
на 5% — за каждый процент превыполнения добавляется 1% в премиальный фонд.

План в базовом году
составлял 100745 тыс. рублей, план был выполнен на 93% (93693
тыс.руб./100745тыс.руб.*100%). В результате предложенных мероприятий
планируется получение выручки в размере 107747 тыс.руб. При сохранении плана
перевыполнение составит 7% (107747 тыс.руб./100745тыс.руб.*100%-100%).
Следовательно, премиальный фонд составит 4% (2% за выполнение плана + 2% за
перевыполнение плана более чем на 5%).  Расчет премиальной части: 107747
тыс.руб.*4%=4310 тыс.руб. На ФОТ начисляются взносы во внебюджетные фонды, их
размер составляет 30%, следовательно, величина дополнительных расходов
составит: 4310 тыс.руб.*1,3=5603 тыс.руб. В случае невыполнения плана
предприятие дополнительных расходов нести не будет.

5603

Моральная мотивация
персонала

Вручение лучшим продавцам
грамот, благодарностей, вывешивание на доске почета фотографий продавцов с
высокими показателями

На изготовление жетонов,
медалей, грамот, дипломов, фотографий, стендов, абонементов (в пределах 15
тыс.руб. в месяц)

180

Обучение персонала

Тренинги по продажам

В среднем два обучения в
год, стоимость обучения в среднем составляет 12000 руб. на человека

336

Итого затрат:

6119

По данным расчетов, все расходы на мероприятия составят 3639,8 тыс.рублей
за год. Премиальный фонд, формирующийся в случае выполнения и перевыполнения
плана, позволит повысить материальную заинтересованность торгово-операционного
персонала в повышении продаж.

Ожидается, что существенное усиление мотивации и качества работ позволит
предприятию увеличить выручку от продаж минимум на 15%. Работники станут более
заинтересованы в получении максимальной выручки, производственные рабочие будут
более эффективно работать, продавцы станут более активно и грамотно предлагать
товар, рекомендовать новинки, сопутствующие товары.

В таблице 3.3 представлены планируемые показатели финансово-хозяйственной
деятельности предприятия с учетом рекомендаций. За базовые приняты показатели,
полученные предприятием в 2012 году. В прогнозный период включены планируемые
изменения: отражена ожидаемая выручка от продаж, увеличены коммерческие расходы
на величину расходов на мероприятия), рассчитаны ожидаемые результаты
финансово-хозяйственной деятельности.

Таблица 3.3

Планируемые показатели финансово-хозяйственной деятельности с учетом
рекомендаций

Наименование показателя

Ед. изм.

2012г

Прогноз

Темпы роста

Откл. (+,-), тыс.руб.

Темп роста, %

Выручка от реализации
продукции

тыс. руб.

93693

107747

14054

115,00

Постоянные затраты

тыс. руб.

43644

43644

0

100,00

Переменные затраты

тыс. руб.

49216

56598

7382

115,00

Дополнительные затраты по
мероприятиям

тыс. руб.

6119

6119

Прибыль от реализации

тыс. руб.

833

1386

553

166,34

Чистая прибыль

тыс. руб.

620

1062

442

171,30

Фонд оплаты труда

тыс. руб.

19883

25486

5603

128,18

Среднегодовая численность
работников

чел.

63

63

0

100,00

Среднемесячная заработная
плата

тыс. руб.

26,3

33,71

7,41

128,18

Производительность труда

тыс. руб.

1487

1710

223

115,00

Рентабельность продаж

%

0,89

1,29

0,40

144,64

Рентабельность конечной
деятельности

%

0,66

0,99

0,32

148,96

Динамика финансовых результатов после рекомендаций представлена на
рисунке 3.1.

В результате предложенных рекомендаций ожидаемая выручка от продаж услуг
возрастет на 15%. За счет превышения темпа роста выручки над темпом роста
коммерческих расходов прибыль от продаж увеличится на 66,34%, что приведет к
повышению рентабельности продаж до 1,29% и рентабельности конечной деятельности
— до 0,99%.

Рис.3.1.
Динамика финансовых результатов

Производительность
труда возрастет на 15% вследствие роста продаж при сохранении численности,
среднемесячная заработная плата персонала вырастет до 33,71 тыс. руб. (рост
составит 28,18%), при этом у работников есть возможность получать больше —
поскольку при высоком уровне продаж у предприятия есть резервы роста выручки
гораздо более, чем на 15%.

Усиливать
стремление работников работать максимально эффективно будет тот фактор, что
премиальный фонд будет распределяться с применением КТУ. В систему будут
включаться:

количественные
критерии (производительность труда, объем продаж);

качественные
(кол-во жалоб или претензий и пр.);

индивидуальные
особенности (личностные качества, особенности рабочего поведения, деловые
качества, стаж работы на данном предприятии).

Предлагаемые мероприятия, направленные на усиление эффективности
руководства, положительно скажутся на результатах деятельности предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования позволили сделать следующие основные выводы.

Стиль управления — это способ воздействия руководителя на подчинённых с
целью эффективного выполнения управленческих функций. На стиль оказывают
влияние личность руководителя, способы и приёмы, с помощью которых он
осуществляет управленческую функцию, т.е. субъективные факторы, а с другой
стороны окружающая производственная среда, специфика сферы деятельности,
особенности руководимого коллектива и др. объективные факторы и, наконец, стиль
выражает отношения, складывающиеся между руководителем и подчинённым. Сложность
и разнообразие этих отношений предопределяют высокую вариантность конкретных
стилей руководства, которые могут классифицироваться по различным признакам.

Реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения
различных методов.

Стиль руководства основан на методах работы руководителя, представляющих
собой совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для
достижения поставленных организацией целей. Применение того или иного метода
находится в корреляции с используемым руководителем стилем управления.

В работе проанализирована деятельность ИП Ахмедова Н.Б.

В организации ИП Ахмедов Н.Б. в управленческом учете бухгалтерией ведется
учет имущества, используемого в предпринимательской деятельности, и источников
этого имущества. На основе данных учета бухгалтерия составляет в управленческом
учете балансы организации в целях возможности финансового анализа (несмотря на
то, что бухгалтерский баланс, входящий в бухгалтерскую отчетность организаций,
для ИП не обязателен к составлению).

Анализ финансового состояния предприятия показал, что предприятие
ежегодно имеет положительные финансовые результаты, однако относительные
показатели результативности деятельности предприятия имеют отрицательную
динамику по сравнению с базовым 2010 годом. Структура активов предприятия
характеризуется высокой долей оборотных активов, пассивы предприятия не
оптимальны по доле собственного капитала. Соотношение активов и пассивов по
степени ликвидности и срочности показало, что баланс предприятия не является
абсолютно ликвидным, относительные показатели ликвидности и платежеспособности
невысоки и отрицательно характеризуют ликвидность предприятия как на ближайшее
время, так и на перспективу.

Показатели деловой активности предприятия снижаются в динамике, в 2012
году растет операционный цикл как за счет увеличения периода инкассации
дебиторской задолженности, так и за счет среднего возраста запасов.

Организация находится в критическом состоянии по величине источников
формирования запасов, организация ИП Ахмедов Н.Б. неустойчива по величине
собственного капитала и очень зависимо от заемных источников, что
подтверждается рассчитанными коэффициентами финансовой устойчивости.
Предприятию необходимо укрепить финансовое состояние, поскольку при такой
зависимости от заемного капитала у предприятия высок риск инициации со стороны
кредиторов процедуры банкротства в случае задержек платежей.

Стиль руководства в организации ИП Ахмедов Н.Б. авторитарный. Проведенный
анализ показал, что коллектив нельзя назвать очень сплоченным, а
социально-психологический климат — «здоровым», т.е. комфортным. Коэффициент
оборота по выбытию на протяжении 2011-2012 выше коэффициента оборота по приему.
Это означает, что для предприятия характерен в большей степени отток трудовых
ресурсов. Кроме этого, коэффициент текучести кадров приближен к коэффициенту
оборота по выбытию. Данные значения говорят о том, что большая часть выбывших
сотрудников — это те, кто уволился по собственному желанию. Причинами
увольнения по собственному желанию является: недостаточная заработная плата,
отношения в коллективе.

Наиболее значительной проблемой в организации является высокая текучесть
производственного персонала за счет низкой материальной мотивации (у рабочих
заработная плата значительно ниже, чем у работников отдела реализации,
маркетинга и административно-управленческого персонала, при этом заработок не
привязан к финансовым результатам и к выработке). Моральная мотивация
отсутствует.

Основной проблемой организации в разрезе рассмотрения вопроса
эффективности управления является отсутствие четкой системы мотивации
персонала. В целях дополнительной мотивации рабочих предложено разработать
систему премирования, нацеленную на повышение производительности труда. Система
материального стимулирования должна обеспечивать формирование мотивов
работников на инициативное и эффективное достижение целей предприятия. Для их
достижения она должна основываться на следующих принципах:

1.   Ориентированность
на результат — Система материального стимулирования должна ориентировать
сотрудников на достижение нужных предприятию результатов. Заработная плата
должна быть связана с показателями эффективности работы всего предприятия, его
подразделений и самого работника.

2.       Сочетание определенной жесткости с гибкостью и динамичностью — Система
материального стимулирования должна сочетать в себе четко сформулированные
правила определения денежного вознаграждения и оперативное реагирование при
изменении целей предприятия, внешней и внутренней ситуации.

3.       Простота и понятность для сотрудников — число видов стимулирования и
состав показателей должно быть небольшим, содержание процедур оценки и правил
расчетов должно быть простым и понятным для каждого работника.

4.       Административная эффективность и простота — Система материального
стимулирования должна быть простой для администрирования, т.е. не требовать
значительных материальных и трудовых ресурсов для обеспечения ее бесперебойного
функционирования;

5.       Объективность показателей оценок — оценки, на основании которых
определяется размер стимулирования, должны быть объективными.

6.       Учет квалификации сотрудников — размер стимулирования должен
пропорционально зависеть от квалификации сотрудника. При этом под квалификацией
подразумевается компетентность (степень профессиональной подготовленности)
сотрудника по осуществляемым предприятием направлениям деятельности.

В целях повышения эффективности руководства предложены следующие
рекомендации:

при отборе и найме персонала отдавать предпочтения работникам, нацеленным
на долгосрочную работу на одном предприятии;

ввести наставничество, в целях мотивации сотрудников;

поставить зависимость величины премиального фонда от выполнения или
перевыполнения продаж;

— распределять премиальный фонд с применение КТУ;

при расчете КТУ учесть стаж работы на предприятии;

морально стимулировать сотрудников (вручать грамоты, премии, объявлять
благодарности);

проводить обучение торгово-операционного персонала;

разрабатывать корпоративную культуру (каждый член коллектива должен
чувствовать свою нужность);

уменьшить вертикаль власти.

В результате предложенных рекомендаций ожидаемая выручка от продаж услуг
возрастет на 15%. За счет превышения темпа роста выручки над темпом роста
коммерческих расходов прибыль от продаж увеличится на 66,34%, что приведет к
повышению рентабельности продаж до 1,29% и рентабельности конечной деятельности
— до 0,99%. Производительность труда возрастет на 15% вследствие роста продаж
при сохранении численности, среднемесячная заработная плата персонала вырастет
до 33,71 тыс. руб. (рост составит 28,18%), при этом у работников есть
возможность получать больше — поскольку при высоком уровне продаж у предприятия
есть резервы роста выручки гораздо более, чем на 15%.

Усиливать стремление работников работать максимально эффективно будет тот
фактор, что премиальный фонд будет распределяться с применением КТУ. В систему
будут включаться:

количественные критерии (производительность труда, объем продаж);

качественные (кол-во жалоб или претензий и пр.);

индивидуальные особенности (личностные качества, особенности рабочего
поведения, деловые качества, стаж работы на данном предприятии).

.Предлагаемые мероприятия, направленные на усиление эффективности
руководства, положительно скажутся на результатах деятельности предприятия.

Инвестиционных затрат предприятию для осуществления мероприятий не
потребуется вследствие того, что мероприятия будут иметь текущий характер
(осуществляться в процессе работы организации).

Список
использованных источников и литературы

1.   Авдеев В.В. Управление персоналом. Технология формирования команды:
Учеб.пособие. — М.: Финансы и статистика, 2012. — 544 с.

2.       Ансофф И. Стратегическое управление: учебное
пособие. М.: Управленец, 2009. 480 с.

3.   Бовыкин И.В. Новый менеджмент, Решение проблем
управления. Повышение в десятки раз темпов роста капитала, Издание 2, М.:
Экономика, 2004.- 361 с.

4.       Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка:
учебное пособие. М.: Прогресс, 2009. 500 с.

5.   Борисенко А. Система менеджмента может давать сбои //
Управление персоналом, 2013, N 15

.     Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник, 3-е
изд. — М.: Гардарика, 2011. — 528 с.

7.   Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя практика.
— М.: Дело ЛТД, 1994.- 320 с.

8.   Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебное пособие — М.:
Новое знание, 2010г.- 336 с.

9.       Кибанов А.Я.Управление персоналом: Учебник для вузов
— М.: Экзамен, 2012. — 638 с.

10. Кнорринг В.И. Основы искусства управления: учеб. пособие. — М.: Дело,
2003. — 328 с.

11. Комиссарова Т,А. Управление человеческими ресурсами:
Учеб. пособие. — М.: Дело, 2012.- 312 с.

12.     Красовский Ю. Управленческие отношения в организации:
патологии управленческих позиций // Кадровик. Кадровый менеджмент (управление
персоналом), 2012, N 10

.        Лукичева, Л.И. Управленческие решения: Учебник /
Л.И. Лукичева, Д.Н. Егорычев; под ред. Ю.П.Анискина — 4 — е изд., стереотип. —
М.: Омега — Л, 2009. — 383с

14. Малоун Т. Труд в новом столетии. Как новые формы бизнеса влияют на
организации, стиль управления и вашу жизнь. — М.: Олимп-Бизнес, 2006. — 272 с.

15.     Маслов В. О стратегическом управлении персоналом // Проблемы
теории и практики управления. — №5. — 2011. — С. 99-105

16. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. —
М., 1992. — 704 с.

17. Минцбрг Г., Альстрэнд Б., Лэмпел Дж. Школы стратегий. — СПб: Питер, 2001.
— 336 с.

18.     Образцов В.И. Лабиринты управления: Руководство для
менеджеров. — Калининград: Янтарный сказ, 2001. — 248 с.

19.     Подсолонко Е.Л. Менеджмент: теория и практика: учебное
пособие. М.: Проспект, 2013. 254 с.

.        Поршнев А.Г., Румянцева З.П., Саломатин Н.А.
Управление организацией. — М.: ИНФРА-М, 2012 — 669 с.

.        Пряжников Н.С. Мотивация трудовой деятельности — М.:
Издательский центр «Академия», 2009 — 342 с.

22. Родионова Н. П. Управление персоналом предприятия:
Учеб.пос.для вузов. / Под ред. Родионова Н. П. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.- 637с.

23.     Скрипко Л. Влияние личности руководителя на
формирование психологического климата // Кадровый менеджмент (управление
персоналом), 2012, N 6

24. Сурат Л. Взаимосвязь управленческих умений и стиля руководства менеджеров
российских компаний // Кадровик. Кадровый менеджмент (управление персоналом),
2013, N 6

25. Тараненко В.А. Управление персоналом, корпоративный
мониторинг, психодиагностика: Тесты для отбора персонала. К.: Ника-Центр, 2009.
— 98 с.

26. Угольницкий Г. Структурные особенности систем управления и методы
управления // Проблемы теории и практики управления. — 2011. — №2. — С.33-39

27.     Уитмор Дж. Сoaching — новый стиль менеджмента и управления
персоналом. Практическое пособие. — М.: Финансы и статистика, 2001. — 160 с.

28.     Уитмор Дж. Коучинг высокой эффективности. Новый стиль
менеджмента, развитие людей, высокая эффективность. — М.: МАКУБ, 2005. — 168 с.

.        Фаткин Л.В., Карась Л.Ю. Руководитель в системе
менеджмента. М.: РЭА, 2009 — 543 с.

30. Фатхутдинов Р.А. Конкурентоспособность организации в условиях кризиса:
экономика, маркетинг, менеджмент. — М.: Маркетинг, 2011. — 348 с.

31.     Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения:
учебное пособие. М.: ЗАО Интел-Синтез, 2010. 272 с.

32. Эссекс Л., Касей М. Теперь или никогда. Новый стиль управления. — СПб:
Питер, 2012. — 256 с.

33.     Яхонтова Л. Эффективные технологии управления персоналом. —
СПб: Питер, 2011.- 272 с.

34.     Тесты для отбора персонала: www.profil.ru/back/test
<http://www.profil.ru/back/test>

Приложение 1

Тестирование «Администратор или лидер?».

Тщательно продумав нижеследующие высказывания, постарайтесь определить по
одиннадцати балльной шкале (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 8, 9, 10) степень вашего
согласия с каждым из них. Зафиксируйте результаты ваших размышлений в
соответствующих текстовых полях. Имейте в виду, что 10 здесь означает полное
согласие с высказыванием, 0 — полное несогласие, 5 — согласие наполовину.
Остальные степени согласия располагаются по восходящей от 0 до 5 и от 5 до 10.

) Я доверяю людям.

) Я считаю, что о решении своих социально-бытовых проблем люди должны
заботиться сами, а не их руководители.

) Я за то, чтобы члены трудовых коллективов сами выбирали себе
руководителей.

) Когда это необходимо, я умею заставить людей «крутиться».

) Люди хорошо знают, что я умею хранить доверяемые мне их личные тайны.

) Все люди хотят одного — власти; я не исключение.

) Я склонен и готов вступиться за членов коллектива всякий раз, когда с
ними обходятся несправедливо.

) Думаю, что в интересах дела людям выгодней иметь руководителем человека
непреклонного и жестокого (безжалостного).

) Я за полную гласность.

) Согласен с тем, что основное для достижения успеха в управлении —
умение любыми средствами принудить людей выполнять полезную работу.

) Я могу ладить (срабатываться) даже с теми людьми, которые мне не по
душе.

) Я отдаю команды, распоряжения, приказы, указания всем подчиненным в
одинаковой форме.

) Я склонен и способен использовать в интересах дела мнения,
противоположные моей собственной точке зрения.

) Мое глубокое убеждение состоит в том, что преуспевающим может быть лишь
тот руководитель, которого боятся.

) Мне кажется, что я хорошо знаю общие нужды и проблемы своего
коллектива.

) Мне легче руководить людьми, когда я знаю то, что они не хотели бы
афишировать.

) Я лично заинтересован в том, чтобы общие проблемы и трудности членов
того коллектива, в котором я работаю, разрешились.

) Я уверен, что боязнь наказания — более сильный стимул для любого
работника, чем ожидание поощрения.

) Я чувствую в себе способности и готовность практически действовать для
решения общих для коллектива проблем.

) Когда надо, я умею поставить себя так, что люди соглашаются со мной из
опасения «нарваться на неприятности».

Приложение 2

Отвечая на вопросы за согласие ставьте (а), за несогласие ставьте (б).

Вопросы:

1.   Часто ли вы бываете в центре внимания окружающих?

2.       Считаете ли вы, что многие из окружающих вас людей занимают
более высокое положение по службе?

.        Находясь на собрании людей, равных вам по служебному положению,
испытываете ли вы желания не высказывать своё мнения, даже когда это
необходимо?

.        Когда вы были ребёнком, нравилось ли вам быть лидером среди
сверстников?

.        Испытываете ли вы удовольствие, когда вам удаётся убедить
кого-то в чём-то?

.        Случается ли, что вас называют нерешительным человеком?

.        Согласны ли вы с утверждением: «Всё самое полезное в мире есть
результат деятельности небольшого числа выдающихся людей»?

.        Испытываете ли вы настоятельную необходимость в советчике,
который мог бы направить вашу профессиональную активность?

.        Теряли ли вы иногда хладнокровие в разговоре с людьми?

.        Доставляет ли вам удовольствие видеть, что окружающие
побаиваются вас?

.        Стараетесь ли вы занимать за столом (на собрании, в компании и
т. п.) такое место, которое позволяло бы вам быть в центре внимания и
контролировать ситуацию?

.        Считаете ли вы, что производите на людей внушительное
(импозантное) впечатление?

читаете ли вы себя мечтателем?

13. Теряетесь ли вы, если люди, окружающие вас, выражают несогласие с
вами?

14.     Случалось ли вам по личной инициативе заниматься организацией
рабочих, спортивных и других команд и коллективов?

.        Если то, что вы наметили, не дало ожидаемых результатов, то вы:

а) будете рады, если ответственность за это дело возложат, но кого-нибуть
другого;

. Какое из этих двух мнений вам ближе:

а) настоящий руководитель должен уметь сам делать то дело, которым он
руководит, и лично участвовать в нём;

б) настоящий руководитель должен только уметь руководить другими и не
обязательно делать это сам.

. С кем вы предпочитаете работать?

а) с покорными людьми,

б) с независимыми и самостоятельными людьми.

. Стараетесь ли вы избегать острых дискуссий?

. Когда вы были ребёнком, часто ли вы сталкивались с властностью вашего
отца?

. Умеете ли вы в дискуссии на профессиональную тему привлечь на свою
сторону тех, кто раньше был с вами не согласен?

. Представьте себе такую сцену: во время прогулки с друзьями по лесу вы
потеряли дорогу. Приближается вечер, и нужно принимать решение. Как вы
поступите?

а) дадите возможность принять решение самому компетентному из вас;

б) просто не будете ничего делать, рассчитывая на других.

.Есть такая пословица: Лучше быть первым в деревне, чем последним в
городе». Справедлива ли она?

. Считаете ли вы себя человеком, оказывающим влияние на других?

. Может ли неудача в проявлении инициативы заставить вас больше никогда
этого не делать?

. Кто, с вашей точки зрения истинный лидер?

а) самый компетентный человек;

б) тот, у кого самый сильный характер.

. Всегда ли вы стараетесь понять и по достоинству оценить людей.

. Уважаете ли вы дисциплину?

. Какой из следующих руководителей для вас предпочтительнее?

а) тот, который всё решает сам;

б) тот, который всегда советует и прислушивается к мнениям других.

. Какой из следующих стилей руководства, по вашему мнению, наилучший для
работы учреждения того типа, в котором мы работаем?

а) коллегиальный,

б) авторитарный.

. Часто ли у вас создаётся впечатление, что другие злоупотребляют вами?

. какой из следующих двух «портретов» больше напоминает вас?

а) человек с громким голосом, выразительными жестами, за словом в карман
не полезет;

б) человек со спокойным, тихим голосом, сдержанный, задумчивый.

. Как вы поведёте себя на собрании и совещании, если считаете, ваше
мнение единственно правильным, но остальные с ни мне согласны?

а) промолчу,

б) буду отстаивать своё мнение.

. Подчиняете ли вы свои интересы и поведение других делу, которым
занимаетесь.

. Возникает ли у вас чувство тревоги, если на вас возложена
ответственность за какое-либо важное дело?

. Что бы вы предпочли?

а) работать под руководством хорошего человека;

б) Работать самостоятельно без руководителя.

. Как вы относитесь к утверждению: «Для того чтобы семейная жизнь была
хорошей, необходимо, чтобы решение в семье принимал один из супругов»?

. Случалось ли вам покупать что-либо под влиянием мнения других людей, а,
не исходя из собственной потребности?

. Считаете ли вы свои организаторские способности хорошими?

. Как вы ведёте себя столкнувшись с трудностями?

а) у меня опускаются руки;

б) у мене появляется сильное желание их преодолеть.

. Делаете ли упрёки людям, если они этого заслуживают?

. Считаете ли вы, что ваша нервная система способна выдержать нервные
нагрузки?

. Как вы поступите, если вам предложат произвести реорганизацию вашего
учреждения?

а) введу нужные изменения немедленно;

б) не буду, торопится и сначала всё тщательно обдумаю

. Сумеете ли вы прервать слишком болтливого собеседника, если это
необходимо?

. Согласны ли вы с утверждением; «Для того, чтобы быть счастливым, надо
жить незаметно»?

. Считаете ли вы что каждый человек должен сделать, что либо выдающееся?

. Кем вы предпочли бы стать?

а) художником, поэтом, композитором, учёным;

б) выдающимся руководителем, политическим деятелем.

. Какую музыку вам приятнее слушать?

а) могучую и торжественною,

б) тихую и лирическую.

. Испытываете ли вы волнение, ожидая встречи с важными и известными
людьми?

. Часто ли вы встречали людей с более сильной волей, чем ваша?

System Analysis and Design — Overview

Systems development is systematic process which includes phases such as planning, analysis, design, deployment, and maintenance. Here, in this tutorial, we will primarily focus on −

  • Systems analysis
  • Systems design

Systems Analysis

It is a process of collecting and interpreting facts, identifying the problems, and decomposition of a system into its components.

System analysis is conducted for the purpose of studying a system or its parts in order to identify its objectives. It is a problem solving technique that improves the system and ensures that all the components of the system work efficiently to accomplish their purpose.

Analysis specifies what the system should do.

Systems Design

It is a process of planning a new business system or replacing an existing system by defining its components or modules to satisfy the specific requirements. Before planning, you need to understand the old system thoroughly and determine how computers can best be used in order to operate efficiently.

System Design focuses on how to accomplish the objective of the system.

System Analysis and Design (SAD) mainly focuses on −

  • Systems
  • Processes
  • Technology

What is a System?

The word System is derived from Greek word Systema, which means an organized relationship between any set of components to achieve some common cause or objective.

A system is “an orderly grouping of interdependent components linked together according to a plan to achieve a specific goal.”

Constraints of a System

A system must have three basic constraints −

  • A system must have some structure and behavior which is designed to achieve a predefined objective.

  • Interconnectivity and interdependence must exist among the system components.

  • The objectives of the organization have a higher priority than the objectives of its subsystems.

For example, traffic management system, payroll system, automatic library system, human resources information system.

Properties of a System

A system has the following properties −

Organization

Organization implies structure and order. It is the arrangement of components that helps to achieve predetermined objectives.

Interaction

It is defined by the manner in which the components operate with each other.

For example, in an organization, purchasing department must interact with production department and payroll with personnel department.

Interdependence

Interdependence means how the components of a system depend on one another. For proper functioning, the components are coordinated and linked together according to a specified plan. The output of one subsystem is the required by other subsystem as input.

Integration

Integration is concerned with how a system components are connected together. It means that the parts of the system work together within the system even if each part performs a unique function.

Central Objective

The objective of system must be central. It may be real or stated. It is not uncommon for an organization to state an objective and operate to achieve another.

The users must know the main objective of a computer application early in the analysis for a successful design and conversion.

Elements of a System

The following diagram shows the elements of a system −

System Elements

Outputs and Inputs

  • The main aim of a system is to produce an output which is useful for its user.

  • Inputs are the information that enters into the system for processing.

  • Output is the outcome of processing.

Processor(s)

  • The processor is the element of a system that involves the actual transformation of input into output.

  • It is the operational component of a system. Processors may modify the input either totally or partially, depending on the output specification.

  • As the output specifications change, so does the processing. In some cases, input is also modified to enable the processor for handling the transformation.

Control

  • The control element guides the system.

  • It is the decision–making subsystem that controls the pattern of activities governing input, processing, and output.

  • The behavior of a computer System is controlled by the Operating System and software. In order to keep system in balance, what and how much input is needed is determined by Output Specifications.

Feedback

  • Feedback provides the control in a dynamic system.

  • Positive feedback is routine in nature that encourages the performance of the system.

  • Negative feedback is informational in nature that provides the controller with information for action.

Environment

  • The environment is the “supersystem” within which an organization operates.

  • It is the source of external elements that strike on the system.

  • It determines how a system must function. For example, vendors and competitors of organization’s environment, may provide constraints that affect the actual performance of the business.

Boundaries and Interface

  • A system should be defined by its boundaries. Boundaries are the limits that identify its components, processes, and interrelationship when it interfaces with another system.

  • Each system has boundaries that determine its sphere of influence and control.

  • The knowledge of the boundaries of a given system is crucial in determining the nature of its interface with other systems for successful design.

Types of Systems

The systems can be divided into the following types −

Physical or Abstract Systems

  • Physical systems are tangible entities. We can touch and feel them.

  • Physical System may be static or dynamic in nature. For example, desks and chairs are the physical parts of computer center which are static. A programmed computer is a dynamic system in which programs, data, and applications can change according to the user’s needs.

  • Abstract systems are non-physical entities or conceptual that may be formulas, representation or model of a real system.

Open or Closed Systems

  • An open system must interact with its environment. It receives inputs from and delivers outputs to the outside of the system. For example, an information system which must adapt to the changing environmental conditions.

  • A closed system does not interact with its environment. It is isolated from environmental influences. A completely closed system is rare in reality.

Adaptive and Non Adaptive System

  • Adaptive System responds to the change in the environment in a way to improve their performance and to survive. For example, human beings, animals.

  • Non Adaptive System is the system which does not respond to the environment. For example, machines.

Permanent or Temporary System

  • Permanent System persists for long time. For example, business policies.

  • Temporary System is made for specified time and after that they are demolished. For example, A DJ system is set up for a program and it is dissembled after the program.

Natural and Manufactured System

  • Natural systems are created by the nature. For example, Solar system, seasonal system.

  • Manufactured System is the man-made system. For example, Rockets, dams, trains.

Deterministic or Probabilistic System

  • Deterministic system operates in a predictable manner and the interaction between system components is known with certainty. For example, two molecules of hydrogen and one molecule of oxygen makes water.

  • Probabilistic System shows uncertain behavior. The exact output is not known. For example, Weather forecasting, mail delivery.

Social, Human-Machine, Machine System

  • Social System is made up of people. For example, social clubs, societies.

  • In Human-Machine System, both human and machines are involved to perform a particular task. For example, Computer programming.

  • Machine System is where human interference is neglected. All the tasks are performed by the machine. For example, an autonomous robot.

Man–Made Information Systems

  • It is an interconnected set of information resources to manage data for particular organization, under Direct Management Control (DMC).

  • This system includes hardware, software, communication, data, and application for producing information according to the need of an organization.

    Man-made information systems are divided into three types −

  • Formal Information System − It is based on the flow of information in the form of memos, instructions, etc., from top level to lower levels of management.

  • Informal Information System − This is employee based system which solves the day to day work related problems.

  • Computer Based System − This system is directly dependent on the computer for managing business applications. For example, automatic library system, railway reservation system, banking system, etc.

Systems Models

Schematic Models

  • A schematic model is a 2-D chart that shows system elements and their linkages.

  • Different arrows are used to show information flow, material flow, and information feedback.

Flow System Models

  • A flow system model shows the orderly flow of the material, energy, and information that hold the system together.

  • Program Evaluation and Review Technique (PERT), for example, is used to abstract a real world system in model form.

Static System Models

  • They represent one pair of relationships such as activity–time or cost–quantity.

  • The Gantt chart, for example, gives a static picture of an activity-time relationship.

Dynamic System Models

  • Business organizations are dynamic systems. A dynamic model approximates the type of organization or application that analysts deal with.

  • It shows an ongoing, constantly changing status of the system. It consists of −

    • Inputs that enter the system

    • The processor through which transformation takes place

    • The program(s) required for processing

    • The output(s) that result from processing.

Categories of Information

There are three categories of information related to managerial levels and the decision managers make.

Information Category

Strategic Information

  • This information is required by topmost management for long range planning policies for next few years. For example, trends in revenues, financial investment, and human resources, and population growth.

  • This type of information is achieved with the aid of Decision Support System (DSS).

Managerial Information

  • This type of Information is required by middle management for short and intermediate range planning which is in terms of months. For example, sales analysis, cash flow projection, and annual financial statements.

  • It is achieved with the aid of Management Information Systems (MIS).

Operational information

  • This type of information is required by low management for daily and short term planning to enforce day-to-day operational activities. For example, keeping employee attendance records, overdue purchase orders, and current stocks available.

  • It is achieved with the aid of Data Processing Systems (DPS).

System Development Life Cycle

An effective System Development Life Cycle (SDLC) should result in a high quality system that meets customer expectations, reaches completion within time and cost evaluations, and works effectively and efficiently in the current and planned Information Technology infrastructure.

System Development Life Cycle (SDLC) is a conceptual model which includes policies and procedures for developing or altering systems throughout their life cycles.

SDLC is used by analysts to develop an information system. SDLC includes the following activities −

  • requirements
  • design
  • implementation
  • testing
  • deployment
  • operations
  • maintenance

Phases of SDLC

Systems Development Life Cycle is a systematic approach which explicitly breaks down the work into phases that are required to implement either new or modified Information System.

SDLC Phases

Feasibility Study or Planning

  • Define the problem and scope of existing system.

  • Overview the new system and determine its objectives.

  • Confirm project feasibility and produce the project Schedule.

  • During this phase, threats, constraints, integration and security of system are also considered.

  • A feasibility report for the entire project is created at the end of this phase.

Analysis and Specification

  • Gather, analyze, and validate the information.

  • Define the requirements and prototypes for new system.

  • Evaluate the alternatives and prioritize the requirements.

  • Examine the information needs of end-user and enhances the system goal.

  • A Software Requirement Specification (SRS) document, which specifies the software, hardware, functional, and network requirements of the system is prepared at the end of this phase.

System Design

  • Includes the design of application, network, databases, user interfaces, and system interfaces.

  • Transform the SRS document into logical structure, which contains detailed and complete set of specifications that can be implemented in a programming language.

  • Create a contingency, training, maintenance, and operation plan.

  • Review the proposed design. Ensure that the final design must meet the requirements stated in SRS document.

  • Finally, prepare a design document which will be used during next phases.

Implementation

  • Implement the design into source code through coding.

  • Combine all the modules together into training environment that detects errors and defects.

  • A test report which contains errors is prepared through test plan that includes test related tasks such as test case generation, testing criteria, and resource allocation for testing.

  • Integrate the information system into its environment and install the new system.

Maintenance/Support

  • Include all the activities such as phone support or physical on-site support for users that is required once the system is installing.

  • Implement the changes that software might undergo over a period of time, or implement any new requirements after the software is deployed at the customer location.

  • It also includes handling the residual errors and resolve any issues that may exist in the system even after the testing phase.

  • Maintenance and support may be needed for a longer time for large systems and for a short time for smaller systems.

Life Cycle of System Analysis and Design

The following diagram shows the complete life cycle of the system during analysis and design phase.

Life Cycle

Role of System Analyst

The system analyst is a person who is thoroughly aware of the system and guides the system development project by giving proper directions. He is an expert having technical and interpersonal skills to carry out development tasks required at each phase.

He pursues to match the objectives of information system with the organization goal.

Main Roles

  • Defining and understanding the requirement of user through various Fact finding techniques.

  • Prioritizing the requirements by obtaining user consensus.

  • Gathering the facts or information and acquires the opinions of users.

  • Maintains analysis and evaluation to arrive at appropriate system which is more user friendly.

  • Suggests many flexible alternative solutions, pick the best solution, and quantify cost and benefits.

  • Draw certain specifications which are easily understood by users and programmer in precise and detailed form.

  • Implemented the logical design of system which must be modular.

  • Plan the periodicity for evaluation after it has been used for some time, and modify the system as needed.

Attributes of a Systems Analyst

The following figure shows the attributes a systems analyst should possess −

Attributes of Analyst

Interpersonal Skills

  • Interface with users and programmer.
  • Facilitate groups and lead smaller teams.
  • Managing expectations.
  • Good understanding, communication, selling and teaching abilities.
  • Motivator having the confidence to solve queries.

Analytical Skills

  • System study and organizational knowledge
  • Problem identification, problem analysis, and problem solving
  • Sound commonsense
  • Ability to access trade-off
  • Curiosity to learn about new organization

Management Skills

  • Understand users jargon and practices.
  • Resource & project management.
  • Change & risk management.
  • Understand the management functions thoroughly.

Technical Skills

  • Knowledge of computers and software.
  • Keep abreast of modern development.
  • Know of system design tools.
  • Breadth knowledge about new technologies.

System Analysis & Design — System Planning

What is Requirements Determination?

A requirement is a vital feature of a new system which may include processing or capturing of data, controlling the activities of business, producing information and supporting the management.

Requirements determination involves studying the existing system and gathering details to find out what are the requirements, how it works, and where improvements should be made.

Major Activities in requirement Determination

Requirements Anticipation

  • It predicts the characteristics of system based on previous experience which include certain problems or features and requirements for a new system.

  • It can lead to analysis of areas that would otherwise go unnoticed by inexperienced analyst. But if shortcuts are taken and bias is introduced in conducting the investigation, then requirement Anticipation can be half-baked.

Requirements Investigation

  • It is studying the current system and documenting its features for further analysis.

  • It is at the heart of system analysis where analyst documenting and describing system features using fact-finding techniques, prototyping, and computer assisted tools.

Requirements Specifications

  • It includes the analysis of data which determine the requirement specification, description of features for new system, and specifying what information requirements will be provided.

  • It includes analysis of factual data, identification of essential requirements, and selection of Requirement-fulfillment strategies.

Information Gathering Techniques

The main aim of fact finding techniques is to determine the information requirements of an organization used by analysts to prepare a precise SRS understood by user.

Ideal SRS Document should −

  • be complete, Unambiguous, and Jargon-free.
  • specify operational, tactical, and strategic information requirements.
  • solve possible disputes between users and analyst.
  • use graphical aids which simplify understanding and design.

There are various information gathering techniques −

Interviewing

Systems analyst collects information from individuals or groups by interviewing. The analyst can be formal, legalistic, play politics, or be informal; as the success of an interview depends on the skill of analyst as interviewer.

It can be done in two ways −

  • Unstructured Interview − The system analyst conducts question-answer session to acquire basic information of the system.

  • Structured Interview − It has standard questions which user need to respond in either close (objective) or open (descriptive) format.

Advantages of Interviewing

  • This method is frequently the best source of gathering qualitative information.

  • It is useful for them, who do not communicate effectively in writing or who may not have the time to complete questionnaire.

  • Information can easily be validated and cross checked immediately.

  • It can handle the complex subjects.

  • It is easy to discover key problem by seeking opinions.

  • It bridges the gaps in the areas of misunderstandings and minimizes future problems.

Questionnaires

This method is used by analyst to gather information about various issues of system from large number of persons.

There are two types of questionnaires −

  • Open-ended Questionnaires − It consists of questions that can be easily and correctly interpreted. They can explore a problem and lead to a specific direction of answer.

  • Closed-ended Questionnaires − It consists of questions that are used when the systems analyst effectively lists all possible responses, which are mutually exclusive.

Advantages of questionnaires

  • It is very effective in surveying interests, attitudes, feelings, and beliefs of users which are not co-located.

  • It is useful in situation to know what proportion of a given group approves or disapproves of a particular feature of the proposed system.

  • It is useful to determine the overall opinion before giving any specific direction to the system project.

  • It is more reliable and provides high confidentiality of honest responses.

  • It is appropriate for electing factual information and for statistical data collection which can be emailed and sent by post.

Review of Records, Procedures, and Forms

Review of existing records, procedures, and forms helps to seek insight into a system which describes the current system capabilities, its operations, or activities.

Advantages

  • It helps user to gain some knowledge about the organization or operations by themselves before they impose upon others.

  • It helps in documenting current operations within short span of time as the procedure manuals and forms describe the format and functions of present system.

  • It can provide a clear understanding about the transactions that are handled in the organization, identifying input for processing, and evaluating performance.

  • It can help an analyst to understand the system in terms of the operations that must be supported.

  • It describes the problem, its affected parts, and the proposed solution.

Observation

This is a method of gathering information by noticing and observing the people, events, and objects. The analyst visits the organization to observe the working of current system and understands the requirements of the system.

Advantages

  • It is a direct method for gleaning information.

  • It is useful in situation where authenticity of data collected is in question or when complexity of certain aspects of system prevents clear explanation by end-users.

  • It produces more accurate and reliable data.

  • It produces all the aspect of documentation that are incomplete and outdated.

Joint Application Development (JAD)

It is a new technique developed by IBM which brings owners, users, analysts, designers, and builders to define and design the system using organized and intensive workshops. JAD trained analyst act as facilitator for workshop who has some specialized skills.

Advantages of JAD

  • It saves time and cost by replacing months of traditional interviews and follow-up meetings.

  • It is useful in organizational culture which supports joint problem solving.

  • Fosters formal relationships among multiple levels of employees.

  • It can lead to development of design creatively.

  • It Allows rapid development and improves ownership of information system.

Secondary Research or Background Reading

This method is widely used for information gathering by accessing the gleaned information. It includes any previously gathered information used by the marketer from any internal or external source.

Advantages

  • It is more openly accessed with the availability of internet.

  • It provides valuable information with low cost and time.

  • It act as forerunner to primary research and aligns the focus of primary research.

  • It is used by the researcher to conclude if the research is worth it as it is available with procedures used and issues in collecting them.

Feasibility Study

Feasibility Study can be considered as preliminary investigation that helps the management to take decision about whether study of system should be feasible for development or not.

  • It identifies the possibility of improving an existing system, developing a new system, and produce refined estimates for further development of system.

  • It is used to obtain the outline of the problem and decide whether feasible or appropriate solution exists or not.

  • The main objective of a feasibility study is to acquire problem scope instead of solving the problem.

  • The output of a feasibility study is a formal system proposal act as decision document which includes the complete nature and scope of the proposed system.

Steps Involved in Feasibility Analysis

The following steps are to be followed while performing feasibility analysis −

  • Form a project team and appoint a project leader.

  • Develop system flowcharts.

  • Identify the deficiencies of current system and set goals.

  • Enumerate the alternative solution or potential candidate system to meet goals.

  • Determine the feasibility of each alternative such as technical feasibility, operational feasibility, etc.

  • Weight the performance and cost effectiveness of each candidate system.

  • Rank the other alternatives and select the best candidate system.

  • Prepare a system proposal of final project directive to management for approval.

Feasibility Analysis

Types of Feasibilities

Economic Feasibility

  • It is evaluating the effectiveness of candidate system by using cost/benefit analysis method.

  • It demonstrates the net benefit from the candidate system in terms of benefits and costs to the organization.

  • The main aim of Economic Feasibility Analysis (EFS) is to estimate the economic requirements of candidate system before investments funds are committed to proposal.

  • It prefers the alternative which will maximize the net worth of organization by earliest and highest return of funds along with lowest level of risk involved in developing the candidate system.

Technical Feasibility

  • It investigates the technical feasibility of each implementation alternative.

  • It analyzes and determines whether the solution can be supported by existing technology or not.

  • The analyst determines whether current technical resources be upgraded or added it that fulfill the new requirements.

  • It ensures that the candidate system provides appropriate responses to what extent it can support the technical enhancement.

Operational Feasibility

  • It determines whether the system is operating effectively once it is developed and implemented.

  • It ensures that the management should support the proposed system and its working feasible in the current organizational environment.

  • It analyzes whether the users will be affected and they accept the modified or new business methods that affect the possible system benefits.

  • It also ensures that the computer resources and network architecture of candidate system are workable.

Behavioral Feasibility

  • It evaluates and estimates the user attitude or behavior towards the development of new system.

  • It helps in determining if the system requires special effort to educate, retrain, transfer, and changes in employee’s job status on new ways of conducting business.

Schedule Feasibility

  • It ensures that the project should be completed within given time constraint or schedule.

  • It also verifies and validates whether the deadlines of project are reasonable or not.

Structured Analysis

Analysts use various tools to understand and describe the information system. One of the ways is using structured analysis.

What is Structured Analysis?

Structured Analysis is a development method that allows the analyst to understand the system and its activities in a logical way.

It is a systematic approach, which uses graphical tools that analyze and refine the objectives of an existing system and develop a new system specification which can be easily understandable by user.

It has following attributes −

  • It is graphic which specifies the presentation of application.

  • It divides the processes so that it gives a clear picture of system flow.

  • It is logical rather than physical i.e., the elements of system do not depend on vendor or hardware.

  • It is an approach that works from high-level overviews to lower-level details.

Structured Analysis Tools

During Structured Analysis, various tools and techniques are used for system development. They are −

  • Data Flow Diagrams
  • Data Dictionary
  • Decision Trees
  • Decision Tables
  • Structured English
  • Pseudocode

Structured Tools

Data Flow Diagrams (DFD) or Bubble Chart

It is a technique developed by Larry Constantine to express the requirements of system in a graphical form.

  • It shows the flow of data between various functions of system and specifies how the current system is implemented.

  • It is an initial stage of design phase that functionally divides the requirement specifications down to the lowest level of detail.

  • Its graphical nature makes it a good communication tool between user and analyst or analyst and system designer.

  • It gives an overview of what data a system processes, what transformations are performed, what data are stored, what results are produced and where they flow.

Basic Elements of DFD

DFD is easy to understand and quite effective when the required design is not clear and the user wants a notational language for communication. However, it requires a large number of iterations for obtaining the most accurate and complete solution.

The following table shows the symbols used in designing a DFD and their significance −

Symbol Name Symbol Meaning
Square Square Source or Destination of Data
Arrow Arrow Data flow
Circle Circle Process transforming data flow
Open Rectangle Rectangle Data Store

Types of DFD

DFDs are of two types: Physical DFD and Logical DFD. The following table lists the points that differentiate a physical DFD from a logical DFD.

Physical DFD Logical DFD
It is implementation dependent. It shows which functions are performed. It is implementation independent. It focuses only on the flow of data between processes.
It provides low level details of hardware, software, files, and people. It explains events of systems and data required by each event.
It depicts how the current system operates and how a system will be implemented. It shows how business operates; not how the system can be implemented.

Context Diagram

A context diagram helps in understanding the entire system by one DFD which gives the overview of a system. It starts with mentioning major processes with little details and then goes onto giving more details of the processes with the top-down approach.

The context diagram of mess management is shown below.

Context Diagram

Data Dictionary

A data dictionary is a structured repository of data elements in the system. It stores the descriptions of all DFD data elements that is, details and definitions of data flows, data stores, data stored in data stores, and the processes.

A data dictionary improves the communication between the analyst and the user. It plays an important role in building a database. Most DBMSs have a data dictionary as a standard feature. For example, refer the following table −

Sr.No. Data Name Description No. of Characters
1 ISBN ISBN Number 10
2 TITLE title 60
3 SUB Book Subjects 80
4 ANAME Author Name 15

Decision Trees

Decision trees are a method for defining complex relationships by describing decisions and avoiding the problems in communication. A decision tree is a diagram that shows alternative actions and conditions within horizontal tree framework. Thus, it depicts which conditions to consider first, second, and so on.

Decision trees depict the relationship of each condition and their permissible actions. A square node indicates an action and a circle indicates a condition. It forces analysts to consider the sequence of decisions and identifies the actual decision that must be made.

Decision Tree

The major limitation of a decision tree is that it lacks information in its format to describe what other combinations of conditions you can take for testing. It is a single representation of the relationships between conditions and actions.

For example, refer the following decision tree −

Decision Example

Decision Tables

Decision tables are a method of describing the complex logical relationship in a precise manner which is easily understandable.

  • It is useful in situations where the resulting actions depend on the occurrence of one or several combinations of independent conditions.

  • It is a matrix containing row or columns for defining a problem and the actions.

Components of a Decision Table

  • Condition Stub − It is in the upper left quadrant which lists all the condition to be checked.

  • Action Stub − It is in the lower left quadrant which outlines all the action to be carried out to meet such condition.

  • Condition Entry − It is in upper right quadrant which provides answers to questions asked in condition stub quadrant.

  • Action Entry − It is in lower right quadrant which indicates the appropriate action resulting from the answers to the conditions in the condition entry quadrant.

The entries in decision table are given by Decision Rules which define the relationships between combinations of conditions and courses of action. In rules section,

  • Y shows the existence of a condition.
  • N represents the condition, which is not satisfied.
  • A blank — against action states it is to be ignored.
  • X (or a check mark will do) against action states it is to be carried out.

For example, refer the following table −

CONDITIONS Rule 1 Rule 2 Rule 3 Rule 4
Advance payment made Y N N N
Purchase amount = Rs 10,000/- — Y Y N
Regular Customer — Y N —
ACTIONS
Give 5% discount X X — —
Give no discount — — X X

Structured English

Structure English is derived from structured programming language which gives more understandable and precise description of process. It is based on procedural logic that uses construction and imperative sentences designed to perform operation for action.

  • It is best used when sequences and loops in a program must be considered and the problem needs sequences of actions with decisions.

  • It does not have strict syntax rule. It expresses all logic in terms of sequential decision structures and iterations.

For example, see the following sequence of actions −

if customer pays advance 
   then 
      Give 5% Discount 
   else 
      if purchase amount >=10,000 
         then 
            if  the customer is a regular customer 
               then Give 5% Discount 
            else  No Discount
         end if 
      else No Discount  
   end if 
end if

Pseudocode

A pseudocode does not conform to any programming language and expresses logic in plain English.

  • It may specify the physical programming logic without actual coding during and after the physical design.

  • It is used in conjunction with structured programming.

  • It replaces the flowcharts of a program.

Guidelines for Selecting Appropriate Tools

Use the following guidelines for selecting the most appropriate tool that would suit your requirements −

  • Use DFD at high or low level analysis for providing good system documentations.

  • Use data dictionary to simplify the structure for meeting the data requirement of the system.

  • Use structured English if there are many loops and actions are complex.

  • Use decision tables when there are a large number of conditions to check and logic is complex.

  • Use decision trees when sequencing of conditions is important and if there are few conditions to be tested.

System Analysis & Design — System Design

System design is the phase that bridges the gap between problem domain and the existing system in a manageable way. This phase focuses on the solution domain, i.e. “how to implement?”

It is the phase where the SRS document is converted into a format that can be implemented and decides how the system will operate.

In this phase, the complex activity of system development is divided into several smaller sub-activities, which coordinate with each other to achieve the main objective of system development.

Objective Design

Inputs to System Design

System design takes the following inputs −

  • Statement of work

  • Requirement determination plan

  • Current situation analysis

  • Proposed system requirements including a conceptual data model, modified DFDs, and Metadata (data about data).

Outputs for System Design

System design gives the following outputs −

  • Infrastructure and organizational changes for the proposed system.

  • A data schema, often a relational schema.

  • Metadata to define the tables/files and columns/data-items.

  • A function hierarchy diagram or web page map that graphically describes the program structure.

  • Actual or pseudocode for each module in the program.

  • A prototype for the proposed system.

Types of System Design

Logical Design

Logical design pertains to an abstract representation of the data flow, inputs, and outputs of the system. It describes the inputs (sources), outputs (destinations), databases (data stores), procedures (data flows) all in a format that meets the user requirements.

While preparing the logical design of a system, the system analyst specifies the user needs at level of detail that virtually determines the information flow into and out of the system and the required data sources. Data flow diagram, E-R diagram modeling are used.

Physical Design

Physical design relates to the actual input and output processes of the system. It focuses on how data is entered into a system, verified, processed, and displayed as output.

It produces the working system by defining the design specification that specifies exactly what the candidate system does. It is concerned with user interface design, process design, and data design.

It consists of the following steps −

  • Specifying the input/output media, designing the database, and specifying backup procedures.

  • Planning system implementation.

  • Devising a test and implementation plan, and specifying any new hardware and software.

  • Updating costs, benefits, conversion dates, and system constraints.

Architectural Design

It is also known as high level design that focuses on the design of system architecture. It describes the structure and behavior of the system. It defines the structure and relationship between various modules of system development process.

Detailed Design

It follows Architectural design and focuses on development of each module.

Conceptual Data Modeling

It is representation of organizational data which includes all the major entities and relationship. System analysts develop a conceptual data model for the current system that supports the scope and requirement for the proposed system.

The main aim of conceptual data modeling is to capture as much meaning of data as possible. Most organization today use conceptual data modeling using E-R model which uses special notation to represent as much meaning about data as possible.

Entity Relationship Model

It is a technique used in database design that helps describe the relationship between various entities of an organization.

Terms used in E-R model

  • ENTITY − It specifies distinct real world items in an application. For example: vendor, item, student, course, teachers, etc.

  • RELATIONSHIP − They are the meaningful dependencies between entities. For example, vendor supplies items, teacher teaches courses, then supplies and course are relationship.

  • ATTRIBUTES − It specifies the properties of relationships. For example, vendor code, student name. Symbols used in E-R model and their respective meanings −

The following table shows the symbols used in E-R model and their significance −

Symbol Meaning
Entity Entity
Weak Entity Weak Entity
Relationship Relationship
Identity Relationship Identity Relationship
Attributes Attributes
Key Attributes Key Attributes
Multivalued Multivalued
Composite Attribute Composite Attribute
Derived Attribute Derived Attributes
Participation Total Participation of E2 in R
Cardinality Cardinality Ratio 1:N for E1:E2 in R

Three types of relationships can exist between two sets of data: one-to-one, one-to-many, and many-to-many.

File Organization

It describes how records are stored within a file.

There are four file organization methods −

  • Serial − Records are stored in chronological order (in order as they are input or occur). Examples − Recording of telephone charges, ATM transactions, Telephone queues.

  • Sequential − Records are stored in order based on a key field which contains a value that uniquely identifies a record. Examples − Phone directories.

  • Direct (relative) − Each record is stored based on a physical address or location on the device. Address is calculated from the value stored in the record’s key field. Randomizing routine or hashing algorithm does the conversion.

  • Indexed − Records can be processed both sequentially and non-sequentially using indexes.

Comparision

Comparision

File Access

One can access a file using either Sequential Access or Random Access. File Access methods allow computer programs read or write records in a file.

Sequential Access

Every record on the file is processed starting with the first record until End of File (EOF) is reached. It is efficient when a large number of the records on the file need to be accessed at any given time. Data stored on a tape (sequential access) can be accessed only sequentially.

Direct (Random) Access

Records are located by knowing their physical locations or addresses on the device rather than their positions relative to other records. Data stored on a CD device (direct-access) can be accessed either sequentially or randomly.

Types of Files used in an Organization System

Following are the types of files used in an organization system −

  • Master file − It contains the current information for a system. For example, customer file, student file, telephone directory.

  • Table file − It is a type of master file that changes infrequently and stored in a tabular format. For example, storing Zipcode.

  • Transaction file − It contains the day-to-day information generated from business activities. It is used to update or process the master file. For example, Addresses of the employees.

  • Temporary file − It is created and used whenever needed by a system.

  • Mirror file − They are the exact duplicates of other files. Help minimize the risk of downtime in cases when the original becomes unusable. They must be modified each time the original file is changed.

  • Log files − They contain copies of master and transaction records in order to chronicle any changes that are made to the master file. It facilitates auditing and provides mechanism for recovery in case of system failure.

  • Archive files − Backup files that contain historical versions of other files.

Documentation Control

Documentation is a process of recording the information for any reference or operational purpose. It helps users, managers, and IT staff, who require it. It is important that prepared document must be updated on regular basis to trace the progress of the system easily.

After the implementation of system if the system is working improperly, then documentation helps the administrator to understand the flow of data in the system to correct the flaws and get the system working.

Programmers or systems analysts usually create program and system documentation. Systems analysts usually are responsible for preparing documentation to help users learn the system. In large companies, a technical support team that includes technical writers might assist in the preparation of user documentation and training materials.

Advantages

  • It can reduce system downtime, cut costs, and speed up maintenance tasks.

  • It provides the clear description of formal flow of present system and helps to understand the type of input data and how the output can be produced.

  • It provides effective and efficient way of communication between technical and nontechnical users about system.

  • It facilitates the training of new user so that he can easily understand the flow of system.

  • It helps the user to solve the problems such as troubleshooting and helps the manager to take better final decisions of the organization system.

  • It provides better control to the internal or external working of the system.

Types of Documentations

When it comes to System Design, there are following four main documentations −

  • Program documentation
  • System documentation
  • Operations documentation
  • User documentation

Program Documentation

  • It describes inputs, outputs, and processing logic for all the program modules.

  • The program documentation process starts in the system analysis phase and continues during implementation.

  • This documentation guides programmers, who construct modules that are well supported by internal and external comments and descriptions that can be understood and maintained easily.

Operations Documentation

Operations documentation contains all the information needed for processing and distributing online and printed output. Operations documentation should be clear, concise, and available online if possible.

It includes the following information −

  • Program, systems analyst, programmer, and system identification.

  • Scheduling information for printed output, such as report, execution frequency, and deadlines.

  • Input files, their source, output files, and their destinations.

  • E-mail and report distribution lists.

  • Special forms required, including online forms.

  • Error and informational messages to operators and restart procedures.

  • Special instructions, such as security requirements.

User Documentation

It includes instructions and information to the users who will interact with the system. For example, user manuals, help guides, and tutorials. User documentation is valuable in training users and for reference purpose. It must be clear, understandable, and readily accessible to users at all levels.

The users, system owners, analysts, and programmers, all put combined efforts to develop a user’s guide.

A user documentation should include −

  • A system overview that clearly describes all major system features, capabilities, and limitations.

  • Description of source document content, preparation, processing, and, samples.

  • Overview of menu and data entry screen options, contents, and processing instructions.

  • Examples of reports that are produced regularly or available at the user’s request, including samples.

  • Security and audit trail information.

  • Explanation of responsibility for specific input, output, or processing requirements.

  • Procedures for requesting changes and reporting problems.

  • Examples of exceptions and error situations.

  • Frequently asked questions (FAQs).

  • Explanation of how to get help and procedures for updating the user manual.

System Documentation

System documentation serves as the technical specifications for the IS and how the objectives of the IS are accomplished. Users, managers and IS owners need never reference system documentation. System documentation provides the basis for understanding the technical aspects of the IS when modifications are made.

  • It describes each program within the IS and the entire IS itself.

  • It describes the system’s functions, the way they are implemented, each program’s purpose within the entire IS with respect to the order of execution, information passed to and from programs, and overall system flow.

  • It includes data dictionary entries, data flow diagrams, object models, screen layouts, source documents, and the systems request that initiated the project.

  • Most of the system documentation is prepared during the system analysis and system design phases.

  • During systems implementation, an analyst must review system documentation to verify that it is complete, accurate, and up-to-date, and including any changes made during the implementation process.

Design Strategies

Top-Down Strategy

The top-down strategy uses the modular approach to develop the design of a system. It is called so because it starts from the top or the highest-level module and moves towards the lowest level modules.

In this technique, the highest-level module or main module for developing the software is identified. The main module is divided into several smaller and simpler submodules or segments based on the task performed by each module. Then, each submodule is further subdivided into several submodules of next lower level. This process of dividing each module into several submodules continues until the lowest level modules, which cannot be further subdivided, are not identified.

Top Down

Bottom-Up Strategy

Bottom-Up Strategy follows the modular approach to develop the design of the system. It is called so because it starts from the bottom or the most basic level modules and moves towards the highest level modules.

In this technique,

  • The modules at the most basic or the lowest level are identified.

  • These modules are then grouped together based on the function performed by each module to form the next higher-level modules.

  • Then, these modules are further combined to form the next higher-level modules.

  • This process of grouping several simpler modules to form higher level modules continues until the main module of system development process is achieved.

Bottom-Up

Structured Design

Structured design is a data-flow based methodology that helps in identifying the input and output of the developing system. The main objective of structured design is to minimize the complexity and increase the modularity of a program. Structured design also helps in describing the functional aspects of the system.

In structured designing, the system specifications act as a basis for graphically representing the flow of data and sequence of processes involved in a software development with the help of DFDs. After developing the DFDs for the software system, the next step is to develop the structure chart.

Structured Design

Modularization

Structured design partitions the program into small and independent modules. These are organized in top down manner with the details shown in bottom.

Thus, structured design uses an approach called Modularization or decomposition to minimize the complexity and to manage the problem by subdividing it into smaller segments.

Advantages

  • Critical interfaces are tested first.
  • It provide abstraction.
  • It allows multiple programmers to work simultaneously.
  • It allows code reuse.
  • It provides control and improves morale.
  • It makes identifying structure easier.

Structured Charts

Structured charts are a recommended tool for designing a modular, top down systems which define the various modules of system development and the relationship between each module. It shows the system module and their relationship between them.

It consists of diagram consisting of rectangular boxes that represent the modules, connecting arrows, or lines.

  • Control Module − It is a higher-level module that directs lower-level modules, called subordinate modules.

  • Library Module − It is a reusable module and can be invoked from more than one point in the chart.

Charts

We have two different approaches to design a structured chart −

  • Transform-Centered Structured Charts − They are used when all the transactions follow same path.

  • Transaction–Centered Structured Charts − They are used when all the transactions do not follow the same path.

Objectives of Using Structure Flowcharts

  • To encourage a top-down design.

  • To support the concept of modules and identify the appropriate modules.

  • To show the size and complexity of the system.

  • To identify the number of readily identifiable functions and modules within each function.

  • To depict whether each identifiable function is a manageable entity or should be broken down into smaller components.

Factors Affecting System Complexity

To develop good quality of system software, it is necessary to develop a good design. Therefore, the main focus on while developing the design of the system is the quality of the software design. A good quality software design is the one, which minimizes the complexity and cost expenditure in software development.

The two important concepts related to the system development that help in determining the complexity of a system are coupling and cohesion.

Coupling

Coupling is the measure of the independence of components. It defines the degree of dependency of each module of system development on the other. In practice, this means the stronger the coupling between the modules in a system, the more difficult it is to implement and maintain the system.

Each module should have simple, clean interface with other modules, and that the minimum number of data elements should be shared between modules.

High Coupling

These type of systems have interconnections with program units dependent on each other. Changes to one subsystem leads to high impact on the other subsystem.

Highly Coupled

Low Coupling

These type of systems are made up of components which are independent or almost independent. A change in one subsystem does not affect any other subsystem.

Low Coupling

Coupling Measures

  • Content Coupling − When one component actually modifies another,then the modified component is completely dependent on modifying one.

  • Common Coupling − When amount of coupling is reduced somewhat by organizing system design so that data are accessible from a common data store.

  • Control Coupling − When one component passes parameters to control the activity of another component.

  • Stamp Coupling − When data structures is used to pass information from one component to another.

  • Data Coupling − When only data is passed then components are connected by this coupling.

Cohesion

Cohesion is the measure of closeness of the relationship between its components. It defines the amount of dependency of the components of a module on one another. In practice, this means the systems designer must ensure that −

  • They do not split essential processes into fragmented modules.

  • They do not gather together unrelated processes represented as processes on the DFD into meaningless modules.

The best modules are those that are functionally cohesive. The worst modules are those that are coincidentally cohesive.

The worst degree of cohesion

Coincidental cohesion is found in a component whose parts are unrelated to another.

  • Logical Cohesion − It is where several logically related functions or data elements are placed in same component.

  • Temporal Cohesion − It is when a component that is used to initialize a system or set variables performs several functions in sequence, but the functions are related by timing involved.

  • Procedurally Cohesion − It is when functions are grouped together in a component just to ensure this order.

  • Sequential Cohesion − It is when the output from one part of a component is the input to the next part of it.

Input / Output & Forms Design

Input Design

In an information system, input is the raw data that is processed to produce output. During the input design, the developers must consider the input devices such as PC, MICR, OMR, etc.

Therefore, the quality of system input determines the quality of system output. Welldesigned input forms and screens have following properties −

  • It should serve specific purpose effectively such as storing, recording, and retrieving the information.

  • It ensures proper completion with accuracy.

  • It should be easy to fill and straightforward.

  • It should focus on user’s attention, consistency, and simplicity.

  • All these objectives are obtained using the knowledge of basic design principles regarding −

    • What are the inputs needed for the system?

    • How end users respond to different elements of forms and screens.

Objectives for Input Design

The objectives of input design are −

  • To design data entry and input procedures

  • To reduce input volume

  • To design source documents for data capture or devise other data capture methods

  • To design input data records, data entry screens, user interface screens, etc.

  • To use validation checks and develop effective input controls.

Data Input Methods

It is important to design appropriate data input methods to prevent errors while entering data. These methods depend on whether the data is entered by customers in forms manually and later entered by data entry operators, or data is directly entered by users on the PCs.

A system should prevent user from making mistakes by −

  • Clear form design by leaving enough space for writing legibly.
  • Clear instructions to fill form.
  • Clear form design.
  • Reducing key strokes.
  • Immediate error feedback.

Some of the popular data input methods are −

  • Batch input method (Offline data input method)
  • Online data input method
  • Computer readable forms
  • Interactive data input

Input Integrity Controls

Input integrity controls include a number of methods to eliminate common input errors by end-users. They also include checks on the value of individual fields; both for format and the completeness of all inputs.

Audit trails for data entry and other system operations are created using transaction logs which gives a record of all changes introduced in the database to provide security and means of recovery in case of any failure.

Output Design

The design of output is the most important task of any system. During output design, developers identify the type of outputs needed, and consider the necessary output controls and prototype report layouts.

Objectives of Output Design

The objectives of input design are −

  • To develop output design that serves the intended purpose and eliminates the production of unwanted output.

  • To develop the output design that meets the end users requirements.

  • To deliver the appropriate quantity of output.

  • To form the output in appropriate format and direct it to the right person.

  • To make the output available on time for making good decisions.

Let us now go through various types of outputs −

External Outputs

Manufacturers create and design external outputs for printers. External outputs enable the system to leave the trigger actions on the part of their recipients or confirm actions to their recipients.

Some of the external outputs are designed as turnaround outputs, which are implemented as a form and re-enter the system as an input.

Internal outputs

Internal outputs are present inside the system, and used by end-users and managers. They support the management in decision making and reporting.

There are three types of reports produced by management information −

  • Detailed Reports − They contain present information which has almost no filtering or restriction generated to assist management planning and control.

  • Summary Reports − They contain trends and potential problems which are categorized and summarized that are generated for managers who do not want details.

  • Exception Reports − They contain exceptions, filtered data to some condition or standard before presenting it to the manager, as information.

Output Integrity Controls

Output integrity controls include routing codes to identify the receiving system, and verification messages to confirm successful receipt of messages that are handled by network protocol.

Printed or screen-format reports should include a date/time for report printing and the data. Multipage reports contain report title or description, and pagination. Pre-printed forms usually include a version number and effective date.

Forms Design

Both forms and reports are the product of input and output design and are business document consisting of specified data. The main difference is that forms provide fields for data input but reports are purely used for reading. For example, order forms, employment and credit application, etc.

  • During form designing, the designers should know −

    • who will use them

    • where would they be delivered

    • the purpose of the form or report

  • During form design, automated design tools enhance the developer’s ability to prototype forms and reports and present them to end users for evaluation.

Objectives of Good Form Design

A good form design is necessary to ensure the following −

  • To keep the screen simple by giving proper sequence, information, and clear captions.

  • To meet the intended purpose by using appropriate forms.

  • To ensure the completion of form with accuracy.

  • To keep the forms attractive by using icons, inverse video, or blinking cursors etc.

  • To facilitate navigation.

Types of Forms

Flat Forms

  • It is a single copy form prepared manually or by a machine and printed on a paper. For additional copies of the original, carbon papers are inserted between copies.

  • It is a simplest and inexpensive form to design, print, and reproduce, which uses less volume.

Unit Set/Snap out Forms

  • These are papers with one-time carbons interleaved into unit sets for either handwritten or machine use.

  • Carbons may be either blue or black, standard grade medium intensity. Generally, blue carbons are best for handwritten forms while black carbons are best for machine use.

Continuous strip/Fanfold Forms

  • These are multiple unit forms joined in a continuous strip with perforations between each pair of forms.

  • It is a less expensive method for large volume use.

No Carbon Required (NCR) Paper

  • They use carbonless papers which have two chemical coatings (capsules), one on the face and the other on the back of a sheet of paper.

  • When pressure is applied, the two capsules interact and create an image.

Testing and Quality Assurance

The software system needs to be checked for its intended behavior and direction of progress at each development stage to avoid duplication of efforts, time and cost overruns, and to assure completion of the system within stipulated time.The software system needs to be checked for its intended behavior and direction of progress at each development stage to avoid duplication of efforts, time and cost overruns, and to assure completion of the system within stipulated time.

System testing and quality assurance come to aid for checking the system. It includes −

  • Product level quality (Testing)
  • Process level quality.

Let us go through them briefly −

Testing

Testing is the process or activity that checks the functionality and correctness of software according to specified user requirements in order to improve the quality and reliability of system. It is an expensive, time consuming, and critical approach in system development which requires proper planning of overall testing process.

A successful test is one that finds the errors. It executes the program with explicit intention of finding error, i.e., making the program fail. It is a process of evaluating system with an intention of creating a strong system and mainly focuses on the weak areas of the system or software.

Characteristics of System Testing

System testing begins at the module level and proceeds towards the integration of the entire software system. Different testing techniques are used at different times while testing the system. It is conducted by the developer for small projects and by independent testing groups for large projects.

Stages of System Testing

The following stages are involved in testing −

Test Strategy

It is a statement that provides information about the various levels, methods, tools, and techniques used for testing the system. It should satisfy all the needs of an organization.

Test Plan

It provides a plan for testing the system and verifies that the system under testing fulfils all the design and functional specifications. The test plan provides the following information −

  • Objectives of each test phase
  • Approaches and tools used for testing
  • Responsibilities and time required for each testing activity
  • Availability of tools, facilities, and test libraries
  • Procedures and standards required for planning and conducting the tests
  • Factors responsible for successful completion of testing process

Test Case Design

  • A number of test cases are identified for each module of the system to be tested.

  • Each test case will specify how the implementation of a particular requirement or design decision is to be tested and the criteria for the success of the test.

  • The test cases along with the test plan are documented as a part of a system specification document or in a separate document called test specification or test description.

Test Procedures

It consists of the steps that should be followed to execute each of the test cases. These procedures are specified in a separate document called test procedure specification. This document also specifies any special requirements and formats for reporting the result of testing.

Test Result Documentation

Test result file contains brief information about the total number of test cases executed, the number of errors, and nature of errors. These results are then assessed against criteria in the test specification to determine the overall outcome of the test.

Types of Testing

Testing can be of various types and different types of tests are conducted depending on the kind of bugs one seeks to discover −

Unit Testing

Also known as Program Testing, it is a type of testing where the analyst tests or focuses on each program or module independently. It is carried out with the intention of executing each statement of the module at least once.

  • In unit testing, accuracy of program cannot be assured and it is difficult to conduct testing of various input combination in detail.

  • It identifies maximum errors in a program as compared to other testing techniques.

Integration Testing

In Integration Testing, the analyst tests multiple module working together. It is used to find discrepancies between the system and its original objective, current specifications, and systems documentation.

  • Here the analysts are try to find areas where modules have been designed with different specifications for data length, type, and data element name.

  • It verifies that file sizes are adequate and that indices have been built properly.

Functional Testing

Function testing determines whether the system is functioning correctly according to its specifications and relevant standards documentation. Functional testing typically starts with the implementation of the system, which is very critical for the success of the system.

Functional testing is divided into two categories −

  • Positive Functional Testing − It involves testing the system with valid inputs to verify that the outputs produced are correct.

  • Negative Functional Testing − It involves testing the software with invalid inputs and undesired operating conditions.

Rules for System Testing

To carry out system testing successfully, you need to follow the given rules −

  • Testing should be based on the requirements of user.

  • Before writing testing scripts, understand the business logic should be understood thoroughly.

  • Test plan should be done as soon as possible.

  • Testing should be done by the third party.

  • It should be performed on static software.

  • Testing should be done for valid and invalid input conditions.

  • Testing should be reviewed and examined to reduce the costs.

  • Both static and dynamic testing should be conducted on the software.

  • Documentation of test cases and test results should be done.

Quality Assurance

It is the review of system or software products and its documentation for assurance that system meets the requirements and specifications.

  • Purpose of QA is to provide confidence to the customers by constant delivery of product according to specification.

  • Software quality Assurance (SQA) is a techniques that includes procedures and tools applied by the software professionals to ensure that software meet the specified standard for its intended use and performance.

  • The main aim of SQA is to provide proper and accurate visibility of software project and its developed product to the administration.

  • It reviews and audits the software product and its activities throughout the life cycle of system development.

Objectives of Quality Assurance

The objectives of conducting quality assurance are as follows −

  • To monitor the software development process and the final software developed.

  • To ensure whether the software project is implementing the standards and procedures set by the management.

  • To notify groups and individuals about the SQA activities and results of these activities.

  • To ensure that the issues, which are not solved within the software are addressed by the upper management.

  • To identify deficiencies in the product, process, or the standards, and fix them.

Levels of Quality Assurance

There are several levels of QA and testing that need to be performed in order to certify a software product.

Level 1 − Code Walk-through

At this level, offline software is examined or checked for any violations of the official coding rules. In general, the emphasis is placed on examination of the documentation and level of in-code comments.

Level 2 − Compilation and Linking

At this level, it is checked that the software can compile and link all official platforms and operating systems.

Level 3 − Routine Running

At this level, it is checked that the software can run properly under a variety of conditions such as certain number of events and small and large event sizes etc.

Level 4 − Performance test

At this final level, it is checked that the performance of the software satisfies the previously specified performance level.

System Implementation and Maintenance

Implementation is a process of ensuring that the information system is operational. It involves −

  • Constructing a new system from scratch
  • Constructing a new system from the existing one.

Implementation allows the users to take over its operation for use and evaluation. It involves training the users to handle the system and plan for a smooth conversion.

Training

The personnel in the system must know in detail what their roles will be, how they can use the system, and what the system will or will not do. The success or failure of welldesigned and technically elegant systems can depend on the way they are operated and used.

Training Systems Operators

Systems operators must be trained properly such that they can handle all possible operations, both routine and extraordinary. The operators should be trained in what common malfunctions may occur, how to recognize them, and what steps to take when they come.

Training involves creating troubleshooting lists to identify possible problems and remedies for them, as well as the names and telephone numbers of individuals to contact when unexpected or unusual problems arise.

Training also involves familiarization with run procedures, which involves working through the sequence of activities needed to use a new system.

User Training

  • End-user training is an important part of the computer-based information system development, which must be provided to employees to enable them to do their own problem solving.

  • User training involves how to operate the equipment, troubleshooting the system problem, determining whether a problem that arose is caused by the equipment or software.

  • Most user training deals with the operation of the system itself. The training courses must be designed to help the user with fast mobilization for the organization.

Training Guidelines

  • Establishing measurable objectives
  • Using appropriate training methods
  • Selecting suitable training sites
  • Employing understandable training materials

Training Methods

Instructor-led training

It involves both trainers and trainees, who have to meet at the same time, but not necessarily at the same place. The training session could be one-on-one or collaborative. It is of two types −

Virtual Classroom

In this training, trainers must meet the trainees at the same time, but are not required to be at the same place. The primary tools used here are: video conferencing, text based Internet relay chat tools, or virtual reality packages, etc.

Normal Classroom

The trainers must meet the trainees at the same time and at the same place. They primary tools used here are blackboard, overhead projectors, LCD projector, etc.

Self-Paced Training

It involves both trainers and trainees, who do not need to meet at the same place or at the same time. The trainees learn the skills themselves by accessing the courses at their own convenience. It is of two types −

Multimedia Training

In this training, courses are presented in multimedia format and stored on CD-ROM. It minimizes the cost in developing an in-house training course without assistance from external programmers.

Web-based Training

In this training, courses are often presented in hyper media format and developed to support internet and intranet. It provides just–in-time training for end users and allow organization to tailor training requirements.

Conversion

It is a process of migrating from the old system to the new one. It provides understandable and structured approach to improve the communication between management and project team.

Conversion Plan

It contains description of all the activities that must occur during implementation of the new system and put it into operation. It anticipates possible problems and solutions to deal with them.

It includes the following activities −

  • Name all files for conversions.
  • Identifying the data requirements to develop new files during conversion.
  • Listing all the new documents and procedures that are required.
  • Identifying the controls to be used in each activity.
  • Identifying the responsibility of person for each activity.
  • Verifying conversion schedules.

Conversion Methods

The four methods of conversion are −

  • Parallel Conversion
  • Direct Cutover Conversion
  • Pilot Approach
  • Phase-In Method
Method Description Advantages Disadvantages

Parallel Conversion

 Old and new systems are used simultaneously.

Provides fallback when new system fails.

Offers greatest security and ultimately testing of new system.

Causes cost overruns.

New system may not get fair trail.

Direct Cutover Conversion

New system is implemented and old system is replaced completely.

Forces users to make new system work

Immediate benefit from new methods and control.

No fall back if problems arise with new system

Requires most careful planning

Pilot Approach

Supports phased approach that gradually implement system across all users

Allows training and installation without unnecessary use of resources.

Avoid large contingencies from risk management.

A long term phasein causes a problem of whether conversion goes well or not.

Phase-In Method

Working version of system implemented in one part of organization based on feedback, it is installed throughout the organization all alone or stage by stage.

Provides experience and line test before implementation

When preferred new system involves new technology or drastic changes in performance.

Gives impression that old system is erroneous and it is not reliable.

File Conversion

It is a process of converting one file format into another. For example, file in WordPerfect format can be converted into Microsoft Word.

For successful conversion, a conversion plan is required, which includes −

  • Knowledge of the target system and understanding of the present system
  • Teamwork
  • Automated methods, testing and parallel operations
  • Continuous support for correcting problems
  • Updating systems/user documentation, etc

Many popular applications support opening and saving to other file formats of the same type. For example, Microsoft Word can open and save files in many other word processing formats.

Post-Implementation Evaluation Review (PIER)

PIER is a tool or standard approach for evaluating the outcome of the project and determine whether the project is producing the expected benefits to the processes, products or services. It enables the user to verify that the project or system has achieved its desired outcome within specified time period and planned cost.

PIER ensures that the project has met its goals by evaluating the development and management processes of the project.

Objectives of PIER

The objectives of having a PIER are as follows −

  • To determine the success of a project against the projected costs, benefits, and timelines.

  • To identify the opportunities to add additional value to the project.

  • To determine strengths and weaknesses of the project for future reference and appropriate action.

  • To make recommendations on the future of the project by refining cost estimating techniques.

The following staff members should be included in the review process −

  • Project team and Management
  • User staff
  • Strategic Management Staff
  • External users

System Maintenance / Enhancement

Maintenance means restoring something to its original conditions. Enhancement means adding, modifying the code to support the changes in the user specification. System maintenance conforms the system to its original requirements and enhancement adds to system capability by incorporating new requirements.

Thus, maintenance changes the existing system, enhancement adds features to the existing system, and development replaces the existing system. It is an important part of system development that includes the activities which corrects errors in system design and implementation, updates the documents, and tests the data.

Maintenance Types

System maintenance can be classified into three types −

  • Corrective Maintenance − Enables user to carry out the repairing and correcting leftover problems.

  • Adaptive Maintenance − Enables user to replace the functions of the programs.

  • Perfective Maintenance − Enables user to modify or enhance the programs according to the users’ requirements and changing needs.

System Security and Audit

System Audit

It is an investigation to review the performance of an operational system. The objectives of conducting a system audit are as follows −

  • To compare actual and planned performance.

  • To verify that the stated objectives of system are still valid in current environment.

  • To evaluate the achievement of stated objectives.

  • To ensure the reliability of computer based financial and other information.

  • To ensure all records included while processing.

  • To ensure protection from frauds.

Audit of Computer System Usage

Data processing auditors audits the usage of computer system in order to control it. The auditor need control data which is obtained by computer system itself.

The System Auditor

The role of auditor begins at the initial stage of system development so that resulting system is secure. It describes an idea of utilization of system that can be recorded which helps in load planning and deciding on hardware and software specifications. It gives an indication of wise use of the computer system and possible misuse of the system.

Audit Trial

An audit trial or audit log is a security record which is comprised of who has accessed a computer system and what operations are performed during a given period of time. Audit trials are used to do detailed tracing of how data on the system has changed.

It provides documentary evidence of various control techniques that a transaction is subject to during its processing. Audit trials do not exist independently. They are carried out as a part of accounting for recovering lost transactions.

Audit Methods

Auditing can be done in two different ways −

Auditing around the Computer

  • Take sample inputs and manually apply processing rules.
  • Compare outputs with computer outputs.

Auditing through the Computer

  • Establish audit trial which allows examining selected intermediate results.
  • Control totals provide intermediate checks.

Audit Considerations

Audit considerations examine the results of the analysis by using both the narratives and models to identify the problems caused due to misplaced functions, split processes or functions, broken data flows, missing data, redundant or incomplete processing, and nonaddressed automation opportunities.

The activities under this phase are as follows −

  • Identification of the current environment problems
  • Identification of problem causes
  • Identification of alternative solutions
  • Evaluation and feasibility analysis of each solution
  • Selection and recommendation of most practical and appropriate solution
  • Project cost estimation and cost benefit analysis

Security

System security refers to protecting the system from theft, unauthorized access and modifications, and accidental or unintentional damage. In computerized systems, security involves protecting all the parts of computer system which includes data, software, and hardware. Systems security includes system privacy and system integrity.

  • System privacy deals with protecting individuals systems from being accessed and used without the permission/knowledge of the concerned individuals.

  • System integrity is concerned with the quality and reliability of raw as well as processed data in the system.

Control Measures

There are variety of control measures which can be broadly classified as follows −

Backup

  • Regular backup of databases daily/weekly depending on the time criticality and size.

  • Incremental back up at shorter intervals.

  • Backup copies kept in safe remote location particularly necessary for disaster recovery.

  • Duplicate systems run and all transactions mirrored if it is a very critical system and cannot tolerate any disruption before storing in disk.

Physical Access Control to Facilities

  • Physical locks and Biometric authentication. For example, finger print
  • ID cards or entry passes being checked by security staff.
  • Identification of all persons who read or modify data and logging it in a file.

Using Logical or Software Control

  • Password system.
  • Encrypting sensitive data/programs.
  • Training employees on data care/handling and security.
  • Antivirus software and Firewall protection while connected to internet.

Risk Analysis

A risk is the possibility of losing something of value. Risk analysis starts with planning for secure system by identifying the vulnerability of system and impact of this. The plan is then made to manage the risk and cope with disaster. It is done to accesses the probability of possible disaster and their cost.

Risk analysis is a teamwork of experts with different backgrounds like chemicals, human error, and process equipment.

The following steps are to be followed while conducting risk analysis −

  • Identification of all the components of computer system.

  • Identification of all the threats and hazards that each of the components faces.

  • Quantify risks i.e. assessment of loss in the case threats become reality.

Risk Analysis – Main Steps

As the risks or threats are changing and the potential loss are also changing, management of risk should be performed on periodic basis by senior managers.

Risk Analysis

Risk management is a continuous process and it involves the following steps −

  • Identification of security measures.

  • Calculation of the cost of implementation of security measures.

  • Comparison of the cost of security measures with the loss and probability of threats.

  • Selection and implementation of security measures.

  • Review of the implementation of security measures.

Object Oriented Approach

In the object-oriented approach, the focus is on capturing the structure and behavior of information systems into small modules that combines both data and process. The main aim of Object Oriented Design (OOD) is to improve the quality and productivity of system analysis and design by making it more usable.

In analysis phase, OO models are used to fill the gap between problem and solution. It performs well in situation where systems are undergoing continuous design, adaption, and maintenance. It identifies the objects in problem domain, classifying them in terms of data and behavior.

The OO model is beneficial in the following ways −

  • It facilitates changes in the system at low cost.

  • It promotes the reuse of components.

  • It simplifies the problem of integrating components to configure large system.

  • It simplifies the design of distributed systems.

Elements of Object-Oriented System

Let us go through the characteristics of OO System −

  • Objects − An object is something that is exists within problem domain and can be identified by data (attribute) or behavior. All tangible entities (student, patient) and some intangible entities (bank account) are modeled as object.

  • Attributes − They describe information about the object.

  • Behavior − It specifies what the object can do. It defines the operation performed on objects.

  • Class − A class encapsulates the data and its behavior. Objects with similar meaning and purpose grouped together as class.

  • Methods − Methods determine the behavior of a class. They are nothing more than an action that an object can perform.

  • Message − A message is a function or procedure call from one object to another. They are information sent to objects to trigger methods. Essentially, a message is a function or procedure call from one object to another.

Features of Object-Oriented System

An object-oriented system comes with several great features which are discussed below.

Encapsulation

Encapsulation is a process of information hiding. It is simply the combination of process and data into a single entity. Data of an object is hidden from the rest of the system and available only through the services of the class. It allows improvement or modification of methods used by objects without affecting other parts of a system.

Abstraction

It is a process of taking or selecting necessary method and attributes to specify the object. It focuses on essential characteristics of an object relative to perspective of user.

Relationships

All the classes in the system are related with each other. The objects do not exist in isolation, they exist in relationship with other objects.

There are three types of object relationships −

  • Aggregation − It indicates relationship between a whole and its parts.

  • Association − In this, two classes are related or connected in some way such as one class works with another to perform a task or one class acts upon other class.

  • Generalization − The child class is based on parent class. It indicates that two classes are similar but have some differences.

Inheritance

Inheritance is a great feature that allows to create sub-classes from an existing class by inheriting the attributes and/or operations of existing classes.

Polymorphism and Dynamic Binding

Polymorphism is the ability to take on many different forms. It applies to both objects and operations. A polymorphic object is one who true type hides within a super or parent class.

In polymorphic operation, the operation may be carried out differently by different classes of objects. It allows us to manipulate objects of different classes by knowing only their common properties.

Structured Approach Vs. Object-Oriented Approach

The following table explains how the object-oriented approach differs from the traditional structured approach −

Structured Approach Object Oriented Approach
It works with Top-down approach. It works with Bottom-up approach.
Program is divided into number of submodules or functions. Program is organized by having number of classes and objects.
Function call is used. Message passing is used.
Software reuse is not possible. Reusability is possible.
Structured design programming usually left until end phases. Object oriented design programming done concurrently with other phases.
Structured Design is more suitable for offshoring. It is suitable for in-house development.
It shows clear transition from design to implementation. Not so clear transition from design to implementation.
It is suitable for real time system, embedded system and projects where objects are not the most useful level of abstraction. It is suitable for most business applications, game development projects, which are expected to customize or extended.
DFD & E-R diagram model the data. Class diagram, sequence diagram, state chart diagram, and use cases all contribute.
In this, projects can be managed easily due to clearly identifiable phases. In this approach, projects can be difficult to manage due to uncertain transitions between phase.

Unified Modeling Language (UML)

UML is a visual language that lets you to model processes, software, and systems to express the design of system architecture. It is a standard language for designing and documenting a system in an object oriented manner that allow technical architects to communicate with developer.

It is defined as set of specifications created and distributed by Object Management Group. UML is extensible and scalable.

The objective of UML is to provide a common vocabulary of object-oriented terms and diagramming techniques that is rich enough to model any systems development project from analysis through implementation.

UML is made up of −

  • Diagrams − It is a pictorial representations of process, system, or some part of it.

  • Notations − It consists of elements that work together in a diagram such as connectors, symbols, notes, etc.

Example of UML Notation for class

Class Notation

Instance diagram-UML notation

UML Notation

Operations Performed on Objects

The following operations are performed on the objects −

  • Constructor/Destructor − Creating new instances of a class and deleting existing instances of a class. For example, adding a new employee.

  • Query − Accessing state without changing value, has no side effects. For example, finding address of a particular employee.

  • Update − Changes value of one or more attributes & affect state of object For example, changing the address of an employee.

Uses of UML

UML is quite useful for the following purposes −

  • Modeling the business process
  • Describing the system architecture
  • Showing the application structure
  • Capturing the system behavior
  • Modeling the data structure
  • Building the detailed specifications of the system
  • Sketching the ideas
  • Generating the program code

Static Models

Static models show the structural characteristics of a system, describe its system structure, and emphasize on the parts that make up the system.

  • They are used to define class names, attributes, methods, signature, and packages.

  • UML diagrams that represent static model include class diagram, object diagram, and use case diagram.

Dynamic Models

Dynamic models show the behavioral characteristics of a system, i.e., how the system behaves in response to external events.

  • Dynamic models identify the object needed and how they work together through methods and messages.

  • They are used to design the logic and behavior of system.

  • UML diagrams represent dynamic model include sequence diagram, communication diagram, state diagram, activity diagram.

Object Oriented System Development Life Cycle

It consists of three macro processes −

  • Object Oriented Analysis (OOA)
  • Object oriented design (OOD)
  • Object oriented Implementation (OOI)

Object Oriented Life Cycle

Object Oriented Systems Development Activities

Object-oriented systems development includes the following stages −

  • Object-oriented analysis
  • Object-oriented design
  • Prototyping
  • Implementation
  • Incremental testing

Object-Oriented Analysis

This phase concerns with determining the system requirements and to understand the system requirements build a use-case model. A use-case is a scenario to describe the interaction between user and computer system. This model represents the user needs or user view of system.

It also includes identifying the classes and their relationships to the other classes in the problem domain, that make up an application.

Object-Oriented Design

The objective of this phase is to design and refine the classes, attributes, methods, and structures that are identified during the analysis phase, user interface, and data access. This phase also identifies and defines the additional classes or objects that support implementation of the requirement.

Prototyping

Prototyping enables to fully understand how easy or difficult it will be to implement some of the features of the system.

It can also give users a chance to comment on the usability and usefulness of the design. It can further define a use-case and make use-case modeling much easier.

Implementation

It uses either Component-Based Development (CBD) or Rapid Application Development (RAD).

Component-based development (CBD)

CODD is an industrialized approach to the software development process using various range of technologies like CASE tools. Application development moves from custom development to assembly of pre-built, pre-tested, reusable software components that operate with each other. A CBD developer can assemble components to construct a complete software system.

Rapid Application Development (RAD)

RAD is a set of tools and techniques that can be used to build an application faster than typically possible with traditional methods. It does not replace SDLC but complements it, since it focuses more on process description and can be combined perfectly with the object oriented approach.

Its task is to build the application quickly and incrementally implement the user requirements design through tools such as visual basic, power builder, etc.

Incremental Testing

Software development and all of its activities including testing are an iterative process. Therefore, it can be a costly affair if we wait to test a product only after its complete development. Here incremental testing comes into picture wherein the product is tested during various stages of its development.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

А вот и еще интересные новости по теме:

  • Omron e5gn q1tc инструкция на русском
  • Mommy s bliss gripe water инструкция на русском
  • Stunt twist car инструкция на русском
  • Сервис мануалы по ремонту принтеров
  • Элюфор инструкция по применению для детей капсулы дозировка детям

    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии